TERMS OF REFERENCE Название должности Секретарь Странового координационного комитета (СКК)

TERMS OF REFERENCE
Название должности
Уровень
Секретарь Странового координационного комитета
(СКК)
SB-3
Место работы:
Минск, Беларусь
Офис/Проект:
Проект ПРООН «Содействие эффективному
функционированию Странового координационного
комитета по сотрудничеству с Глобальным фондом для
борьбы с ВИЧ/СПИДом, туберкулёзом и малярией»
Изначальная продолжительность контракта - 1 год с
дальнейшим продлением по итогам работы за
предыдущий период на срок реализации проекта
Продолжительность контракта:
Краткая информация о проекте:
Данный проект разработан с целью поддержки работы Странового координационного
комитета Республики Беларусь и выполнения его основных задач и функций.
Страновой координационный комитет (далее - СКК) – орган, созданный Постановлением
Совета Министров Республики Беларусь в 2002 году с целью привлечения финансовой
поддержки Глобального фонда для борьбы со СПИДом, туберкулезом и малярией (далее –
Глобальный фонд) для программ РБ по борьбе с ВИЧ/СПИДом и туберкулезом и
взаимодействию с ГФСТМ при реализации в РБ грантов Глобального Фонда.
Основными функциями СКК являются координация работы по предоставлению заявок в
ГФСТМ, осуществления анализа и наблюдения за реализацией грантов на всем протяжении
их реализации, согласование и утверждение изменений в планах реализации грантов,
обеспечение соблюдения требований Глобального фонда к составлению заявок и реализации
грантов.
Секретариат является органом СКК, оказывающим организационную и техническую
поддержку СКК при проведении его заседаний и иных мероприятий, органом, ответственным
за документирование всех процессов, касающихся работы СКК, а также обеспечивающим
взаимодействие и обмен информацией как между его членами, так и между членами СКК и
иными заинтересованными лицами/организациями. Для обеспечения эффективного
функционирования Секретариата СКК, в рамках проекта будут наняты следующие
сотрудники:
секретарь
СКК,
финансовый
специалист
и
административный
специалист/специалист по связям с общественностью.
В соответствии с вышеупомянутым, основной целью проекта является поддержка
эффективного функционирования СКК в соответствии с Руководством и требованиями ГФСТМ
к работе СКК. Достижение цели в том числе будет возможно благодаря выполнению трех
основных задач: 1) введение системы анализа и наблюдения в рамках ССК и усиление
мероприятий СКК по анализу и наблюдению; 2) обеспечение более широкой вовлеченности
представителей НПО в мероприятия по анализу и наблюдению, а также их взаимодействие с
представляемыми ими группами населения; и 3) укрепление потенциала СКК по
соответствию требованиям ГФСТМ и выполнению его основных функций.
Обязанности:
Секретарь СКК возглавляет Секретариат СКК. Он/ она работает в тесном сотрудничестве с
Председателем СКК и обеспечивает взаимодействие СКК с Глобальным фондом и
ключевыми организациями, участвующими и/или имеющими отношение к реализации
грантов Глобального Фонда. Секретарь СКК обеспечивает своевременный обмен
документами, информацией, отвечает за детальное документирование процессов работы
СКК.
Должностные обязанности:
1. Осуществляет ежедневное руководство Секретариатом СКК;
2. В соответствии с утвержденной Глобальным Фондом заявкой готовит проект
ежегодного рабочего плана и выносит его на рассмотрение и утверждение СКК,
после его утверждения и подписания Председателем СКК - обеспечивает контроль
за соблюдением сроков выполнения мероприятий в соответствии с рабочим
планом/ бюджетом и информирует о его выполнении на заседаниях СКК;
3. В случае необходимости внесения изменений в рабочий план Секретарь СКК
выносит вопрос на рассмотрение СКК;
4. Отвечает за своевременную подготовку годовых и иных отчетов по реализации
проекта в установленных форматах;
5. Регулярно предоставляет отчеты о работе СКК и наблюдательно-аналитического
совета (содержащих информацию о выполнении мероприятий по проекту и
функционированию СКК и наблюдательно-аналитического совета) по запросу
Глобального Фонда;
6. Подает запросы в Глобальный фонд на продолжение финансирования, согласование
и утверждение распределения сэкономленных средств в ходе реализации проекта, а
также направляет иные запросы;
7. Разрабатывает технические задания на найм международных и национальных
экспертов и консультантов, закупку оборудования, проведение тренингов, рабочих
встреч, совещаний (в том числе выездных); обеспечивает соответствие
утвержденных технических заданий рабочему плану и бюджету проекта;
8. Взаимодействует с национальными и международными экспертами с целью
достижения поставленных задач, в соответствии со стратегическим планом и
бюджетом СКК;
9. Обеспечивает организацию и проведение заседаний СКК, в том числе надлежащее
информирование членов СКК и общественности о времени и дате проведения
заседаний в сроки, указанные в «Положении об СКК»;
10. Перед каждым заседанием СКК проверяет его списочный состав и своевременно
вносит в него корректировки при изменении состава СКК;
11. Предоставляет членам СКК и заинтересованным сторонам, участвующим в
заседаниях (партнерам проекта, участникам и общественности), нормативноправовые документы, бюджеты, рабочие планы, законодательные акты и другие
документы, необходимые для обсуждения вопросов, определенных повесткой
заседаний СКК;
12. Обсуждает с заинтересованными сторонами вопросы для вынесения на
рассмотрение СКК, формирует окончательный перечень вопросов для включения в
повестку заседания СКК;
13. Осуществляет детальное документирование заседаний СКК, иных мероприятий с
участием СКК и составление протоколов в сроки, определенные «Положением об
СКК», распространение и архивирование протоколов;
14. Оказывает всестороннюю организационно-техническую поддержку Наблюдательноаналитическому Совету СКК (в том числе осуществляет ведение протоколов
заседаний; координацию мониторинговых визитов, проводимых наблюдательноаналитическим советом, согласно Плана проведения наблюдения и анализа и
Практического Руководства по осуществлению наблюдения и анализа и т.д.);
15. Обеспечивает архивирование всей документации, связанной с реализацией проекта
и работой СКК.
16. Курирует вопросы, связанные с регулярным информированием всех
заинтересованных о работе СКК, включая поддержание соответствующей рубрики
СКК на открытом для общественности сайте.
17. Осуществляет иную другую деятельность, необходимую для поддержки работы СКК.
Квалификационные требования:
 Высшее образование;
 Не менее 3 лет опыта в организации и проведении мероприятий (семинаров,
тренингов, выездных визитов), обеспечения коммуникации между различными
организациями; опыт в составлении аналитических документов, протоколов
мероприятий, отчетов;
 Опыт взаимодействия с организациями различных форм собственности –
государственными, негосударственными, международными;
 Отличное владение русским языком, устным и письменным;
 Владение английским языком (как минимум базовый уровень) является
преимуществом.
Профессиональные компетенции:




Организаторские способности, навыки в области планирования, а также управления
финансовыми, людскими и материальными ресурсами;
Ориентированность на результат: организация процесса работы в соответствии с
поставленными сроками; сфокусированность на краткосрочных и долгосрочных целях
и результатах для заинтересованных сторон; демонстрирует самообладанием в
стрессовых ситуациях;
Хорошие коммуникационные навыки, навыки переговоров, способность эффективно
работать и строить прочные отношения с заинтересованными сторонами, в том числе
международными организациями, донорами, НПО, частным сектором;
Хорошие навыки работы на компьютере (Windows, MS Office, Internet, e-mail).
Подпись руководителя:
Подпись нанимаемого/ -ой: