Во исполнение постановления Кабинета Министров Чувашской

Ч`ваш Республикин
Улат`р район=н
т=р=слевпе шутлав палати
ХУШУ
_05.03.2013__ _02_№
Улат`р хули
Контрольно-счетная палата
Алатырского района
Чувашской Республики
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_05.03.2013_ № _02_
г. Алатырь
Руководствуясь постановлением Кабинета Министров Чувашской
Республики от 28 мая 2010 года № 164 «Об утверждении Правил
делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики» и
в целях совершенствования документационного обеспечения управления,
повышения его эффективности путем унификации состава и форм
управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения
контроля исполнения документов:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
Контрольно-счетной палате Алатырского района Чувашской Республики.
2. Сотрудникам Контрольно-счетной палаты Алатырского района
Чувашской Республики осуществлять документационную деятельность в
соответствии с утвержденной Инструкцией.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на
председателя Контрольно-счетной палаты Алатырского района.
Председатель
Контрольно-счетной палаты
Алатырского района
Е.Н. Буданова
2
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением Контрольно–счётной
палаты Алатырского района
от 05.03.2013 г. № 02
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Контрольно–счётной палате
Алатырского района Чувашской Республики
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Контрольно – счётной палате
Алатырского района Чувашской Республики (далее по тексту – Инструкция)
разработана с учетом требований ГОСТа Российской Федерации Р 6.30 – 2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению
документов», утвержденного постановлением Госстандарта Российской
Федерации от 3 марта 2003г. № 65-ст, Основными правилами работы архивов
организаций (одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002),
постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010
года № 164 «Правила делопроизводства в органах исполнительной власти
Чувашской Республики», Приказом Минкультуры Чувашской Республики от
21 сентября 2010 г. N 01-07/343"Об утверждении Методических рекомендаций
по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной
власти Чувашской Республики", Положением и Регламентом Контрольносчетной палаты Алатырского района Чувашской Республики.
1.2. Инструкция является внутренним нормативным документом,
регламентирующим единую систему документационного обеспечения
деятельности Контрольно – счётной палаты Алатырского района Чувашской
Республики (далее по тексту - КСП Алатырского района), устанавливающим
общие требования к служебной переписке и делопроизводству, организации
работы с документами в палате.
1.3. Нормы настоящей Инструкции распространяются как на
традиционное делопроизводство КСП Алатырского района, так и на
организацию работы с документами, создаваемыми с использованием средств
вычислительной техники.
1.4. Правила ведения служебной переписки и делопроизводства,
предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы
открытого характера и документы с грифом «Для служебного пользования».
1.5. Соблюдение правил и порядка работы с документами,
предусмотренными настоящей Инструкцией, обязательно для всех служащих
КСП Алатырского района.
3
1.6. Непосредственная ответственность за соблюдение установленных
правил и порядка служебной переписки, работы с документами возлагается на
служащих КСП Алатырского района.
1.7. Служащие КСП Алатырского района несут персональную
ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции,
сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате
немедленно докладывается председателю Контрольно – счётной палаты
Алатырского района (далее по тексту – председатель КСП Алатырского
района).
1.8. Передача документов, их копий служащим сторонних организаций
допускается только с разрешения председателя КСП Алатырского района.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С
документами могут быть ознакомлены только те лица, которые имеют
непосредственное отношение к их содержанию или исполнению.
1.9. При уходе служащего КСП Алатырского района в отпуск,
увольнении имеющиеся у него индивидуальные документы (отписанные ему
лично) по указанию председателя КСП Алатырского района передаются
другому служащему КСП Алатырского района по акту приёма передачи
документов.
1.10. Служебные документы должны храниться аккуратно, с
соблюдением мер, предотвращающих доступ к ним посторонних лиц и их
утерю.
1.11. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им
служебных документов КСП Алатырского района, а так же их копий разрешена
только с личного разрешения председателя КСП Алатырского района, в иных
случаях категорически запрещается.
2. Документация КСП Алатырского района
2.1 Деятельность КСП Алатырского района обеспечивается системой
взаимоувязанных управленческих документов, состав которой определен
исходя из компетенции КСП Алатырского района, установленной Положением
о Контрольно–счётной палате Алатырского района Чувашской Республики,
утверждённым решением Собрания депутатов Алатырского района от 28
ноября 2012 года № 19/06, круга ее управленческих функций и порядка
решения служебных вопросов.
2.2 В КСП Алатырского района применяются следующие категории
служебных документов:
а) организационные документы палаты:
Регламент КСП Алатырского района;
структура и штатная численность;
штатное расписание;
положения и правила;
инструкции;
стандарты;
4
иные документы, определяющие организационные принципы
функциональной деятельности КСП Алатырского района.
б) распорядительные документы КСП Алатырского района:
распоряжения председателя КСП Алатырского района;
поручения председателя КСП Алатырского района;
приказы председателя КСП Алатырского района по личному
составу;
иные документы председателя КСП Алатырского района, имеющие
распорядительный характер;
в) аудиторские документы КСП Алатырского района:
аудиторские акты по результатам проверок и ревизий;
аудиторские заключения;
отчеты о работе КСП Алатырского района за год (отчеты КСП
Алатырского района);
годовые отчеты аудиторов КСП Алатырского района;
информационно-аналитические
записки
и
информационноаналитические справки;
иные документы, изданные по результатам аудиторской
(контрольно-ревизионной, экспертной и аналитической) деятельности палаты.
г) документы по персоналу (кадровой службы) КСП Алатырского
района:
трудовые договоры;
приказы о приеме, увольнении, отпусках и командировках
сотрудников КСП Алатырского района;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
личная карточка;
командировочное удостоверение;
анкета;
заявления о приеме на работу, предоставлении отпуска;
иные документы по личному составу;
д) регистрационные формы и документы делопроизводства КСП
Алатырского района:
номенклатуры дел;
журнал (книга, карточки) учета внутренних документов (журналы
учета распоряжений председателя КСП Алатырского района по основной
деятельности, приказов председателя КСП Алатырского района по личному
составу, регистрации актов, аудиторских заключений и т.д.);
опись дел;
иные регистрационно-контрольные формы и документы,
необходимые для текущей регистрации и индексации других документов и
оформления дел КСП Алатырского района;
е) бухгалтерские документы КСП Алатырского района:
документы, относящиеся к бухгалтерскому учету и отчетности,
материальной ответственности, а также хозяйственные договоры гражданскоправового характера;
5
ж)
района:
информационно-справочные
документы
КСП
Алатырского
информационные справки и записки (не относящиеся к
аудиторским документам);
протоколы совещаний, собраний и заседаний КСП Алатырского
района;
служебные письма;
акты КСП Алатырского района, не относящиеся к аудиторским
документам;
справки;
докладные и объяснительные записки;
программы, алгоритмы, заявки, телефоно- и факсограммы,
документы электронной почты и прочее;
иные документы информационно-справочного характера;
з) исковые заявления и иные документы КСП Алатырского района,
связанные с судопроизводством;
и) документы архива КСП Алатырского района;
к) другие документы КСП Алатырского района, разработанные в
установленном порядке.
2.3. При подготовке документов применяется текстовой редактор Word
for Windows с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12,
№13, №14, №15 через 1-1,5 интервала. В исключительных случаях
допускается применение других размеров шрифта:
1) 12 через 1 межстрочный интервал - для оформления табличных
материалов;
2) 14 через 1 межстрочный интервал – для оформления текстов
документов объёмом печатного текста более 5 печатных листов.
3) 14 через 1,5 межстрочный интервал – для оформления текстов
документов объёмом печатного текста не более 5 печатных листов
3. Оформление документов КСП Алатырского района
3.1. Основные требования к подготовке и оформлению служебных
документов КСП Алатырского района.
При подготовке и оформлении бухгалтерских документов КСП
Алатырского района используются основные (обязательные) и дополнительные
реквизиты для каждого документа, установленные действующим финансовым
законодательством и нормативной правовой базой, регулирующей
бухгалтерский учет в Российской Федерации.
При подготовке и оформлении кадровых документов КСП Алатырского
района используются основные (обязательные) и дополнительные реквизиты
для каждого документа, установленные действующими российскими
унифицированными формами и стандартами кадровых документов.
6
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов,
обязательных для данного вида документа: наименование организации или
должностного лица – автора документа; название вида документа или
унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту,
дата, индекс, визы, подпись; отметку об исполнении документа и направлении
его в дело.
Служебные документы составляются от имени юридического лица –
КСП Алатырского района. Все проекты служебных документов должны иметь
в обязательном порядке подпись служащего КСП Алатырского района,
подготовившего проект, и визы председателя КСП Алатырского района.
Содержание и структура текста документа строится в зависимости от
функционального назначения (вида) документа.
Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность,
ясность и точность изложения без употребления формулировок, порождающих
различные толкования. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с
действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом
стиле.
Письма, справки и другие документы, подготовленные совместно с
другими организациями и документы, предназначенные для использования
внутри КСП Алатырского района, печатаются на чистых листах.
3.2. Бланки документов
3.2.1.Документы КСП Алатырского района изготавливаются на бланках.
Бланк документа КСП Алатырского района - это чистый лист бумаги, на
котором заранее воспроизведено название КСП Алатырского района, от имени
которой документ издается.
Бланки документов КСП Алатырского района имеют традиционно
установленный набор реквизитов и определенный порядок их расположения.
Они воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники
непосредственно при изготовлении конкретного документа.
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма
КСП Алатырского района оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р
6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов".
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как
правило, оформляются не на бланке, а на стандартных листах бумаги.
3.2.2. В КСП Алатырского района используются следующие виды
бланков документов:
1) подготавливаемые на компьютере с использованием шаблонов:
бланки письма (угловой);
бланк аудиторского акта;
бланк аудиторского заключения;
бланк приказа или распоряжения;
командировочный лист;
7
2) с помощью программы «1С Бухгалтерия»:
документы, используемые в кадровой службе и бухгалтерии;
3) типографским способом:
трудовых книжек с вкладышем,
чековых книжек и других документов строгой отчетности
Эти бланки различаются набором реквизитов.
Общий бланк используется для изготовления любых документов палаты,
кроме письма.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов
А4 (210 x 297 мм)
А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него,
должен иметь поля не менее:
30 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге
светлых тонов.
3.2.3. Бланки строгой отчетности
К бланкам строгой отчетности относятся бланки палаты:
удостоверений личности;
трудовые книжки с вкладышами;
чековые, квитанционные и расчетные книжки;
другие бланки КСП Алатырского района, расходование которых
предусмотрено с учетом по экземплярам.
При издании бланков строгой отчетности во всех случаях
предусматривается их тираж и нумерация.
Бланки строгой отчетности подлежат учету. Их учет ведется
ответственными за делопроизводство лицами раздельно по видам бланков в
регистрационно-учетной форме, которая включается в номенклатуру дел
палаты.
3.2.4. Оформление аудиторских, кадровых, бухгалтерских и иных
специфических документов палаты производится в соответствии с
действующими
стандартами,
предусмотренными
общероссийскими,
отраслевыми и республиканскими унифицированными формами документов
(УФД) по данным сферам деятельности КСП Алатырского района,
Регламентом КСП Алатырского района и настоящей Инструкцией. Отдельные
внутренние документы, авторами которых являются служащие КСП
Алатырского района, допускается писать от руки (заявления, объяснительная,
служебная записка и т.п.).
3.2.5. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и
последующая страницы должны быть пронумерованы.
Допускается печатание внутренних документов КСП Алатырского района
с использованием оборотной стороны листа.
8
3.3. Оформление реквизитов документов
При подготовке организационно-распорядительных документов КСП
Алатырского района установлены следующие правила оформления реквизитов.
3.3.1. Изображение Государственного герба Чувашской Республики
Изображение
Государственного
герба
Чувашской
Республики
помещается на бланке распоряжений, приказов КСП Алатырского района
между наименованиями документа на русском и чувашском языках и
выравнивается по центру.
3.3.2. Наименование органа местного самоуправления
Наименование органа местного самоуправления указывается в точном
соответствии с Положением о нем.
