DOC, 97 Кб - Высшая школа экономики

УТВЕРЖДЕН
приказом ГУ-ВШЭ
от 19.03.2010 № 31.1-04/237
с изменениями, утвержденными
приказом НИУ ВШЭ
№ 6.18.1-06/2503-02 от 25.03.2012
РЕГЛАМЕНТ
о порядке использования, хранения и изготовления, учёта и уничтожения
гербовой печати и штампов Национального исследовательского университета
«Высшая школа экономики»
1. Основные термины и определения, применяемые в настоящем
Регламенте
Гербовая печать – это печать, имеющая правильную круглую форму с
изображением государственного герба, которая используется для дополнительного
официального подтверждения уполномоченным лицом действительности
изъявляемой им воли или другой информации, на которую установлен особый
порядок изготовления, хранения и использования, служащая для проставления
оттиска на документах.
Штамп «для документов» - это штамп, имеющий правильную круглую форму с
воспроизведением товарного знака и реквизитов Национального исследовательского
университета «Высшая школа экономики» (далее – Университет), служащий для
проставления оттиска на документах, используемый для заверения подписи
работников Университета.
Штамп структурного подразделения – это штамп, имеющий правильную круглую
форму, служащий для проставления оттиска на документах, используемый для
заверения подписи работника на документах, исходящих непосредственно от имени
структурного подразделения Университета.
Угловой штамп – это штамп, имеющий прямоугольную форму с реквизитами
Университета, расположенными в той же последовательности, что и на бланке
письма и придающий документу официальный характер.
Штамп с реквизитами Университета – это штамп, содержащий реквизиты
Университета, используемый в справочных целях.
Информационные штампы – это штампы информационного характера,
подтверждающие определённые действия.
Клише печати (штампа) – элемент печати (штампа), содержащий зеркальное
отображение оттиска печати (штампа).
Оттиск – изображение клише печати (штампа) на бумаге.
2
Уничтожение печатей и штампов – это полное разрушение их печатающей
поверхности и формы, не допускающей возможности их восстановления и
использования.
2. Общие положения
2.1. Настоящий Регламент определяет порядок использования, хранения,
изготовления, учёта и уничтожения гербовой печати, штампа «для документов»,
штампов структурных подразделений, углового штампа, штампа с реквизитами
Университета, информационных штампов.
2.2. Регламент разработан
в соответствии с законодательством Российской
Федерации, уставом и локальными актами Университета.
2.3. Право иметь гербовую печать, штамп «для документов», штамп структурного
подразделения, и перечень документов, для заверения которых они используются,
закрепляется Положением о структурном подразделении Университета, приказами и
иными локальными актами Университета.
3. Описание и форма гербовой печати и штампов
3.1. Гербовая печать, штамп «для документов», штамп структурного подразделения,
изготавливаются только круглой формы.
3.2. В центре клише гербовой печати располагается зеркальное изображение
Государственного герба Российской Федерации. Изображение Государственного
герба на печати должно строго соответствовать описанию, изложенному в
Федеральном конституционном законе Российской Федерации №2-ФКЗ от
25.12.2000 «О государственном гербе Российской Федерации». Вокруг
Государственного герба Российской Федерации на расстоянии 1-0,1 мм
располагается по окружности полное наименование Университета в именительном
падеже, в скобках сокращенное наименование и основной государственный
регистрационный номер «ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ» согласно записи в Едином
государственном реестре юридических лиц. Перед полным наименованием
Университета
располагается
наименование
учредителя
Университета.
Наименование
Университета
должно
соответствовать
наименованию,
закреплённому в уставе Университета. В нижней части информационного поля
клише печати размещается вспомогательная информация о гербовой печати: номер
печати, обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати.
3.3. В центре штампа «для документов» располагается зарегистрированный
товарный знак Университета, под ним в нижней части штампа размещается надпись
«для документов», на расстоянии 1-0,1 мм располагается по окружности полное
наименование Университета в именительном падеже, в скобках сокращенное
наименование Университета. Наименование Университета должно соответствовать
наименованию, закреплённому в уставе Университета.
3.4. В штампе структурного подразделения на расстоянии 1-0,1 мм от края
располагается по окружности полное наименование Университета в именительном
падеже, в скобках сокращенное наименование Университета.
3
В центре штампа структурного подразделения Университета располагается
полное или сокращенное наименование структурного подразделения и (или) его
эмблема. При
размещении
сокращенного
наименования
структурного
подразделения по центру, полное наименование размещается по окружности по
внутреннему кругу.
Наименование Университета и структурного подразделения должно
соответствовать наименованию, закреплённому в уставе и локальных актах
Университета
3.5. Угловой штамп содержит полное наименование Университета в именительном
падеже, почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес сайта (портала)
Университета, код по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН),
идентификационный номер налогоплательщика (ИНН/КПП).
