инструкция участникам процедуры переговоров по закупке

ИНСТРУКЦИЯ УЧАСТНИКАМ ПРОЦЕДУРЫ ПЕРЕГОВОРОВ ПО
ЗАКУПКЕ УСЛУГИ ПО УБОРКЕ СЛУЖЕБНЫХ, ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ
ПОМЕЩЕНИЙ СТАНЦИИ БРЕСТ-ВОСТОЧНЫЙ
А. Введение.
1 . Цель проведения процедуры переговоров.
1.1. РУП "Брестское отделение Бел.ж.д.", именуемое в дальнейшем
Заказчик, планирует закупку услуги по уборке служебных, производственных
помещений станции Брест-Восточный в соответствии с объемом и перечнем
выполняемых работ по уборке помещений приведенных в приложении №1.
2. Правомочность участников процедуры
2.1. Настоящая инструкция участникам процедуры переговоров
распространяется на исполнителей, получивших задание на закупку, и
удовлетворяет требованиям конкурсного предложения.
2.2. Передача настоящего пакета документов, а также любой его части
сторонним организациям, без согласования с Заказчиком запрещена.
2.3. Возлагать на другие организации свои обязательства по заключению
и исполнению контракта, без согласования с Заказчиком запрещено.
3. Требования к участникам конкурса.
3.1.
К
участию
в
процедуре
переговоров
допускаются
производители услуг.
4. Стоимость участия в конкурсе.
4.1. Участник процедуры переговоров несет все расходы, связанные с
подготовкой и подачей своего предложения, а Заказчик, не отвечает и не несет
обязательств по этим расходам независимо от характера проведения и
результатов конкурса.
Б. Документы для проведения процедуры переговоров.
5. Содержание документов.
5.1. Перечень необходимых услуг, порядок проведения процедуры
переговоров и контрактные условия изложены в настоящей инструкции.
5.2. К рассмотрению будут приниматься предложения только при
условии оказания услуги в полном объеме.
5.3. Неполнота и несоответствие предлагаемой услуги согласно
указанных объемов и перечня выполняемых работ по уборке служебных,
производственных помещений станции Брест-Восточный, представляют собой
риск для участника и могут привести к отказу от его предложения по
формальным признакам.
6. Внесение поправок в конкурсные предложения.
6.1. До
12 часов 00 мин. 25.11.2013 г. Заказчик может внести
поправки в задание на закупку и в инструкцию участникам.
6.2.Все предполагаемые участники, получившие предложения по процедуре
переговоров, которые являются для этих участников обязательными, будут
уведомлены письменно о внесенной поправке.
6.3. Заказчик обязуется не позднее 2 дней, до окончательного срока
подачи предложений уведомить всех участников, запросивших конкурсную
документацию о внесенных в нее изменениях путем рассылки (факс,
электронный документ, почтовое отправление), позволяющей участнику
своевременно внести изменения в свои предложения.
6.4. Для того чтобы предоставить участникам достаточное количество
времени для учета внесенных поправок при подготовке своих конкурсных
предложений, Заказчик может по своему усмотрению отодвинуть
окончательную дату представления предложений.
В. Подготовка предложений.
7. Язык процедуры переговоров
7.1 Предложение, подготовленное участником процедуры, а также вся
корреспонденция и документация, связанные с этим предложением, которыми
обменялись участник процедуры переговоров и Заказчик, должны быть
написаны на русском или белорусском языках.
8. Документация, входящая в процедуру переговоров.
8.1. Предложения по процедуре переговоров, подготовленные
претендентом, должны содержать следующие компоненты:
(а) наименьшую цену, которая будет принята как окончательная;
(б) документальное подтверждение, подготовленное согласно пункту
12 и свидетельствующие о том, что участник имеет право на подачу
предложений и обладает квалификацией, необходимой для выполнения
контракта в случае принятия его предложения;
(в) документальное подтверждение, подготовленное в соответствии с
пунктом 13 и свидетельствующие о том, что услуга, которая должна быть
предоставлена участником, приемлема и соответствует документам процедуры
переговоров.
8.2. Все документы должны представляться участниками процедуры
переговоров в оригиналах согласно п. 16.1 настоящей инструкции.
