Кадровое делопроизводство нотариуса

Кадровое делопроизводство нотариуса
Введение
С 2006 года нотариусы, привлекающие труд наемных работников, получили статус
работодателей. Правильное оформление трудовых отношений является важной частью
деятельности нотариуса. Целью настоящей работы является - систематизация документов
наемных работников нотариуса в кадровое делопроизводство. При подготовке данной
работы были использованы практические рекомендации Челябинской областной
нотариальной палаты от 05 мая 2011 года «Кадровое делопроизводство нотариуса»,
работа Шафранской М. Н., канд. экон. Наук «Личное дело сотрудника», Трудовой кодекс
Российской Федерации, Федеральный закон от 30 июня 2006 года № 90-ФЗ «О внесении
изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на
территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и
утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов)
Российской Федерации», Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской Федерации», унифицированные формы документов, утвержденные
Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года № 1, «Правила ведения и
хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими
работодателей», утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от
16 апреля 2003 г. N 225, и Постановлением Минтруда № 69, материалы, размещенные в
Интернете.
1. Общие положения
Федеральным законом от 30 июня 2006 года № 90-ФЗ «О внесении изменений в
трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории
Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими
силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской
Федерации» были внесены существенные изменения в Трудовой кодекс Российской
Федерации, вступившие в силу 6 октября 2006 года. Данный Федеральный закон заменил
понятие «организация» на понятие «работодатель» и установил одинаковый правовой
режим в сфере трудовых отношений для всех хозяйствующих субъектов - работодателей,
как юридических, так и физических лиц, к которым относятся и нотариусы (ст. 20
Трудового кодекса (далее ТК РФ)). Для целей трудового кодекса нотариусы включены в
группу работодателей физических лиц, и причислены к
работодателям
индивидуальным предпринимателям (ст. 20 ТК РФ).
В связи с данными изменениями особую актуальность приобретают вопросы кадрового
делопроизводства нотариуса. Ведение кадровой документации в соответствии с
действующим трудовым законодательством является обязанностью нотариуса –
работодателя. Кадровое делопроизводство- это документирование трудовых отношений,
в результате чего все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Необходимо помнить, что кадровые документы обладают высокой социальной
значимостью, имеют юридическую ценность, фиксируют юридически значимые факты,
важные как для работодателя, так и для работника (например, с помощью некоторых
кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель
может доказать свою позицию в суде).
Всю кадровую документацию можно разделить на две группы:
1
1) локальные нормативные акты- обязательные
документы,
ведение которых
предусмотрено действующим законодательством (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190,
212,ТК РФ);
2) факультативные – остальные документы, ведение которых необходимо для работы с
персоналом.
2. Локальные нормативные акты
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого
работодателя, согласно Трудового кодекса РФ входят:
- Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
- Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
- Положение о защите персональных данных работников;
- График отпусков (ст.123 ТК РФ);
- Правила и инструкции по охране труда. (Работодатель обязан обеспечить безопасные
условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены
и доведены под роспись до сведения работников (ст. 212 ТК РФ)).Эти кадровые
документы входят в число тех, которые, прежде всего, подлежат проверке
инспекторами федеральной инспекции труда.
Прокомментируем отдельные локальные акты.
Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт,
регламентирующий, в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными
законами, порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и
ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к
работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых
отношений (ст. 189 ТК РФ).
Правила разрабатываются в соответствии с Трудовым Кодексом и распространяются на
всех работников (ст. 15, 56 ТК РФ) и утверждаются работодателем.
Правила должны содержать раздел «Рабочее время», который может включать следующие
составные элементы: вид и продолжительность рабочей недели; продолжительность
ежедневного рабочего времени; график рабочего дня; работа в выходные и
праздничные дни; работа за пределами нормальной продолжительности рабочего
времени.
Штатное расписание – это внутренний акт работодателя, фиксирующий структуру,
штатный состав и штатную численность. В нем содержится перечень должностей,
сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном
фонде заработной платы. Штатное расписание - документ обезличенный, в нем
указываются не конкретные работники, а количество должностей у нотариуса и оклады
по ним.
В случае увольнения какого-либо работника по пункту 2 статьи 81 Трудового кодекса
(сокращение численности или штата работников) при помощи штатного расписания
нотариус будет иметь возможность доказать, что у него не было возможности
трудоустроить этого работника, что увольнение было законным, и не была нарушена
норма о преимущественном праве на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ).
Все работающие сотрудники, должности которых предусмотрены штатным расписанием,
являются штатными работниками. Причем штатными будут считаться и те, для кого это
основное место работы, и совместители, если их должность есть в расписании.
2
Поскольку работодатель не может принимать новых работников, если в штатном
расписании нет вакантных должностей, можно либо предусмотреть вакансии в штатном
расписании, либо внести изменение в штатное расписание.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным
нотариусом. С приказом и изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить
тех работников, которых это касается.
Должностная инструкция-документ, определяющий содержание, объем полномочий
и место в структуре организации работника. Должностная инструкция, по своей сути,
имеет две основные функции. Она является как инструментом структурирования
производственных процедур, так и инструментом регулирования деятельности
сотрудника, занимающего соответствующую штатную единицу. На практике эти две
функции достаточно часто смешивают. Что приводит в том числе и к проблеме
определения правовой природы должностной инструкции. В литературе на этот счет
высказывается две противоположных точки зрения. Наиболее распространенным в
настоящее время является подход, в соответствии с которым должностные инструкции
являются локальными нормативными актами. Однако отдельные авторы считают ее актом
применения нормы права. При этом необходимо четко понимать, что локальные
нормативные акты отличаются от актов применения трудового права по адресату
(неопределенный круг лиц или конкретно определенные лица), времени действия
(однократность и неоднократность), цели издания. Кроме того, локальное
правотворчество приводит к появлению новых норм права, хотя они и основываются на
общих нормах и не должны им противоречить. Акты же применения норм трудового
права приводят не к появлению норм, а к возникновению, изменению или прекращению
прав и обязанностей их адресатов. На наш взгляд, авторы, утверждающие, что
должностная инструкция является актом применения нормы права, не учитывают, что
данный документ направлен на должностную единицу, а не на конкретного работника, ее
замещающего, и в данном случае не имеет особого значения, сколько таких единиц в
штате, одна или несколько десятков.
В рамках трудовых отношений задачи должностной инструкции обширны и
разнообразны. Правильно составленная должностная инструкция дает возможность:
- получить четкое представление о трудовой функции работника;
- грамотно распределять трудовую нагрузку на персонал, избегая ее дублирования;определять необходимую квалификацию персонала;
- эффективно проводить аттестацию персонала, определяя соответствие лица занимаемой
должности;
- снижать судебные риски при привлечении сотрудника к дисциплинарной
ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей.
Очень важным в кадровом делопроизводстве является защита персональных
данных работников. В связи с этим работники должны быть ознакомлены под роспись
с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных
данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК
РФ).
К таким документам относится:
1)положение о защите персональных данных работников, которое утверждается и
вводится приказом нотариуса;
3
2)обязательство о неразглашении персональных данных работников, подписывается
лицами, имеющими доступ к таким данным;
3) согласие работника на обработку его персональных данных.
