Реинжиниринг бизнес-процессов холдинга "РичАрт".

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«РОСТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Экономический факультет
Кафедра «Теории и технологий менеджмента»
Доклад на неделю науки
Тема: Реинжиниринг бизнес-процессов холдинга РичАрт
студента 5 курса 5группы
Кулика Владимира Сергеевича
Научный руководитель Анопченко Т.Ю.
Ростов-на-Дону
2007
В современном мире достаточно внимательно посмотреть на любую компанию - от
уличного ларька до транснационального гиганта - то обнаружится, что деятельность
компаний состоит из огромного количества повторяющихся бизнес-процессов, каждый
из которых представляет собой последовательность действий и решений, направленных
на достижение определенной цели. Прием заказа клиента, доставка товара клиенту,
начисление зарплаты сотрудникам - все это бизнес-процессы.
Вполне очевидно, что эффективность деятельности компании (и, следовательно,
прибыльность, конкурентоспособность и стоимость компании) в значительной степени
определяется эффективностью реализации бизнес-процессов в этой компании. В
середине 80-х годов, когда возможности экстенсивного роста компаний в развитых
странах (прежде всего в США) были уже давно исчерпаны, специалисты по
управленческим технологиям в поисках возможностей по радикальному повышению
эффективности, прибыльности и стоимости бизнеса обратили свое внимание на
проблему эффективности реализации бизнес-процессов.
И обнаружили, что даже в передовых с точки зрения управленческих технологий
компаниях
существуют
возможности
повышения
эффективности
отдельных
подразделений и компании в целом не на проценты, а буквально в разы путем
реинжиниринга бизнес-процессов на различных уровнях компании - от корпоративного
до отдельных подразделений и рабочих групп.
Почему тема реинжиниринга бизнес - процессов предприятия все более актуальна в
мире, в особенности в последнее время в России?
Оказалось, что даже в «лучших из лучших» компаний в развитых странах многие, а,
подчас, даже такие стратегически важные бизнес-процессы как, например, разработка
новых продуктов, реализованы настолько неэффективно, что затраты времени и
ресурсов могут быть сокращены в десятки раз (например, с нескольких недель до
нескольких часов) совершенно без ущерба для качества выполнения задачи,
реализуемой данным бизнес-процессом. Исследования, проведенные в российских
компаниях, дали аналогичные результаты (как и следовало ожидать). Помимо прочего в
многих российских компаниях руководители даже не знают об этой проблеме и этом
направлении науки управления. В настоящее время экономика нашей страны как
никогда нуждается в грамотных управленцах и в новых эффективных решениях. Ведь
именно реинжиниринг стал одним из важнейших рычагов успешной перестройки
американских компаний, позволив им успешно «перестроиться» в 80-е годы, вернуть
мировое лидерство в эффективности и обеспечить невиданный рост американской
экономики и фондового рынка (который не прекращается уже почти десятилетие).
Именно реинжиниринг стал методом, который для новой революции в бизнесе означает
то же, что специализация труда означала для предыдущей революции.
Реинжиниринг бизнес-процессов не предполагает осуществления постоянных, но
незначительных изменений, ведущих к небольшому «приростному» (на единицы и даже
десятки процентов) улучшению показателей функционирования компании. В результате
успешно проведенного реинжиниринга - быстрого осуществления глубоких и
всесторонних коренных изменений системы управления - компания достигает
существенного, резкого роста эффективности (в десятки и сотни раз). Специфика
реинжиниринга
состоит
в
том,
что
существующая
длительное
время
узкая
специализация и обусловленная ею многократная передача ответственности, как в
производстве, так и в управлении, отжили свой век. Сегодня все это реорганизуется в
сквозные бизнес-процессы, ответственность за которые от начала и до конца берут на
себя сплоченные командным духом группы единомышленников, способные выполнять
широкий спектр работ. Причем, работа в команде предполагает не столько всеобщее и
постоянное одобрение и умиление по поводу любых действий ее членов, сколько
творческие дискуссии и столкновение мнений с целью выработки наилучших
нестандартных решений.
