Порядок коммуникаций

УТВЕРЖДЕН
Решением совета директоров
ОАО «Барнаульское специальное
конструкторское бюро «Восток»
Протокол
от 16.08.2012 № 2/2
ПОРЯДОК
коммуникаций
ОАО «Барнаульское специальное конструкторское бюро «Восток»
1. Общие положения
1.1. Порядок коммуникаций (далее - Порядок) определяет порядок
планирования и реализации коммуникаций, взаимодействия пресс-службы
ОАО «Барнаульское специальное конструкторское бюро «Восток» (далее Общество) и спикеров, уполномоченных давать комментарии для средств
массовой информации.
2. В целях настоящего Порядка используются следующие термины и
определения:
«управляющая организация» - управляющая (головная) организация
холдинговой компании (интегрированной структуры);
«организация холдинга» - организация, входящая в состав холдинговой
компании (интегрированной структуры), управляющей (головной) организацией
которой является Общество;
«организация Корпорации» - управляющая организация, организация
холдинга;
«Пресс-служба» - Пресс-служба организации;
«СМИ» - средства массовой информации;
«журналист» - лицо, занимающееся редактированием, созданием, сбором,
или подготовкой сообщений и материалов для редакции зарегистрированного
средства массовой информации, связанное с ней трудовыми или иными
договорными отношениями либо занимающееся такой деятельностью по её
уполномочию;
«тип СМИ» - газета (журнал, информационное агентство, радио,
телевидение, интернет-сайт, информационное агентство);
«уровень СМИ» - федеральный (региональный, отраслевой, зарубежный)
уровень СМИ»;
«комментарий»
-
заявление,
содержащее
позицию
организации,
адресованным СМИ Обществу и предназначенное для цитирования в СМИ и
социальных медиа;
«спикер»
спикер
-
организации
холдинга,
уполномоченный
соответственно генеральным директором организации давать комментарии для
СМИ. Распределение компетенции спикеров осуществляется в соответствии с
направлениями их деятельности в организации соответственно, а также может
быть обусловлено уровнем СМИ и типом СМИ;
«социальные медиа» - интернет-площадки, построенные на текстовых и
визуальных коммуникациях между пользователями (Facebook, Twitter, Youtube,
Google+, VKontakte, LJ.com и других площадках), позволяющие пользователям
обмениваться сообщениями, информацией или создавать собственный контент,
то есть обладающие функцией UGC (User Generated Content);
«партнер» - орган государственной власти, физическое или юридическое
лицо, информационное взаимодействие с которым способствует созданию
благоприятного имиджа организации Корпорации;
«коммуникации»
выражение
-
позиции
организации
холдинга
в
соответствии со стратегией развития холдинговой компании (интегрированной
структуры) и программой деятельности организации холдинга, утвержденными
в установленном порядке, в целях создания благоприятной репутации
Корпорации и (или) организации Корпорации;
«запрос
журналиста
(запрос
СМИ)»
-
официальное
обращение
представителя СМИ в организацию Корпорации о предоставлении информации,
связанной с деятельностью Корпорации, организации Корпорации;
«информационный
повод»
-
событие,
касающееся
деятельности
Корпорации и (или) организации Корпорации, и потенциально представляющее
интерес для СМИ, социальных медиа и партнеров;
«конфиденциальная информация» - информация, доступ к которой
ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации или
правовыми актами управляющей организации или организации холдинга;
«государственная тайна» - защищаемые государством сведения в области
его
военной
и
внешнеполитической,
экономической,
разведывательной,
контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение
которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Перечень
сведений, составляющих государственную тайну, определен статьей 5 Закона
Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»;
«перечень вопросов» - список типовых вопросов к организации
Корпорации
и
типовых
ответов,
отражающих
официальную
позицию
организации Корпорации;
«пресс-материалы» - пресс-релиз, перечень вопросов, презентация, видеофильм, или комментарий спикера, или комментарий Пресс-службы;
«информационное сообщение» - это информация, представляющая
интерес для СМИ и социальных медиа;
«инструмент коммуникации» - связи с общественностью (реклама,
выставка и др.);
«пресс-мероприятие»
-
мероприятие
для
представителей
СМИ,
организованное организацией Корпорации. Цель пресс-мероприятия - освещение
информационного повода или реакция на информационный повод;