3.Личные дела сотрудников
Как уже указывалось выше, трудовые отношения, а также порядок их оформления
регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации . В статье 85 этого документа
содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном
работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых
отношений. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и
использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не
регламентирован законодательством. Заведение личного дела на работника, по общему
правилу, не является обязательным, факультативным, то есть, нет никаких нормативных
актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона "Об
основах государственной службы Российской Федерации" (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.),
обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих. Таким
образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским
законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от
принятой государственной системы делопроизводства советских времен. Личное дело
заводят после издания приказа о назначении на должность. Документы, подшиваемые в
личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть
выстроены в хронологической последовательности. Основываясь на различии
нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а
также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной
карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о
переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.Копии документов (выписки)
должны заверяться работниками кадровой службы или, в случае отсутствия данной
должности, бухгалтером или самим нотариусом.








Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:
1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником
кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:
-анкета, автобиография, резюме;
- личное заявление о приеме на работу;
- копии документов об образовании;
-рекомендации и характеристики;
-медицинские справки;
-трудовой договор;
- выписка из приказа о приеме на работу;
- личная карточка.
2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:
- выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии
дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.;
-копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных
(свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
- копии документов об образовании, повышении квалификации;
- аттестационные листы;
- служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
- акты, уведомления и т. д.
4
3. Документы о прекращении трудового договора.
4.Оформление личного дела
Обложка дела.
Документы личного дела подшиваются в папку - "дело". В соответствии с
определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: "ДЕЛО" - совокупность документов или
документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в
отдельную обложку.
Ниже приведен образец обложки личного дела.
При заведении личного дела, его обложку оформляется с учетом Правил
нотариального делопроизводства:
5
___________________________________________________________________________
(Наименование архива)
НО «НОТАРИАЛЬНАЯ ПАЛАТА КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ»_______
ВОЛКОВА С.А. СЛАВЯНСКИЙ НОТАРИАЛЬНЫЙ ОКРУГ________
(Фамилия и инициалы нотариуса, наименование нотариальной палаты и
нотариального округа или наименование государственной конторы)
Индекс дела __02-12/1.5____
Дело N ____________________
Том N _____________________
ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 5
ПАРФЁНОВА ИРИНА ВЛАДИМИРОВНА
___________________________________________________________________________
(заголовок дела)
02 ИЮЛЯ 2012_ года_
(дата начала дела)
__________________________
(дата окончания дела)
На ________ листе(ах)
Срок хранения 75 лет___
6
Внутренняя опись
Внутренняя опись-это необходимый документ личного дела. Во внутренней описи
перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из
личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе
«Примечание». В период работы сотрудника во внутренней описи учитывается каждый
документ личного дела. Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием
должности, расшифровки подписи и даты составления.
Образец внутренней описи личного дела.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов личного дела №
(Фамилия, Имя, Отчество работника)
№
п/п
Индекс
Дата
документа документа
Заголовок
документов,
краткое
содержание
Номера
листов
дела
Дата
включения
документа в
личное дело
Итого
Примечание
документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи
(цифрами и прописью)
Нотариус (инспектор отдела кадров)
(подпись)
7
(расшифровка подписи)
(дата)
Личная карточка работника
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка
(унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на
постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 №1.
Форма личной карточки работника имеет четыре страницы, которые содержат
тематические блоки. Первые две страницы заполняются в процессе принятия сотрудника
на работу, остальные заполняются уже по ходу работы сотрудника на предприятии.
Для заполнения личной карточки работника первых двух страниц кадровику
необходимы следующие документы о сотрудника:







паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовая книжка;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (если
сотрудник впервые в жизни поступил на работу по трудовому договору, он должен
получить это свидетельство по месту жительства) ;
документы воинского учета (для военнообязанных);
документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а
также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник;
свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
приказ о приеме на работу (форма Т-1).
Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в
отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников
документов, предоставленных работником. Последняя запись производится при
увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер
соответствующего приказа. Карточки уволенных сотрудников изымают из
оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное
дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют
согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов
организаций.
Ниже приводится унифицированная форма № Т-2 личной карточки работника.
8
Унифицированная форма № Т-2
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
Код
Форма по ОКУД
0301002
по ОКПО
наименование организации
Дата
составления
ТабельИдентификационный
Номер страхового Алфаный но- номер налогоплательщика
свидетельства
вит
мер
государственного
пенсионного
страхования
Характер
работы
Вид работы
(основная, по
совместительству)
Пол
(мужской,
женский)
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
Трудовой договор номер
дата
1. Фамилия
Имя
Отчество
Код
2. Дата рождения
день, месяц, год
3. Место рождения
по ОКАТО
4. Гражданство
по ОКИН
5. Знание иностранного языка
по ОКИН
наименование
степень знания
9
по ОКИН
по ОКИН
6. Образование
среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное
Наименование образовательного
учреждения
Документ об образовании, о квалификаГод
ции или наличии специальных знаний окончания
наименование
Квалификация по документу об образовании
серия
номер
Направление или специальность по документу
Код по ОКСО
Наименование образовательного
учреждения
Документ об образовании, о квалификаГод
ции или наличии специальных знаний окончания
наименование
Квалификация по документу об образовании
серия
номер
Направление или специальность по документу
Код по ОКСО
Послевузовское профессиональное образование
Код по ОКИН
аспирантура, адъюнктура, докторантура
Наименование образовательного,
научного учреждения
Документ об образовании,
номер, дата выдачи
Год
окончания
Направление или специальность по документу
Код по ОКСО
Код
по
ОКПДТР
7. Профессия
основная
по
10
ОКПДТР
другая
11
2-я страница формы № Т-2
8. Стаж работы (по состоянию на “
”
г. ):
20
Общий
Непрерывный
Дающий право на надбавку за выслугу лет
дней
дней
дней
дней
9. Состояние в браке
месяцев
месяцев
месяцев
месяцев
лет
лет
лет
лет
Код по ОКИН
10. Состав семьи:
Степень родства
(ближайшие родственники)
Фамилия, имя, отчество
Год рождения
1
2
3
11. Паспорт:
№
Дата выдачи
“
Выдан
наименование органа, выдавшего паспорт
12
”
г.
Дата регистрации по месту жительства
“
”
г.
Номер телефона
II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ
6. Наименование военного
1. Категория запаса
комиссариата по месту жительства
2. Воинское звание
3. Состав (профиль)
7. Состоит на воинском учете:
4. Полное кодовое обозначение ВУС
а) общем (номер команды, партии)
5. Категория годности к военной службе
б) специальном
8.
отметка о снятии с воинского учета
Работник кадровой службы
должность
личная подпись
Работник
личная подпись
“
”
20
г.
13
расшифровка подписи
3-я страница формы № Т-2
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ
И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
Дата
Структурное
подразделение
1
2
Должность (специальность,
Тарифная
профессия), разряд, класс (категория) ставка (оклад),
квалификации
надбавка, руб
3
Основание
Личная
подпись
владельца
трудовой
книжки
5
6
4
IV. АТТЕСТАЦИЯ
Документ (протокол)
Дата
аттестации
Решение комиссии
1
2
Основание
14
номер
дата
3
4
5
V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ
Наименование
Вид
образовательного
повышения
учреждения, место его
начала
окончания квалификации
нахождения
обучения обучения
Документ (удостоверение,
свидетельство)
Дата
1
2
3
Основание
наименование
серия, номер
дата
5
6
7
4
8
VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА
Дата
Документ (диплом, свидетельство)
начала
обучения
окончания
обучения
1
2
Специальность (направление,
профессия)
3
15
Основание
наименование
номер
дата
4
5
6
7
4-я страница формы № Т-2
VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ
Документ
Наименование награды (поощрения)
наименование
номер
дата
2
3
4
1
VIII. ОТПУСК
Вид отпуска (ежегодный,
учебный, без сохранения
заработной платы и др.)