Наименование печатается на двух государственных языках Чувашской
Республики - чувашском и русском. Наименование на чувашском языке
располагают слева от наименования на русском языке.
В текстах документов допускается применение сокращенного
наименования Контрольно-счетной палаты Алатырского района – КСП
Алатырского района.
3.3.3. Справочные данные о КСП Алатырского района
Справочные данные о КСП Алатырского района включают в себя:
почтовый адрес; номер телефона и другие сведения (номер факса, адрес
электронной почты и др.).
Наименование вида документа, составленного или изданного КСП
Алатырского района, должно быть определено настоящей инструкцией и
соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.3.4. Наименование документа
Наименование вида документа должно соответствовать содержанию
документируемого управленческого действия.
3.3.5. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для
протокола - дата заседания (принятия решения), для акта (кроме акта
аудиторской проверки) - дата события. Документы, изданные двумя или более
организациями, должны иметь одну (единую) наиболее позднюю дату
подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами
арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2007 года следует оформлять 05.06.2007.
При оформлении даты подписи точка после цифры года не ставится.
Точка после цифры года ставится только в конце предложения, так же не
пишется слово год и его сокращения – «г».
9
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5
июня 2007 г., этот способ используется при составлении документов,
содержащих сведения финансового характера.
3.3.6. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или
более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой
из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания
авторов в документе.
Регистрационный номер документа указывается верхней заголовочной
части листа через 1 межстрочный интервал от реквизита «Наименование
документа» (см. пример №1).
3.3.7.Ссылка на регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату проставляется только на
ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из документа, на
который должен быть дан ответ.
Пример № 1:
На № _________ от _____________.
3.3.8. Место составления или издания документа
Место составления документа указывают в том случае, если затруднено
его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные
данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом
принятого административно-территориального деления, оно включает в себя
только общепринятые сокращения.
3.3.9 Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические лица, которые при оформлении
документа указываются в правом верхнем углу первого листа документа (см.
пример №2).
При адресации документа должностному лицу инициалы указывают
перед фамилией в дательном падеже. Наименование организации и ее
структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Пример № 2:
Счетная палата Российской Федерации
Управление по взаимодействию
с контрольно-счетными органами
Российской Федерации
10
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном
падеже (см. пример № 3).
Пример № 3:
Председателю
Собрания
Алатырского района
А.Ю. Смирнову
депутатов
или
Собрание депутатов
Алатырского района
Председателю
А.Ю. Смирнову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в
несколько структурных подразделений одной организации, то их следует
указывать обобщенно (см. пример № 4).
Пример № 4:
Собрания депутатов сельских поселений
Алатырского района
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия"
перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем
числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы
почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами
оказания услуг почтовой связи.
При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем
почтовый адрес (см. пример № 5).
Пример № 5:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес (см. пример № 6).
Пример № 6:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
11
3.3.10. Гриф утверждения документа
Особым способом введения документа является его утверждение
Документ утверждается председателем КСП Алатырского района. При
утверждении документа председателем КСП Алатырского района гриф
утверждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» или
«Утверждаю» - без кавычек и двоеточия печатается 14 шрифтом, наименования
должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии
и даты утверждения (см. пример №№ 7,8).
Пример № 7:
УТВЕРЖДАЮ
(Утверждаю)
Председатель КСП Алатырского района
И.О. Фамилия
14 шрифтом
(личная подпись)
Дата
2 межстрочных символа
14 шрифтом
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
выравнивается по центру
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа приказом, распоряжением, протоколом,
гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего
документа в творительном падеже, его даты, номера.
Пример № 8:
14 шрифтом
УТВЕРЖДЕНО
1 межстрочный интервал
14 шрифтом
распоряжением председателя
Контрольно – счётной палаты
Алатырского района
от______________ №_______
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу
документа.
3.3.11. Резолюция
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным
лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание
поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату
(пример№9).
12
Пример № 9:
Иванову И.И.
Ивановой И.И.
Прошу подготовить проект соглашения
с Собранием депутатов Алтышевского
сельского поселения Алатырского района к 15.03.2013
(Личная подпись)
А.И. Иванов
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным
по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении
первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их
работы.
3.3.12. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и
должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок в кавычки не выделяется. Перенос слов в заголовке не
допускается, нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом. Точка в
конце заголовка не ставится.
Заголовок в распорядительных документах отделяется 2 межстрочными
интервалами от реквизита «дата» и «номер» и от текста документа.
Печатается заголовок 14 шрифтом через 1 межстрочный интервал,
пишется с заглавной буквы и начинается от левого поля документа.
В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Если объем
заголовка занимает больше пяти строк, то его рекомендуется печатать от левого
до правого края текста и выравнивать по центру.
В организационных документах заголовок печатается под наименованием
вида документа через одинарный интервал, выравнивается по центру,
выделяется полужирным шрифтом.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?
Пример № 10:
ПРИКАЗ
14шрифт
о создании аттестационной комиссии
чего (кого)?
Пример № 11:
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ведущего специалиста
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок
допускается не указывать.
13
3.3.13. Отметка о контроле
Отметка о контроле – это отметка о контроле исполнения документа,
которая обозначается буквой «К» или словом «Контроль».
Контроль исполнения резолюции председателя с пометкой «К» на
входящих документах осуществляется инспектором КСП Алатырского района.
Отметку о контроле исполнения документа обозначают буквой "К" или
словом "Контроль". Данная отметка проставляется ручкой.
О состоянии исполнения документов, поставленных на контроль,
инспектор КСП Алатырского района информирует председателя КСП
Алатырского района.
В таком же порядке осуществляется контроль за выполнением резолюции
председателя палаты на документах, в которой указан срок ее выполнения .
3.3.14. Текст документа
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста
или в виде соединения этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части
указываются причины, цели, основания создания документа, во второй решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать только
вторую часть (например, приказы - распорядительную часть без
констатирующей, письма - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение
ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование
документа и автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами. Текст
печатается от левой границы текстового поля и выравнивается от левой до
правой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на
расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст документов рекомендуется печатать 14 шрифтом через 1- 1,5
межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами – 1 – 2
межстрочных интервала.
Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст
печатается через один интервал.
При большом объеме текста документа (более 5 листов) допускается его
печатание через 1 межстрочный интервал 14 шрифтом. В этом случае между
абзацами необходимо делать дополнительный интервал, то есть абзац от абзаца
отделяется полуторным интервалом.
Тексты могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты,
подпункты.
Разделы и подразделы могут иметь заголовки и подзаголовки.
Заголовки и подзаголовки печатаются с заглавной буквы.
Заголовки выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по
центру.
14
Подзаголовки печатаются на расстоянии 1,25 см от левой границы
текстового поля. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится.
Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.
Текст пунктов и подпунктов печатается на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля с заглавной буквы и заканчивается точкой.
При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в
именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица
множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были,
находились и т.д.).
Форма таблицы применяется при изложении цифровой и словесной
информации. Таблицы имеют два уровня расположения текста: вертикальный –
графы и горизонтальный – строки.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены
именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков и
подзаголовков знаки препинания не ставятся.
Если таблица большая и не вмещается на один лист, то она переносится
на следующую страницу. При переносе части таблицы на другую страницу
заголовок таблицы не повторяется, а нумеруются вертикальные графы. На
следующей странице пишется «Продолжение» с указанием номера и
повторением нумерации граф на следующей странице.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других
организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:
наименование документа, наименование организации - автора документа, дату
документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно
разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими
цифрами.
В документах, подписываемых председателем КСП Алатырского района
(приказ, распоряжение и т.д.) текст излагают от первого лица единственного
числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица
единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица
множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа
("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их
структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих
описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму
изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа
("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем
на рассмотрение");
15
от первого лица единственного числа ("прошу направить", "прошу
выделить");
от третьего лица единственного числа ("КСП Алатырского района
направляет", "КСП Алатырского района считает возможным").
Если документ имеет более 1 страницы, то страницы нумеруются
арабскими цифрами – (1,2,3) без точек и тире. Номер страницы проставляется в
верхней части листа и выравнивается по центру. На первом листе нумерация не
ставится.
3.3.15. Отметка о наличии приложений
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют
следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его
наименование, число листов и число экземпляров (см. пример № 12).
Пример № 12:
Приложение: Сведения о выявленных нарушениях в результате
аудиторской проверки на 6 л. в 2-х экз.
При наличии нескольких приложений их нумеруют (см. пример № 13).
Пример № 13:
Приложение:
1. Положение «О КСП Алатырского района» на 15 л. в 1 экз.
2. Должностная инструкция инспектора КСП Алатырского района на
3 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий
приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Председателя Собрания депутатов
Алатырского района от 05.03.2013 № 17 и приложение к нему, всего на 3
л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то
отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
16
В приложении к распорядительному документу ( приказы, распоряжения,
правила, инструкции, положения, решения) на первом листе в правом верхнем
углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного
документа, его даты и регистрационного номера (см. пример № 14).
Пример № 14:
Приложение № 2
к распоряжению председателя КСП Алатырского района
от 05.03.2013 N 9-р
При наличии к распорядительному документу одного приложения его
номер не указывается (см. пример № 15).
Пример № 15:
Приложение к распоряжению председателя КСП Алатырского
района от 05.03.2013 N 9-р
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" ("ПРИЛОЖЕНИЕ ") печатать
прописными буквами.
3.3.16. Подпись
3.3.16.1. Подпись является обязательным реквизитом служебного
документа. Должностные лица КСП Алатырского района подписывают
документы в пределах их компетенции.
3.3.16.2. Служебные документы в пределах полномочий подписываются:
1) служебные письма, запросы
КСП Алатырского района,
распоряжения, приказы, поручения и указания - председателем КСП
Алатырского района;
2) протоколы заседаний комиссий КСП Алатырского района председательствующим и секретарем комиссий;
3) акты контрольно – ревизионных мероприятий - инспектором и
привлеченными специалистам, непосредственно участвовавшими в проверке
(ревизии), а так же руководителем и главным бухгалтером объекта контроля.
4) заключения по результатам проверок, обследований и экспертиз председателем КСП Алатырского района и направляются Собранию депутатов
Алатырского района.
Служебные документы, составляемые в КСП Алатырского района на
правах единоначалия подписываются председателем КСП Алатырского района.
На комплексных актах контрольно – ревизионных мероприятий ставятся
подписи всех аудиторов, участвующих в их издании.
Служебные документы КСП Алатырского района, а так же иных
организаций, учреждений не имеющие подписей лиц издавших документ или
17
лиц,
которые
должны
этот
документ
утверждать
считаются
недействительными и к исполнению не принимаются.
Подписывать служебные документы с предлогом «за» или проставлением
черты перед наименованием должности запрещается.
3.3.16.3. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности
лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке
документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная
подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия) (см. пример № 16).
Пример № 16:
Председатель Контрольно-счетной палаты
Алатырского района
И.О. Фамилия
или на бланке:
Председатель
И.О. Фамилия
(личная подпись)
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей
занимаемой должности (см. пример № 17).
Пример № 17:
Председатель
И.О. Фамилия
(личная подпись)
Инспектор
И.О. Фамилия
(личная подпись)
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне (см. пример № 18).
Пример № 18:
Председатель
Контрольно-счетной палаты
Алатырского района
(Личная подпись)
И.О. Фамилия
Председатель
Контрольно-счетной
города Алатырь
(Личная подпись)
И.О. Фамилия
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на
бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,
подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии
с распределением (см. пример № 19).
18
Пример № 19:
Председатель комиссии
(Личная подпись)
И.О. Фамилия
Члены комиссии
(Личная подпись)
И.О. Фамилия
(Личная подпись)
И.О. Фамилия
3.3.17. Согласование документа
Согласование проводится с целью проверки целесообразности и
своевременности служебного документа, соответствия его действующим
нормативным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия,
оценки проекта. Согласование может проводиться как внутри КСП
Алатырского района, так и вне КСП Алатырского района с другими
организациями и должностными лицами.
