Outsourcing – на латвийскую почву!

Outsourcing – на латвийскую почву!
Гинт Кожимяко, Руководитель отдела продаж SIA Balt Risk
www.balt-risk.lv
Outsourcing – что это такое?
Одна из основных проблем, с которой сталкивается сегодняшний руководитель,
- невозможность сконцентрировать усилия на выполнении стратегически
важных для успешной деятельности компании задач. Достаточно часто львиная
доля рабочего времени топ-менеджемента и подчиненных работников тратится
на обеспечение важных и необходимых, но тем не менее второстепенных
процессов. В результате недостаточно времени уделяется стратегически
важным сферам деятельности – продвижению товаров и услуг, повышению
качества, разработке инновационных продуктов. Выход один – виды
деятельности, которые не являются ключевыми, передавать на обслуживание
профессионалам. В экономически развитых странах, где тенденции
глобализации бизнеса выражены особенно явно и конкурировать приходится не
только с местными, но и зарубежными компаниями, вопрос эффективного
использования ресурсов стоит особенно остро. В результате появилось
решение, которое называется “outsourcing”. Этот термин означает, что все не
являющиеся ключевыми виды деятельности передаются на обслуживание
высококвалифицированному профессионалу на основе договора субподряда.
Учитывая тенденции и проблемы на латвийском рынке в связи с вступлением
ЕС и общим влиянием глобализации, мы решили рассказать нашим читателям о
том, как можно применить международный опыт в местных условиях.
Первый логически возникающий вопрос – какие именно виды деятельности
имеет смысл передавать на обслуживание подрядчику? Все зависит от того,
какие задачи компания или предприятие определяет как стратегические.
Стандартная схема классификации сфер деятельности может выглядеть
следующим образом:
Тип сферы
деятельности
Неключевые
виды
деятельности, не
оказывающие
критического
влияния на
деятельность
компании
Неключевые
виды
деятельности,
оказывающие
критическое
влияние на
результаты
Версия 0.1
Конкретные сферы
деятельности
Наем на работу временно
работающего персонала
Аренда\управление
собственностью
Уборка помещений и другие
вспомогательные функции
Возможность передачи на
подряд
Возможна передача на
внешнее обслуживание и
подряд
IT
Администрирование/управле
ние персоналом
Финансы и бухгалтерия
Администрирование
платежей
Охрана/служба безопасности
Возможна передача на
обслуживание и подряд
высококвалифицированному
и хорошо
зарекомендовавшему себя
на рынке подрядчику
1(4)
деятельности
компании
Ключевые виды
деятельности
Маркетинг
Формирование и
поддержание торговых
брендов
Исключительная
компетенция самой
компании
Результатом правильного выбора передаваемого на подряд вида деятельности и
квалифицированного подрядчика, являются стратегические и финансовые
преимущества, которые получает компания. К финансовым преимуществам, в
частности, относятся ускоренный приток денежных средств, лучший контроль
операционных издержек с их последующим снижением и дополнительные
доходы. Стратегические преимущества более разнообразны, среди них наиболее
интересны и важны следующие:





возможность более свободно распоряжаться своими внутренними ресурсами
и сконцентрировать все усилия на стратегически важных видах
деятельности;
более качественное и профессиональное выполнение сложных, требующих
специальных знаний и подготовки, задач;
доступ к ранее недоступным ресурсам, в том числе к передовым
«продвинутым» технологиям;
снижение уровня рисков, так как часть их переходит на компаниюподрядчика;
улучшение имиджа в глазах клиента и качественно новый уровень
отношений.
К общим результатам можно отнести снижение общего объема расходов,
повышение эффективности деятельности и улучшение своего положения по
отношению к конкурентам. Как было сказано выше, принцип outsourcing может
применяться для любого вида деятельности, на латвийском рынке это чаще
всего охрана, бухгалтерия, транспортные услуги. Мы хотим обратить внимание
читателя еще на один интересную возможность в сфере outsourcing –
администрирование дебиторских платежей.
Платежи дебиторов - комплексное решение проблемы
Ни для кого ни секрет, что проблема просроченных платежей является для
латвийских предпринимателей и менеджеров главной головной болью.
Достаточно часто случается, что недисциплинированность дебиторов приводит
не только к нехватке оборотных средств у поставщиков, но и к более серьезным
проблемам, таким, как неплатежеспособность и банкротство. Поставщики поразному решают данную проблему – как собственными силами, нанимая на
работу кредитных менеджеров и создавая отделы, так и при помощи
специализированных компаний. Каждый из подходов имеет свои преимущества
и недостатки, но конечный показатель правильности выбора только один –
уровень своевременно поступивших платежей. Даже если оплата поступила с
задержкой только на один день, это уже денежные потери для предприятия. Ни
один банк не предоставляет бесплатных кредитов даже на такой короткий срок
– деньги должны находится в обороте и способствовать получению
Версия 0.1
2(4)
собственных доходов, а не доходов клиента. Только в этом случае можно
говорить об эффективной работе менеджмента и предприятия в целом.