1
с
по
Количество
календарных
дней отпуска
2
3
4
Период работы
16
Дата
Основание
начала
окончания
5
6
7
IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,
на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
Документ
Наименование льготы
Основание
номер
дата выдачи
2
3
1
4
X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
XI. ОСНОВАНИЕ ПРЕКРАЩЕНИЯ
ТРУДОВОГО ДОГОВОРА (УВОЛЬНЕНИЯ)
Дата увольнения
“
”
Приказ (распоряжение) №
20
от “
г.
”
20
г.
Нотариус (работник
кадровой службы
должность
личная подпись
Работник
личная подпись
17
расшифровка подписи
Комментарии по заполнению
В п.5 раздела 1 личной карточки работника указывается одна из степеней владения
иностранным языком: «читаю и перевожу со словарем», «читаю и могу объясниться» или
«владею свободно».
Стаж работы в личной карточке работника указывается на основании данных
трудовой книжки и иных документов, подтверждающие стаж сотрудника.
Раздел 2 заполняется на основании таких документов, как военный билет и
удостоверение призывника. П. 1 раздела 2 не заполняется на офицеров. П.3 раздела 2
указывается полностью, без сокращения (к примеру, «медицинский» или «матросы»). П.5
раздела 2 указывается только буквами, как указано в военном билете, без расшифровки.
П.7 заполняется карандашом.
Для призывников пункты 1, 3, 4 и 7 раздела 2 не заполняются. В п.2 раздела 2 указывается
запись «подлежит призыву». В п.8 для сотрудников, достигших предельного возраста
пребывания в запасе, указывается запись «снят с воинского учета по возрасту», а для тех
сотрудников, кто не годен, указывается «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
После заполнения первых двух разделов личная карточка работника Т-2
заверяется подписью и в ней проставляется дату подтверждения данных. После кадровик
прописывает наименование своей должности, ставит роспись и прописывает её
расшифровку.
Все остальные данные, начиная с третьего раздела, вносятся на основании приказов
форм № Т-1, № Т-5, № Т-6, № Т-11 и № Т-8.
Особенности.
В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на
даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти
сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием
для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в
графе 6) должна стоять подпись сотрудника.
В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в
период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он
предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер
приказа и его дату.
Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об
обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др. При изменении сведений о
работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника
кадровой службы.
Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в
отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников
документов, предоставленных работником.
Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату
увольнения, дату и номер соответствующего приказа.
Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой
документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в
архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3
Основных правил работы архивов организаций.
Регистрация личных дел
Пунктами 19 и 20 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел
работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее Инструкция), установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от
18
других дел. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга)
учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции. При
регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы: № личного
дела; фамилия, имя, отчество работника; дата постановки дела на учет; отметка о снятии
дела с учета.Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер,
присвоенный личному делу при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале
(книге). Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в
журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в
день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме
на работу (назначении на должность).Если в организации журнал (книга) учета личных
дел не велся, то после заведения соответствующего журнала (книги) все имеющиеся в
наличии в кадровой службе личные дела работников должны быть поставлены на учет
одновременно.В графе «Отметка о снятии с учета» указывается дата передачи личного
дела из кадровой службы в архив организации, а также проставляется подпись лица,
оформившего соответствующую отметку. Дата в конце описи проставляется работником
кадрового подразделения и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за
архив) после завершения процедуры приема-передачи личных дел. До передачи в архив
личные дела уволенных работников продолжают оставаться на учете в кадровой служб.
Образец содержания разделов журнала (книги) учета личных дел
№ личного дела
1
1
2
3
Фамилия, имя, отчество
работника
2
Носевич Вячеслав
Леонидович
Смиловицкий Игорь
Семенович
Синеокова Юлия
Николаевна
Дата
Отметка о снятии с
постановки
учета
на учет
3
4
22.02.1998
22.02.1998
31.03.2001
Подпись
22.02.1998
5.Процедура и документальное оформление приема на работу и
увольнения
Прием на работу
Процедура оформление приема на работу установлена ст. 68 ТК РФ, согласно
которой нотариус должен:
1.Заключить трудовой договор.
2. Оформить приказ (распоряжение) о приеме на работу, изданный на основании
заключенного трудового договора.
3. Объявить приказ (распоряжение) о приеме на работу работнику под роспись в 3-х
дневный срок со дня фактического начала работы.
19
4. Выдать по требованию работника надлежаще заверенную копию указанного приказа
(распоряжения).
5. Ознакомить (до подписания трудового договора) работника под роспись с
правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами,
непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.
В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым Кодексом, иными
федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями
Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость
предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов
(например, лицензии на право осуществления нотариальной деятельности для помощника
нотариуса).
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо
предусмотренных Трудовым Кодексом, иными федеральными законами, указами
Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской
Федерации.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое
свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее
утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному
заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить
новую трудовую книжку.
Увольнение
Согласно общего порядка оформления прекращения трудового договора,
установленного ст. 84.1 ТК РФ, нотариус должен:
1. оформить приказ (распоряжение) о прекращение трудового договора.
2. Ознакомить работника с приказом под роспись.
3. По требованию работника выдать работнику надлежащим образом заверенную
копию указанного приказа (распоряжения).
В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора
невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с
ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
4. Выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со
статьей 140 ТК РФ.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку
работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения,
работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за
трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления
указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку
выдачи трудовой книжки. Работодатель также не несет ответственности за задержку
выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем
оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию,
предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 (в случаях прогула)
или пунктом 4 части первой статьи 83 настоящего Кодекса (осуждение работника к
20
наказанию) , и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой
был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 ТК
РФ. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после
увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня
обращения работника.
По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные
надлежащим образом копии документов, связанных с работой.
6. Заключения и содержание трудового договора
Содержанию трудового договора регламентируется ст. 57 ТК РФ.
В трудовом договоре должно быть указано:
- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя,
отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя физического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика (работодателя);
- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и
основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
- место и дата заключения трудового договора.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
- место работы;
- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием,
профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой
работнику работы). Если в соответствии с Трудовым Кодексом, иными федеральными
законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям,
специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений,
то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные
требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в
квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом
Правительством Российской Федерации;
- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для
заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым Кодексом или иным
федеральным законом;
- условия оплаты труда (в том числе размер должностного оклада работника,
доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он
отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной,
разъездной, другой характер работы);
- условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с
Трудовым Кодексом и иными федеральными законами;
21
- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными
нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо
сведения и (или) условия из числа предусмотренных частями первой и второй статьи 57
ТК РФ, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным
или его расторжения.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не
ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым
законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы
трудового права, локальными нормативными актами, в частности:
- об испытании;
- о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной,
коммерческой и иной (нотариальной));
- об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного
договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
- о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
- и др.
По сроку трудовые договоры делятся на: бессрочные (на неопределенный срок) и
срочные (на срок не более 5 лет, за исключением случаев специально оговоренных в
Трудовом кодексе и иных федеральных законах) (ст. 58 ТК РФ).
Срочный договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть
установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или
условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 59 ТК РФ:
- на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в
соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами,
содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, трудовым
договором сохраняется место работы;
- на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;
- для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя
(реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ,
связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема
оказываемых услуг;
- с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в
случаях, когда ее завершение не может быть определено конкретной датой;
- для выполнения работ, непосредственно связанных со стажировкой и с
профессиональным обучением работника;
- с лицами, направленными органами службы занятости населения на работы
временного характера и общественные работы;
- в других случаях, предусмотренных Трудовым Кодексом или иными федеральными
законами.
