УДК 001(06) Телекоммуникации и новые информационные технологии… А.А. КОВРАЖКИН, Д.А. ПОТАПОВ, В.И. МЕТЕЧКО Московский инженерно-физический институт (государственный университет) МАРШРУТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ИНФОРМАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ «СТУДЕНТ» В настоящей работе приводится краткое описание разрабатываемого в Центре новых информационных технологий (ЦНИТ МИФИ) модуля «Маршрутизация документов» информационно-управленческой системы «Студент». В настоящее время ЦНИТ МИФИ активно занимается разработкой системы автоматизированного электронного документооборота университета. Разрабатываемая система электронного документооборота должна повысить эффективность управления процессами создания, обработки, хранения и публикации документов, а также автоматизировать выполнение основных процедур делопроизводства МИФИ. В соответствии с планом работ, на первом этапе разработки системы электронного документооборота МИФИ производится автоматизация делопроизводства, связанного с поддержанием жизненного цикла студента, включающего в себя следующие основные процедуры: - зачисление студента в университет; - контроль успеваемости студента (семестровый контроль, зачётная сессия и экзаменационная сессия); - перевод студента с курса на курс (возможно, с одного факультета на другой); - взятие студентом академического отпуска; - подготовка и проведение преддипломной практики, дипломного проектирования и защиты дипломного проекта; - отчисление студента (по причинам неуспеваемости, перевода в другое учебное заведение, успешного окончания университета и т.д.). Каждая из этих процедур сопровождается большим количеством разнообразных бумажных документов. Для повышения эффективности документооборота университета предлагается автоматизировать подобные процедуры делопроизводства. В процессе автоматизации соответствующие бумажные документы будут постепенно полностью заменены электронными документами. ________________________________________________________________________ ISBN 5-7262-0710-6. НАУЧНАЯ СЕССИЯ МИФИ-2007. Том 10 17 УДК 001(06) Телекоммуникации и новые информационные технологии… Разрабатываемая ЦНИТ МИФИ в рамках электронного документооборота университета подсистема «Маршрутизация документов» обеспечивает прозрачное для пользователей перемещение документов между указанными рецензентами. Подсистема «Маршрутизация документов» поддерживает следующие два типа маршрутизации документов: - свободная маршрутизация; - жёсткая маршрутизация. При свободной маршрутизации автор документа сам выбирает адресатов, которым будет доставлен этот документ. Порядок рассмотрения полученного документа адресатами в общем случае не определён. Прекрасным примером такого типа маршрутизации может служить электронная почта: автор электронного письма сам определяет адресатов, которым будет направлено это письмо. В рамках системы электронного документооборота университета свободная маршрутизация идеально подходит для служебных записок. При жёсткой маршрутизации автор документа может выбрать только тип создаваемого документа. С каждым типом документа связан маршрут, т.е. дальнейший путь документа в системе электронного документооборота строго регламентирован. Маршруты определяют, через каких пользователей должен пройти указанный документ и какие действия каждый из этих пользователей должен с ним совершить. Пользователи могут быть как и чётко определёнными (например, Иванов И.И.), так и абстрактными (например, начальник какого-либо отдела). Также в маршруте документа определяется, кому надо передать документ, если адресат недоступен (например, находится в отпуске). Время каждого действия в маршруте может быть строго регламентировано. Если превышено время какого-либо действия, то документ автоматически перенаправляется с соответствующими пометками контроллёру (лицу, определённому в маршруте в качестве проверяющего за исполнением данного типа документов). Жёсткая маршрутизация документов идеально подходит для сложных и чётко определённых деловых процессов таких как, например, подготовка и утверждение приказов. В подсистеме «Маршрутизация документов» маршруты представляются в виде направленных графов (возможно циклических) с одной начальной вершиной (создание документа) и несколькими конечными вершинами (последнее действие для данного типа ________________________________________________________________________ ISBN 5-7262-0710-6. НАУЧНАЯ СЕССИЯ МИФИ-2007. Том 10 18 УДК 001(06) Телекоммуникации и новые информационные технологии… документов: например, архивация). Для создания и изменения маршрутов разрабатывается утилита с интуитивно понятным интерфейсом. ________________________________________________________________________ ISBN 5-7262-0710-6. НАУЧНАЯ СЕССИЯ МИФИ-2007. Том 10 19