3.6. Штамп с реквизитами Университета должен содержать полное наименование
Университета на русском языке с указанием организационной правовой формы,
почтового адреса, номера телефона, номера факса и электронной почты.
3.7. При изготовлении штампа на двух языках текст на государственном языке
выносится в первый (внешний) круг (верхнюю половину штампа), во втором
(внутреннем) круге (в нижней половине штампа) воспроизводится текст на другом
языке.
3.8. Изготовление штампов с текстом на трёх и более языках запрещается.
4. Использование гербовой печати и штампов
4.1. Оттиск печати (штампа) удостоверяет:
- правовой статус Университета;
- подлинность документа и его принадлежность к Университету;
- право должностного лица подписывать документ и подлинность его подписи.
4.2. Гербовая печать
4.2.1. Право использования гербовой печати возникает с момента государственной
аккредитации Университета, подтвержденной свидетельством о государственной
аккредитации.
4.2.2. Гербовой печатью заверяются подлинные подписи ректора, главного
бухгалтера, председателей диссертационных советов, работников Университета,
которым приказом или доверенностью ректора Университета, предоставлены
соответствующие полномочия. Образцы подписей хранятся в Управлении делами.
4.2.3. На время отсутствия работников Университета, которым предоставлено право
подписи документов по направлениям их деятельности, гербовой печатью
удостоверяются подписи лиц, на которых приказом ректора Университета
возложено выполнение их обязанностей.
4.2.4. Оттиск гербовой печати Университета проставляется на документах согласно
перечню:
акты (сверки взаиморасчетов; выполненных работ, списания, экспертизы и др.);
аттестационные дела соискателей (направляемые в высшую аттестационную
комиссию);
гарантийные письма (на выполнение работ, услуг, оплату и др.);
4
государственные контракты;
гражданско-правовые договоры, включая государственные контракты;
дипломы (приложения к дипломам);
доверенности;
задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное
строительство, технические и др.);
заявки (на получение билетов для проезда на транспорте, на оборудование,
изобретение и др.);
заключения и отзывы (диссертации, авторефераты, направляемые в Высшую
аттестационную комиссию);
зачетные книжки студентов;
исходящие письма в органы Казначейства, заграничные представительства;
инструкции (правила) (должностные, по технике безопасности, внутреннего
распорядка и др.);
наградные листы;
налоговые декларации;
нормы расхода;
образцы (оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения
финансово-хозяйственных операций);
отчеты (бухгалтерские и финансовые, годовые (направляемые в сторонние
организации), статистические, о НИР и др.);
представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями Российской
Федерации и др.);
поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платёжные и др.);
положения (о филиале);
послужной список;
протоколы заседаний Государственных аттестационных комиссий;
реестры (чеков, бюджетных поручений и др.);
разрешения и дополнения к ним (на осуществление приносящий доход
деятельности);
свидетельства об образовании;
сметы и изменения к ним (бюджетные; по приносящей доход деятельности; по
средствам, полученным от сдачи в аренду имущества и др.);
справки (академические, лимитные, о выплате страховых сумм, использовании
бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате,
форма №26, 2НДФЛ, архивные и др.);
спецификации (изделий, продукции и др.);
списки научных трудов работников Университета;
студенческие билеты;
счета;
титульные списки;
трудовые книжки;
трудовые договоры и дополнения к ним;
штатные расписания и изменения к ним;
уведомления (о бюджетных ассигнованиях и др.)
5
устав Университета, изменения и дополнения к нему;
удостоверения аспирантские;
учебные планы;
карточка пономерного учета офицерского состава;
копии документов.
Оттиски гербовой печати проставляются также на документах, обязательность
удостоверения которых предусмотрена законодательством Российской Федерации.
4.2.5. Настоящий перечень документов не является исчерпывающим, и при
необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения по указанию
ректора Университета или иного уполномоченного им должностного лица. В случае
необходимости заверения подписи оттиском гербовой печати на документе,
которого нет в перечне пункта 4.2.4. настоящего Регламента, решение принимает
ректор Университета или иное уполномоченное им должностное лицо.
4.2.6. Лица, ответственные за использование, установку оттиска и хранение
гербовой печати Университета назначаются приказом ректора Университета.
4.2.7. Запрещается вынос из помещений и передача гербовой печати без
соответствующего разрешения ректора Университета другим работникам, в том
числе внутри структурных подразделений Университета.
4.3. Штамп «для документов»
4.3.1. Право пользования штампом «для документов» имеет Управление делами.