Метод революционного преобразования деятельности предприятия, коренной
перестройки его бизнеса, получивший название реинжиниринг, появился на Западе в 80е годы прошлого столетия. Основателями теории реинжиниринга являются Майкл
Хаммер и Джеймс Чампи, которые выпустили книгу «Реинжиниринг корпорации:
манифест для революции в бизнесе». Авторы определили реинжиниринг как
«Фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнеспроцессов для достижения существенных улучшений в таких ключевых для
современного бизнеса показателях результативности, как затраты, качество, уровень
обслуживания и оперативность».
Существуют следующие категории бизнес-процессов:
 Процессы, непосредственно обеспечивающие выпуск продукции;
 Процессы планирования и управления;
 Ресурсные процессы;
 Процессы преобразования.
Бизнес- процесс характеризуется:
 Существующей технологией реализации бизнес-процесса;
 Существующей структурой бизнес-системы;
 Средствами автоматизации, оборудованием, механизмами, обеспечивающими
реализацию процесса.
Основными показателями оценки эффективности бизнес-процессов являются:
 Количество производимой продукции заданного качества, оплаченное за
определенный интервал времени;
 Количество потребителей продукции;
 Количество типовых операций, которые необходимо выполнить при
производстве продукции за определенный интервал времени;
 Стоимость издержек производства продукции;
Длительность выполнения типовых операций;
Капиталовложения в производство продукции.
Реинжиниринг - это перестройка (перепроектирование) деловых процессов для
достижения
радикального,
скачкообразного
улучшения
деятельности
фирмы.
Реинжиниринг бизнеса требует начать работу заново, и решить, как она теперь должна
выполняться наилучшим образом. В рамках реинжиниринга бизнеса старые названия
профессий и старые организационные образования - департаменты, отделения, группы и
так далее - утрачивают свое значение. В реинжиниринге важным является то, как мы
хотим организовать работу именно сегодня с учетом спроса на сегодняшнем рынке и
возможностей сегодняшних технологий. Таким образом, анализируя выше сказанное,
выделить свойства реинжиниринга:
- Отказ от устаревших правил и подходов и начало делового процесса с нуля, что
позволяет преодолеть негативное воздействие сложившихся хозяйственных догм.
-Пренебрежение действующими системами, структурами и процедурами
компании и радикальное изменение способов хозяйственной деятельности если
невозможно переделать свою деловую среду, то можно переделать свой бизнес
- Приведение к значительным изменениям показателей деятельности (на порядок
отличающихся от предыдущих).
Холдинг РичАрт
Практическое применение приемов реинжиниринга нашло отражение в ростовском
холдинге «РичАрт». Данную компанию можно назвать молодой, она сравнительно
недавно действует на рынке ростовской области. Основными направлениями
коммерческой деятельности холдинга следует отметить: розничная реализация
лекарственных препаратов через сеть аптек в ростовской области, поставка и
обеспечение больниц и лечебных учреждений ростовской области рентген пленкой и
лекарственными препаратами, ведение активно развивающейся деятельности «слияния
и поглощения», в настоящий момент холдинг «продвигает» консалтинговую
деятельность. Помимо прочего следует отметить сеть оптик, входящих в состав
холдинга. Это бывшая государственная оптика на пр. Стачки, также недавно
открывшаяся новая оптика на пр. Космонавтов, в скором времени откроется еще
несколько салонов оптики в Ростове и ростовской области. Основными целями
разработки проекта реинжиниринга, то есть создания четких и отлажено работающих
бизнес-процессов стали:
1. Наращивание отрыва от ближайших конкурентов и создании уникальных
конкурентных преимуществ. (Для направлений, связанных с рентген пленкой и
консалтинговой деятельности)
2. Предотвращение негативных ситуаций, увеличение конкурентоспособности и
спроса, оптимизация и развитие бизнеса.(Для сети оптик).