Бессрочный трудовой договор – это договор, в котором не оговорен срок его действия.
Договор считается заключенным на неопределенный срок.
В случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового
договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после
22
истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового
договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный
срок.
Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных
к тому оснований, установленных судом, считается заключенным на неопределенный
срок.
Следует обратить внимание, что закон запрещает заключение срочных трудовых
договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных для
работников, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок. При
таких обстоятельствах срочный договор может быть признан бессрочным.
Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной
трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым Кодексом и
иными федеральными законами (ст. 60 ТК РФ);
Согласно ст. 64 ТК РФ: « Запрещается необоснованный отказ в заключении
трудового договора.»
Запрещается какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или
установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в
зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения,
имущественного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в
том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а
также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не
допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам,
связанным с беременностью или наличием детей.
Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам,
приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого
работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.
По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора,
работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме.
Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд».
Вариант трудового договора.
7. Ведение, учет и хранение трудовых книжек
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом
(общем, непрерывном и специальном) стаже работы (ст. 66 Трудового кодекса РФ).
Ведение и хранение трудовых книжек осуществляется в соответствии с «Правилами
ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и
обеспечение ими работодателей», утвержденными Постановлением Правительства
Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225, и Постановлением Минтруда № 69.
Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы
собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Работодатель
обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации
23
свыше 5 дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной.
При приеме на новую (очередную) работу трудовую книжку обязательно представляют
лицу, ведущему документацию по личному составу, и регистрируют в журнале движения
трудовых книжек. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования
предприятия, которое оформляет трудовые отношения с ее владельцем. Если предприятие
изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным
номером. Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями)
без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью
должностного лица и печатью.
По желанию работника, согласно действующему законодательству, в трудовую книжку
могут вноситься сведения и о работе по совместительству, конечно, по предъявлении
документов, ее подтверждающих, но технология их внесения (кем и когда) пока не
определена.
Если для какого-либо вида записей кончились страницы, то сотруднику выписывается
вкладыш, который подшивается в трудовую книжку. Все трудовые книжки и вкладыши к
ним обязательно регистрируются и должны находиться в кадровой службе на сейфовом
хранении вместе с чистыми бланками и учетными журналами и книгами.
Образец формы книги (журнала) движения трудовых книжек
При увольнении трудовые книжки выдаются сотрудникам лично под расписку или их
доверенным лицам по доверенности и также под расписку.Выдача на руки работающим
сотрудникам трудовой книжки запрещена, но в случае крайней необходимости, например,
для оформления загранпаспорта трудовая книжка, должна выдаваться сотрудникам строго
под расписку.
Удобен карточный вариант расписки, который может быть помещен на место временно
отсутствующей трудовой книжки как карта-заместитель.
Образец расписки о получении трудовой книжки
24
Расписка
Фамилия Инициалы:________________________________
Подразделение:_____________________________________
Цель выдачи трудовой
книжки:________________________
______________________________________________
______________________________________________
Срок выдачи: на _______________календарных дней,До
________________________годаДата получения трудовой
книжки на руки
Подпись
сотрудника_________________________________
Внесение записей в трудовую книжку
Запись в трудовую книжку должна производиться в точном соответствии с
формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона. При этом делается
ссылка на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи (ст. 84.1 ТК РФ).
Примерные формулировки записей в трудовых книжек:
1.
Принят на должность ****
2.
уволен в связи с переводом работника по его просьбе на работу к другому
работодателю (пункт 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации).
3.
Переведен на должность ****
4.
Принят на должность ***
5.
Уволен по соглашению сторон, пункт 1 часть 1 статьи 77 Трудового кодекса
Российской Федерации.
6.
Уволен за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей, пункт 10 статьи
81 Трудового кодекса Российской Федерации.
7.
Запись № ____ считать недействительной. Восстановлен на работе в должности
****** с «___» _________ 2010г.
8.
Уволен по собственному желанию пункт 3 части первой статьи 77 Трудового
кодекса Российской Федерации.
9.
Уволен в связи с истечением срока Трудового договора пункт 2 статьи 77
Трудового кодекса Российской Федерации.
10.
Принят по совместительству к нотариусу нотариального округа Челябинского
городского округа Иванову Ивану Ивановичу на должность водителя.
11.
Уволен в связи с прекращением деятельности нотариуса часть 1 ст. 81 ТК РФ.
12.
Наиболее распространенные формулировки записей при увольнении работников,
соответствующие положениям Трудового кодекса.
25
Запись в трудовую книжку
п. 1 ч. 1 ст.
77
Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 2 ч. 1 ст.
77
Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса
Российской Федерации
п. 3 ч. 1 ст.
77
Уволен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 5 ч. 1 ст.
77
Уволен в связи с переводом работника по его просьбе на работу в Общество с ограниченной ответственностью
«Нотари», пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Уволен в связи с переводом работника с его согласия на работу в Общество с ограниченной ответственностью
«Нотари», пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 7 ч. 1 ст.
77
Уволен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами
условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 8 ч. 1 ст.
77
Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с
медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 11 ч. 1 ч.
1 ст. 77
Уволен в связи с нарушением установленных Трудовым кодексом правил заключения трудового договора, пункт
11 части первой статьи 77 Трудовог кодекса Российской Федерации
ч. 1 ст. 71
Уволен по инициативе работодателя в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая
статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации
П. 1 ч. 1 ст.
81
Уволен по инициативе работодателя в связи с прекращением деятельности нотариуса, пункт 1 части первой
статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 2 ч. 1 ст.
81
Уволен по инициативе работодателя в связи с сокращением численности (или штата) работников нотариуса,
пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 5 ч. 1 ст.
81
Уволен по инициативе работодателя в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных
причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
подп. а п. 6
ч. 1 ст. 81
Уволен по инициативе работодателя за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей в связи с
прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
подп. б п. 6
ч.1 ст. 81
Уволен расторгнут по инициативе работодателя за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей в
связи с появлением работника на работе в состоянии алкогольного опьянения, подпункт «б» пункта 6 части
первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации
подп. в п. 6
ч. 1 ст. 81
Уволен за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей разглашения охраняемой законом тайны,
ставшей известной работнику в связи с исполнением трудовых обязанностей, подпункт «в» пункта 6 части
первой статьи 81 Трудового кодкса Российской Федерации
п. 5 ч. 1 ст.
83
Уволен в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с
медицинским заключением, пункт 5 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 6 ч. 1 ст.
83
Уволен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи со смертью работника, пункт 6 части первой
статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 3 ч. 1 ст.
77
Уволен по инициативе рабтника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 5 ч. 1 ст.
77
Уволен в связи с переводом работника по его просьбе на работу в Общество с ограниченной ответственностью
«Нотари», пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
26
Уволен в связи с переводом работника с его согласия на работу в Общество с ограниченной ответственностью
«Нотари», пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 7 ч. 1 ст.
77
Уволен ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами
условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
п. 8 ч. 1 ст.
77
Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с
медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
ч. 1 ст. 71
Уволен в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса
Российской Федерации
8. Ответственность и контроль
КоАП РФ содержит ст. 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране
труда»,
в которой
предусмотрено наложение административного штрафа на
должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц,
осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования - от одной тысячи
до пяти тысяч рублей.
