Краткий справочник УПОРЯДОЧЕНИЕ И НАСТРОЙКА БИБЛИОТЕКИ SHAREPOINT

Краткий справочник
УПОРЯДОЧЕНИЕ И НАСТРОЙКА БИБЛИОТЕКИ SHAREPOINT
Упорядочить библиотеку SharePoint и управлять ею можно несколькими способами. В
этом курсе среднего уровня сложности показано, как создавать папки и работать с ними,
сортировать и фильтровать данные по столбцам, создавать настраиваемые представления
элементов библиотеки и ограничивать к ней доступ.
СОЗДАНИЕ ПАПОК В БИБЛИОТЕКЕ
1. Перейдите в библиотеку, в которой требуется
создать папку.
2. На вкладке Файлы нажмите кнопку Создать
папку.
3. Введите имя папки и нажмите кнопку
Сохранить.
СОЗДАНИЕ НАСТРАИВАЕМОГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
ЭЛЕМЕНТОВ В БИБЛИОТЕКЕ
1. Перейдите в библиотеку, для которой нужно
создать представление.
2. На вкладке Библиотека нажмите кнопку
Создать представление.
ДОБАВЛЕНИЕ СТОЛБЦОВ В БИБЛИОТЕКУ
1. Перейдите в библиотеку, в которую нужно
добавить столбцы.
2. На вкладке «Библиотека» нажмите кнопку
Параметры библиотеки.
3. Перейдите к разделу Столбцы и выберите
пункт Добавить из существующих столбцов
сайта.
4. В списке Доступные столбцы сайта выберите
столбцы, которые нужно добавить в
библиотеку, и нажмите кнопку ОК.
3.
4.
Чтобы начать с существующего представления,
выберите его в списке Начать с
существующего представления.
На странице Параметры введите имя
представления.
Краткий справочник
5.
Если вы не хотите, чтобы представление
использовалось другими людьми, в разделе
Аудитория выберите пункт Создание
личного представления.
11. Нажмите кнопку ОК. Появится новое
представление, в котором отображаются
файлы со значением 15.11.2014 в столбце
Дата выполнения вне зависимости от того, в
какой папке они находятся.
СОЗДАНИЕ НАСТРАИВАЕМОГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
ЭЛЕМЕНТОВ В БИБЛИОТЕКЕ (ПРОДОЛЖЕНИЕ)
6. В разделе «Фильтр» выберите пункт
Отображать элементы, для которых
справедливо следующее.
7. В раскрывающемся списке выберите столбец,
который нужно добавить, например Дата
выполнения.
8. В следующем поле выберите условие,
например равно.
9. В следующем поле введите дату, по которой
затем будет выполняться фильтрация,
например 15.11.2014.
УПРАВЛЕНИЕ ДОСТУПОМ К БИБЛИОТЕКЕ
SHAREPOINT
1. Перейдите в библиотеку, к которой хотите
предоставить доступ коллегам.
2. На вкладке Библиотека ленты нажмите
кнопку Параметры библиотеки.
3. На странице Параметры щелкните ссылку
Библиотека документов: разрешения.
4. Если библиотека наследует разрешения от
родительского сайта, на вкладке Разрешения
выберите команду Прекратить наследование
разрешений.
5.
6.
10. Наконец, в разделе Папки выберите параметр
Отображать все элементы без папок. Таким
образом вы сможете просматривать файлы из
разных папок в библиотеке.
7.
8.
В появившемся окне сообщения нажмите
кнопку ОК.
В диалоговом окне Общий доступ введите
имена или адреса электронной почты
пользователей, которым нужно предоставить
доступ к библиотеке.
Необязательно. Добавьте небольшое
сообщение с описанием библиотеки и
нажмите кнопку Общий доступ.
Чтобы удалить разрешения, которые
существовали до того, как вы прекратили
наследование разрешений, выберите
соответствующих пользователей или группы и
Краткий справочник
нажмите кнопку Удалить разрешения
пользователей.
ВНИМАНИЕ! Убедитесь в том, что у вас есть
разрешения на доступ к собственной библиотеке.
9.
Теперь доступ к документам в библиотеке
будут иметь только те пользователи, которых
вы добавили в диалоговом окне «Общий
доступ».
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
 Синхронизация OneDrive для бизнеса и
библиотек сайта SharePoint с компьютером
http://office.microsoft.com/ruru/support/HA102832401.aspx
 Управление списками и библиотеками с
большим числом элементов
http://office.microsoft.com/ru-ru/office365sharepoint-online-enterprisehelp/HA101967267.aspx?CTT=1