О порядке приема-передачи архивных документов и

Комитет по управлению архивным делом
Администрации Ростовской области
Методические рекомендации
«О порядке приема-передачи архивных документов
и материальных ценностей при смене
руководителя архивного учреждения администрации
городского округа или муниципального
района»
Одобрены решением
коллегии комитета
по управлению архивным
делом Администрации
Ростовской области
от 30.07.2009 протокол №3
г. Ростов-на-Дону
2009
2
1. Общие положения
1.1.
Настоящие
методические
рекомендации
являются
методическим документом, определяющим порядок приема-передачи
научно-справочного аппарата, делопроизводства архива, архивных
документов и материальных ценностей архивного учреждения при
смене его руководителя. Правильная организация приема-передачи дает
новому работнику представление об архивных документах, научносправочном аппарате архива, условиях и месте их хранения, позволяет
познакомиться со спецификой работы и уяснить ее значение.
1.2. В методических рекомендациях используются понятия,
установленные Областным законом от 12.03.2007 №638-ЗС «Об
архивном деле в Ростовской области»:
Архивный фонд Ростовской области – исторически
сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных
документов, отражающих материальную и духовную жизнь населения
Ростовской области, имеющих историческое, научное, социальное,
экономическое, политическое и культурное значение, являющихся
неотъемлемой частью историко-культурного наследия населения
Ростовской области и составной частью Архивного фонда Российской
Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих
постоянному хранению.
- Архивное дело в Ростовской области – деятельность
государственных органов, органов местного самоуправления,
организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда Ростовской
области и других архивных документов на территории Ростовской
области.
1.3. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 №125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» к полномочиям
муниципальных образований в области архивного дела относятся:
хранение, комплектование (формирование), учет и использование
архивных документов и архивных фондов: а) органов местного
самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек; б)
муниципальных
унитарных
предприятий,
включая
казенные
предприятия, и муниципальных учреждений.
1.4. Документы, хранящиеся в муниципальных архивных учреждениях администраций городских округов и муниципальных районов,
входят в состав Архивного фонда Ростовской области и используются в
научных, социально-культурных, народнохозяйственных целях, для
обеспечения социальных прав и интересов граждан. Документы, хранящиеся в муниципальных архивах документов по личному составу, являются основанием для защиты пенсионных гарантий жителей области.
1.5. Методическое письмо архивного отдела облисполкома от
30.06.1982 №10-35.4/50 «О порядке приема – сдачи дел и материалов
при смене заведующего государственным архивом», утратило силу.
3
2. Организация приема-передачи
2.1. Для организации приема-передачи архивных документов и
материальных ценностей архива при смене руководителя архивного
учреждения распорядительным документом администрации назначается
комиссия в составе не менее трех человек.
2.2. В состав комиссии включаются: руководитель, курирующий
архивную
службу,
сотрудники
структурных
подразделений
администрации, руководитель архива, передающий архив и
руководитель, принимающий архив.
2.3. Приему-передаче подлежат:
- научно–справочный аппарат (НСА) и учетные документы
архива;
- архивные документы архива;
- методические пособия;
- делопроизводство архива;
- бланки;
- средства оргтехники;
- средства охраны и пожаротушения;
- стеллажи, архивные коробки, мебель и прочее.
2.4. Прием-передача производится в соответствии с актом приемапередачи архивных документов и материальных ценностей архива
(приложение 1). Прием-передача НСА и архивных документов
отражается в таблице прием-передача НСА и архивных документов
архива (приложение 2).
Акт составляется в процессе приема-передачи по разделам, в двух
экземплярах. Акт подписывают председатель, члены комиссии,
руководитель архива, передающий архив и руководитель, принимающий
архив. Акт утверждает глава администрации городского округа или
муниципального района. Первый экземпляр акта хранится в архиве
(дело по номенклатуре № 00-10), второй - передается в комитет по
управлению архивным делом Администрации Ростовской области.
2.5. О результатах проведенной работы комиссия докладывает
руководству администрации городского округа или муниципального
района.