Ст. 145 УК РФ: «Необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное
увольнение женщины по мотивам ее беременности, а равно необоснованный отказ в
приеме на работу или необоснованное увольнение с работы женщины, имеющей детей в
возрасте до трех лет, по этим мотивам наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной
платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев либо
обязательными работами на срок от ста двадцати до ста восьмидесяти часов».
Статьей 145.1. УК РФ предусмотрена ответственность за невыплату заработной
платы. При частичной
(в размере менее половины подлежащей выплате суммы)
невыплате свыше трех месяцев заработной платы, совершенной из корыстной или иной
личной заинтересованности работодателем - физическим лицом, - наказывается штрафом
в размере до ста двадцати тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода
осужденного за период до одного года, либо лишением права занимать определенные
должности или заниматься определенной деятельностью на срок до одного года, либо
лишением свободы на срок до одного года.
При полной невыплате свыше двух месяцев заработной платы или выплате
заработной платы свыше двух месяцев в размере ниже установленного федеральным
законом минимального размера оплаты труда, совершенные из корыстной или иной
личной заинтересованности работодателем - физическим лицом - наказывается штрафом
в размере от ста тысяч до пятисот тысяч рублей или в размере заработной платы или
иного дохода осужденного за период до трех лет либо лишением свободы на срок до трех
лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной
деятельностью на срок до трех лет или без такового.
Если эти действия повлекли тяжкие последствия, - наказываются штрафом в размере
от двухсот тысяч до пятисот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного
дохода осужденного за период от одного года до трех лет либо лишением свободы на срок
от двух до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься
определенной деятельностью на срок до пяти лет или без такового. Кроме
того,
27
уголовным законодательством предусмотрена ответственность за дискриминацию (ст. 136
УК РФ). Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового
законодательства всеми работодателями на территории РФ осуществляют прокуратура
РФ, Федеральная инспекция труда (ст. 353 ТК РФ).
9. Сроки хранения. Кадровое делопроизводство и
номенклатура дел
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой
осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно
пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской
деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность
архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их
хранения», установленных законодательством.
Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих
документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения,
утвержденном Росархивом 06.10.2000, а также в Перечне типовых управленческих
архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденным Приказом Министерства культуры РФ 25 августа 2010 г. № 558.
Перечни предназначены для использования в качестве основного нормативного
документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение
управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства
организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов
представлены в таблице , приведенной ниже.
В разделе 8.1 Перечня от 06.10.2000 года приведены сроки хранения документов,
связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры,
приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета
работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок
хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и
вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу
устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих
деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы
должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются
на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся
постоянно.
Таблица. Сроки хранения кадровых документов
75 лет ЭПК
Срок хранения
документов
Вид документа
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки
из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету
Постоянно 75 лет
кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):
ЭПК*
а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных,
контрольных органов организации; работников, имеющих
28
государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и
звания
б) работников
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие
75 лет ЭПК
в состав личных дел
Личные карточки работников (в том числе временных работников)
75 лет ЭПК
Характеристики работников, не имеющих личных дел
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров,
заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых 1 год
на работу
Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы,
До
аттестаты, удостоверения, свидетельства)
востребования**
Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии
приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные
5 лет
заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в
состав личных дел
* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение
и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные
архивы или храниться в организации.
** Невостребованные — не менее 50 лет.
19 декабря 2013 года бы издан приказ Министерства юстиции Российской Федерации
(Минюст России) от 19 декабря 2013 г. N 229 г."Об утверждении Примерной
номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося
частной практикой" . Соответственно кадровые документы должны быть сформированы с
учетом этой примерной номенклатуры.
В раздел "Организация нотариальной деятельности" включены дела: организационнораспорядительные, отчетности, финансирования и бухгалтерии, по работе с персоналом,
регистрационно-контрольные и учетные.
5. Сроки хранения управленческих документов определены по Перечню
Примерная номенклатура с учетом кадрового производства
Индекс Заголовок дела
дела
1
Срок хранения
(статья по Перечню)
2
3
Примечание
4
1. Организация нотариальной деятельности
01-13
Трудовые книжки работников
До
Невостребованныевостребования,ст.664 75 лет
01-14
Книга выдачи (учета
движения) трудовых книжек
75 л, ст.695 в
01-15
Книга регистрации трудовых
75 л, ст.695 б
29
договоров (трудовых
соглашений)
01-16
Личные дела работников Пост. Ст.656а
(заявления, копии приказов,
выписки из них, копии 75 лет ЭПК
личных документов, листки ст. 656 (б) ПТУАД
по учету кадров, анкеты,
аттестационные листы, и др.)
01-17
Личные карточки работников
75 л.. ст.658
01-18
Трудовые договоры,
трудовые соглашения
75 лет
ст. 657
На постоянное
хранение остаются
дела работников,
имеющих
государственные и
иные звания,
премии, награды,
степени
Не вошедшие в
состав личных дел
Так же целесообразно дополнить номенклатуру нотариуса следующими
заголовками, присваивая свой индекс делу.
График отпусков
1г ст. 693 ПТУАД
Табель (график) учета
рабочего времени
5 лет
Журнал учета инструктажа по
технике безопасности
10 лет,
ст. 586 ПТУАД
ст. 626 (б) ПТУАД
Локальные нормативные акты
75 л. , ст. 77
(штатное расписание ,
ПТУАД
положение о защите
персональных данных
работников; правила и
инструкции по охране труда;
должностные инструкции
30
Журнал учета приказов по
личному составу
75 лет ЭПК
10.Организация охраны труда
В рамках охраны труда на предприятии решаются следующие задачи:
обучение работающих вопросам охраны труда;
обеспечение безопасности производственного оборудования;
обеспечение безопасности зданий и сооружений;
обеспечение работающих средствами индивидуальной защиты;
обеспечение оптимальных режимов труда и отдыха;
обеспечение безопасности производственных процессов;
нормализация условий труда и др.
Одним из важнейших направлений охраны труда на предприятиях является обеспечение
работников инструкциями по охране труда. Данная работа должна осуществляться в
соответствии с "Методическими указаниями по разработке правил и инструкций по
охране труда", утверждёнными постановлением Минтруда РФ N 129 от 1 июля 1993 года.
Инструкция по охране труда - нормативный акт, устанавливающий требования по охране
труда при выполнении работ в производственных помещениях, где выполняются
служебные обязанности.
Инструкции по охране труда могут быть типовые (отраслевые) для работников
предприятий, и конкретного рабочего места. Инструкции по охране труда
разрабатываются на основе межотраслевых и отраслевых правил по охране труда и не
должны им противоречить.
Утверждённые инструкции для работников учитываются в журнале учёта. Надзор и
контроль за соблюдением правил и инструкций по охране труда осуществляется
федеральными органами надзора.
Инструкции для работников по профессиям и на отдельные виды работ разрабатываются в
соответствии с утверждённым работодателем перечнем, который составляется
руководителем . Разработка инструкций для работников осуществляется на основе
приказа работодателя. Инструкции для работников разрабатываются руководителем
предприятия .
Типовая инструкция и инструкция для работников должны содержать следующие
разделы:
общие требования безопасности;
требования безопасности перед началом работ;
требования безопасности во время работы;
31
требования безопасности в аварийных ситуациях;
требования безопасности по окончанию работы.