4.3.2. Штамп «для документов» удостоверяет подписи работников Университета на
документах, относящихся к исполнению их должностных обязанностей.
4.4. Штампы структурных подразделений
4.4.1. Право пользования штампами структурных подразделений возникает с
момента утверждения Положения о соответствующем структурном подразделении
Университета, где определяется перечень документов, на которые они ставятся.
4.4.2. Штамп структурного подразделения заверяет только подписи работников
данного структурного подразделения.
4.4.3. Лицами, ответственными за использование и хранение штампов структурных
подразделений Университета, являются работники структурных подразделений,
назначенные его руководителем.
4.5. Угловой штамп
4.5.1. Право использования углового штампа имеет Управление делами. Угловой
штамп с реквизитами Университета проставляется только на информационносправочные документы Университета.
4.6. Штамп с реквизитами Университета
4.6.1. Структурным подразделениям разрешается
реквизитами Университета в справочных целях.
4.7. Информационные штампы
использование
штампа
с
6
4.7.1. Структурным подразделениям разрешается использование информационных
штампов в целях подтверждения определённых действий, для замены рукописной
или машинописной записи для использования в однотипных, повторяющихся
ситуациях (копия, контроль, верно, дубликат, в дело, в приказ и др.)
5. Правила проставления гербовой печати и штампов
5.1.Оттиск печати проставляется только на полностью оформленных документах,
согласованных и подписанных в установленном в Университете порядке.
5.2. Оттиск печатей и штампов следует проставлять таким образом, чтобы он
захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ и
начало подписи.
5.3. Если форма документа имеет пометку «Место для печати», «МП», «Ставить
точно в круг», печать или штамп должен располагаться строго в границах
установленной для неё зоны.
5.4. Не допускается проставление гербовой печати и штампов на документах и
материалах, не относящихся к сфере деятельности или превышающих компетенцию
Университета, его структурных подразделений.
6. Правила проставления отметки о заверении копии документов и
(или) подписи работников
6.1. При заверении соответствия копии документа подлиннику в верхнем правом
углу документа проставляется информационный штамп «Копия», ниже реквизита
«Подпись» проставляется информационный штамп «Верно» с указанием должности
лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы,
фамилия), дата заверения.
6.2. Отметка о заверении копии документов для удостоверения верности выписок из
документов (приказов, протоколов), а также удостоверения подписи работников,
проставляется аналогично. Информационный штамп «Копия» не проставляется.
6.3. Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его
документов, военного билета, служебных удостоверений.
6.4. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст,
подчистки и иные неоговоренные исправления.
6.5. Отметка о заверении подписи на исходящих письмах, составленных на
иностранном языке, производится при предоставлении подлинника документа на
русском языке.
6.6. Отметка о заверении копии документов, составленных на иностранном языке,
производится при предоставлении перевода документа, заверенного лицом,
подписавшем документ на иностранном языке.
7. Хранение гербовой печати и штампов
7.1. Хранение гербовой печати и штампов Университета осуществляется лицами,
ответственными за хранение и использование печати и штампов, в металлических
шкафах или сейфах.
7
7.2. При хранении гербовой печати и штампов Университета лицами,
ответственными за их хранение и использование принимаются меры,
обеспечивающие их сохранность и исключающие возможность их хищения или
использование посторонними лицами.
7.3. При переводе или увольнении работника, ответственного за хранение гербовой
печати и штампов Университета следует:

сдать гербовую печать в Управление делами «под роспись»;

передать штампы Университета работнику структурного подразделения,
назначенному ответственным за их использование и хранение, по акту приемапередачи штампов с приложением их оттисков. Акт приема-передачи печатей и
штампов составляется в 2-х экземплярах, 1-й экземпляр которого хранится в
структурном подразделении, а 2-й экземпляр передается в Управление делами.
(Приложение 1).
7.4. В случае утери гербовой печати или штампов Университета лица,
ответственные за их хранение и использование обязаны принять меры к их
обнаружению, а так же незамедлительно сообщить (в письменном виде) об
обстоятельствах утери в Управление делами и Дирекцию по безопасности
Университета.
8. Порядок изготовления и учёта гербовой печати и штампов
8.1. Заказ и изготовление гербовой печати, штампов структурных подразделений
Университета осуществляется через полиграфические предприятия и штемпельнограверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и
технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на
должном качественном уровне.
8.2. В случае служебной необходимости по решению ректора Университета
допускается изготовление дополнительного экземпляра гербовой печати. Указанное
решение утверждается приказом ректора Университета одновременно, с
назначением лица, ответственного за использование, дополнительного экземпляра
гербовой печати, установку оттиска и хранение.
8.3. Заказ на изготовление гербовой печати Университета оформляется начальником
отдела документационного обеспечения Управления делами.
