УДК - угату
advertisement
К.А. КОНЕВ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ВЫПУСКАЮЩЕЙ КАФЕДРЫ K.A. KONEV THE IMPROVEMENT OF MANAGEMENT FUNCTION OF CHAIR ВВЕДЕНИЕ Комплексные исследования [2, 3 и др.] функции управления выпускающей кафедры показывают, что решение задачи повышения её эффективности лежит в области автоматизации. Уже полученные результаты показывают, что автоматизация позволяет существенно повысить прозрачность информационных потоков, используемых при управлении кафедрой. Кроме того, появляется возможность дифференцировать достижения преподавателей, формируя их личный рейтинг. Одной из задач в области повышения эффективности управления любой организации, в том числе и выпускающей кафедры, является задача планирования [5], решаемая на двух уровнях: кафедры и преподавателя. Традиционное решение задачи планирования на кафедре далеко не всегда даёт ожидаемый результат, поэтому имеет смысл использовать новые подходы. Настоящая статья посвящена вопросу повышения эффективности управления на выпускающей кафедре образовательного учреждения за счёт формирования электронного индивидуального плана преподавателя. 1. ТРУДНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПЛАНА ПРЕПОДАВАТЕЛЯ КАК ИНСТРУМЕНТА УПРАВЛЕНИЯ Индивидуальный план преподавателя является очень важным и значимым документом, устанавливающим основное содержание работ преподавателя в течение учебного года. Однако формат документа – отдельный план, составляемый самим преподавателем и хранимый как самостоятельный документ, создаёт значительные трудности по использованию индивидуального плана в управлении. Рассмотрим эти трудности: 1 На начальном этапе возникает проблема корректного планирования преподавателем, поскольку план содержит значительное число количественных показателей. Эти показатели отражают учебную нагрузку преподавателя, а также его научные, методические, воспитательные или административные функции в посредством часов. Значения показателей могут не соответствовать установленным критериям и ограничениям, противоречить целям образовательного учреждения или кафедры, содержать ошибки, возникшие при расчётах или иметь содержать несоответствия. Выявить все ошибки при согласовании плана традиционным способом очень сложно, поскольку это требует затрат сопоставимых с разработкой плана. Для кафедр, количество преподавателей на которых более трёх десятков, эта задача корректно практически неразрешима. 2 После составления и утверждения, индивидуальные планы необходимо контролировать. Но и это создаёт трудности, поскольку каждый план составляется в единственном экземпляре и на бумажном носителе. Между тем контроль выполнения записанных в плане работ может осуществлять администрация кафедры, факультета или образовательного учреждения. Обеспечить каждого менеджера копией плана невозможно в силу большого числа преподавателей в образовательном учреждении. Для решения проблемы функция контроля передаётся кафедре, а высшие инстанции оставляют за собой право выборочного контроля. Эта схема работает, но лишь при условии, если цели кафедры и образовательного учреждения хорошо согласованы, что на практике реализуется далеко не всегда. Более того, даже на уровне кафедры контроль индивидуального плана – сложная задача, поскольку работы размыты по исполнителям и разным планам, а для контроля необходимо регулярно анализировать рукописные подлинники планов, которых может быть несколько десятков. В результате для подготовки к заседанию кафедры менеджеру необходимо затратить много времени только на составление перечня работ, которые преподавателя должны выполнить. 3 Нередко возникает проблема перераспределения работ при отмене или возложении каких-либо работ на преподавателя. Если на этапе планирования работы, ожидаемые в течение года на кафедре, были распределены, то при возникновении новых или отмене запланированных работ возникает неравномерность загрузки профессорско-преподавательского состава, что приводит к напряжённости и конфликтам в коллективе. При этом вероятность возникновения новых задач в течение учебного года значительна. Проблема усугубляется тем, что вся не учебная нагрузка распределяется в сентябре. Для распределения новой необходимо либо принимать новых преподавателей, либо уменьшать не учебную