Методология распределения (перераспределения) затрат до

Методология распределения (перераспределения) затрат до закрытия
производственных счетов.
Для случаев, когда затраты, собранные на определенной аналитике (подразделении,
объекте) или виде деятельности (продукции), местах возникновения затрат - МВЗ
(начиная с версии 4.7.2), необходимо отнести на другие аналитики (МВЗ) до всего
закрытия производственного балансового счета (ПБС), предназначен пункт меню
“Распределение затрат” (Рис. 1). При этом формируются проводки с кредита аналитик
(МВЗ), где собирались затраты, на дебет других указанных аналитик (МВЗ).
Бывают также случаи, когда затраты нельзя сразу напрямую отнести на
определенную аналитику (подразделение, объект), вид деятельности (продукции) или
МВЗ, начиная с версии 4.7.2. Тогда затраты собираются по одной аналитике (МВЗ)
“котловым методом”, а затем перераспределяются на другие аналитики (МВЗ). Это можно
сделать в пункте меню “Перераспределение затрат” (Рис. 1). При этом формируются
проводки СТОРНО на дебет аналитик (МВЗ), где первоначально собирались затраты, а
затем формируются на дебет других указанных аналитик (МВЗ), кредитовая аналитика
проводок не меняется.
Распределения (перераспределения) затрат можно осуществлять внутри одного
ПБС между разными ШАУ и/или видами деятельности, а также между разными
аналитиками разных ПБС (между разными МВЗ, начиная с версии 4.7.2). Модуль
распределения (перераспределения) затрат, как и модуль закрытия ПБС, доступен из
пункта “Затраты, Баланс, Главная книга” головного меню BUXMAIN , далее
необходимо выбрать пункт меню “Закрытие производственных счетов”.
Рисунок 1
Для каждой аналитики (МВЗ), по которой необходимо распределить
(перераспределить) затраты, нужно заполнить таблицу из 2-х уровней. На первом уровне
таблицы указывается аналитика (МВЗ, начиная с версии 4.7.2), с которого необходимо
передать затраты, а на втором уровне
- аналитики, куда надо распределить
(перераспределить) затраты (Рис. 2). Если на 1-м уровне не указывается конкретное
значение поля (т.е. поле остается пустым), то собираются все проводки по заданному
уровню аналитики. При конкретном значении в этих полях, учитываются только
проводки, удовлетворяющие данному значению поля. По каждой строке закрытия
формируется один документ по заданному виду операции. В отличие от операции
закрытия ПБС, проводки по операциям распределения (перераспределения) формируются
по каждой строке аналитик, удовлетворяющим условиям маски на первом уровне
таблицы. Т.е. несмотря на то, что кредитовая сторона создаваемого документа берется из
первого уровня таблицы, где значения пустых полей аналитик заполняются нулями,
проводки формируются по каждой аналитике, удовлетворяющей заданной маске из
первого уровня таблицы. Значения пустых полей в кредитовой аналитике проводок
заполняются значениями соответствующих полей аналитик, по дебету которых есть
обороты (затраты) текущего периода. В отличие от настройки таблицы закрытия ПБС, не
надо задавать значения “-1” в полях аналитик, т.к. в модулях распределения
(перераспределения) затрат при пустом значении поля, просматриваются все
существующие значения данного уровня аналитики и формируются поэлементно по
каждой строке аналитики, удовлетворяющей заданной маске на первом уровне таблицы
Вид операции должен быть подготовлен заранее (Например, 9999401 – описание
формул проводок и налоговых сумм будет приведено далее). Бухгалтерские проводки и
налоговые суммы формируются согласно формулам проводок и налоговых сумм данной
операции. Данный вид операции распределяет (перераспределяет) затраты одновременно
и по бухгалтерскому учету и по налоговому учету.
Распределение (перераспределение) затрат можно производить в разрезе всех 5
уровней аналитик: 1-ШАУ1 (Подразделения), 2-ШАУ2 - (Шифры аналитического учета –
Объекты, скважины, бригады и т.д., и т.п.), 3-ШАУ3 -Элемент затрат (ЭлЗ), 4-ШАУ4
(Статья Затрат (СтЗ) до версии 4.7.2), 5-ШАУ5 - Вид продукции (деятельности).