3. Прием-передача научно–справочного аппарата
и учетных документов архива
3.1. Приему-передаче подлежат:
- основные (обязательные) учетные документы архива: список
фондов, книга учета поступлений документов, карточки фондов, описи
дел, реестры описей дел, паспорт архива, дела фондов;
- вспомогательные учетные документы архива: книга учета
движения
дел по
фондам,
книга
учета
переработки
и
усовершенствования описей, книга учета выдачи дел во временное
пользование, книга учета выбытия фондов и документов;
4
- учетные документы архива по работе с организациями: список
организаций-источников комплектования, наблюдательные дела
организаций.
3.2. Прием-передачу следует производить в определенной
последовательности: вначале передаются справочники, показывающие
количество дел в целом по архиву и их движение (список фондов,
паспорт архива на 01.01.00, реестр описей, книги учета поступлений и
выбытия документов). После этого в порядке номеров фондов
передаются справочники по каждому фонду (дело фонда, описи,
карточки фондов и др.).
В графе 2 таблицы прием-передача НСА и архивных документов
архива (приложение 2) указываются номера и названия фондов в
порядке, закрепленном списком фондов архива.
В графе 3 таблицы отмечается наличие дел фондов. При приемепередаче «дел фондов» проверяется выборочно содержание 5-10 дел
фондов, которое должно соответствовать примерному перечню
документов, находящихся в делах фондов муниципального архива.
(приложение 3).
В графах 4-6 таблицы указывается полнота количества
экземпляров описей дел постоянного хранения, по личному составу,
личного происхождения (при наличии трех полных экземпляров
указывается – 1,2,3; при наличии двух – 1,2; одного – 1). При отсутствии
описей дел в графах 4-6 пишется слово «нет». Не полный комплект
экземплярности описей оговаривается в графе «примечание».
В графу 7 таблицы переносится количество дел из карточки фонда.
В графу 8 таблицы переносится количество единиц хранения,
числящихся по сводной итоговой записи в описи.
В графе 9 таблицы указывается наличие единиц хранения в фонде
при поштучном подсчете на момент передачи архива.
В графе 10 таблицы указывается наличие единиц хранения,
выданных во временное пользование, по журналу, актам выдачи во
временное пользование и картам – заместителям.
В графе 11 таблицы указываются номера необнаруженных единиц
хранения, годы.
В графе 12 таблицы указывается вид приема – передачи: по
учетным документам, поединично, согласно описям дел.
3.3. При приеме-передаче учетных документов архива по работе с
организациями:
наблюдательные
дела
организаций-источников
комплектования проверяются выборочно (5-10 наблюдательных дел).
Содержание наблюдательных дел должно соответствовать примерному
перечню документов, находящихся в наблюдательных делах
организаций муниципального архива (приложение 3). Количество
организаций
включенных
в
список
организаций-источников
комплектования должно соответствовать количеству наблюдательных
дел.
5
4. Прием-передача архивных документов архива
4.1. После приема-передачи НСА архива производится приемпередача непосредственно архивных документов. Прием-передачу
целесообразно проводить постеллажно, в порядке размещения фондов
на стеллажах. После приема - передачи архивных документов каждого
фонда вносятся соответствующие записи в графы 2-13 таблицы.
4.2. Прием-передача архивных документов может проводиться
тремя способами: по учетным документам архива, поединично, согласно
описи дел. Способ приема-передачи архивных документов зависит от
состояния НСА архива и организации учета документов Архивного
фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве.
4.2.1. Прием-передача архивных документов по учетным
документам архива.
По учетным документам архива могут быть переданы фонды,
имеющие качественный НСА; прошедшие проверку наличия и
состояния архивных документов в течение предшествующего года;
малочисленные фонды (до 50 ед.хр.); фонды ликвидированных
учреждений.
При передаче дел по учетным документам архива количество дел в
описи сверяется с количеством дел по карточке фонда. Дела при таком
способе приема-передачи не пересчитываются. В графе 8 таблицы
указывается количество дел, принятых на хранение и учтенных в описи
дел на момент проведения приема-передачи. Если количество дел в
карточке фонда (графа 7 таблицы) и в описи дел (графа 8 таблицы)
совпадает, то в графе 9 таблицы эта цифра повторяется. В графе 12
таблицы указывается вид приема-передачи - по учетным документам.
4.2.2. Прием-передача архивных документов поединично.