9. Форма конкурентной процедуры: процедура переговоров.
9.1. Участник процедуры переговоров заполняет форму предложений,
включенную в процедуру переговоров, с указанием наименования работ,
количества, цен и прочих (приложение 2).
10. Условия оплаты и поставки.
10.1. При прочих равных условиях приоритет будет отдан предложению,
в котором предложен вариант оказания услуги имеющий наибольший срок
отсрочки платежа. Указанная Претендентом в предложении форма оплаты
«оплата по факту
поставки» должна содержать конкретное количество
банковских дней.
10.2. Участник процедуры закупки в обязательном порядке должен
указать в своем конкурсном предложении цену (стоимость) услуги с НДС за
месячный период, так и стоимость с НДС за годовой объем закупаемой услуги.
11. Цена и валюта предложений.
11.1 Цена и стоимость предложений указываются в рублях Республики
Беларусь.
2
12.
Документы, подтверждающие правомочность и квалификацию
участника.
12.1. В соответствии с пунктом 9 участник процедуры переговоров
представляет документы, подтверждающие правомерность его участия в
процедуре, а также его квалификацию, достаточную для выполнения договора,
в случае принятия его предложения.
12.2. Документальное подтверждение квалификации участника и его
способности выполнить договор в случае принятия его предложения должно
служить для Заказчика достаточной гарантией того, что:
(а) участник обязан документально подтвердить статус производителя.
(б) участник
обладает
финансовыми,
техническими
и
производственными возможностями, необходимыми для реализации договора;
12.3. Документами, подтверждающими экономическое и финансовое
положения претендента, являются:
12.3.1. документы, свидетельствующие о финансовом состоянии и
платежеспособности на дату подачи предложения, включая бухгалтерский
баланс (выписку из книги учета доходов и расходов - для участников,
применяющих упрощенную систему налогообложения) за предыдущий год, а
также на последнюю отчетную дату текущего года. Организации, находящиеся
в процессе санации, также представляют документ, устанавливающий срок ее
окончания, определенный в соответствии с законодательством;
12.3.2. справки налоговых органов об уплате соответствующих
налоговых платежей за календарный год, предшествующий дате подачи
предложения. (Один из документов).
12.4. Свидетельством технического потенциала претендента являются
следующие документы:
12.4.1.отзывы получателей услуг о качестве оказанных услуг по
договорам, заключенным за последние три года;
12.4.2.Сертификаты соответствия или Декларации о соответствии,
выданные уполномоченными государственными органами, подтверждающие
соответствие закупаемых услуг нормативным документам по стандартизации
(если услуга подлежит обязательной сертификации и декларированию) и
удостоверяющие факт отнесения предлагаемых услуг к услугам собственного
производства или происхождения услуг;
12.4.3. Свидетельства о Государственной регистрации предприятияпретендента;
- свидетельства о регистрации товарного знака претендента.
13. Документы, подтверждающие приемлемость товаров и услуг и их
соответствие документам:
13.1. Согласно пункту 9 участник должен представить в рамках своего
предложения документацию, подтверждающую приемлемость и соответствие
документам для всех услуг, которые участник запроса предлагает
реализовать в соответствии с договором, который будет заключен по
результатам закупки.
3
13.2. Участник должен предоставить заверенные копии документов,
перечисленные в п. 12.
14. Срок действия предложений.
14.1. Предложения процедуры переговоров должны оставаться в силе не
менее 90 дней после даты начала запроса предложений, указанной Заказчиком
в соответствии с пунктом 20. Предложение, имеющее более короткий срок
действия, может быть отклонено Заказчиком как не отвечающее условиям.
15. Оформление и визирование предложений.
15.1. Предложение
должно
быть
отпечатано
или
написано
несмываемыми чернилами и подписано участником или лицом (лицами),
имеющим (и) все полномочия возложить на участника обязательства по
контракту. Все страницы предложения, включая спецификацию, должны быть
завизированы лицом, подписывающим предложение или уполномоченными на
это. При несоблюдении данного требования Заказчик вправе не принимать
такое предложение.
Г. Подача предложений для участия в процедуре закупки.