Рисунок 2
Начиная с версии 4.7.2, на первом уровне существуют дополнительные
возможности настройки:
- признак “Сум” – “-Да” - признак заданной суммы, т.е. при CTRL-F8 сумма к
распределению (перераспределению) не рассчитывается по заданной аналитике (МВЗ).
Задается явно сумма по бухгалтерскому учету, сумма по налоговому учету берется
пропорционально.
- признак “Д-К” – признак как рассчитывать сумму к распределению (не
используется для перераспределений). По-умолчанию, рассчитывается сумма проводок по
дебету заданных аналитик (МВЗ). При значении “-Да” в этом поле сумма рассчитывается
сумма проводок по дебету минус сумма проводок по кредиту заданных аналитик (МВЗ).
Также начиная с версии 4.7.2, для облегчения создания строк закрытия на первом
уровне, существует возможность автоматического их создания на основании
кодификатора МВЗ по заданным БС и аналитикам.
Второй уровень таблицы (Рис. 2) закрытия является уровнем весовых
коэффициентов. На этом уровне указывается пропорционально каким значениям
распределяется (перераспределяется) сумма, указанная на первом уровне таблицы. До
версии 4.7.2 во всех 5 уровнях аналитик можно задавать конкретные значения. Если они
не указаны, то они заполняются значениями соответствующих полей первого уровня
таблицы. Начиная с версии 4.7.2 необходимо указывать конкретные коды МВЗ, поля
аналитик высвечиваются для контроля и они недоступны для редактирования при
непустом поле “МВЗ”. Если поле “МВЗ” не заполнено, то можно явно указать аналитики
для распределения (перераспределения).
Внимание! Если поле "Сумма" 2-м уровне пустая (нет значения и не равно 0), то
данная строка не обрабатывается (т.е. на эту строку не распределяются суммы). Это
сделано специально, чтоб можно было пропускать данные строки в обработке, не удаляя
их. Эти строки могут пригодиться в следующих периодах. Необходимо также учесть, что
значение 0 в поле “Сумма” воспринимается как 1. В приведенном на рисунке 2 примере,
затраты 1-го подразделения распределяются на 2-е и 3-е подразделения в соотношении
30% и 70% соответственно. Т.е. значения, заведенные в поле “Сумма”, трактуются как
коэффициенты пропорциональности для распределения (перераспределения) суммы,
рассчитанной на первом уровне.
Начиная с версии 4.7.2, суммы на 2-м уровне для распределения могут задаваться
явно с признаком “Калькуляция” или могут быть расчетными с признаком ”Расчет”.
Как рассчитывать суммы на 2-м уровне зависит от следующих признаков: ”Дебет”,
”Кредит”, ”Дебет-Кредит”. Признак ”Дебет” является признаком по-умолчанию и при
этом суммируются проводки по дебету заданных аналитик (МВЗ). При значении
”Кредит” суммируются проводки по кредиту заданных аналитик (МВЗ). А для ”ДебетКредит” сумма рассчитывается как сумма проводок по дебету минус сумма проводок по
кредиту заданных аналитик (МВЗ).
Суммы для перераспределения всегда задаются “вручную” с признаком
“Калькуляция” и не рассчитываются при расчете суммы на первом уровне. В качестве
весовых коэффициентов можно использовать разные данные, в зависимости
пропорционально чему надо распределять (перераспределять) затраты, например,
величина установленных мощностей по подразделениям для распределения затрат
электроцеха. Также в этом качестве можно использовать суммы материальных затрат,
затрат по заработной плате или общую сумму всех затрат по данной аналитике.
Распределять (перераспределять) затраты на первом уровне можно также
пропорционально сумме выручки по аналитикам, заданным на 2-м уровне.
По клавише F8 доступно меню для всех операций по распределению
(перераспределению) на первом и втором уровнях (Рис. 3,4). Сумма к распределению
(перераспределению) рассчитывается на первом уровне по сочетанию клавиш Ctrl+F8 или
Рисунок 3,4
из пункта меню. По-умолчанию, по бухучету - это сумма проводок по дебету заданной
аналитики, а для налогового учета – сумма принимаемых затрат по дебету в разрезе
прямых и косвенных затрат. Признак прямых и косвенных затрат берется из кодификатора
элементов затрат. По-умолчанию сумма к распределению рассчитывается по текущей
строке. Если необходимо рассчитать суммы одновременно по нескольким строкам, то эти
строки нужно пометить. Формирование документа проводится по текущей строке или
помеченным строкам из пункта меню по F8 или по сочетанию клавиш Alt-F8.
