Регламент работы с документами СМК в СЭД
реклама
Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 1 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.1 из 34 УТВЕРЖДАЮ Ректор ____________В.А.Кокшаров «___» _____________2015 г. РЕГЛАМЕНТ работы с документами системы менеджмента качества в системе электронного документооборота Дата введения: Приказ №__________от ___________ Екатеринбург, 2015 © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 2 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.2 из 34 ОГЛАВЛЕНИЕ Назначение и область применения .............................................................................. 3 Нормативные ссылки .................................................................................................... 3 Термины, обозначения и сокращения ......................................................................... 4 Общие положения ......................................................................................................... 5 Описание процесса ........................................................................................................ 5 5.1.Создание документа СМК в СЭД .......................................................................... 5 5.2.Формирование маршрута согласования ............................................................... 8 5.3.Отправка документа СМК на согласование ....................................................... 10 5.3.1. Создание приложений и связи между документами ............................ 13 5.3.2. Назначение наблюдателей ....................................................................... 15 5.4.Согласование документа СМК ............................................................................ 16 5.4.1. Проверка документа помощником согласующего ............................... 16 5.4.2. Действия согласующего при поступлении задания на согласование документа СМК ......................................................................................... 17 5.4.3. Отправка документа СМК подчиненным сотрудникам для подготовки проекта решений................................................................... 18 5.5.Действия инициатора при возврате документа на доработку .......................... 22 5.6.Утверждение документа СМК ............................................................................. 25 5.7.Регистрация документа СМК ............................................................................... 26 5.8.Внесение изменений в документы СМК ............................................................ 30 5.9.Введение в действие документов СМК приказом ректора ............................... 30 5.10.Ознакомление работников с документами СМК ............................................. 31 6. Ответственность .......................................................................................................... 31 7. Заключительные положения ...................................................................................... 31 Приложение 1 .................................................................................................................... 32 1. 2. 3. 4. 5. © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 3 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.3 из 34 1. Назначение и область применения 1.1. Настоящий регламент определяет правила и порядок работы с документами системы менеджмента качества в системе электронного документооборота на базе системы электронного документооборота и управления взаимодействием «DIRECTUM» в федеральном государственном автономном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина». 1.2. Настоящий регламент описывает процессы создания, согласования, утверждения и регистрации документов системы менеджмента качества в системе электронного документооборота DIRECTUM. 1.3. Требования настоящего регламента распространяется на всех пользователей системы электронного документооборота. 1.4. Виды документов системы менеджмента качества, порядок оформления и управления документами системы регламентируется Документированной процедурой «Управление документацией» СМК-ДП-4.2.3-03-10-2012 и соответствующими Методическими инструкциями: МИ «Общие требования к построению, содержанию, оформлению, утверждению «Положения о структурном подразделении и изменений к нему», «Положения о структурном подразделении института и изменений к нему», 2012; МИ «Общие требования к построению, содержанию, оформлению, утверждению «Должностной инструкции» и изменений к ней», 2012; МИ «Общие требования к построению, содержанию, оформлению, утверждению информационной карты процесса», 2012; МИ «Общие требования к построению, содержанию, оформлению, утверждению документированной процедуры, положения о виде деятельности, методической инструкции, внутренней документации структурного подразделения», 2012; МИ «Общие требования к построению, содержанию, оформлению, утверждению положений об объединениях», 2012; МИ «Общие требования к содержанию, оформлению "Положения об институте" и изменений к нему», 2012. 