Взаимодействие ЭПК и ЭК (ЦЭК) в решении вопросов

Взаимодействие ЭПК и ЭК (ЦЭК) в решении вопросов
экспертизы ценности и отбора в состав Архивного фонда
документов организаций федеральной собственности
Документы организаций федеральной собственности – источников
комплектования архивных учреждений Республики Марий Эл содержат
ценную информацию по истории республики, существенно дополняют и
обогащают Архивный фонд.
Источниками комплектования Государственного архива и
муниципальных архивов Республики Марий Эл являются 166
организаций федеральной собственности, что составляет 20 % (всего
от общего количества учреждений-источников комплектования (всего на
учете 841 организация). Из них 117 расположены на территории МО.
Ежегодно в результате их деятельности образуется 1700 дел
постоянного хранения, что составляет почти 50 % от объема дел,
образующихся во всех организациях-источниках комплектования
3,5тыс.дел). В основном это налоговые органы, органы суда и
прокуратуры,
финансовые,
пенсионного
фонда
(Управления
Пенсионного фонда РФ в районах и городах Республики Марий Эл,
Государственная инспекция труда в Республики Марий Эл, ГУП
Российской
академии
сельскохозяйственных
наук
«Опытнопроизводственное хозяйство «Головное» и др.)
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в
Российской Федерации» с 55 федеральными организациями заключены
трехсторонние соглашения об отношениях и сотрудничестве в области
архивного дела. В число этих организаций входят как ранее стоявшие
на учете, так и вновь образованные: Управление Федеральной службы
по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзора) по
Республики Марий Эл, Главное управление Министерства РФ по делам
гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации
последствий стихийных бедствий по Республики Марий Эл (Главное
управление МЧС России по Республики Марий Эл), ФГУ «Главное
бюро медико-социальной экспертизы по Республики Марий Эл»,
Управление федеральной службы судебных приставов по Республики
Марий Эл, Управление Федеральной службы по надзору в сфере связи
по Республики Марий Эл, Управление по технологическому и
экологическому надзору Федеральной службы по экологическому,
технологическому и атомному надзору по Республики Марий Эл. Из 48
федеральных
организаций
–
источников
комплектования
Государственного архива Республики Марий Эл с 38 организациями
заключены соглашения. Заключены 17 трехсторонних соглашений
(между федеральной организацией, расположенной на территории МО,
администрацией МО и Комархивом). Воздержались от заключения
2
соглашений до решения вопроса определения порядка передачи
документов на государственное хранение на федеральном уровне 4
организации:
-Филиал акционерного коммерческого сберегательного
банка РФ
Отделение Марий Эл № 8614 (Волго-Вятский банк)
-Марийская транспортная прокуратура
-Национальный банк Республики Марий Эл Центрального банка РФ
-Прокуратура Республики Марий Эл
Заключение соглашений создает правовую основу для
взаимоотношений
между
архивной
службой
республики
и
федеральными структурами в области формирования Архивного фонда
РФ, между экспертно-проверочной методической комиссии Комархива и
экспертными комиссиями (центральными экспертными комиссиями).
ЭК образованы и действуют во всех федеральных организациях,
разработаны положения об ЭК на основе Примерного положения о
постоянно
действующей
экспертной
комиссии
учреждения,
организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от
19.01.95 № 2,
которые согласованы с ЭПК Комархмва. В 8
организациях,
имеющих
подведомственную
сеть,
действуют
Центральные экспертные комиссии в соответствии с положениями,
разработанными на основе «Типового положения о Центральной
экспертной комиссии (ЦЭК) федерального органа исполнительной
власти» (утвержденной приказом Министерства культуры и массовых
коммуникаций РФ от 27 января 2006 № 35). В состав ЭК (ЦЭК) входят
наиболее высококвалифицированные работники, имеющие большой
стаж работы с документацией организации, а также специалисты
архивных учреждений, являющиеся кураторами данных организаций.
На заседаниях ЭК (ЦЭК) рассматривают вопросы экспертизы ценности
документов, результаты отбора документов в состав Архивного фонда
Российской Федерации (описи, акты на уничтожение), примерные и
индивидуальные номенклатуры дел и другие вопросы. По результатам
рассмотрения материалы направляются на ЭПК Комархива. ЦЭК
рассматривают
материалы,
направляемые
подведомственными
организациями.
На заседаниях комиссий обсуждаются и другие
вопросы, касающиеся
деятельности архивов организаций. Активно
работают
ЦЭК Национального банка Республики Марий Эл
Центрального банка Российской Федерации, Управления Федеральной
государственной службы занятости населения по Республике Марий Эл,
Управления Федерального казначейства по Республике Марий Эл. Без
одобрения
ЭК организации
ЭПМК Комархива документы
не
рассматривает.