Следует отметить, что оптическим бизнесом холдинг стал заниматься недавно и
практически с нуля, поэтому данному направлению на сегодняшний день отдается
приоритетное значение. Для осмысления принципов ведения бизнеса холдинга следует
раскрыть базовые ценности организации.
Миссия - компания, которая привлекает, развивает, побуждает, мотивирует и
удерживает исключительных людей, непреклонно стремящихся к совершенству, чтобы,
в свою очередь, эти люди:
1. привнося инновации, качественно улучшали жизнь общества;
2. сделали фирму обучающейся организацией, содействующей сотрудникам в
самореализации и развитии.
Видение компании - динамичная, интегрированная бизнес-структура с высоким
интеллектуальным потенциалом и возможностями по адаптации к новым рыночным
условиям, контролирующая разнопрофильные бизнес-единицы (от блокирующего
пакета акций до контрольного, но не более), и стремящаяся к лидерству на
перспективном рынке «слияний и поглощений», услуг по созданию и управлению
корпоративными бизнес-структурами и активами.
В настоящее время в холдинге уже разработаны и реально действуют бизнеспроцессы для сети оптик. К сожалению, еще рано говорить эффективности
реинжиниринга в данной организации, так как после создания и внедрения совершенно
новых бизнес-процессов прошло мало времени. На данном этапе можно сказать, что
внедренные бизнес-процессы находятся на стадии отладки (настройки). То есть уже
действующие в организации процессы постепенно изменяются: отсекается лишнее,
дополняются новыми полезными решениями, выявляются и исправляются ошибки.
Конечно можно сказать о уже увиденных результатах после внедрения системы
реинжиниринга, но о конечных плюсах и минусах внедрения в данной организации
говорить рано. Положительные стороны после внедрения:
1. Улучшился контроль за соблюдением сотрудниками должностных инструкций
2.Улучшились коммуникации в организации, основанные на принципе централизации
3. Качество продукции и оказываемых услуг встало на новую ступень
4. Появились значимые предпосылки для создания новой корпоративной культуры
5. Заметно поднялась эффективность и скорость работы
6. Сотрудники четко знают, что и как им делать, сами принимают некоторые решения
7. Произошел «естественный отбор»- остались наиболее эффективно работающие
сотрудники.
В процессе работы над улучшением и изменением работы холдинга были выявлены
слабые стороны фирмы. Перед внедрением новых, отлаженных бизнес-процессов были
рассмотрены и проранжированы по важности существующие основные бизнеспроцессы. Таким образом стало видно, какие процессы организации срочно нуждаются
в коренных изменениях. Например руководство отметило плохо организованную
систему закупки и снабжения продукции, следовательно в первую очередь изменениям
подвергся бизнес-процесс работы с поставщиками. После проведения диагностики и
разработки рациональных действий бизнес-процесс приобрел законченный вид и по
прошествии короткого времени доказал эффективность реинжиниринга. В своем
докладе я хотел показать как, соответствуя теории реинжиниринга, должен выглядеть
четко разработанный бизнес-процесс.
Наиболее простыми (но подчас весьма эффективными, особенно на начальном этапе
реинжиниринга) являются:
1. Словесное описание бизнес-процесса, отвечающая на вопросы что, кто, где,
как, зачем и почему, а также каковы затраты времени и денежных средств на
принятие решений, ожидание и осуществление действий в бизнес-процессе.
2.Блок-схема бизнес- процесса, состоящая из прямоугольников (обозначающих
действия),
ромбиков
(обозначающих
принимаемые
решения)
и
стрелок,
соединяющих эти элементы между собой и друг с другом;
Бизнес-процесс «Работа с поставщиками»
Владелец бизнес-процесса - маркеmолог.
Поставщик бизнес-процесса
ЦБД товарная (или Ре)
Вход бизнес-процесса
Информация о заказах
Интернет, специализированные
журналы, ЦБД (товарная)
Перечень поставщиков
Требования ко входу
Каталог номенклатуры оптического товара
должен быть разбит по видам и
материалам, а также должна существовать
разбивка по категориям цен для анализа.
