ООО «Новаком Проект» -

Задание на комплексную автоматизацию
СОАО "Гомелькабель"
1. Комплексная автоматизация СОАО «Гомелькабель»
На предприятии в течении 20 лет функционирует информационная
система на базе dbf – файлов. Работает более 100 компьютеров и
периферийных устройств соединенных в локально-вычислительную сеть.
Управление сетью осуществляется серверной группой под операционной
системой Novell 4.11. Разработано более 150 автоматизированных рабочих
мест и режимов работы. Однако на сегодняшний день система ограничена
в развитии DOS программами, устарела и требует дополнительных затрат
на сопровождение. Необходима модернизация с использованием
существующей файловой системы и опыта автоматизации.
Модули будущей системы управления должны собираться как
«конструктор». При этом в корпоративной системе могут сосуществовать
измененные под бизнес-процессы предприятия типовые решения,
типовые модули и модули, созданные «с нуля».
2. Назначение и цели автоматизации СОАО «Гомелькабель»
Новая система должна представлять полный цикл автоматизации
существующих бизнес процессов на предприятии. При этом должен быть
обеспечен процессный подход.
Система
предназначена
для
обеспечения
пользователей
возможностью
оперативной связи, передачи, обобщения и анализа
информации.
Цели автоматизации:

повышение производительности труда всех сотрудников,
работающих с информацией за счет снижения объема ручной обработки
данных при подготовке отчетных документов, оперативной выборки
справок и аналитических документов и высокой информационной
обеспеченности непосредственно на рабочем месте;

повышения качества и достоверности информации, за счет
ввода информации в систему в местах ее возникновения, исключения
дублирования и повторного ввода. Формирование «базы знаний»,
позволяющей проводить более сложный анализ работы и прогнозировать
работу предприятия;

автоматизация управления производством: ввод спецификации
2
изделия, составление технологической карты производства по
спецификации изделия, учет выпуска и движения продукции на
складах и в производстве (изготовление, поступление, перемещение,
списание, инвентаризация). Автоматизация учета продукции в разрезе
сроков годности, в различных единицах измерения;

автоматизация учета расхода сырья и материалов на
выпуск продукции (в том числе учет возвратных отходов сырья и
материалов);

автоматизация учета брака в производстве;

автоматизация расчета фактической себестоимости выпуска
продукции;

автоматизация
управления
взаимоотношениями
с
контрагентами: ведение сведений о контрагентах, регистрация и ведение
договоров, заказов, сделок, подготовка продаж;

автоматизация маркетинговых операций, сегментация клиентов,
анализ динамики клиентской базы;

автоматизация
управления
продажами
оформление
коммерческих предложений, управление процессами обработки заказов,
фиксация и контроль графиков оплаты и отгрузки, контроль и анализ
просроченной задолженности, управление заказами покупателей,
реализация продукции, подготовка накладных;

автоматизация
управления
денежными
средствами:
оформление и утверждение заявок на оплату, формирование платежного
календаря, контроль наличных и безналичных денежных средств;

автоматизация учета договоров в валюте и учет поступления
и движения денежных средств в валюте в соответствии с требованиями
законодательства Республики Беларусь;

автоматизация оценки деятельности предприятия по стандартам
МСФО;

автоматизация кадрового учета ведение штатного расписания,
учет отработанного времени, учёт отпусков, учёт медицинских осмотров,
аттестация персонала, обучение и повышение квалификации сотрудников
предприятия, персонифицированный учёт, воинский учёт, формирование
табеля учета рабочего времени;

