Постановление Правительства Республики Казахстан от 31

Источник: ИС ПАРАГРАФ, 10.07.2012 11:32:05
Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001
года № 168
Об утверждении некоторых инструкций
(с изменениями и дополнениями по состоянию на 27.04.2012 г.)
Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:
В пункт 1 внесены изменения в соответствии с постановлениями
Правительства РК от 28.06.05 г. № 643 (см. стар. ред.); от 14.05.07 г. №
382 (см. стар. ред.)
1. Утвердить прилагаемые:
Инструкцию по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра
Республики Казахстан;
Инструкцию по организации контроля исполнения документов в
Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и
местных исполнительных органах;
Инструкцию о порядке рассмотрения обращений физических и
юридических лиц и контроля за их исполнением.
Дополнено пунктом 1-1 в соответствии с постановлением Правительства
РК от 10.12.02 г. № 1300
1-1. Установить, что требования указанных инструкций обязательны для
всех государственных органов в части их касающейся.
2. Признать утратившим силу распоряжение Премьер-Министра
Республики Казахстан от 14 октября 1998 года № 195.
3. Настоящее постановление вступает в силу по истечении месяца со дня
подписания.
Премьер-Министр
Республики Казахстан
К. Токаев
Для служебного пользования
Изложена в редакции постановления Правительства РК от 04.06.08 г. №
535
По всему тексту слова «работников», «работниками», «Работникам»,
«работник», «работнику», «работникам», «Работник» «работником»,
«работника»,
«работники»
заменить
словами
«сотрудников»,
«сотрудниками»,
«Сотрудникам»,
«сотрудник»,
«сотруднику»,
«сотрудникам», «Сотрудник», «сотрудником», «сотрудника», «сотрудники»
в соответствии с постановлением Правительства РК от 25.06.10 г. № 641
(см. стар. ред.)
По всему тексту слова «сектор служебной корреспонденции», «сектора
служебной корреспонденции», «сектором служебной корреспонденции»,
«секторе служебной корреспонденции» заменены соответственно словами
«сектор делопроизводства и архива», «сектора делопроизводства и архива»,
«сектором делопроизводства и архива», «секторе делопроизводства и
архива» в соответствии с постановлением Правительства РК от 27.04.12
г. № 540 (см. стар. ред.)
Утверждена
постановлением Правительства
Республики Казахстан
от 31 января 2001 года № 168*
_______________________
* С изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями
Правительства Республики Казахстан от 10 декабря 2002 года № 1300, от 14
апреля 2005 года № 358.
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра
Республики Казахстан
1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами в
Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан (далее - Канцелярия)
в процессе выполнения возложенных на нее функций в соответствии с
Регламентом Правительства Республики Казахстан и Положением о
Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.
2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей
Инструкцией, распространяются на всех сотрудников Канцелярии.
В пункт 3 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.); изложен в редакции
постановления Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
3. Настоящая Инструкция определяет правила подготовки, оформления,
прохождения документов несекретного характера и имеющих пометку «Для
служебного пользования».
Подготовка, ознакомление и прохождение служебной информации и
служебной информации с пометкой «Для служебного пользования»
ограниченного распространения осуществляются в соответствии с
Правилами работы государственных органов со служебной информацией,
утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 23
января 2008 года № 51дсп.
Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию
работы с документами, независимо от вида носителя, включая электронные
документы, удостоверенные электронной цифровой подписью с
использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой
подписи и средства электронной цифровой подписи (средства
криптографической
защиты
информации,
реализующие
процессы
формирования и проверки электронной цифровой подписи) и имеющие
подтверждение об определении в установленном порядке положительного
результата проверки электронной цифровой подписи (подтверждение
(установление) подлинности электронной цифровой подписи) после
вычисления и проверки электронной цифровой подписи электронного
документа с использованием открытого ключа электронной цифровой
подписи.
В пункт 4 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.); постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
4. Настоящей Инструкцией не регулируется порядок:
1) работы с обращениями физических и юридических лиц, а также приема
граждан в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, который
устанавливается Инструкцией о порядке рассмотрения обращений
физических и юридических лиц и контроля за их исполнением;
2) организации контроля исполнения документов, который установлен
Инструкцией по организации контроля исполнения документов в Канцелярии
Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных
исполнительных органах;
3) ведения секретного делопроизводства и секретной переписки с
использованием
шифрованной
документальной
связи,
который
устанавливается отдельными специальными инструкциями.
5. Ответственность за ведение делопроизводства, учет, сохранность,
своевременное прохождение и исполнение документов в структурных
подразделениях Канцелярии возлагается на их руководителей.
6. Отдел контроля и документационного обеспечения знакомит новых
сотрудников Канцелярии с настоящей Инструкцией и другими документами,
регламентирующими деятельность Канцелярии.
Заголовок главы 2 изложен в редакции постановления Правительства РК
от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
2. Порядок приема служебной корреспонденции
7. Переписка с органами, организациями и гражданами Республики
Казахстан и стран СНГ ведется на государственном и/или русском языках, с
иными зарубежными корреспондентами может вестись также и на других
иностранных языках.
Пункт 8 изложен в редакции постановления Правительства РК от 25.06.10
г. № 641 (см. стар. ред.); постановления Правительства РК от 27.04.12 г.
№ 540 (см. стар. ред.)
8. Входящая корреспонденция, поступающая в Канцелярию на бумажном
носителе, принимается сектором делопроизводства и архива Отдела контроля
и документационного обеспечения (далее - сектор делопроизводства и
архива) под роспись с указанием даты, времени, фамилии и инициалов лица,
получившего документы, а электронные документы, удостоверенные
электронной цифровой подписью - после проведения процедуры проверки
электронной
цифровой
подписи
с
использованием
средства
криптографической защиты информации (далее - ЭЦП) лица, подписавшего
электронный документ, и лица, заверившего необходимые реквизиты
документа.
Электронные документы, удостоверенные ЭЦП, должны передаваться
через Единую транспортную среду государственных органов Республики
Казахстан (далее - ETC) и сервер Центра межведомственного
документооборота Единой системы электронного документооборота
государственных органов (далее - ЦМД ЕСЭДО).
При приеме корреспонденции в формате электронных документов все
дальнейшие процедуры с данными документами совершаются в соответствии
с
Инструкцией
пользователя
Единой
системы
электронного
документооборота (далее - ЕСЭДО).
Ноты и письма иностранных посольств принимаются только через
Министерство иностранных дел Республики Казахстан.
В пункт 9 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.); постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
9. Прием документов, поступающих в Канцелярию в субботние дни до
11.00 часов, осуществляется дежурными сотрудниками сектора
делопроизводства и архива, а также может осуществляться ответственными
дежурными приемной Премьер-Министра с обязательной последующей
передачей их в сектор делопроизводства и архива на регистрацию.
С помощью средств электрической и электронной связи в порядке,
установленном отдельными инструкциями, осуществляется передача
сообщений (информации) в виде криптограмм, телеграмм, телетайпограмм,
факсограмм, телефонограмм и почтовых файловых (электронных)
сообщений. Бумажные оригиналы факсограмм незамедлительно досылаются
адресатам в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, для
отправления аналогичной корреспонденции.
Пункт 10 изложен в редакции постановления Правительства РК от
25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
10. Сотрудникам Канцелярии Премьер-Министра запрещается принимать
документы, не зарегистрированные в секторе делопроизводства и архива, и
работать с ними, за исключением случаев предусмотренных пунктом 13-3
настоящей Инструкции.
В пункт 11 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
11. Сотрудник сектора делопроизводства и архива перед вскрытием
конвертов проверяет правильность их адресования и оформления,
целостность упаковки (при наличии печатей). При вскрытии конвертов
сверяются соответствие адреса наименованию отправителя, номера
вложений, указанные на пакете, с номерами, проставленными на документах,
проверяется комплектность документов и приложений к ним.
В случае недостачи документов, повреждения пакетов, расхождения
номеров на конвертах с номерами на документах, составляется акт
(приложение 2) в трех экземплярах, при этом один экземпляр акта остается в
секторе делопроизводства и архива, второй - вместе с документом передается
по назначению, а третий - направляется отправителю.
Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные
документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
Конверты от вложенных в них документов сохраняются в тех случаях,
когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и
получения документов.
Вскрытию в секторе делопроизводства и архива подлежат все конверты,
за исключением конвертов с отметкой «Лично».
Пункт 12 изложен в редакции постановления Правительства РК от
25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.); внесены изменения в соответствии с
постановлением Правительства РК от 13.09.10 г. № 931 (см. стар. ред.);
изложен в редакции постановления Правительства РК от 27.04.12 г. № 540
(см. стар. ред.)
12. Приему в Канцелярии Премьер-Министра подлежат первые
экземпляры документов, которые должны быть оформлены на бланке
установленного образца, подписанные первым руководителем (в его
отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности при наличии приказа)
или созданные с использованием соответствующего ему шаблона
электронного документа с заполненными реквизитами (имеющие
подтверждение об определении в установленном порядке положительного
результата проверки ЭЦП). К письмам государственных органов,
ответственных за исполнение поручений Руководства Правительства в
обязательном порядке прикладываются копии писем государственных
органов соисполнителей. На документе обязательно должны быть
проставлены: дата, исходящий номер, краткий заголовок документа, при
ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении поручений ссылка на регистрационный номер Канцелярии. При этом Канцелярией
принимаются только те документы, дата которых совпадает с датой их сдачи
в Канцелярию Премьер-Министра (кроме иногородней корреспонденции,
поступившей по почте). Фамилия, инициалы, номер телефона исполнителя, а
также количество экземпляров документа в обязательном порядке
проставляются в нижнем правом углу после подписи или на обороте первого
листа документа (например: Асанов С.А., тел. 742469). Приложения к
документу должны быть запарафированы лицом, подписавшим или
готовившим документ.
Корреспонденция государственных органов (в том числе поступающая в
формате электронного документа), адресованная руководству Правительства
и Руководителю Канцелярии, должна быть оформлена на гербовом бланке на
государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на
русском языке).
При приеме электронных документов количество экземпляров не
учитывается.
Электронные документы, поступающие в Канцелярию ПремьерМинистра в нерабочее время, хранятся в соответствующей папке ЕСЭДО до
регистрации или отказа в приеме сотрудником сектора делопроизводства и
архива.
Пункт 13 изложен в редакции постановления Правительства РК от
25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
13. Не подлежат приему в Канцелярии Премьер-Министра:
1) документы и приложения к ним, оформленные с нарушением
установленных требований настоящей Инструкции;
2) документы, содержащие факсимиле, помарки и иные загрязнения,
имеющие какие-либо повреждения, в том числе прошитые дыроколом,
исполненные на черновиках и копиях бланков государственных органов;
3) неправильно адресованные (неправильное написание названия
Канцелярии Премьер-Министра, должности, фамилии, имени, отчества
Руководства Правительства и Канцелярии Премьер-Министра) письма;
4) письма государственных органов, не содержащие копии писем
государственных органов-соисполнителей.
Инструкция дополнена главой 2-1 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641
2-1. Порядок регистрации служебной корреспонденции
Пункт 13-1 изложен в редакции постановления Правительства РК от
27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
13-1. Вся корреспонденция (документы), поступающая в Канцелярию,
принимается с 9.00 до 15.30 часов и регистрируется сектором
делопроизводства и архива, который заполняет на каждый поступивший
документ регистрационно-контрольную карточку для регистрации входящих
(исходящих, внутренних) документов (приложение 1 к настоящей
Инструкции).
Пункт 13-2 изложен в редакции постановления Правительства РК от
27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
13-2. Заведующий сектором делопроизводства и архива предварительно
делает разметку поступивших документов и другой служебной
корреспонденции,
распределяет
по
компетенции.
Распределение
поступивших документов и другой служебной корреспонденции в адрес
Руководства Правительства, Канцелярии осуществляется в зависимости от
характера, важности и срочности поставленных вопросов.
После предварительного рассмотрения поступившие документы и другая
служебная корреспонденция регистрируются в установленном порядке.
Регистрации не подлежат документы, указанные в приложении 3 к
настоящей Инструкции.
В пункт 13-3 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
13-3. Корреспонденция (документы), принятая сотрудниками Канцелярии
Премьер-Министра в силу служебной необходимости помимо Отдела
контроля и документационного обеспечения, должна незамедлительно
передаваться на регистрацию в сектор делопроизводства и архива.
В пункт 13-4 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 13.01.12 г. № 34 (см. стар. ред.); изложен в редакции
постановления Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
13-4. Регистрация входящей корреспонденции осуществляется сектором
делопроизводства и архива путем проставления в нижнем правом углу (или в
случаях отсутствия свободного пространства в верхнем левом углу) штампа с
указанием входящего регистрационного номера, даты поступления,
количества листов основного документа и приложений к нему. Документам,
поступившим к ранее зарегистрированным входящим документам,
присваивается регистрационный номер основного документа с отметкой «к».
После присвоения регистрационного номера контрольному документу в
секторе контроля, ранее зарегистрированному в секторе делопроизводства и
архива, поступившего документа для исключения двойной регистрации
необходимо закрыть в учетных данных регистрационный номер, ранее
присвоенный сектором делопроизводства и архива.
Электронный документ, удостоверенный ЭЦП, после проверки ЭЦП
регистрируется и передается через систему электронного документооборота
в приемные руководства и структурные подразделения Канцелярии в
соответствии
с
Правилами
электронного
документооборота,
утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 17
апреля 2004 года № 430.
При регистрации входящей корреспонденции на иностранном языке
штамп ставится на оригинале и тексте перевода с пометкой «Перевод».
13-5. Сведения о документе заносятся в карточки в двух экземплярах,
которые передаются в соответствующий отдел Канцелярии ПремьерМинистра, первый из них остается в секторе делопроизводства и архива; с
росписью, датой и временем получения документа и хранится в текущей
картотеке. В дальнейшем в этой карточке отмечается и ход рассмотрения
данного документа.
Второй экземпляр карточки остается у специалиста в картотеке отделаисполнителя, в ней также отражается движение данного документа с
обязательным внесением в базу данных (далее - БД) служебной
корреспонденции (ЕСЭДО) фамилии, инициалов и рабочего телефона
исполнителя.
В заголовок главы 3 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
3. Рассмотрение и прохождение служебной корреспонденции
В пункт 14 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
14. Бумажные документы после предварительного рассмотрения и
регистрации в секторе делопроизводства и архива по согласованию с
заведующим Отделом контроля и документационного обеспечения
передаются по компетенции в приемные руководства и отделов, где
принимаются сотрудниками, которые расписываются в получении
документов с указанием даты, времени и несут персональную
ответственность за их прохождение и надлежащее хранение.
Заведующий Отделом контроля и документационного обеспечения по
результатам изучения может не принимать или возвращать без рассмотрения
документы, содержащие:
1) обращения государственных органов по вопросам, относящимся к
исключительной компетенции обращающихся или иных государственных
органов;
2) обращения государственных органов-разработчиков с просьбой дать
поручение о рассмотрении подготовленных ими проектов нормативных
правовых актов и иных документов заинтересованными государственными
органами или межведомственными комиссиями, рабочими органами которых
являются центральные исполнительные органы;
3) обращения государственных органов, акимов областей и городов
Астаны и Алматы или отдельных юридических лиц, требующие принятия
решений Правительства или Премьер-Министра, в том числе о выделении
средств из республиканского бюджета и резерва Правительства, но не
проработанные в центральных исполнительных органах, в компетенцию
которых входят поднимаемые в обращениях вопросы;
4) информацию, представление которой не предусмотрено установленной
отчетностью;
5) информацию по исполнению поручений, не находящихся на контроле
Правительства и по которым не давались конкретные поручения о
необходимости информировать Правительство и/или Канцелярию ПремьерМинистра;
6) просьбы о продлении сроков уплаты налогов;
7) документы в запечатанных конвертах (корреспонденция, за
исключением секретной, по кадровым вопросам и иногородней, а также
адресованной судами);
8) документы, подготовленные с нарушением требований Регламента
Правительства Республики Казахстан и настоящей Инструкции.
15. Секретная корреспонденция обрабатывается только в секторе
секретного делопроизводства и защиты информации Отдела контроля и
документационного
обеспечения
(далее
сектор
секретного
делопроизводства и защиты информации).
16. В тех случаях, когда возникает неясность в дальнейшем движении
документов, они докладываются заведующему Отделом контроля и
документационного обеспечения, а при необходимости - Руководителю
Канцелярии или его заместителям.
17. В соответствии с Регламентом Правительства и Положением о
Канцелярии обращения юридических и физических лиц, которые не требуют
рассмотрения Правительством и могут быть решены центральными и
местными исполнительными, иными государственными органами,
направляются заведующим Отделом контроля и документационного
обеспечения
(в
его
отсутствие
заместителем
заведующего)
соответствующим
министерствам,
агентствам,
акимам
и
иным
государственным органам.
Без регистрации возвращаются обращения центральных и местных
исполнительных, иных государственных органов, хозяйствующих субъектов
по вопросам дополнительного финансирования, не предусмотренного в
республиканском бюджете на соответствующий год, либо предоставления
индивидуальных налоговых, таможенных и других льгот, если это не
согласовано в порядке, установленном Регламентом Правительства.
Не подлежат регистрации документы, указанные в приложении 3 к
настоящей Инструкции.
18. При обработке и регистрации входящей корреспонденции,
поступающей из Администрации Президента Республики Казахстан,
необходимо дополнительно руководствоваться Правилами обращения с
документами Администрации Президента Республики Казахстан в аппаратах
государственных органов, в организациях и учреждениях Республики
Казахстан с приложением к документу листа ознакомления (приложение 4).
В пункт 19 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.); постановлением
Правительства РК от 13.01.12 г. № 34 (см. стар. ред.); постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
19. Поступающие в Правительство документы распределяются, как
правило, следующим образом:
1) Премьер-Министру передаются на рассмотрение:
поручения Президента Республики Казахстан;
письма председателей палат Парламента, Государственного секретаря,
Руководителя Администрации Президента, Председателя Верховного Суда,
адресованные лично Премьер-Министру;
письма Генеральной прокуратуры;
письма глав государств и глав правительств;
обращения Конституционного Совета;
письма
Счетного
комитета
по
контролю
за
исполнением
республиканского бюджета;
служебные записки и другая корреспонденция по выполнению поручений
Премьер-Министра;
обращения, связанные с разрешением на выезд в командировку
руководителей министерств, ведомств, других центральных учреждений,
содержащихся за счет республиканского бюджета, акимов областей и
городов Астаны и Алматы с выделением им денежных средств за 3 дня до
отъезда;
иная корреспонденция в соответствии с распределением обязанностей
между
Премьер-Министром,
заместителями
Премьер-Министра
и
Руководителем Канцелярии;
2) заместителям Премьер-Министра передается на рассмотрение:
корреспонденция (документы), непосредственно им адресованная, а также
корреспонденция по курируемым ими вопросам в соответствии с
распределением
обязанностей
между
Премьер-Министром,
его
заместителями и Руководителем Канцелярии;
3) Руководителю Канцелярии направляются:
материалы по вопросам контроля за своевременным и качественным
исполнением актов и поручений Президента, Правительства, ПремьерМинистра и его заместителей центральными и местными исполнительными
органами, структурными подразделениями Канцелярии, а также протоколы
заседаний Правительства;
документы, связанные с проведением заседаний Правительства,
совещаний, других мероприятий республиканского уровня;
материалы МИДа по вопросам заключения и реализации международных
договоров, приема глав государств, правительств, руководителей
международных организаций, крупных зарубежных фирм, поездок ПремьерМинистра в страны ближнего и дальнего зарубежья;
информационно-справочные материалы в соответствии с утвержденным
Премьер-Министром графиком представления информационных материалов
Премьер-Министру;
документы по кадровым вопросам и корреспонденция, направленная
непосредственно в его адрес;
проекты актов Президента, законопроекты и иные обращения в
Правительство, требующие рассмотрения в Канцелярии Премьер-Министра;
другие документы в соответствии с Регламентом Правительства,
Положением о Канцелярии Премьер-Министра и распределением
обязанностей между Премьер-Министром, его заместителями и
Руководителем Канцелярии;
4) заместителю Руководителя Канцелярии (курирующему правовые
вопросы) направляются:
на предварительное рассмотрение вся корреспонденция (документы),
адресуемая в Отдел законодательства, обороны и правопорядка;
копии материалов по вопросам, выносимым на заседание совета
директоров акционерного общества «Фонд национального благосостояния
«Самрук-Казына»;
копии материалов по вопросам, выносимым на заседание
Попечительского совета автономной организации образования «Назарбаев
Университет».