Поставщиков, с которыми мы работаем,
ЦБД выдает автоматически с рейтингом, а
по новым рейтинг нужно формировать
отдельно самому маркетологу исходя из
ЦБД (товарная)
1 С Бухгалтерия
ЦБД (товарная) или другая
программа, которую реализует
Юра по логистике. Пока ее нет,
данные даются заведующей
складом и оговариваются
самим поставщиком в договоре
Информация об остатках
на складе и в РС,
Информация о проданном
товаре
Информация о
взаиморасчетах с
Поставщиком
Рейтинг Поставщика
Поставщик товара
Договор поставки
Оператор
Расходные накладные на
проверку
Информация о браке или
ошибках в расходных
документах
Выход бизнес-процесса
Заявка на товар
Розничная сеть, мастера
Потребитель бизнес-процесса
Руководитель общего бизнеспроцесса, заведующая складом
и Поставщик
Юрисконсульт
Договор поставки
Операторы и Ре
Прайс цен на оптический
товар
Руководитель общего бизнеспроцесса, бухгалтер на р/счете
Операторы
Распоряжение об оплате
товара Поставщику
Информация об уценке
товара,приобретаемого
сотрудниками.
Информация о возврате
бракованного товара
Поставщику или его
списания.
Информация о браке и
всех видах
несоответствия.
Информация о заказах
Операторы
Поставщик
Заведующие складами
информации, полученной из Интернета
или специализированной литературы.
Автоматически в любое время (только в
случае регулярного обмена данными ЦБД
и ПБД, а также своевременности
изготовления накладных)
Автоматически при условии
своевременности разноски платежей и
импорта данных из Товарной базы.
Автоматически формируется исходя из
общих издержек владения по Поставщику
(цена, скидки, наличие брака, сроки
доставки, стоимость доставки,
возможность возврата или обмена, %
нереализованного товара этого поставщика
в течение 1-3 месяцев, условия оплаты, min
партия, полнота реализации заказа,
наличие электронной системы
взаимодействия) условий договора, %
соответствия товара документам и
предлагаемого ассортимента, а также
готовности идти на некоторые изменения в
своей работе, удобные нам.
Составлен согласно требованиям ГК и не
противоречит нашим требованиям к
Поставщику.
Соответствие цен праЙсу.
Служебная записка с описанием брака и
причин его возникновения и с
приложением забракованного товара.
Требования к выходу бизнес-процесса
В электронном виде ее получает
поставщик, а внутренние потребители
видят ее автоматически в ЦБД.
Должен быть откорректирован
маркетологом с точки зрения соблюдения
наших норм и стандартов работы с
Поставщиками и согласован с ними.
Прайс должен содержать перечень цен на
линзы, стоимость всех видов работ по
изготовлению очков и варианты наценки
на оправы по категориям цен и видам
материала.
Сумма должна укладываться в
установленный лимит
Пометка в приходной накладной.
Соответствующая пометка и Виза на
возвратной накладной из РС.
В день поступления товара.
В начале каждого рабочего дня
33
Внутренний поток действий бизнес-процесса «Работа с Поставщиками».
1.
Ежедневно в начале рабочего дня маркетолог распечатывает рейтинг Поставщиков из БД . Если этой
возможности пока нет, то рейтинг Поставщиков ведет сам маркетолог исходя из установленных
параметров, полученных от самого Поставщика (условия поставки, время и стоимость доставки товара,
ассортимент, цены, качество, минимальная партия, возможность возврата или обмена, наличие
электронных документов для заказа, скидки и условия оплаты, а также специфические условия договора), а
также от заведующей складом - информация о своевременности и полноте поставки, а также
обнаруженного брака или несоответствия документов товару.
2.
После обновления рейтинга маркетолог генерирует в ЦИБ отчет о продажах и остатках товаров на
складах и в РС.