автоматизация расчетов по заработной плате.
3. Планирование производства
Подсистема должна обеспечивать решение задач для среднесрочного
и долгосрочного планирования производства и потребности в ресурсах, а
также для проведения план-фактного анализа исполнения планов
производства. При планировании производства должна обеспечиваться
возможность учета многих параметров, контроля исполнимости и
отслеживания выполнения плана на различных этапах в нескольких
3
разрезах одновременно:
•
по подразделениям;
•
по цехам;
•
по номенклатурным группам и отдельным номенклатурным
единицам.
Необходимо обеспечить:
•
формирование укрупненного плана производства;
•
планирование потребности в ресурсах;
•
посменное планирование производства;
•
формирование посменного плана производства.
4. Управление производством
Подсистема «Управление производством» должна обеспечивать
решение задач учета производственных процессов от момента передачи
материалов в производство до выпуска готовой продукции и
оперативного формирования заявок на покупку сырья, изготовления
недостающих материалов и комплектующих изделий.
Задачи, которые должна решать подсистема:
•
ведение нормативной базы данных – нормы расхода сырья и
вспомогательных материалов, процент отходов, нормы расхода
электроэнергии, трудоемкость и т.п.;
•
взвешивание пустой тары с применением штрих-кода и
формированием баз данных;
•
учет возвратной тары;
•
ввод спецификации на изделие;
•
составление технологической карты производства на изделие
в соответствии со спецификацией;
•
планирование выпуска продукции по сменам с учетом:
загрузки оборудования, наличия сырья, материалов, ключевых ресурсов
предприятия;
•
учет выпущенной продукции в разрезе смен и бригад;
•
автоматический расчет расхода сырья и материалов на
производство продукции по нормам в соответствии со спецификацией; в
том числе с учетом возможного использования аналогов;
•
взвешивание
сырья
с
применением
штрих-кода
и
формированием баз данных;
•
учет фактического расхода сырья на производство;
•
учет брака в производстве;
•
анализ качества продукции;
•
учет возвратных отходов в производстве;
•
взвешивание готовой продукции с применением штрих-кода и
формированием баз данных;
4
•
отчетность по выпуску продукции, в том числе в разрезе
производственных бригад;
•
отчетность по отклонениям нормативного и фактического
расхода сырья;
•
учет незавершенного производства;
•
расчет фактической себестоимости выпущенной продукции за
период в соответствии с принятой учетной политикой предприятия.
5. Управление основными средствами и ремонтами
Подсистема должна обеспечивать решение для выполнения
производственной программы в срок и оптимальное использование ресурсов,
а так же планирование и учет деятельности по техническому
обслуживанию и ремонтам оборудования:
•
ведение нормативной базы для обслуживания ОС;
•
планирование обслуживания ОС и ресурсов для его проведения;
•
учет результатов проведенного обслуживания ОС;
•
анализ отклонения в сроках и объемах обслуживания ОС.
Подсистема должна автоматизировать все типовые операции учета
основных средств:
•
принятие к учету;
•
изменение состояния;
•
начисление амортизации;
•
изменение параметров и способов отражения затрат по
амортизации;
•
учет фактической выработки основных средств;
•
комплектацию и разукомплектацию объекта ОС;
•
перемещение ОС;
•
модернизацию, списание и продажу ОС; Поддерживать
следующие способы расчета амортизации:
•
линейный способ;
•
пропорционально объему выработки;
•
по единым нормам амортизационных отчислений;
•
способ уменьшаемого остатка;
•
по сумме чисел лет срока полезного использования;
•
по индивидуальному графику амортизации.
6. Управление финансами
Подсистема должна обеспечивать решение задачи эффективного
управления финансами: контроль и планирование доходов и затрат,
позволять предприятию эффективно использовать собственные средства и
5
привлеченные инвестиции, повышать управляемость
рентабельность и конкурентоспособность.
бизнеса,
его
7. Бюджетирование
Подсистема должна обеспечивать решение задачи построения
системы финансового планирования на предприятии:
•
планирование движения средств предприятия на любой
период в разрезе временных интервалов, центров финансовой
ответственности, проектов, остаточных и оборотных показателей,
дополнительной аналитики (номенклатура, контрагенты);
•
мониторинг фактической деятельности предприятия в тех же
