Инструкция. Оформление акта на списание

1
ИНСТРУКЦИЯ
Оформление акта на выбытие изданий из библиотечного фонда.
Выбытие изданий из библиотечного фонда оформляется актами в установленном существующими инструкциями
порядке.
Акт составляется в 3-х экземплярах. Первый экземпляр акта вместе со списком подлежит хранению в ОК и О
центральной библиотеки, второй экземпляр акта вместе с квитанцией за прием макулатуры передается под расписку в
бухгалтерию, третий экземпляр акта со списком остается в библиотеке.
В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ),
дефектность, устарелость по содержанию, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов
открытого доступа, утеря читателями, в результате стихийного бедствия, по неустановленным причинам (недостача)).
К акту прилагается список документов, подлежащих исключению.
Акты на списание изданий, утраченных в результате утери, порчи, хищения, стихийного бедствия, при открытом
доступе к фонду утверждаются на основании соответствующих документов, подтверждающих утрату (протокол, акт и т.п.).
Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в тетради учета книг, принятых от читателей
взамен утерянных». На основании сделанных в ней записей составляются акты на поступление и выбытие.
Сведения о выбывших из действующих фондов библиотеки документах регистрируются в соответствующих графах
второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда». Информация о выбывших документах отражается во всех
учетных формах (Инвентарная книга), каталогах, картотеках, о чем производится соответствующая запись в акте на
списание.
Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных
коэффициентов, если фонд был переоценен.
2
Сроки хранения учетных документов:
 Книги и ведомости учета библиотечного фонда – постоянно;
 Книги (тетради) учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных – постоянно;
 Акты на списание, акты проверки библиотечного фонда – постоянно.
Оформление акта на списание книг
(из опыта работы)
1. Отбор литературы на списание.
Из нормативов:
Списание – 3,8% от размера книговыдачи.
Книгообеспеченность – на 1 жителя 7 – 9 книг.
2. Из каждой книги вынуть книжный формуляр, предварительно сверив инвентарный номер, год издания, цену, автора
и его инициалы.
3. Книги без книжных формуляров сразу связать или сложить в коробки, потом сдать в макулатуру.
4. Книжные формуляры сложить в порядке возрастания инвентарных номеров, разложить по периодам в таблице
балансовой стоимости книжного фонда.
5. Сверить книжные формуляры с инвентарными книгами чтобы не допустить повторного списания книги.
6. Составить список к акту на списание по изъятым книжным формулярам:
 На первой странице списка пишем: «Список литературы к акту №________ от ________», на следующих
страницах вверху пишем номер страницы: 2,3,4… и т.д.
 Список составляем СТРОГО (!!!) в порядке возрастания инвентарных номеров, по периодам в таблице
балансовой стоимости
3
 На первой странице делаем шапку таблицы.
Указываем: № по порядку, инвентарные номера книг, автор с инициалами, несколько слов названия, отдел,
год издания, старая цена книги, коэффициент индексации, новая цена книги.
 В конце каждого периода оставляем строку для итоговых сумм: 1) количество экземпляров книг; 2) старая
цена; 3) новая цена.
 В графе «Старая цена» пишем цену после 1961 г., если книги изданы раньше, автоматически делим цену на
10.
 В графе «Новая цена» округляем сумму до копеек; Округление в сторону увеличения начинаем с цифры
например: 12,544 = 12,54; 13,976 = 13,98;
12,546 = 12,55; 13,555 = 13,56.
5:
7. Книги, перераспределенные из закрытых библиотек, желательно списывать отдельным актом. Если это невозможно
сделать, то около каждой книги делать какую-нибудь пометку, например «П», т.к. эти книги не записаны в
инвентарной книги библиотеки (например: акт замены).
8. После составления списка выбывших документов считаем итоговые суммы по периодам, затем заполняем «Таблицу
по расчету стоимости выбывших документов», подсчитываем итоговые суммы, записываем в шапке акта на
выбытие (количество экземпляров, новая цена)
9. Заполняем таблицу по отделам:
Всего – ОПЛ – Ест. – Тех. – С/х – Иск. – Проч. – Худ. – Д.
4
10. Например:
№ п/п
Инвента
Автор, заглавие
рный
номер
Старые до 1975 года
1.
41572
Некрасов Н.А. Стихотворения
2.
46921
Мамин-Сибиряк Д.Н. Повести
2 экз.
Шестизначные
3.
361415 Беляев А.Р. Фантастика
4.
408348 Шухов И. Ненависть
5.
469363 В помощь активу ВОИР
3 экз.
Новые номера 1 - 7600
6.
1093
Авдеенко Ю.Н. Подъезд на
7.
3133
Бядуля З. Летописцы
2 экз.
№№ 56601 - 57900
8.
57229
Лицо без маски
1 экз.
№№ 106659 - 113011
9.
111550 Колычев В.Г. Палач
1 экз.
ИТОГО: 9 экз.
По отделам:
Всего – 9, ОПЛ – 1, Тех. – 1, Худ. – 7.
Отдел
Год
издания
Старая
цена
Коэффициент
84
84
1963
1968
1,20 12841,7/1000
1,10 12841,7/1000
2,30
15,41
14,12
29,53
84
84
3
1976
1978
1976
1,23 12841,7/1000
2,40 12841,7/1000
1,50 12841,7/1000
5,13
15,79
30,82
19,26
65,87
84
63
1969
1970
2,00 12841,7/1000
0,33 12841,7/1000
2,33
25,68
4,24
29,92
84
1992
19,60
19,60
84
2004
25,00
25,00
54,36
269,79/1000
Новая
цена
5,29
5,29
25,00
25,00
155,61
Примечания