3.
Анализируя эти данные и заявки, поступившие из РС, маркетолог формирует дефектуру на
текущий день.
4.
Далее он генерирует отчет по взаиморасчетам с Поставщиками в 1 С Бухгалтерии.
5.
В зависимости от рейтинга Поставщиков, имеющейся дефектуры и сложившейся на текущий день
задолженности маркетолог принимает решение о заказе товара по Поставщикам и по номенклатуре.
6.
Этот заказ он согласовывает с Руководителем общего бизнес-процесса и только после этого
отправляет Поставщику три раза в неделю по понедельникам, средам и пятницам.
7.
В течение рабочего дня маркетолог выделяет несколько часов для того, чтобы проанализировать
информацию о возможности сотрудничества с новыми Поставщиками, штудируя
специализированную литературу и просматривая информацию в Интернете.
8.
Если при этом появляются претенденты на сотрудничество, он выясняет их условия работы,
просит переслать договор, прайс-лист и всю имеющуюся у них рекламную информацию для
проработки.
9.
Проанализировав эту информацию, он выносит заключение по этому поставщику, которое
представляет Руководителю общего бизнес-процесса. Договор передается на рецензию
юрисконсульту, который также должен сделать свое заключение и передать его Руководителю
общего бизнес-процесса для рассмотрения.
10. Если Руководитель общего бизнес-процесса принимает решение о пробной закупке товара у этого
поставщика, то вместе с маркетологом они формируют эту заявку и отправляют поставщику, а его
вносят в список и начинают формировать по нему рейтинг.
11. Если руководитель общего бизнес-процесса решит, что этот поставщик нам не подходит, то
работа с ним прекращается.
12. По мере поступления товара маркетолог делает пометки в накладных о категориях сложности
поступившего товара, формирует прайс-лист на имеющуюся в наличии продукцию и услуги и
передает его в РС и операторам для работы.
13. Ежедневно также маркетолог анализирует информацию о динамике задолженности поставщикам и
формирует рекомендации об оплате, которые согласовывает с Руководителем общего бизнес-процесса
и доносит до бухгалтера на расчетном счете до 11.00 ежедневно.
14. По мере поступления маркетологу информации о забракованном товаре он анализирует причины
возникновения брака и принимает решение о возврате товара поставщику, взыскания его стоимости с
виновных лиц или его списании. Он также дает команду операторам сделать необходимые документы.
15. Если кто-нибудь из сотрудников захочет приобрести товар, имеющийся на предприятии для себя,
финансовый директор определяет размер скидки для сотрудника, а маркетолог дает команду
операторам произвести уценку товара.
16. В течение рабочего дня маркетолог проверяет цены на товар в расходных накладных на предмет их
соответствия прайсу и выясняет по мере возникновения необходимости сроки доставки рецептурных
линз Поставщиками.
Список литературы:
1.
Уткин Э.А., «Бизнес-реинжиниринг. Обновление бизнеса», ЭКМОС, M-1998;
2.
Материалы сайта www.bkg.ru. в частности статьи Быковой А.А., Томаса Дж.
Коуди;
3.
Журнал «Управление компанией», К26 - 2002г., Реинжиниринг бизнеспроцессов:
модное лекарство?»;
4.
Материалы сайта www2.osp.ru, статья Э. Попова, М. Шапота «Реинжиниринг бизнеспроцессов и информационные технологии»;
5.
Материалы сайта www.consu1tng.netprom.ru , в частности статья Геннадия Верникова
«Что такое реинжиниринг»;
6.
Материалы сайта www.interface.ru , статья Сергея Колесникова «Зарисовки с натуры
на тему реинжиниринг бизнес-процессов в России».
7.
Тельнов Ю.Ф. Реинжиниринг бизнес-процессов: Компонентная методология.
М.2004г.
8. Роб сон М.,Уллах Ф. Реинжиниринг бизнес-процессов: Практическое руководство:
Перевод с английского. 2003г.