Внутреннее согласование проводится с председателем и инспектором
КСП Алатырского района, участие которых предусмотрено при реализации
документа, либо есть необходимость в их компетентной оценке проекта.
Председателем и инспектором КСП Алатырского района согласовываются –
результаты проверок, заключений, обследований, экспертиз.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа
проводится с организациями, если содержание документа затрагивает их
интересы или требуется компетентная консультация (экспертное заключение)
по проекту. Внешнее согласование документа оформляется протоколом
согласования либо грифом согласования.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО,
печатается 14 шрифтом, без кавычек, без отделения от наименования
должности лица с которым документ согласовывается (включая наименование
организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и
даты согласования. Гриф согласования пишется на последнем листе оригинала
документа (см. пример № 20).
Пример № 20:
СОГЛАСОВАНО
Председатель КСП Алатырского района
И.О. Фамилия
(личная подпись)
дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф
согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо КСП Алатырского района
от 05.03.2013 № 00/00-0
19
Согласование документа (внутреннее) оформляют словом Согласовано и
визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя должность и
подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
и дату подписания (см. пример 21).
Пример № 21:
Согласовано
Инспектор КСП Алатырского района
И.О. Фамилия
(личная подпись)
Дата
3.3.15. Замечания к документу
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим
образом:
Замечания прилагаются
Инспектор КСП Алатырского района
И.О. Фамилия
(личная подпись)
дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к
документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы
проставляют в верхней части оборотной стороны последнего листа подлинника
документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы
проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
3.3.18. Рассылка документа
Рассылка оформляется на оборотной стороне последнего листа документа
и отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами. Слово
«Рассылка» печатается с заглавной буквы от левой границы текстового поля
(без кавычек). Фамилии должностных лиц органов администрации и других
организаций (с указанием количества экземпляров), которым необходимо
разослать подписанный документ, печатается в строчку от левой границы
текстового поля через 1 межстрочный интервал в именительном падеже (см.
пример № 22).
Пример № 22:
Рассылка: Иванова, Петрова (2) .
20
Ответственность за правильное указание рассылки лежит на исполнителе
документа.
3.3.19. Печати и штампы
Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий
документов подлинникам используются гербовая и другие печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации, контроле, других
отметок применяются соответствующие мастичные штампы.
Печать должна быть хорошо читаема. Проставляется так, чтобы ее оттиск
затрагивал часть подлинной подписи лица, подписавшего документ, либо в
специально отведенном для этого месте. Как правило, это место нанесения
печати обозначается символом «М.П.».
Перечень документов, на которые ставится печать, и порядок
использования печатей и штампов в КСП Алатырского района определяются
Правилами изготовления, хранения, использования и уничтожения печатей и
штампов КСП Алатырского района (см. образец № 1).
Образец № 1
Примерный перечень документов,
на которые ставится гербовая печать КСП
1. Акты (приема оборудования, основных средств КСП Алатырского
района, выполненных работ; списания; уничтожения документов и т.д.).
2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей,
ведение дел в арбитраже и т.д.).
3. Договоры (хозяйственные; трудовые; гражданско-правовые; о
материальной ответственности и т.д.).
4. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).
5. Командировочные удостоверения.
6. Образцы оттисков печатей и подписей работников КСП, имеющих
право совершения финансово-хозяйственных операций.
7. Платежные поручения.
8. Представления и ходатайства о награждении государственными и
иными наградами.
9. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).
10. Соглашения.
11. Справки о начисленной и причитающейся зарплате и т.д..
12. Удостоверения.
13. Кассовые чеки.
3.3.20. Отметка о заверении копии, выписки
3.3.20.1. Заверение копии документа производится в целях удостоверения
её соответствия подлиннику.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на
документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с
21
финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих
заверку подлинной подписи.
Документы заверяются гербовой печатью КСП Алатырского района (с
изображением герба Чувашской Республики). Примерный перечень
документов, которые подлежат заверке, приведен в образце № 1.
При заверке соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита
«Подпись» проставляется: заверительная надпись «Копия верна» (без кавычек),
должность, личная подпись и расшифровка подписи лица, заверившего копию,
дата заверения (см. пример № 23).
Пример № 23:
Копия верна
Председатель КСП Алатырского района (Личная подпись)
И.О. Фамилия
Дата
Допускается копию документа заверять печатью КСП Алатырского
района «Копия верна» по усмотрению председателя КСП.
3.3.20.2. Выписка – документ, дословно воспроизводящий часть текста
документа, относящегося к определённому вопросу, факту или лицу. В выписке
указываются слова «Выписка из…», наименование документа, дата
подписания, его номер и заголовок. Затем следует нужная часть, после которой
указываются наименование должности руководителя, подписавшего подлинник
документа, его инициалы и фамилия (без личной подписи).
Заверение выписок аналогично заверению копий.
3.3.21. Отметка об исполнителе
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто
фактически составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в
документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя
документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе печатается 12
шрифтом и располагается на лицевой стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу документа (см. пример 24).
Пример № 24:
Петров И.В.
8 (83531) 2-04-32
На проектах постановлений и распоряжений отметка об исполнителе
ставится на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем
углу после реквизитов «согласование» и «рассылка».
3.3.22. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
22
Данный реквизит проставляется на исполненных документах,
подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в
справочных целях.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
проставляется на первой странице документа.
Данный реквизит включает в себя: слова «В дело» и номер дела, в
котором будет храниться документ с указанием года; ссылку на номер и дату
ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об
исполнении или его копию; краткие сведения об исполнении документа, если
отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись
исполнителя документа и дату проставления отметки (см. пример № 25).
Пример № 25:
В дело 12-25 за 2013 г.
Иванов 15.03.2013
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть
подписана и датирована исполнителем документа или председателем КСП
Алатырского района.
3.3.23. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа ставится на первом листе входящих
документов с помощью соответствующего штампа. Данный реквизит включает
в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа,
его входящий регистрационный номер.
3.3.24. Идентификатор электронной копии документа
Идентификатором электронной копии документа является отметка
(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа
и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие
поисковые данные.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в
себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа
краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет
храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
подписывается и датируется исполнителем документа или председателем КСП
Алатырского района, в котором исполнен документ.
4.Организация документооборота в КСП Алатырского района
4.1. Порядок обработки поступающей корреспонденции в КСП
Алатырского района
23
4.1.1. Документы могут быть получены по почте, приняты по телетайпу,
факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем, а также
получены в структурных подразделениях по работе со служебными
документами Администрации Алатырского района.
4.1.2. Документы, поступившие в КСП Алатырского района, а так же
адресованные служащему КСП Алатырского района, проходят первичную
обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение председателю КСП
Алатырского района.
Прием документов (кроме расчетно-денежных) служащими КСП
Алатырского района, независимо от их служебного положения,
непосредственно от представителей организаций запрещается. Допускается
осуществлять прием расчетно-денежных документов непосредственно от
представителей организаций только председателю КСП Алатырского района.
Прием корреспонденции от предприятий связи производится в
согласованные с ними сроки.
4.1.3. Первичная обработка поступающих документов заключается в
проверке правильности их доставки и целостности упаковки, вскрытии
конвертов, за исключением адресованных «лично», проверке наличия и
целостности вложенных документов, правильности адресации, фиксации факта
поступления документа.
4.1.4. Конверты от поступивших документов (в том числе от граждан) не
уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес
отправителя, дату отправки и получения документа, когда поступившие
документы имеют просроченный срок исполнения, а также при поступлении
личных и доплатных документов.
4.1.5. При приеме телеграмм и факсограмм проверяется дата их подачи,
общее количество страниц, их соответствие указанному количеству на первом
листе факса, их читаемость и в конце текста указывается время приема и
фамилия принявшего ее ответственного лица.
4.1.6. Поступившие бухгалтерские документы подлежат обязательной
проверке начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности (главным
бухгалтером (договор поручения № 1 от 05.03.2013 г.) как по форме (полнота и
правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так
и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка
отдельных показателей).
4.1.7. Заявления, жалобы и письма без подписи рассмотрению не
подлежат и возвращаются адресату.
4.1.8. Первичная обработка поступившей корреспонденции должна
осуществляться в день ее поступления и заканчивается ее сортировкой на
регистрируемые и нерегистрируемые.
4.1.9. Регистрация документов производится с целью обеспечения учета,
контроля и поиска документов.
Входящие документы регистрируются в день поступления. Процедура
регистрации включает в себя проставление регистрационного штампа в правом
нижнем углу первого листа документа, присвоения документу
24
регистрационного номера (состоящего из двух цифр – год, двух цифр – месяц и
3 цифр – порядковый номер документа в текущем месяце) и занесения данных
в журнал входящей корреспонденции.
После регистрации все входящие документы, в том числе и не
подлежащие регистрации (за исключением корреспонденции, адресованной
служащим КСП Алатырского района), докладываются председателю КСП
Алатырского района. Передача входящей корреспонденции работникам палаты
без регистрации и резолюции председателя палаты не допускается.
4.1.10. Резолюция пишется на документе председателем КСП
Алатырского района.
Документы с резолюцией председателя КСП Алатырского района
передаются исполнителям, в журнал регистрации вносится запись о
передвижении документа и его оформлении в дело согласно утвержденной
номенклатуре.
4.1.11. Факсограммы и документы, полученные по электронной почте,
после резолюции председателя КСП Алатырского района передаются
исполнителям с оформлением в журнале входящей корреспонденции под
роспись служащему КСП Алатырского района, получившего эти документы
для исполнения.
4.1.12. При утрате документа тщательно выясняются все причины и
обстоятельства случившегося факта, и, если поиск не дал положительных
результатов, документ в установленном настоящей Инструкцией порядке
списывается по акту. Окончательное решение и меру ответственности для
каждого исполнителя определяет председатель КСП Алатырского района.
4.2. Порядок обработки исходящих документов в КСП Алатырского
района
4.2.1. Документы сдаются на подпись и отправку в открытом виде.
Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть оформлены
в соответствии с Инструкцией, иметь необходимые приложения и визы.
Проверку правильности оформления проектов подготовленных документов
осуществляет председатель КСП Алатырского района.
4.2.2. При оформлении представленных на подпись документов с
нарушениями требований Инструкции они возвращаются исполнителю на
доработку. Служащие КСП Алатырского района вместе с подлинником
внутреннего документа, подготовленного к отправке, представляют список
рассылки этих документов за своей подписью.
4.2.3. Подписанные председателем КСП Алатырского района письма
регистрируются в журнале исходящей корреспонденции и отправляются
адресатам.
Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, ссылка
на исходящий номер и дату поступившего документа в обязательном порядке
указывается на документах-ответах.
25
4.2.4. Регистрация исходящих документов обязательна и состоит из
присвоения документу регистрационного номера, содержащего коды
подписывающего и подготовившего лица (см. пример № 26), порядкового
номера, проставления даты и занесения информации в журнале исходящей
корреспонденции. Регистрация созданных и отправляемых документов палаты
означает получение документом полной юридической силы. Отправка
незарегистрированных исходящих документов категорически запрещается.
4.2.5. Обработка и отправка исходящих документов палаты
осуществляется в соответствии с Инструкцией и действующими Почтовыми
правилами Министерства транспорта и связи РФ.
4.2.6. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или
электронной почте, также регистрируются в журнале исходящей
корреспонденции.
4.3. Порядок работы по официальным каналам факсимильной и
электронной связи в КСП Алатырского района
4.3.1.Прием и передача служебной информации в КСП Алатырского
района по каналам факсимильной связи и каналам электронной связи КСП
Алатырского района осуществляется с факс-аппарата КСП Алатырского
района и не является официальной.
Копии документов, полученные по указанным каналам связи, носят
информационный характер и могут не включаться в формируемые дела.
4.3.2. По факс каналам и электронной почте запрещается передавать
тексты документов, содержащие секретные сведения, сведения с грифом «Для
служебного пользования», сведения конфиденциального характера, не
подлежащие публикации.