Сформированный документ можно просмотреть из пункта меню по F8 или по сочетанию
клавиш Ctrl-F2 (Рис. 4).
Рисунок 5
Для распределения и перераспределения можно завести один вид операции,
например, с кодом 9999401, так как формулы проводок и налоговых сумм одинаковы и
приведены ниже (Рис. 6). В формулах для полей аналитик можно задавать явные
значения. Значение “-1” означает, что данные по кредиту берутся из первого уровня
таблицы, а по дебету – из второго. Если на первом или втором уровне не указаны явные
значения полей аналитик, то при формировании проводок анализируются все значения
данного поля в существующих строках аналитик по заданной маске.
Перераспределение затрат отличается от распределения затрат способом
формирования проводок. При РАСПРЕДЕЛЕНИИ затрат проводки формируются
обычным способом с кредита аналитики, заданной на первом уровне на дебет аналитик,
заданных на втором уровне. Но в отличие от закрытия ПБС, где по каждой аналитике
формируется ОДНА проводка, при распределении затрат проводки формируются
поэлементно, т.е. по каждой аналитике, удовлетворяющим условиям маски, заданной на
первом уровне. Сформированная сумма проводок по БУ и НУ получается равным,
суммам, рассчитанным на первом уровне, т.е. сумма сформированных проводок по
кредиту равняется сумме проводок, накопившихся по дебету заданной маски аналитик.
При ПЕРЕРАСПРЕДЕЛЕНИИ затрат сначала сторнируются все дебетовые проводки по
маске аналитики, заданной на первом уровне, а затем формируются проводки по дебету
аналитик, заданных на втором уровне также поэлементно пропорционально весовым
коэффициентам. Тем самым перераспределение затрат не приводит к росту оборотов по
данной аналитике.
Рисунок 6
Распределение затрат обладает большей функциональностью. По-умолчанию
сумма к распределению рассчитывается как сумма проводок текущего периода по дебету
заданной маски аналитики по БУ и НУ. Иногда бывает необходимо распределять
ЗАДАННУЮ СУММУ или СУММУ ДЕБЕТ-КРЕДИТ по заданной маске аналитики. Для
этого предназначены ПРИЗНАКИ “Сум” и “Д-К” на первом уровне (Устанавливаются
нажатием пробела в режиме редактирования – Рис. 2). В первом случае бухгалтерская
сумма к распределению вводится “ручками”, налоговая сумма в разрезе прямых и
косвенных затрат рассчитывается по коэффициенту пропорциональности, равной
отношению заданной суммы к общей сумме затрат по дебету заданной маски аналитики.
Во втором случае суммы к распределению рассчитывается как разница сумм проводок по
дебету и кредиту заданной маски аналитики по БУ и НУ, как и в случае закрытия ПБС.
Вышеупомянутых 2 режима могут быть использованы для распределения затрат на
реализацию(9020 БС) и/или передачу затрат другим структурным подразделениям(79XX
БС), вместо отчета по закрытию реализацию, так как проводки в режиме
РАСПРЕДЕЛЕНИЯ (ПЕРЕРАСПРЕДЕЛЕНИЯ) формируются ПОЭЛЕМЕНТНО в отличие
от режима ЗАКРЫТИЯ ПБС.
Как уже было упомянуто выше, режим
ПЕРЕРАСПРЕДЕЛЕНИЯ выгоден тогда, когда затраты собираются по одной аналитике
“котловым методом”, а затем перераспределяются на другие аналитики. Также этот режим
полезен тогда, когда тогда затраты собираются по одной аналитике, а реализация ведется
по другой аналитике, где нет затрат.
Теоретически возможно, что по одному и тому ж БС затраты по одним аналитикам
могут быть перераспределены, по некоторым - распределены на другие аналитики, а затем
остатки закрыты в модуле закрытия. Также производственный балансовый счет может
быть полностью закрыт в режиме распределения.