«мероприятие» - презентация (пресс-конференция, пресс-тур, прессзавтрак, выставка, экспозиция или иное мероприятие, ориентированное на
представителей профессионального сообщества);
«способ реагирования» - способ реагирования на информационный повод:
информационное сообщение, пресс-материалы, пресс-мероприятие;
«PR-план» - годовой план работы по информационным поводам
организаций Корпорации. Организации Корпорации могут при необходимости
формировать полугодовой, квартальный, месячный PR-планы. Ответственным
структурным подразделением Общества за формирование и исполнение PRплана является Пресс-служба или пресс-служба организации холдинга;
«информация, затрагивающая интересы Общества»
- информация,
разглашение, предоставление которой не было согласовано с Пресс-службой,
пресс-службой управляющей организации и которая содержит новую, не
разглашенную ранее информацию об уже заключенных внутрироссийских и
международных соглашениях, договорах, в подписании которых принимала
участие управляющая организация; о готовящихся внутрироссийских и
международных контрактах с управляющей организацией в переговорах по
которым
принимает
участие
Корпорация;
о
финансовых
показателях
управляющей организации; о структурных изменениях руководящего состава
управляющей организации при условии, что законодательством Российской
Федерации не установлена обязанность по раскрытию, предоставлению такой
информации в установленном порядке;
«согласительная процедура» - процедура снятия разногласий, которая
осуществляется путем проведения совещаний Пресс-службой со структурным
(структурными)
подразделением (подразделениями)
Общества. В случае
отсутствия договоренностей Пресс-служба докладывает о наличии разногласий
генеральному директору Общества.
Остальные термины и определения, используемые в настоящем Порядке,
приводятся в соответствии с нормативными правовыми актами Российской
Федерации.
3. Порядок назначения спикеров и их компетенция
3.1. Генеральный директор управляющей организации назначает спикера
и
определяет
его
компетенцию
по
представлению
Пресс-службы,
согласованному с Пресс-службой Корпорации.
3.2.
Пресс-служба организует согласование в письменной форме
информации, которая может быть разглашена (передана) спикером (спикерами)
в пределах его (их) компетенции и в порядке, установленном в управляющей
организации.
Немедленное
согласование
указанной
информации
осуществляется Пресс-службой посредством электронного письма или smsсообщения.
3.3. Структурные подразделения управляющей организации вправе
направлять предложения по кандидатурам и компетенции спикеров в Прессслужбу и
информировать
Пресс-службу о необходимости определения
кандидатуры спикеров при проведении мероприятия, связанных с работой со
СМИ, не менее чем за три рабочих дня до проведения мероприятия.
3.4. На основании поступивших предложений Пресс-служба представляет
генеральному директору управляющей организации согласованную с Прессслужбой Корпорации кандидатуру спикера и предложения о его компетенции
или направляет в структурное подразделение управляющей организации
мотивированный отказ от такого представления. При наличии разногласий
структурное подразделение управляющей организации может инициировать
согласительные процедуры.
4. Порядок формирования, согласования и утверждения ежегодного PRплана управляющей организации
4.1. Структурные подразделения управляющей организации, спикеры,
организации холдинга вправе представлять предложения по составу ежегодного
PR-плана управляющей организации в Пресс-службу на следующий год не
позднее 15 августа года, предшествующего плановому периоду.
4.2. Пресс-служба направляет на согласование проект годового PR-плана
управляющей организации в Пресс-службу Корпорации не позднее 15 сентября
года, предшествующего плановому периоду.
4.3. Пресс-служба
управляющей
подготавливает
организации
и
в
проект
установленном
годового
порядке
PR-плана
информирует
структурные подразделения управляющей организации, спикеров, организации
холдинга,
представившие
предложения
по
формированию
PR-плана
управляющей организации, о включении (невключении) в проект годового PRплана
управляющей
организации
поступивших
предложений.
При
необходимости проводятся согласительные процедуры.
4.4. Пресс-служба представляет проект годового PR-плана управляющей
организации, согласованный с Пресс-службой Корпорации, на утверждение
генеральному директору управляющей организации не позднее 1 декабря года,
предшествующего плановому периоду.
