Программа по комплексному развитию территории Ошской области Компонент мира и развития Фонд быстрого реагирования Руководство Содержание Введение ......................................................................................................................................... 2 Общие положения о Грантовом комитете Фонда быстрого реагирования…………………..2 Критерии отбора проектных предложений ................................................................................ 2 Процесс подготовки и отбора проектный предложений ........................................................... 3 Ответственность сторон ............................................................................................................... 4 Условия выплаты средств на реализацию проектных предложений ....................................... 5 Мониторинг, оценка и отчётность по проектам/грантам .......................................................... 5 1 Введение 1. Фонд быстрого реагирования (Фонд) создан в рамках проекта на средства Фонда миростроительства ООН «Повышение потенциала ОМСУ в сфере миростроительства» (далее Проект), позволяющий пилотным муниципалитетам (приложение №1 – пилотные муниципалитеты по Ошской и Жалал-Абадской областям) и другим местным участникам реагировать на возникающие конфликты (в том числе работы по созданию эффективной совместной социальной инфраструктуры, выявленных в ходе проведенного конфликт-анализа в пилотных муниципалитетах). Его функционирование планируется в качестве демонстрационного фонда, который покажет, что инвестирование небольших, но эффективных интервенций, может помочь в создании мостов между разделенными местными сообществами. 2. Данное руководство устанавливает правила подачи, отбора, финансирования и реализации проектов. 3. Все решения по присуждению грантов осуществляются Грантовым комитетом Фонда на конкурсной основе согласно критериям и требованиям на основе проектных предложений, полученных от заявителей. Общие положения о Грантовом комитете Фонда быстрого реагирования 1. Грантовый комитет Фонда (далее ГКФ) представляет собой орган, который дает оценку и рекомендует поступившие проектные предложения для дальнейшего финансирования со стороны Программы по комплексному развитию территории Ошской области (далее Программа). 2. ГКФ формируется с целью обеспечения открытости и прозрачности отбора и реализации проектных предложений. Окончательное решение по одобрению грантов принимается ГКФ. 3. ГКФ состоит из семи человек, рекомендуемых Руководством Программы и Проекта на основе критериев, разработанных и согласованных всеми партнёрами: представитель межрегионального отдела ГАМСУМО (1 человек), представитель Полномочного Представительства Правительства по Жалал-Абадской области (1 человек), представитель Полномочного Представительства Правительства по Ошской области (1 человек), представители ПРООН (2 человека, из них 1 –представитель Странового офиса и 1 человек – представитель Программы по комплексному развитию территории Ошской области), представители гражданского сектора (НПО/НКО) из Жалал-Абадской и Ошской областей - 2 чел.) 4. В качестве председателя выступает сотрудник Странового офиса ПРООН, который несет ответственность за бесперебойную работу ГКФ, качество и прозрачность процессов рассмотрения предложений и распределения ресурсов. Председатель ГКФ обладает решающим голосом при равных баллах. 5. Специалист Проекта будет выполнять всю техническую работу, включая сбор заявок, техническую проверку полноты подаваемых документов, проверку на наличие расхождений и ошибок в документах, делопроизводство, связь между заявителями и ГКФ. Критерии отбора проектных предложений 1. Проектные предложения должны быть направлены на снижение потенциального или существующего конфликта в пилотных муниципалитетах, продвижение процессов примирения и мирного сосуществования всего населения пилотных муниципалитетов, на улучшение процессов миростроительства, на построение доверия между сообществами и государственными структурами. 2. Проектные предложения, нацеленные исключительно на финансирование строительных работ, рассматриваться не будут. 3. Проектные предложения должны быть направлены на поддержку инициативы местного населения в вопросах повышения их потенциала по участию в процессах принятия управленческих решений, а также на улучшение уровня доверия населения к ОМСУ. 2 4. Проектные предложения должны быть конфликтно- и гендерно-чувствительными, учитывающие потребности женщин, детей и молодежи, и с учетом экологической безопасности. 5. Проектные предложения должны быть интегрированы в стратегический план развития пилотных муниципалитетов, иметь подтверждение о со-вкладе со стороны ОМСУ в рамках утверждённого годового бюджета. 6. Проектные предложения должны быть направлены на реализацию проблем только на территории пилотных муниципалитетов проекта и быть связанным с результатами конфликтанализа, разработанных для каждого целевого муниципалитета. 