Однако, и с точки зрения психологии, и с точки зрения маркетинга работа с
дебиторами является одним из самых сложных и стрессовых видов
деятельности. Это обусловлено множеством причин, но основные две
следующие:
 боязнь поставщика потерять клиента – в результате он «идет на поводу» у
покупателя;
 нехватка на рынке профессиональных кадров, с необходимым уровнем
знаний и понимания процессов кредитного менеджмента.
Компании развитых стран, в частности в европейском регионе, сталкиваются с
аналогичными проблемами. И именно поэтому администрирование платежей
(payment administration) сегодня в топе услуг, отдаваемых на откуп
профессионалам. У них больше шансов обеспечить так называемый smooth cash
flow – бесперебойный поток денежных средств, и как следствие, обеспечить
крепкий тыл для деятельности компании, направленной на достижение в
первую очередь стратегических целей. Чем это обусловлено?
Главная черта профессионального подхода к администрированию платежей –
кредит находится в зоне постоянного контроля. Если взыскание долгов
начинается, когда факт задержки платежа уже констатирован и компания
поставщика уже терпит убытки в результате непоступления денег в оборот, то в
процессе администрирования работа с должником начинается с момента
заключения договора на поставку товара или услуги. Главное преимущество
заключается в том, что дебитор сразу становится частью профессионально
работающей системы. Она охватывает все периоды взаимодействия с дебитором
и для каждого периода предусмотрен свой набор действий и инструментов,
чтобы максимально уменьшать вероятность возникновения просроченных
платежей.
Технология администрирования
Идеальный процесс администрирования платежей мог бы выглядеть
следующим образом:
1. Перед заключением договора производится анализ информации о
потенциальном клиенте и на основе результатов анализа определяются
условия кредитования, согласно которым будет осуществляться поставка
(отсутствие или наличие кредита, суммы и сроки). Вышеуказанные условия
фиксируются письменно в контракте, который заключают между собой
стороны.
2. Следующая после заключения договора стадия – централизованное
автоматическое выставление счетов (так называемый billing), что позволяет
снизить затраты и ускорить приток денежных средств. Обычно этот процесс
предусматривает автоматическое поступление данных от поставщика в базу
данных системы адмнистрирования. Далее имеет место формирование счета,
его распечатка и отправка клиенту. Параллельно начинаются первые
действия по информированию клиентов об условиях сотрудничества и
предоставляемого кредита. На этом этапе также начинается сотрудничество
Версия 0.1
3(4)
между компанией, предоставляющей услугу администрирования, и отделом
компании клиента, отвечающего за качество обслуживания клиентов или
отделом CRM (управление отношений с клиентом). Требование
своевременной оплаты счетов необходимо балансировать с предоставлением
качественного обслуживания и оперативным рассмотрением претензий и
жалоб клиентов.
3. Следующий шаг – контроль за поступающими платежами и соблюдением
условий кредитования. На этой стадии фиксируется факт задержки платежа
и определяется стратегия взаимодействия с дебиторами, при этом
применяется принцип «оптимальный баланс между необходимостью
взыскать долг и схранить отношения с клиентом».
4. Стадия инкассо – на этом этапе последовательно применяются все
возможные методы цивилизованного взыскания долга – высылка писем напоминаний, телефонное инкассо, непосредственные переговоры с
должником. Система администрирования платежей обеспечивает более
высокую результативность взыскания, так как с должником работает третья
сторона, от имени которой также поступают претензии и высылаются
письма.
5. Полный цикл администрирования платежей включает также необходимые
подготовительные работы, в случае, если против компании дебитора
возбужден иск о признании ее неплатежеспособной, она находится в
процессе ликвидации или банкротства (рекомендация о необходимости
обращения к юристу, размещение заказа и мониторинг работы юристов).
Вся система строится таким образом, чтобы количество платежей, которые
необходимо взыскать на стадии 4, было сведено к минимуму.
Аргументы «за»
Практический опыт показывает, что если система администрирования платежей
применяется в полном объеме и соблюдаются все необходимые условия, объем
своевременно поступающих платежей может достигать 95% по отношению к
общей сумме выставленных счетов. Для сравнения среднестатический процент
своевременно поступающих платежей в латвийских компаниях составляет от 40
до 60%. Это еще один веский аргумент в пользу необходимости перенятия
мирового позитивного опыта.
И в заключение, информация к размышлению: cогласно данным американского
периодического издания “Journal of Accountancy” среднестатистический
уровень экономии средств при передаче какого-либо вида деятельности на
внешнее обслуживание составляет 20%. Очевидно, что у латвийских компаний
есть еще очень значительный резерв для повышения эффективности и
укрепления своих позиций. Какие виды деятельности в каком объеме
передавать на подряд, менеджеры будет решать исходя из потребностей
компании и ее возможностей. Мы, в свою очередь, надеемся, что наши читатели
обратят свое внимание на новые открывающиеся возможности и начнут их
использовать как на свое благо, так и для пользы всех участников нашего
рынка.
Версия 0.1
4(4)