Пункт 20 изложен в редакции постановления Правительства РК от
25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
20. После регистрации корреспонденции (документов) сотрудник сектора
делопроизводства и архива распечатывает два экземпляра карточки с
учетными данными (приложение 1), сохраненными в базе данных ЕСЭДО и
раскладывает в соответствии с разметкой по адресным ячейкам специального
стеллажа сектора делопроизводства и архива.
Пункт 21 изложен в редакции постановления Правительства РК от
25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.); внесены изменения в соответствии с
постановлением Правительства РК от 13.01.12 г. № 34 (см. стар. ред.);
изложен в редакции постановления Правительства РК от 27.04.12 г. № 540
(см. стар. ред.)
21. Сотрудник сектора делопроизводства и архива передает
корреспонденцию (документы) в приемную Секретариата ПремьерМинистра и вручает их сотруднику приемной под роспись с указанием даты
и времени получения на регистрационной карточке, возвращаемой в сектор
делопроизводства и архива.
После рассмотрения документов Секретариатом сотрудник приемной
передает сотруднику сектора делопроизводства и архива документы с
резолюциями на бланках поручения и отпечатанными поручениями
(фишками) и созданными в формате электронного документа,
удостоверенного ЭЦП, для последующей их передачи (отправки) адресатам
через систему электронного документооборота.
Из специального стеллажа сектора делопроизводства и архива, сектора по
выпуску правительственных решений сотрудники приемных заместителей
Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии и заместителей Руководителя
Канцелярии, структурных подразделений по установленному графику
производят выемку поступившей корреспонденции под роспись во втором
экземпляре карточки, остающейся у ответственного за документы в секторе
делопроизводства и архива, секторе по выпуску правительственных решений.
При этом о поступлении срочной корреспонденции (документов) сотрудник
сектора делопроизводства и архива, сектора по выпуску правительственных
решений по телефону незамедлительно информирует сотрудников
соответствующих приемных, которые должны осуществить выемку срочной
корреспонденции (документов) немедленно - вне графика;
одновременно корреспонденция (документы) передается в формате
электронных документов, удостоверенных ЭЦП, с использованием системы
электронного документооборота в другие структурные подразделениясоисполнители согласно разметке (расчета рассылки).
После рассмотрения Руководством Канцелярии сотрудники приемных
заместителей Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии и заместителей
Руководителя Канцелярии доставляют (передают) документы в сектор
делопроизводства и архива с резолюциями на бланках поручения,
отпечатанными поручениями (фишками) и созданными в формате
электронного документа, удостоверенного ЭЦП, для последующей их
передачи
(отправки)
адресатам
через
систему
электронного
документооборота.
В пункт 22 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
22. Документы, направляемые на рассмотрение Премьер-Министру,
передаются сотруднику приемной Секретариата Премьер-Министра (далее Секретариат).
Секретариатом не принимается корреспонденция (документы), не
прошедшая регистрацию, за исключением той, которая передана
непосредственно
Премьер-Министром,
его
заместителями
или
Руководителем Канцелярии. При этом корреспонденция, принятая напрямую
Премьер-Министром, его заместителями, а также Руководителем
Канцелярии, незамедлительно должна быть передана на регистрацию в
сектор делопроизводства и архива.
23. Поступающие от структурных подразделений Канцелярии проекты
актов Президента, постановлений Правительства, распоряжений ПремьерМинистра (в специальных обложках), писем и поручений Премьер-Министра
(в чистых обложках) принимаются сотрудником Секретариата и проверяются
на наличие необходимых согласований и документов, после чего передаются
для доклада и последующего подписания Премьер-Министром.
24. Остальная корреспонденция принимается сотрудником приемной
Секретариата, который расписывается в ее получении, затем все
поступившие документы передаются сотруднику Секретариата для
предварительного изучения, подготовки проектов резолюций и передачи их
для доклада и последующего подписания Премьер-Министром.
В пункт 25 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
25. В случае поступления в Секретариат документов, не требующих по
содержанию принятия решения Премьер-Министра, они, по согласованию с
Руководителем Канцелярии либо лицом, исполняющим его обязанности,
передаются в приемные заместителей Премьер-Министра или в структурные
подразделения Канцелярии через сектор делопроизводства и архива.
По вопросам, входящим в компетенцию Руководителя Канцелярии,
документы с проектами соответствующих поручений передаются в его
приемную.
По вопросам, входящим в компетенцию Отдела законодательства,
обороны и правопорядка, документы с проектами соответствующих
поручений предварительно передаются в приемную заместителя
Руководителя Канцелярии (курирующего правовые вопросы).
Подлинники документов (материалы), связанные с визитами в страны
ближнего и дальнего зарубежья Премьер-Министра, его заместителей и
Руководителя Канцелярии, направляются в Отдел внешних связей и
протокола.
Пункт 26 изложен в редакции постановления Правительства РК от
27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
26. Краткое содержание входящих документов и принятых по ним
резолюций Премьер-Министра заносится в базу данных регистрационных
контрольных карточек.
В пункт 27 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
27. Документы, адресованные заместителям Премьер-Министра,
Руководителю Канцелярии, передаются соответственно помощниками
(советниками) заместителей Премьер-Министра и Руководителя Канцелярии
или сотрудниками приемных, которые расписываются за получение
документов в секторе делопроизводства и архива в регистрационноконтрольной карточке с указанием даты и времени получения.
Делопроизводство в приемных заместителей Премьер-Министра,
Руководителя Канцелярии и его заместителей ведется сотрудниками
приемных, которые несут персональную ответственность за прохождение
документов и надлежащее их хранение.
28.
Поступившие
документы
незамедлительно
докладываются
помощниками (советниками) заместителей Премьер-Министра или
Руководителя Канцелярии, которые осуществляют подготовку проектов
резолюций самостоятельно или по согласованию с соответствующими
структурными подразделениями Канцелярии. Срок предварительного
изучения и доклада документа в приемных - не более 2 часов.
Пункт 29 изложен в редакции постановления Правительства РК от
27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
29. Проекты резолюций Руководителя Канцелярии по запросам депутатов
Парламента, обращениям Генеральной прокуратуры Республики Казахстан и
Конституционного Совета Республики Казахстан сотрудники отделов
готовят по согласованию с другими соответствующими структурными
подразделениями Канцелярии.
Проекты резолюций Руководителя Канцелярии по запросам депутатов
Парламента, обращениям Генеральной прокуратуры Республики Казахстан и
Конституционного Совета Республики Казахстан сотрудники Отдела
законодательства, обороны и правопорядка готовят по согласованию с
заместителем Руководителя Канцелярии (курирующим правовые вопросы).
30. В тех случаях, когда документы, переданные заместителям ПремьерМинистра, возвращаются без рассмотрения, помощники (советники) или
сотрудники приемных заместителей Премьер-Министра прикладывают к
возвращаемым документам подписанное ими письменное обоснование
причины возврата документа.
В пункт 31 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
31. Резолюции по входящим документам (поручения, указания)
Руководства Правительства и Канцелярии печатаются на бланках (фишках)
установленного образца или создаются с использованием соответствующих
им шаблонов электронных документов и, при необходимости,
согласовываются со структурными подразделениями Канцелярии в
соответствии с их компетенцией.
Проекты резолюций Руководства Правительства и Канцелярии,
подготовленные Отделом законодательства, обороны и правопорядка,
предварительно согласовываются с заместителем Руководителя Канцелярии
(курирующим правовые вопросы).
В пункт 32 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
32. В резолюции должны быть указаны:
исполнители (наименование организаций в именительном падеже,
фамилии и инициалы должностных лиц в дательном падеже);
ясное и исчерпывающее содержание действия или порядок и характер
исполнения документа;
срок исполнения (при необходимости);
личная подпись руководителя с расшифровкой (инициал имени и
фамилия);
дата (число, месяц, год);
номер документа;
на нижнем поле, под чертой - к какому документу относится резолюция, а
также дата и номер этого документа.
Образец оформления резолюции - приложение 5.
В случае, если поручение адресовано Отделу законодательства, обороны
и правопорядка или в копии направляется в Отдел законодательства,
обороны и правопорядка, в резолюции обязательно указывается заместитель
Руководителя Канцелярии (курирующий правовые вопросы);
Пункт 33 изложен в редакции постановления Правительства РК от
27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
33. Рассмотренные документы помощники (советники) или сотрудники
приемных Руководства Правительства и Канцелярии вместе с
регистрационно-контрольной карточкой передают в сектор делопроизводства
и архива для переразметки и отправки документов в соответствии с
резолюциями. Если в резолюции содержится поручение о постановке на
контроль, или указаны сроки исполнения, в том числе с пометкой «срочно»,
или имеются пометки «доложить», «внести предложения», то подлинник
резолюции направляется сектором делопроизводства и архива для
постановки на контроль в сектор контроля Отдела контроля и
документационного обеспечения (далее - сектор контроля), а затем в то
структурное подразделение Канцелярии, к компетенции которого относятся
рассмотренные документы. При этом для обеспечения оперативной отправки
адресатам срочных документов и поручений (со сроком исполнения до трех
рабочих дней) сотрудники структурных подразделений Канцелярии,
помощники (советники) и сотрудники приемных Руководства Правительства
и Канцелярии, руководителей структурных подразделений должны передать
указанные документы и поручения в формате электронных документов с
использованием системы электронного документооборота или факсимильной
связи с последующей их отправкой адресатам через сектор делопроизводства
и архива.
Пункт 34 изложен в редакции постановления Правительства РК от
27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
34. В приемных Руководства Правительства и Канцелярии, структурных
подразделений Канцелярии делопроизводство ведется сотрудниками
приемных Руководства Правительства и Канцелярии, руководителей
структурных подразделений или специально выделенными сотрудниками
(далее
-сотрудники
приемных),
которые
несут
персональную
ответственность за своевременный прием и доведение документов до
руководителей и исполнителей своих подразделений, полноту и
правильность ведения записей в первых экземплярах регистрационноконтрольных карточек к документам, за внесение фамилий исполнителей и
резолюций (поручений, указаний) к документам в базе данных
регистрационно-контрольных
карточек
системы
электронного
документооборота Канцелярии, своевременную отправку (передачу)
документов и резолюций к ним, надлежащее оперативное хранение
документов.
Пункт 35 изложен в редакции постановления Правительства РК от
27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
35. Руководитель структурного подразделения Канцелярии после
рассмотрения документа дает, как правило, письменное поручение по его
исполнению непосредственно исполнителю по документу и возвращает
документ сотруднику приемной, который незамедлительно вводит учетные
данные об исполнителе в базу данных регистрационно-контрольных
карточек системы электронного документооборота Канцелярии и первый
экземпляр карточки.
Заместитель Руководителя Канцелярии (курирующий правовые вопросы)
после предварительного рассмотрения документа дает письменное поручение
по его исполнению заведующему Отделом законодательства, обороны и
правопорядка и (или) исполнителю данного Отдела, ответственному за
рассмотрение вопросов правового характера, и в случае, если поручение об
исполнении документа дано только исполнителю Отдела законодательства,
обороны и правопорядка, ответственному за рассмотрение вопросов
правового характера, возвращает документ сотруднику приемной
заместителя Руководителя Канцелярии (курирующего правовые вопросы),
который незамедлительно вводит учетные данные об исполнителе в базу
данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного
документооборота Канцелярии и первый экземпляр карточки.
После этого сотрудник приемной заносит в специальный журнал
регистрационный номер, дату, краткое содержание (название) входящего
документа, фамилию исполнителя и передает документ ему под роспись в
регистрационно-контрольной карточке.
Срок с момента получения документа из Отдела контроля и
документационного обеспечения до его передачи непосредственному
исполнителю не должен превышать 4 часа.
Проект резолюции Руководства Правительства и Канцелярии (служебной
записки или проект ответа) разрабатывается исполнителем структурного
подразделения, осуществляющего созыв, визируется исполнителем,
заведующим структурным подразделением.
Проекты резолюций Премьер-Министра перед докладом для подписания
визируются Руководителем Канцелярии.
Проекты резолюций Премьер-Министра, Руководства Правительства и
Канцелярии (служебной записки или проект ответа), подготовленные
Отделом законодательства, обороны и правопорядка, также визируются
заместителем Руководителя Канцелярии (курирующим правовые вопросы).
36. При наличии соисполнителей по документу согласованный у
основного исполнителя проект резолюции (служебной записки,
разработанного документа) через исполнителя по документу направляется в
приемную руководителя структурного подразделения-соисполнителя. Срок
для согласования у соисполнителя - не более 3-4 часов с момента получения
документа от сотрудника сектора делопроизводства и архива.
В пункт 37 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
37. Срок для подготовки и согласования проекта резолюции (служебной
записки, разработанного документа) в структурных подразделениях
исполнителем и соисполнителем не должен превышать 2 рабочих дней с
момента получения документа непосредственным исполнителем. В случае
наличия замечаний у соисполнителя по проекту резолюции (служебной
записки, разработанному документу), осуществляется их доработка, а в
случае
наличия
непреодолимых
разногласий
соисполнителями
представляются письменные мотивированные возражения.
Общий срок подготовки проекта резолюции (служебной записки,
разработанного документа) или письменного возражения не должен
превышать 1 (одного) рабочего дня.
В пункт 38 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
38. Поступившие в Канцелярию от государственных органов и иных
организаций отчеты об исполнении контрольных документов направляются в
структурные подразделения Канцелярии, к компетенции которых относятся
рассматриваемые контрольные документы и/или за которыми закреплен
контроль их исполнения.
Отчеты об исполнении контрольных документов, поступившие в
Канцелярию от государственных органов и иных организаций, контроль
исполнения которых закреплен за Отделом законодательства, обороны и
правопорядка, предварительно направляются в приемную заместителя
Руководителя Канцелярии (курирующего правовые вопросы).
39. Поступающие в структурные подразделения Канцелярии документы
для сведения (законы, указы, постановления, распоряжения, обращения и
другие материалы) хранятся у сотрудника приемной в специальных папках
(файлах) в соответствии с номенклатурой дел и, при необходимости,
выдаются сотрудникам соответствующих структурных подразделений с
соответствующей отметкой во внутренней описи дела.
В пункт 40 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
40. Картотеку в структурном подразделении Канцелярии ведет сотрудник
приемной или специально выделенный сотрудник, который несет
ответственность за полноту и правильность ведения учетных записей в
регистрационно-контрольных карточках, за ввод резолюций (поручений,
указаний) руководства и учетных данных в базу данных регистрационноконтрольных карточек, своевременную отправку (передачу) документов и
резолюций руководства, в том числе в формате электронных документов с
использованием системы электронного документооборота.
Карточки хранятся только в картотеке структурного подразделения.
Запрещается их хранение вместе с документами у исполнителей. Картотеки
контрольных документов ведутся отдельно.
В карточке отмечается ход исполнения документа (напоминания,
запросы, ответы, справки и т.д.). Записи в карточках производятся от руки
чернилами четко и ясно с одновременным введением учетных данных в базу
данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного
документооборота.
Записи карандашом, помарки, подчистки не допускаются. В тех случаях,
когда записи не умещаются на одном бланке карточки, к первоначальной
карточке прикладывается второй бланк с надписью «Продолжение к №_».
41. Исполненные и снятые с контроля документы списываются в дело
руководителем структурного подразделения или его заместителем,
курирующим данные вопросы. При этом автор документа, при
необходимости, должен быть извещен о результатах рассмотрения.
Исполнитель систематизирует переписку, производит на первоначальном
документе и в карточке запись: как, каким документом и когда решен вопрос,
кем подписан документ и с отметкой «В дело №____», заверенной личной
подписью, передает их сотруднику, ответственному за ведение текущего
архива структурного подразделения.
Если документ прислан для сведения либо к нему имеется резолюция
Руководства такого содержания, то в карточке в графе «Вопрос решен»
делается запись «Принято к сведению».
В случае, когда по конкретному вопросу принято соответствующее
решение Правительства или распоряжение Премьер-Министра и
необходимые документы переданы в сектор по выпуску правительственных
решений, в графе «Документ подшит в дело №__» указывается «в секторе по
выпуску правительственных решений», а в графе «Вопрос решен» пишется
«Постановлением (распоряжением) от_______ 200_г. №___». В этом случае
за получение документов расписывается сотрудник сектора по выпуску
правительственных решений, принявший у исполнителя соответствующее
постановление или распоряжение.
Если вопрос решен устно, то на самом документе и на карточке
исполнителем записываются должность и фамилия лица, с которым
состоялся разговор, его краткое содержание и дата.
42. Сотрудник структурного подразделения Канцелярии, ответственный
за оперативное хранение подлинников документов и ведение текущего
архива в данном подразделении, принимая исполненные документы, сверяет
их наличие с регистрационно-контрольной карточкой, подшивает в дело
согласно утвержденной номенклатуре и проставляет номера дел и томов с
вводом учетных данных в базу данных регистрационно-контрольных
карточек системы электронного документооборота, а регистрационноконтрольную карточку помещает в картотеку исполненных документов. В
случае отсутствия необходимых документов или неправильного оформления
исполненных документов, они возвращаются исполнителю для устранения
недостатков.
43. Структурные подразделения Канцелярии в рамках своей компетенции
систематически анализируют характер и качество поступающей
корреспонденции, принимают необходимые меры по решению поставленных
вопросов, а также по сокращению документооборота.
Заголовок главы 4 изложен в редакции постановления Правительства РК
от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
4. Оформление и отправка служебной корреспонденции
В пункт 44 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.); постановлением
Правительства РК от 13.09.10 г. № 931 (см. стар. ред.); постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
44. При подготовке документов следует соблюдать единообразие в
написании наименований органов государственной власти и управления,
других хозяйствующих субъектов, руководствуясь настоящей Инструкцией и
иными действующими правилами, справочниками, словарями*.
Исходящие письма в государственные органы (в том числе в формате
электронного документа) оформляются на гербовом бланке на
государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на
русском языке).
Исходящие письма, как правило, готовятся и подписываются в двух
экземплярах, при этом на втором экземпляре, хранящемся в текущем архиве
соответствующего структурного подразделения Канцелярии, должны быть
визы исполнителя и руководителя этого структурного подразделения с
указанием даты визирования.
__________________________________
Примечание:* Документы должны быть оформлены в соответствии с
Типовыми правилами документирования и управления документацией в
государственных и негосударственных организациях Республики Казахстан,
утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 21
декабря 2011 года № 1570.
В пункт 45 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
45. Служебные документы (письма, доклады, отчеты и т.д.) должны быть
краткими, понятными и печататься на бланках установленной формы (в
случае отправки за пределы Канцелярии).
При переписке внутри Канцелярии бланки не используются.