нагрузку у тех, кому предполагается поручить новые работы. Однако их не учебная нагрузка может быть либо уже выполнена, либо представлять собой не меньшую значимость, чем новая работа. Для выявления преподавателя, который может включить её в свой индивидуальный план, требуется детальный анализ, отнимающий немало времени у руководства кафедры. Более того, процедура внесения изменения в планы технически достаточно трудоёмка и часто требует его повторного выпуска. В совокупности эти трудности приводят к выхолащиванию изначальной значимости индивидуальных планов преподавателей как инструментов управления, порою превращая их в формальный документ, оторванный как от целей и планов, так и от реальных ресурсов кафедры. Таким образом, для администрирования кафедры её руководство либо создаёт дополнительные инструменты управления, либо снижает свою эффективность в той, части, которая не связана с учебной нагрузкой. «выполнено» с учётом частичного выполнения задания (при учёте нагрузки в часах). 6 Для контроля равномерности загрузки преподавателя по не учебной нагрузке в часах должна быть создана процедура оценки важности этой нагрузки и уведомления о возможности её сокращения. Например, нагрузка, связанная с написанием статей или дополнительной подготовкой к занятиям может быть сокращена, если требуется участие преподавателя в организации студенческой олимпиады или конференции. Такой подход требует глубокого изучения бизнес-процессов кафедры. Результат выполнения такой работы на основе методики, описанной в [1] и в [4], приведён в [3]. Схема управления кафедрой с помощью электронного ИПП показана на рис. 1. 2. КОНЦЕПЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПЛАНА ПРЕПОДАВАТЕЛЯ ИПП Существует способ преодоления трудностей в использовании индивидуального плана преподавателя (ИПП) как инструмента управления. Если рассматривать бумажный вариант ИПП не как документ-источник, а как индивидуальное задание преподавателя, созданное на основе плана кафедры на учебный год, то задача управления ИПП упрощается за счёт использования общей базы данных: 1 Проще становится планирование, поскольку планирование для преподавателя сводится к декомпозиции планов кафедры. 2 Контроль работ может осуществляться по плану работ кафедры, а не по ИПП. 3 При возникновении новых работ проще перераспределять их, анализируя один план кафедры, а не множество ИПП. Реализация такого подхода требует создания определённых механизмов: 1 Для корректной декомпозиции плана кафедры в ИПП необходимо создание общей базы данных. 2 Для эффективного планирования необходимо формирование справочников типовых работ кафедры. 3 Для облегчения контроля числовых параметров ИПП необходимо создание и хранение в базе данных справочника критериев для каждого параметра нагрузки, а также разработка процедуры сверки значений с критериями. 4 Для повышения эффективности контроля ИПП должна быть создана развития система поиска, позволяющая искать работы по преподавателю, дате, виду нагрузки и ключевым словам. 5 Для контроля выполненных работ необходимо формирование механизма изменения статуса отдельных работ с «не выполнено» на Уточнение ИПП Ввод данных План работ кафедры Анализ данных База данных Контроль работ Рейтинг преподавателя Рис.1 Схема управления помощью электронного ИПП кафедрой с Управление учебной нагрузкой в рамках ИПП представляет собой интерес, но выходит за рамки данной статьи. Подходы к созданию справочников на основе имеющихся классификаторов хорошо известны. Рассмотрим методику анализа критериев параметров не учебной нагрузки. 3. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПЛАНА КРИТЕРИЯМ И ЦЕЛЯМ Все виды нагрузки измеряются в одних величинах – часах, что существенно упрощает их количественный учёт. Помимо учебной нагрузки выделяют: учебно-методическую работу; организационно-методическую работу; научно-методическую работу; научно-исследовательскую работу; учебно-воспитательную работу. Для каждого вида нагрузки существует заведомо определённый в учебном заведении набор элементов, характеризующих участие преподавателей в различных мероприятиях и процессах. И по каждому элементу нагрузки заданы ограничения. Например, на подведение рейтинга может отводиться 40 часов. Этот параметр задаёт ограничение Hlim для элемента