Ответственность за содержание передаваемой информации несет
исполнитель, подготовивший материал к передаче, а также служащий КСП
Алатырского района, подписавший передаваемый документ.
4.3.3. Поступающий в КСП Алатырского района и подлежащий передаче
материал учитывается в регистрационных формах (журналах), в которых
делается соответствующая запись о дате, времени передачи и приема, адресате
и краткое содержание документа.
Контроль использования факсимильной и электронной техники,
используемой для приема и передачи информации председателем КСП
Алатырского района или исполняющим его обязанности.
Пример № 26
Перечень индексов для документов,
создаваемых и рассылаемых КСП Алатырского района
26
Индекс
01
02
03
04
05
06
Структурное подразделение, должностное лицо палаты
для документов председателя КСП
для документов аудиторского направления № 1 (контрольно–
ревизионная работа)
для документов аудиторского направления № 2 (экспертноаналитическая работа)
для документов общего делопроизводства КСП Алатырского района
для кадровых документов
для документов инспектора КСП Алатырского района
4.4. Порядок обработки внутренних документов КСП Алатырского
района
4.4.1. Все созданные в КСП Алатырского района документы
регистрируются (ставятся на учет) в обязательном порядке.
Обработка внутренних документов включает в себя проверку:
1) соответствия форматов бланка виду документа;
2) полноты и правильности оформления документа (наличие
необходимых реквизитов и их соответствие виду документа);
3) наличия всех страниц документа и всех указанных приложений;
4) выполнения иных требований, предъявляемых настоящей
Инструкцией к составлению и оформлению служебного документа.
При не выполнении указанных требований к представленному на
регистрацию документу, он не подлежит регистрации и возвращается
исполнителю на доработку.
4.4.2. Внутренним документам палаты присваиваются порядковые
номера по каждому виду документа, и они регистрируются в соответствующих
журналах (см. пример № 27).
Не зарегистрированные (не поставленные на учет) документы не
являются официальными служебными документами палаты и исключаются из
документооборота КСП Алатырского района.
Пример № 27
Примеры форм регистрации и учета документов
1. Журнал регистрации заключений, актов, информационно-аналитических записок
Рег.
Дата
Содерж Исполнитель
К-во
Рассылка,
№
ание
(Ф.И.О.)
стр./
№
нормативного
акта или
регистр-и/
закл.
прил.
исходящего документа
Дата
документа
1
2
3
4
5
6
ФИО
Должн
ость
2. Журнал учета бланков строгой отчетности
№
Срок
Роспись и
Роспись и дата
удосто
действия
дата получ.
возврата
Дата и № акта
об уничтож.
27
в.
1
2
№ п/п
1
№
п/п
1
3
удост.
4
Удост.
5
удостов.
6
3. Журнал учета печатей и штампов палаты
Изображение
Наименование
ФИО ответственного
печати
лица
2
3
4
7
Дата передачи
4.Журнал учета приказов и распоряжений председателя КСП
№
приказа, Дата подписания
Содержание
распоряжения
2
3
4
5
№ дела,
страницы
5
4.5. Учёт объёма документооборота в КСП Алатырского района
4.5.1. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и
внутренние документы КСП Алатырского района. Проводится как полный, так
и выборочный учет документов.
4.5.2. Самостоятельно учитываются предложения, заявления.
При определении объема документооборота раздельно подсчитывается
количество основных документов (оригиналов) и количество размноженных их
копий.
4.5.3. Служащие КСП Алатырского района должны регулярно
систематизировать по своим направлениям деятельности состояние переписки,
осуществлять мероприятия по сокращению документооборота и принимать
меры по устранению ненужной переписки.
4.5.4. Председатель КСП Алатырского района периодически
(ежеквартально) обобщает и анализирует данные об объеме документооборота
КСП Алатырского района, исполнении поручений председателя по входящим
документам и информирует на рабочих совещаниях КСП Алатырского района
результаты анализа и предложения по совершенствованию работы с
документами.
5. Особенности работы с отдельными видами документов
5.1. Организационные документы КСП Алатырского района
5.1.1. Регламент КСП Алатырского района
5.1.1.1. Регламент КСП Алатырского района - правовой акт,
определяющий в соответствии с Уставом Алатырского района и Положением о
28
Контрольно-счетной палате Алатырского района Чувашской Республики,
утверждённом решением Собрания депутатов Алатырского от 28 ноября 2012
года № 19/06, внутренние вопросы деятельности КСП Алатырского района,
распределение обязанностей между должностными лицами КСП Алатырского
района, порядок ведения дел, подготовки и проведения контрольных и
экспертно – аналитических мероприятий, иной деятельности КСП Алатырского
района утверждается распоряжением председателя КСП Алатырского района.
5.1.1.2.Разработка проекта Регламента КСП Алатырского района,
осуществляется по предложению (поручению) председателя КСП Алатырского
района, в порядке, устанавливаемом председателем КСП Алатырского района и
под его руководством.
Внесение изменений, дополнений в действующий Регламент КСП
Алатырского района осуществляется по предложению Главы Алатырского
района; постоянной депутатской комиссии по бюджету, налогам и финансам, в
соответствии с предложениями депутатов Собрания депутатов Алатырского
района; председателя КСП Алатырского района; должностных лиц КСП
Алатырского района, в количестве не менее трёх человек.
5.1.1.3. При внесении изменений и дополнений в Регламент КСП
Алатырского района, он издается в новой редакции с учетом внесенных
изменений и дополнений.
5.1.1.4. Положения Регламента КСП Алатырского района обязательны
для исполнения всеми служащими КСП Алатырского района. Вновь
прибывшему служащему КСП Алатырского района положения Регламента
КСП Алатырского района доводятся под роспись.
5.1.2. Положение
5.1.2.1. Положение - правовой акт КСП Алатырского района,
определяющий нормы и правила деятельности КСП Алатырского района.
5.1.2.2. Проекты Положений КСП Алатырского района и иных видах
деятельности палаты разрабатываются назначенными исполнителями под
руководством председателя КСП Алатырского района и утверждаются
распоряжением председателя КСП Алатырского района.
5.1.2.3. Первый экземпляр Положения хранится в деле с документами,
утверждающими его, вторые (последующие) экземпляры или заверенные
ксерокопии выдаются на руки служащим КСП Алатырского района, в
компетенции которых находятся вопросы ведения, регламентируемые данным
Положением.
5.1.2.4. Ознакомление служащих КСП Алатырского района с основными
требованиями действующих Положений возлагается на председателя КСП
Алатырского района.
5.1.3. Инструкция
29
5.1.3.1.Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления
правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные
специальные стороны деятельности КСП Алатырского района и служащих
КСП Алатырского района. Инструкции издаются также в целях разъяснения и
определения порядка применения законодательных актов и распорядительных
документов.
5.1.3.2. Инструкция является документом постоянного или длительного
действия (до замены новой).
При составлении инструкций следует учитывать, что к документам этого
вида предъявляются повышенные требования четкости и ясности. Текст
разделяется по определенной логической схеме на части: разделы, подразделы,
пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
5.1.3.3. Проекты должностных и иных инструкций КСП Алатырского
района разрабатываются соответствующими служащими КСП Алатырского
района по поручению (указанию) председателя КСП Алатырского района и
утверждаются председателем КСП Алатырского района.
5.1.3.4. Первый экземпляр типовых и индивидуальных должностных
инструкций хранится у председателя с отметками об ознакомлении служащих
КСП Алатырского района, вторые (последующие) экземпляры или заверенные
ксерокопии выдаются на руки соответствующим служащим КСП Алатырского
района, для которых они изданы.
5.2. Распорядительные документы КСП Алатырского района
5.2.1. Распоряжение КСП Алатырского района
5.2.2.1. Распоряжение КСП Алатырского района – внутренний
нормативный правовой документ, издаваемый председателем КСП
Алатырского района на основе единоначалия преимущественно по
оперативным вопросам организационной, производственно-хозяйственной и
иной деятельности КСП Алатырского района. Распоряжение обязательно для
исполнения всеми служащими КСП Алатырского района.
5.2.2.2. Подготовка проекта распоряжения осуществляется лично
председателем КСП Алатырского района либо по поручению председателя
соответствующими служащими КСП Алатырского района.
Проект распоряжения визируется исполнителем.
5.2.2.3. Распоряжения доводятся до служащих КСП Алатырского района
под роспись.
5.2.2.4. Текст распоряжения состоит, как правило, из двух
взаимозависимых
частей
–
констатирующей
и
распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого
вопроса, призвана объяснить, чем вызвано издание распоряжения. Основную
нагрузку в распоряжениях несет распорядительная часть, которая излагается в
повелительной форме. В ней указываются исполнители, предписываемое
действие и срок исполнения. В последнем пункте распорядительной части
30
распоряжения указывается служащий КСП Алатырского района, на которое
возлагается контроль исполнения распоряжения в целом.
Распоряжения КСП Алатырского района оформляются на бланке КСП
Алатырского района (см. пример № 28).
5.2.2. Приказ председателя палаты по личному составу
5.2.3.1. Приказ председателя палаты по личному составу – внутренний
нормативный правовой документ, издаваемый председателем КСП
Алатырского района на основе единоначалия по вопросам приема на работу,
назначения и перевода на другую работу, предоставления отпуска и
направления в командировку, поощрений и взысканий, увольнения или
прекращения трудового договора, изменения условий оплаты труда и других
трудовых правоотношений. Приказ председателя КСП Алатырского района по
личному составу оформляются всегда отдельно от распоряжений по основной
деятельности КСП Алатырского района и большинство из них, как правило, не
имеет констатирующей части.
5.2.3.2. Номера приказов по личному составу оформляются следующим
образом:
1) по командировкам - «к»;
2) по отпускам - «о»;
3) остальных - «лс».
5.2.3.3. Подготовка проекта приказа осуществляется председателем КСП
Алдатырского района либо по поручению председателя служащим КСП
Алатырского района в соответствии с требованиями и особенностями
делопроизводства и Трудовым кодексом Российской Федерации. Проект
приказа визируется исполнителем и направляется на подпись председателя
КСП Алатырского района. Приказы доводятся до служащих КСП Алатырского
района под роспись (см. пример № 29).
Пример № 28
Ч`ваш Республикин
Улат`р район=н
т=р=слевпе шутлав палати
ХУШУ
____________ _____№
Улат`р хули
О чем
Контрольно-счетная палата
Алатырского района
Чувашской Республики
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_________ № ____
г. Алатырь
31
Председатель
Контрольно-счетной палаты
Алатырского района
И.О. Фамилия
Пример № 29
Ч`ваш Республикин
Улат`р район=н
т=р=слевпе шутлав палати
Контрольно-счетная палата
Алатырского района
Чувашской Республики
ПРИКАЗ
ПРИКАЗ
____________ _____№
_________ № ____
Улат`р хули
г. Алатырь
О чем
п р и к а з ы в а ю:
Председатель
Контрольно-счетной палаты
Алатырского района
5.2.4. Распоряжение председателя
проведение контрольного мероприятия
И.О. Фамилия
КСП
Алатырского
района
на
32
5.2.4.1. Распоряжение председателя КСП Алатырского района на
проведение контрольного мероприятия - распорядительный документ КСП
Алатырского района на право проведения инспектором КСП Алатырского
района проверки (ревизии).
5.2.4.2. Подготовка и оформление данного документа возлагается на
инспектора КСП Алатырского района, которому предстоит проверка (ревизия),
в соответствии с образцом (см. пример № 30).
Обязательным приложением к данному распоряжению является
программа проверки (ревизии), которая составляется и представляется
инспектором КСП Алатырского района на утверждение председателю КСП
Алатырского района при представлении ему проекта распоряжения на подпись.
5.2.4.3. Оформление распоряжения без программы проверки (ревизии)
допускается только по согласованию с председателем КСП Алатырского
района.
5.2.4.4. Распоряжение на проведение контрольного мероприятия
изготавливается в количестве экземпляров, равному числу объектов
проверки+1, с учетом, что первый экземпляр (с визой руководителя субъекта
проверки) является принадлежностью КСП Алатырского района и хранится у
инспектора КСП Алатырского района.