Документы направляются адресату не позднее двух рабочих дней со дня
подписания, срочные - незамедлительно.
Срочная
корреспонденция
(документы)
может
передаваться
незамедлительно, в том числе с использованием факсимильной связи в
приемные первых руководителей государственных органов.
В пункт 46 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
46. При направлении документа должностному лицу название
учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия
адресата - в дательном.
На документе, направляемом иногороднему адресату, после его
наименования указываются почтовый индекс, область, город (село), улица,
номер дома. Если документ отправляется по факсимильной связи, то
указывается номер факсимильного аппарата адресата.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При
направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель
рассылки и на каждой копии документа указывается только один адрес.
Адресат, которому направляется документ, может быть обозначен
обобщенно (например, «всем акимам областей, Государственным органам
(по списку) (с приложением списка в бумажном (при необходимости в
электронном виде).
47. Исходящие документы (корреспонденция) учитываются в
регистрационно-контрольных карточках (приложение 1) с одновременным
вводом учетных данных реквизитов документов в базу данных
регистрационно-контрольных
карточек
системы
электронного
документооборота.
При создании (разработке) исходящих электронных документов также
используются шаблоны электронных документов, соответствующие
официальным бланкам Правительства и Канцелярии.
В пункт 48 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.); постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
48. Документы Президенту Республики Казахстан, Парламенту
Республики Казахстан, руководителям других государств готовятся и
направляются на бланках Правительства или Премьер-Министра и
подписываются в двух экземплярах Премьер-Министром. На втором
экземпляре должны быть визы исполнителя, руководителя соответствующего
структурного подразделения и, в случае необходимости, соответствующего
Заместителя Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии, заместителя
Руководителя Канцелярии (курирующего правовые вопросы) - при наличии
вопросов правового характера. Указанные исходящие документы могут в
установленном порядке отправляться (передаваться) в формате электронных
документов, удостоверенных ЭЦП, (сообщений) с использованием системы
электронного документооборота.
По отдельным текущим вопросам письма могут подписывать заместители
Премьер-Министра, Руководитель Канцелярии и его заместители. В
соответствии с положениями о структурных подразделениях Канцелярии
письма, исполненные на соответствующих бланках установленного образца,
могут подписывать руководители структурных подразделений Канцелярии и
их заместители.
Документы, направляемые в Администрацию Президента, печатаются на
соответствующих официальных бланках, на одной стороне листа бумаги
формата А-4, размером шрифта 14 (TNR) через 1 межстрочный интервал,
подлежащие докладу Главе государства - размер шрифта 16 (Arial) через 1,5
интервала. На последней странице внизу слева или на обороте страницы
указываются фамилия исполнителя, номер его служебного телефона. Все
реквизиты должны быть отпечатаны. Исправления и подчистки не
допускаются. Содержание и реквизиты электронного документа должны
быть идентичны бумажному документу.
Объем информации и других документов, направляемых в
Администрацию Президента не должен превышать 3, а по крупным вопросам
-5 страниц. Тексты документов должны быть изложены четко,
последовательно, кратко.
Карточка электронного документа заполняется в соответствии с
требованиями ЕСЭДО. Краткое содержание дается на языке направляемого
документа.
Инструкция дополнена пунктом 48-1 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 13.01.12 г. № 34
48-1. Отчетная информация по исполнению личных и прямых поручений
Президента Республики Казахстан подписывается Премьер-Министром
(лицом, исполняющим его обязанности) или заместителем ПремьерМинистра, которому поручено исполнение данных поручений.
Инструкция дополнена пунктом 48-2 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 13.01.12 г. № 34
48-2. Отчетная информация, направляемая Правительством или
Канцелярией о ходе реализации актов и поручений Президента Республики
Казахстан в Администрацию Президента, подписывается ПремьерМинистром (лицом, исполняющим его обязанности), либо заместителем
Премьер-Министра по курируемому направлению (вопросу), либо
Руководителем Канцелярии.
49. Поручения, указания руководителям республиканских органов,
акимам областей и городов Астаны и Алматы подписываются ПремьерМинистром, заместителями Премьер-Министра, Руководителем Канцелярии
(в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности) по курируемым
ими вопросам в соответствии с распределением обязанностей между
Премьер-Министром, его заместителями и Руководителем Канцелярии, а
также заместителями Руководителя Канцелярии в соответствии с их
компетенцией
и
полномочиями,
установленными
Руководителем
Канцелярии.
50. К подготавливаемому письму, как правило, дается краткий заголовок.
Во всех случаях, когда письмо направляется в ответ на ходатайство или
запрос, после адреса (слева) указываются номер и дата этого ходатайства или
запроса (например: «На № 101 от 04.06.2008»).
Приложения к документу (письму, справке, отчету, докладу) должны
перечисляться, как правило, после его текста с указанием количества листов
и экземпляров.
51. Исходящий документ должен иметь дату (число, месяц, год),
приводимую полностью или сокращенно (например: 4 июня 2008 года или
04.06.2008), и регистрационный номер. Сокращенная запись даты обычно
проставляется после подписи в справках, докладных записках и т.п.
Исходящий номер документа проставляется следующим образом: вначале
указывается индекс структурного подразделения Канцелярии, его
готовившего; затем через дефис указывается номер дела по номенклатуре,
куда должен быть подшит документ после его исполнения; затем через дробь
указывается порядковый номер исходящего документа (например: 1716/180). Индексы структурных подразделений разрабатываются Отделом
контроля и документационного обеспечения и утверждаются Руководителем
Канцелярии.
52. Фамилию исполнителя, готовившего исходящий документ, и номер
его служебного телефона располагают, как правило, на оборотной стороне
последнего листа документа (например: Исаев А.И., тел. 159798).
53. При направлении документа, требующего возврата, на первом листе
документа в правой части его верхнего поля ставится штамп «Подлежит
возврату».
54. Все исходящие документы (корреспонденция) сдаются для отправки в
сектор делопроизводства и архива до 12.30 часов в рабочие дни, а в
субботние дни - до 11.00 часов, срочная корреспонденция (со сроком
исполнения до 5 дней) сдается для отправки в рабочие дни до 18.00 часов, в
субботние дни - до 12.00 часов.
По указанию Руководителя Канцелярии (лица, исполняющего его
обязанности) срочная корреспонденция может сдаваться для отправки и в
другое время.
55. Регистрация исходящих телеграмм производится аналогично с
текущей корреспонденцией.
56. Правительственные телеграммы подписываются Премьер-Министром,
его заместителями, Руководителем Канцелярии. Текст телеграммы излагается
кратко, без исправлений и не должен превышать одной машинописной
страницы. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где
указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Образец
оформления телеграммы - приложение 6.
57. Исполнитель, при необходимости отправки телеграммы с одинаковым
текстом в несколько адресов, размножает ее согласно количеству адресатов.
В таких телеграммах указывается отдельно на каждом экземпляре только
один пункт назначения с адресными данными, куда ее необходимо доставить.
Допускается обобщенное обозначение адресатов (например: «министрам
и председателям агентств») с приложением к телеграмме указателя рассылки,
заверенного руководителем структурного подразделения Канцелярии,
готовившего телеграмму.
58. Телеграммы, оформленные с нарушением вышеуказанных
требований, сектором делопроизводства и архива к отправке не
принимаются.
Порядок оформления телеграмм, отправляемых через органы
специальной связи, устанавливается специальной инструкцией.
В пункт 59 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
59. Исходящие документы незамедлительно (срочные исходящие
документы - немедленно) готовят к отправке сотрудники структурных
подразделений Канцелярии Премьер-Министра, при этом они заносят
резолюции (поручения, указания) руководства в регистрационные карточки с
одновременным вводом учетных данных в базу данных регистрационноконтрольных карточек системы электронного документооборота. Исходящие
документы, которые сдаются на отправку более чем через два рабочих дня
после их подписания и передачи в структурное подразделение, принимаются
и отправляются сектором делопроизводства и архива после доклада об этом
Руководителю Канцелярии руководителями структурного подразделения,
несвоевременно подготовившего исходящий документ к отправке, и (или)
Отдела контроля и документационного обеспечения.
После этого исходящие документы и резолюции к ним, в которых
указаны сроки исполнения, в том числе с пометками: «весьма срочно»,
«срочно», «ускорить», а также где имеется поручение о взятии документа на
контроль, либо с пометками «доложить», «внести предложение» и т.п., в
обязательном порядке представляются в сектор контроля, который
проставляет на них штамп «Бақылауға» или «Бақылауға алынды».
Подготовленные сотрудниками к отправке документы и резолюции к ним,
их копии по количеству адресатов и утвержденный руководством
структурного подразделения указатель рассылки (при рассылке более чем в
четыре адреса) передаются сотрудниками в сектор делопроизводства и
архива для отправки адресатам.
60. В секторе делопроизводства и архива перед отправкой проверяется
правильность оформления исходящих документов. Документы, оформленные
с нарушением требований установленных Регламентом Правительства и
настоящей Инструкцией, возвращаются в соответствующие структурные
подразделения Канцелярии для исправления. Сотрудник, ответственный за
отправку, сверяет копии документов и резолюций с их подлинниками, после
чего заверяет их номерной круглой печатью Отдела контроля и
документационного обеспечения, затем составляет реестр (расчет рассылки,
разовую расписку) отправляемых документов с указанием в нем адресатов,
номеров отправляемых документов и количества экземпляров, вносит эти
данные в регистрационно-контрольную карточку документа, упаковывает
отправляемые документы в конверты, предназначенные для отправки
конкретным адресатам, и передает конверты вместе с реестрами
(маршрутными листами, разовыми расписками) сотруднику фельдъегерской
или почтовой службы для доставки адресатам.
Пункт 61 изложен в редакции постановления Правительства РК от
27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
61. Документы отправляются адресатам государственной фельдъегерской
или почтовой службой в зависимости от срочности их доставки. Степень
срочности доставки документа определяется отправителем. Корреспонденция
с пометкой «Срочно» доставляется в первую очередь ближайшим
авиарейсом, автомобильным или железнодорожным фельдъегерским
маршрутом. Оперативное руководство государственной фельдъегерской
службой осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения.
Пункт 62 изложен в редакции постановления Правительства РК от
27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
62. Отправка (передача) корреспонденции (исходящих документов, в т.ч.
электронных документов, удостоверенных ЭЦП) производится по
установленному заведующим Отделом контроля и документационного
обеспечения графику. Отправка документов, минуя сектор делопроизводства
и архива, запрещается.
В пункт 63 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
63. После отправки документов сектором делопроизводства и архива
делаются отметки об отправке на обратной стороне регистрационноконтрольных карточек и на экземплярах документов и резолюций к ним,
возвращаемых в структурные подразделения Канцелярии, с одновременным
внесением данных записей в базу данных регистрационно-контрольных
карточек системы электронного документооборота. Ответственность за
рассылку (передачу) документа по неправильному адресу, указанному в
документе, сданном на отправку, несет исполнитель структурного
подразделения Канцелярии, готовившего документ.
Пункт 64 изложен в редакции постановления Правительства РК от
27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
64. Реестры на отправленные документы с росписями сотрудников
соответствующих подразделений адресатов, подтверждающие вручение
документов, а также конверты с документами, которые не вручены адресатам
по каким-либо причинам, с соответствующей пометкой возвращаются
фельдъегерями в сектор делопроизводства и архива с отметками экспедиции
(дежурного) фельдъегерской службы. Реестры, маршрутные листы и разовые
расписки на отправку (вручение) документов сохраняются в секторе
делопроизводства и архива в течение года.
Пункт 65 изложен в редакции постановления Правительства РК от
27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
65. Сотрудник сектора делопроизводства и архива, ответственный за
отправку, проверяет правильность оформления фельдъегерской службой или
почтовым отделением приема пакетов к отправке по реестрам, а также
вручения корреспонденции адресатам по реестрам или маршрутным листам
(под расписку) и несет ответственность за своевременную отправку
исходящей корреспонденции в соответствии с указанными на документах
адресами.
66. Подлинники отправленных документов либо их вторые экземпляры
направляются сотрудником сектора делопроизводства и архива,
ответственным за отправку, путем помещения в адресную ячейку
специального стеллажа в то структурное подразделение Канцелярии, к
компетенции которого относятся вопросы, затрагиваемые в отправленных
документах, с отметкой об отправке в регистрационно-контрольной карточке
и/или указателе рассылки с вводом учетных данных в базу данных
регистрационно-контрольных
карточек
системы
электронного
документооборота.
67. Использование системы электронного документооборота и средств
электронной цифровой подписи определяется в соответствующих Правилах
электронного документооборота государственных органов Республики
Казахстан, утвержденных постановлением Правительства Республики
Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430.
68. Отметка об отправке документа производится написанием слова
«Отправлено» на втором экземпляре этого документа с указанием даты
отправки и росписи сотрудника сектора делопроизводства и архива,
осуществлявшего отправку.
69. Письма Руководства Правительства и Канцелярии, руководителей
структурных подразделений Канцелярии, направляемые одному адресату,
как правило, отправляются в подлиннике, а второй экземпляр с отметкой об
отправке с одновременным вводом учетных данных в базу данных
регистрационно-контрольных
карточек
системы
электронного
документооборота возвращается в соответствующее подразделение
Канцелярии. Если адресатов несколько, то им рассылаются заверенные
номерной круглой печатью Отдела контроля и документационного
обеспечения копии документов или копии могут передаваться в формате
электронных документов, а подлинник с отметкой об отправке вместе с
первым экземпляром регистрационно-контрольной карточки возвращается в
соответствующее структурное подразделение с одновременным вводом
учетных данных в базу данных регистрационно-контрольных карточек
системы электронного документооборота.
Пункт 70 изложен в редакции постановления Правительства РК от
27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
70. Резолюции Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя
Канцелярии (лица, исполняющего его обязанности), а также заместителей
Руководителя Канцелярии в соответствии с их компетенцией и
полномочиями, установленными Руководителем Канцелярии, рассылаются
только в виде заверенных круглой номерной печатью Отдела контроля и
документационного обеспечения копий, а их подлинники остаются в
соответствующих структурных подразделениях Канцелярии в соответствии с
их компетенцией. Отправка ксерокопий рукописных резолюций»
(поручений, указаний) не допускается.
71. Исключен в соответствии с постановлением Правительства РК от
25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
72. Исключен в соответствии с постановлением Правительства РК от
25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
73. При отправке документов по факсимильной связи исполнитель
должен указать точный номер аппарата факсимильной связи адресата и сдать
сотруднику приемной руководителя соответствующего структурного
подразделения или сотруднику (помощнику, советнику) соответствующей
приемной Руководства Правительства или Канцелярии, либо в сектор
делопроизводства и архива Отдела контроля и документационного
обеспечения подлинник и копию документа. После отправки копия
документа с отметкой об отправке по факсимильной связи и подлинник
возвращаются в структурное подразделение Канцелярии, готовившее
документ, после чего подлинник незамедлительно отправляется адресату по
почте в соответствии с настоящей Инструкцией.
В пункт 74 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
74. Законопроекты, возвращаемые Мажилисом Парламента без
регистрации, доставляются в приемную Руководителя Канцелярии
фельдъегерской службой и через советника (сотрудника приемной)
докладываются Руководителю Канцелярии для принятия решения в
соответствии с Регламентом Правительства. При этом копии
сопроводительных писем к указанным законопроектам советником
(сотрудникам приемной) Руководителя Канцелярии передаются в
Представительство Правительства в Мажилисе Парламента в установленном
порядке.
5. Работа с документами с пометкой «Для служебного пользования»
75. К служебной информации ограниченного распространения,
зафиксированной в документах, делах и изданиях с пометкой «Для
служебного пользования» (далее - «ДСП») относятся сведения, касающиеся
деятельности Канцелярии или других государственных органов, ограничения
на распространение которых диктуется служебной необходимостью.
Опубликование в открытой печати, передача по радио и телевидению,
сетях открытой электрической (электронной) связи и Интернете служебной
информации ограниченного распространения запрещаются.
76. Документы с пометкой «ДСП», поступающие в Канцелярию,
принимаются, регистрируются и учитываются в секторе делопроизводства и
архива. При этом к регистрационным номерам на карточках добавляется
пометка «ДСП», и проставляется номер экземпляра.
77. При подготовке и оформлении в подразделениях Канцелярии
документов, содержащих сведения ограниченного распространения, на них
проставляется пометка «ДСП» и номер экземпляра.
Необходимость
проставления
пометки
«ДСП»
определяется
исполнителем и/или руководителем, подписавшим документ.
78. Руководитель Канцелярии, его заместители и руководители
структурных подразделений Канцелярии имеют право снимать пометку
«ДСП» с полученного документа, если содержащиеся в нем сведения не
входят в перечень сведений ограниченного распространения. Они же могут
давать разрешение на ксерокопирование этих документов в порядке,
предусмотренном настоящей Инструкцией. Учет ксерокопированных
документов с пометкой «ДСП» осуществляется поэкземплярно. Хранить
документы с пометкой «ДСП» следует в металлических сейфах и шкафах
отдельно от других несекретных документов.
79. Перед сдачей документов с пометкой «ДСП» на отправку в сектор
делопроизводства и архива на них проставляются номера экземпляров. При
отправке таких документов в несколько адресов вместе с документом
представляется указатель рассылки с указанием номеров отправляемых
экземпляров, подписанный заведующим структурным подразделением
Канцелярии, готовившим документ, или его заместителем. На пакетах с
документами, имеющими пометку «ДСП» также ставится пометка «ДСП».
80. За утрату документов с пометкой «ДСП», разглашение информации
ограниченного распространения или нарушение правил работы с
документами,
содержащими
информацию,
содержащую
сведения
ограниченного распространения, сотрудники Канцелярии привлекаются к
ответственности в соответствии с действующим законодательством.
6. Порядок подготовки и проведения заседаний Правительства и
совещаний,
проводимых Премьер-Министром Республики Казахстан и его
заместителями
В пункт 81 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
81. Перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях
Правительства Республики Казахстан, ежеквартально утверждается
Руководителем Канцелярии по согласованию с Премьер-Министром.
82. Отдел контроля и документационного обеспечения за 5 дней до
заседания составляет проект повестки заседания Правительства по
установленной форме на государственном и русском языках,
предварительный список приглашенных и передает их на подпись
Руководителю Канцелярии.
83. Подписанную Руководителем Канцелярии повестку дня заседания
Правительства Отдел контроля и документационного обеспечения
незамедлительно в течение 1 рабочего дня направляет руководителям
государственных органов и организаций, которые указаны в ней в качестве
докладчиков, а также руководителям структурных подразделений
Канцелярии, к компетенции которых относятся вопросы, включенные в
повестку дня. Телефонограмма передается помощникам или сотрудникам
приемных участников заседания Правительства.
В пункт 84 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
84. Отдел контроля и документационного обеспечения несет
ответственность за явку на заседание членов Правительства, председателей
агентств, (ответственных секретарей или должностных лиц, уполномоченных
на выполнение функций ответственного секретаря,) руководителей
национальных холдингов, национальных компаний и представителей
органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту
Республики Казахстан, руководителей структурных подразделений.
Явка других приглашенных лиц обеспечивается структурными
подразделениями Канцелярии.
В пункт 85 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
85. Техническую подготовку зала заседаний (обеспечение звукоусиления,
звукозаписи и микрофонов, подготовка пультов электронного голосования,
видеопроектора, экрана, напитков, письменных принадлежностей,
надлежащего освещения и кондиционирования, готовности к демонстрации
слайдов и т.п.) осуществляет Отдел финансово-хозяйственной и кадровой
работы.