7. Срок реализации проекта не должен превышать 2 месяца с начала финансирования. 8. Запрашиваемая сумма не должна превышать 10,000 долларов США для каждого проектного предложения. 9. Вклад заявителя и его партнёров (в денежном, или натуральном виде) должен составлять не менее 20% от суммы запрашиваемого гранта. 10. Реализация и устойчивыми. результаты проекта должны быть институционально и финансово 11. Проектное предложение должно быть согласовано с сообществом и местными властями, иметь четкие разъяснения по поводу механизмов согласования с соответствующими сторонами приоритетов в вопросах улучшения процессов миростроительства и сотрудничества между конфликтующими группами, построения доверия между населением и власти. 12. Проектные предложения, имеющие в бюджете расходы по выплате финансовой поддержки сотрудникам органов местного самоуправления, государственных структур и рабочей группы по реализации проектного предложения (надбавки к оплате труда, гонорар) рассматриваться не будут. 13. Проектное предложение должно заполнить пробелы, но не дублировать усилия других участников по развитию 14. Только общинные организации, некоммерческие организации и органы МСУ могут подавать проектную заявку; 15. Проектное предложение должно соответствовать уставным целям и видам деятельности заявителя. Примечания: Проектные предложения не рецензируются и не возвращаются; Расходы, возникшие до перечисления гранта, не компенсируются. При необходимости могут быть затребованы дополнительные документы; Заявитель должен быть зарегистрирован и иметь банковский счёт; Заявитель не должен находиться в процессе ликвидации или реорганизации. Процесс подготовки и отбора проектных предложений 1. Программа объявляет через средства массовой информации и своих специалистов о начале конкурсных процедур Фонда по поддержке инициатив, направленных на поддержку процессов миростроительства и предотвращению потенциальных конфликтов 2. Заявитель должен заполнить Заявку на грант согласно прилагаемому образцу и приложить все необходимые документы. (Приложение №2) 3. Если проектное предложение готовится органами местного самоуправления и требует затрат из местного бюджета, то такое предложение со всей прилагаемой документацией должно быть рассмотрено и одобрено Айыльным Кенешем. Письмо поддержки от местного Айыльного Кенеша 3 должно быть приложено в заявке. К проектной заявке должно быть приложено гарантийное письмо от ОМСУ по со-вкладу и срокам реализации проектного предложения. 4. Специалист Программы в течение одной недели после окончания срока подачи заявок, проверяет предложения на полноту документов, отсутствие ошибок и неточностей. Все проектные предложения подаются в ГКФ для дальнейшего рассмотрения. 5. ГКФ рассматривает все проектные предложения и принимает окончательное решение о выделении грантов в срок, не позднее одного месяца после даты окончания приёма заявок. Заседание ГКФ оформляется Протоколом с указанием принятого решения по каждому проекту. 6. Специалист Программы обязан в письменной форме проинформировать каждого заявителя о решении ГКФ. 7. В отношении одобренных для финансирования проектных предложений между заявителем и ПРООН подписывается Договор о гранте. 8. Грантозаявитель должен принять участие в обучающем тренинге по процедурам финансовой и административной отчетности ПРООН. 9. Проекты, не прошедшие процесс отбора по причине недостаточности финансовых средств, но получившие предварительное одобрение, регистрируются в резервном списке проектов. В случае, когда какой-либо проект проходит процедуру отбора, но не может быть реализован по непредвиденным обстоятельствам, то в процедуру дальнейшего отбора включается проект из резервного списка. Проектное предложение может быть отклонено при условии, если: не соответствует одному из критериев отбора; проект решает интересы узкой группы людей или одного человека; ущемляет интересы и права других; проект прямо или косвенно отрицательно влияет на окружающую среду; ранее поддержанные и реализованные другими донорами. не соответствует законодательству Кыргызской Республики. Ответственность сторон 1. Грантополучатель обязан: Исполнить мероприятия своевременно в соответствии с Графиком запланированных работ (приложение к Договору о гранте (далее Меморандум)); Использовать выделенные средства на реализацию проекта по целевому назначению; Обеспечить взаимодействие с органами местного самоуправления и уполномоченными государственными структурами; Нести полную юридическую ответственность; Обеспечивать свободный доступ сотрудникам Программы к проектной документации (включая финансовые документы, отчёты и подтверждающие документы, касающиеся средств проекта) для всестороннего мониторинга реализации проекта; Принимать на себя риски, связанные с разрушением, утратой, кражей, преждевременным износом, повреждением, а также с браком товарно-материальных ценностей, независимо от возможности исправления нанесённого ущерба; Своевременно информировать сотрудников Программы о проблемах, возникающих в процессе реализации проекта; Нести организационную, правовую и финансовую ответственность за ведение бухгалтерского учета и подготовку финансовых отчётов, а также за предоставление государственной статистической отчётности. Проект вправе затребовать соответствующую бухгалтерскую, финансовую и статистическую отчётность от грантополучателя. 