Пример № 30
Ч`ваш Республикин
Улат`р район=н
т=р=слевпе шутлав палати
Контрольно-счетная палата
Алатырского района
Чувашской Республики
ХУШУ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
№_____ ____________
_________ № ____
Улат`р хули
г. Алатырь
О проведении контрольного мероприятия
В соответствии с Положением о контрольно-счетной палате Алатырского
района, утвержденным решением Собрания депутатов Алатырского района
Чувашской Республики от 28 ноября 2012 г. № 19/06, планом работы
Контрольно-счетной палаты Алатырского района на _____ год (пункт ___),
поручаю
_____________________________________________________________________________
(указывается должность, ФИО должностных лиц Контрольно-счетной палаты Алатырского района
_____________________________________________________________________________
– руководителя контрольного мероприятия, должность, ФИО иных должностных лиц)
«____» ________ 20__ года приступить к проведению ________________________
33
(указываются тема
_____________________________________________________________________________
контрольного мероприятия, полное наименование проверяемой организации, проверяемый
период)
_______________________________________________________________________
Срок окончания проверки: «___» _______________ 20__ года.
Председатель
Контрольно-счетной палаты
Алатырского района
И.О. Фамилия
личная подпись
5.3 Аудиторские документы КСП Алатырского района
5.3.1. Аудиторский акт
5.3.1.1. Аудиторский акт – служебный документ КСП Алатырского
района, составленный одним или несколькими инспекторами КСП
Алатырского района, участвовавшими в проведении контрольно – ревизионных
мероприятиях и подтверждающий документально установленные в ходе
аудиторской проверки (ревизии) факты, события, действия в деятельности
субъекта проверки, и зарегистрированный в соответствии с Инструкцией.
5.3.1.2. Разработка и составление аудиторского акта возлагается на
инспектора(ов) КСП Алатырского района проводившего(их) проверку.
Структура и содержание аудиторского акта должна соответствовать
требованиям и стандартам общего аудита и Регламента КСП Алатырского
района.
5.3.1.3. Аудиторский акт составляется по окончанию проверки или
ревизии в двух экземплярах лично инспектором(ами) КСП Алатырского района
проводившим(ми)
проверку.
Аудиторский
акт
подписывается
инспектором(ами), проводившим(ми) проверку, и согласовывается с
председателем КСП Алатырского района.
5.3.1.4. Аудиторский акт по содержанию состоит из заголовка, текста и
приложений к нему.
5.3.1.5. Заголовок аудиторского акта включает в себя наименование типа
и полное название документа и палаты, его индекс, дату и место составления и
номер экземпляра документа (см. пример № 31).
Первый лист аудиторского акта может составляться как на официальном
бланке (основной), так и не на бланке (промежуточный) (см. пример № 31,
№ 32).
В этом случае, с целью исключения повтора, из заголовка аудиторского
акта исключаются наименование палаты (см. пример № 31)
34
Пример № 31
Контрольно-счетная палата
Алатырского района
Чувашской Республики
Ч`ваш Республикин
Улат`р район=н
т=р=слевпе шутлав палати
г. Алатырь
Улат`р хули
«___» ____________ 20__ г.
№ ______
Акт
по результатам аудиторской проверки
финансово-хозяйственной деятельности
(название организации)
за период 2006-2007 годы
Текст акта
Инспектор КСП
Алатырского района
И.О. Фамилия
Руководитель проверяемого органа
И.О. Фамилия
Главный Бухгалтер проверяемого органа
И.О. Фамилия
35
СОГЛАСОВАНО
Председатель КСП Алатырского района
И.О. Фамилия
(личная подпись)
дата
Пример № 32
Оформление первого листа акта проверки не на бланке:
Акт
Контрольно-счетной палаты Алатырского района
по результатам аудиторской проверки
финансово-хозяйственной деятельности
(название организации)
за период 2006-2007 годы
03.06. 2013
город Алатырь
экз. № __
5.3.1.6. Текст аудиторского акта должен состоять из вводной и
констатирующей частей.
Вводная часть текста акта включает в себя следующие обязательные
положения:
1) правовые основания; должность, фамилия и инициалы участников
проверки; полное тематическое наименование проверки (ревизии) и сроки
(период) проведения аудиторской проверки (ревизии);
2) цели, задачи и предмет (вопросы) аудиторской проверки (ревизии)
согласно плану проверки (ревизии), утвержденному председателем КСП
Алатырского района;
3) полный перечень документов, истребованных и проанализированных
инспектором в ходе проверки (ревизии); при наличии приложений делается
ссылка на приложения к акту с указанием их номеров и названий. Каждое
приложение подписывается инспектором, составившим данный акт.
36
4) перечень субъектов и документов проверки с указанием входящих
номеров КСП Алатырского района, поступивших в палату по запросам
инспектора КСП Алатырского района от сторонних организаций и
должностных лиц, связанных с вопросами данной проверки (ревизии);
5) перечень документов субъекта проверки, истребованных инспектором
КСП Алатырского района, но не представленных проверяемой стороной в ходе
аудиторской проверки (ревизии).
5.3.1.7. Констатирующая часть текста акта включает в себя констатацию
событий, действий и фактов, выявленных и зафиксированных инспектром КСП
Алатырского района в ходе проверки (ревизии), изложенные по отдельным
разделам акта в соответствии с тематикой проверенных вопросов путем
словесного их описания или таблично в цифровом исполнении.
В случаях, предусмотренных Регламентом КСП Алатырского района,
(когда по результатам проверки или ревизии не планируется составление
аудиторского заключения), допускается, при необходимости, наличие
заключительной части аудиторского акта, состоящей из выводов и
рекомендаций инспектора, вытекающих из текста данного акта.
5.3.1.8. Составленный аудиторский акт (в двух экземплярах)
подписывается инспектором(ами) КСП Алатырского района проводившего(их)
проверку и согласовывается с председателем КСП Алатырского района, после
чего регистрируется в установленном порядке.
5.3.1.9. Аудиторский акт после его оформления инспектором(ми), до
регистрации в регистрах учета и подписания его лицами указанными ниже,
должен пройти согласование с председателем КСП Алатырского района. После
согласования с председателем КСП Алатырского района, аудиторский акт
подлежит регистрации и обязательному ознакомлению и подписанию
руководителем и главным бухгалтером субъекта проверки.
Оба экземпляра направляются руководителю субъекта проверки для
ознакомления и подписания. Первый экземпляр, подписанный руководителем и
главным бухгалтером субъекта проверки, возвращается в КСП Алатырского
района для текущего хранения, второй остаётся у руководителя субъекта
проверки. Аудиторский акт без подписи инспектора КСП Алатырского района
не действителен как служебный документ палаты.
Для этого, уполномоченный инспектор(ы) (руководитель контрольного
мероприятия), подписавший(ие) аудиторский акт, обязан(ы) подготовить его к
отправке соответствующему адресату для ознакомления и подписания.
В случае, если руководитель или главный бухгалтер проверяемого
объекта не подписали в установленный срок аудиторский акт без объяснения
причин, то аудиторский акт с пояснительной запиской, составленной
инспектором(ами), проводившим(и) проверку и сопроводительным письмом
направляется в Собрание депутатов Алатырского района для принятия
решения.
5.3.1.10. В случае получения вместе с первым экземпляром аудиторского
акта (или отдельно) письменных разногласий (возражений) по акту, инспектор
37
КСП Алатырского района (руководитель контрольного мероприятия) обязан
организовать и оформить документально согласительную процедуру по ним.
5.3.1.11. Первые экземпляры всех документов согласительной процедуры
по возражениям (разногласиям) прилагаются инспектором КСП Алатырского
района к первому экземпляру данного аудиторского акта, о чем на последнем
его листе под подписями акта инспектором КСП Алатырского района делается
соответствующая запись, которая заверяется его подписью.
5.3.1.12. Оформленный указанным порядком аудиторский акт, является
юридическим документом КСП Алатырского района и инспектор
(руководитель контрольного мероприятия) составивший данный акт, после
подписания его сторонами, хранит первый экземпляр у себя и несёт за него
полную персональную ответственность.
5.3.1.13. Персональную ответственность за сохранность материалов
(информации), истребованной и полученной инспектором КСП Алатырского
района в ходе проведения проверки (ревизии), а также самого аудиторского
акта несет инспектор КСП Алатырского района, осуществлявший
соответствующее контрольное мероприятие.
5.3.2. Аудиторское заключение
5.3.2.1. Аудиторское заключение - служебный документ КСП
Алатырского
района
рекомендательного
характера,
составленный
инспектором(рами) проводившим(и) проверку по результатам проверки,
ревизии или экспертизы документа, и содержащий комплексный анализ и
оценку, обобщенные выводы, предложения и рекомендации по проведенному
контрольному(ным) мероприятию(иям) или экспертизе. Данное заключение
согласовывается с председателем КСП Алатырского района и после
подписания направляется Собранию депутатов Алатырского района и главе
Алатырского района.
По аудиторским актам комплексных проверок, а также подписанных
группой инспекторов составляется отдельное аудиторское заключение. Первый
лист аудиторского заключения составляется на бланке КСП Алатырского
района (см. пример№ 31).
5.3.3. Аудиторское заключение по экспертизе
5.3.3.1. Экспертиза - это исследование, включающее в себя комплексный
анализ и оценку документов (проектов документов), результатом которых
является выработка предложений и рекомендаций. Результаты экспертизы
оформляются в виде аудиторского заключения или информационноаналитической записки, которая согласовывается и подписывается
председателем КСП Алатырского района, после чего направляется Собранию
депутатов Алатырского района и главе Алатырского района.
5.3.3.2. Разработка и составление аудиторского заключения по экспертизе
исполнения бюджета Алатырского района и бюджетов сельских поселений
38
Алатырского района возлагается на инспектора(ов) КСП Алатырского района
(руководителя контрольного мероприятия) на основании утверждённого плана
работы в сроки, установленные председателем КСП Алатырского района.
Структура и содержание аудиторского заключения по экспертизе должна
соответствовать требованиям и стандартам общего аудита и Регламента КСП
Алатырского района.
Первый лист аудиторского заключения и аудиторского заключения по
экспертизе оформляется на общем бланке КСП Алатырского района (см.
пример№ 31).
5.3.3.3. Вводная часть текста заключения включает в себя следующие
обязательные положения:
1) правовые основания, должность, фамилия и инициалы разработчиков
заключения, полное тематическое наименование аудиторского заключения;
2) перечень субъектов проверки и запроса (истребования) материалов по
тематике проверки (ревизии), предмет (вопросы) и основные способы проверки
или ревизии – для аудиторских заключений по результатам проведенной
проверки или ревизии;
3) полный список законодательных и нормативных правовых актов,
используемых при выполнении экспертно-аналитических работ по составлению
аналитической и итоговой частей аудиторского заключения – для всех
категорий аудиторского заключения. Данный список в вводной части
аудиторского заключения может быть отнесен инспектором КСП Алатырского
района в приложение к документу с указанием его номера.
5.3.3.4. Аналитическая (экспертная) часть типового аудиторского
заключения представляет собой экспертно-аналитический отчет инспектора(ов)
КСП Алатырского района Собранию депутатов Алатырского района и главе
Алатырского района, либо иному подавшему запрос лицу (органу) по
результатам комплексного анализа и оценке проверенных и/или исследованных
событий, действий (операций), фактов, вопросов. Аналитическая часть
документа включает в себя общее название данной части, соответствующее
тематике аудиторского заключения, и разделы, название которых соответствует
освещаемым в документе вопросам, а также частные (отдельные)
аналитические выводы по событиям, действиям, фактам, вопросам.
Аудиторское заключение по результатам проверки или ревизии должно
основываться только на событиях, действиях, фактах и цифровых данных,
отраженных в аудиторском акте. Кроме того, помимо анализа и оценки
специфических вопросов проверки (ревизии), указанное аудиторское
заключение, в обязательном порядке, должно содержать экспертноаналитический аудиторский отчет по результатам аудита учредительных
документов субъекта проверки, проведенного в ходе контрольного
мероприятия, и по соблюдению экономическим субъектом законодательства
при совершении финансово-хозяйственных операций.