86. Подготовленные к рассмотрению на заседании Правительства
материалы на государственном и русском языках, предложения по
определению или уточнению списка приглашенных на заседание
Правительства вносятся государственным органом, ответственным за
подготовку вопроса, не позднее чем за 5 календарных дней до заседания, а
электронные версии презентаций - не позднее 17.00 дня, предшествующего
заседанию.
87. В исключительных случаях, когда заседания Правительства по
поручению Премьер-Министра либо лица, исполняющего обязанности
Премьер-Министра, проводятся в экстренном порядке, материалы могут
вноситься в Канцелярию в день его проведения и доводиться до участников
заседания Правительства непосредственно на заседании.
88. Ответственным в Канцелярии за контроль по своевременному
внесению материалов является структурное подразделение, к компетенции
которого относятся рассматриваемые на заседании вопросы.
89. В случае несвоевременного представления материалов к заседанию
Правительства, а также представления их не в полном объеме и
некачественно проработанных, Премьер-Министром либо, по согласованию с
ним, Руководителем Канцелярии принимается решение о снятии с
рассмотрения запланированного вопроса или переносе его рассмотрения на
другой срок.
90. Материалы к заседанию Правительства должны включать проект
протокольного решения, справки объемом не более 5 страниц,
сравнительные таблицы, слайды, информационные (аналитические) и другие
материалы по вопросам, рассматриваемым на заседании Правительства, и
вноситься на государственном и русском языках.
В пункт 91 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
91. Структурные подразделения, к компетенции которых относятся
рассматриваемые вопросы, проводят анализ материалов, составляют
предложения по проекту порядка ведения и при необходимости, справку по
материалам и вносят на рассмотрение Руководителю Канцелярии, не позднее
чем за 4 календарных дня до заседания, если иной срок не установлен
Руководителем Канцелярии.
Отдел законодательства, обороны и правопорядка до внесения указанных
материалов на рассмотрение Руководителю Канцелярии предварительно
согласовывает их с заместителем Руководителя Канцелярии (курирующим
правовые вопросы).
92. Проект порядка ведения, справка по материалам согласовываются
структурным подразделением, к компетенции которого относится
рассматриваемый вопрос, с Руководителем Канцелярии, не позднее чем за 3
календарных дня до заседания, если иной срок не установлен Руководителем
Канцелярии.
В пункт 93 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
93. Согласованный с Руководителем Канцелярии и завизированный
руководителем структурного подразделения проект порядка ведения, справка
на бумажных и электронных носителях информации направляются для
доработки советнику Премьер-Министра.
Дополнительное визирование указанных материалов заместителем
Руководителя Канцелярии (курирующим правовые вопросы) требуется при
рассмотрении вопросов, входящих в компетенцию Отдела законодательства,
обороны и правопорядка.
94. Для составления окончательного варианта списка приглашенных на
заседание Правительства в день, предшествующий заседанию, Отдел
контроля и документационного обеспечения уточняет список приглашенных.
95. Обо всех изменениях в составе участников заседания докладывается
Руководителю Канцелярии. Отдел контроля и документационного
обеспечения составляет справку, в которой определяет кворум заседания
Правительства и список отсутствующих членов Правительства с указанием
причин.
96. Окончательный список приглашенных на заседание Правительства
подписывается Руководителем Канцелярии.
97. Отдел контроля и документационного обеспечения тиражирует
окончательный вариант списка приглашенных, подписанный Руководителем
Канцелярии в день, предшествующий заседанию:
1) один экземпляр передает Отделу внешних связей и протокола
Канцелярии для осуществления рассадки;
2) после проставления номерного штампа один экземпляр передается
службе
охраны Премьер-Министра
и
три
экземпляра
охране
административного здания;
3) другие экземпляры вкладывает в именные папки Премьер-Министра
(оригинал), его заместителей и Руководителя Канцелярии либо передает их
соответственно в Секретариат и помощнику Руководителя Канцелярии для
вложения в указанные папки;
4) докладывает Руководителю Канцелярии о кворуме.
98. Как правило, ведется звукозапись заседаний Правительства с
последующей расшифровкой фонограмм и их распечаткой. При
необходимости по указанию Руководителя Канцелярии может вестись
видеозапись заседания.
В целях обеспечения достоверности протокола в ходе заседания
сотрудник Отдел контроля и документационного обеспечения ведет рабочую
запись фамилий докладчиков и выступающих, высказанных членами
Правительства и присутствующими замечаний и предложений, а также учет
поручений, данных председательствующим по обсуждаемым вопросам,
которые сверяются с расшифровкой фонограммы заседания (если таковая
велась).
99. Ответственным за синхронный перевод (государственный и русский
языки) является Отдел контроля и документационного обеспечения.
В пункт 100 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
100. Проверка демонстрации презентаций (слайдов) докладчиков
проводится в день, предшествующий проведению заседания, структурными
подразделениями Канцелярии, к компетенции которых относятся
презентуемые вопросы, совместно с Отделом контроля и документационного
обеспечения, Отделом финансово-хозяйственной и кадровой работы и
представителями государственных органов-докладчиков. Порядок и
требования к демонстрации презентаций (слайдов) определяются
Руководителем Канцелярии.
101. Регистрация участников заседания осуществляется Отделом
контроля и документационного обеспечения.
102. Регистрация участников заседания начинается не менее чем за 30
минут до начала заседания, а при расширенных заседаниях - за 1 час до
начала заседания.
103. Регистрация участников заседания, как правило, заканчивается за 5
минут до начала заседания.
В пункт 104 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.); изложен в редакции
постановления Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
104. В случае неявки членов Правительства, председателей агентств,
руководителей национальных холдингов, государственных органов,
непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту Республики
Казахстан, докладчиков, сотрудник Отдела контроля и документационного
обеспечения, осуществляющий регистрацию, незамедлительно связывается с
помощником или руководителем приемной отсутствующего участника,
уточняет причины неявки и сообщает об этом Руководителю Канцелярии.
105. По окончании регистрации список фактически участвующих в
заседании и окончательная справка, в которой определен кворум заседания
Правительства и список отсутствующих членов Правительства с указанием
причин, передаются Руководителю Канцелярии Премьер-Министра.
106. Для Премьер-Министра, заместителей Премьер-Министра,
Руководителя Канцелярии материалы тиражируются в масштабе 1:1 (формат
А4), для остальных участников заседания, как правило, материалы
тиражируются с уменьшением (формат А5) и брошюруются по каждому
вопросу отдельно.
В пункт 107 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
107. Материалы, предназначенные для Премьер-Министра, его
заместителей, Руководителя Канцелярии, комплектуются в именные папки с
указанием на специальных обложках порядковых номеров и передаются в
Секретариат, соответствующие приемные за 2 дня до заседания.
Дополнительно к материалам в папки Премьер-Министра и Руководителя
Канцелярии вкладываются справки структурных подразделений, к
компетенции которых относятся рассматриваемые вопросы (при наличии).
Ответственным за комплектацию материалов для Премьер-Министра, его
заместителей, Руководителя Канцелярии является Отдел контроля и
документационного обеспечения. Структурное подразделение (Отдел
законодательства, обороны и правопорядка по предварительному
согласованию с заместителем Руководителя Канцелярии (курирующим
правовые вопросы), к компетенции которого относится рассматриваемый на
заседании Правительства вопрос, готовит и представляет за 3 календарных
дня до заседания в:
Отдел контроля и документационного обеспечения - согласованные с
Руководителем Канцелярии списки приглашенных (кроме членов
Правительства и первых руководителей центральных исполнительных
органов, не входящих в состав Правительства);
Секретариат - проект порядка ведения заседания Правительства по
рассматриваемому вопросу, оформленный в установленном Руководителем
Канцелярии порядке и согласованный с соответствующим заместителем
Руководителя Канцелярии, а также справку по документам, внесенным на
рассмотрение заседания Правительства. При этом Секретариат осуществляет
комплектование папки с материалами к заседанию для Премьер-Министра, а
копию окончательного порядка ведения передает в приемную Руководителя
Канцелярии.
Отдел контроля и документационного обеспечения составляет общие
списки приглашенных на заседания, которые подписываются Руководителем
Канцелярии.
108. Расстановку кювертных карточек и рассадку участников заседания
Правительства осуществляет Отдел внешних связей и протокола Канцелярии.
109. На заседаниях Правительства председательствует Премьер-Министр,
а в его отсутствие - Заместитель Премьер-Министра, либо исполняющий
обязанности Премьер-Министра в порядке, установленном ПремьерМинистром.
110. При участии в заседаниях Президента председательствует Президент
Республики Казахстан или по его поручению Премьер-Министр.
111. Заседания Правительства являются открытыми и ведутся на
государственном и русском языках. По инициативе Президента Республики
Казахстан либо Премьер-Министра могут проводиться закрытые заседания
Правительства.
112. Заседание считается правомочным, если в нем принимает участие не
менее двух третей членов Правительства. Члены Правительства участвуют в
заседаниях без права замены.
113. Рассмотрение проектов постановлений включается в повестку дня
заседания и доводится до сведения членов Правительства в соответствии с
порядком, указанным в настоящей Инструкции.
114. На заседаниях Правительства по проекту постановления докладывает
руководитель государственного органа-разработчика. По имеющимся
замечаниям и предложениям по проекту докладывает Руководитель
Канцелярии.
115. По каждому проекту постановления Правительства проводится
электронное голосование и принимается протокольное решение с указанием
результатов голосования членов Правительства.
116. Постановления Правительства принимаются большинством голосов
от общего числа членов Правительства.
117. В ходе заседания Правительства присутствующий сотрудник
структурного подразделения Канцелярии, к компетенции которого относится
рассматриваемый вопрос, либо руководитель этого подразделения ведет
протокольные записи.
118. Решения, принятые на заседании Правительства, оформляются
протоколом.
119. Расшифровка фонограммы и их распечатка осуществляются в
однодневный срок после заседания. Распечатка фонограммы тиражируется и
передается Отделом контроля и документационного обеспечения в
структурные подразделения, вопросы которых были рассмотрены на
заседании Правительства.
120. Протоколы готовятся на основании и в соответствии со
стенограммой заседания Правительства. При подготовке протоколов
совещаний у Премьер-Министра применяется аналогичный порядок.
В пункт 121 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
121. Структурные подразделения, к компетенции которых относятся
рассмотренные на заседании вопросы, готовят и представляют в Отдел
контроля и документационного обеспечения в двухдневный срок после
заседания завизированный руководителями структурных подразделений
проект протокольного решения, а также на электронном носителе
информации проект протокола.
Отдел законодательства, обороны и правопорядка представляет проект
протокольного решения, также завизированный заместителем Руководителя
Канцелярии (курирующим правовые вопросы).
122. Отдел контроля и документационного обеспечения составляет
протокол заседания Правительства на гербовом бланке Правительства на
основании проектов протокольных решений, подготовленных структурными
подразделениями Канцелярии, к компетенции которых относятся
рассмотренные на заседании вопросы.
123. После переноса на гербовой бланк протокол визируется
исполнителем и заведующими структурными подразделениями Канцелярии
(по вопросам, относящимся к их компетенции), заместителем Руководителя
Канцелярии (в соответствии с распределением обязанностей), заместителями
Премьер-Министра, Руководителем Канцелярии и передается на подпись
Премьер-Министру в трехдневный срок после заседания.
124. После подписания протокола Отдел контроля и документационного
обеспечения готовит выписки из протокола членам Правительства,
председателям агентств и тем адресатам, которым в протоколе даны
поручения, в части их касающейся, обеспечивает перевод на
государственный язык, проверку аутентичности текстов, постановку на
контроль и рассылку в однодневный срок.
125. Ответственным за организацию подготовки материалов к
совещанию, списка приглашенных, проекта протокола совещания является
структурное подразделение Канцелярии, к компетенции которого относится
рассматриваемый вопрос.
126. Список приглашенных на совещание у Премьер-Министра
утверждается Руководителем Канцелярии.
127. Материалы к совещанию, проект порядка ведения совещания,
проводимого у Премьер-Министра, направляются в Секретариат за 1 день до
совещания.
128. Материалы к совещанию, проводимому у заместителей ПремьерМинистра, Руководства Канцелярии, направляются в соответствующие
приемные в день, предшествующий совещанию.
129. Явка, регистрация участников совещания обеспечиваются
структурным подразделением Канцелярии, к компетенции которого
относится рассматриваемый вопрос.
130. Совещания, проводимые у Руководства Правительства (Канцелярии),
в обязательном порядке протоколируются. Протоколам присваиваются
учетные номера в соответствии с номенклатурой дел в хронологическом
порядке (с начала года).
131. Ведение рабочих записей на совещании осуществляет
присутствующий на нем сотрудник того структурного подразделения
Канцелярии, которое является ответственным за подготовку вопроса, либо
лицо, определенное председательствующим.
132. Оформление, согласование с руководителями заинтересованных
структурных подразделений Канцелярии и представление протокола на
подпись председательствовавшему на совещании производятся не позднее 3
дней со дня проведения совещания тем подразделением Канцелярии,
сотрудник которого вел протокол.
Пункт 133 изложен в редакции постановления Правительства РК от
27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
133. Протоколы совещаний у Премьер-Министра и его заместителей в
обязательном порядке согласовываются с Руководителем Канцелярии.
Протоколы совещаний у Премьер-Министра, его заместителей и
Руководителя Канцелярии согласовываются с заместителем Руководителя
Канцелярии (курирующим правовые вопросы) - при наличии вопросов
правового характера, а также по поручениям Премьер-Министра,
руководства Правительства и Канцелярии.
Обязательному согласованию с заместителем Руководителя Канцелярии
(курирующим правовые вопросы) также подлежат протоколы заседаний
совета директоров акционерного общества «Фонд национального
благосостояния «Самрук-Казына» и Попечительского совета автономной
организации образования «Назарбаев Университет».
7. Порядок оформления и прохождения проектов постановлений
Правительства
и распоряжений Премьер-Министра Республики Казахстан в
Канцелярии Премьер-Министра
Пункт 134 изложен в редакции постановления Правительства РК от
25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
134. Проекты постановлений Правительства, вносимые в Канцелярию
Премьер-Министра (за исключением распоряжений Премьер-Министра,
законопроектов, проектов актов Президента Республики Казахстан и
проектов нормативных правовых актов, разработанных во исполнение
поручений Премьер-Министра, предусматривающих их срочное внесение),
принимаются для предварительной проверки сектором по выпуску
правительственных решений в бумажном и электронном формате (форме) по
ЕСЭДО в среду с 9.00 до 18.00 часов. Распоряжения Премьер-Министра,
законопроекты, проекты актов Президента Республики Казахстан и проекты
нормативных правовых актов, разработанные во исполнение поручений
Премьер-Министра, предусматривающие их срочное внесение принимаются
сектором по выпуску правительственных решений ежедневно с 9.00 до 15.30
часов.
Инструкция дополнена пунктом 134-1 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 13.01.12 г. № 34
134-1.
Государственными
органами
проекты
постановлений
Правительства и распоряжений Премьер-Министра Республики Казахстан
вносятся в Канцелярию до 20 декабря текущего года, за исключением
проектов, по которым имеются поручения Президента Республики
Казахстан, Премьер-Министра, руководителей Администрации Президента,
заместителей Премьер-Министра, а также Руководителя Канцелярии
Премьер-Министра.
135. Представитель государственного органа, вносящего проект,
представляет подлинник проекта заведующему сектором по выпуску
правительственных решений, который проверяет соответствие проекта
требованиям Регламента Правительства и настоящей Инструкции.
Инструкция дополнена пунктом 135-1 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641
135-1. При поступлении проектов постановлений Правительства или
распоряжений Премьер-Министра регистрационный штамп ставится на
сопроводительное письмо.
Проекты постановлений Правительства, вносимые в Канцелярию
Премьер-Министра, и распоряжений Премьер-Министра, проекты актов
Президента Республики Казахстан, законопроекты и проекты заключений
Правительства на законопроекты, инициированные депутатами Парламента
Республики Казахстан, в соответствии с Регламентом Правительства должны
быть полистно парафированы первым руководителем государственного
органа-разработчика проекта (лицом, на которое официально возложено
исполнение обязанностей первого руководителя, либо лицом, официально
уполномоченным первым руководителем подписывать документы,
адресованные Руководству -Правительства и Канцелярии ПремьерМинистра).
Пункт 136 изложен в редакции постановления Правительства РК от
25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.); внесены изменения в соответствии с
постановлением Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
136. В Канцелярии Премьер-Министра Отделом законодательства,
обороны и правопорядка организуется предварительная проверка проекта на
соблюдение правил юридической техники и соответствия законодательству
Республики Казахстан, Отделом контроля и документационного обеспечения
- проверка соблюдения правил государственного и русского языков,
аутентичности текстов на государственном и русском языках (за
аутентичность текстов на государственном и русском языках персональную
ответственность несет руководитель государственного органа-разработчика)
и на соответствие требованиям Регламента Правительства и настоящей
Инструкции. Срок для проведения предварительной проверки не должен
превышать трех рабочих дней с момента поступления.
В пункт 137 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
138. О результатах предварительной проверки проектов постановлений
Правительства (за исключением законопроектов) заместитель Руководителя
Канцелярии (курирующий правовые вопросы) и заведующий Отделом
контроля и документационного обеспечения информируют Руководителя
Канцелярии или лицо, исполняющее его обязанности.
Поступившие к ранее зарегистрированному номеру копии проектов
постановлений Правительства, а также проекты
постановлений
Правительства (если они предварительно рассматривались Отделом
законодательства, обороны и правопорядка) передаются в приемную
заместителя Руководителя Канцелярии (курирующего правовые вопросы)
для последующего направления в Отдел законодательства, обороны и
правопорядка.
В пункт 138 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
138. О результатах предварительной проверки проектов постановлений
Правительства (за исключением законопроектов) заведующие Юридическим
отделом и Отделом контроля и документационного обеспечения
информируют Руководителя Канцелярии или лицо, исполняющее его
обязанности.
По итогам доклада Руководителем Канцелярии принимается решение о
проведении совещания с участием ответственных секретарей центральных
исполнительных органов (должностных лиц, осуществляющих по решению
Президента Республики Казахстан полномочия ответственного секретаря)
для обсуждения имеющихся замечаний по предварительно проверенным
проектам постановлений Правительства.
На совещании у Руководителя Канцелярии принимаются следующие
решения:
вынести проект постановления на заседание Правительства;
доработать проект постановления в соответствующем отделе Канцелярии
и вынести его на заседание Правительства;
возвратить проект постановления в государственный орган-разработчик.
В пункт 139 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
139. Проект может быть возвращен также на доработку:
1) по решению Премьер-Министра до вынесения проекта на голосование
по любым основаниям;
2) на основании протокола совещаний у заместителей Премьер-Министра;
3) по решению Руководителя Канцелярии Премьер-Министра.
Срок доработки государственным органом-разработчиком проекта в
рабочем порядке не должен превышать 10 рабочих дней.
В пункт 140 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
140. Сроки прохождения в Канцелярии проектов постановлений
Правительства и распоряжений Премьер-Министра устанавливаются в
соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Сроки
прохождения
проектов
в
Канцелярии,
включая
их
предварительную проверку, (от дня регистрации проекта до сдачи
подписанного документа на выпуск) не должны превышать: для проектов
постановлений Правительства - 20 рабочих дней (за исключением
приоритетных законопроектов и законопроектов, которые планируется
объявить срочными, сроки прохождения которых не должны превышать - 5
календарных дней); для проектов распоряжений Премьер-Министра - 5
рабочих дней. В связи с большим объемом и сложностью текста проектов
сроки прохождения могут быть продлены Руководителем Канцелярии либо
лицом, исполняющим его обязанности, (кроме сроков прохождения
приоритетных законопроектов и законопроектов, которые планируется
объявить срочными).