При приеме-передаче архивных документов поединично
производится подсчет количества дел в каждом фонде, их количество
указывается в графе 9 таблицы и сравнивается с количеством дел,
числящимся по описи (графа 8 таблицы) и по карточке фонда (графа 7
таблицы). Следует учитывать, что некоторые дела могут быть выданы во
временное пользование. Поэтому при приеме-передаче необходимо
проверить наличие актов о выдаче архивных документов во временное
пользование из фондов, регистрацию их в журнале выдачи архивных
документов во временное пользование и наличие карт – заместителей на
выданные дела. В графе 10 таблицы указывается их количество, номера,
годы.
В случае расхождения количества дел, в графах 7, 8, 9 таблицы
проводится проверка наличия дел по описи.
4.2.3. Прием-передача архивных документов согласно описи
дел.
При приеме-передаче дел по описи проводится сверка каждого
дела с описью. По описям передаются наиболее используемые фонды:
органы государственной власти и местного самоуправления; отделы
6
исполкомов (администраций); колхозы, совхозы и другие учреждения
города (района) – выборочно.
4.3.После приема-передачи архивных документов по всем фондам
проводится подсчет данных в графах таблицы.
4.4. При проведении приема-передачи по всем фондам архива
количество дел должно соответствовать данным паспорта архива на
01.01.00 с учетом движения дел в фонде в текущем году
4.5.Руководитель, передающий архивные документы, разъясняет
новому руководителю общие требования к размещению архивных
документов в архивохранилище, порядок размещения архивных
документов на стеллажах, полках, содержание поисковых данных на
коробках (связках), топографических указателях, карточках фондов.
5. Прием-передача методических пособий архива
5.1. Прием-передача методических пособий проводится по
журналу учета методических пособий. При наличии всех пособий,
внесенных в журнал, в акте указывается, что переданы все пособия
согласно журналу. В случае отсутствия каких–либо пособий, в акте
перечисляются их номера и названия. Если имеются методические
пособия, не внесенные в журнал учета методических пособий, их
названия перечисляются в акте.
6. Прием-передача делопроизводства архива
6.1. Прием-передача делопроизводства архива осуществляется по
номенклатуре дел архива текущего года, составленной в соответствии с
примерной номенклатурой дел архивного отдела райгорадминистраций,
разработанной комитетом и утвержденной приказом председателя
комитета от 06.09.2001 № 15.
6.2. Дела передаются в порядке номеров, закрепленных
номенклатурой дел. Отсутствие каких–либо дел оговаривается в акте
приема-передачи.
6.3. При приеме-передаче планово-отчетных документов архива
проверяется полнота их комплекта.
7. Прием-передача бланков архива
7.1. Указывается наименование передаваемых бланков и их
количество.
8. Прием-передача средств оргтехники
8.1. Указывается наименование передаваемой оргтехники и ее
количество, инвентарные номера.
9. Прием-передача средств охраны и пожаротушения
9.1. Перечисляются средства охраны архива и имеющиеся в
наличии средства пожаротушения (указывается их техническое
7
состояние, действующее, не работающее и т.п.).
10. Прием-передача стеллажей, архивных коробок, мебели и
прочее
10.1. Указывается количество погонных метров стеллажей,
количество архивных коробок (свободных), количество и наименования
контрольно-измерительных приборов температуры и влажности воздуха
и др.
8
Список нормативно – методической литературы
Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации».
Областной закон от 12 марта 2007 года №638-ЗС «Об архивном деле в
Ростовской области».
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М.,
2007.
9
Приложение 1
Утверждаю
Наименование должности руководителя
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Акт
от…
Печать
№…
Приема-передачи архивных документов
и материальных ценностей архива
(название архива)
В соответствии с ____________________ от _______ № _______
(документ)
_________________________ передал, а __________________________
(Ф.И.О. передающего)
(Ф.И.О. принимающего)
принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного
документа, в составе председателя комиссии_______________________
(Ф.И.О.)
__________________ и членов комиссии _________________________
(Ф.И.О.)