5.3.3.5. Аудиторское заключение по экспертизе должно, как правило,
включать в себя правовой анализ целей, задач и предмета регулирования,
соответствия норм и положений экспертируемого документа нормам и
39
положениям действующего законодательства (в описательной форме или в виде
таблицы поправок), а также оценку целесообразности. Аналитическая часть
заключения по экспертизе включает в себя экспертно-аналитический отчет
инспекторов (аудиторов, специалистов палаты) по результатам комплексного
исследования материалов, представленных на экспертизу, по каждому
поставленному вопросу с вытекающими из изложенного выводами.
5.3.3.6. Итоговая часть аудиторского заключения по результатам
проверки или ревизии представляет собой собственное мнение инспектора(ов)
КСП Алатырского района, основанное на изложенном в тексте аналитической
части документа, и включает в себя обобщенные выводы по результатам
экспертно-аналитического аудиторского отчета и рекомендации Собранию
депутатов, главе Алатырского района или иному лицу (органу) по устранению
субъектом проверки выявленных в ходе контрольного мероприятия
недостатков (нарушений), по внесению, при необходимости, поправок в
законодательные или правовые нормативные акты области, предложения
рекомендательного характера по профилактике сложившихся негативных
тенденций и прочее.
5.3.3.7. Для утверждения аудиторского заключения инспектор КСП
Алатырского района, ответственный за его составление, окончательно его
оформляет (с учетом редакционных, стилистических правок и т.п.),
подписывает его у председателя КСП Алатырского района, после чего
направляется Собранию депутатов Алатырского района и главе Алатырского
района.
5.3.4. Отчет о работе КСП Алатырского района за год
5.3.4.1. Отчет о работе КСП Алатырского района за год – служебный
документ КСП Алатырского района, содержащий сведения о результатах
работы палаты за год, обобщенный комплексный и всесторонний анализ и
оценку выявленных за год основных недостатков, проблем и тенденций по
бюджетно – финансовым вопросам и представляемый ежегодно Собранию
депутатов Алатырского района.
5.3.4.2. Проект Отчета о работе КСП Алатырского района за год
составляется под руководством председателя КСП Алатырского района на
основании годовых отчетов инспектора КСП Алатырского района по форме и в
сроки, утвержденные председателем КСП Алатырского района.
5.3.4.3. Указанный проект направляется для утверждения в Собрание
депутатов Алатырского района.
5.3.4.4. После утверждения Собранием депутатов Алатырского района
Отчет о работе КСП Алатырского района возвращается в КСП Алатырского
района для регистрации и текущего хранения.
5.3.5. Отчет аудитора
40
5.3.5.1. Отчет аудитора – внутренний служебный документ КСП
Алатырского района, содержащий сведения о выполнении инспектором КСП
Алатырского района, заданий, поручений, проведении мероприятий и другие
сведения отчетного характера, представляемые им ежеквартально и за
отчетный год на имя председателя КСП Алатырского района.
5.3.5.2. Данные отчеты составляются и оформляются каждым
инспектором (аудитором) КСП Алатырского района в установленные планом
или председателем КСП Алатырского района сроки по установленной форме,
подписываются ими и направляются на имя председателя КСП Алатырского
района. Годовые отчеты инспекторов (аудиторов) КСП Алатырского района
рассмотренные и утверждённые Собранием депутатов Алатырского района,
остаются на текущем хранении в общем делопроизводстве КСП Алатырского
района.
5.4. Информационно – справочные документы КСП Алатырского
района
5.4.1. Информационно-аналитическая справка
5.4.1.1. Информационно-аналитическая справка – служебный документ
КСП, адресованный инспектором (аудитором) председателю КСП Алатырского
района, с информацией о сложившейся за отчетный период ситуации, имевших
место явлениях, фактах, проблемах, тенденциях и содержащий текстовую и/или
табличную обобщенную информацию и выводы по какому-либо
определенному вопросу либо о состоянии дел в области бюджетно –
финансовых вопросов в сфере аудиторского направления, характерные
показатели, описание или подтверждение тех или иных фактов и событий
служебного характера, а также предложения (рекомендации) инспектора
(аудитора).
Как правило, данные документы по каждому аудиторскому направлению
деятельности КСП готовятся инспекторами (аудиторами) по итогам полугодия
и отчетного года либо по поручению председателя палаты по форме и в сроки,
утвержденные им, подписываются лично инспектором (аудитором) и
направляются на имя председателя. Данные справки подлежат регистрации в
КСП Алатырского района как внутренний документ, а после их рассмотрения
председателем палаты - текущему хранению (пользованию).
5.4.1.2. По решению председателя КСП информационно-аналитические
справки
инспекторов
(аудиторов)
могут
быть
переадресованы
заинтересованным должностным лицам государственных органов власти и
других организаций. В данном случае первый лист справки оформляется
исполнителем на бланке (см. пример № 31) и осуществляется их размножение
и рассылка адресатам в соответствии с резолюцией (указанием) председателя
палаты в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
5.4.2. Информационно-аналитическая записка
41
5.4.2.1. Информационно-аналитическая записка – обобщенный
информационно-аналитическая
документ,
составленный
инспектором
(аудитором) по результатам экспертизы, по поручению (указанию)
председателя КСП Алатырского района. Данный документ, как правило, носит
плановый характер либо составляется по поручению (указанию) председателя
КСП Алатырского района.
5.4.2.2. Проект записки составляет по форме и в сроки, утвержденные
председателем КСП Алатырского района. После подписания председателем
КСП Алатырского района окончательного варианта документа, осуществляется
в установленном настоящей Инструкцией порядке его регистрация,
размножение, рассылка адресатам согласно резолюции (указания) председателя
и текущее хранение первого экземпляра записки.
5.4.2.3. Титульный (первый) лист информационно-аналитической записки
КСП и инспектора (аудитора) оформляется на общем бланке палаты (см.
пример № 31).
5.4.3. Протокол
5.4.3.1. Протокол – документ КСП Алатырского района, в котором
отражается ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседании,
собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов палаты.
Протокол ведется, как правило, во время заседания и оформляется в
соответствии с формой установленной настоящей Инструкцией (см. пример№
33). В его формуляр входят: наименование палаты, указание вида документа
(протокол), номер, дата и место заседания. В том случае, когда протокол
подлежит утверждению, оформляется гриф утверждения. Номер протокола
является порядковым номером заседания в течение года. В реквизите «место
заседания» указывается населенный пункт, где состоялось заседание. Протокол
имеет заголовок, текст и подписи.
5.4.3.2. Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной
деятельности (заседания, собрания, совещания).
5.4.3.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В водной части заполняются следующие реквизиты:
1) председатель;
2) секретарь;
3) присутствовали;
4) повестка дня.
5) слушали;
6) выступили;
7) решили;
Основная часть, отражающая ход заседания, состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ,
РЕШИЛИ.
42
Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строчки, после
них ставится двоеточие и они, таким образом, зрительно разбивают текст.
Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня и
пишется на одной строке за цифрами, обозначающими порядковый номер
вопроса.
Фамилии и инициалы выступивших указываются с новой строки абзаца.
Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Если имеются тексты (или тезисы) выступлений, они не записываются в
протокол, а через тире после фамилии делается указание: “Текст выступления
(сообщения, доклада) прилагается”. После каждого выступления, если имеются,
записываются вопросы и ответы в порядке поступления с указанием фамилий и
инициалов лиц их задавших и ответивших.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись
принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления).
Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы,
должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к
какому числу. При выборах должностных лиц, при утверждении аудиторских
заключений в протоколе указываются результаты голосования по каждой
кандидатуре и по каждому аудиторскому заключению.
5.4.3.4. По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях
протоколы могут быть полными и краткими. В кратком протоколе дается лишь
указание фамилий выступивших и тема выступлений. Поэтому кратко
протоколируются только оперативные совещания палаты. Кроме того, краткий
протокол допустим, когда тексты выступлений прилагаются к протоколу или
имеется стенограмма. Во всех остальных случаях протокол должен быть
полным, содержать записи всех выступлений и отражать коллективную
выработку решений, столкновение мнений, дискуссию, т. е. давать
представление о характере замечаний, мнениях, высказанных при обсуждении.
5.4.3.5. В ходе заседания секретарем составляется черновик протокола. В
пятидневный срок протокол уточняется, выверяется, редактируется и
оформляется.
Полностью
подготовленный
протокол
подписывается
председателем и секретарем заседания либо, при небольшом количестве, всеми
членами, участвовавшими в заседании.
5.4.3.6. Протоколы формируются в дела вместе с документами,
созданными в процессе подготовки заседания: приглашения, списки участников
заседания и списки приглашенных, тексты и тезисы выступлений (докладов),
справочные материалы по обсуждаемым вопросам, проекты решений и
итоговых документов (все по одному экземпляру). Сформированные в дела
протоколы передаются на текущее хранение, где им присваивается
номенклатурный номер дела.
Пример № 33:
Контрольно-счетная палата Алатырского района
Чувашской Республики
43
ПРОТОКОЛ
заседания комиссии по установлению стажа муниципальной службы
муниципальным служащим Контрольно-счетной палаты Алатырского района
5 марта 2013 года
№ 1
Председатель:
Секретарь:
Присутствовали:
Повестка дня:
1.
2.
Слушали:
1.
2.
Выступали:
1.
2.
Решили:
Председатель комиссии
И.О. Фамилия
Члены комиссии
И.О. Фамилия
5.4.4. Акт
5.4.4.1. Акт – документ КСП, составленный одним или несколькими
служащими КСП Алатырского района и подтверждающий установленный факт,
событие, действие.
Акты составляются специально созданными комиссиями КСП
Алатырского района как постоянно действующими, так и назначаемыми для
разовых работ и подлежат утверждению председателем КСП Алатырского
района. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или
несколькими должностными лицами палаты. Поводом для составления актов
может служить: проведенная проверка (ревизия) отдельных вопросов
деятельности палаты или деятельности должностных лиц КСП, назначенная
председателем КСП Алатырского района, результаты работы постоянно
действующих или временно назначаемых председателем КСП Алатырского
района комиссий и т.д. Поэтому акты палаты могут быть следующих видов:
1) по внутренней проверке или ревизии;
2) по инвентаризации, списанию, приему, передаче имущества;
3) приема-передачи дел;
4) уничтожения документов и дел;
5) несчастных случаев, аварий и др.
44
Данные акты, независимо от их разновидности, составляются по единой
типовой схеме и оформляются на общем бланке. Дата и место составления,
проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту
актируемого события. В акте отражаются только те факты, которые точно
установлены лицами, подписывающими документ.
5.4.4.2. Заголовок акта КСП Алатырского района включает в себя
указание на вид (акт) и наименование документа, номер, время и место
составления.
5.4.4.3. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть
и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается
основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут
быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть словом
«Основание» и указывается наименование распорядительного документа
председателя палаты, его дата, номер и наименование (заголовок). С новой
строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее
перечисляются фамилии с инициалами составителей акта с указанием
должности. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по
алфавиту. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели,
задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты.
Результаты работы могут быть оформлены таблицей. Акт заканчивается
констатацией фактов либо в заключительной части акта могут делаться выводы
или даваться рекомендации. После текста перед подписями, при
необходимости, указывают количество составленных экземпляров акта и их
местонахождение.
5.4.4.4. Завершают текст акта подписи. Акт подписывается
председателем КСП Алатырского района и всеми его составителями. Акт после
его подписания, а при необходимости утверждения председателем КСП
Алатырского района, передается для регистрации и текущего хранения.
5.4.5. Служебное письмо
5.4.5.1. Служебное письмо - обобщенное название группы
управленческих документов КСП Алатырского района различного содержания,
которые служат средством общения с учреждениями, организациями,
сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма
применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в
управленческой деятельности (запросы, уведомления, приглашения, претензии,
изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания,
подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования
и т.п.).
5.4.5.2. Текст служебного письма должен быть простым и, как правило,
состоять из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие
составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на законодательные
или нормативные правовые акты и иные решения органов власти, явившиеся
основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть
45
документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения,
замечания и т.п.