разрезах, в которых проводилось планирование;
•
составление сводной отчетности по результатам мониторинга;
•
контроль соответствия заявок на расходование средств
рабочему плану на период;
•
финансовый анализ;
•
анализ доступности денежных средств;
•
анализ отклонений плановых и фактических данных.
8. Управление денежными средствами
Подсистема должна обеспечивать решение задач управления
движением денежных средств на предприятии, контролем над
осуществляемыми платежами:
•
многовалютный учет движения и остатков денежных средств;
•
регистрацию планируемых поступлений и расходов денежных
средств;
•
резервирование денежных средств под предстоящие платежи
на расчетных счетах и в кассах;
•
размещение денежных средств в ожидаемых входящих
платежах;
•
формирование платежного календаря;
•
оформление всех необходимых первичных документов;
•
интеграция с системами «клиент банка»;
•
возможность разнесения (ручного или автоматического)
суммы платежного документа по нескольким договорам и сделкам.
9. Управление взаиморасчетами
Использование подсистемы должна обеспечить возможность
анализировать изменение задолженности во времени. Основные назначения
подсистемы:
6
•
фиксация возникновения задолженности контрагента перед
компанией и компании перед контрагентом;
•
учет причин возникновения задолженности;
•
поддержка различных методик учета задолженности (по
договорам, сделкам, по отдельным хозяйственным операциям);
•
анализ текущего состояния задолженности и истории ее
изменения.
Подсистема
«Бухгалтерский
учет»
должна
обеспечивать
автоматизацию бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку
обязательной (регламентированной) отчетности.
Основные назначения подсистемы:
•
учет основных средств;
•
учет драгметаллов;
•
учет нематериальных активов;
•
учет товарно-материальных ценностей;
•
учет бланков строгой отчетности;
•
складской учет;
•
учет банковских операций;
•
учет кассовых операций;
•
учет расчетов с подотчетными лицами;
•
учет готовой и отгруженной продукции;
•
учет затрат;
•
учет расчетов с поставщиками;
•
учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами;
•
учет расчетов налогов и сборов в бюджет и отчислений
во внебюджетные фонды;
•
учет прочих расчетов;
•
учет расходов и доходов будущих периодов;
•
учет доходов и расходов;
•
учет финансовых результатов, фондов, резервов и целевых
средств;
•
учет финансовых вложений;
•
учет забалансовых счетов;
•
формирование главной бухгалтерской книги, бухгалтерской и
статистической отчетности.
Организация подсистемы бухгалтерского учета должна обеспечить
высокую степень автоматизации формирования бухгалтерской отчетности.
Учет по МСФО (оценка).
Подсистема «Учет по МСФО» должна обеспечить автоматизацию
оценки результатов деятельности предприятия за период в соответствии с
требованиями МСФО.
7
10. Управление затратами и расчет себестоимости
Подсистема управления затратами должна обеспечить решение задач
по учету фактических затрат предприятия и расчета себестоимости
продукции на основе данных управленческого учета.
Основные функции подсистемы:
•
учет
фактических
затрат
отчетного
периода
в
необходимых разрезах в стоимостном и натуральном измерении;
•
оперативный
количественный
учет
материалов
в
незавершенном производстве (НЗП);
•
учет фактических остатков НЗП на конец отчетного периода
в необходимых разрезах;
•
учет брака в производстве и на складах;
•
расчет фактической себестоимости выпуска за период основной
и побочной продукции (полуфабрикатов, брака) – неполной и полной
производственной себестоимости и фактической полной себестоимости
реализации продукции, в т.ч. расчет себестоимости выпуска продукции
у переработчиков;
•
расчет себестоимости выпуска в течение месяца по
документам
выпуска – по прямым затратам или по плановой
себестоимости;
•
учет переработки давальческого сырья;
•
расчет фактической стоимости остатков НЗП на конец
отчетного периода;
•
предоставление данных (отчетов) о порядке формирования
себестоимости;
•
формирование отчета за смену по выпуску продукции и услугам
в производстве;
•
предоставление данных о структуре себестоимости выпуска
для оценки отклонений от заданных нормативов.
11. Управление закупками
Подсистема «Управление закупками» должна обеспечить гибкий
механизм оперативного анализа запасов и управления закупками, для
своевременного принятия решения о пополнении запасов ТМЦ и
выстраиванию стабильных, наименее затратных схем работы с