Качество
представляемых
документов
удовлетворительное, возврат описей на доработку происходит крайне
редко, в основном, из-за неполноты состава документов. В случае
недостачи документов на имя руководителя или председателя ЦЭК (ЭК)
3
направляется решение ЭПМК о необходимости принять меры к розыску
или восстановлению недостающих документов и повышению
ответственности за сохранность документов, но это, как правило,
единичные случаи. Необходимо отметить, что в федеральных
организациях своевременно проводится упорядочение документов,
налажен учет документов и обеспечена их сохранность, члены ЭК
(ЦЭК), ответственные за делопроизводство и архив в вопросах
делопроизводства и архива строго руководствуются рекомендациями
архивной службы, участвуют в семинарах и других мероприятиях,
проводимых архивной службой, и разногласий не возникает.
Плодотворным является сотрудничество ЭК (ЦЭК) и ЭПМК при
разработке Примерных номенклатур дел, которые используются при
составлении индивидуальных номенклатур и отборе документов на
постоянное хранение. Так, по предварительному согласованию Службой
формирования АФ Республики Марий Эл была разработана Примерная
номенклатура дел для управлений Пенсионного фонда в городах
(районах), которая была одобрена ЦЭК Управления и согласована с
ЭПМК, Примерная номенклатура дел государственных образовательных
учреждений среднего профессионального образования, согласована ЭК
ФГОУ среднего профессионального образования «Йошкар-Олинский
аграрный колледж» и ГОУ средне-профессионального образования
Марийский радиомеханический техникум
и
одобрена ЭПМК
Комархива.
ЭПМК осуществляет учет состояния упорядочения документов
при тесном взаимодействии с ЭК.
В организации, имеющие
задолженность, ежегодно направляются письма со ссылкой на
Федеральный закон с предложением принять меры по упорядочению
документов, приглашаются на заседание ЭПМК члены ЭК, в отдельных
случаях-руководители организаций. Так, в 2004 году было проведено
совместное заседание ЭПМК Комархива
и ЭК ФГОУ среднего
профессионального
образования
«Йошкар-Олинский
аграрный
колледж» по вопросу ликвидации задолженности по упорядочению
документов. В результате документы постоянного хранения были
упорядочены, а описи утверждены ЭПМК Комархива по 2002 год.
На совместных заседаниях ЭК (ЦЭК) и ЭПМК рассматриваются
вопросы об изменении или установлении сроков хранения отдельных
документов, не предусмотренных Перечнем. Так, по предложениям ЦЭК
Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Республике
Марий Эл, Управления Министерства Российской Федерации по
налогам и сборам по Республике Марий Эл, ЭК ГУ Йошкар-Олинский
городской центр занятости населения
рассмотрены вопросы об
изменении и установлении сроков хранения отдельных видов
документов (для налоговых карточек по учету доходов и подоходного
налога, справок о доходах физическего лица, хранящихся в
учреждениях, установлен срок хранения 5 лет; для пенсионных дел и
4
лицевых счетов получателей пенсий установлен срок 75 лет ЭК, срок
хранения актов о несчастных случаях на производстве увеличен с 45 лет
на постоянный, для списков по перечислению пособия по безработице и
стипендии путем оказания потребительских услуг и передачи товароматериальных ценностей установлен срок хранения 5 лет ЭК ( вместо 75
лет), для протоколов заседаний комиссии по размещению заказов для
государственных и муниципальных нужд и документов к ним
установлен срок хранения-3года).
Члены ЭПМК оказывают ЭК организаций методическую и
практическую помощь. Так, при непосредственной помощи членов
ЭПМК ЭК проведен отбор документов на постоянное хранение по
2000-2001 учебный год в ГОУ высшего профессионального образования
Марийский государственный университет, Инспекция Федеральной
налоговой службы г.Йошкар-Олы, ГУ «Марийский центр научнотехнической информации, Территориальный орган Федеральной службы
государственной статистики РФ по Республике Марий Эл, ГУ ЙошкарОлинский городской центр занятости населения по Республике Марий
Эл, Государственная инспекция труда в Республике Марий Эл и другие.
Таким образом, взаимодействия ЭПК с ЭК и ЦЭК федеральных
организаций способствует сохранению территориального принципа
комплектования, повышению качества отбора документов на постоянное
хранение и улучшению обеспечения сохранности документов АФ РФ.
Заместитель председателя
Комитета Республики Марий Эл
по делам архивов
Т.М.Майорова