Андрей Степанович Пирожник, канд. техн. наук, заместитель

Андрей Степанович Пирожник,
канд. техн. наук, заместитель генерального директора ООО «ИМПУЛЬС-ИВЦ» (Москва)
Управление закупками
В статье описывается процедура оценки поставщиков различной продукции и аутсорсинговых
услуг, приобретаемых компанией 000 «ИМПУЛЬС-ИВЦ»
на стороне, а также даются конкретные рекомендации по
выбору и переоценке поставщиков.
Процедура предназначена для обеспечения надлежащего систематического контроля качества закупаемых комплектующих и управления субподрядными (аутсорсинговыми) услугами, влияющими на соответствие конечной продукции требованиям
потребителя. Оценка поставщиков продукции и комплектующих Минимальными,
достаточными для сотрудничества, требованиями, предъявляемыми к поставщикам,
являются:
•
законопослушность;
•
добросовестное выполнение предыдущих обязательств;
•
максимальное присутствие продукции вендоров, продвигаемых организа-
•
выгодность предложения.
цией;
Для более детальной оценки поставщика учитывается следующая информация:
• наличие в договорах с поставщиками разделов по качеству поставляемой
продукции, включая ответственность поставщика за поставку продукции несоответствующего качества;
•
наличие и характер гарантийных обязательств поставщика, указанных в дого-
воре;
• наличие и частота отклонений поставляемой продукции от требуемого качества;
• наличие у поставщиков прав от производителей продукции на продажу определенных типов продукции и особого статуса в ее продвижении;
•
коммерческие разделы предложения;
•
юридические аспекты;
•
вопросы безопасности.
При приобретении товаров, под которыми понимается программное обеспечение
(ПО), необходимо, чтобы оно было лицензионным и поставлялось в упаковке фирмы-производителя.
При приобретении оборудования для автоматизированных систем необходимо
выполнение как минимум следующих требований:
• оборудование должно обслуживаться официальным сервисным центром в соответствии с гарантиями вендора;
• поставка оборудования должна осуществляться по официальным («белым»)
каналам;
•
поставщик должен предоставлять широкий ассортимент оборудования;
•
опыт работы поставщика (вендора) не менее трех лет.
Оценка поставщиков субподрядных услуг При передаче на аутсорсинг части
работ, предусмотренных договором, необходимо выполнение следующих минимальных
требований:
• привлекаемая в качестве субподрядчика организация должна иметь сертифицированных специалистов в требуемой предметной области;
•
опыт работы организаций не менее трех лет;
• исполнитель гражданско-правового договора должен соответствовать или
превосходить установленные требования к образованию, навыкам и опыту.
Выбор и переоценка поставщиков
Руководитель производственной комплектации подготавливает перечень возможных поставщиков для периодического анализа.
Анализ поставщиков осуществляется руководителем производственной комплектации совместно с владельцами процессов, компетентными в соответствующих
областях деятельности (главный инженер по системам, руководитель внутренней автоматизации — по компьютерным системам, руководитель разработки и внедрения — по
деловому ПО и т. д.), а также согласовывается с генеральным директором на основании
следующих критериев: надежность, опыт, срок поставки, цена, кредит, способ доставки,
наличие сертифицированной системы менеджмента качества (СМК), статистика отказов
оборудования.
Отдельно оцениваются поставщики компьютерных, телекоммуникационных, инженерных систем и ПО, образовательных, маркетинговых, дистанционных услуг, а также
основные печатные и электронные СМИ.
Поставщики оцениваются по критериям, затем подводится итог (табл. 1-5). Одобренным поставщиком является тот поставщик, у которого итоговая оценка выше 60
баллов.
Список одобренных поставщиков в обязательном порядке утверждается генеральным директором. Плановая периодичность проверки и пересмотра данного списка —
раз в год (в течение первого квартала).
Включение в список нового или исключение не удовлетворяющего требованиям
организации поставщика осуществляется при возникновении событий, изменяющих
значения критериев их оценки.
Предпочтение отдается поставщикам, которые:
•
получили высокую оценку;
• зарекомендовали себя как надежные поставщики при долговременном сотрудничестве;
• имеют СМК выпускаемой продукции, сертифицированную аккредитованным
независимым органом, который также имеет сертифицированную СМК.
В результате анализа формируются и утверждаются генеральным директором
списки одобренных поставщиков. В табл. 6 представлен фрагмент списка отобранных и
утвержденных поставщиков.
Закупка
Закупки производятся согласно списку одобренных поставщиков, занесенных в
информационную систему управления (ИСУ) в качестве контрагентов организации, чем
обеспечивается работа только с допущенными поставщиками.
Управление закупками осуществляет руководитель производственной комплектации в соответствии с документированной процедурой, которая поддерживается в
рабочем актуальном состоянии. Изменения в предусмотренные этой процедурой документы вносятся согласно Процедуре оборота нормативной документации. Обновление
документации при этом осуществляется в следующем порядке:
• документы СМК должны периодически (не реже одного раза в год) пересматриваться и при необходимости изменяться. Все измененные документы подлежат проверке, утверждению и вводу в обращение аналогично вновь созданным; • обновление
документации должно происходить либо на основании принятых решений в процессе
анализа со стороны руководства после обсуждения предъявленных предложений, либо
через процедуры корректирующих или предупреждающих действий.
Исправление стилистических и грамматических ошибок осуществляется без решения руководства и не считается обновлением. Решения о небольших изменениях
нормативных документов принимаются ответственным за качество.