2. Нормативные ссылки Настоящий регламент разработан с учетом требований следующих нормативных документов: Документированная процедура «Управление документацией» СМК-ДП-4.2.3-0310-2012; Методическая инструкция по делопроизводству, утвержденная приказом ректора от 10.01.2012 № 02/03; Руководство пользователя Системы DIRECTUM; © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 4 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.4 из 34 3. Положение о системе электронного документооборота УрФУ на базе системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM, утвержденное приказом ректора от 15.03.2013 № 209/03. Регламент работы с приказами по основной деятельности (Утвержден приказом ректора от 13.02.2015 № 125/03) Термины, обозначения и сокращения Инициатор – лицо, инициирующее процесс создания, согласования, подписания документов; Согласующий – должностное лицо, наделенное полномочиями по согласованию документов; Подписант – должностное лицо, наделенное полномочиями подписать (утвердить) документ, в том числе в системе электронного документооборота; Регистратор – должностное лицо, ответственное за регистрацию документов в системе электронного документооборота; Наблюдатель - условно-пассивный участник задачи, который не является непосредственным исполнителем, при этом получает информационные сообщения (уведомления) и имеет возможность отслеживать процесс выполнения задачи. Маршрутизация документов и заданий – доставка заданий и документов пользователям по заданному маршруту; Карточка электронного документа – набор реквизитов документа, позволяющих зафиксировать информацию, содержащуюся в документе, и достаточных для его идентификации, представленный в виде единого учетного объекта в соответствии с правилами делопроизводства университета; Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству; Документ системы менеджмента качества – информация (значимые данные), размещенная на соответствующем носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. УрФУ, университет – Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина»; СЭД, Система – система электронного документооборота на базе системы электронного документооборота и управления взаимодействием «DIRECTUM 4.9»; ВЭД – вид электронного документа; КЭД – карточка электронного документа; РКК – регистрационно-контрольная карточка; ТМ – типовой маршрут; СМК – система менеджмента качества; СП – структурное подразделение; ОУК – отдел управления качеством; УДиОВ – Управление по делопроизводству и общим вопросам. © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 5 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.5 из 34 4. Общие положения Процесс работы с документами СМК в системе электронного документооборота включает следующие этапы: Создание документа; Формирование маршрута и отправка документа на согласование; Согласование документа; Утверждение/подписание документа; Регистрация документа; Внесение изменений в документы; Введения в действие документа приказом ректора (для отдельных видов документов – см. приложение 1); Рассылка документа для ознакомления работников. 5. Описание процесса Инициатор создает документ СМК в Системе «из файла» путем загрузки в СЭД подготовленного проекта документа, формирует маршрут согласования в КЭД (список согласующих определяется в соответствии с Приложением №1) и направляет документ по маршруту согласования. Согласованный и подписанный (утвержденный) документ поступает на регистрацию в Отдел управления качеством. Отдельные виды документов СМК вводятся в действие приказом ректора (см. приложение 1 к настоящему регламенту). Процесс согласования в СЭД приказа о введении в действие документа СМК описан в п. 5.9 настоящего регламента. 5.1. Создание документа СМК в СЭД Для создания документа СМК в Системе, Инициатору требуется выполнить следующие действия: Открыть папку «Избранное»; На панели инструментов нажать кнопку «Создать» или правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню (выпадающий список доступных действий) и выбрать вариант создания документа «Создать документ из файла» (рис.1). © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 6 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.6 из 34 Рис.1. Создание документа СМК В диалоговом окне «Создание электронного документа из файла» (рис. 2) заполнить поля: Рис.2. Форма «Создание электронного документа из файла» *Имя файла – выбрать файл, нажав кнопку ; *Вид электронного документа – выбрать из справочника по кнопке вид электронного документа СМК, который необходимо создать (перечень видов документов СМК приведен в приложении 1); *Тип карточки – заполняется автоматически при выборе вида электронного документа – Документы СМК; © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 7 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.7 из 34 Сохранить в – по умолчанию оставить папку «Избранное»; Нажать «ОК». Далее необходимо заполнить поля автоматически открывшейся карточки документа (рис. 3). Рис.3 Карточка электронного документа СМК *Вид электронного документа – формируется автоматически (не доступно для редактирования); *Наименование – формируется автоматически (не доступно для редактирования); Тема – заполняется инициатором. Переносится в наименование документа. *Подписант – заполняется инициатором – указывается ФИО ректора или проректора по направлению деятельности (в соответствии с Приложением 1) путём выбора из справочника; *Подразделение – выбирается автоматически. Примечание – любые служебные пометки по документу; Поля «Приложение», «Автор», «Дата создания» заполняются Системой автоматически. Перейти на вкладку «Согласование» и заполнить ее в соответствии с п.5.2. Нажать кнопку «Сохранить». © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 8 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.8 из 34 5.2. Формирование маршрута согласования Для формирования маршрута согласования необходимо в КЭД перейти на вкладку «Согласование» (рис.4) и выполнить следующие действия: В появившейся форме указать ФИО сотрудников, которые должны согласовать документ СМК в зависимости от вида документа (в соответствии с приложением 1): В первом этапе необходимо указывать руководителя структурного подразделения. Фамилии согласующих указываются путем выбора из справочника. Для ускорения поиска по справочнику можно в поле ввести часть Фамилии и нажать клавишу <Enter>. Если введенной подстроке будет соответствовать только одна запись, то она будет выбрана автоматически. Если записей, содержащих введенную подстроку, будет несколько, то откроется окно справочника «Работники», содержащее эти записи. Необходимо выбрать нужную запись в состоянии «Действующая», обращая внимание на должность выбираемого сотрудника (если у записи поле «Пользователь» заполнено – пользователь автоматизирован); Следующего согласующего можно добавить, нажав клавишу «стрелка вниз» (↓) на клавиатуре компьютера; В графе «Этап» указать № этапа согласования. От этапа к этапу, документ двигается последовательно. Лица, указанные в одном этапе, получат документ на согласование параллельно (одновременно). Количество последовательных этапов не ограничено; В строке «Срок (в днях)» - указать предельный срок рассмотрения документа, регламентируемый соответствующими инструкциями и процедурами по подготовке документации СМК (нормативный срок согласования документов - 3 рабочих дня). Для срочных документов можно установить признак важности, нажав на верхнем поле кнопку Важность →! Высокая. © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 9 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.9 из 34 Рис. 4 Заполнение вкладки «Согласвоание» в КЭД Для сохранения внесенных изменений необходимо нажать кнопку «Сохранить». После выполнения указанных действий система предупреждает о необходимости задать права доступа на документ (рис. 5): При выборе варианта «Продолжить сохранение» – Система предоставит права на просмотр документа всем участникам процесса; При выборе варианта «Назначить права» - инициатор самостоятельно настраивает права доступа к документу. Рис. 5 Назначение прав доступа на документ После настройки прав доступа, документ СМК откроется в формате загруженного в Систему файла. Далее необходимо проверить и/или отредактировать документ, сохранить и закрыть его. Документ сохраняется в СЭД в папке «Избранное». © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 10 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.10 из 34 5.3. Отправка документа СМК на согласование Для отправки документа СМК на согласование Инициатору требуется выполнить следующие действия: Если карточка НЕ закрылась - в правом верхнем поле КЭД нажать кнопку «Согласовать» (рис. 6) Рис.6 Карточка электронного документа © УрФУ Если карточка закрылась: открыть папку «Избранное»; выбрать документ, правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать «Открыть карточку» (рис. 7) (или на клавиатуре нажать клавишу F7). В открывшейся КЭД в правом верхнем поле нажать кнопку «Согласовать» (рис.6). Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 11 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.11 из 34 Рис.7 Открытие КЭД Автоматически откроется карточка задачи «Согласование: Вид и наименование документа СМК», в которой появится полный список согласующих (рис. 8). © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 12 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.12 из 34 Рис. 8 Карточка задачи При необходимости изменения маршрута согласования документа СМК Инициатору требуется выполнить следующие действия: До старта задачи: закрыть карточку задачи без сохранения, на вкладке «Согласование» КЭД скорректировать список согласующих, нажать кнопку «Согласовать». После старта задачи: прекратить задачу - в папке «Исходящие» выбрать и открыть карточку задачи согласования документа СМК. В карточке задачи «Согласование: Вид и наименование документа СМК» нажать в главном меню карточки «Прекратить» , закрыть карточку. Новый маршрут согласования документа формируется, в соответствии с п. 5.2. При необходимости можно приложить дополнительные документы (п. 5.3.1 настоящего регламента): при согласовании ДИ необходимо приложить актуальное штатное расписание; при согласовании положения о структуре – приказ о создании или изменении структуры; при согласовании изменения – исходный утвержденный документ Кроме того, для задачи могут быть назначены наблюдатели (п. 5.3.2 настоящего регламента) © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 13 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.13 из 34 Далее стартовать задачу, нажав на панели инструментов карточки задачи кнопку 5.3.1. Создание приложений и связи между документами Если имеются документы, которые необходимо приложить (сопроводительные документы или приложения к основному документу), то после формирования маршрута согласования и до старта задачи Инициатору требуется выполнить следующие действия: Если документ создан (согласован или подписан) в СЭД: открыть папку «Избранное», правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню, выбрать «Копировать ссылку» (рис. 9). Затем вставить ссылку в область вложений карточки основного документа. Рис. 9 Копирование ссылки В области вложений задачи (справа) появится вложенный документ. Если прилагаемый документ необходимо создать в СЭД: в области вложений правой кнопкой мыши вызывать контекстное меню, выбрать «Создать и вложить» – «Создать документ из файла» (возможен вариант создания документа из шаблона) – рис. 10. © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 14 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.14 из 34 Рис. 10 Создание приложения Заполнить карточку создания электронного документа, как показано на рис. 11, нажать «ОК»: Рис.11 Карточка создания электронного документа Далее заполнить карточку документа (рис. 12), нажать «Сохранить». © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 15 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.15 из 34 Рис.12 Карточка электронного документа В области вложений задачи (справа) появится вложенный документ. Связывание документов провести следующим образом: зажать правой кнопкой мыши иконку прилагаемого документа и «наложить» ее на иконку основного документа. Система выдаст подтверждение с указанием названий тех документов, которые связываются между собой (рис. 13). Рис. 13 Связывание документов После проведения этой процедуры в области вложений документы будут помечены значком связки. 5.3.2. Назначение наблюдателей Для задачи могут быть назначены наблюдатели – условно-пассивные участники задачи, которые не являются непосредственными исполнителями, при этом получают информационные сообщения по ходу выполнения задачи и имеют возможность отслеживать ход согласования документов. Для этого необходимо До старта задачи в поле «Наблюдатели» карточки задачи указать ФИО соответствующих пользователей (рис. 14). © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 16 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.16 из 34 Рис. 14 Назначение наблюдателей 5.4. Согласование документа СМК 5.4.1. Проверка документа помощником согласующего Если у согласующего есть помощник, документ СМК сначала поступает помощнику согласующего. Для проверки документа помощнику согласующего требуется выполнить следующие действия в СЭД: Открыть в папке «Входящие» поступившее задание «Проверить перед согласованием: Вид и наименование документа СМК» Ознакомится с документами в области вложений; Выполнить задание с результатом «Проверено», указав в области редактируемого текста комментарии/замечания к документу, к набору прилагаемых документов и/или составу согласующих, при их наличии (Рис. 15). © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 17 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.17 из 34 Рис. 15 Проверка документа помощником согласующего Далее документ поступает на согласование руководителю. Действия согласующего при поступлении задания на согласование документа СМК При получении в СЭД задания «Согласовать: Вид и наименование документа СМК» согласующему необходимо выполнить следующие действия: Открыть задание «Согласовать: Вид и наименование документа СМК» в папке «Входящие» проводника СЭД (рис. 16); Ознакомиться с содержанием документа СМК (и с приложениями при их наличии). Замечания, комментарии, служебные пометки указать в области редактируемого текста карточки задания «Согласовать: Вид и наименование документа СМК». В левом верхнем углу карточки нажать кнопку «Выполнить»: Согласовано – документ двигается дальше по заданному маршруту; Не согласовано – документ возвращается инициатору на доработку. При выборе данного варианта необходимо указать комментарии в области редактируемого текста (указать замечания/причины возврата). Передать в работу подчиненному – выбирается, если Согласующий хочет передать документ на предварительное рассмотрение подчиненному сотруднику для подготовки проекта решений. После выполнения задания подчиненным сотрудником документ снова возвращается Согласующему. ВНИМАНИЕ! Отметка о согласовании подчиненного сотрудника не попадает в общий лист согласования. 5.4.2. © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 18 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.18 из 34 Рис.16 Задание на согласование документа СМК Отправка документа СМК подчиненным сотрудникам для подготовки проекта решений При выборе варианта «Передать в работу подчиненному» открывается окно параметров маршрута (рис. 17), в котором необходимо заполнить поля: Исполнители – выбирать доп.исполнителей (ФИО подчиненных сотрудников) из справочника; Комментарий – указать поручения для доп.исполнителей; Исполнить к дате – установить срок рассмотрения документа доп.исполнителем. По умолчанию, срок рассчитывается следующим образом: - Если срок выполнения задания Согласующим просрочен, то в окошке выбора доп.исполнителей будет предложен срок, равный текущей дате + 1 рабочий день; - Если срок выполнения задания Согласующим не просрочен, но попадает на нерабочий день, то в окошке выбора доп.исполнителей, будет предложен срок, равный текущему сроку + 1 рабочий день; - Иначе, ставится срок равный сроку выполнения задания Исполнителя. 5.4.3. © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 19 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.19 из 34 Рис. 17 Параметры маршрута для выбора подчиненных сотрудников Доп. исполнителю (подчинённому сотруднику) приходит задание «Согласовать: Вид и наименование документа СМК» с такими же вариантами выполнения, как у основных согласующих. В поле вложений находится ссылка на основную задачу при условии наличия на нее прав (рис. 18). Рис.18 Задача согласования доп.исполнителем © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 20 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.20 из 34 У согласующего задание «Согласовать: Вид и наименование документа СМК» изменяет название на «Передано в работу <ФИО подчиненного сотрудника>: Вид и наименование документа СМК». Варианты выполнения задания не изменяются (рис. 19). Рис. 19 Карточка задачи «Передано в работу» После выполнения задания подчиненным сотрудником, руководителю приходит задание «Принять <ФИО подчиненного сотрудника>: Вид и наименование документа СМК» (рис. 20). Возможные варианты выполнения задания: Принять – при этом задание «Принять» закрывается, в главное задание передается текст (комментарий) текущего задания и, если все остальные задания для подчиненных сотрудников завершены, то открывается карточка главного задания. Комментарий доступен для редактирования (рис. 21). На доработку – задание возвращается подчиненному сотруднику для дальнейшей проработки; Передать в работу подчиненному - выбирается, если Согласующий хочет передать документ на предварительное рассмотрение подчиненному сотруднику. © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 21 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.21 из 34 Рис.20 Карточка задания «Принять» Рис.21 Карточка основной задачи Получив задание «Согласовать: Вид и наименование документа СМК» готовит проект решений, указывает аргументы принятого решения в поле редактируемого текста и при необходимости прикладывает сопроводительные документы, после чего выбирает один из вариантов выполнения задания «Согласовано», «Не согласовано». Вариант «Передать в работу подчиненному» может быть выбран при наличии