5.4.5.3. Для активизации восприятия информации письма допускается
возможность изменять традиционный порядок изложения текста письма и
начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую
часть.
Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять
из одной основной части, без пояснений.
5.4.5.4. Письма составляются на специальном бланке палаты для писем
(см. пример № 33). Составитель документа кроме текста должен
сформулировать заголовок письма, указать адресата, должность, фамилию и
инициалы подписывающего, инициалы, свою фамилию и номер телефона
(реквизит исполнителя), проверить наличие приложений (если они есть). Если
письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного
документа, на который отвечает. Этот реквизит переносится в бланк при
окончательном оформлении письма.
пример № 33
Ч~ВАШ РEСПУБЛИКИН
Улатар район+н
ТĆРĆСЛЕВПЕ ШУТЛАВ ПАЛАТИ
-------------------------------------------КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА
АЛАТЫРСКОГО РАЙОНА
ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
429820, г. Алатырь,
ул. Ленина, д.29
__________ г. № ____
На № ________ от __________
46
Председатель
Контрольно-счетной палаты
Алатырского района
И.О. Фамилия
5.4.6. Телеграмма
5.4.6.1. Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи
информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии
документа, а также схем, чертежей и рисунков используются факсы,
электронная почта.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с
сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на
лицевой стороне бланка (или чистого листа) без переноса слов, абзацев,
исправлений.
В телеграмме указывается ее срочность, точный адрес, текст.
5.4.6.2. Текст служебной телеграммы заверяется печатью палаты.
Телеграмма составляется в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается
для передачи, а второй подшивается в дело. Если телеграмма направляется в
несколько адресов, соответственно количеству адресов увеличивается
количество экземпляров телеграммы.
5.4.6.3. По факсу может быть передан любой вид документа палаты
только в виде оперативной информации. Документы, переданные (полученные)
по факсу, не имеющие подтверждения своей подлинности, в дела КСП
Алатырского района не подшиваются.
5.4.7. Справки
5.4.7.1. Справки – документы палаты, содержащие текстовую и/или
табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу,
о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или
иных фактов и событий.
5.4.7.2. В КСП Алатырского района справки делятся на две группы – с
информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые
заинтересованным организациям, удостоверяющие какой-либо юридический
факт.
Для второй группы справок применяются унифицированные трафаретные
бланки. В справках помимо указания названия палаты, вида документа
(справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. На
47
справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется
подписью председателя КСП Алатырского района и печатью палаты.
5.4.7.3. Справки информационного характера отражают индивидуальные
ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные
сроки. Справки, направляемые за пределы палаты, оформляются на бланке с
установленными реквизитами КСП Алатырского района, а представляемые
внутри КСП – оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же
реквизиты.
Дата и номер, адресат, заголовок, текст, подпись являются обязательными
реквизитами этих двух видов справок палаты. Подписывают справку лица, ее
составляющие и несущие ответственность за представленные данные.
5.4.7.4. Особенности составления и оформления документов КСП
Алатырского района специального назначения (кадровых, бухгалтерских,
юридических и др.) определяются, исходя из специфики управленческой
деятельности КСП Алатырского района и ее документационного обеспечения,
и регулируются отдельными организационно-распорядительными документами
КСП в соответствии с действующим законодательством в этих сферах,
Регламентом и настоящей Инструкцией палаты.
6. Информационно-поисковая система по документам
КСП Алатырского района (ИПС)
В палате создается ИПС двух типов: в документарной форме (на
бумажном носителе) и автоматизированная в электронной форме (на
электронном носителе). ИПС включает регистрацию и индексирование
документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов и
систем (журналы и книги учета и регистрации (см. пример № 27) картотеки, а
также базы данных и гипертекстовые системы на электронных носителях).
6.1. Правила регистрации и индексирования документов
6.1.1. Регистрация документов – отражение факта создания или
поступления документа путем проставления на нем регистрационного индекса
с последующей записью необходимых сведений о документе в
регистрационных формах делопроизводств КСП Алатырского района.
6.1.2. Для текущего индексирования документов предусматривается
наличие в регистрационном номере следующих индексов:
1) обязательный порядковый регистрационный номер;
2) индексы должностных лиц, в случае необходимости (например, для
регистрации актов, заключений, исходящих писем) в соответствии с примером
№ 27.
6.1.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные,
статистические сборники, финансовые, бухгалтерские, кадровые и др.), как
48
создаваемые и используемые внутри палаты, так и направляемые в другие
организации и поступившие в КСП Алатырского района из других
организаций.
6.1.4. Документы регистрируются в КСП Алатырского района
соответствующим делопроизводством один раз:
1)поступающие – в день поступления,
2) создаваемые – в день подписания или утверждения.
Перечень
бухгалтерских
документов,
подлежащих
раздельной
регистрации,
устанавливаются
Инструкцией
по
бухгалтерскому
делопроизводству.
6.1.5. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в
пределах каждой регистрационной группы. Для отдельно регистрируемых
документов в пределах регистрационной группы могут использоваться
буквенные литеры, которые через тире дополняют порядковый
регистрационный номер документа. В КСП устанавливаются следующие
литеры:
“р” - на распоряжениях председателя КСП Алатырского района по
основной деятельности КСП Алатырского района;
“лс” - на приказах председателя КСП Алатырского района по
личному составу (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение или
прекращение трудового договора, поощрение и т.д.);
“о” – на приказах председателя КСП Алатырского района по личному
составу о предоставлении отпуска;
“к” - на приказах председателя КСП Алатырского района по личному
составу о направлении в командировку;
“РК” - на распоряжения председателя КСП Алатырского района на
проведение контрольного мероприятия;
“а” - на аудиторских актах по результатам проверок или ревизий;
“з” – на аудиторских заключениях по результатам аудиторских
проверок (ревизий);
“э” - на аудиторских заключениях по экспертизе документов,
заключениям экспертов КСП Алатырского района и иных экспертных
заключениях;
“и” – на информационно-аналитических справках и информационноаналитических записках.
“в” – иные документы (протокол согласования по разногласиям,
заключение государственного эксперта по уголовному делу и т.п.)
6.1.6. Документ, получивший регистрационный номер и учтенный в
регистрационных формах соответствующего делопроизводства палаты, с этого
момента приобретает статус служебного документа КСП и ответственность за
его сохранность несут служащие КСП Алатырского района получившие
данный документ. Обращение (пользование) этим документом осуществляется
в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
49
В автоматизированной ИПС КСП Алатырского района регистрация
документов должна осуществляться с использованием обязательных
реквизитов регистрации.
6.2. Обращение со служебными документами
6.2.1. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.
Давать справки по служебным документам и сообщать (передавать)
сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к документам,
разрешается только по согласованию с председателем КСП Алатырского
района.
6.2.2. Работа со служебными документами и их хранение за пределами
служебных помещений КСП Алатырского района допускается с разрешения
председателя КСП Алатырского района.
6.2.3. Служащий, выбывающий из КСП Алатырского района, а также
убывающий в длительную командировку, отпуск, учебу и т.п., имеющиеся у
него индивидуальные документы (отписанные ему лично) по указанию
председателя КСП Алатырского района передаются другому служащему КСП
Алатырского района по акту приёма передачи документов.
6.2.1. Особенности обращения со служебными
содержащими сведения ограниченного распространения.
документами,
6.2.1.1. К сведениям ограниченного распространения относятся
несекретные сведения, предусмотренные нормативно-правовыми актами
органов государственной власти и управления Российской Федерации и
Чувашской Республики и запрещенные к опубликованию в открытой печати,
передачах по радио и телевидению, а также сведения, получаемые
работниками КСП в ходе проверок и ревизий.
Сведения юридических и физических лиц, являющиеся в установленном
порядке их коммерческой тайной и ставшие в ходе контрольной деятельности
достоянием работников КСП Алатырского района, также относятся к
сведениям ограниченного распространения.
6.2.1.2. Пользование данными из служебных документов, содержащих
сведения ограниченного распространения, для открытых выступлений и
опубликования в открытой печати запрещается.
На служебных документах, содержащих сведения ограниченного
распространения, в правом верхнем углу первой страницы документа, на
обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного
письма к этим документам проставляется гриф «Для служебного пользования»
и номер экземпляра.
Пример № 34
ДСП
Экз. ед.
50
или
ДСП
Экз. №____.
6.2.1.3. При работе с документами с грифом «Для служебного
пользования» сотрудники палаты руководствуются правилами и требованиями
Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного
распространения в федеральных органах исполнительной власти (ФЗ от
20.02.95 №24-ФЗ).
6.2.1.4. Служебные документы с грифом «Для служебного пользования»
учитываются и регистрируются в регистрационных формах с литером «дсп» к
порядковому номеру документа и они хранятся отдельно от остальных
служебных документов в надежно запираемых и опечатываемых шкафах
(сейфах) в служебных помещениях. Выдача этих служебных документов и
изданий производится под расписку и только тем исполнителям, которые
имеют непосредственное отношение к ним.
6.2.1.5. Выносить документы с грифом «Для служебного пользования» из
помещений КСП запрещается.
6.2.1.6. Пересылка служебных документов и изданий с грифом “Для
служебного пользования” производится через службу фельдъегерско-почтовой
связи с пометкой на пакете (посылках) “ДСП”, или заказными отправлениями
через предприятия связи.
Документы с грифом «Для служебного пользования» размножаются
(тиражируются) только с письменного разрешения председателя КСП
Алатырского района, с указанием количества экземпляров.
6.2.1.7. Аудиторские заключения, акты аудиторских проверок,
информационно-аналитические
записки,
информационно-аналитические
справки не относятся к документам, содержащим сведения ограниченного
распространения (для служебного пользования).
6.2.1.8. Дела с несекретными служебными документами, в которых по
мере накопления материалов сосредотачиваются сведения ограниченного
распространения, закрепляются за определенными исполнителями, хранятся и
выдаются для работы применительно к служебным документам с грифом “Для
служебного пользования”.
7. Формирование дел и составление номенклатуры дел
КСП Алатырского района
7.1.Формирование дел
7.1.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел КСП Алатырского района, согласованной с
ЭПК МБУ «Алатырский районный архив» и утвержденной председателем
палаты.
51
7.1.2. Формированием дел в КСП Алатырского района занимается:
1) общих, кадровых, архивных дел КСП Алатырского района –
должностные лица КСП Алатырского района;
2) бухгалтерских дел КСП Алатырского района – начальник отдела
бухгалтерского учета и отчетности – главный бухгалтер администрации
Алатырского района на основании договора поручения от 5 марта 2013 года №
1.
Текущий контроль за формированием дел осуществляет председатель
КСП Алатырского района.
7.1.3. Все исполненные служебные документы подшиваются в дела,
которые заводятся согласно номенклатуре дел. Дела, как правило, заводятся на
один год, после чего они закрываются и передаются на хранение в зависимости
от срока хранения в МБУ «Алатырский районный архив» на постоянное
хранение или в архив КСП (по мере необходимости).
7.1.4. Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре дел, должна
соответствовать дате первого подшитого документа в этом деле. Дата начала и
окончания дела должны соответствовать крайним датам документов,
подшитым в нем. Эти даты проставляются на обложке дела (см. пример № 34)
после его закрытия.
пример № 34
Образцы форм оформления дел
1.Обложка дела
52
КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА
Алатырского района Чувашской Республики
ДЕЛО № 01-01 том 1
Законы, указы, распоряжения
Президента Российской Федерации, главы Чувашской Республики,
постановления и распоряжения Кабинета Министров Чувашской Республики,
приказы, указания и инструктивные письма вышестоящих органов,
присланные для сведения, руководства
Начато:
“ 05 ” марта 2013 г.
Окончено: “ 31 ” декабря 2013 г.