4.5. Пресс-служба представляет Пресс-службе Корпорации не позднее
10 декабря года, предшествующего плановому периоду, копию утвержденного
генеральным директором годового PR-плана управляющей организации.
4.6. Пресс-служба представляет генеральному директору управляющей
организации, Пресс-службе Корпорации отчет об исполнении годового PR-плана
управляющей организации до 20 января года, следующего за отчетным годом.
4.7. Предложения о внесении изменений в годовой PR-план управляющей
организации направляются структурными подразделениями
управляющей
организации, спикерами, организациями холдинга не менее чем за шестнадцать
рабочих дней до начала информационного повода, пресс-мероприятия,
мероприятия.
4.8. Срок рассмотрения Пресс-службой изменений в проект годового PRплана управляющей организации составляет три рабочих дня.
4.9. Пресс-служба представляет проект изменений ежегодного PR-плана в
Пресс-службу Корпорации на согласование для последующего утверждения
генеральным директором управляющей организации не менее чем за тринадцать
рабочих дней до начала информационного повода, пресс-мероприятия,
мероприятия.
4.10.
Копия
годового
PR-плана,
утвержденного
руководителем
управляющей организации в новой редакции, подлежит представлению в Прессслужбу Корпорации не позднее трех дней после его изменения.
4.11.
Пресс-служба
информирует
структурные
подразделения
управляющей организации, спикеров, организации холдинга об утверждении
годового PR-плана в новой редакции в течение трех рабочих дней в
установленном порядке.
4.12. Годовой PR-план управляющей организации должен содержать план
работы по информационным поводам организаций холдинга.
5. Порядок исполнения PR-планов управляющей организации
5.1. Пресс-служба уполномочена выбирать способ реагирования.
5.2. Исполнение PR-плана управляющей организации реализуется путем
отработки информационных поводов Пресс-службой и спикерами.
5.3.
Инициирование
информационного
повода
может
исходить
от генерального директора, первого заместителя (заместителей) генерального
директора, структурных подразделений управляющей организации, спикера,
организаций холдинга.
5.4. Структурные подразделения управляющей организации, спикер,
организации холдинга представляют в Пресс-службу сведения в письменной
форме об информационном поводе и обоснование целесообразности участия
управляющей организации в освещении информационного повода не позднее
чем за шестнадцать рабочих дней до дня наступления информационного повода.
5.5. Для подготовки пресс-материалов Пресс-служба может направить
запрос в порядке, установленном в управляющей организации, в структурное
подразделение управляющей организации, спикеру, организации холдинга о
представлении необходимой информации, материалов в соответствии с
компетенцией структурных подразделений и должностных лиц управляющей
организации, определенной правовыми актами управляющей организации.
5.6. Структурные подразделения управляющей организации направляют
запрашиваемую информацию в Пресс-службу с учетом установленных
нормативными правовыми актами Российской Федерации и правовыми актами
управляющей организации требований к обеспечению защиты сведений,
составляющих государственную, коммерческую, иную охраняемую законом
тайну, конфиденциальной информации в течение двух рабочих дней с момента
поступления запроса, если в обращении Пресс-службы не указан иной срок
направления информации.
5.7. В случае необходимости изменения срока представления информации
структурное подразделение управляющей организации направляет в Прессслужбу служебную записку, содержащую обоснование такой необходимости.
5.8. Спикер обязан докладывать в установленном в управляющей
организации порядке генеральному директору Общества после согласования с
Пресс-службой о намерении огласить, передать (направить) информацию,
затрагивающую интересы управляющей организации, не менее чем за один
рабочий день до оглашения или направления (передачи) этой информации.
5.9. Спикер без уведомления Пресс-службы имеет право огласить,
направить
(передать)
информацию,
ранее
оглашенную,
направленную
(переданную) Пресс-службой, а также информацию, содержащуюся в перечне
вопросов.
5.10. Начальник Пресс-службы уполномочен докладывать генеральному
директору управляющей организации о фактах оглашения, направления
(передачи) информации, затрагивающей интересы Корпорации, без согласия
генерального директора Общества.
