Хранение документов на сайте группы и

Хранение документов на сайте группы и предоставление
общего доступа к ним
Краткое руководство по началу работы
Отправка документа на сайт группы
1. Перейдите в библиотеку документов на сайте группы. Обычно для этого
достаточно щелкнуть ссылку Документы в области навигации с левой
стороны экрана.
2. Выберите пункт Создать
документ > Отправить файл.
3. Перейдите в папку с документом,
который необходимо отправить,
выберите его и нажмите кнопку
Открыть.
4. В диалоговом окне Добавление
документа нажмите кнопку ОК.
Отправка нескольких
документов на сайт группы
1. Перейдите в библиотеку
документов, в которую
необходимо добавить
документы.
2. Откройте проводник и настройте размеры окна таким образом, чтобы вы могли
одновременно видеть на экране компьютера диалоговое окно проводника
и библиотеку сайта группы.
3. Перейдите в папку, содержащую документы, которые вы хотите загрузить на сайт,
выберите нужные документы и перетащите их в библиотеку сайта группы. Можно
также переместить файлы в папки библиотеки.
Просмотр и изменение файлов на сайте группы
Просмотр и изменение документов в браузере
1. Перейдите к нужной библиотеке документов.
2. Щелкните имя документа, и файл будет открыт в версии приложения Office
для браузера.
Работа с документом в браузере ничем не отличается от работы с документом
в обычной версии приложения за исключением того, что при сохранении документ
автоматически сохраняется в выбранной библиотеке документов.
Просмотр и изменение документов в приложении
В нужной библиотеке документов выберите файл, который необходимо просмотреть
или изменить, а затем на ленте на вкладке Файлы выберите пункт Изменить
документ.
Документ будет открыт в соответствующем типу документа приложении.
Создание документа на сайте группы
1. Перейдите в библиотеку документов, в которой хотите создать файл.
2. Выберите пункт Создать документ. В зависимости от настроек можно будет
создать один из нескольких поддерживаемых документов Office.
3. Выберите тип документа, который хотите создать, и введите имя документа
в появившемся диалоговом окне.
4. Нажмите кнопку ОК. Созданный документ будет открыт в онлайн-версии
приложения Office, соответствующего типу документа.
Общий доступ к папке или файлу в библиотеке
сайта группы
1.
2.
3.
В выбранной библиотеке документов нажмите
кнопку со знаком многоточия (…) рядом
с элементом, к которому необходимо
предоставить доступ, а затем выберите
в появившейся выноске команду Общий
доступ.
Введите адреса электронной почты
пользователей, которым хотите предоставить
доступ к файлу или папке, а затем назначьте
этим пользователям разрешения на чтение или
редактирование элемента.
Создание представления для просмотра
определенных элементов в библиотеке сайта
группы
1.
Перейдите к нужной библиотеке. На вкладке ленты Библиотека выберите
команду Создать представление.
Выберите формат, например
Стандартное представление,
или существующее представление
для использования в качестве основы
для создания нового представления.
2.
3.
В поле Имя представления ведите имя
представления. Установите флажок
Сделать представлением по
умолчанию, если хотите использовать
это представление для библиотеки по
умолчанию. Представлением по
умолчанию для библиотеки может быть
только общедоступное представление.
Выберите пункт Общий доступ. Выбранным
пользователям будет отправлено по
электронной почте уведомление
о предоставлении доступа к документу
или папке на сайте группы.
Синхронизация библиотеки сайта группы
с компьютером
1.
Перейдите в библиотеку и нажмите кнопку
Синхронизация в верхней части страницы.
Откроется мастер синхронизации библиотек,
который автоматически распознает имя и вебадрес библиотеки сайта группы.
2.
Выберите команду Синхронизировать сейчас,
чтобы начать синхронизацию библиотеки.
3.
В диалоговом окне выберите команду Показать мои файлы, чтобы открыть папку
синхронизированной библиотеки в проводнике. Папка синхронизированной
библиотеки в проводнике помещается в папку «Библиотеки SharePoint». Папке
синхронизированной библиотеки присваивается имя библиотеки сайта.
4.
В разделе «Аудитория» в области Аудитория представления выберите значение
Создание личного представления или Создание общего представления.
5.
В разделе Столбцы выберите столбцы, которые хотите включить в представление,
и снимите флажки со столбцов, которые не должны отображаться. Рядом
с номерами столбцов выберите порядок их отображения в представлении.
6.
Настройте другие параметры представления, такие как Сортировка и фильтр,
и нажмите кнопку ОК.
Получение уведомлений при изменении
документа
1. В библиотеке, для которой необходимо настроить оповещение, перейдите на
ленте на вкладку «Библиотека».
2. Выберите команды Оповещать меня > Установить оповещение для этой
библиотеки.
Просмотр предыдущей версии документа
1. Выберите в библиотеке документ, предыдущую версию которого необходимо
просмотреть.
2. Если в системе включена функция контроля версий и у документа имеются
предыдущие версии, на ленте на вкладке Файлы выберите пункт Журнал
версий.
Просмотр журнала изменений документа
3. На странице «Новое оповещение» в разделе Заголовок оповещения при
желании измените заголовок оповещения. Заголовок отображается в строке
темы сообщения электронной почты с оповещением и используется также
для управления оповещениями.
4. Если раздел Получатели оповещений доступен, введите имена или адреса
электронной почты пользователей, которым нужно отправлять оповещения.
5. В разделе Способ доставки выберите способ доставки оповещений.
6. Если раздел Тип изменений доступен, выберите типы изменений, о которых вы
хотите получать оповещения.
7. В разделе Отправить оповещения об этих изменениях укажите, хотите ли вы
получать оповещения обо всех изменениях или об определенных, например,
если кто-либо изменил элемент, который вы создали или недавно изменили.
8. В разделе Частота отправки оповещений укажите необходимую периодичность
получения оповещений (например, немедленно, один раз в день или один раз
в неделю), а также дни и часы их получения.
9. Нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку со знаком многоточия (…) рядом с документом в библиотеке.
В окне выноски будет показано имя последнего пользователя, который
редактировал документ, и дата изменения.