141. В случае инициирования Правительством проектов актов Президента
Республики Казахстан, они вносятся в Администрацию Президента в
соответствии с Регламентом Правительства. При этом копии вносимых
проектов и материалов к ним остаются в секторе по выпуску
правительственных решений Отдела контроля и документационного
обеспечения.
142. Руководитель Канцелярии информирует Премьер-Министра о
поступивших проектах, предложениях о вынесении проекта на заседание
Правительства или заочное голосование членов Правительства, а также о
замечаниях к проекту, выявленных в ходе предварительной проверки.
143. Проекты, по которым принято решение о вынесении на заседание
Правительства, направляются в структурные подразделения Канцелярии, к
компетенции которых относятся вопросы рассматриваемых проектов, для
подготовки соответствующей справки к заседанию Правительства.
В пункт 144 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 13.01.12 г. № 34 (см. стар. ред.); постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
144. Структурные подразделения Канцелярии по проектам, выносимым на
заседание Правительства:
в трехдневный срок:
самостоятельно дорабатывают проекты с учетом имеющихся у
структурных подразделений Канцелярии несущественных замечаний, в том
числе редакционного характера и по юридической технике. В остальных
случаях проекты дорабатываются по поручению Руководства Правительства
или Канцелярии и окончательная версия проекта перевизируется
государственным
органом-разработчиком,
а
при
необходимости
пересогласовывается с другими заинтересованными государственными
органами;
оформляют проекты на соответствующем гербовом бланке;
после парафирования проекты (на бумажных носителях и в формате
электронных документов, удостоверенных электронной цифровой подписью)
визируют руководители заинтересованных структурных подразделений и
заместители Руководителя Канцелярии (в соответствии с распределением их
обязанностей);
представляют на подпись Руководителю Канцелярии справку по проекту
с изложением объема и характера доработок проекта, разрабатываемых в
Канцелярии. Не позднее, чем за два дня до проведения заседания
Правительства передают полностью подготовленный пакет документов в
Отдел контроля и документационного обеспечения.
Проекты постановлений, принятые на заседании Правительства
большинством голосов от общего числа членов Правительства, в тот же день
передаются на визирование Заместителю Премьер-Министра (по
принадлежности) и Руководителю Канцелярии, после чего представляются
на подпись Премьер-Министру. К проекту постановления прилагается
справка об итогах голосования членами Правительства, подписанная
Руководителем Канцелярии.
Подлинники зарегистрированных проектов хранятся в Отделе контроля и
документационного обеспечения до их рассмотрения на совещании у
Руководителя Канцелярии.
145. Замечания структурных подразделений Канцелярии по проектам,
внесенным на заседание Правительства, отражаются в справке, которая
представляется на подпись Руководителю Канцелярии.
146. Заочное голосование проектов постановлений Правительства
проводится по поручению Премьер-Министра или Руководителя
Канцелярии.
147. Срок для заочного голосования членов Правительства не должен
превышать 3 рабочих дней со дня рассылки проекта (материалов по проекту)
для голосования. При необходимости Премьер-Министром и Руководителем
Канцелярии, по согласованию с Премьер-Министром, сроки для заочного
голосования могут быть сокращены.
148. До окончания срока заочного голосования члены Правительства
направляют в Канцелярию Премьер-Министра письменные ответы, в
которых выражают свое мнение. В случае отсутствия письменного ответа в
указанный срок, считается, что член Правительства проголосовал за
принятие проекта.
149. Заочное голосование считается состоявшимся, если по проекту
проголосовало большинство от общего числа членов Правительства за
принятие проекта.
Инструкция дополнена пунктом 149-1 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 13.01.12 г. № 34
149-1. По результатам заочного голосования исполнители структурных
подразделений Канцелярии в течение одного рабочего дня составляют лист
учета результатов заочного голосования членов Правительства по проекту
постановления Правительства Республики Казахстан.
Пункт 150 изложен в редакции постановлением Правительства РК от
13.01.12 г. № 34 (см. стар. ред.)
150. Организация и проведение заочного голосования по проекту
осуществляются Отделом контроля и документационного обеспечения
Канцелярии.
Руководитель Канцелярии подписывает соответствующее поручение к
проектам на бумажном носителе и в формате электронных документов,
удостоверенных ЭЦП, после чего сотрудник сектора по выпуску
правительственных решений уведомляет членов Правительства о
соответствующем поручении через ЕСЭДО. Проекты с пометкой «Для
служебного пользования» направляются на бумажном носителе по
фельдъегерской или специальной связи.
151. Принятый Правительством проект направляется Отделом контроля и
документационного обеспечения в структурное подразделение Канцелярии, к
компетенции которого относятся вопросы рассматриваемого проекта, для
обеспечения визирования (согласования) и представления на подпись. При
этом к проекту прикладывается лист согласования проектов постановлений
(распоряжений Премьер-Министра) в Канцелярии (приложение 7).
Заполнение листа согласования на каждом этапе прохождения
постановлений и распоряжений обязательно во всех структурных
подразделениях Канцелярии. Лист согласования проектов постановлений и
распоряжений должен находиться в деле вместе с другими материалами к
проекту постановления или распоряжения и не подлежит изъятию.
152. Проект подписывается исполнителем и визируется заведующими
соответствующих структурных подразделений Канцелярии, Заместителем
Премьер-Министра
(курирующим
соответствующие
вопросы),
Руководителем
Канцелярии
и
его
заместителем
(курирующим
соответствующие вопросы).
В пункт 153 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
153. В том случае, когда в тексте постановления имеется указание на
необходимость его опубликования либо к постановлению прилагается
поручение Премьер-Министра или Руководителя Канцелярии (в их
отсутствие - лиц, исполняющих обязанности соответственно ПремьерМинистра или Руководителя Канцелярии) об опубликовании данного
постановления, исполнитель обязан включить в указатель рассылки Прессслужбу Премьер-Министра, которая обеспечивает своевременную
публикацию постановлений в средствах массовой информации и размещение
на Интернет-ресурсе Правительства в соответствии с Регламентом
Правительства.
Ответственность за правильность оформления указателя рассылки, а
также за включение или невключение в него необходимых должностных лиц,
государственных органов и иных организаций несет руководитель
структурного подразделения Канцелярии, отвечающего за прохождение
проекта в Канцелярии.
Исполнитель формирует и сдает с 9.00 до 18.00 часов полностью готовое
к выпуску оригинал постановления (распоряжения), а также направляет через
ЕСЭДО постановление (распоряжение), подписанное ЭЦП ПремьерМинистра сотруднику сектора по выпуску правительственных решений,
ответственному за выпуск под роспись в листе согласования.
154. Проекты постановлений Правительства должны быть доложены на
подпись Премьер-Министру в течение трех дней после их рассмотрения на
заседании Правительства или окончания срока заочного голосования.
В пункт 155 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
155. Сектор по выпуску правительственных решений, получив
подписанное постановление Правительства, окончательно формирует дело,
проверяет наличие в нем первичных материалов и приложений к ним,
наличие необходимых согласований и указателя рассылки.
Пункт 156 изложен в редакции постановления Правительства РК от
25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.); постановления Правительства РК от
27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
156. При наличии в деле всех необходимых документов и надлежащем их
исполнении сотрудник сектора по выпуску правительственных решений,
ответственный за выпуск, докладывает об этом заведующему Отделом
контроля и документационного обеспечения, после чего регистрирует
проект, подписанный Премьер-Министром (лицом, исполняющим его
обязанности), и обеспечивает его тиражирование, заверение гербовой
печатью Правительства и передачу в сектор делопроизводства и архива для
отправки (передачи) адресатам в соответствии с указателем рассылки,
подписанным заведующим структурного подразделения Канцелярии,
обеспечивающего подготовку данного проекта. В отдельных случаях в
соответствии с указателем рассылки адресатам могут высылаться только
выписки из постановлений в части, их касающейся.
Пункт 157 изложен в редакции постановления Правительства РК от
25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.); внесены изменения в соответствии с
постановлением Правительства РК от 21.12.11 г. № 1575 (см. стар. ред.);
изложен в редакции постановления Правительства РК от 27.04.12 г. № 540
(см. стар. ред.)
157. Постановления Правительства рассылаются по указателю (расчету
рассылки) адресатам (в виде заверенных гербовой печатью Правительства
экземпляров на бумажных носителях только в адрес Министерства юстиции,
государственного органа-разработчика), другим государственным органам
передаются только в форме электронных документов, удостоверенных ЭЦП,
а их подлинники остаются в секторе по выпуску правительственных
решений.
Государственный орган, принявший постановление Правительства в
форме электронного документа, удостоверенного ЭЦП, распечатывает его на
бумажный носитель в формате А-4, заверяет штампом об определении
положительного результата ЭЦП в порядке, предусмотренном Правилами
электронного
документооборота,
утвержденными
постановлением
Правительства от 17 апреля 2004 года № 430, и регистрирует в
установленном порядке.
Канцелярией
в
сопроводительном
электронном
документе,
удостоверенном электронной цифровой подписью, адресованном в
Министерство юстиции при рассылке заверенных копий постановлений
Правительства и распоряжений Премьер-Министра указывается их
государственный орган-разработчик для размещения данных сведений в
автоматизированной системе правовой информации.
158. После рассылки постановлений сотрудник сектора по выпуску
правительственных решений, ответственный за выпуск, составляет перечень
имеющихся в деле документов, подписывает его, нумерует листы дела,
проверяет наличие на указателе рассылки отметок о количестве экземпляров
(тираже), дате отправки, после чего помещает дело на хранение в текущий
архив и вводит учетные данные в базу данных регистрационно-контрольных
карточек системы электронного документооборота.
159. Контроль за оформлением актов Правительства, распоряжений
Премьер-Министра и других документов в Канцелярии осуществляет Отдел
контроля и документационного обеспечения.
В пункт 160 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
160. Запрещается сотрудникам Канцелярии, других государственных
органов самостоятельно снимать копии постановлений и распоряжений.
Копии постановлений и распоряжений с ксерокопией гербовой печати
Правительства недействительны.
161. Оригиналы постановлений (распоряжений) могут быть представлены
для ознакомления только по указанию Премьер-Министра, его заместителей,
Руководителя Канцелярии либо лица, исполняющего его обязанности, через
заведующего Отделом контроля и документационного обеспечения.
Сведения о запросе и возврате оригинала постановления (распоряжения)
фиксируются соответствующим сотрудником сектора по выпуску
правительственных решений в журнале учета. Журнал должен быть
пронумерован, прошнурован и скреплен печатью. Ответственность за
правильное заполнение журнала и его сохранность несет сотрудник сектора
по выпуску правительственных решений в соответствии с распределением
обязанностей, утвержденным заведующим Отделом контроля и
документационного обеспечения.
8. Соблюдение правил хранения и использования
служебных документов, печатей, бланков и учетных форм
В пункт 162 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
162. Сотрудники Канцелярии при обращении с документами обязаны
строго соблюдать установленные требования по работе с государственными
секретами Республики Казахстан, не разглашать государственную и
служебную тайну, служебную информацию ограниченного распространения
с пометкой «Для служебного пользования», обеспечивать сохранность
документов, поддерживать на рабочем месте порядок, исключающий
возможность несанкционированного доступа в служебные кабинеты
посторонних лиц и ознакомления их со служебными документами,
пользования ими компьютерами, пишущими машинками, писчей и
копировальной бумагой, телефонами и другими средствами оргтехники.
Запрещается оставлять ключи от служебных кабинетов в наружных замках
дверей.
Категорически запрещается передача кому бы то ни было копий
документов Канцелярии без разрешения заведующего Отделом контроля и
документационного обеспечения.
163. Отдел контроля и документационного обеспечения обеспечивает
хранение копий сертификатов полномочий, выданных Премьер-Министром.
Копии сертификатов группируются отдельно по датам их подписания и
хранятся в секторе секретного делопроизводства.
164. Порядок хранения и применения гербовых печатей устанавливается
отдельным постановлением Правительства.
В пункт 165 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
165. Бланки Канцелярии изготавливаются типографским способом по
заявкам сектора секретного делопроизводства и защиты информации, а
бланки приказов Руководителя Канцелярии и командировочных
удостоверений - по заказу Отдела финансово-хозяйственной и кадровой
работы.
Бланки постановлений, распоряжений и писем нумеруются типографским
способом.
Учет и выдача бланков подразделениям Канцелярии возлагаются на
сектор секретного делопроизводства и защиты информации.
166. За утрату документов, разглашение служебной информации,
нарушение правил работы с документами и других положений настоящей
Инструкции сотрудники Канцелярии привлекаются к ответственности в
соответствии с действующим законодательством.
9. Прием, передача дел и документов при увольнении или переводе на
другую работу
сотрудника Канцелярии, передача документов из одного подразделения
в другое
167. При увольнении или переводе на другую работу сотрудник
Канцелярии по указанию руководителя соответствующего структурного
подразделения Канцелярии передает другому сотруднику этого же
подразделения все находящиеся у него на исполнении дела и документы,
накопленные справочные материалы.
В этом случае сотрудником, передающим документы, составляется в двух
экземплярах акт о приеме-передаче служебных дел, в котором указываются
передаваемые документы и характеризуется состояние исполнения
нерешенных на день передачи вопросов. Оба экземпляра акта
подписываются передающим и принимающим документы сотрудниками и
утверждаются руководителем структурного подразделения. Один экземпляр
передается на хранение в архив Отдела контроля и документационного
обеспечения (далее - Архив), а другой экземпляр остается у ответственного
за учет и хранение документов структурного подразделения Канцелярии.
На основании акта сотрудник данного структурного подразделения делает
отметки в регистрационно-контрольных карточках о передаче документов
другому сотруднику.
168. При увольнении или переводе на другую работу сотрудник приемной
структурного подразделения передает вновь назначенному сотруднику (или
другому лицу по указанию заведующего отделом) все имеющиеся у него
документы, в том числе дела, картотеку, иные служебные документы) по
акту, составленному в двух экземплярах. Один экземпляр акта,
утвержденный руководителем структурного подразделения Канцелярии,
передается в Отдел контроля и документационного обеспечения для
хранения в архиве.
169. При уходе сотрудника в отпуск или при выезде в длительную
командировку имеющиеся у него на исполнении служебные документы
передаются другому сотруднику по указанию руководителя структурного
подразделения Канцелярии. В регистрационно-контрольных карточках
сотрудник этого подразделения делает отметку о передаче документов. Если
после возвращения сотрудника документы остались неисполненными, то они
вновь передаются ему с соответствующей отметкой в карточках.
170. Передача документов из одного структурного подразделения
Канцелярии в другое должна осуществляться следующим образом:
в случае отсутствия резолюции Руководства Правительства или
Канцелярии - по договоренности руководителей структурных подразделений
(их заместителей);
в том случае, когда к документу имеется резолюция Руководства
Правительства или Канцелярии с поручением в адрес одного из структурных
подразделений Канцелярии, передача таких документов на исполнение в
другое подразделение возможна только на основании указания Руководителя
Канцелярии или его заместителей через сектор делопроизводства и архива.
10. Составление номенклатуры дел и формирование документов в дела
В пункт 171 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
171. Номенклатура дел служит для формирования и систематизации
исполненных документов, определения сроков хранения, учета дел в
структурных подразделениях Канцелярии и в архиве.
Заголовки дел, включенных в номенклатуру, должны отражать
содержание работы, по которому документы группируются в дела, с
указанием их видов (постановления, распоряжения, протоколы, планы,
отчеты, переписка и др.).
Ежегодно (в декабре) уточняется номенклатура дел в структурных
подразделениях Канцелярии и согласовывается с архивом. На основании
этой номенклатуры составляется Сводная номенклатура дел Канцелярии,
которая согласовывается с Национальным архивом Республики Казахстан не
реже одного раза в 5 лет, если нет концептуальных изменений в функциях и
структуре. Номенклатура дел утверждается Руководителем Канцелярии и
вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Необходимые
изменения вносятся и в справочник «Номенклатура дел ЕСЭДО».
Формирование документов в дела в текущем делопроизводстве
172. Номер дела состоит из индекса структурного подразделения
Канцелярии и номера дела по номенклатуре (например, № 5-8, где 5 - индекс
структурного подразделения, 8 - номер дела по номенклатуре).
173. Формирование дел осуществляется сотрудниками структурных
подразделений Канцелярии, ответственными за ведение текущих архивов
этих подразделений, в соответствии с номенклатурой. Содержание
документов должно соответствовать заголовку дела по номенклатуре. Не
допускается включение в дело ненужных черновиков, размноженных копий и
т.п.
В дела подшиваются документы по решенным вопросам, при этом
сверяется с карточкой наличие документов, а также правильность их
оформления (подписи, даты, регистрационные номера, визы, приложения,
резолюции, отметки об исполнении и направлении «В дело»).
Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются
исполнителю.
В дела включаются, как правило, документы одного календарного года.
В случае, когда решение вопросов, поставленных в текущем году,
завершается делопроизводством в следующем году, документы с
сохранением индекса подшиваются в дела года, в котором они решены.
Документы постоянного и временного хранения группируются в
отдельные дела.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины).
Если в деле документов больше, то оно делится на тома.
Каждый том представляет собой отдельное дело с самостоятельной
нумерацией листов. Заголовок на всех томах должен быть единым,
дополнительно указываются только особенности данного тома.
Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
174. Документы по одному вопросу формируются в дела в следующем
порядке:
документ, на основании которого возник вопрос;
документ, которым решен вопрос;
заключения, справки и другие документы, обосновывающие решение
данного вопроса (в хронологическом порядке или логической
последовательности).
При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и
временного сроков хранения переформировываются в обратном порядке:
документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу
дела, а первый документ календарного года - первым.
Формирование документов к протоколам заседаний Правительства
175. Подлинники протоколов заседаний Правительства группируются в
дела отдельно и располагаются в хронологическом порядке по номерам.
176. Документы к протоколам заседаний Правительства оформляются
сектором по выпуску правительственных решений, группируются по
каждому протоколу в отдельные тома.
Документы, относящиеся к одному протоколу, систематизируются и
располагаются в последовательности рассмотрения вопросов. В начале дела контрольный экземпляр протокола с относящимися к нему документами,
далее документы по каждому вопросу, группируемые в следующем порядке:
заглавный лист с указанием порядкового номера вопроса, его краткого
содержания и фамилии исполнителя;
выписка из протокола заседания по данному вопросу;
указатель рассылки и справка структурного подразделения Канцелярии;
другие документы, относящиеся к решению данного вопроса,
скомплектованные в хронологическом порядке.
Если к одному протоколу заседания материалы формируются в два и
более томов, то оглавление полностью ко всем томам помещается в первом
томе, а во втором и последующих - только та часть оглавления, которая
относится к данному тому.
Формирование документов к постановлениям Правительства
и распоряжениям Премьер-Министра
177. Подлинники постановлений Правительства и распоряжений
Премьер-Министра формируются в дела отдельно. К каждому тому
составляется оглавление.
178. Исполнитель обязан передать в сектор по выпуску
правительственных решений все документы, обосновывающие выпуск
данного постановления или распоряжения: проект решения, лист
согласования, протокол разногласий, справки структурных подразделений
Канцелярии и другие необходимые документы (заключения, представления,
протокольные решения, резолюции Руководства, заключения министерств,
сводки и т.д.).
179. Документы к постановлениям и распоряжениям формируются в дела
по месяцам.
Внутри дела документы располагаются в порядке номеров постановлений
и распоряжений.
Документы к каждому постановлению (распоряжению) вкладываются в
специальную обложку в следующем порядке: лист согласования проекта
постановления или распоряжения, контрольный экземпляр постановления
(распоряжения), приложения к ним, пояснительная записка разработчика,
указатель рассылки, справки структурных подразделений Канцелярии,
проект и его варианты со всеми приложениями и визами, заключения и иные
справки структурных подразделений Канцелярии (располагаются в
хронологическом порядке).
К каждому делу составляется оглавление.
Формирование документов по контролю за выполнением актов
Президента,
постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра
180. На контролируемые акты, постановления, распоряжения, в
соответствии с номенклатурой заводятся контрольные накопительные папки
(дела).
Документы в них группируются в следующем порядке:
копия контролируемого акта, постановления, распоряжения;
справка о снятии с контроля (подшивается после контролируемого
документа);
информация и другие документы о ходе выполнения отдельных пунктов
(располагаются в хронологическом порядке).
181. Дела, содержащие документы по выполнению актов Президента,
постановлений Правительства, распоряжений Премьер-Министра, могут
быть переходящими и должны храниться в структурных подразделениях
Канцелярии до полного их решения и снятия с контроля, после чего
передаются в архив.
11. Подготовка и передача документов из отделов в архив
182. Архив принимает, учитывает и хранит все законченные
делопроизводством документы и дела как постоянного, так и временного
хранения, образующиеся в деятельности Канцелярии.
183. Дела, законченные делопроизводством за истекший год,
принимаются в архив с марта по декабрь следующего года по графику,
утвержденному Руководителем Канцелярии. Сдачу дел осуществляют
сотрудники структурных подразделений Канцелярии, ответственные за
ведение текущих архивов этих подразделений.
184. В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения Канцелярии, сотрудник этого подразделения в течение двух
месяцев с момента его ликвидации или реорганизации формирует все
имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает в архив,
независимо от сроков хранения.
185. Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные карточки
на документы для пополнения ими справочного фонда архива.
186. Если отдельные дела необходимо оставить в структурном
подразделении Канцелярии для дальнейшей работы, то сотрудники архива
после сверки документов с учетными карточками и соответствующей
обработки оформляют выдачу этих дел во временное пользование.
В пункт 187 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
187. Перед сдачей дел в архив сотрудниками структурных подразделений
Канцелярии выполняется следующая подготовительная работа:
сверка карточек, учетных данных базы данных регистрационноконтрольных карточек системы электронного документооборота с
фактическим наличием документов по каждому делу (в т.ч. электронных
документов, удостоверенных ЭЦП (единица хранения - электронный
документ);
сверка по карточкам документов, направленных в подлинниках в другие
организации, переходящих исполнением на следующий год, оставшихся в
подразделении для руководства и т.д.;
проверка правильности подшивки документов в данное дело
(соответствие содержания документов заголовку по номенклатуре дел);
изъятие лишних экземпляров, ненужных черновиков (скрепки не
удаляются до подшивки документов).
188. Дела постоянного хранения и документы по личному составу
подшиваются в твердые обложки (приложение 8), металлические скрепки
удаляются, листы нумеруются черным графитным карандашом в правом
верхнем углу листа, не задевая текста, составляется внутренняя опись
(приложение 9). Внутренняя опись составляется во всех делах независимо от
сроков их хранения с указанием в графе «Примечание» отсутствующих
документов со ссылкой на соответствующие обоснования (акты, служебные
записки).
В конце дела сотрудником оформляется заверительная надпись
(приложение 10), в которой цифрой и прописью указывается количество
листов в деле.
189. Все записи на обложках дел постоянного хранения делаются четко
черными чернилами или черной тушью.
190. Дела с документами временного хранения не подшиваются,
оставляются в скоросшивателях, листы в них не нумеруются.
191. Сотрудники архива проверяют формирование документов в дела по
тематике и срокам хранения.
Архив принимает дела по годовому разделу номенклатуры дел данного
структурного подразделения Канцелярии, в котором делается отметка о
количестве принятых дел постоянного и временного хранения.
Дела, оформленные с нарушением настоящей Инструкции, возвращаются
в соответствующее структурное подразделение Канцелярии для
переоформления.
192. Прием и сдача документов из структурного подразделения
Канцелярии в архив оформляется актом, подписанным руководителем и
сотрудником этого подразделения и заведующим архивом (приложение 11).
В утвержденной номенклатуре дел архивом делаются отметки по данному
подразделению о количестве принятых дел.
Сотрудники архива проводят обработку документов, составляют описи,
раскрывающие состав и содержание хранящихся дел.
193. Ответственность за хранение архивных документов в архиве
возлагается на заведующего архивом.
Изымать документы постоянного срока хранения из архивных дел и
вносить в них изменения запрещается. Документы, находящиеся в
делопроизводстве или в текущем архиве, исследователям не выдаются.
Документы Канцелярии, хранящиеся в Центральном государственном архиве
до 1990 года и в Национальном архиве с 1994 года, исследователям
представляются на основании письменного ходатайства руководства
Центрального государственного архива Национального архива Республики
Казахстан и с разрешения Руководителя Канцелярии. При необходимости
документы из текущего архива Канцелярии могут быть выданы сотрудникам
Канцелярии только с разрешения заведующего Отделом контроля и
документационного обеспечения на срок не более 10 дней с отметкой в
соответствующем журнале.
194. На сотрудника архива возлагается подготовка и сдача архивных
документов на государственное хранение в Национальный архив Республики
Казахстан в установленные сроки.
195. Архив выдает справки по архивным документам Правительства как
учреждениям, так и отдельным гражданам только на основании их
письменного обращения с разрешения Руководителя Канцелярии.
196. Отдел контроля и документационного обеспечения создает
постоянно действующую Экспертную комиссию, которая производит
окончательный отбор архивных документальных материалов на постоянное,
временное хранение или на уничтожение.
12. Машинописные, копировально-множительные работы
и диктофонная запись
197. Печатание документов Руководства Канцелярии, расшифровку
фонограмм заседаний Правительства и их распечатку обеспечивает
компьютерно-диктофонное бюро РГКП «Дирекция административных
зданий Администрации Президента и Правительства Республики Казахстан»
(далее - компьютерно-диктофонное бюро), оперативное руководство
которым осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения.
Все остальные машинописные работы выполняются структурными
подразделениями Канцелярии самостоятельно.
Допускается в связи со служебной необходимостью печатание в
компьютерно-диктофонном бюро иных документов, которое осуществляется
по указанию заведующего Отделом контроля и документационного
обеспечения или его заместителей. Секретные документы передаются в
компьютерно-диктофонное бюро через сектор секретного делопроизводства
и защиты информации.
198. Передаваемые в компьютерно-диктофонное бюро для печатания
рукописи должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил
орфографии. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво
написанные черновики или документы, правленые карандашом.
199. Использованные при печатании документов бланки, имеющие
номера, учитываются в специальном журнале, в котором указываются номер
бланка, фамилия исполнителя, дата печатания.
200. Ксерокопирование документов осуществляется в копировальномножительном бюро РГКП «Дирекция административных зданий
Администрации Президента и Правительства Республики Казахстан» (далее копировально-множительное бюро) в соответствии с Порядком
ксерокопирования
документов
в
Канцелярии
Премьер-Министра
(приложение 12).
Секретные документы на ксерокопирование представляются только
сотрудниками сектора секретного делопроизводства и защиты информации с
разрешения заведующего Отделом контроля и документационного
обеспечения или его заместителей.
201. Запись фонограмм заседаний Правительства, совещаний,
проводимых у Руководства Правительства и Канцелярии, и их расшифровка
осуществляются по указанию Руководителя Канцелярии.
202. Фонограммы совещаний у заместителей Премьер-Министра
записываются только по их указанию и, как правило, не расшифровываются,
а используются сотрудниками Канцелярии, ответственными за подготовку
протоколов совещаний, для самостоятельного прослушивания в целях
уточнения формулировок при составлении протоколов.
13. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции
203. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции осуществляет
Отдел контроля и документационного обеспечения, который имеет право
проводить в структурных подразделениях Канцелярии проверки с целью
выявления фактов нарушения настоящей Инструкции и по их результатам
вносить представления Руководителю Канцелярии о привлечении
сотрудников, виновных в нарушении настоящей Инструкции, к
ответственности.
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра
Республики Казахстан
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
для регистрации документов
(лицевая сторона карточки)
Вид
документа
Вх. №
Листов
Приложения
Контроль
Вх. дата
Корреспондент
Тел.
Исх. №
Исх. дата
Характер
Адресат
Отправитель
Вид доставки
Язык
Краткое содержание
Резолюции
Отдел
Исполнитель
Напоминания
Срок исполнения
Продлил
До
Фактический срок
исполнения
Дело №
Вопрос решен
Индекс,
роспись,
время
получения
Том №
Индекс,
роспись, время
получения
Листы
Индекс, роспись,
время получения
Акт № от
Индекс, роспись,
время получения
(оборотная сторона карточки)
Ход исполнения
Дата, №, куда
Дата, исх. №,
направлен запрос кто подписал
Индекс, роспись,
Индекс,
время получения роспись, время
получения
Дата получения
Индекс, роспись,
время получения
Индекс, роспись,
время получения
Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра
Республики Казахстан
АКТ № _____
Мы, нижеподписавшиеся сотрудники сектора делопроизводства и архива
Отдела контроля и документационного обеспечения Канцелярии ПремьерМинистра Республики Казахстан, __________________
__________________________________________________________________
_____________________________
Составили настоящий акт о том, что «___» ____________ 200 ___ года
при вскрытии пакета № _________,
поступившего из
__________________________________________________________________
______________
__________________________________________________________________
_____________________________
в нем ____________________________________________________________
__________________________________________________________________
_____________________________
__________________________________________________________________
_____________________________
Настоящий акт составлен в трех экземплярах. Первый экземпляр акта
оставлен в секторе делопроизводства и архива, второй - вместе с
документами передан по назначению, а третий - направлен автору
__________________________________________________________________
_____________________________
__________________________________________________________________
____________________________.
Подписи ______________________
______________________
______________________
В приложение 3 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра
Республики Казахстан
ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации
в Канцелярии Премьер-Министра
Не регистрируются поступающие в Канцелярию следующие документы,
не требующие принятия по ним решения (не содержащие постановочных
вопросов):
собрание актов Президента и Правительства Республики Казахстан;
ведомости Парламента Республики Казахстан;
протоколы заседаний коллегий при акимах областей и городов Астаны и
Алматы, а также отдельные их решения;
копии писем, поступающих в Канцелярию для сведения;
учетные данные по назначаемым сотрудникам;
статистические отчеты, сведения, справки о работе государственных
органов, отраслей экономики и социально-культурной сферы и другая
информация, присланная для сведения;
оперативные сводки МВД, МЧС и других оперативных служб;
метеосводки;
запрашиваемые Канцелярией постановления коллегий, приказы и
инструкции министерств и ведомств;
материалы социологических исследований;
печатные издания (книги, брошюры, газеты, журналы и др.);
поздравительные телеграммы и открытки (кроме посланий глав
государств и правительств);
приглашения;
рекламная информация;
заявки на установку телефонов;
заявки на выдачу пропусков;
бухгалтерские документы.
Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра
Республики Казахстан
(лицевая сторона)
____________________
(гриф секретности)
ЛИСТ
ознакомления с документами
Администрации Президента Республики Казахстан
__________________________________
______
(входящий № и дата регистрации)
(№ и д
Наименование и заголовок документа:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Резолюция:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(оборотная сторона)
Дата
Отметки об ознакомлении
Фамилия, инициалы
Расписка об
ознакомлении
П
Другие отметки:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра
Республики Казахстан
ОБРАЗЕЦ
оформления резолюции
ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ
ПРЕМЬЕР-МИНИСТРІ КЕҢСЕСІНІҢ БАСШЫСЫ
____________ . ___________
РУКОВОДИТЕЛЬ КАНЦЕЛЯРИИ
ПРЕМЬЕР-МИНИСТРА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН
_________________________________________________________________________
Организация (куда адресована резолюция, наименование в именительном падеже)
Фамилия и инициалы должностного лица (кому адресована резолюция, в дательно
Текст резолюции (ясное и исчерпывающее содержание действия или порядок и
рассматриваемого документа)
Срок исполнения (при необходимости)
________________ Инициал имени и фамилия Руководителя
(подпись)
Дата резолюции (число, месяц, год)
Номер (входящий или исходящий)
_________________________________________________________________________
Наименование, дата и номер документа (к которому относится резолюция)
В приложение 6 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра
Республики Казахстан
ОБРАЗЕЦ
оформления исходящей телеграммы
Правительственная
ТЕЛЕГРАММА № ___________________
(№ телеграфный, дата)
Пункт назначения
(почтовый адрес)
Наименование организации
(куда направляется телеграмма)
Фамилия получателя
(кому направляется телеграмма)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(текст телеграммы)
HP (исходящий номер, подписной) ___________________________________________
Должность, фамилия _____________________________________________________
(лица, подписавшего телеграмму)
_________________________________________________________________________
г. Астана, Канцелярия Премьер-Министра Республики Казахс
Дата отправки (число, месяц, год) ____________________________
Должность лица,
подписавшего телеграмму ________________ Расшифровка подписи
(подпись)
В приложение 7 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра
Республики Казахстан
ЛИСТ
согласования проекта постановления Правительства Республики
Казахстан
(распоряжения Премьер-Министра) в Канцелярии Премьер-Министра
1. Наименование проекта постановления (распоряжения) Правительства
Республики Казахстан
«_________________________________________________________________
_____________________________
__________________________________________________________________
_____________________________
__________________________________________________________________
_____________________________
__________________________________________________________________
____________________________»
2. Структурное подразделение, отвечающее за прохождение проекта в
Канцелярии Премьер-Министра
ОТДЕЛ
__________________________________________________________________
_____________________
__________________________________________________________________
_____________________________
3. Исполнитель (фамилия ответственного за прохождение проекта)
_____________________________________
получил (-а) проект
__________________________________________________________________
___________
__________________________________________________________________
_____________________________
4. Дата предоставления исполнителем справки к проекту
5. Прохождение проекта и согласование в структурных подразделениях
Канцелярии
Наименование структурных
подразделений Канцелярии
Дата поступления на
согласование (визирование)
и подпись принявшего
Дата возврата и
подпись
исполнителя
1. Отдел законодательства,
обороны и правопорядка
2.
Отдел
контроля
и
документационного
обеспечения:
1) Сектор по выпуску
правительственных решений
2) Проверка текста на
государственном языке
3) Предварительная проверка
аутентичности текстов
6. Согласование проекта у Руководства
Приемные руководства
Дата поступления на
согласование (визирование)
и
Дата возврата и
подпись
исполнителя
Заместителя ПремьерМинистра
Заместителя ПремьерМинистра
Руководителя КПМ
Заместители Руководителя
КПМ (в соответствии с
распределением их
обязанностей):
7. Причина, основание (резолюция руководства) и дата возврата проекта на
доработку (в том числе в рабочем
порядке)
__________________________________________________________________
_____________________
__________________________________________________________________
_____________________________
__________________________________________________________________
_____________________________
__________________________________________________________________
_____________________________
8. Дата поступления доработанного проекта к исполнителю «___»
___________ 2008 года __________________
9. Дата поступления проекта в Секретариат на подпись Премьер-Министру
«____» ____________ 2008 года
10. Дата возврата подписанного постановления (распоряжения) исполнителю
«____» ____________ 2008 года
11. Особые отметки о прохождении проекта
________________________________________________________
__________________________________________________________________
_____________________________
12. Прилагаемая версия принятого решения (законопроекта) на электронном
носителе (дискета № ____) на государственном и русском языках
соответствует окончательной версии на бумажном носителе - сверил
исполнитель _______________________________________________
13. Дата поступления готового к выпуску постановления (распоряжения) со
сверенной версией на электронном носителе в сектор по выпуску решений
«____» _____________ 2008 года
Принял _____________/_____________________________/
(подпись)
(фамилия, инициалы)
Сдал
______________/____________________________/
(подпись)
(фамилия, инициалы)
Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-министра
Республики Казахстан
Код госархива _______________
Код учреждения _______________
___________________________________________________________
(наименование фондообразователя)
Ф. №
Оп. №
Д. №
__________________________________________________________________
____________________________
__________________________________________________________________
____________________________
__________________________________________________________________
____________________________
(наименование отдела, структурного подразделения)
Дело №
Том №
__________________________________________________________________
____________________________
__________________________________________________________________
____________________________
__________________________________________________________________
____________________________
__________________________________________________________________
____________________________
__________________________________________________________________
____________________________
(заголовок дела)
«____» _____________ 200 __ года
Ф. №
____________________________________
Оп. №
___________________________________
Д. №
____________________________________
На _____________
листах
Хранить
_______________
Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра
Республики Казахстан
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ______
№
п/п
1
Индекс
документа
2
Дата
документа
3
Заголовок
документа
4
Номера
листов
5
Примечание
6
Итого _________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи
____________________________________________
(цифрами и прописью)
Должность лица, составившего
внутреннюю опись документов ___________________ Расшифровка подписи
(подпись)
Дата _____________ 200 __ г.
Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра
Республики Казахстан
ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ
В деле пронумеровано
__________________________________________________________________
_________
(цифрами и прописью)
__________________________________________________________________
______________________ листов.
Специалист структурного подразделения
___________________________________________________________
__________________________________________________________________
_____________________________
(наименование структурного подразделения)
______________________/____________________________/
(подпись)
(фамилия и инициалы)
«____» ______________ 200 __ г.
Приложение 11
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра
Республики Казахстан
АКТ
о приеме документов в архив за 200 __ год
от
__________________________________________________________________
__________________________
(наименование структурного подразделения)
Канцелярия Премьер-Министра Республики Казахстан
Всего значится по номенклатуре ___________ дел,
Фактически принято всего ________________ дел,
из них:
постоянного хранения _____________ дел,
временного хранения ______________ дел.
Замечания по оформлению и формированию документов:
__________________________________________________________________
____________________________
__________________________________________________________________
____________________________
Одновременно принята учетно-регистрационная картотека, соответствующая
документам.
Замечания по заполнению карточек:
__________________________________________________________________
____________________________
НЕДОСТАЧА ДОКУМЕНТОВ
№
Год Откуда Дата и № Содержание Исполнитель Примечание
карточки
поступил документа
документ
НЕДОСТАЧА КАРТОЧЕК
№
карточки
Год
Исполнитель
Где подшит документ
год
№ дела
Примечание
лист
СДАНО ДОКУМЕНТОВ ЗА ПРОШЛЫЕ ГОДЫ
Исполнитель
Год
Количество
документов
Количество
карточек
Примечание
Заведующий Архивом ______________________________________
Руководитель
структурного
подразделения
____________________________________
Сдал документов в Архив специалист структурного подразделения
_________________________________
«____» __________ 200
г.
Приложение 12
к Инструкции по делопроизводству
в Канцелярии Премьер-Министра
Республики Казахстан
ПОРЯДОК
ксерокопирования документов Канцелярии Премьер-Министра
1. Документы на ксерокопирование в копировально-множительном бюро
РГКП «Дирекция административных зданий Администрации Президента и
Правительства Республики Казахстан» принимаются только от сотрудников
Канцелярии Премьер-Министра при наличии заполненной и подписанной
заявки установленного образца.
2. Заявки на ксерокопирование документов (форма № 1) имеет право
подписывать:
Руководитель
Канцелярии
Премьер-Министра,
его
заместители, руководители структурных подразделений Канцелярии и их
заместители.
