Требования действующего законодательства к формированию

Формирование и систематизация документов
2.1. Документы формируются отдельно по годам.
2.2. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются отдельно.
2.3. В дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют
заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные
экземпляры документов, а так же документы, подлежащие возврату.
2.4. Сроки хранения документов определяются в соответствии с перечнями документов
с указанием сроков хранения.
2.5. Документы в деле располагаются сверху вниз по хронологии.
2.6. Дела по личному составу: личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по
начислению заработной платы, раскладываются в порядке алфавита по фамилиям, а в конце
года дооформляются путем оформления в них внутренней описи (приложение № 2 к
Порядку)
2.7. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их
поступления.
3 Оформление дел.
3.1. Подшивка и нумерация дел.
3.1.1. Документы, составляющие дело, переплетаются с учетом возможности
свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них, но не более 250
листов в деле.
3.1.2. В конце каждого дела подшиваются чистый бланк формы для заверительной
записи (Лист – заверитель, приложение № 1 к Порядку), а в начале дела, в необходимых
случаях, бланки форм для внутренней описи документов (приложение № 2 к Порядку).
3.1.3. Все листы дела, кроме листов заверительной записи и внутренней описи,
нумеруются в развернутом виде цифрами, валовой нумерацией, в правом верхнем углу, не
задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.
Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы
внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
3.1.4. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому
тому или части отдельно.
3.1.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом
лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и
подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
3.1.6. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем
другие документы (вырезки, вставки текста и т.п.), то каждый документ нумеруется
отдельно.
3.1.7. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела
проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются
одной наклонной чертой и рядом, ставится новый номер листа. В конце дела составляется
новая заверительная запись, при этом старая заверительная запись зачеркивается, но
сохраняется в деле.
3.1.8. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах, при подготовке их
к передаче на хранение в архив, допускается по согласованию с архивом употребление
литерных номеров листов.
3.2. Составление и оформление заверительной записи (листа – заверителя)
3.2.1. Заверительная запись, согласно приложению № 1 к Порядку, предназначена для
учета листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
3.2.2. Заверительная запись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела.
3.2.3. В заверительной записи дела указываются цифрами и прописью количество
пронумерованных листов дела и отдельно, через «+» (плюс), количество листов внутренней
описи (при ее наличии).
3.2.4. В заверительной записи оговариваются следующие особенности нумерации
документов дела:
- наличие литерных и пропущенных номеров листов;
- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;
- номера крупноформатных листов;
- номера конвертов с вложенными листами и количество вложенных в них листов.
3.2.5. Заверительная запись подписывается ее составителем с указанием расшифровки
подписи, должности и даты составления.
3.3. Составление и оформление внутренней описи
3.3.1. Внутренняя опись документов, согласно приложению № 2 к Порядку,
составляется на личные карточки уволенных работников, личные дела и лицевые счета
(ведомости) по начислению заработной платы.
3.3.2. Внутренняя опись дела составляется в двух экземплярах: один экземпляр
подшивается в дело, а второй – в дело «Алфавитные указатели к описи дел по личному
составу».
3.3.3. Во внутренней описи фамилии должны быть расположены в алфавитном порядке.
3.4. Оформление обложек дел
3.4.1. Обложка дела, в соответствии с приложением № 3 к Порядку оформляется
следующим образом:
На обложке дела указываются:
- наименование организации и её непосредственная подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
- заголовок дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела.
3.4.2. На обложке дела в правом верхнем и нижнем левом углу и должно быть
предусмотрено место размером 60 мм на 30 мм для проставления штампа с наименованием
архива и обозначением архивного шифра.
3.4.3. При оформлении обложки дел наименование организации указывается
полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации,
которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация
или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то
они указываются в скобках после полного наименования.
3.4.5. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в
течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую
организацию (структурное подразделение), на обложке дописывается новое наименование
этой организации или организации - преемника (структурного подразделения), прежнее
наименование заключается в скобки.
3.4.6. Заголовок дела на обложке должен переноситься из описи дел организации,
согласованной с архивом.
3.4.7. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку
каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
3.4.8. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.