поставщиками.
Основные функции подсистемы:
•
оперативное планирование закупок на основании планов
продаж, планов производства;
•
оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения;
•
регистрация и анализ выполнения дополнительных условий
8
по договорам с фиксированными номенклатурными позициями, объемами
и сроками поставок;
•
поддержка различных схем приема товаров от поставщиков, в
том числе прием на реализацию и получение давальческого сырья и
материалов;
•
анализ потребностей склада и производства в товарах,
готовой продукции и материалах;
•
планирование закупок с учетом прогнозируемого уровня
складских запасов и зарезервированных ТМЦ на складах;
•
подбор оптимальных поставщиков товара по их надежности,
истории поставок и автоматическое формирование заказов для них;
•
составление графиков поставок и графиков платежей.
12. Управление складом (запасами)
В системе должен быть реализован детальный оперативный учет
материалов, продукции и товаров на складах, должен обеспечиваться
полный контроль запасов ТМЦ на предприятии.
Подсистема должна позволять решать следующие задачи:
•
осуществлять управление остатками ТМЦ в различных
единицах измерения на множестве складов;
•
вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых
и переданных на реализацию, возвратной тары;
•
осуществлять контроль и учет серийных номеров, сроков
годности и сертификатов;
•
контролировать правильность списания серийных номеров
и товаров с определенными сроками годности и сертификатами;
•
задавать произвольные характеристики партии и вести
партионный учет в разрезе складов;
•
учитывать ГТД и страну происхождения;
•
комплектовать и разукомплектовывать ТМЦ;
•
осуществлять функции ордерного учета и резервирования ТМЦ;
•
вести учет сырья в разрезе свойств, в т.ч. СТЗ;
•
вести учет готовой продукции в разрезе свойств, в т.ч. СТЗ;
•
вести учет движения тары в СТЗ;
•
хранить и использовать ссылки на макеты и на изображения;
•
производить расчет планового количества материалов по
заказам.
13. Управление продажами
Подсистема должна исключить разрозненность деятельности служб
9
предприятия, установить контроль продаж, исключить дублирование ввода
информации при подготовке документов.
Подсистема «Управление продажами» должна включать в себя
следующие функции:
•
планирование продаж;
•
ведение ценовой политики по продажам;
•
ведение договорных отношений с покупателями;
•
управление заказами покупателей;
•
управление
загрузкой
собственного
транспорта
и
транспорта сторонних организаций;
•
автоматизация склада готовой продукции, в т.ч. подборка багажа
на отгрузку при помощи штрих-кода;
•
реализация продукции;
•
подготовка накладных.
14. Управление отношениями с покупателями и поставщиками
Функциональные возможности подсистемы должны позволить
управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и
любыми другими контрагентами.
Подсистема «Управление отношениями с покупателями и
поставщиками» должна включать в себя следующие функции:
•
осуществлять хранение полной контактной информации по
контрагентам и их сотрудникам, а также хранение истории
взаимодействия с ними;
•
регистрацию информации о поставщиках, условия доставки
товаров, надежность, сроки исполнения заказов, номенклатура и цены
поставляемых товаров и материалов;
•
автоматически оповещать пользователей о предстоящих
контактах с контрагентами, напоминать о днях рождения контактных лиц;
•
планировать свое рабочее время и контролировать рабочие
планы своих подчиненных;
•
анализировать незавершенные и планировать предстоящие
сделки с покупателями и потенциальными клиентами;
•
использовать персонифицированный к нуждам и требованиям
каждого клиента;
•
регистрировать каждое обращение потенциального покупателя и
в дальнейшем анализировать процент привлечения клиентов;
•
оперативно контролировать состояние запланированных
контактов и сделок;
•
проводить анализ причин срыва, выполнения заказов
покупателей и объемов закрытых заказов;
•
анализировать и оценивать эффективность рекламных и
10
маркетинговых акций по результатам обращений клиентов.
Сегментирование покупателей с использованием интегрированного
анализа позволяет автоматически разделить клиентов:
•
на классы в зависимости от доли клиента в выручке или
прибыли компании: важные (А-класс), средней важности (В-класс), низкой
важности (С-класс);
•
по статусам: потенциальный, разовый, постоянный, потерянный;