нескольких уровней управления в структуре подразделения. © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 22 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.22 из 34 Согласующий может выполнить свое (основное) задание в любой момент, не дожидаясь выполнения заданий подчиненными сотрудниками. Для этого необходимо в папке «Входящие» проводника СЭД открыть задачу «Передано в работу <ФИО подчиненного сотрудника>: Вид и наименование документа СМК», нажать на кнопку «Выполнить» и выбрать один из предложенных вариантов выполнения (описаны выше). При этом система предупреждает о наличии задач для подчиненных сотрудников (рис.22). Рис.22 Завершение задач для подчиненных сотрудников При выборе кнопки «Да» задачи для подчиненных сотрудников прекращаются. 5.5. Действия инициатора при возврате документа на доработку Инициатор, при получении задания «Доработать: ФИО Вид и наименование документа СМК», должен выполнить в СЭД следующие действия: Открыть задание в папке «Входящие» проводника СЭД; Ознакомиться с замечаниями и выполнить задание с одним из следующих вариантов (рис. 23): Рис. 23 Задание на доработку © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 23 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.23 из 34 Продолжить согласование – документ возвращается на маршрут согласования (согласующему, направившему документ на доработку). При этом откроется окно запроса параметров согласующих, где инициатор может указать дополнительный список согласующих текущего этапа (рис. 24). Если документ требуется направить для повторного согласования только работнику, высказавшему замечания – нажать кнопку «OK» (параметры не заполняются!); если необходимо дополнить список согласующих – в строке «Дополнительные согласующие» указать ФИО работников путем выбора из справочника. Документ вновь поступит согласующему, направившему документ на доработку, а также дополнительным согласующим, указанным инициатором. Рис.24 Параметры маршрута Отказать в доработке – документ продолжает двигаться по маршруту, при этом комментарии согласующего, который направил документ на доработку, отражаются в Рабочем листе согласования; Прекратить согласование – задача по согласованию документа СМК завершается. При выборе варианта «Продолжить согласование» инициатору необходимо указать соответствующие комментарии и/или устранить замечания по документу. Изменить/дополнить содержание документа необходимо путем создания новой версии документа СМК. Для создании версии документа необходимо: Открыть задание «ФИО Доработать Вид и наименование документа СМК», правой кнопкой мыши щелкнуть на документ в области вложения и в появившемся контекстном меню выбрать «Создать версию» (рис. 25). © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 24 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.24 из 34 Рис. 25 Создание версии электронного документа В диалоговом окне создания версии электронного документа (рис. 26) нажать кнопку «ОК», после чего откроется новая версия документа для редактирования. Рис. 26 Создание версии электронного документа © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 25 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.25 из 34 После внесения изменений в новую версию, необходимо сохранить и закрыть документ. Новая версия становится доступной при открытии документа СМК в СЭД (рис. 27). Рис. 27 Окно выбора версии электронного документа 5.6. Утверждение документа СМК После завершения этапов согласования работнику Отдела управления качеством поступает задание «Распечатать и подписать Вид и наименование документа СМК». Работнику ОУК требуется выполнить следующие действия (рис. 28): Отрыть поступившее задание «Распечатать и подписать Вид и наименование документа СМК» Ознакомится с документами в области вложений и Рабочим листом согласования. После проверки – распечатать последнюю версию документа, все приложения к нему и Рабочий лист согласования. Передать документ СМК вместе с приложениями и Рабочим листом согласования на утверждение подписанту (ректору/ проректору по направлению деятельности). Если документ СМК подписан (утвержден) сотрудник ОУК: проставляет печать в УДиОВ; сканирует титульный лист документа СМК, вкладывает его в область вложений карточки задания «Распечатать и подписать Вид и наименование документа СМК» и связывает его с основным документом (аналогично созданию приложений и связи между документами п. 5.3.1). Выполняет задание с результатом «Подписано». Далее сформируется задание «Зарегистрировать Вид и наименование документа СМК» (раздел 5.7). После проставления в СЭД отметки о подписании документа СМК Исполнитель документа и Руководитель подразделения Исполнителя