3. Заявки на ксерокопирование входящей корреспонденции (форма № 1),
в том числе проектов постановлений Правительства и распоряжений
Премьер-Министра, имеет право подписывать заведующий Отделом
контроля и документационного обеспечения, его заместители, заведующий
сектором делопроизводства и архива и заведующий сектором секретного
делопроизводства и защиты информации Отдела контроля и
документационного обеспечения.
4. Ксерокопирование подлинников постановлений Правительства,
распоряжений Премьер-Министра, протоколов заседаний Правительства,
приложений к ним, иных законодательных и нормативных правовых актов, а
также архивных документов Канцелярии осуществляется по заявкам (форма
№ 1), подписанным: Руководителем Канцелярии или его заместителями,
заведующим Отделом контроля и документационного обеспечения или его
заместителями.
5. Ксерокопирование секретных документов осуществляется в
соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима
секретности в Республике Казахстан в строго определенном количестве
только по заявкам, подписанным: Руководителем Канцелярии, его
заместителями, заведующим Отделом контроля и документационного
обеспечения и его заместителями, заведующим сектором секретного
делопроизводства и защиты информации, и учитывается отдельно (форма №
2).
6. Хранение размноженных документов в копировально-множительном
бюро должно осуществляться таким образом, чтобы исключить возможность
ознакомления с ними лиц, не имеющих отношения к данным документам.
Копировально-множительное бюро на основании заявок ведет учет
количества и тиража размноженных документов, расхода бумаги и других
материалов. В установленном порядке уничтожает черновой материал,
оставшийся после выполнения копировально-множительных работ.
Контроль за соблюдением настоящего Порядка осуществляет Отдел
контроля и документационного обеспечения.
Форма 1
ЗАЯВКА
на изготовление ксерокопии документа
Отдела
_____________________________________________
Фамилия, инициалы исполнителя
_____________________________________________
телефон ________________________
№
п/п
Дата, наименование
документа
Количество
страниц в
подлиннике
Тираж
Всего листов
Дата _______________
Общий расход в листах ________________
Разрешаю: Руководитель структурного подразделения
Канцелярии или его заместитель
(советник, главный инспектор)
_______________________________________________
Роспись о получении ксерокопий
_______________________________________________
Форма 2
ЗАЯВКА*
на ксерокопирование секретных документов
_____________________________________________
Фамилия, инициалы исполнителя
_____________________________________________
телефон ________________________
Наименование
документа
Дата и №
документа
Количество
страниц в
подлиннике
Тираж
Всего
листов
Дата _______________
Общий расход в листах ________________
Разрешаю: Заведующий (заместитель)
Отделом контроля и документационного
обеспечения или заведующий сектором секретного
делопроизводства и защиты информации
____________________________________________
Роспись о получении ксерокопий
____________________________________________
*) подлежит учету в ПЗГС по журналу учета нарядов (форма 31-ИРС)
Для служебного пользования
Утверждена
постановлением Правительства
Республики Казахстан
от 31 января 2001 года № 168
Настоящий документ имеет гриф ДСП. В базе данных не приводится
О внесении изменений в настоящую инструкцию см. постановление
Правительства РК от 10.12.02 г. № 1300
Исключена в соответствии с постановлением Правительства РК от
28.06.05 г. № 643 (см. стар. ред.)
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству с применением средств вычислительной
техники в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан
Утверждена
постановлением Правительства
Республики Казахстан
от 31 января 2001 года № 168
ИНСТРУКЦИЯ
по организации контроля исполнения документов
в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан,
центральных и местных исполнительных органах
1. В Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан
В пункт 1 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 10.12.02 г. № 1300 (см. стар. ред.)
1. Данная Инструкция регламентирует организацию контроля за
исполнением актов Президента и Правительства, распоряжений ПремьерМинистра, документов с поручениями Президента Республики Казахстан,
Руководства Администрации Президента,
Премьер-Министра,
его
заместителей, Руководителя Канцелярии, его заместителей, обращений Палат
Парламента с просьбой дать заключение Правительства на законопроекты,
инициированные депутатами, и запросов депутатов Парламента.
В пункт 2 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 10.12.02 г. № 1300 (см. стар. ред.); постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
2. Канцелярия Премьер-Министра осуществляет организационную и
аналитическую работу по контролю за исполнением контрольных
документов в соответствии с Регламентом Правительства Республики
Казахстан, систематически информирует Премьер-Министра Республики
Казахстан о состоянии исполнительской дисциплины.
Пункт 3 изложен в редакции постановления Правительства РК от 10.12.02
г. № 1300 (см. стар. ред.); внесены изменения в соответствии с
постановлением Правительства РК от 04.06.08 г. № 535 (см. стар. ред.);
изложен в редакции постановления Правительства РК от 25.06.10 г. № 641
(см. стар. ред.)
3. Координацию контрольной работы в Канцелярии Премьер-Министра
Республики Казахстан (далее - Канцелярия Премьер-Министра)
осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения, который
берет на контроль следующие документы, в том числе секретные в секретном
делопроизводстве (далее - контрольные документы):
1) акты либо пункты актов Президента Республики Казахстан, в которых
даются поручения Правительству или его Руководству;
2) поручения либо пункты поручений Президента Республики Казахстан,
данные по итогам международных мероприятий и региональных поездок, в
которых имеются поручения Правительству или его Руководству;
3) поручения либо пункты поручений, содержащиеся в протоколах
совещаний, заседаний и общественно значимых мероприятий с участием
Президента Республики Казахстан, в которых даются поручения
Правительству или его Руководству;
4) личные поручения Президента Республики Казахстан, адресованные
Правительству и его Руководству;
5) поручения либо пункты поручений Президента Республики Казахстан,
адресованные Правительству, Премьер-Министру и его заместителям по
служебным и иным документам при наличии штампа «Бақылауға алынды»,
пометок «срочно», «доложить», «внести предложения», а также поручения,
из содержания которых вытекает необходимость их постановки на контроль;
6) постановления Правительства, распоряжения Премьер-Министра,
протоколы заседаний Правительства, совещания у Премьер-Министра,
заместителей Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии, в которых
имеются поручения государственным органам и организациям;
7) поручения Премьер-Министра, его заместителей, Руководства
Администрации Президента Республики Казахстан в адрес Канцелярии
Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии (лица, исполняющего его
обязанности), в которых указаны сроки исполнения или имеются указания о
взятии на контроль, с пометками: «весьма срочно», «срочно», «ускорить»;
8) запросы депутатов Парламента, обращения палат Парламента с
просьбой
дать
заключение
Правительства
на
законопроекты,
инициированные депутатами;
9) акты прокурорского надзора.
В пункт 4 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 14.04.05 г. № 358; постановлением Правительства
РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
4. Контрольные документы для контроля их исполнения закрепляются за
соответствующими структурными подразделениями Канцелярии в
соответствии с утвержденными Руководителем Канцелярии положениями об
этих подразделениях и их функциональными обязанностями или в
соответствии с поручениями Премьер-Министра, его заместителей,
Руководителя Канцелярии и его заместителей (далее - Руководство).
Контроль за исполнением постановлений Правительства и распоряжений
Премьер-Министра,
которыми
утверждаются
какие-либо
планы
мероприятий, в целом возлагается на исполнителя этого постановления или
распоряжения (структурное подразделение Канцелярии, отвечающее за
прохождение проекта постановления или распоряжения в Канцелярии).
Передача контрольных документов из одного отдела в другой
осуществляется по согласованию с соответствующим структурным
подразделением Канцелярии Премьер-Министра на основании резолюции
Руководителя Канцелярии.
При этом в контрольной карточке и электронной базе данных
делопроизводителем структурного подразделения вносится фамилия, имя,
отчество исполнителя не позднее двух рабочих дней со дня поступления
документа.
5. Руководители структурных подразделений Канцелярии по каждому
закрепленному за данным подразделением контрольному документу
определяют работника подразделения (далее - исполнителя), на которого
возлагается контроль исполнения документа в целом либо его отдельных
пунктов.
6. Контроль за сроками исполнения контрольных документов
осуществляет структурное подразделение Канцелярии, за которым
закреплены конкретные контрольные документы и Отдел контроля Отдела
контроля и документационного обеспечения (далее - Отдел контроля).
В пункт 7 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 14.04.05 г. № 358; изложен в редакции
постановления Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
7. Если в контрольных документах не указаны конкретные сроки
исполнения, то такие документы исполняются в месячный срок, а при
наличии пометок «весьма срочно» - в течение трех рабочих дней, «срочно»
или «ускорить» - в течение десяти рабочих дней.
Сектор контроля Отдела контроля и документационного обеспечения за
пять рабочих дней до истечения установленного срока исполнения
контрольного поручения направляет в адрес государственных органов
соответствующее напоминание на бумажном или электронных носителях.
Личные поручения Президента Республики Казахстан подлежат
исполнению всеми государственными органами, организациями и
должностными лицами не более чем в двухнедельный срок со дня
подписания поручения, если иное не установлено Президентом Республики
Казахстан.
Продление сроков исполнения личных поручений Президента Республики
Казахстан осуществляется только Президентом Республики Казахстан.
Инструкция дополнена пунктом 7-1 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641
7-1. В случае невозможности выполнения поручений Президента и
Руководителя Администрации Президента в указанный срок руководитель
государственного органа-исполнителя (организации) заблаговременно, не
позднее одного дня до установленного срока, направляет на имя
должностного лица Администрации Президента Республики Казахстан,
давшего поручение (либо за подписью руководителя государственного
органа - на имя должностного лица Канцелярии), письмо с указанием
текущего состояния исполнения, аргументированным обоснованием о
необходимости продления срока исполнения, либо его переводе на
среднесрочный или долгосрочный контроль, с обязательным указанием
конкретного срока исполнения, конкретных ответственных политических
государственных
служащих,
а
также
государственных
органов
соисполнителей и ответственных должностных лиц организаций.
В пункт 8 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 10.12.02 г. № 1300 (см. стар. ред.); постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
8. Если Руководством поручение дано нескольким структурным
подразделениям Канцелярии, то работу по контролю и координации
исполнения осуществляет структурное подразделение, указанное в
поручении первым, либо то подразделение, рядом с наименованием которого
есть пометка «(созыв)». Структурные подразделения - соисполнители
поручений вносят свои предложения подразделению, осуществляющему
свод, не позднее, чем за один день до истечения установленного срока
исполнения поручения.
В пункт 9 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 14.04.05 г. № 358; изложен в редакции
постановления Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
9. Если в контрольных документах имеются поручения, относящиеся к
компетенции нескольких структурных подразделений Канцелярии ПремьерМинистра, то структурное подразделение, за которым закреплен контроль
исполнения документа в целом, в течение трех рабочих дней составляет и
согласовывает с другими структурными подразделениями Канцелярии
Премьер-Министра закрепление исполнения конкретных пунктов (с
указанием по каждому пункту исполнителя в конкретном структурном
подразделении Канцелярии и даты исполнения), которое утверждается
Руководителем Канцелярии или лицом, исполняющим его обязанности.
Копии утвержденного закрепления направляются задействованным
структурным подразделениям, сектору служебной корреспонденции и
сектору контроля.
Инструкция дополнена пунктом 9-1 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 14.04.05 г. № 358
9-1. Исключен в соответствии с постановлением Правительства РК от
04.06.08 г. № 535 (см. стар. ред.)
В пункт 10 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
10. На каждый взятый на контроль акт Президента и Правительства,
распоряжение Премьер-Министра исполнителем заводится накопительная
папка (дело) и заполняется регистрационно-контрольная карточка.
Документы в накопительных папках группируются в следующем порядке:
копия контролируемого акта (постановления, распоряжения);
записка и поручение о снятии с контроля;
информация и другие документы о ходе исполнения контрольного
документа и его отдельных пунктов (располагаются в хронологическом
порядке).
Дела, содержащие документы по исполнению актов Президента,
постановлений Правительства, распоряжений Премьер-Министра хранятся в
структурных подразделениях Канцелярии до полного их исполнения и
снятия с контроля, после чего передаются в Архив.
В пункт 11 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 14.04.05 г. № 358; изложен в редакции
постановления Правительства РК от 04.06.08 г. № 535 (см. стар. ред.)
11. Отчеты об исполнении контрольных документов и их отдельных
пунктов, поступающие от государственных органов и иных организаций,
направляются в соответствующие структурные подразделения Канцелярии.
При этом подлинники отчетов направляются в структурное подразделение
Канцелярии, за которым закреплен контроль исполнения документа в целом,
а их копии - в структурные подразделения, ответственные за исполнение
отдельных пунктов контрольных документов в соответствии с закреплением,
утвержденным Руководителем Канцелярии (лицом, исполняющим его
обязанности), или его поручением.
Если центральными или местными исполнительными органами отчеты об
исполнении контрольного документа не представлены к установленному
сроку, то соответствующее подразделение Канцелярии, осуществляющее
контроль за исполнением конкретного документа, должно по истечении
установленного для государственных органов срока проинформировать
Руководство о причинах срыва срока исполнения и внести предложение по
дальнейшему исполнению данного контрольного документа.
В пункт 12 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 10.12.02 г. № 1300 (см. стар. ред.); постановлением
Правительства РК от 14.04.05 г. № 358 (см. стар. ред.); изложен в редакции
постановления Правительства РК от 04.06.08 г. № 535 (см. стар. ред.);
постановления Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.);
постановления Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
12. После получения отчета от государственных органов и иных
организаций исполнитель в Канцелярии Премьер-Министра, ответственный
за контроль документа в целом или его отдельных пунктов, проводит анализ
отчета на предмет своевременности, полноты и качества исполнения, по
результатам которого готовит служебную записку (по каждому
контрольному пункту документа, в том числе секретного характера) с
конкретными выводами и предложениями либо проект соответствующей
резолюции. Срок проведения анализа отчетов по контрольным и
неконтрольным документам не должен превышать 7 (семь) рабочих дней со
дня их регистрации в Канцелярии Премьер-Министра.
На основании поступившей информации и в зависимости от результатов
анализа исполнитель представляет Руководству не позднее, чем за пять
рабочих дней до истечения срока исполнения:
1) по актам и поручениям Президента - в установленном порядке
подготовленный проект обоснованного письма в Администрацию
Президента от имени Руководства Правительства или Руководителя
Канцелярии (в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности) о
снятии их с контроля (если поручение исполнено в полном объеме) либо о
продлении срока исполнения, либо о переводе документов на среднесрочный
или долгосрочный контроль с указанием конкретных сроков исполнения и
ответственных исполнителей;
2) по правительственным решениям, протоколам и поручениям
Руководства (служебную записку о ходе исполнения протокольных
поручений на имя Премьер-Министра, заместителей Премьер-Министра,
Руководителя Канцелярии, а по завершению исполнения протокольных
поручений (протоколов) на основании поступивших в порядке исполнения
информации (данных) государственных органов готовит итоговую справку
об исполнении, с учетом результатов анализа с предложениями о снятии с
контроля, продлении срока или переводе на среднесрочный или
долгосрочный контроль с указанием конкретных сроков исполнения
правительственного решения, протокола или поручения Руководства), либо
оформляет проект резолюции о снятии с контроля (в случае подписания
Закона, принятия акта Президента Республики Казахстан или Правительства,
а также приказов центральных государственных и местных исполнительных
органов).
Снятие с контроля, продление срока с указанием конкретного срока
исполнения осуществляются резолюцией Руководителя Канцелярии либо
лица, исполняющего его обязанности, по записке отдела. При этом
государственные органы незамедлительно информируются исполнителем о
продлении срока исполнения или переводе на среднесрочный и
долгосрочный контроль с указанием конкретного срока исполнения
правительственных решений и поручений Руководства;
3) при установлении некачественного исполнения государственным
органом поручения ответственный отдел Канцелярии Премьер-Министра
готовит записку с обоснованием некачественного исполнения в адрес
Руководства Правительства или Руководителя Канцелярии, давшего
поручение;
4) по депутатским запросам, заключениям на законопроекты,
инициированные депутатами Парламента Республики Казахстан, и
поправкам депутатов в инициированный Правительством законопроект - в
установленном порядке подготовленный проект ответа депутатам
Парламента или проект соответствующего заключения Правительства.
13. Перед отправкой адресатам документы с резолюциями Руководства к
ним, в которых указаны сроки исполнения, в том числе с пометкой «срочно»
или «ускорить», либо имеется указание о постановке на контроль, или
пометки «доложить», «внести предложение» и т.п., в обязательном порядке
представляются в Отдел контроля, который проставляет на документе штамп
«БАҚЫЛАУҒА» или «БАҚЫЛАУҒА АЛЫНДЫ», после чего документы
передаются в Отдел служебной корреспонденции для отправки по
назначению.
Пункт 14 изложен в редакции постановления Правительства РК от
14.04.05 г. № 358; постановления Правительства РК от 04.06.08 г. № 535
(см. стар. ред.); постановления Правительства РК от 13.01.12 г. № 34 (см.
стар. ред.)
14. Постановка на контроль пунктов протоколов совещаний у ПремьерМинистра, его заместителей, Руководителя Канцелярии, а также поручений
заместителей Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии осуществляется
Отделом контроля и документационного обеспечения Канцелярии по
соответствующим предложениям структурных подразделений.
Предложения о постановке на контроль передается в сектор контроля на
бумажном носителе за подписью руководителей структурных подразделений
(лиц, исполняющих их обязанности) или в формате электронных документов,
удостоверенных ЭЦП через ЕСЭДО.
Инструкция дополнена пунктом 14-1 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 14.04.05 г. № 358; изложен в редакции
постановления Правительства РК от 04.06.08 г. № 535 (см. стар. ред.)
14-1. Контроль исполнения постановлений Правительства об
утверждении планов мероприятий по реализации посланий Президента
Республики Казахстан, Программы Правительства, протоколов заседаний
Правительства с участием Главы государства по итогам социальноэкономического развития республики осуществляет в целом Отдел
макроэкономического анализа и программного мониторинга.
Пункт 15 изложен в редакции постановления Правительства РК от
04.06.08 г. № 535 (см. стар. ред.)
15. Контроль исполнения поручений, данных Руководством акимам
регионов, осуществляет Отдел организационно-инспекторской работы и
территориального развития.
Пункт 16 изложен в редакции постановления Правительства РК от
04.06.08 г. № 535 (см. стар. ред.)
16. Контроль за сроками исполнения секретных документов
осуществляется в секретном делопроизводстве Отдела контроля и
документационного обеспечения.
17. Исключен в соответствии с постановлением Правительства РК от
04.06.08 г. № 535 (см. стар. ред.)
Инструкция дополнена пунктом 17-1 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 14.04.05 г. № 358
17-1. Исключен в соответствии с постановлением Правительства РК от
04.06.08 г. № 535 (см. стар. ред.)
18. Отдел контроля и документационного обеспечения по согласованию с
Руководителем Канцелярии имеет право проводить проверки соблюдения
настоящей Инструкции и о выявленных фактах нарушений докладывать
Руководству для принятия решения.
Инструкция дополнена пунктом 18-1 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641
18-1. Перед визированием и подписанием проектов ответов об
исполнении в адрес Главы государства, Руководства Администрации
Президента ответственный сотрудник структурного подразделения
Канцелярии Премьер-Министра представляет в сектор контроля Отдела
контроля и документационного обеспечения для проверки правильности
ссылки на номер, дату документа и пункт поручения.
Инструкция дополнена пунктом 18-2 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641
18-2. По поручениям, рассматриваемым в порядке контроля у ПремьерМинистра (протокола заседаний Правительства, совещаний у ПремьерМинистра) структурные подразделения Канцелярии Премьер-Министра
еженедельно по субботам не позднее 11 часов представляют в Отдел
контроля и документационного обеспечения информацию по каждому
контрольному пункту за подписью заведующего отделом, а при его
отсутствии - лица, исполняющего его обязанности. Перечни таких поручений
в адрес структурных подразделений Канцелярии направляются еженедельно
по четвергам Отделом контроля и документационного обеспечения.