нагрузки данного типа. Обычно Hlim является константой, если ограничение одинаково для любых условий. В некоторых случаях Hlim является функцией либо от числа работников кафедры, либо от других переменных. Тогда для сравнения с фактическим значением вычисляется числовое значение функции ограничений для заданных условий. Критерием сравнения обычно является нахождение в диапазоне от 0 до Hlim, поэтому при сравнении необходимо, чтобы фактическое значение H было меньше или равно Hlim. H H lim (1) Фактическое значение, вводимое пользователем, сверяется с ограничением Hlim и если оно удовлетворяет критериям, то система принимает его, в противном случае система просит скорректировать вводимое значение. На следующем этапе генерируется нагрузка, состоящая из учтённых в плане кафедры работ – поручения кафедры Plim. Эта нагрузка определяется как количество часов, которое отводится на работы преподавателя, связанные с выполнением функций в бизнес-процессах кафедры или отдельных мероприятий. Например, часы, отводимые на работу в должности заместителя заведующего кафедры или часы, отведённые на организацию специализированной олимпиады или студенческой конференции. Последним этапом оценки вводимых значений является сравнение фактической суммы нагрузки, введённой пользователем, с ограничением по не учебной нагрузке SIlim, вычисляемым на основе индивидуальной учебной нагрузки. Известно, что учебная нагрузка преподавателя определяется как функция от ставки и должности преподавателя. По каждой должности формируется приказами по учебному заведению или кафедре некоторый объём нагрузки на 1 ставку. Это значение хранится в справочнике для каждой должности. Значение нагрузки преподавателя умножается на значение ставки. Результат даст размер учебной нагрузки для конкретного преподавателя. Ограничение Slim на не учебную нагрузку определяется как константа общей нагрузки C (например, 1438 ч.) за вычетом учебной нагрузки: Slim C SI lim (2) Однако, соотношение (2) не учитывает поручений кафедры Plim и выполняется, если их нет, поэтому оно должно быть модернизировано: Slim C SI lim Plim Подход обеспечения соответствия критериям и целям отображён на рис. 2. (3) ИПП Формирование ограничений на сумму в ИПП (Slim) Поручения кафедры (Plim) Общая нагрузка (C) Заполнение ИПП Формирование ограничений на значения в ИПП (Hlim) Ввод значения в ИПП (H) Приём ввода Сумма (S) Учёт ошибок (H >Hlim) Учёт ошибок (S <> Slim) Рис.2 Схема обеспечения соответствия ИПП критериям и целям После заполнения всех полей не учебной нагрузки, преподаватель должен получить от системы подтверждение о корректности ввода. На этом этапе система сверяет сумму не учебной нагрузки S с ограничением Slim и, если оба значения совпадают (S = Slim), то подтверждает ввод, если нет, то продолжает обработку. Если S > Slim, то система предлагает пропорционально уменьшить все введённые пользователем элементы нагрузки для достижения равенства S = Slim, либо передаёт пользователю право на коррекцию с указанием суммы рассогласования. Если S < Slim, то система просит указать дополнительные мероприятия не учебной нагрузки и указывает сумму рассогласования S и Slim. Таким образом, условием подтверждения правильности является условие: S Slim , (4) где S – сумма введённой преподавателем нагрузки в часах. Детальное рассмотрение механизмов обеспечения правильности заполнение ИПП позволяет перейти к описанию технической реализации решения поставленной задачи. 4. РЕАЛИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПЛАНА ПРЕПОДАВАТЕЛЯ Подход к использованию информационного web-портала подробно освещён в [2]. С точки зрения реализации в информационном портале, электронный ИПП представляет собой отдельную подсистему, тесно связанную по входу с подсистемой формирования учебной нагрузки и подсистемой подготовки плана работ кафедры на учебный год. Результаты работы подсистемы получает подсистема контроля исполнения работ на кафедре, которая обеспечивает один из основных инструментов управления преподавателями кафедры. Кроме того, результаты работы подсистемы используются подсистемой подведения личного рейтинга преподавателя. Подсистема подведения личного рейтинга преподавателя Подсистема управления учебной нагрузкой Подсистема формирования ИПП Подсистема формирования