На: 170 листах
Хранить: _до минования надобности
2.Внутренняя опись документов дела № том ___
№
п/п
1
Индекс
документа
2
Дата
документа
3
Заголовок
документа
4
Номера
листов дела
5
Примечание
6
7.2.Составление номенклатуры
7.2.1. В КСП Алатырского района на все заводимые дела, книги и
журналы составляется номенклатура дел. Номенклатура дел - это
53
систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в
КСП, с указанием сроков их хранения, оформленный установленным
настоящей Инструкцией порядке (см. пример № 35). Номенклатура дел
предназначена для группировки исполненных документов в дела,
систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их
хранения. Она является схемой построения справочной картотеки на
исполненные документы и основой для составления описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура служит планом
распределения документов в дела после их исполнения, и таким образом,
определяет систему хранения документов в КСП Алатырского района. Она
составляется с учетом важности, однотипности поступающих в дела
документов и сроков их хранения. Номенклатура является основным учетным
документом на текущий год. Нумерация формируемых дел, книг и журналов (в
том числе и переходящих) по возможности должна сохраняться из года в год.
7.2.2. Номенклатура дел КСП Алатырского района составляется и
подписывается должностным лицом, составившим номенклатуру, после чего
утверждается председателем КСП Алатырского района не реже одного раза в 5
лет. Данная номенклатура является сводной, устанавливает состав дел КСП
Алатырского района с единой системой индексации и является нормативным
документом КСП Алатырского района.
При составлении номенклатуры, руководствуются действующими в
Российской Федерации и Чувашской Республике типовыми и примерными
номенклатурами дел, перечнем типовых управленческих документов с
указанием сроков хранения.
В номенклатуре дел КСП Алатырского района должны быть
предусмотрены резервные номера по каждому делопроизводству и их
открытым секторам для возможного перспективного использования.
Пример № 35
1. Номенклатура дел КСП Алатырского района (образец оформления)
54
Контрольно-счетная палата
Алатырского района
Чувашской Республики
УТВЕРЖДЕНА
УТВЕРЖДЕНА
приказом
приказом
Контрольно-счетной
Контрольно-счетной
палаты
палаты Ала
Алатырского района
района
от 05.03.2013
отг.05.03.2013
№ 03
г. № 03
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2013 год
Индекс
дела
Заголовок дела (части, тома)
1
2
Количес
тво дел
(томов,
частей)
3
Срок
хранения и
номера статей
по перечню
4
Примеч
ание
5
01. РУКОВОДСТВО
01-01
02-01
03-01
03-01
Законы, указы, распоряжения Президента
Российской Федерации, главы Чувашской
Республики, постановления и распоряжения
Кабинета Министров Чувашской
Республики, приказы, указания и
инструктивные письма вышестоящих
органов, присланные для сведения,
руководства
02.ФИНАНСОВЫЙ КОНТРОЛЬ
Инструкции, методические указания, иные
нормативные акты по вопросам
финансового контроля
03.КАДРЫ
Приказы по личному составу
04. БУХГАЛТЕРИЯ
Должностные инструкции
Должность специалиста,
подготовившего номенклатуру
Одобрено:
Протокол ЭК КСП
№ __ от______ 20__ г.
ДМН
ст.1
ДМН
ст.1
Постоянно
ст.55
Постоянно
ст.55
И.О. Фамилия
Согласовано:
директор МБУ
« Алатырский районный архив»
_____________________ И.О.Фамилия
«_______»_______________20__г.
Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел
55
Сроки хранения
Всего
В том числе
переходящие
С отметкой ЭПК
1.Постоянно
2.Временно (свыше 10 лет)
3.Временно (до 10 лет включительно)
Итого:
____________
________________________
(наименование должности)
(подпись)
_________________
(расшифровка подписи)
___________ 20___ г.
7.2.3. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь
определенный индекс.
7.2.4. Рабочая номенклатура на предстоящий период их действия
разрабатывается, составляется, согласовывается и утверждается в последнем
квартале предшествующего года и вводится с 1 января очередного года.
По окончании года в номенклатуре дел и по окончанию срока действия
по установленной форме заполняются все графы и заносятся итоговые сведения
о категориях и количестве заведенных в палате дел.
Самостоятельные изменения и дополнения в действующие сводную и
рабочую номенклатуру дел палаты не допускаются.
8. Контроль исполнения документов
8.1. Основные требования к организации контроля исполнения
документов
8.1.1. Контроль исполнения служебных документов в КСП Алатырского
района является одной из основных обязанностей всех служащих КСП
Алатырского района и имеет целью обеспечить повышение персональной
ответственности каждого служащего КСП Алатырского района за порученное
дело, своевременное и качественное выполнение документов, решение
вопросов и поручений, изложенных в них.
Контролю исполнения подлежат только зарегистрированные
документы.
8.1.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа
на контроль, проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ
результатов контроля исполнения документов в установленные сроки,
информирование председателя КСП Алатырского района о состоянии
исполнения документов.
Председатель КСП Алатырского района организует в КСП Алатырского
района контроль исполнения документов.
8.1.3. Обязательному контролю исполнения подлежат:
56
1) запросы и обращения Собрания депутатов Алатырского района и
главы Алатырского района;
2) запросы и обращения исполнительных и представительных органов
власти Алатырского района;
3)распоряжения, поручения и указания председателя КСП Алатырского
района;
4) служебные документы, в правом верхнем углу первого листа которых
стоит штамп или надпись «К» (контроль).
5) иные служебные документы, в которых определены сроки исполнения
или имеются резолюции председателя КСП Алатырского района о
представлении докладов, предложений, заключений и выполнении
(проведении) других конкретных поручений (мероприятий).
8.1.4. Вопросы, поставленные юридическим лицам по истребованию
контрольной информации, находятся под контролем должностного лица
палаты, составившего соответствующий запрос.
8.2. Организация контроля исполнения документов
8.2.1. Контроль исполнения входящих документов осуществляется по
регистрационным карточкам, создаваемым в БД «Делопроизводство».
8.2.2. Служебный документ считается исполненным, когда изложенный в
нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена. На
исполненном документе должна быть отметка исполнителя с указанием, каким
регистрационным номером исполнен документ, дата исполнения и номер дела,
в которое документ должен быть подшит.
8.2.3. Служебные документы снимаются с контроля после полного
разрешения вопросов, поставленных в них, и корреспонденту дан ответ.
8.2.4. Лица, ответственные в КСП Алатырского района за контроль
исполнения документов, обязаны регулярно (не реже одного раза в квартал)
информировать председателя КСП Алатырского района о состоянии и
результатах исполнения, в необходимых случаях готовить докладные записки о
несвоевременном исполнении документов с указанием конкретных
исполнителей и периодически обобщать работу по исполнению документов,
исполнительскую дисциплину.
8.3. Сроки исполнения
8.3.1. Сроки исполнения документов КСП Алатырского района
начинаются с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших –
с даты регистрации их в палате. Сроки исполнения могут быть типовыми и
индивидуальными.
8.3.2. Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются
председателем
КСП
Алатырского
района.
При
определении
продолжительности срока исполнения документа учитываются содержание
документа и практические возможности его исполнения.
57
8.3.3. Сроки исполнения указываются в самих документах
(распоряжениях, приказах и т.д.) или фиксируются в резолюции председателя
КСП Алатырского района.
8.3.4. В случаях, когда срок исполнения документа в резолюции не
указан, применяются следующие типовые сроки исполнения:
1) федеральные конституционные законы, федеральные законы
Российской Федерации - согласно указанному в них сроку;
2) указы Президента Российской Федерации - согласно указанному в них
сроку;
3) распоряжения Президента Российской Федерации - согласно
указанному в них сроку;
4) постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации согласно указанному в них сроку;
5) законы субъекта Российской Федерации - согласно указанному в них
сроку;
6) постановления, решения законодательного органа субъекта Российской
Федерации - согласно указанному в них сроку;
7) постановления органа государственной власти субъекта Российской
Федерации - согласно указанному в них сроку;
8) распоряжения главы органа государственной власти субъекта
Российской Федерации - согласно указанному в них сроку;
9) парламентские запросы Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации - не позднее чем через 15 календарных дней со дня
получения
парламентского
запроса
или
в
иной
установленный
соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации
срок;
10) запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 календарных дней
со дня его получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок;
11) обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью,
- безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных
материалов - не позднее чем через 30 календарных дней со дня получения
обращения);
12) обращения депутатов законодательного (представительного) органа
власти субъекта Российской Федерации - в срок, установленный
законодательством субъекта Российской Федерации;
13) письма из Администрации Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, Конституционного Суда Российской
Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генеральной
прокуратуры Российской Федерации, администрации субъекта Российской
Федерации - в соответствии с указаниями по исполнению документа
58
председателя палаты, если в них не указан срок, - не позднее чем через 30
календарных дней;
14) протест прокурора - не позднее чем через 10 календарных дней;
15) представление прокурора - не позднее чем через 30 календарных
дней;
16) пересылка обращений граждан, содержащих вопросы, решение
которых не относится к компетенции палаты, осуществляется в течение семи
календарных дней;
17) обращения средств массовой информации по вопросам
предоставления информации - семь календарных дней. Если требуемые
сведения не могут быть предоставлены в указанный срок, то допускается
отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации с вручением в
трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации
уведомления об отсрочке представителю редакции, в котором указываются
причина отсрочки, дата, к которой будет предоставлена запрашиваемая
информация, должностное лицо, установившее отсрочку, дата принятия
решения об отсрочке.
18) запрос государственного органа, органа местного самоуправления или
должностного лица, рассматривающего обращение гражданина, - документы и
материалы, необходимые для рассмотрения обращения, предоставляются в
течение 15 дней, за исключением документов и материалов, в которых
содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую
федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок
предоставления.
19) телеграммы (факсограммы), требующие срочного решения – до 2
дней; остальные – в течение 10 дней.
8.3.5. Если исполнение документа связано с выездом, получением и
изучением дополнительного материала, то срок исполнения может быть
продлен до одного месяца.
Если исполнение документа связано с организацией и проведением
аудиторской проверки (ревизии), то срок исполнения продлевается на срок
проведения проверки (ревизии), составления и согласования с проверяемой
стороной аудиторского акта по результатам этой проверки (ревизии).
Если исполнение документа связано с составлением аудиторского
заключения, то срок исполнения продлевается на срок принятия решения по
этому аудиторскому заключению.
О фактах продления сроков исполнения документа в обязательном
порядке уведомляется автор этого документа.
8.3.6. Срок исполнения документа может быть изменен только лицом
(или организацией), которое его установило.
Если в процессе исполнения выясняется, что для выполнения указания
требуется более длительный срок, чем тот, который указан в документе или
резолюции, исполнитель документа не позднее, чем за 2-3 дня до истечения
срока исполнения должен обратиться к председателю КСП Алатырского района
с просьбой о продлении срока.
59
9. Порядок печатания и тиражирования документов
Печатание и тиражирование документов производится в порядке,
утвержденным распоряжением председателя КСП Алатырского района.
Размножение документов на копировально-множительных аппаратах в
КСП Алатырского района производится согласно Единым правилам печатания
несекретных документов и организационно-распорядительным документам
КСП Алатырского района.
Сотрудникам аппарата КСП Алатырского района, работающим на
множительных аппаратах, запрещается размножать какие-либо посторонние
документы.
10. Печати и штампы КСП Алатырского района
Изготовление печатей и штампов производится в порядке,
установленном МВД Российской Федерации.
Лица, ответственные за хранение печатей с изображением герба
Чувашской Республики и иных печатей КСП Алатырского района, назначаются
распоряжением председателя КСП Алатырского района.
Печати и штампы с КСП Алатырского района хранятся в закрытых
шкафах (сейфах).
Печать КСП (с изображением герба Чувашской Республики) ставится на
документах,
где
воспроизведение
гербовой
печати
специально
предусматривается нормативными актами.
Печати с наименованием КСП (не гербовые) ставятся на размноженных
экземплярах
распорядительных
документов,
не
воспроизводящих
факсимильную подпись подлинника; на копиях документов, направляемых вне
палаты; на справках по вопросам трудовой деятельности, зарплаты и т.п.
Учет печатей и штампов с изображением их оттисков осуществляется в
соответствующем регистрационном журнале