16. Опечатывание и маркировка конвертов с предложениями.
16.1 Участники процедуры переговоров могут отправить свое
предложение в конверте. При вероятности не доставки конверта в срок
принимаются копии документов, преданные по электронной почте на адрес
vost_dsg@brestrw.by или факсом тел.8(0162)26 18 05. Претендент, признанный
победителем обязан предоставить оригиналы документов до заключения
договора.
16.2. Конверт должен:
(а) быть адресован Заказчику по следующему адресу: 224020, г. Брест,
ул. Скрипникова,112, РУП «Брестское отделение Бел.ж.д.» Станция
Брест-Восточный
(б) содержать:
- название: «процедура переговоров по закупке услуги по уборке
помещений»
- номер приглашения на участие в переговорах и слова: «НЕ
ВСКРЫВАТЬ ДО 10 ч. 00 мин 28.11.2013 г.»
16.3.На конверте указать название и адрес участника процедуры для того,
чтобы можно было вернуть предложение невскрытым, если оно поступит
позже указанного в приглашении срока.
16.4.Если конверт не опечатан и не помечен в соответствии с
требованиями пунктов 16.2 и 16.3, Заказчик не несет ответственности в случае
его потери, вскрытия раньше срока.
17. Окончательный срок подачи предложений.
17.1.Предложения должны быть получены Заказчиком по адресу,
указанному в пункте 16.2., не позднее чем в 8 ч. 00 мин. 28.11.2013 г., либо
доставлены к началу вскрытия конвертов по адресу указанному в пункте 20.1.
17.2.Заказчик может по своему усмотрению перенести окончательную
дату подачи предложений на более поздний срок, внеся поправки в
предложения в соответствии с пунктом 6.3., в этом случае срок действия всех
4
прав и обязанностей Заказчика и участников процедуры переговоров
продлевается с учетом измененной окончательной даты.
18. Предложения поступившие позже срока указанного в приглашении.
18.1. Все предложения, полученные после окончательной даты и времени
подачи предложений, указанной Заказчиком в соответствии с пунктом 17,
могут быть отклонены и возвращены участнику торгов невскрытыми, если это
не связано с причинами, произошедшими по вине Заказчика.
19. Изменения в ценовых предложениях и их отзыв.
19.1. Участник процедуры может изменить или отозвать свое
предложение после его подачи при условии, что Заказчик получит письменное
уведомление об изменениях или отзыве, до окончательного срока
представления предложений.
19.2. Уведомление участника об изменении или отзыве должно быть
подготовлено и отправлено не позднее даты подачи предложений.
Уведомление об отзыве может быть также направлено телеграммой с
последующим письменным подтверждением почтовым отправлением не
позднее окончательной даты подачи предложений.
19.3. После даты и времени окончательной подачи предложений
претендент может вносить в них изменения только по требованию Заказчика
для приведения ценовых предложений в соответствие с требованиями,
приведенными в документах, при этом не допускается изменение содержания
предложений.
19.4. Предложения нельзя отзывать в промежутке между окончательной
датой подачи предложений и датой истечения срока их действия, который
указан участником в заявлении Претендента.
Д. Вскрытие конкурсных документов процедуры переговоров и его
оценка.
20. Вскрытие документов Заказчиком,
20.1. Вскрытие конвертов с предложениями, рассмотрение факсовых
предложений и предложений, отправленных по электронной почте состоится в
10ч. 00 мин. 28.11.2013 г. по адресу г. Брест, Привокзальная площадь,1,
РУП «Брестское отделение Бел.ж.д.» каб.221.
20.2. При вскрытии конвертов и других документов с предложениями,
будут объявлены наименования участников, их юридические адреса, цены
предложений, и иная информация необходимая в соответствии с
нормативными актами для проведения данной процедуры.
21. Разъяснение предложений
21.1. Для оказания содействия в изучении, оценке и сопоставлении
предложений, Заказчик обязан не позднее 3-х дней до окончания срока подачи
предложений дать разъяснения участникам документации по закупкам.
Обращение за разъяснением и ответ на него должны подаваться в письменном
виде, при этом не должно производиться никаких попыток высказывать
пожелания или осуществлять иное вмешательство, затрагивающее интересы
как Заказчика, так и других участников процедуры.
