ПП-06. Процедура проведения предупреждающих действий

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ГОУ ВПО АГУ
СМК АГУ. ПП-06
ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ
ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ
ПОЛОЖЕНИЕ ПО ПРОЦЕДУРАМ
СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
АСТРАХАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО
УНИВЕРСИТЕТА
(СМК АГУ)
«Утверждаю»
Ректор _______________ А.П. Лунёв
«Согласовано»
Проректор по УКО ______________ А.М. Трещев
Астрахань – 2009
Положение по процедурам СМК АГУ.
Процедура проведения предупреждающих действий СМК АГУ. ПП-06
Редакция от 10.12.09
стр. 2 из 10
ПРЕДИСЛОВИЕ
1. РАЗРАБОТАНО представителем руководства по СМК АГУ.
2. ИЗДАНИЕ №_01.
3 ЭКЗЕМПЛЯРНЫЙ № _1_.
4. ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ № СМК АГУ. ПП-06
5. ПЕРИОДИЧЕСКАЯ ПРОВЕРКА проводится 1 раз в 12 месяцев.
6. ИЗМЕНЕНИЯ разрабатываются по результатам применения, аудитов, законодательных,
нормативных, структурных или других изменений в АГУ.
7. Внесен представителем руководства по СМК АГУ взамен СМК АГУ. ПП-06, редакция от
01.07.05.
Положение по процедурам СМК АГУ.
Процедура проведения предупреждающих действий СМК АГУ. ПП-06
Редакция от 10.12.09
стр. 3 из 10
ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ
1. Назначение процедуры
Цель Процедуры – определить действия в целях устранения причин несоответствий
для предупреждения их появления.
Настоящая процедура разработана для определения требований:
a) к установлению потенциальных несоответствий и их причин;
b) к оцениванию необходимости действий в целях предупреждения появления
несоответствий;
c) к определению и осуществлению необходимых действий;
d) к записям результатов предпринятых действий (4.2.4);
e) к анализу результативности предпринятых предупреждающих действий.
2. Область применения
Процедура распространяется на результаты внутренних аудитов СМК АГУ,
результаты анализа СМК АГУ и несоответствия, выявленные в повседневной деятельности.
Предупреждающие действия связаны с устранением причин потенциальных
несоответствий (которые еще не произошли, но могут в принципе произойти) для
предупреждения их появления.
Предупреждающие действия считаются эффективными, если они успешно
предотвращают ситуацию повторного возникновения аналогичного несоответствия.
3. Термины, определения, сокращения
В настоящей процедуре используются термины и определения, закрепленные в
следующих нормативных документах: ISO 9000:2005 «Системы менеджмента качества.
Основные положения и словарь», Законе Российской Федерации «Об образовании» (в
редакции Федерального закона от 13 января 1996 г. № 12-ФЗ), Федеральном законе от
22 августа 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»,
Уставе АГУ. В тексте настоящего «Руководства по качеству» термин «продукция» может
означать также «услугу».
Сокращения:
СМК – система менеджмента качества
МС – международный стандарт
ПР – представитель руководства по СМК АГУ
Положение по процедурам СМК АГУ.
Процедура проведения предупреждающих действий СМК АГУ. ПП-06
Редакция от 10.12.09
стр. 4 из 10
4. Осуществление процедуры
Схема процедуры
Установление потенциальных
несоответствий
Оценка необходимых действий с целью
предупреждения появления несоответствия
Определение и осуществление
необходимых действий
Анализ и проверка предпринятых
предупреждающих действий
Разработка мероприятий со сроками
устранения несоответствий
Записи (отметки) результатов
предпринятых действий
Регистрация/идентификация результатов
предпринятых действий
4.1. Входные данные
При разработке предупреждающих действий рассматриваются следующие источники
(входные данные):
 процессы предоставления образовательной услуги;
 результаты контроля, мониторинга и измерений в процессе производства услуги, в
т.ч. внутренних аудитов;
 протоколы, акты, отчеты проверок СМК АГУ, отзывы потребителей и персонала,
жалобы и претензии потребителей, результаты самооценки.
4.2. Этапы
Анализ входных данных руководителем процесса должен проводиться ежеквартально.
Факт проведения анализа оформляется протоколом.
По результатам анализа входных данных руководителем процесса намечаются
предупреждающие меры.
Разработка предупреждающих действий включает следующие этапы:
 установление потенциальных несоответствий;
 оценка необходимых действий с целью предупреждения появления несоответствия;
 определение и осуществление необходимых действий;
 разработка мероприятий со сроками устранения несоответствий;
 записи (отметки) результатов предпринятых действий;
 анализ предпринятых предупреждающих действий.
Выходными данными предупреждающих действий являются сведение риска
появления несоответствия и его причин к минимуму и отчетные документы по
разработанным и внедренным мероприятиям (Приложение 1).
4.3. Регистрация, идентификация
Отчетными документами, идентифицирующими предупреждающие действия,
являются Протокол анализа, бланки Потенциальных несоответствий и справка о выполнении
предупреждающих действий (в произвольной форме). Эти документы подписывает
руководитель процесса, в случае необходимости (при необходимости выделения
Положение по процедурам СМК АГУ.
Процедура проведения предупреждающих действий СМК АГУ. ПП-06
Редакция от 10.12.09
стр. 5 из 10
дополнительных ресурсов) согласуют проректоры по направлениям деятельности в
соответствии с характером несоответствия и утверждает ректор.
4.4. Проверки, контроль
Результаты анализа выполнения предупреждающих действий (Справка о выполнении
предупреждающих действий) по потенциальным несоответствиям рассматриваются при
проведении анализа СМК АГУ, предоставляются внутренним и внешним аудиторам СМК
АГУ в ходе проверок.
Проверка результативности выполнения намеченных предупреждающих действий по
несоответствиям, выявленным в ходе внутренних аудитов, производится:
 первичная – самим проверяемым (исполнителем);
 вторичная – аудитором внутренних проверок СМК АГУ.
Проверка предупреждающих действий по несоответствиям, выявленным в
повседневной деятельности, производится:
 первичная - самим проверяемым (исполнителем);
 вторичная – ПР.
5. Ответственность и полномочия
Ответственность за общую организацию, руководство, координацию выполнения
Процедуры проведения предупреждающих действий и контроль выполнения
предупреждающих действий возложена на руководителя процесса.
Проректоры по направлениям деятельности имеют все полномочия и несут всю
полноту ответственности за доведение информации о необходимости и разработке
предупреждающих действий до потребителя услуг, по контролю разработки, проведения и
анализу предупреждающих действий по процессам предоставления услуг, менеджмента
ресурсов, управления персоналом, по внутренним процессам управления.
Руководители процессов рассматривают вопросы о выполнении предупреждающих
действий в своих структурных подразделениях и фиксируют этот факт протоколами.
Требования к ресурсам
Необходимы следующие ресурсы для проведения предупреждающих действий:
 нормативные документы АГУ;
 подготовленный персонал в области управления качеством (аудиторы СМК АГУ);
 оборудование (компьютеры, средства связи, ксерокс, материалы для них);
 финансовые ресурсы на оплату расходов, связанных с предупреждающими и
корректирующими действиями, с управлением несоответствующей услугой.
Положение по процедурам СМК АГУ.
Процедура проведения предупреждающих действий СМК АГУ. ПП-06
Редакция от 10.12.09
стр. 6 из 10
Обобщенная структура управления предупреждающими действиями
Политика
Цели
Цель
предупреждающи
х действий
Сбор
информации
Входы
Планирование:
Pl
- обработка информации;
an
- анализ;
- решение (с учетом
приоритетов);
- план действий
Анализ
Ac
выполнения
t
плана
Do
Реализация
плана
Check
Оценивание
результативности
Процессы СМК университета
Оценивание
эффективности
(динамики)
Действия
Предупрежде
ние потерь
Положение по процедурам СМК АГУ.
Процедура проведения предупреждающих действий СМК АГУ. ПП-06
Редакция от 10.12.09
стр. 7 из 10
Приложение 1
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Астраханский государственный университет»
ПРОТОКОЛ
НЕСООТВЕТСТВИЯ
№___________
Лист:
Листов:
Подразделение:
Руководитель
группы аудиторов (ФИО):
Аудитор (ФИО):
Руководитель проверяемого подразделения
(владелец процесса) (ФИО):
Краткое описание несоответствия: <кратко сформулировать несоответствие, связанное с
невыполнением требования стандарта ISO 9001:2008 >
Аудитор:_____________
Вид
несоответствия (отметить галочкой)
Нужно ли предоставление новой
документации?
Нужен ли постаудит?
Значительное
«___» «_____________» 201___ г.
Незначительное
Замечание
Да
А
Да
Руководитель проверяемого подразделения:_____________ «___» «_____________» 201___ г.
Аудитор(ы)________________ Руководитель аудита ___________________
Корректирующие мероприятия, предусмотренные руководителем подразделения
(владельцем процесса):
Руководитель проверяемого подразделения:_____________ «___» «_____________» 201___ г.
Несоответствие / замечание:
Корректирующее мероприятие достаточно и проверено.
Реализация проверялась при представлении документации.
Реализация проверялась при постаудите.
________________________________
Дата и подпись руководителя аудита
Положение по процедурам СМК АГУ.
Процедура проведения предупреждающих действий СМК АГУ. ПП-06
Редакция от 10.12.09
стр. 8 из 10
Лист изменений
Номер изменения
Дата
Страницы
с изменениями
Перечень
откорректированных
пунктов
Положение по процедурам СМК АГУ.
Процедура проведения предупреждающих действий СМК АГУ. ПП-06
Редакция от 10.12.09
стр. 9 из 10
Лист периодических проверок
Должностное лицо,
проводившее
проверку: Ф.И.О.,
должность, подпись
Дата
Потребность в
корректировке
(да/нет)
Перечень пунктов, стр.,
разделов, требующих
изменений или дополнений
Положение по процедурам СМК АГУ.
Процедура проведения предупреждающих действий СМК АГУ. ПП-06
Редакция от 10.12.09
стр. 10 из 10
Лист ознакомления
Фамилия,
инициалы
Должность
Срок
ознакомления
Подпись
Дата ознакомления