4 Нести ответственность за управление процессом реализации проекта, и обеспечение организационного, правового и финансового соответствия с законодательством Кыргызской Республики. Грантополучатель должен представить отчеты, основанные на результатах, достигнутых в согласованном формате с указанием всех действий, предпринятых во время выполнения задания. Отчеты должны быть представлены после фактического предоставления результатов, достигнутые в соответствии с графиком. Окончательный вариант доклада о проделанной работе должен быть на русском языке, в электронном и бумажном видах. Финансовая отчётность основывается на траншах, грантодатель обязан получить отчеты о расходовании средств и Акт о завершении работ в соответствии с требованиями настоящего руководства и законодательства Кыргызской Республики. Нести полную ответственность за качество товаров и материальных ценностей, закупленных на средства, выделенные Фондом. Технические спецификации и объёмы товарно-материальных ценностей согласовываются с ОМСУ. 2. Грантодатель несёт ответственность за: Своевременное финансирование проекта (согласно траншам, указанным в Меморандуме); Своевременное рассмотрение отчётов (финансовой и описательной части), подаваемых грантополучателями; Предоставление соответствующей помощи в процессе реализации проекта. Условия выплаты средств на реализацию проектных предложений 1. Средства на реализацию проектов выделяются на безвозмездной основе согласно Соглашению между Кыргызской Республикой и ПРООН, подписанному между Правительством Кыргызской Республики и ПРООН в Кыргызстане 14 сентября 1992г. 2. Основанием для выделения средств грантополучателю является Меморандум. 3. Средства перечисляются грантополучателю: Общественным организациям, органам МСУ, государственным учреждениям и их подразделениям - на специальный счёт через региональный отдел казначейства (по траншевому делению 70% - первый транш / 30% - второй транш). Некоммерческим организациям – на их банковские счета. 4. Операционные и накладные расходы (в сумме) не могут превышать 15% от общей стоимости проекта. 5. Расходы, понесенные до перечисления грантовых средств, не возмещаются. 6. Средства на реализацию проекта перечисляются траншами. Количество и размеры траншей определяются Программой по типу, составу и графику работ. Последний транш в размере 30% от стоимости проекта, выплачивается по предоставлению заключительного отчёта. 7. Каждый последующий транш предоставляется после подачи грантополучателем финансового и описательного отчёта по предыдущему траншу. Грантодатель имеет право приостановить выплату очередного транша в случае, если финансовый и описательный отчёты, предоставленные грантополучателем, не соответствуют требованиям грантодателя. 8. Грантополучатель осуществляет платежи поставщикам (за товары, работы и услуги) перечислением средств на их банковские счета в соответствии с финансовыми процедурами ПРООН. Денежный перевод на банковские счета поставщиков (за товары, работы и услуги) является предпочтением, даже при увеличении расходов в связи с банковскими услугами. При невозможности осуществления безналичных расчётов, грантополучатель может производить оплату наличными в размере, не превышающем 1000 сом, и только по письменному согласию менеджера Программы. Основание для финансирования. Решение о финансировании грантового проекта принимается по результатам заседания ГКФ в соответствии с которым между ПРООН и Грантополучателем составляется Меморандум, который является основным регулирующим документом. 5 Мониторинг, оценка и отчётность по проектам/грантам 1. ГКФ и ПРООН, участвующие в проекте, проводят регулярный мониторинг достижения целей и задач проектных предложений и реализации проектов на любой стадии реализации. 2. Грантополучатель предоставляет Программе заключительный финансовый и описательный отчеты в течение 60 дней по завершении проекта. 3. При проведении независимой внешней оценки ПРООН, любой из грантов может быть включён в процедуры по оценке. 4. Финансовый отчёт одобряется Менеджером Программы и лицами, принимающих участие в проекте. Выдержки из заключительного отчёта по выделенным грантовым средствам включаются как часть годового отчёта проекта. 5. Отчеты о ходе реализации проектов должны предоставляться на регулярной основе. 6. Исполнители проектов предоставляют ПРООН следующие отчеты: Описательные отчеты по завершению использования первых траншевых средств, для получения очередного транша на выполнение работ; по завершению реализации проекта; Акт о выполнении работы Финансовые отчеты по использованию грантовых средств по траншам (финансовый отчет) и по подтверждению вклада других участников проекта, если таковые имеются. 6