получают уведомление «Подписан Вид и наименование документа СМК». © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 26 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.26 из 34 Если подписантом сформированы, замечания работник ОУК: Указывает в области редактируемого текста комментарии – причины возврата документа и выполняет задание с результатом «Не подписано», при этом документ вернется инициатору на доработку. Рис. 28 Карточка задания «Распечатьать и подписать» 5.7. Регистрация документа СМК Регистрация документов СМК осуществляется в Отделе управления качеством. При поступлении задания «Зарегистрировать Вид и наименование документа СМК» работнику ОУК требуется выполнить следующие действия: Открыть карточку задания «Зарегистрировать Вид и наименование документа СМК»; Открыть карточку документа СМК, кликнув правой кнопкой мыши в области вложений на ярлык документа СМК, в контекстном меню выбрать «Открыть карточку» (рис. 29) © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 27 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.27 из 34 Рис. 29 Открытие карточки электронного документа В открывшейся карточке «Регистрировать» (рис. 30); © УрФУ электронного документа нажать кнопку Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 28 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.28 из 34 Рис. 30 Регистрация документа СМК Проверить заполненные поля формы регистрации РКК (рис. 31), обязательные к заполнению поля отмечены знаком*: *Регистрационный номер – заполняется регистратором; *Дата регистрации – заполняется регистратором; *Журнал – выбирается из справочника; Подразделение исполнителя – заполняется автоматически; Исполнитель документа – заполняется автоматически; Группа документов – заполняется автоматически; *Содержание – заполняется автоматически (наименование документа СМК); Подписант – заполняется автоматически Примечание – заполняется регистратором при необходимости (например при введении в действие документа СМК приказом ректора – указывается дата и номер приказа) Для сохранения изменений нажать кнопку «Сохранить» и закрыть РКК. © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 29 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.29 из 34 Рис. 31 РКК документа СМК Приложить полный скан утвержденного документа; Завершить задание «Зарегистрировать <Наименование документа СМК>», нажав на кнопку «Выполнить» (рис. 32). Рис.32 Выполнение задания «Зарегистрировать» © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 30 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.30 из 34 Бумажный экземпляр подписанного и зарегистрированного документа СМК (включая все приложения и Лист согласования) передается на хранение в подразделение Исполнителя. 5.8. Внесение изменений в документы СМК Процесс согласования изменений в документ СМК аналогичен процессам работы с самим документом. Изменения вместе с документом, в который они вносятся, направляются на согласование в СЭД. Для этого необходимо создать документ с изменениями в СЭД (аналогично п. 5.1), выбрав соответствующий Вид электронного документа – Изменения в документы СМК. Далее в КЭД в поле «Наименование» указать полное наименование документа, в который вносятся изменения. Сформировать маршрут согласования, (аналогично п. 5.2), перечень согласующих определяется в соответствии с приложением 1. Стартовать задачу (аналогично п. 5.3). После утверждения, Изменения регистрируются в ОУК, где заполняется Лист регистрации изменений и вместе с итоговым листом согласования подшивается к основному документу. 5.9. Введение в действие документов СМК приказом ректора В случае, если документ СМК вводится в действие приказом ректора (см. приложение 1) после утверждения документа Инициатору необходимо: подготовить приказ о введении в действие документа СМК (процесс работы с приказами по основной деятельности описан в соответствующем регламенте); сформировать в СЭД задачу на согласование приказа о введении в действие документа СМК; приложить к приказу утвержденный документ СМК (используется алгоритм действий, как и при прикреплении приложений к основному документу – п. 5.3.1): стартовать задачу на согласование приказа о введении в действие документа СМК по кнопке . После проставления в СЭД отметки о подписании приказа Инициатор получает уведомление «Подписан документ Приказ Наименование приказа» ВНИМАНИЕ!!! Регистрация документа СМК, введенного в действие приказом ректора осуществляется ОУК после получения советующего приказа в рассылку. При получении задания «Рассмотреть Приказ <Наименование приказа>» сотруднику ОУК необходимо провести регистрацию приложенного документа СМК. Для этого требуется отрыть задание «Рассмотреть