Принципы создания программ обучения персонала

Для Журнала КОРПОРАТИВНЫЕ УНИВЕРСИТЕТЫ
АВТОР: Данил Динцис, НОУ «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана.
Принципы создания программ обучения персонала (на примере
обучения в режиме вебинара)
В статье рассматривается использование новой технологии он-лайн обучения – вебинаров.
Автором рассмотрены основные достоинства данного метода. Описаны особенности и
требования, предъявляемые при организации вебинаров к методике проведения обучения,
дополнительным навыкам преподавателей, инструкторов и вспомогательного персонала.
Повышение квалификации персонала компаний о зачастую подвержено
здоровому консерватизму. Если процесс налажен, то вряд ли компании станут
вкладывать средства в технологические новинки в области профессиональной
подготовки кадров. Обычно технологии подкрепляют организационные
инициативы. Внедрение новинок ради самих новинок давно уже признано
малоэффективным различными гуру и методиками от менеджмента. И, тем не
менее, случаются такие технологические прорывы, которые удачно совпадают с
действительными нуждами потребителей. В качестве такого примера можно
рассмотреть возрастающую потребность в обучении персонала крупных
территориально распределенных компаний и новые технологии коммуникаций,
позволяющие проводить различные формы он-лайн обучения.
За последние годы много сказано про электронные курсы, закрепление лучшего
опыта компаний, извлечение и фиксирование неформализованных знаний и
опыта сотрудников. Безусловно, эти подходы весьма полезны и заслуживают
всестороннего рассмотрения и дальнейшего развития.
В рамках предлагаемой вашему вниманию статьи мне бы хотелось остановиться
на таком пока сравнительно менее изученном методически, но весьма
набирающем популярность, способе организации корпоративного обучения и
повышения квалификации как он-лайн тренинги – вебинары.
Какие же достоинства у этого метода. Пожалуй, первым я бы назвал широкую
распространенность различных средств быстрого общения через Интернет: skype,
icq, live и многие другие. Конечно, эти программы не приспособлены
непосредственно для проведения обучения, но благодаря им сформировался
большой пласт людей, готовых использовать современные средства
коммуникации.
Вторым существенным достоинством вебинаров я бы назвал разнообразие форм
его применения. Это и обмен опытом внутри коллектива. Проведение мастерклассов, технологических инструктажей для территориально распределенных
подразделений.
В-третьих,
это
существенно
более
дешевый
способ
проведения
специализированных тренингов с привлечением внешних учебных организаций:
ВУЗов, учреждений специализированного и дополнительного образования.
Подобный подход существенно снижает текущие затраты на отвлечение
персонала от основной работы, командировочные расходы. Дополнительным
плюсом является возможность обмена опытом между сотрудниками различных
территориально распределенных подразделений, да и просто знакомство,
установление личностного взаимопонимания и сотрудничества. Кроме того, по
(495) 940 6974 доб. 14
[email protected]
www.corporate-education.ru
завершении тренинга остается его запись, которая может быть использована для
обучения нового персонала или в качестве текущего справочного материала.
Рисунок №1: Схема организации корпоративного тренинга в геораспределенной компании.
Однако проведение тренингов персонала в режиме вебинара формирует целый
ряд требований к его организаторам: менеджерам по персоналу, техническим
специалистам и, конечно, методистам и преподавателям.
Начнем с основных методических положений:
1. Общение с аудиторией должно быть активным. Нужно задавать вопросы,
делать опросы, обсуждения, споры. Причем можно и чатом и голосовое
общение. Категорически недопустимы лекции.
2. Методический материал должен также быть динамичным. Это могут быть и
видеоролики, анимация. Но можно использовать и обычные презентации,
документы, главное, преподаватель должен подготовить их таким образом,
чтобы в процессе обучения они динамично сменяли друг друга, привлекали
внимание аудитории, не давали «заснуть».
