Положение об организации контроля за - Альта-Софт

+7 (495) 995-95-55
[email protected]
www.alta.ru
Приказ Центрального таможенного управления
от 15 сентября 2015 г. N 510
"О совершенствовании работы по организации контроля
за исполнением документов в Управлении"
В целях повышения эффективности работы по осуществлению контроля за
исполнением документов в Управлении, руководствуясь требованиями Инструкции по
делопроизводству и работе архива в Центральном таможенном управлении и подчиненных
таможенных органах, утвержденной приказом Центрального таможенного управления от
26 августа 2015 г. N 480, ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Положение об организации контроля за исполнением документов в
Управлении (приложение).
2. Начальникам структурных подразделений Управления:
2.1. Принять Положение об организации контроля за исполнением документов в
Управлении к руководству и неукоснительному исполнению.
2.2. Обеспечить своевременное исполнение документов и представление полной и
достоверной информации в ФТС России, таможенные органы и организации, а также
физическим лицам.
2.3. Обеспечить ознакомление подчиненных должностных лиц и работников с
настоящим приказом под роспись.
3. Признать утратившим силу приказ Управления от 24 августа 2012 г. N 512 "О
совершенствовании работы по организации контроля за исполнением документов в
Управлении".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
И.о. начальника Управления
генерал-майор таможенной службы
К.А. Галныкин
Приложение
к приказу ЦТУ
от 15 сентября 2015 г. N 510
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
ДОКУМЕНТОВ В УПРАВЛЕНИИ
1. Общие положения
1.1. Положение об организации контроля за исполнением документов в Управлении
разработано в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и работе
архива в Центральном таможенном управлении и подчиненных таможенных органах,
утвержденной приказом Центрального таможенного управления от 26 августа 2015 г. N 480,
в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений,
содержащихся во входящей корреспонденции, указаниях по исполнению документа
руководства Управления, распорядительных документах Управления.
1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, поступившие в
Управление и требующие исполнения, а также поручения, содержащиеся в указаниях
руководства Управления и организационно-распорядительных документах, издаваемых в
процессе деятельности Управления.
1.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляют:
1.3.1. Документов ФТС России, таможенных органов, правоохранительных органов,
организаций с поручениями (указаниями по исполнению документа) руководства
Управления, приказов по основной деятельности и распоряжений Управления, обращений
и запросов депутатов, обращений должностных лиц таможенных органов, физических и
юридических лиц - отдел документационного обеспечения, если иное не оговорено в
указании по исполнению документа руководства Управления (или тексте
распорядительного документа).
1.3.2. Поручений, содержащихся в решениях коллегий ФТС России и Управления,
Организационно-структурных комиссий ФТС России и Управления, в протоколах
совещаний у руководителя ФТС России и начальника Управления, планах работы
(мероприятий) вышестоящих органов и Управления, - организационно-инспекторская
служба.
1.3.3. Жалоб на решения, действия (бездействие) таможенных органов и/или их
должностных лиц, протестов прокурора, запросов о предоставлении консультаций
юридических и физических лиц - правовая служба.
1.3.4. Поручений, содержащихся в протоколах совещаний, семинаров таможенных
органов, планах (работы, мероприятий и других), - структурные подразделения в
соответствии с их функциями.
1.3.5. Документов с поручениями начальников структурных подразделений ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений Управления.
2. Организация контроля в отделе документационного
обеспечения и организационно-инспекторской службе
2.1. Контроль за исполнением документов в отделе документационного обеспечения и
организационно-инспекторской службе осуществляется с применением системы
электронного документооборота.
2.2. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную
проверку и регулирование хода исполнения; информирование руководителей структурных
подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений,
зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа
в дело; учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.
2.3. При постановке документов на контроль отделом документационного обеспечения
и организационно-инспекторской службой в правом верхнем углу документа
проставляется:
на подлежащих контролю исполнения в отделе документационного обеспечения и
организационно-инспекторской службе - штамп "Контроль" с указанием даты контроля;
на подлежащих контролю исполнения в структурных подразделениях - штамп
"Контроль в подразделении".
2.4. Отдел документационного обеспечения осуществляет:
2.4.1. Систематический контроль за ходом исполнения документов, поставленных на
контроль, с применением форм опережающего контроля (ежедекадное направление в
структурные подразделения сводок-напоминаний по документам со сроком исполнения в
последующие 10 дней, информирование руководителей и ответственных за ведение
делопроизводства структурных подразделений по телефону за 1-2 дня до истечения
контрольного срока по наиболее важным документам).