5.11. Пресс-материалы и (или) информационное сообщение публикуются
Пресс-службой не позднее дня их официального распространения в СМИ
(одновременно на русском и английском языке) на официальном интернет-сайте
управляющей организации.
5.12.
Если пресс-материалы и (или) информационное сообщение
содержат информацию о партнерах Корпорации, управляющей организации или
об органах исполнительной власти, то такая информация должна быть
согласована соответственно с вышеуказанными партнерами, Пресс-службой
Корпорации, органами исполнительной власти.
5.13.
При
получении
запроса
журналиста
(запроса
СМИ)
о
предоставлении комментария работником управляющей организации, не
являющимся спикером управляющей организации или работником Прессслужбы, такой работник должен перенаправить запрос Пресс-службе в течение
одного часа с момента получения запроса в установленном порядке.
6. Порядок работы Пресс-службы с запросами журналистов (запросами
СМИ)
6.1.
Пресс-служба информирует журналиста (СМИ) по электронной
почте о получении запроса в течение одного часа (в рабочее время) с момента
получения Пресс-службой такого запроса.
6.2.
Пресс-служба готовит ответ в письменной форме на запрос
журналиста (запрос СМИ) в течение одного рабочего дня с момента получения
такого запроса, если иной срок не согласован с соответствующим журналистом
(СМИ).
6.3.
Ответ на запрос журналиста (запрос СМИ), прямо или косвенно
являющийся частью информационного повода, не может быть передан (в
письменной или устной форме) журналисту (СМИ) до дня наступления
информационного повода.
6.4.
Ответ на запрос журналиста (запрос СМИ) должен быть направлен
Пресс-службой в письменной форме.
7. Порядок взаимодействия Пресс-службы и пресс-служб организаций
холдинга
Ответственным
7.1.
структурным
подразделением
управляющей
организации по вопросам взаимодействия с пресс-службами организаций
холдинга является Пресс-служба.
7.2. Руководитель организации холдинга определяет после согласования с
Пресс-службой кандидатуру начальника пресс-службы организации холдинга,
спикера (спикеров) организации холдинга, его (их) компетенцию, срок
полномочий.
7.3.
Организация холдинга осуществляет ежегодное планирование
деятельности в области коммуникаций.
7.4.
Структурные
подразделения
организации
холдинга,
спикеры
организации холдинга вправе представлять предложения по составу ежегодного
PR-плана организации холдинга в пресс-службу организации холдинга не
позднее 15 июля года, предшествующего плановому периоду.
7.5. Проект годового PR-плана организации холдинга должен быть
представлен в Пресс-службу на согласование не позднее 15 августа года,
предшествующего плановому периоду.
7.6. Срок рассмотрения Пресс-службой проекта годового PR-плана
организации холдинга составляет 30 рабочих дней.
7.7. Руководитель организации холдинга утверждает годовой PR-план
организации холдинга не позднее 1 ноября года, предшествующего плановому
периоду.
7.8.
Утвержденный
годовой
PR-план
организации
холдинга
представляется в Пресс-службу не позднее 10 ноября года, предшествующего
плановому периоду.
7.9. Отчет об исполнении годового PR-плана организации холдинга
представляется в Пресс-службу не позднее 15 января года, следующего за
отчетным годом.
7.10.
Внесение
изменений
в
утвержденный
годовой
PR-план
осуществляется пресс-службой организации холдинга по согласованию с
Пресс-службой.
7.11. Предложения о внесении изменений в годовой PR-план организации
холдинга направляются структурными подразделениями организации холдинга,
спикерами организации холдинга не менее чем за двадцать два рабочих дня до
начала информационного повода, пресс-мероприятия, мероприятия.
7.12. Пресс-служба организации холдинга представляет проект изменений
годового PR-плана в Пресс-службу на утверждение генеральному директору
Общества
не
менее
чем
за
девятнадцать
рабочих
дней
до
начала
информационного повода, пресс-мероприятия, мероприятия.
7.13. Срок рассмотрения Пресс-службой изменений в проект годового
PR-плана организации холдинга составляет три рабочих дня.
7.14.