3. Возрастает роль технического персонала. Если при проведении
инструктажа/обучения исключительно очным методом, в классе, их
обязанности сводятся к настройке соответствующих технических средств,
то при организации смешанного обучения (часть сотрудников обучается
очно в классе, а часть дистанционно в режиме вебинара) добавляется ряд
важных обязанностей.
Одной из основных задач, которую приходится решать преподавателю,
становится объединение группы обучаемых, часть из которых может
присутствовать непосредственно в классе, а другая часть – виртуально.
Необходимо создать эффект общего дела, нацеленность на общий результат –
успешное обучение и повышение своей квалификации. В том числе через
обмен опытом с преподавателем и друг с другом. Решение этой задачи
осуществляется на протяжении всего курса. Однако, начинать необходимо
именно с нее. Первым шагом всегда является представление каждого
участника тренинга, в том числе и тех, кто присутствует «виртуально». Каждый
из участников представляется, обязательно рассказывает о своем опыте по
(495) 940 6974 доб. 14
[email protected]
www.corporate-education.ru
тематике обучения. Тем самым создается взаимный интерес, и закладываются
основы доверия между слушателями и тренером (инструктором).
Обязательно необходимо подключать виртуальных слушателей к дискуссиям.
Предоставлять им слово, и даже настаивать, чтобы они высказали свое
мнение по обсуждаемому кейсу. Если слушатель, занимающийся по вебинару,
обратился в чате, то имеет смысл явно обратить внимание на его вопрос или
высказанное мнение.
Важно отметить, что эти рекомендации полезны далеко не только для
привлечения и удержания внимания виртуальных слушателей. Они производят
отличное впечатление и на тех, кто занимается в классе. Поскольку
преподаватель практически не может использовать обычную доску, на
подобных занятиях ему также необходимо решить вопрос, как же переключать
внимание слушателей, как отвлечь их от экрана проектора. Как раз в этом
отлично помогает переключение внимания на колонки, на дискуссию с
коллегой издалека. Обычно слушателям интересно пообщаться с коллегами из
других регионов, и они используют эту возможность даже в перерывах.
Нередко у меня во время кофе-брейка просят разрешения взять микрофон и
продолжить дискуссию с коллегой на какую-то «зацепившую» тему.
В ряде ситуаций можно использовать эффект «удаленного участника» для
более точного моделирования производственной ситуации или бизнес-кейса.
Недавно на курсе по управлению ИТ инфраструктурой (ITIL - IT Service
Management) виртуальный слушатель во время ролевой игры выступал в
качестве привередливого пользователя, который обращается в службу
технической поддержки. Будучи профессионалом в своей области, он очень
реалистично сымитировал ряд типичных ситуаций, которые возникают при
обращении пользователей в службу технической поддержки по телефону. В
результате мы совместно со всей группой смогли обсудить различные
варианты реагирования, состав инструкций, которые должны быть
разработаны для операторов первой линии поддержки. Довольны остались
все: и люди в классе, и те, кто присутствовал виртуально.
Как мы уже сказали выше, дискуссии и обсуждения должны быть
неотъемлемой частью обучения. Но представим себе, что в обсуждении
принимают участие сразу несколько участников, в том числе присутствующих
виртуально. Вряд ли это будет чем-то, кроме просто шумового эффекта.
Тренер (и его помощник, если такой есть) должен обязательно отслеживать
активность, которую хочет проявить слушатель в режиме вебинара. Например,
когда говорит преподаватель или другой слушатель, звук у других слушателей
вебинара лучше вывести на минимум (но не выключать!). Это связано с тем,
что виртуально присутствующий слушатель не может полноценно видеть, что
происходит в классе, и может вмешаться в разговор в неподходящее время.
Чтобы попросить слово виртуальный слушатель должен использовать
предоставляемые технические средства, например, кнопка «Поднять руку». С
другой стороны, если такой слушатель длительное время не проявляет
активности, преподаватель должен обратиться к нему с вопросом, предложить
высказать свое мнение.
Опытные преподаватели в нашем Центре уже научились даже «ловить»
эмоции слушателей вебинаров. Удовлетворенность от получаемых знаний
можно отследить по тому, насколько активно слушатель участвует в дискуссии,
как формулирует вопросы в чате. Свою роль в этом может сыграть и
соответствующее программное обеспечение. Многие специализированные
(495) 940 6974 доб. 14
[email protected]
www.corporate-education.ru
программные и программно-аппаратные комплексы позволяют проводить
мониторинг «внимательности» слушателя, занимающегося удаленно. Конечно,
это не буквальный контроль внимания. Но, тем не менее, если слушатель
открывает другое приложение на своем компьютере поверх окна трансляции
занятия, это означает, что он отвлекся. Мы обычно рекомендуем, чтобы
преподаватель время от времени обращал внимание на индикатор
«внимательности» слушателей вебинара. И если кто-то периодически или на
длительное время отвлекается, стоит задать ему вопрос, привлечь к
обсуждению. Если подобная невнимательность повторяется, то преподаватель
должен пообщаться со слушателем в перерыве, попробовать выяснить,
насколько усвоен материал. И наконец, при необходимости можно уведомить
HR менеджера, отвечающего за работу с подразделением. Подобная
невнимательность может также служить признаком недобросовестного
отношения или отсутствия интереса к работе.
И наконец, несколько слов о последующем использовании полученных в ходе
занятий записей. Проведение записей является обязательным компонентом
проведения обучения. Вследствие существующей вероятности временного
нарушения канала связи запись обеспечивает накопление информации для
слушателей даже в такие моменты.
Однако для корпоративных тренингов более важными являются другие
предоставляемые записями возможности. Основной можно назвать
накопление и сохранение знаний и опыта внутри компании. И гораздо более
дешевое их обновление. Представим, что уволился сотрудник, проведена
формальная передача дел. Как новичку быстрее войти в курс дела? Институт
наставничества, безусловно, очень хорош. Но в нашем динамичном мире не
всегда есть время на неспешное обучение под руководством опытного
сотрудника. Да и стоимость рабочего времени такого наставника может быть
весьма велика. Здесь и выручают записи тренингов – вебинаров. В нашем
Центре «Специалист» мы уже более года активно используем такие наработки
не только для внешних клиентов, но и для организации внутренних рабочих
процессов. Например, для новых преподавателей обязательным является
изучение записей вебинаров более опытных коллег. Так они гораздо быстрее
могут вникнуть в особенности нашего рабочего процесса, ознакомиться с
методикой преподавания. Подобный подход применяется не только для
преподавательского состава, но и, например, для бухгалтеров и экономистов,
для которых записаны соответствующие подкасты по бухгалтерии, работе в 1С
и Excel.
Еще одним выгодным способом использования записей вебинаров может
стать
методический
анализ,
как
обучения,
так
и
собственного
производственного процесса. Наличие записи позволяет посмотреть на
бизнес-процесс как бы «со стороны», причем вовлечь в обсуждение многих
сотрудников. Более того, эти специалисты могут просмотреть запись и
проанализировать ее в удобное время. В результате, сэкономив совокупное
рабочее время, можно получить разносторонний анализ той или иной
ситуации.
Таким образом, мы можем говорить о разнообразном использовании
сравнительно нового способа распространения корпоративных знаний –
занятий в режиме вебинара. Однозначно можно сказать, появился отличный
новый инструмент для распространения корпоративных знаний, инструктажа
сотрудников и повышения их квалификации. Не являясь панацеей, вебинары
(495) 940 6974 доб. 14
[email protected]
www.corporate-education.ru
уже занимают значимое место в профессиональном образовании и
переподготовке. По оценке нашего Центра, если в этом году доля вебинаров
составляет около 3%, то уже в будущем она должна вырасти до 10%.
(495) 940 6974 доб. 14
[email protected]
www.corporate-education.ru