2. В центральных и местных исполнительных органах
19. Ответственность за своевременное и качественное исполнение
контрольных документов, разработку проектов законодательных и
нормативных правовых актов, представление их на рассмотрение Президенту
и Премьер-Министру Республики Казахстан возлагается на первых
руководителей центральных исполнительных органов, акимов областей и
городов Астаны и Алматы. При этом руководители указанных органов
определяют подразделения и должностных лиц, ответственных за
организацию контрольной работы.
Инструкция дополнена пунктом 19-1 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641
19-1 Контроль за исполнением актов и поручений Президента Республики
Казахстан в государственных органах и организациях осуществляют
следующие должностные лица:
1) первый руководитель государственного органа и организации
осуществляет общее руководство и контроль за своевременным и
качественным исполнением актов и поручений Президента Республики
Казахстан;
2) ответственный секретарь, руководитель аппарата государственного
органа организует контроль за исполнением актов и поручений Президента
Республики Казахстан и соблюдением исполнительской дисциплины,
обеспечивает эффективное взаимодействие подразделений государственного
органа;
3) заместители первого руководителя государственного органа и
организации обеспечивают качественное исполнение актов и поручений
Президента Республики Казахстан по курируемым направлениям работы.
Указанные должностные лица несут персональную ответственность за
своевременное и качественное исполнение актов и поручений Президента
Республики Казахстан.
В пункт 20 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 14.04.05 г. № 358; изложен в редакции
постановления Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
20. При исполнении поручений несколькими государственными органами
ответственным является орган, рядом с наименованием которого стоит
пометка «(созыв)». Ответственный орган имеет право вносить предложение о
переносе срока исполнения после согласования с соисполнителями.
В том случае, когда в поручении ответственный исполнитель не
определен, т.е. отсутствует пометка «(созыв)», все перечисленные в
поручении государственные органы и организации направляют свои ответы
тому, кто дал поручение.
При исполнении поручений в случае необходимости государственный
орган, осуществляющий свод, проводит совещание с соисполнителями.
В случае если в поручении Президента Республики Казахстан имеются
пометки «весьма срочно», «срочно» и «ускорить», то Канцелярия ПремьерМинистра незамедлительно (в тот же день) доводит их до государственного
органа-исполнителя
(организации)
и
государственных
органовсоисполнителей (организаций).
Государственные органы-соисполнители (организации) актов и
поручений Президента Республики Казахстан вносят свои предложения
государственному органу (организации), осуществляющему свод, при
исполнении актов и поручений, поставленных на:
1) срочный контроль, с пометками «весьма срочно» - в течение одного
рабочего дня со дня поступления поручения, «срочно», «ускорить» - не
позднее чем за три рабочих дня, если иное не установлено соответствующим
поручением;
2) краткосрочный контроль, не позднее чем за пять рабочих дней до
установленного срока исполнения, если иное не установлено
соответствующим поручением;
3) среднесрочный контроль, не позднее чем за десять рабочих дней до
установленного срока исполнения, если иное не установлено
соответствующим поручением;
4) долгосрочный контроль, не позднее чем за двадцать рабочих дней до
установленного срока исполнения, если иное не установлено
соответствующим поручением.
Инструкция дополнена пунктом 20-1 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 14.04.05 г. № 358; изложен в редакции
постановления Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
20-1. Документы, подготовленные во исполнение контрольных
документов, до их внесения в адрес Руководства Правительства и
Канцелярии должны быть согласованы (завизированы) с ведомственными
контрольными службами на предмет наличия в них ссылок на поручения
Руководства (по актам Президента и Руководства Администрации
Президента, Правительства или Премьер-Министра, его заместителей и
Руководителя Канцелярии - на номер, дату и конкретный пункт поручения и
данные реквизиты должны быть отпечатаны), правильности их оформления,
а также отсутствия противоречий в сроках исполнения проектов
постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра и
утверждаемых ими планах мероприятий.
Инструкция дополнена пунктом 20-2 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 14.04.05 г. № 358; изложен в редакции
постановления Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
20-2. Отчеты об исполнении поручений, содержащихся в протоколах
заседаний Правительства и совещаний у Премьер-Министра, его
заместителей и Руководителя Канцелярии государственные органы и иные
организации представляют в Канцелярию не позднее чем за два рабочих дня
до истечения сроков их исполнения, если иное не установлено поручением, а
по поручениям со сроком исполнения менее пяти дней - в течение одного
рабочего дня со дня поступления соответствующего протокола.
Инструкция дополнена пунктом 20-3 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
20-3. При представлении отчетов об исполнении поручений,
содержащихся в протоколах совещаний у Премьер-Министра, его
заместителей
и
Руководителя
Канцелярии
Премьер-Министра,
государственный орган-исполнитель, ответственный за созыв, представляет
письмом сводную информацию по каждому пункту о проделанной работе и
исполнении, а также копии писем государственных органов-исполнителей.
Пункт 21 изложен в редакции постановления Правительства РК от
10.12.02 № 1300 (см. стар. ред.)
21. Снятие с контроля, продление сроков исполнения и представление
ответов (отчетов) об исполнении контрольных документов осуществляется в
соответствии с Регламентом Правительства Республики Казахстан.
22. Исключен в соответствии с постановлением Правительства РК от
10.12.02 № 1300 (см. стар. ред.)
23. Исключен в соответствии с постановлением Правительства РК от
10.12.02 № 1300 (см. стар. ред.)
24. Исключен в соответствии с постановлением Правительства РК от
10.12.02 № 1300 (см. стар. ред.)
25. Исключен в соответствии с постановлением Правительства РК от
10.12.02 № 1300 (см. стар. ред.)
Инструкция дополнена пунктом 26 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641
26. Структурное подразделение Канцелярии Премьер-Министра при
получении актов и поручений Главы государства, Руководства
Администрации Президента, а также депутатских запросов, писем
Парламента и заключений на законопроекты, инициированные депутатами
Парламента готовит соответствующее поручение в адрес государственных
органов не позднее трех рабочих дней со дня регистрации в Канцелярии
Премьер-Министра, а с пометками «весьма срочно» - незамедлительно,
«срочно» или «ускорить» - один рабочий день.
Инструкция дополнена пунктом 27 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641
27. Информации, отчеты по исполнению контрольных документов, сроки
исполнения которых истекают в период с 20 декабря текущего года до 5
января следующего года включительно, должны ежегодно представляться в
Канцелярию Премьер-Министра до 20 декабря текущего года.
Инструкция дополнена пунктом 28 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 13.01.12 г. № 34
28. Ответственными за проведение оценки качества исполнения актов и
поручений Президента, Премьер-Министра, Государственного секретаря,
Правительства, руководителей Администрации Президента и Канцелярии
Премьер-министра
центральными
государственными
и
местными
исполнительными органами, а также представление заключений в
Министерство экономического развития и торговли согласно графику,
ежегодно
утверждаемому
Администрацией
Президента,
являются
следующие структурные подразделения Канцелярии Премьер-Министра:
1) по центральным государственным органам - Отдел контроля и
документационного обеспечения;
2) по местным исполнительным органам - Отдел организационной работы
и территориального развития.
Изложена в редакции постановления Правительства РК от 04.06.08 г. №
535 (см. стар. ред.)
По всему тексту слова «сектор служебной корреспонденции», «сектора
служебной корреспонденции», «сектором служебной корреспонденции»,
«секторе служебной корреспонденции» заменены соответственно словами
«сектор делопроизводства и архива», «сектора делопроизводства и архива»,
«сектором делопроизводства и архива», «секторе делопроизводства и
архива» в соответствии с постановлением Правительства РК от 27.04.12
г. № 540 (см. стар. ред.)
Утверждена
постановлением Правительства
Республики Казахстан
от 31 января 2001 года № 168*
______________________________
* С изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями
Правительства Республики Казахстан от 10 декабря 2002 года № 1300, от 14
апреля 2005 года № 358.
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц
и контроля за их исполнением
1. Настоящая Инструкция регламентирует порядок рассмотрения
обращений физических и юридических лиц, поступивших в Канцелярию
Премьер-Министра Республики Казахстан (далее - Канцелярия), в
соответствии с Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года «О
порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц».
2. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции осуществляет Отдел
контроля и документационного обеспечения Канцелярии.
В пункт 3 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
3. Поступающие обращения физических и юридических лиц
регистрируются в секторе делопроизводства и архива Отдела контроля и
документационного обеспечения (далее - сектор делопроизводства и архива)
по карточкам учета установленной формы (приложение 1) в день их
поступления в Канцелярию. На первой странице обращения ставится штамп,
где указывается регистрационный индекс, состоящий: для индивидуальных
обращений из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера
обращения (например, А-1780), для коллективных обращений - индекс К/Е,
номер и дата. Обозначение даты производится в следующей
последовательности:
число,
месяц,
год
(например,
01.01.2008).
Регистрационный индекс является одновременно входящим и исходящим, и
все ответы по обращениям регистрируются под этим же номером. После
этого проставляется код характера обращения. Далее составляется аннотация
на письмо, которая должна быть логичной, краткой, отражать содержание
обращения (предложения, заявления либо жалобы). При этом необходимо,
чтобы запись в учетной карточке обосновывала адресность направления
обращения на рассмотрение.
Делопроизводство по обращениям физических лиц и делопроизводство по
обращениям юридических лиц ведутся отдельно от других видов
делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции по
делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан и
настоящей Инструкции.
Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию
работы с обращениями физических и юридических лиц, независимо от вида
носителя, включая электронные документы, имеющие подтверждение об
определении в установленном порядке положительного результата проверки
электронной цифровой подписи.
Отказ в приеме обращения запрещается.
4. Заявителю, непосредственно обратившемуся письменно в Канцелярию
Премьер-Министра, выдается талон формата А5 с указанием даты и времени,
фамилии и инициалов работника сектора делопроизводства и архива,
принявшего обращение, заверенный соответствующим штампом.
5. Повторными считаются обращения физических или юридических лиц,
поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со
времени
регистрации
первого
обращения
истек
установленный
законодательством срок рассмотрения, или заявитель не согласен с принятым
по его обращению решением. Обращения одного и того же автора, но по
разным вопросам, считаются первичными.
При поступлении нескольких обращений по одному и тому же вопросу в
интересах одного и того же лица первое обращение регистрируется как
основное обращение, а последующие приобщаются к основному обращению
и рассматриваются как одно обращение с уведомлением заявителей о
результатах их разрешения в пределах установленного срока, исчисляемого
со дня поступления первого обращения.
Не считаются повторными и не рассматриваются многократные
обращения по одному и тому же вопросу, по которому автору даны
исчерпывающие ответы.
На повторных обращениях физических лиц, в которых автор в течение
календарного года ставит один и тот же вопрос, проставляется
регистрационный номер первоначального обращения с указанием «второе»,
«третье» и так далее, а карточка учета с пометкой «повторно» помещается с
первоначальной в картотеке текущего года. К повторным обращениям
приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений.
Ранее рассматривавшиеся повторные обращения физических или
юридических лиц, по которым в секторе делопроизводства и архива или
структурных подразделениях Канцелярии имеются исчерпывающие ответы,
дополнительному рассмотрению не подлежат, о чем в трехдневный срок
сообщается заявителю.
6. В зависимости от содержания обращения докладываются ПремьерМинистру, его заместителям, Руководителю Канцелярии или его
заместителям (далее - Руководство) или передаются Отделом контроля и
документационного обеспечения в структурные подразделения Канцелярии
для предварительного рассмотрения и подготовки резолюции Руководства
либо направляются в адрес центральных и местных исполнительных и иных
органов в соответствии с их компетенцией в срок не позднее трех рабочих
дней.
Передача обращений из одного структурного подразделения Канцелярии
в другое производится только по согласию их руководителей через сектор
делопроизводства и архива Отдела контроля и документационного
обеспечения с соответствующей отметкой в карточке учета.
Инструкция дополнена пунктом 6-1 в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641
6-1. Обращения физических и юридических лиц передаются в
структурные подразделения Канцелярии Премьер-Министра через сектор
делопроизводства и архива. Для этого печатаются два экземпляра
регистрационно-контрольных карточек (далее - карточки): один экземпляр
карточки с документами передается для дальнейшей отправки в
соответствующее структурное подразделение Канцелярии, вторая карточка с
росписью, датой, при необходимости - временем получения документа
хранится в текущей картотеке сектора делопроизводства и архива.
В пункт 7 внесены изменения в соответствии с постановлением
Правительства РК от 25.06.10 г. № 641 (см. стар. ред.)
7. В адрес центральных и местных исполнительных и иных органов
обращения физических лиц пересылаются для рассмотрения в соответствии с
их компетенцией незамедлительно с сопроводительным письмом за
подписью заведующего Отделом контроля и документационного
обеспечения, о чем в установленном порядке письменно уведомляется
заявитель.
8. На контроль сектором делопроизводства и архива Отдела контроля и
документационного обеспечения берутся поручения Руководства по
обращениям физических лиц с указанием конкретных сроков, пометками
«доложить», «проинформировать» и другие, требующие представления
ответа в Канцелярию, при этом на обращениях и карточках проставляются
штампы «БАҚЫЛАУҒА АЛЫНДЫ» («Взято на контроль») и «Қазақстан
Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесіне жауаппен бipгe қайтарылуға
жатады» («Подлежит возврату в Канцелярию Премьер-Министра Республики
Казахстан вместе с ответом»).
9. Контроль за исполнением поручений Руководства по обращениям
физических и юридических лиц, направленных в структурные подразделения
Канцелярии, возлагается на их руководителей.
Если рассмотрение обращения физического или юридического лица
поручено нескольким структурным подразделениям Канцелярии, то
ответственным за контроль исполнения является подразделение, указанное в
резолюции первым, либо то, рядом с названием которого стоит пометка
«(созыв)».
10. В случае продления по указанию Руководства срока рассмотрения
обращения физического или юридического лица, оно берется на
дополнительный контроль, о чем на обратной стороне учетной карточки
письма сектором делопроизводства и архива делается отметка, вносится
соответствующая поправка и вводятся соответствующие учетные данные в
базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного
документооборота.
11. Срок исполнения поручений Руководства к обращениям физических
лиц устанавливается не более 30 календарных дней, а не требующих
дополнительного изучения и проверки - не более 15 календарных дней, и
исчисляется со дня их регистрации в Канцелярии.
Рассмотрение обращения нельзя считать законченным, если в ответе на
него не содержатся данные о принятых мерах по фактическому разрешению
вопросов, поставленных в обращениях.
В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительного изучения
или проверки обращений, срок их рассмотрения может быть продлен не
более чем на 30 календарных дней, о чем сообщается заявителю в течение 3
календарных дней с момента продления срока рассмотрения.
По результатам обращений принимается одно из следующих решений:
1) о полном или частичном удовлетворении обращения;
2) об отказе в удовлетворении обращения с обоснованием принятия
такого решения;
3) о даче разъяснения по существу обращения;
4) о прекращении рассмотрения обращения.
12. Обращение физического или юридического лица снимается с
контроля, как правило, тем же должностным лицом, по поручению которого
оно рассматривалось. При этом основанием для снятия обращения с
контроля является соответствующая его резолюция.
При поступлении ответов на контрольные обращения структурные
подразделения Канцелярии, ответственные за контроль их исполнения,
изучают качество и полноту решения поставленных в обращениях вопросов
и докладывают Руководству о результатах рассмотрения с предложением о
снятии с контроля, продлении сроков исполнения или других действиях. По
обращениям физических и юридических лиц, снятым с контроля,
исполнители в структурных подразделениях Канцелярии заполняют в
учетной карточке соответствующие графы, после чего обращения и
материалы к ним вместе с учетными карточками сдаются в текущий архив
структурного подразделения.
Пункт 13 изложен в редакции постановления Правительства РК от
27.04.12 г. № 540 (см. стар. ред.)
13. Обращения по которым невозможно установить авторство,
отсутствуют подпись, в том числе электронная цифровая подпись, почтовый
адрес заявителя считаются анонимными обращениями и рассмотрению не
подлежат, за исключением случаев, когда в таком обращении содержатся
сведения о готовящихся или совершенных преступлениях либо об угрозе
государственной или общественной безопасности и которые в таком случае
сектором делопроизводства и архива после изучения и доклада заведующему
Отделом контроля и документационного обеспечения немедленно
перенаправляются в государственные органы в соответствии с их
компетенцией.
Также не подлежат рассмотрению обращения, в которых не изложена
суть вопроса.
14. По истечении календарного года рассмотренные обращения
физических и юридических лиц и все материалы к ним формируются в дела и
сдаются в архив.
Анонимные обращения хранятся в секторе делопроизводства и архива
один год, после чего уничтожаются по акту.
15. Обращения физических и юридических лиц и материалы к ним из
архива выдаются работникам Канцелярии только с разрешения заведующего
Отделом контроля и документационного обеспечения или его заместителя.
Статистические данные о рассмотрении обращений физических и
юридических лиц, обращений граждан за отчетные периоды представляются
в установленном порядке.
16. Личный прием физических лиц и представителей юридических лиц в
приемной граждан Канцелярии проводится руководителями отделов и
главными инспекторами Отдела организационно-инспекторской работы и
территориального развития в соответствии с графиком, утвержденным
Руководителем Канцелярии. График личного приема вывешивается на
информационном стенде в холле приемной граждан Канцелярии.
Учет приема граждан ведется по карточкам с указанием фамилии, имени,
отчества заявителя, места его работы, должности, адреса, краткого
содержания обращения, поручения и результатов рассмотрения (приложение
2).
Если заявление или жалоба не могут быть разрешены во время приема, то
поднимаемые гражданами вопросы излагаются в письменном виде и в
дальнейшем с ними ведется работа как с письмами граждан.
17. Контроль за сроками рассмотрения обращений физических и
юридических лиц и исполнения поручений Руководства к ним осуществляет
Отдел контроля и документационного обеспечения Канцелярии.
18. Руководители центральных и местных исполнительных органов и их
заместители проводят личный прием физических лиц и представителей
юридических лиц непосредственно в возглавляемых ими государственных
органах.
Приложение 1
к Инструкции о порядке рассмотрения
обращений физических и юридических
лиц и контроль за их исполнением
(лицевая сторона карточки)
КАРТОЧКА УЧЕТА
поступившего обращения
РЕГИСТРАЦИЯ
Ф.И.О
Адрес заявителя
Регистрационный
номер
Дата регистрации
Код характера обращения
Социальное положение
Краткая аннотация обращения
Предложение, заявление, жалоба, отклик, запрос
На каком языке изложено заявление
Шифр исполнителя резолюции
(оборотная сторона карточки)
Дата
Кто направил обращение,
кому
Расписка
Хранение дело/том:
Исполнение продлено до:
Снято с контроля:
Итог проверки:
Поставлено на контроль структурным подразделением:
Приложение 2
к Инструкции о порядке рассмотрения
обращений физических и юридических
лиц и контроля за их исполнением
(лицевая сторона карточки)
КАРТОЧКА УЧЕТА ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ
№ _________ «____» _______________ 200 __ года
(дата приема)
Фамилия, имя, отчество заявителя ____________________________________________
_________________________________________________________________________
Место работы и занимаемая должность
_________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Адрес проживания _________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Краткое содержание заявления
________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Фамилия ведущего прием ___________________________________________________
_________________________________________________________________________
(оборотная сторона карточки)
Кому и что поручено, дата
____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Результаты рассмотрения заявления
____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Когда и кем дан ответ
________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________