2.4.2. Проверку и анализ исполнения контрольных документов за прошедший месяц до
2 числа следующего месяца по каждому структурному подразделению. В случае если за
структурным подразделением числится неисполненный документ или документ,
исполненный с нарушением установленного срока, на имя курирующего заместителя
начальника Управления или начальника службы, отдела, отделения прямого подчинения
направляется служебная записка с информацией о неисполненных документах и/или
документах, исполненных с нарушением установленного срока.
2.4.3. Проверку соответствия содержания материалов, подготовленных во исполнение
документа (поручения), поставленным в исполняемом документе вопросам.
2.4.4. Ежемесячное обобщение и анализ данных контроля, составление
информационных справок о состоянии исполнительской дисциплины в Управлении и
представление их начальнику Управления.
2.5. Организационно-инспекторская служба осуществляет:
2.5.1. Систематический контроль за ходом исполнения документов, поставленных на
контроль, с применением форм опережающего контроля (раз в две недели направление в
структурные подразделения сводок-напоминаний по документам со сроком исполнения в
последующие 10 дней, информирование руководителей и ответственных за ведение
делопроизводства структурных подразделений по телефону за 1-2 дня до истечения
контрольного срока по наиболее важным документам).
2.5.2. Проверку и анализ исполнения контрольных документов за прошедший месяц до
2 числа следующего месяца по каждому структурному подразделению. В случае если за
структурным подразделением числится неисполненный документ или документ,
исполненный с нарушением установленного срока, на имя курирующего заместителя
начальника Управления или начальника службы, отдела, отделения прямого подчинения
направляется сводка неисполненных документов.
2.5.3. Проверку соответствия содержания материалов, подготовленных во исполнение
документа (поручения), поставленным в исполняемом документе вопросам.
2.5.4. Ежеквартальное обобщение и анализ данных контроля, составление
информационных справок о состоянии исполнительской дисциплины в Управлении и
представление их начальнику Управления.
3. Организация контроля в структурных
подразделениях Управления
3.1. Руководитель структурного подразделения обеспечивает:
3.1.1. Оперативное рассмотрение документов, определение непосредственных
исполнителей, а также контроль за своевременным и качественным исполнением
документов по существу вопросов.
3.1.2. Регулярное рассмотрение на оперативных совещаниях в руководимых
подразделениях вопросов исполнительской дисциплины, проведение анализа причин
нарушения установленных сроков исполнения, принятие мер по своевременному и
качественному исполнению документов (поручений).
3.1.3. Взаимозаменяемость должностных лиц структурного подразделения; передачу
документов, находящихся на контроле, другому должностному лицу в случае болезни
ответственного исполнителя или убытия его в отпуск, командировку и т.д. Отсутствие
непосредственного исполнителя или ответственного за делопроизводство не должно
приводить к срыву установленных сроков исполнения документов (поручений).
3.2. Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях
обеспечивают:
3.2.1. Своевременное получение документов в отделе документационного
обеспечения, в том числе поступивших по системе электронного документооборота,
передачу их на рассмотрение руководству структурного подразделения и доведение до
непосредственного исполнителя в течение одного дня после рассмотрения, срочные
документы - незамедлительно.
3.2.2. Информирование руководства структурного подразделения, а также отдела
документационного обеспечения или организационно-инспекторской службы (в
соответствии с пунктом 1.3 настоящего Положения) о ходе выполнения документов
(поручений), об изменении сроков их исполнения.
3.2.3. Информирование руководства структурного подразделения, а также
организационно-инспекторской службы о ходе исполнения поручений, содержащихся в
протоколах и решениях коллегий, имеющих срок исполнения "постоянно" ("на постоянной
основе", "в течение года"), до 5 июля и до 15 января за прошедшее полугодие.
3.2.4. Своевременное (не позднее следующего рабочего дня с момента исполнения)
представление в отдел документационного обеспечения или организационноинспекторскую службу письменных сведений об исполнении документов для снятия их с
контроля.
3.3. Контроль исполнения писем и телетайпограмм, исходящих из Управления,
осуществляют исполнители этих документов и ответственные за ведение делопроизводства
в структурных подразделениях Управления.
3.4. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию
таможенного органа, направляются по принадлежности в срок, установленный
действующим законодательством Российской Федерации, о чем уведомляется заявитель.
3.5. В случае если поручение руководства Управления не исполнено в установленный
срок или исполнено с нарушением установленного срока, ответственный исполнитель в
течение 3 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения,
подготавливает докладную записку на имя начальника Управления с объяснением хода
исполнения поручения и указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение
поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности,
предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения
должностных лиц.