Копия
годового
PR-плана,
утвержденного
руководителем
организации холдинга в новой редакции, подлежит представлению в Прессслужбу не позднее трех дней после его изменения.
7.15. Пресс-служба вправе запрашивать дополнительную информацию о
работе пресс-службы организации холдинга.
7.16.
Отработка информационных поводов осуществляется пресс-
службой организации холдинга после согласования информационных поводов с
Пресс-службой.
7.17.
содержащие
Проекты
пресс-материалов,
информацию,
затрагивающую
информационного
интересы
сообщения,
Корпорации
или
Общества, должны быть представлены на согласование соответственно в прессслужбу Корпорации или Пресс-службу по электронной почте не менее чем за
четыре рабочих часа до момента распространения, направления в СМИ
указанных материалов, информационного сообщения.
7.18. Назначение спикера организации холдинга и определение его
компетенции
осуществляются
в
порядке,
установленном
разделом
3
настоящего Порядка.
8. Требования к базовой информации об организации холдинга
размещаемой в сети Интернет пресс-службой организации холдинга
8.1. Организация холдинга должна иметь официальный интернет-сайт,
8.2. Информация, указанная в подпунктах 8.3 - 8.4 настоящего Порядка и
размещаемая в сети Интернет, подлежит предварительному согласованию со
структурным подразделением управляющей организации, к компетенции
которого отнесены вопросы безопасности.
8.3. На официальном интернет-сайте организации холдинга должны быть
размещены:
программа деятельности соответствующей организации холдинга;
информация о холдинговой компании (интегрированной структуре), в
состав которой включена соответствующая организация, и управляющей
организации
соответствующей
холдинговой
компании
(интегрированной
структуры) на русском (английском, французском, испанском, немецком,
арабском, китайском, итальянском, португальском) языке;
перечень
вопросов
о
холдинговой
компании
(интегрированной
структуре), в состав которой включена соответствующая организация, и
управляющей
организации
(интегрированной
соответствующей
структуры)
на
русском
холдинговой
(английском,
компании
французском,
испанском, немецком, арабском, китайском, итальянском, португальском)
языке;
информация
(английском,
о
спикере
французском,
(ах)
организации
испанском,
немецком,
холдинга
арабском,
итальянском, португальском) языке;
перечень вопросов спикера (ов) организации холдинга;
фотография спикера (ов) организации холдинга;
описание продукции организации холдинга;
фотографии продукции организации холдинга;
презентационные видео продукции организации холдинга;
на
русском
китайском,
фотографии объектов (производственных предприятий, научных центров
и т.п.) организаций Корпорации1.
8.4. В Wikipedia содержатся обновляемые страницы об организациях
холдинга, а также обновляемые страницы о спикерах организаций холдинга на
русском (английском, немецком) языке.
9. Защита информации
9.1.
На всех этапах подготовки и осуществления коммуникаций
Корпорации,
включая
взаимодействие
Корпорации
с
управляющей
организацией, организациями холдинга обеспечивается защита сведений,
составляющих государственную, коммерческую, иную охраняемую законом
тайну, и конфиденциальной информации.
9.2. Руководители и работники, осуществляющие подготовку материалов,
предназначенных для передачи (предоставления) в соответствии с настоящим
Порядком, руководствуются нормативными правовыми актами Российской
Федерации по защите информации, Рекомендациями по проведению экспертизы
материалов, предназначенных к открытому опубликованию, одобренными
решением Межведомственной комиссии по защите государственной тайны
от 24 января 2012 г. № 225 (в организациях Корпорации), а также Инструкцией
о порядке подготовки документированной информации Государственной
корпорации «Ростехнологии» для распространения, утвержденной приказом
Корпорации от 27 ноября 2009 г. № 209.
9.3. Ответственность за недопущение размещения (распространения)
информации с ограниченным доступом:
в
материалах,
подготавливаемых
структурными
подразделениями
Общества, возлагается на руководителей этих структурных подразделений;
в
материалах,
представляемых
в
управляющую
организацию
организацией холдинга, возлагается на руководителя этой организации;
в процессе оглашения или предоставления подготовленной информации
возлагается на должностное лицо, которое приняло решение о ее оглашении или
распространении.
1 Каждая организация представляет фотографии своих объектов.