5
22. Изучение предложений.
22.1. Заказчик изучает предложения на предмет:
(а) правильности (по форме) и полноты документов, представленных в
соответствии с требованиями настоящей Инструкции;
(б) достоверности представленных документов (наличие подписей
уполномоченных должностных лиц, легализация документов, исполненных за
рубежом, заверение копий);
(в) наличия ошибок, допущенных при вычислениях.
22.2. До проведения детальной оценки в соответствии с пунктом 24
Заказчик определяет, насколько каждое предложение отвечает условиям
проведения процедуры. Предложением, в достаточной мере отвечающим
конкурсным документам считается такое предложение, которое удовлетворяет
всем указанным условиям без существенных оговорок. Определение
Заказчиком степени соответствия каждого предложения этим требованиям
должно опираться на содержание самого предложения, без обращения к
внешним источникам.
22.3. Заказчик может не принимать во внимание мелкие погрешности,
несоответствия или ошибки, имеющие место в предложении, которые не
представляют собой существенного отклонения, при условии, что это не
повлияет на относительный рейтинг какого-либо участника запроса.
22.4. Заказчик может не принимать к рассмотрению предложение, если
участник, представивший предложение, не соответствует квалификационным
требованиям или не соглашается с исправлением какой-либо арифметической
ошибки и если представленное предложение признано не отвечающим
формальным критериям.
23.
Регламент
проведения
процедуры
переговоров.
23.1. В целях наиболее объективного и оперативного проведения данной
процедуры закупки участник направляет к моменту вскрытия конвертов (пункт
20.1.настоящей инструкции) уполномоченного на ведение переговоров
представителя. Полномочия представителя в обязательном порядке
подтверждаются доверенностью, в которой указывается право данного
представителя на участие в переговорах по изменению условий предложений.
23.2. В присутствии представителей вскрываются все поступившие на
данный момент предложения и озвучиваются наименование участников, их
юридический адрес и критерии, указанные в пункте 24.3., являющиеся
предметом переговоров. Иная информация может быть оглашена только по
усмотрению Заказчика.
23.3. После оглашения информации представителям участников
предоставляется время до 14 час.00 мин. 28.11.2013 года для принятия
решений, об изменении условий первоначально заявленного предложения.
23.4. По истечении указанного в пункте 23.3. времени представители
участников письменно фиксируют свои окончательные предложения, после
чего процедура переговоров считается завершенной и изменения в
предложения не принимаются.
23.5. Если участник процедуры переговоров не представил предложений
об изменении условий оказания услуг, в том числе о снижении цены,
6
комиссия рассматривает первоначально представленные им условия оказания
услуги. Аналогично как окончательные признаются предложения участников
приславших предложения, но не направившие своих представителей для
участия в переговорах.
24. Оценка и сопоставление предложений.
24.1. Заказчик произведет оценку и сопоставление предложений, которые
ранее были определены как отвечающие условиям проведения процедуры
закупки, в соответствии с пунктом 22 в белорусских рублях.
24.2. Сопоставление будет осуществляться с применением оценочных
факторов.
24.3. Основные критерии для определения победителя (баллы):
24.3.1. наименьшая цена - 8,0;
24.3.2. наличие специализированного оборудования, инструмента и
инвентаря – 2,0.
24.4. Решение
конкурсной
комиссии
принимается
открытым
голосованием и считается принятым, если за него проголосовало большинство
членов конкурсной комиссии, присутствующих на заседании. При равном
распределении голосов принимается решение, за которое проголосовал
председательствующий
на
заседании
конкурсной
комиссии.
25. Контакты с Заказчиком.
25.1. Любые попытки со стороны какого-либо участника повлиять на
решение Заказчика, связанные с оценкой и сопоставлением предложений или
присуждением договора, могут привести к отклонению предложений этого
участника.
25.2. Заказчик имеет право затребовать у любого из участников
дополнительную информацию, необходимую для сравнения предложений.
Ответы на запрос участники должны представить в письменном виде в
указанный Заказчиком срок.
Е. Присуждение контракта.
26. Последующий отбор участников процедуры переговоров.
26.1. Заказчик оставляет за собой право запрашивать любые
необходимые документы.
27. Критерии присуждения контракта.
27.1. Заказчик присудит контракт тому участнику процедуры, чье
предложение будет определено, как по существу отвечающее техническим
требованиям и являющееся наиболее приемлемым в соответствии с пунктами
23 и 25.
28. Право Заказчика принимать любое предложение, а также отклонять
любое или все предложения.
28.1. Заказчик оставляет за собой право принимать или отклонять любое
предложение, а также прекратить процедуры закупки и отказаться от всех
предложений в любое время до присуждения договора, не неся при этом
никакой ответственности перед участником или участниками, которым такое
действие могло нанести ущерб, а также не представлять объяснений причин
таких действий.
7
29. Уведомление о присуждении договора.
28.1. Заказчик в течение одного рабочего дня с момента принятия
(утверждения, согласования) решения о выборе поставщика направляет
участникам уведомление об этом.
30. Подписание договора.
30.1. Договор заключается сроком на 1 (один) год и считается
продленным на каждый последующий календарный год на тех же условиях,
если не последует письменного уведомления одной из сторон о желании его
расторгнуть.
30.2. В случае если выбранный поставщик отказался подписать договор,
либо не может его подписать в связи с тем, что в период проведения запроса
прекратил свою деятельность, оказался в процессе ликвидации,
разделения, выделения или был признан в установленном порядке
экономически несостоятельным (банкротом), комиссия вправе:
выбрать поставщиком (подрядчиком, исполнителем) участника,
предложение которого заняло второе место по результатам запроса, при
условии, что это предложение соответствует требованиям заказчика;
- рекомендовать руководителю (уполномоченному им заместителю)
заказчика применить к закупке повторный запрос.
31. Контактные телефоны: 8(0162)261631, факс 8(0162) 26 18 05,
Савостьянов Николай Александрович – главный инженер станции БрестВосточный РУП «Брестское отделение Бел.ж.д.», vost_dsg@brestrw.by
Первый заместитель начальника
РУП «Брестское отделение Бел.ж.д.»
И.В. Жерело
8
Приложение 1.
ОБЪЕМ И ПЕРЕЧЕНЬ ВЫПОЛНЯЕМЫХ РАБОТ ПО УБОРКЕ СЛУЖЕБНЫХ,
ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ПОМЕЩЕНИЙ СТАНЦИИ БРЕСТ-ВОСТОЧНЫЙ
1. Объем работ (наименование, количество) по уборке помещений
станции Брест-Восточный приведен в табл.1.
Таблица 1.
Наименование
Кол-во, кв.м.
1.1 Контора (г. Брест, ул. Скрипникова, 112)
1.1.1 Уборка служебных, производственных помещений (в
478,4
т.ч. коридоры, лестничные марши)
1.1.2 Уборка санитарных узлов
11,9
Всего по конторе
490,3
1.2 Пост ГАЦ (г. Брест, ул. Скрипникова, 120)
1.2.1 Уборка служебных, производственных помещений (в
897,6
т.ч. коридоры, лестничные марши)
1.2.2 Уборка санитарных узлов
16,6
Всего по посту ГАЦ
914,2
1.3 Контора передачи (г. Брест, ул. Дворникова, 67А)
1.3.1 Уборка служебных, производственных помещений (в
389,2
т.ч. коридоры, лестничные марши)
1.3.2 Уборка санитарных узлов
31,9
Всего по конторе передач
421,1
Итого:
1825,6
2. Перечень работ (объект работы, вид уборки, периодичность) по уборке
помещений станции Брест-Восточный приведен в табл.2.
№п/п
Объект работы
Вид уборки
1
1
2
3
1
Полы
2
Таблица 2.
Периодичность
выполнения работ
4
Удаление
пыли ежедневно
пылесосом
или
подметание влажным
веником
Влажная протирка
1 раз в неделю
Мытье
(кроме 1 раз в месяц
паркетных полов без
лакового покрытия)
3
4
9
2
3
4
5
Мебель и инвентарь
для
помещений:
стол (письменный, журнальный
и т.д.)