Приказ <Наименование приказа>» и выполнить действия согласно п. 5.7 настоящего регламента. © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 31 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.31 из 34 5.10. Ознакомление работников с документами СМК Для ознакомления работников с утвержденными документами СМК руководителю подразделения требуется выполнить следующие действия: Открыть соответствующее уведомление «Подписан Вид и наименование документа СМК»; На панели инструментов нажать кнопку «Создать подзадачу». В открывшейся карточке подзадачи: в поле «*Маршрут» указать соответствующие ФИО работников, которым необходимо ознакомится с документом СМК; в поле «*Тип заданий» установить «Задания»; при необходимости, установить срок выполнения в соответствующем поле. стартовать задачу по кнопке 6. . Ответственность Ответственными за выполнение настоящего регламента являются пользователи системы электронного документооборота. 7. Заключительные положения Настоящий Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД может быть изменен, дополнен или отменен в установленном в Университете порядке. Настоящий Регламент составлен на 34 страницах (без учета листа согласования). Неотъемлемой частью документа является Лист согласования, сформированный в СЭД. © УрФУ Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 32 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Экземпляр № стр.32 из 34 Приложение 1 Вид документа СМК Ответственный за разработку Должностная инструкция Руководитель СП Согласование Эта п 1 2 Положение о структурном подразделении Руководитель СП 1 2 3 Положение об институте Директор Института 1 2 3 © УрФУ Согласующие Руководитель СП Руководитель по качеству (ОУК) Начальник ЮУ Руководитель СП Руководитель по качеству (ОУК) Начальник УДиОВ Начальник ЮУ Заместитель начальника УСРиМ Курирующий проректор Проректор по ЭиСР Руководитель СП Директор Института Руководитель по качеству (ОУК) Начальник УДиОВ Начальник ЮУ Заместитель начальника УСРиМ Начальник ПФУ Начальник УБУиФК Проректор по СиВР Проректор по ОВ Проректор по ИД Проректор по науке Подписант Введение в действие Подготовка и согласование изменений Курирующий проректор, Ректор при прямом подчинении Ректор С момента утверждения Не вносятся Документ переиздается С момента утверждения Исполнитель (Разработчик) Ректор С момента утверждения Исполнитель (Разработчик) Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 33 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Вид документа СМК Положение о структурном подразделении института Ответственный за разработку Руководитель СП Согласование Эта п 1 2 3 Документирован ная процедура/ Регламент Методическая инструкция © УрФУ Владелец процесса, либо лицо, назначенное соответствующим распоряжением/ приказом Владелец процесса, либо лицо, назначенное соответствующим 1 2 3 1 2 Согласующие Проректор по ЭиСР Проректор по УР Руководитель СП Директор института Руководитель по качеству (ОУК) Начальник УДиОВ Начальник ЮУ Заместитель начальника УСРиМ Проректор по ЭиСР Курирующий проректор (по направлению деятельности СП Института) Руководитель СП Руководитель по качеству (ОУК) Начальник УДиОВ Руководители подразделений, задействованные в описываемых документированной процедурой процессах Курирующий проректор Руководитель СП Руководитель по качеству (ОУК) Начальник УДиОВ Экземпляр № стр.33 из 34 Введение в действие Подготовка и согласование изменений Ректор С момента утверждения Исполнитель (Разработчик) Ректор Приказом ректора Исполнитель (Разработчик) Ректор Приказом ректора Исполнитель (Разработчик) Подписант Министерство образования и науки Российской Федерации. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» (УрФУ) 34 Регламент работы с документами системы менеджмента качества в СЭД СМК-ДП-6.8-03-___-2015 Вид документа СМК Ответственный за разработку Согласование Эта п распоряжением/ приказом Положение о виде деятельности Исполнитель (разработчик) 3 1 2 Положение об объединении Исполнитель (разработчик) 3 1 3 © УрФУ Руководители подразделений, задействованные в описываемых методической инструкцией процессах Курирующий проректор Руководитель СП Руководитель по качеству (ОУК) Начальник УДиОВ Руководители подразделений, задействованные в описываемых положением процессах Курирующий проректор Руководитель СП Руководитель по качеству (ОУК) Начальник УДиОВ 2 8. Согласующие Начальник ЮУ Руководители подразделений, задействованные в описываемых положением процессах Курирующий проректор Экземпляр № стр.34 из 34 Введение в действие Подготовка и согласование изменений Ректор Приказом ректора Исполнитель (Разработчик) Ректор Приказом ректора Исполнитель (Разработчик) Подписант