•
по регулярности закупок: стабильные (Х-класс), нерегулярные
(Y-класс), эпизодические (Z-класс).
15. Контроль и оценка работы менеджеров
Система должна обеспечить оценку работы менеджеров, отвечающих
за продажи и работу с клиентами, по целому ряду показателей:
•
по объемам продаж и принесенной прибыли.
•
по коэффициенту удержания покупателей;
•
по количеству выполненных заказов;
•
по количеству контактов с покупателями;
•
по полноте заполнения базы данных контактной информацией;
Эти оценки могут использоваться для построения объективной
системы мотивации персонала, отражающей специфику задач, решаемых
различными категориями менеджеров.
16. Управление персоналом и расчет заработной платы
В конфигурации должны быть реализованы все основные
направления автоматизации управления персоналом предприятия:
подбор, адаптация, мотивация, обучение, оценка, кадровый резерв,
управление расходами на персонал, проведение аттестаций, управление
социальными льготами, анкетирование, расчет и учет заработной платы.
Подсистема должна интегрироваться с существующей системой
контроля доступа предприятия и решать следующие задачи:
•
загрузка данных из пропускной системы;
•
анализ данных из пропускной системы, выделение периодов
и общее время нахождения на той или иной территории;
•
сравнение данных пропускной системы с данными об
отсутствиях.
Подсистема кадрового учета должна обеспечить хранение не только
личных данных о сотрудниках компании, но и служебной информации. К
последней относятся: подразделение, где работает сотрудник, его
должность, количество занимаемых ставок, служебные телефоны и прочая
контактная информация. Регистрировать сотрудника: его прием на работу,
11
служебные перемещения, командировки - вплоть до увольнения. Также
поддерживать учет отпусков и контроль фактического использования
отпусков, составление отчетов по выполнению графика отпусков.
Подсистема регламентированного кадрового учета должна позволить
автоматизировать трудоемкие рутинные операции, высвободить
сотрудников для выполнения собственно аналитических и управленческих
функций и тем самым повысить эффективность кадровой службы.
17. Расчет и учет заработной платы
Для расчета и учета заработной платы в подсистеме должно быть
обеспеченно решение следующих задач:
•
расчёт по основным формам оплаты труда на предприятии:
повременная, сдельная формы оплаты труда, а также их варианты повременно-премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда;
•
плановые и разовые начисления, рассчитывающиеся
различными способами (суммой, процентом, пропорционально
отработанному времени), с возможностью индивидуальной настройки
порядка и базы расчета начисления, способа его отражения в
бухгалтерском учете и использования начисления при расчете подоходного
налога и отчислений с фонда оплаты труда;
•
плановые и удержания, рассчитывающиеся суммой, процентом;
возможность индивидуальной настройки порядка и базы расчета
•
удержания и способа его отражения в бухгалтерском учете;
•
автоматический расчет широкого круга начислений от оплаты
по окладу до оплаты больничных и различных видов отпусков по
среднему заработку;
•
расчёт премии сотрудникам (месячные, разовые, квартальные,
по прошлому и текущему периоду), формирование правил расчета премий;
•
автоматическое формирование табеля учета рабочего времени с
применением данных из автоматической проходной;
•
расчёт и начисление оплаты за работу в праздники и выходные,
за сверхурочные дни;
•
ведение и расчёт сдельных нарядов;
•
расчёт налогов и взносов с сотрудника (подоходный налог,
пенсионный фонд);
•
расчёт налогов и взносов, уплачиваемых предприятием
(ФСЗН, обязательное страхование, профессиональное пенсионное
страхование);
•
формирование ведомости заработной платы и расчетных
листков, списков на выплату, сводов начислений и удержаний, сводной
ведомости распределения заработной платы в различных разрезах;
•
формирование статистических отчетов;
12
•
персонифицированный учет, заполнение форм ПУ.
•
формирование сумм для начисления пенсий из расчетных
листков (архивы до 2003г) согласно требованиям ФСЗН.
18. Рабочее место руководителя
Рабочее место руководителя предполагает наличие сводных и
аналитических отчетов в режиме реального времени.
19. Техническое обеспечение
Внедрение программного комплекса требует модернизации
локально-вычислительной сети сервера и рабочих станций.