стул
шкаф (для верхней одежды и
т.д.)
книжная полка
сейф
стенд
вешалка-стойка
вентилятор
телефон
вентилятор
оргтехника (ЭВМ, дисплей,
процессор, принтер и др.)
настольная лампа
календарь настольный
подставка для бумаг
выключатели, электророзетки
пожарное оборудование (шкаф
пожарный, рукав,огнетушитель)
светильники (плафоны)
Окрашенные поверхности:
двери
оконные блоки с
подоконниками
оконные стекла
отопительные приборы
(радиаторы)
стены
потолок
Санитарный узел:
полы
Сухая протирка
Влажная протирка
Влажная протирка
Сухая протирка
Влажная протирка
Сухая протирка
Сухая протирка
Сухая протирка
Сухая протирка
Сухая протирка
Сухая протирка
Сухая протирка
Сухая протирка
Ежедневно
1 раз в неделю
1 раз в неделю
Ежедневно
1 раз в неделю
Ежедневно
Через день
1 раз в неделю
1 раз в неделю
1 раз в неделю
Ежедневно
1 раз в неделю
1 раз в неделю
Сухая протирка
Сухая протирка
Сухая протирка
Сухая протирка
Сухая протирка
Влажная протирка
Сухая (влажная)
протирка
Через день
Через день
Через день
1 раз в неделю
1 раз в месяц
4 раза в год
2 раза в год
Влажная протирка
Влажная протирка
4 раза в год
1 раз в неделю
Мытье
Влажная протирка
2 раза в год
4 раза в год
Влажная протирка
Сухая (влажная)
протирка
2 раза в год
2 раза в год
Влажная протирка
Мытье
Мытье
Мытье
Мытье
Влажная протирка
Ежедневно
1 раз в неделю
Ежедневно
Ежедневно
Ежедневно
Ежедневно
раковина
унитаз
писсуар
оборудование ( дозатор мыла,
держатель бумаги, туалетный
набор и т.п)
стены кафельные
Влажная протирка
Мытье
Малоценный инвентарь:
1 раз в неделю
4 раза в год
10
графин с подносом
стакан
пепельница
портрет, картина (репродукция)
урны, корзины
вазоны с цветами
зеркала
Мытье
Мытье
Мытье
Влажная протирка
Опорожнение
Протирание вазонов
Чистка
Протирка
Ежедневно
Ежедневно
Ежедневно
1 раз в месяц
Ежедневно
1 раз в месяц
1 раз в неделю
Ежедневно
Примечание:
1. Для поддержания чистоты в помещениях уборщиком выполняются следующие
виды уборки: сухое и влажное подметание и мытье полов, влажная протирка и мытье
стен, дверных блоков, подоконников и прочие работы, связанные с содержанием в
чистоте помещений.
2. Необходимые средства уборки и приспособления (веник, щетку, тряпку, ведро,
совок, моющие средства) в начале смены уборщик доставляет к месту работы и по
окончании уборки - к месту хранения.
3. Раствор из моющих средств приготавливается уборщиком. Вода и моющий
раствор периодически меняются.
4. При мытье пола мебель (кроме стационарно установленной) следует отодвинуть,
вымыть пол и поставить мебель на место.
5. Собранный во время уборки мусор уборщиком выносится на специально
отведенные места.
6. При уборке помещений могут применяться инструмент, инвентарь для ручной
уборки или специализированное оборудование.
11
Приложение 2
Форма
предложения по оказанию услуги по уборке служебных, производственных
помещений станции Брест-Восточный
(оформляется на фирменном бланке или на обычном листе; должно быть подписано лицом
полномочным подписывать договора и заверено гербовой печатью и должно содержать:)
1.Информация о цене услуги____________
2. Информацию о наличии специализированного оборудования, инструмента и
инвентаря __________ , документальное подтверждение
3. Форму расчетов: по факту оказания услуги с отсрочкой платежа _______
банковских дней.
4. Срок действия цены ______ календарных дней.
5. Описание услуги_________
6. Юридические и банковские реквизиты вашего предприятия
Предложение подписал:__________
должность
_________
подпись
________
ФИО
дата.
12