как учитывать расходы на проживание иногородних

РУБРИКА: спорные вопросы по налогу на прибыль
Сентябрь 2009г.
КАК УЧИТЫВАТЬ РАСХОДЫ НА ПРОЖИВАНИЕ ИНОГОРОДНИХ
ПРОВЕРЯЮЩИХ ?
СИТУАЦИЯ:
Нам часто задают вопросы: может ли организация списать на свои расходы компенсацию
стоимости проезда, проживания и т.п. командировочные расходы чужих сотрудников,
например, приехавших для выполнения работ по какому-нибудь договору или производящих
какую-нибудь проверку в нашей организации? Можно ли оформить данные расходы как
обычную командировку? Все ли командировочные расходы в данном случае можно принять для
целей налогообложения?
Эти и другие вопросы, связанные с документальным оформлением и отражением в учете
данных операций, возникают у наших клиентов, вынужденных за свой счет принимать
представителей других (иногородних) организаций.
РАЗБОР:
1. Командировочные расходы.
В соответствии с пп.12) п.1 статьи 264 НК РФ, к прочим расходам, связанным с
производством и (или) реализацией, относятся следующие расходы налогоплательщика:
«проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы
работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением
расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов
за пользование рекреационно-оздоровительными объектами)».
А это значит, что у юридического лица к расходам на командировки могут быть отнесены
только командировочные расходы, произведенные работниками данной организации.
Итак, в состав командировочных расходов нельзя отнести расходы, связанные с приемом
представителей других (иногородних) организаций.
Но ведь организации фактически оплачивают такие расходы, более того, оплата
Заказчиком стоимости проезда и проживания представителей Исполнителя может являться
условием договора, заключенного между Исполнителем и Заказчиком. Как же быть?
2. Расходы по договору.
Условиями заключенного договора на проведение работ (оказание услуг) может быть
предусмотрена обязанность Заказчика оплатить какие-то дополнительные расходы
Исполнителя, в т.ч. и расходы на проезд сотрудников Исполнителя к месту осуществления
работ (оказания услуг), а также расходы на проживание этих сотрудников по месту
осуществления работ (оказания услуг). Но в данном случае, несмотря на то, что Заказчик обязан
данные расходы компенсировать, это командировочные расходы Исполнителя, а не Заказчика.
Исполнитель обязан включить такие расходы в состав своих командировочных расходов, а
затем, если это предусмотрено условиями соответствующего договора, предъявить сумму таких
расходов Заказчику.
3. Документальное оформление.
Предъявить расходы Исполнитель может множеством способов: либо в форме акта, либо в
форме отчета, либо в форме дополнительного соглашения, либо просто в форме письма –
уведомления и т.п. – форму предъявления расходов можно согласовать при подписании
договора. В любом случае, предъявляя Заказчику свои расходы, Исполнитель обязан указать
сумму таких расходов, основание предъявления (пункт договора), при необходимости –
расшифровку расходов, а также обязан приложить копии первичных документов,
подтверждающих произведенные расходы.
В данном случае такие расходы будут отнесены Заказчиком в состав той же статьи
расходов, к которой отнесены суммы основной оплаты по данному договору.
Правомерность учета подобных расходов для целей налогообложения прибыли
подтверждена судебной практикой (Постановление ФАС СЗО от 01.10.2007г. № А05-5368/200626).
Исполнитель:
Гомзиков Игорь / (342) 252 38 93, 252 05 67