Инструкции для работников не должны содержать ссылок на какие-либо нормативные
акты, кроме ссылок на другие инструкции для работников, действующие на данном
предприятии. В инструкциях не должны применяться слова, подчёркивающие особое
значение отдельных требований (например, "категорически", "особенно", "строго" и т.п.),
так как все требования инструкции должны выполняться работниками в равной степени.
Проверка инструкций на соответствие требованиям действующих государственных
стандартов, санитарных норм и правил должна проводиться не реже одного раза в 5 лет.
Если в течение срока действия инструкции условия труда работников на предприятии не
изменились, то приказом работодателя действие инструкции продлевается на следующий
год, о чём делается запись на первой странице инструкции (штамп "Пересмотрено", дата и
подпись лица, ответственного за пересмотр инструкции).
У руководителя организации должен постоянно храниться комплект действующих в
подразделении инструкций для работников всех профессий и по всем видам работ.
Инструкции работникам могут быть выданы на руки под расписку в личной карточке
инструктажа для изучения при первичном инструктаже, либо вывешены на рабочих
местах или участках, либо храниться в ином месте, доступном для работников.
Контроль организации охраны труда на предприятии осуществляется:
работодателем ;
инспекторами государственной службы по охране труда (государственные инспекторы
Рострудинспекции и работники подразделения по охране труда органа по труду субъекта
Федерации).
Порядок ведения и оформления журналов регистрации инструктажей по охране
труда.
1.
Общие правила ведения журналов.
1.1. Журналы по охране труда заводятся сотрудниками, на которых возложена
обязанность за проведение инструктажа по охране труда.
1.2. Сотрудники, на которых возложена ответственность проведения инструктажа по
охране труда, являются ответственными за ведение и хранение подотчетных им
журналов. Они обязаны пронумеровать, прошнуровать журнал, скрепить его
печатью нотариуса для документов, поставить свою фамилию, инициалы,
подпись и дату начала ведения журнала на последней странице журнала.
1.3. При заполнении журнала не допускается пропускать страницы и строки, вносить
исправления. При обнаружении ошибки запись о проведении инструктажа
необходимо взять в скобки и ниже, не пропуская строк, вновь внести запись о
проведении инструктажа.
32
1.4. По окончании ведения журнала ответственный за его ведение сотрудник вносит
запись на титульном листе журнала о дате окончания его ведения и передает на
хранение специалисту по охране труда.
1.5. Специалист по охране труда обеспечивает хранение журналов по охране труда.
1.6. Журналы по охране труда подлежат хранению 10 лет с даты окончания ведения
журнала.
1.7. В случае смены ответственного за ведение и хранение журнала, журнал
передается сотруднику, на которого возложена обязанность за проведение
инструктажа по охране труда, при отсутствии такого сотрудника – специалисту
по охране труда.
1.8. Образец заполнения журнала.
Дата инструктажа
1
ФИО инструктируемого
2
Год рождения
3
Профессия,
должность
инструктируем
ого
Фамилия, инициалы,
должность
инструктирующего
4
6
нотариус
01.10.2010
Иванов Иван
01.01.1987
Петров П.П.
Иванович
33
Подпись
инструктирующе
го
Инструктируем
ого
7
8
подпись
подпись
Приложение
ИНСТРУКЦИЯ ПО ОХРАНЕ ТРУДА
ДЛЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ (СЕКРЕТАРЯ)
1. Общие требования безопасности
1.1 К работе допускаются лица обоего пола, достигшие 18 лет, имеющее высшее и
среднее образование .
1.2. Делопроизводитель (секретарь) должен:
- знать свои должностные обязанности и инструкции по охране труда;
- пройти инструктаж на рабочем месте :
- руководствоваться в работе правилами внутреннего распорядка;
- обеспечивать режим соблюдения норм и правил техники безопасности в рабочем
процессе;
- не заниматься самостоятельным ремонтом электроприборов, компьютера и средств
ТСО;
- нести административную, материальную и уголовную ответственность за нарушение
требований инструкций по охране труда;
- не заниматься самостоятельным ремонтом электроприборов, компьютера и средств ТСО
1.3. Травмоопасность рабочего места:
- при включении электроосвещения
- при включении и пользовании аппаратурой ТСО (технических средств обучения),
компьютера
- электромагнитное излучение при работе на компьютере .
2. Требования безопасности перед началом работы
- проверить исправность электроосвещения в кабинете
- проветрить помещение кабинета
- проверить безопасность рабочего места
- проверить исправность электрической розетки и других электроустановочных изделий
- проверить исправность компьютера.
3. Требования безопасности во время работы
- соблюдать правила личной гигиены и безопасности труда
- пользоваться при работе исправной аппаратурой ТСО
- соблюдать чистоту и порядок на рабочем месте
- не загромождать рабочее место бумагами, книгами и т.д.
- соблюдать правила пожарной безопасности
- выполнять правила ТБ при работе компьютерной аппаратурой
4. Требования безопасности по окончании работы
- привести в порядок рабочее место
- выключить электроприборы, компьютер и аппаратуру ТСО
- выключить электроосвещение
- о всех недостатках, отмеченных во время работы, сообщить нотариусу .
34
5. Требования безопасности в аварийных ситуациях
- в случае возникновения аварийных ситуаций принять меры к эвакуации других
сотрудников и клиентов нотариальной конторы;
- сообщить о происшедшем нотариуса, при пожаре известить службу 01
- оказать первую помощь пострадавшим в случае травматизма
- в случае возгорания компьютера отключить аппаратуру из электросети
- не приступать к работе при плохом самочувствии или внезапной болезни
С инструкцией ознакомлен (а) __________________ /_______________________________/
подпись
Ф.И.О
Дата
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АРХИВАРИУСА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности,
права и ответственность архивариуса Славянской нотариальной конторы С.А.Волковой.
1.2. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в
установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом нотариуса
С.А. Волковой.
1.3. Архивариус подчиняется непосредственно нотариусу С.А.Волковой.
1.4. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее
образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления
требований к стажу работы.
1.5. Архивариус должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции,
другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; порядок
составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об
уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и
использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; основы организации
труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства;
правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия архивариуса его обязанности возлагаются на
делопроизводителя.
2. ФУНКЦИИ
2.1. Ведение архивного дела нотариальной конторы.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Архивариус осуществляет следующие обязанности:
 осуществляет работу по ведению архивного дела нотариальной конторы;
35
 организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в
архив;
 принимает и регистрирует поступившие на хранение документы, законченные
делопроизводством;
 участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и
оформления при их передаче в архив;
 в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения,
систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
 подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения,
а также акты для передачи документов на хранение, на списание и уничтожение
материалов, сроки хранения которых истекли;
 ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает
удобный и быстрый их поиск;
- следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления,
соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их
сохранности;
- выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы,
составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива,
подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
- принимает необходимые меры по использованию в работе современных
технических средств.
4. ПРАВА
Архивариус имеет право:
4.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к
вопросам деятельности архивариуса.
4.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и
организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности,
входящей в компетенцию архивариуса.
4.3. Представлять интересы нотариальной в сторонних организациях по вопросам,
связанным с его профессиональной деятельностью.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Архивариус несет ответственность:
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин
Правил внутреннего трудового распорядка, законных приказов и распоряжений нотариуса
Волковой С.А. и иных правил и положений, регламентирующих деятельность
нотариальной конторы, архивариус несет дисциплинарную ответственность в порядке,
определенном трудовым законодательством.
5.2. За виновное причинение нотариальной конторе ущерба в связи с исполнением
(неисполнением) своих должностных обязанностей архивариус несет материальную
36
ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и гражданским
законодательством.