8.4. Заказ на изготовление штампов структурных подразделений Университета,
штампов с реквизитами Университета, информационных штампов оформляется
назначенными ответственными лицами за хранение и использование штампов за
подписью руководителя структурного подразделения, согласовывается с
Управлением делами и передается для исполнения в Управление материальнотехнического обеспечения.
8.5. Изготовленные штампы, передаются из Управления материально-технического
обеспечения в Управление делами и учитываются начальником отдела
документационного обеспечения в журнале, установленной формы (Приложение 2).
Листы журнала нумеруются, журнал прошивается, заверяется подписью начальника
Управления делами и скрепляется гербовой печатью.
8.6. Работник, назначенный приказом Университета ответственным лицом за
хранение и использование гербовой печати и штампов в структурных
8
подразделениях, получает гербовую печать и штампы в Управлении делами,
расписывается в журнале, указывая дату получения гербовой печати и штампов,
свою должность и фамилию.
8.7. Гербовая печать и штампы структурных подразделений Университета числятся
за получившим их ответственным лицом до передачи новому ответственному лицу
(при увольнении, переводе) или сдачи в Управление делами Университета, либо
замены (уничтожения) в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом.
8.8. Замена гербовой печати, штампов Университета производится в случае их
износа, повреждения, а также переименования или реорганизации Университета или
структурного подразделения на основании решения ректора Университета или
руководителя, координирующего деятельность структурного подразделения, с
указанием причины замены.
8.9. В случае ликвидации структурного подразделения или прекращения
деятельности в результате реорганизации, а также в случае износа и повреждения,
имеющиеся у него в наличии гербовая печать и (или) штамп структурного
подразделения, подлежат сдаче в Управление делами для последующего
уничтожения по акту. Уничтожение гербовой печати и штампов организует
Управление делами.
9. Уничтожение печатей и штампов
9.1. Уничтожение гербовой печати, штампа «для документов», штампов
структурных подразделений, углового штампа производится Управлением делами.
(Приложение 3).
9.2. Уничтожение информационных штампов, штампа с реквизитами Университета,
осуществляется в структурных подразделениях, для чего в них создается комиссия.
Состав комиссии назначается руководителем структурного подразделения.
9.3. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или
сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями. Об
уничтожении печатей и штампов составляется акт в 2-х экземплярах, который
утверждается директором по административной работе, 2-ой экземпляр акта
предоставляется в Управление делами Университета. Акт подшивается в дело,
которое хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для
внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.
9
Приложение 1
к п. 7.3.
Государственный университетВысшая школа экономики
УТВЕРЖДАЮ
Начальник
Управления делами
__________ И.О. Ф
дата
АКТ
_______№_______
приема-передачи штампов
другому лицу
Мы, нижеподписавшиеся,
________________________________________________________________________
ФИО
________________________________________________________________________
составили настоящий акт о том, что_________________________________________
ФИО
передал(а), а ____________________________________________________________
ФИО
принял(а)________________________________________________________________
________________________________________________________________________
наименование печати (штампа),
________________________________________________________________________________________________________________
основание передачи (№ приказа)
Ответственный за хранение и использование печати:
______________________________
должность, ФИО
Оттиск передаваемой печати:
10
_____________________________________________________ ___________________
должность, ФИО подпись
_____________________________________________________ ___________________
должность, ФИО подпись
11
Приложение 2
к п.8.5.
Журнал оттисков и слепков печатей и штампов
Оттиски
печатей
и
штампов
№
приказа
Кому выдано
Наименование
подразделения,
где хранятся
печати и
штампы
Инициалы и
фамилия
ответственного
лица
Дата
возврата и
расписка в
получении
Дата и
расписка в
получении
Примечание
Отметка об
уничтожении,
номер акта и
дата
12
Приложение 3
к.п. 9.1.
Государственный университетВысшая школа экономики
АКТ
_______№_______
УТВЕРЖДАЮ
Директор
по административной
работе
_____________ И.О. Ф
дата
Об уничтожении печатей
(или) и штампов
Мы, нижеподписавшиеся, __________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
составили настоящий акт о том, что в нашем присутствии была уничтожена путем
измельчения:
_________________________________________________________________________________________
(наименование печати, структурное подразделение)
_________________________________________________________________________________________
(основание уничтожения)
Оттиск уничтожаемой печати (штампа):
Составлен в 2-х экземплярах:
1 экз. в дело №______;
2 экз. в дело №______.
Должность работника, ответственного Начальник Управления делами
за хранение печати и штампов
___________________И.О. Фамилия
_________________И.О. Фамилия
«___»____________ 20__г.
«___»____________ 20__г.