плана работ кафедры Рис.3 Схема взаимодействия информационного портала с ИПП Подсистема контроля исполнения работ подсистем Основная функция рассмотренных подсистем – обеспечение условий для реализации интерактивного сценария контроля работ кафедры и каждого преподавателя. В этом сценарии основную роль играет заведующей кафедрой, получающий инструмент для анализа загрузки преподавателей. Техническая реализация ежемесячного заполнения преподавателями ИПП в части учебной нагрузки является тривиальной задачей. Для решения задачи внесения изменений, связанных с уточнением не учебной нагрузки используется подход обеспечения целостности, предотвращающий нарушение нормы общей нагрузки C. Возможны следующие ситуации: – необходимо включить в разделы учебной или не учебной нагрузки новую работу; – необходимо уменьшить учебную или не учебную нагрузку преподавателя и исключить из нагрузки работу. В первом случае система анализирует возможность увеличения нагрузки за счёт внутренних резервов и, при их отсутствии, предлагает увеличить ставку или передать данную работу другому преподавателю. Если не найдено ни одного преподавателя, который может выполнить работу, то она ставится в очередь, а руководителю предлагается вручную уменьшить не учебную нагрузку у конкретных преподавателей. Во втором случае система уменьшает нагрузку, проверяя возможность включить в нагрузку преподавателя (как правило, во вне учебную часть) работы из очереди. Кроме того, если уменьшается учебная часть нагрузки, то система предлагает сократить ставку, занимаемую преподавателем. Для контроля выполнения планов формируется отчёт, генерируемый системой в определённые промежутки времени (например, ежемесячно). Отчёт содержит предупреждение о предстоящих мероприятиях и сведения о преподавателях, у которых организация или участие в этих мероприятиях включены в нагрузку. Для преподавателей формируется календарь работ, в котором указываются все работы указанные им в ИПП. Преподаватель постоянно может видеть календарь, если войдёт на портал под своей учтённой записью. Когда работа снимается с контроля руководителем, она исключается из календаря. Сегодня: 03.05.2009 Ближайшие мероприятия: - участие в организации 2-го тура олимпиады по информатике 10 мая 2009 г.; - передача на рецензирование пособия по теории систем 30 мая 2009 г. - участие в ГАК с 18 по 21 июня 2009 г.; Последующие мероприятия: - выпуск 2-х методических пособий 31 августа 2009 г. Не выполненные в срок работы: нет Рис.4 Образец «Календаря преподавателя» Сведения о выполненных работах учитываются в личном рейтинге. Механизм учёта прост: оценка мероприятия в баллах, указанная в справочнике, прибавляется к суммарной оценке в рейтинге преподавателя. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Таким образом, для повышения эффективности и качества управления выпускающей кафедрой вуза может использоваться подход, связанный с созданием электронного ИПП с использованием технологии создания информационного webпортала. По мере развития подсистема формирования ИПП способна не только повысить эффективность функции управления, но и усовершенствовать рабочее место преподавателя, облегчив задачу формирования плана и оснастив его удобной справкой о предстоящих мероприятиях. На данном этапе подсистема ИПП находится в стадии доработки. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 1 Куликов, Методология управления машиностроительным предприятием на основе интеграции его бизнес-процессов / Г.Г. Куликов, К.А. Конев // Вестник УГАТУ – 2006. № 2, Т.7. С. 82 – 91. 2 Куликов, Совершенствование бизнеспроцессов выпускающей кафедры образовательного учреждения. / Г.Г.Куликов, К.А. Конев, Г.В. Старцев // Методы менеджмента качества. – 2008. № 2. С. 20 – 25. Планы, цели 3 Куликов, Формирование и применение системной модели организации в аспекте справочника по управлению бизнес-процессом. / Г.Г.Куликов, А.М. Сулейманова, К.А. Конев, Г.В. Старцев // Вестник УГАТУ, 2006. с. 43 – 48. 4 Распопов, Управление предприятием с применением системной модели./ Е.В. Распопов, Г.И. Погорелов, К.А. Конев, Г.Г. Куликов // Методы менеджмента качества. – 2006. № 2. С. 26– 30. 5 Шеметов, Теория организации: учеб. пособие / П.В. Шеметов, С.В. Петухова. – 2-е изд., – М.: Омега-Л, 2007. – 282 с.