Обязательными документами, в соответствии с которыми оформляется приобретение продукции у поставщика, являются: договор поставки, товарная накладная, формируемые ИСУ организации по контрагенту. Документы хранятся в электронном виде в
папке рабочих документов группы производственной комплектации или в действующей
базе данных ИСУ организации.
При покупке субподрядных услуг документы определяются в договоре субподряда.
Проверка закупленной продукции на комплектность и сохранность упаковки производится руководителем
производственной комплектации в момент получения или оприходования товара
на склад. Допускается прямая поставка продукции клиенту без ее проверки в случае
согласования с ним возможности замены бракованной продукции вендором.
Проверку работоспособности продукции осуществляет сотрудник, который производит ее установку клиенту.
В исключительных случаях, когда клиент отказывается от установки и производит
ее собственными силами, проверку продаваемой продукции на комплектность и сохранность производит ответственный сотрудник, производящий отгрузку товара клиенту.
Закупки продукции у поставщика, которому нет причин доверять, недопустимы.
Продукция, которая не соответствует установленным требованиям, должна храниться на складе в отдельной коробке или на отдельной полке, маркированной заметной
этикеткой «БРАК» или «НЕИСПРАВНЫЕ».
Правила устранения некомплектности, нарушения работоспособности производятся в соответствии с договорами поставки и законами РФ.
Контроль качества закупок
Контроль качества закупок проверяется в процессе аудита процедуры управления
закупками в соответствии с утвержденным планом аудитов. Результаты аудитов анализируются руководством.
Текущий надзор за деятельностью по обеспечению качества закупок осуществляют руководитель производственной комплектации и менеджеры по работе с клиентами.
В случае обнаружения нарушений установленных требований ответственные сотрудники обязаны довести данные факты до руководителя производственной комплектации, а также до ответственного по качеству для принятия корректирующих действий.
Руководитель производственной комплектации ведет статистику отказов и несоответствий, составляет рекомендации и отчеты по обратной связи от поставщиков для их
переоценки и влияния на них.
МЕТОДЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА♦, 1, 2009
Управление закупкаии и аутсорсинговыми услугами
Таблица
i
/jMf;.-t-.
p;
6
омер
п.п.
Н
Список одобренных поПоставщики
ставщиков на
Основной
1 RSI
2
Axoft
3
1С
4
лид
Бо-
5 Элект
ромонтаж
ТЕХНОЛОГИИ
Характеристика
Резервный
Ланит
Надежный поставщик, большая
часть продукции
имеется на складе,
Сетепредлагает наиболее
вая лаборапривлекательные
тория Ланит
цены
Х-Сот
Надежный по1С
ставщик, располагающий
широкимвенасОсновной
Диссортиментом
дор
трибуторы
1С
НаучШоп-С
Тинко
но-внедренческое
Б
предприятие, разрабатывающее и производящее
охран-поНадежный
Элекно-пожарные
комПреставщик, большая
тронприбор
плексы.
Основное
стиж-Электр
часть продукции
оборудование
часто оматериалы
Услуги
оказыУрсу С
имеется
на складе
отсутствует,
сбои
ви
ваются оперативно
Услуги оказыLanho
поставках
качественно
ваются оперативно и st
качественно
6 Восток-Серви
7 AESP
с-Спецкомп
Inc
лект
8
дителем производственной комплектации в момент получения или оприходования товара на склад. Допускается
прямая поставка продукции клиенту без ее
проверки в случае согласования с ним
возможности замены бракованной продукции вендором.
Проверку работоспособности продукции осуществляет сотрудник, который
производит ее установку клиенту.
В исключительных случаях, когда
клиент отказывается от установки и производит ее собственными силами, проверку продаваемой продукции на комплектность и сохранность производит ответственный сотрудник, производящий
отгрузку товара клиенту. Закупки продукции у поставщика, которому нет причин
доверять, недопустимы.
год (фрагмент)
Вид оборудования (услуг)
Возм
ожные
Мониторы,
IBS
принтеры,
мноPlatformix,
Велес-Дата гофункциональные
устройства, сканеры,
Персональные
копиры,
ноутбуки, искомпьютеры,
серверы
точники бесперебойного питания, расходные материалы
Программное
обеспечение общего
Парт назначения
Деловое ПО
неры 1С,
обладаюСистемы конщие соответствую- троля и управления
доступом, охранщим стано-пожарные системы,
тусом
Элсв кабельЭлектрическое
но-проводниковая
ик
оборудование
продукция
Спецодежда
Обучение и
сертификация по
структурированным
кабельным
системам
Продукция, которая
не соответAESP
и
AMP
ствует установленным требованиям,
П
радолжна храниться на складе в отдельной вила
коробке или на отдельной полке, маркиустра
рованной заметной этикеткой «БРАК» или нения
«НЕИСПРАВНЫЕ».
некомплект
ности,
нару
шения
работоспособности
производятся
в соответствии с договорами поставки и
законами РФ.
Контроль качества закупок
Контроль качества закупок проверяется в процессе аудита процедуры
управления закупками в соответствии с
утвержденным планом аудитов. Результаты аудитов анализируются руководством.
Текущий надзор за деятельностью по
обеспечению качества закупок осуществляют
руководитель производственной комплектации и менеджеры по работе с клиентами.
В случае обнаружения нарушений
установленных требований ответственные
сотрудники обязаны довести данные
факты до руководителя производственной
комплектации, а также до ответственного
по качеству для принятия корректирующих
действий.
Руководитель производственной
комплектации ве
дет статистику отказов и несоответствий,
составляет
рекомендации и отчеты по обратной связи
от постав
щиков для их переоценки и влияния на
них.