Докладная записка с объяснениями на имя начальника Управления передается в отдел
документационного обеспечения для подготовки справки начальнику Управления о
состоянии исполнительской дисциплины.
4. Организация контроля исполнения документов
4.1. Постановка документов на контроль осуществляется в соответствии со сроками,
определенными в документах, указаниях по исполнению документа руководства
Управления, или сроками, установленными действующим законодательством Российской
Федерации.
4.2. При отсутствии в документе или в указании по исполнению документа
руководства Управления точно установленного срока исполнения он исчисляется в
календарных днях:
документов, поступивших из вышестоящих таможенных органов, органов
государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления,
внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа;
документов, поступивших из других организаций, таможенных органов,
правоохранительных органов, и обращений граждан - с даты поступления в Управление.
Сроки исполнения документов приведены в приложении к настоящему Положению.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то
документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему
дню.
Указанный порядок исчисления сроков исполнения документов не распространяется:
на обращения граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовнопроцессуальным законодательством, законодательством о гражданском судопроизводстве,
законодательством об административных правонарушениях, трудовым законодательством
Российской Федерации;
на жалобы на решения, действия (бездействие) таможенного органа или его
должностных лиц, порядок рассмотрения и разрешения которых установлен главой 3
Федерального закона от 27 ноября 2010 г. N 311-ФЗ "О таможенном регулировании в
Российской Федерации".
4.3. В случае если в документе или указании по исполнению документа руководства
Управления (поручении) указаны несколько исполнителей, структурное подразделение
(должностное лицо), указанное первым, является ответственным исполнителем и
организует выполнение поручения, а также несет ответственность за его исполнение, если
не оговорено иное.
Изменение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на
основании указания по исполнению документа должностного лица, давшего поручение.
Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное
исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им
сроки (или в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения)
предложений, подписанных начальниками (заместителями начальников) структурных
подразделений, а также необходимых материалов: проектов, справок, сведений и т.п.
При рассмотрении обращений граждан соисполнители в адрес ответственного
исполнителя в пятнадцатидневный срок направляют свои предложения в соответствии с
компетенцией.
В случае направления правовой службой в связи с рассмотрением жалобы на решения,
действия (бездействие) таможенных органов и/или их должностных лиц, протеста
прокурора запроса в иное структурное подразделение Управления данное структурное
подразделение ответственно за своевременное и качественное исполнение запроса и
представление в правовую службу в установленные ею сроки (или в срок, не превышающий
5 рабочих дней со дня получения запроса) необходимых материалов: заключений,
документов, сведений.
При обращении должностного лица правовой службы, уполномоченного на
проведение консультаций, с письменным запросом в структурное подразделение
Управления, в функции которого входит практическое разрешение вопросов таможенного
дела, требуемая информация должна быть предоставлена в срок, не превышающий 5
рабочих дней.
4.4. Передача контрольных документов из одного структурного подразделения в
другое осуществляется только через отдел документационного обеспечения, где в
регистрационно-контрольную форму документа вносятся отметки о его передаче в
соответствующее структурное подразделение.
В случае поступления жалобы на решения, действия (бездействие) таможенных
органов и/или их должностных лиц в иное структурное подразделение, минуя правовую
службу, она передается этим структурным подразделением в правовую службу не позднее
следующего рабочего дня.
4.5. Ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении на
основе полученных документов ведут учет их рассмотрения, ознакомления и исполнения в
регистрационно-контрольной форме в системе электронного документооборота.
4.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный
исполнитель представляет на имя начальника (заместителя начальника) таможенного
органа, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Срок исполнения приказа (распоряжения) может быть изменен только путем издания
нового приказа (распоряжения).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только
вышестоящие органы или организация - автор документа.
Обо всех случаях изменения срока исполнения поручений по документам в
обязательном порядке сообщается в отдел документационного обеспечения или
организационно-инспекторскую службу (в соответствии с пунктом 1.3 настоящего
Положения) с предоставлением документа, подтверждающего изменение сроков.
В случае согласования переноса срока исполнения инициатором документа без
документального подтверждения (по телефону или при личной встрече) об этом в отдел
документационного обеспечения направляется служебная записка за подписью заместителя
начальника Управления (начальника подразделения прямого подчинения).
4.7. Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях
ежедневно проверяют ход исполнения документов (поручений), срок исполнения которых
истекает в ближайшие два дня. Полученные данные доводятся до сведения
непосредственного исполнителя и руководства структурного подразделения.
4.8. Исполнитель предоставляет лицам, осуществляющим контроль, достоверную
информацию по всем вопросам, связанным с ходом исполнения документов (поручений).