5.3. При переходе на другую работу или освобождении от должности архивариус
ответственен за надлежащую и своевременную сдачу дел лицу, вступающему в
настоящую должность, а в случае отсутствия такового, лицу его заменяющему или
непосредственно своему руководителю.
5.4. Архивариус несет ответственность за соблюдение действующих инструкций,
приказов и распоряжений по сохранению служебной тайны и конфиденциальной
информации.
6. Дополнительные положения.
6.1. Работает в режиме нормированного рабочего дня, исходя из 40-часовой рабочей
недели.
6.2. Проходит инструктаж по технике безопасности и пожарной безопасности.
6.3. Исполняет обязанности секретаря в период временного отсутствия (отпуск,
болезнь и т.п.). Исполнение обязанностей осуществляется в соответствии с
законодательством о труде.
С инструкцией ознакомлен ___________________/_________________/
37
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
г. Славянск-на-Кубани
_______ 2014 г.
Волкова Светлана Александровна, нотариус Славянского нотариального округа,
именуемая в дальнейшем "Работодатель", действующая на основании лицензии №179 от
20 марта 1995 года, выданной начальником Управления юстиции Краснодарского края, с
одной стороны, и гражданка РФ _____________________________, именуемая
в
дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий договор о
нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. По настоящему договору Работодатель обязуется предоставить Работнику
работу по обусловленной в настоящем Договоре трудовой функции, обеспечить условия
труда, предусмотренные действующим трудовым законодательством, локальными
нормативными актами Работодателя, своевременно и в полном размере выплачивать
Работнику заработную плату, а Работник обязуется лично выполнять определенную
настоящим Договором трудовую функцию, соблюдать действующие в организации
Правила внутреннего трудового распорядка, другие локальные нормативные акты
Работодателя, а также выполнять иные обязанности, предусмотренные Трудовым
договором, а также дополнительными соглашениями к нему.
1.2. Договор составлен с учетом действующего законодательства и является
обязательным документом для Сторон, в том числе при решении трудовых споров между
Работником и Работодателем в судебных и иных органах.
2. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2.1. Работодатель поручает, а Работник принимает на себя выполнение трудовых
обязанностей в должности секретаря-делопроизводителя нотариальной конторы.
2.2. Работа по настоящему договору является для работника основной работой .
2.3. Во время выполнения своих трудовых обязанностей Работник подчиняется
непосредственно Работодателю.
2.4. Местом работы Работника является офис нотариальной конторы,
расположенный по адресу: Краснодарский край, ___________________________________.
2.5. Труд работника по настоящему договору осуществляется в нормальных
условиях.
3. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА
3.1. Работник должен приступить к выполнению своих трудовых обязанностей с
_____________2012 г.
3.2. Настоящий договор заключен на неопределенный срок .
4. УСЛОВИЯ ОПЛАТЫ ТРУДА РАБОТНИКА
4.1. Размер должностного оклада Работника составляет __________ (_) рублей в
месяц.
4.2. Заработная плата работнику выплачивается путем выдачи наличных денежных
средств Работодателем.
4.3. Из заработной платы работника могут производится удержания в случаях,
предусмотренных законодательством Российской Федерации.
38
5. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА
5.1. Работник обязан:
5.1.1. Добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, включающие в себя:
техническую работу по изготовлению нотариальных документов, справок,
отчетов и других документов;
ведение делопроизводства;
работу с архивными документами;
вести переписку по вопросам деятельности нотариальной конторы.
5.1.2. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка .
5.1.3. Соблюдать трудовую дисциплину.
5.1.4. Выполнять нормы труда в случае их установления Работодателем.
5.1.5. Соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда.
5.1.6. Бережно относится к имуществу работодателя и других работников.
5.1.7. Строго хранить служебную тайну:
1. не разглашать сведения, составляющие служебную тайну, которые станут
известны по работе;
2. беспрекословно и аккуратно соблюдать, установленный порядок работы со
служебной информацией;
3. не использовать средства информационного обеспечения и служебную
информацию в неслужебных целях;
4. пресекать действия других лиц, которые могут привести к разглашению
служебной тайны;
5. в случае попытки посторонних лиц получить информацию служебного
характера немедленно сообщить об этом Работодателю;
6. обеспечивать надежное хранение и правильное использование полученных
для работы с информацией, сведений, составляющих служебную тайну,
документов, информации и магнитных носителей;
7. выполнять требования по защите служебной информации при обработке ее
на средствах вычислительной техники. Обо всех фактах и попытках
несанкционированного доступа к информации, случаях утечки и разрушения
информации немедленно информировать Работодателя;
8. исключить возможность ознакомления со служебной информацией других
лиц, в том числе и допущенных к таким работам, но не имеющим к ним
прямого отношения;
9. знакомить представителей сторонних организаций с информацией,
содержащей сведения, составляющие служебную тайну, только с
письменного разрешения нотариуса;
5.2. Работник имеет право на:
5.2.1. Предоставление ему работы, обусловленной настоящим Договором.
5.2.2. Своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии
со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной
работы.
5.2.3. Отдых, в том числе на оплачиваемый ежегодный отпуск, еженедельные
выходные дни, нерабочие праздничные дни.
5.2.4. Обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных
федеральными законами.
5.2.5. Иные права, установленные действующим законодательством Российской
Федерации.
5.2.6. На основании Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных
данных» п. 2 ст. 6 и п. 2 ст. 9, Работник дает свое согласие на обработку его
39
персональных данных, входящих в следующий перечень общедоступных сведений: ФИО,
паспортные данные, СНИЛС, ИНН, номер телефона, сведения о профессии, должности,
образовании, как ручным так и автоматизированным способом обработки для передачи в
органы местного самоуправления, государственные органы и организации в соответствии
с законодательством РФ.
6. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ
6.1. Работодатель обязан:
6.1.1. Соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные
нормативные акты, условия настоящего Договора.
6.1.2. Предоставлять работнику работу, обусловленную настоящим Договором.
6.1.3. Обеспечивать Работника оборудованием, технической документацией и иными
средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей.
6.1.4. Выплачивать в полном размере причитающуюся Работнику заработную плату
в сроки, установленные правилами внутреннего трудового распорядка.
6.1.5. Обеспечивать бытовые нужны Работника, связанные с исполнением им
трудовых обязанностей.
6.1.6. Осуществлять обязательное социальное страхование Работника в порядке,
установленном федеральными законами.
6.1.7. Исполнять иные обязанности, установленные действующим законодательством
Российской Федерации.
6.2. Работодатель имеет право:
6.2.1. Поощрять Работника за добросовестный эффективный труд.
6.2.2. Требовать от Работника исполнения трудовых обязанностей, бережного
отношения к имуществу Работодателя и других работников, соблюдения правил
внутреннего трудового распорядка.
6.2.3. Привлекать Работника к дисциплинарной и материальной ответственности в
порядке, установленной действующим законодательством Российской Федерации.
6.2.4. Принимать локальные нормативные акты.
6.2.5. Осуществлять иные права, предусмотренные действующим законодательством
РФ, локальными нормативными актами.
7. РЕЖИМ ТРУДА И ОТДЫХА
7.1. Режим труда и отдыха устанавливается в соответствии с графиком работы
нотариальной конторы и действующим законодательством. График работы Работника
может меняться в связи с производственной необходимостью Работодателя.
7.2. Продолжительность рабочей недели - пятидневная с двумя
выходными днями : суббота, воскресенье.
8. СОЦИАЛЬНОЕ СТРАХОВАНИЕ РАБОТНИКА
8.1. Работник подлежит социальному страхованию в порядке и на условиях,
установленных действующим законодательством.
9. ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ
9.1. На период действия настоящего Договора на Работника распространяются все
гарантии и компенсации, предусмотренные действующим законодательством РФ.
9.2. Выходное пособие в размере не менее двухнедельного среднего заработка
выплачивается Работнику при расторжении трудового договора по причине:
- несоответствия Работника занимаемой должности или выполняемой работе
вследствие состояния здоровья, препятствующего продолжению данной работы (подпункт
"а" пункта 3 статьи 81 ТК РФ);
- восстановления на работе работника, ранее выполнявшего эту работу (пункт 2
статьи 83 ТК РФ).
10. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
40
10.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения Работником своих
обязанностей, указанных в настоящем договоре, нарушения трудового законодательства,
Правил внутреннего трудового распорядка Работодателя, иных локальных нормативных
актов Работодателя, а также причинения Работодателю материального ущерба он несет
дисциплинарную, материальную и иную ответственность согласно действующему
законодательству РФ.
10.2. Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный
ущерб, непосредственно причиненный им Работодателю, так и за ущерб, возникший у
Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам.
11. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА
11.1. Настоящий договор вступает в силу со дня его официального подписания
Работником и Работодателем и действует до момента его прекращения по основаниям,
установленным законодательством.
11.2. Датой подписания настоящего договора является дата, указанная в начале
настоящего договора.
12. ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА
12. Основанием для прекращения настоящего трудового договора является:
12.1. Соглашение сторон (статья 78 ТК РФ);
12.2. Расторжение трудового договора по инициативе Работника, при этом Работник
обязан предупредить Работодателя не позднее чем за 2 недели (статья 80 ТК РФ);
12.3. Расторжение трудового договора по инициативе Работодателя (статья 81 ТК
РФ;
12.4. Отказ Работника от продолжения работы в связи с изменением существенных
условий трудового договора (статья 73 ТК РФ);
12.5. Обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 83 ТК РФ);
12.6. Иные основания, предусмотренные законодательством РФ.
12.7. Во всех случаях днем увольнения Работника является последний день его
работы.
13. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ
13.1. Условия настоящего трудового договора носят конфиденциальный характер и
разглашению не подлежат.
13.2. Условия настоящего трудового договора имеют обязательную юридическую
силу для сторон. Все изменения и дополнения к настоящему трудовому договору
оформляются двусторонним письменным соглашением.
13.3. Споры между сторонами, возникающие при исполнении трудового договора,
рассматриваются в порядке, установленном действующим законодательством РФ.
13.4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим трудовым договором,
стороны руководствуются законодательством РФ, регулирующим трудовые отношения.
13.5. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую
силу, один из которых хранится у Работодателя, а другой - у Работника.
14. ПОДПИСИ СТОРОН
Работодатель:
_________________________ , ___________ года рождения, паспорт
_____________, выдан ____________________________________ года, код подразделения
232-023,проживающая Краснодарский край, _____________________________.
Работник: _______________________, ________________ года рождения, паспорт
_______________, выдан _____________Краснодарского края ______________ года, код
41
подразделения 230-023, проживающая Краснодарский край,
__________________________________.
Подписи:
Работодатель________________________________________________________________
Работник____________________________________________________________________
42
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
Код
Форма по ОКУД
0301001
по ОКПО
(наименование организации)
Номер документа
Дата составления
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме работника на работу
Дата
Принять на работу
с
по
Табельный номер
43
(фамилия, имя, отчество)
в
(структурное подразделение)
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
(условия приема на работу, характер работы)
с тарифной ставкой (окладом)
руб.
коп.
руб.
коп.
(цифрами)
надбавкой
(цифрами)
44
с испытанием на срок
месяца(ев)
Основание:
Трудовой договор от “
”
20
г. №
Руководитель организации
(должность)
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
“
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
(личная подпись)
45
”
20
г.
04
46
№1
Код
Форма по ОКУД
0301019
по
ОКПО
(наименование организации)
Номер документа
Дата составления
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работникам
Предоставить отпуск:
Отпуск
вид
Фамилия, имя, отчество
1
Табельный
номер
2
Структурное
подразделение
3
Должность
(специальность,
профессия)
4
за период работы
ежегодный
основной
оплачиваемый
отпуск,
календарных
дней
ежегодный
дополнительный
оплачиваемый
отпуск, учебный, без
сохранения
заработной платы и
другие (указать),
календарных дней
с
по
5
6
7
8
47
дата
всего
календарных
дней
9
начала
10
С приказом
(распоряжением) работник
ознакомлен.
Личная
окончания подпись работника. Дата
11
12
Руководитель
(должность)
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
.
Унифицированная форма № Т-8
48
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.04 № 1
Код
Форма по
ОКУД
0301006
по
ОКПО
(наименование организации)
Номер
документа
Дата
составления
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
Прекратить действие трудового договора от “
”
20
г. №
уволить “
”
20
г.
,
(ненужное зачеркнуть)
49
Табельный
номер
(фамилия, имя, отчество)
(структурное подразделение)
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
(основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения))
Основание
(документ, номер,
дата):
(заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.)
50
Руководитель
организации
(должность)
(личная подпись)
С приказом (распоряжением) работник
ознакомлен
(расшифровка подписи)
“
(личная подпись)
51
”
20
г.
НО «Нотариальная палата Краснодарского края»
Форма по ОКУД
Нотариус
по ОКПО
График отпусков
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
нотариус
(должность)
Номер документа
“
08
”
января
Дата составления
На год
08.01.2013
2013
20 13
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
г.
ОТПУСК
Должность (специальность,
профессия)
по штатному расписанию
2
охранник
Фамилия, имя, отчество
3
Колесник Иван Иванович
Табельный
номер
4
дата
количество
календарных
дней
перенесение отпуска
запланированная
фактическая
основание
(документ)
дата предполагаемого
отпуска
5
6
7
8
9
28
с 15.07.2013 по
29.07.2013
с 15.11.2013
По 29.11.2013
52
Примечание
10
охранник
Марценюк Александр Кириллович
с
28
10.06.2013по
24.06.2013
с 16.01.2013по
31.12.2013
Руководитель кадровой службы
нотариус
(должность)
(личная подпись)
53
(расшифровка подписи)
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена Постановлением Госкомстата
России
от 05.01.2004 № 1
Форма по ОКУД
Нотариус Волкова Светлана Александровна
(наименование организации)
на период
Структурное подразделение
наименование
код
1
2
основное
2012
с " 01 "
Должность (специальность,
профессия), разряд, класс
(категория) квалификации
января
по ОКПО
Номер документа
Дата составления
3
30.12.2012
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
20 13
Итого
4
1
1
2
1
0,5
1
5
15000
15000
6000
20000
6000
15000
Надбавки, руб.
6
6,5
7
30 "
(должность)
(личная подпись)
Главный бухгалтер
(расшифровка подписи)
54
12
6,5
20 12
г. №
Всего в месяц, руб.
Примечан
((гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр.
е
4)
8
9
15000
15000
12000
20000
3000
15000
80000
Руководитель кадровой службы
(личная подпись)
УТВЕРЖДЕНО
Приказом организации от "
Штат в количестве
г.
Количество
Тарифная ставка
штатных единиц (оклад) и пр., руб.
3
Секретарь-делопроизводителшь
Секретарь-архивариус
Охранник
Помощник нотариуса
Уборщица
Инспектор по кадрам-секретарь
Код
0301017
Волкова С.А.
(расшифровка подписи)
10
55