научно-справочный аппарат, учетные документы, архивные документы,
методические пособия, делопроизводство и материальные ценности
архива:
1 – 2. Научно – справочный аппарат, учетные документы,
архивные документы архива
Список фондов архива – (итоговая запись на 01.01.00)
Описи дел (количество экземпляров, согласно реестра описей дел) Реестры описей дел - (итоговая запись на 01.01.00)
Паспорт архива на 01.01.00 Книга учета поступления документов (дата последней записи и
количество принятых дел в текущем году) Карточки фондов – (количество)
Дела фондов – (количество и соответствие примерному перечню
приложение 3)
Книга учета движения дел по фондам (дата последней записи) Книга учета переработки и усовершенствования описей (дата последней
записи) Книга учета выдачи дел во временное пользование (дата последней
записи) Книга учета выбытия фондов и документов (дата последней записи и
количество выбывших дел в текущем году) Список организаций-источников комплектования (итоговая запись
на 01.01.00) -
10
Наблюдательные дела организаций- источников комплектования –
(количество и соответствие примерному перечню приложение 3)
3. Методические пособия архива
Журнал учета методических пособий (имеется, ведется, нет, не
ведется) Методические пособия (количество) Отсутствующие методические пособия (перечислить номера и
названия) Методические пособия, не учтенные в журнале (перечислить
названия) 4. Делопроизводство архива
Номенклатура дел на текущий год (дата утверждения
руководителем) Наличие дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел
(количество) 5. Бланки архива
Сведения о бланках (описи дел, наклейки на обложки дел,
заверительные надписи к делу и др.) отражаются в табличной форме.
№ пп
Наименование
Количество
Примечание
6. Средства оргтехники архива
Компьютер, ксерокс, сканер и др. (указать наименование,
инвентарные номера и количество).
7. Средства охраны и пожаротушения архива
Охранно-пожарная сигнализация (имеется, работает),
огнетушители (вид, срок годности, количество) и др.
Резервные ключи от хранилищ (хранятся у______)
Ключи от решеток (хранятся) 8. Стеллажи, архивные коробки, мебель и прочее (количество
по видам)
Сдал_________________
_____________
личная подпись
фамилия инициалы
Принял_______________
_____________
личная подпись
фамилия инициалы
Председатель комиссии __________
личная подпись
Члены комиссии: ________________
личная подпись
_____________
фамилия инициалы
______________
фамилия инициалы
11
Приложение 2
Таблица приема-передачи НСА и
архивных документов архива
№№
п/п
№
Дело
Научно-справочный
и
фонда
аппарат (НСА)
название
Описи Описи Описи
фонда
дел
дел по личного
пост.
хр.
Колво
экз.:
1, 2, 3
1
2
3
4
л/с.
Колво
экз.:
1, 2
5
происхождения Колво экз.:
1, 2, 3
6
Наличие единиц хранения в архиве
Карточка
фонда
(кол-во,
годы)
7
По описи
8
Кол-во
Выдано
дел при во врепередаче менное
пользование
№№,
годы
9
10
Не обнаружено
№№, годы
11
Вид
приемапередачи
12
Примечание
13
12
Приложение 3
Примерный перечень документов, который должен находиться
в "делах фондов" муниципального архива
- историческая справка (дополнение к ней)
- описи дел постоянного хранения
- описи дел по личному составу
- описи дел личного происхождения
- описи фотодокументов
- акты приема-передачи архивных документов на хранение
- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих
хранению
- акты о неисправимых повреждениях архивных документов
- акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых
исчерпаны
- акты о технических ошибках в учетных документах
- акты об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов
- акты об обнаружении архивных документов
- акты проверки наличия и состояния архивных документов и листы
проверки наличия и состояния архивных документов
- акты описания архивных документов, переработки описей
- акты об образовании объединенного архивного фонда (для ОАФ)
- описи, прошедшие усовершенствование и переработку
- справки учреждений об утрате документов, взятых на учет
Примерный перечень документов, который должен находиться
в «наблюдательных делах» организаций-источников комплектования
муниципального архива
- инструкция по делопроизводству
- номенклатура дел организации
- историческая справка (дополнение к ней)
- описи дел постоянного хранения и предисловия к ним
- описи дел по личному составу и предисловия к ним
- паспорт архива организации
- выписки из приказов о назначении ответственного за работу архива и
делопроизводство; о создании ЭК
- положения об архиве, ЭК
- справки по проверкам
- переписка с учреждениями