4.9. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях передают на
регистрацию в отдел документационного обеспечения исходящие письма-ответы
структурных подразделений на контрольные документы вместе с документами-запросами
(основаниями) и дополнительной копией.
Перед регистрацией исходящих документов должностные лица отдела
документационного обеспечения проверяют наличие на документе подписей и
соответствующих виз (в т.ч. и соисполнителей, указанных в указании по исполнению
документа руководства Управления), приложений к документам, фамилии и номера
телефона исполнителя, а также правильность написания адресата, номера и даты
документа, на который дается ответ.
Письма, оформленные с нарушением Инструкции по делопроизводству и работе
архива в Центральном таможенном управлении и подчиненных таможенных органах,
возвращаются в структурное подразделение на доработку.
5. Снятие документа с контроля
5.1. Снятие документов с контроля осуществляет руководство Управления или по его
поручению отдел документационного обеспечения и организационно-инспекторская
служба. На документах, снятых с контроля, проставляются отметки об исполнении
документа и направлении его в дело. Информация об исполнении документа отражается в
регистрационно-контрольной форме.
5.2. Документ (поручение) считается исполненным и снимается с контроля после
фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения
исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам.
Направление запроса по документу не может служить основанием для признания
документа исполненным. В этом случае начальником (заместителем начальника)
таможенного органа, давшим поручение, может устанавливаться новый срок исполнения
документа, а автору обращения направляется промежуточный ответ.
5.3. Для снятия документа с контроля исполнитель представляет в отдел
документационного обеспечения или организационно-инспекторскую службу (в
соответствии с пунктом 1.3 настоящего Положения) ответ или другие материалы,
свидетельствующие об исполнении документа (справки, докладные записки и др.).
В случае если в документе требуется направление сведений (таблицы, справки, сводки
и т.п.) только посредством электронной почты и без сопроводительного письма,
допускается закрытие документа протоколом электронной почты (распечатка со страницы
электронной почты), в котором должны быть указаны ссылка на контрольный документ и
краткое наименование направляемой информации.
О ходе выполнения приказов и распоряжений Управления структурным
подразделением, которому дано в них поручение, в установленный срок вносится
докладная записка на имя начальника Управления или должностного лица, на которое
возложен контроль за исполнением приказа, распоряжения. Докладная записка должна
содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические
данные, характеризующие результаты работы, предложения
(распоряжения) с контроля или о продлении сроков исполнения.
о
снятии
приказа
После получения указания по исполнению документа копия докладной записки
передается в отдел документационного обеспечения для снятия поручений с контроля или
продления сроков исполнения.
5.4. Снять документ с контроля без исполнения может только то должностное лицо,
которое поставило его на контроль.
5.5. Снятие с контроля документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении",
производится руководителями структурных подразделений Управления.
Начальник отдела документационного
обеспечения Управления
Ю.А.Шальнов
Приложение
к Положению об организации
контроля за исполнением
документов в Управлении
СРОКИ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ПОРУЧЕНИЙ), ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ
N п/п
Наименование документов (поручений)
1.
Документы без указания конкретной даты исполнения,
имеющие в тексте (указании по исполнению документа):
пометку "срочно"
пометку "оперативно"
остальные
2.
Представления Счетной палаты
Сроки исполнения
3 дня
10 дней
не более месяца
не позднее 20 дней со дня
регистрации, если срок не
определен
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Обращения граждан
до 30 дней со дня регистрации,
если срок не установлен
действующим законодательством
Письменные запросы граждан в соответствии со статьей 10 дней
50 Федерального закона от 27.11.2010 N 311-ФЗ "О
таможенном регулировании в Российской Федерации"
Запросы таможенных органов, учреждений, организаций не позднее 30 дней со дня
и предприятий с указанием руководства Управления,
регистрации, если срок не
запросы, поступившие в соответствии с
определен
законодательством Российской Федерации из
правоохранительных органов
Обращения и запросы депутатов
не позднее 30 дней со дня
регистрации, если срок не
определен
Протест прокурора
10 дней
Представление прокурора
1 месяц
Частное определение суда
до 1 месяца
Запросы таможенных служб государств - участников
СНГ:
с пометкой "срочно"
3 недели
остальные
2 месяца, если срок не определен
Запросы средств массовой информации (СМИ)
не позднее 7 дней с момента
поступления
Запросы Федеральной службы судебных приставов
не позднее 7 календарных дней,
если срок не определен
Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы:
с пометкой "срочно"
в день поступления
остальные
до 5 дней
Внутренние документы (приказы, распоряжения,
не позднее 1 месяца со дня
решения коллегии, протоколы совещаний и др.)
регистрации, если срок не
определен