Памятка по вывозу (эвакуации) и укрытию в особый период

ПАМЯТКА
по вывозу (эвакуации) и укрытию в особый период документов
Архивного фонда Курской области, хранящихся в муниципальных
архивах районов Курской области и областных государственных
архивных учреждениях Курской области
Настоящая памятка по вывозу (эвакуации) и укрытию в особый период
документов Архивного фонда Курской области, хранящихся в
муниципальных архивах и областных государственных архивных
учреждениях Курской области, разработанА в соответствии с
постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2000 № 14-1
«Об утверждении Положения о защите в военное время документов
Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральных
государственных архивах».
Защита архивных документов обеспечивается с учетом их ценности в
следующем порядке:
уникальные архивные документы;
особо ценные архивные документы;
секретные документы;
документы райисполкома и его отделов с 1971г.; администрации
исполнительной государственной власти района с 1993 г.; администрации
городского округа района с 1997 г.; администрации района с 2006 г. (для
муниципальных архивов);
учетная документация об объеме и составе архивных документов
(книга учета поступлений документов; список фондов; список вывозимых
фондов; лист фонда; лист учета аудиовизуальных документов; описи дел,
документов; реестр описей дел, документов; паспорт архива; лист учета и
описания уникального документа; список фондов, содержащих особо ценные
документы; опись особо ценных дел, документов; дела фондов; плановоотчетная документация архива).
Все вышеуказанные документы подлежат вывозу (эвакуации).
Остальные архивные документы подлежат защите по месту их
постоянного хранения.
Основными мероприятиями по защите архивных документов в мирное
время являются:
1. Составление перечней уникальных, особо ценных, секретных
документов и документов райисполкомов и его отделов с 1971г.;
администраций исполнительной государственной власти районов с 1993 г.;
администраций городских округов районов с 1997 г.; администраций
районов с 2006 г. (для муниципальных архивов).
2. Маркировка и размещение вышеназванных документов вблизи
выходов из мест их постоянного хранения.
3. Проведение учений и тренировок по упаковке, погрузке и
транспортировке в пункт эвакуации документов.
4. Приобретение и складирование в специально отведенных
помещениях упаковочных материалов, необходимых для подготовки
документов к эвакуации в военное время.
Основными мероприятиями по защите архивных документов в военное
время являются:
1. Проведение аварийно-спасательных работ в случае возникновения
опасности для архивных документов.
2. Повышение технической защищенности архивных учреждений.
3. Эвакуация уникальных, особо ценных, секретных документов и
документов райисполкомов и его отделов с 1971г.; администраций
исполнительной государственной власти районов с 1993 г.; администраций
городских округов районов с 1997 г.; администраций районов с 2006 г. (для
муниципальных архивов), а также учетной документации об объеме и
составе архивных документов.
Все вышеназванные мероприятия проводятся в соответствии с Планом
мероприятий по вывозу (эвакуации) и укрытию в особый период документов
Архивного фонда Курской области (далее – План), который разрабатывается
ответственными
работниками
за
мобилизационную
подготовку
(гражданскую оборону) и утверждается главой Администрации
муниципального района, директором архива.
В плане важно предусмотреть мероприятия по обеспечению перевозки
архивных документов транспортными средствами, для чего необходимо
заключить договора с транспортными предприятиями с отложенными
сроками платежей с приложением графиков подачи автотранспорта в особый
период с указанием марок машин и их грузоподъемности.
Областным государственным архивным учреждениям необходимо
самостоятельно определить транспортное предприятие для вывоза архивных
документов, с которыми заключить соответствующие договоры.
Для муниципальных архивов подобные договоры заключает
Администрация муниципального района.
К Плану целесообразно (при необходимости) приложить график вывоза
документов с указанием пунктов загрузки и разгрузки, Ф.И.О., телефонов
должностных лиц, ответственных за проведение работ, объемов перевозимых
грузов по дням от времени начала эвакуации, количества и марок машин, на
которых будет осуществляться перевозка.
Место эвакуации вышеуказанных документов для муниципальных
архивов определяется Администрацией муниципального района или
городского округа, для областных государственных архивных учреждений –
архивным управлением Курской области.
Примечание.
Документы на бумажной основе перевозятся в мешках, коробках.
2
Уникальные документы в обязательном порядке упаковываются в
брезентовые мешки и опечатываются сургучной печатью или
пломбируются.
При транспортировке кинофотофонодокументов должна быть
исключена возможность их перемещения внутри упаковок, ударов,
проникновения влаги, пыли и солнечных лучей, а также образования
конденсационной влаги внутри упаковки.
Каждый рулон кинодокументов должен быть упакован в пакет из
полиэтиленовой пленки и уложен в металлическую коробку. В случае
неплотной упаковки по внутреннему борту в коробки вкладывают полоски
картона. Металлические коробки с кинодокументами должны быть
упакованы в ящики..
Фотодокументы в упаковке, в которой они хранятся, должны быть
уложены в один ряд в вертикальном положении в закрывающихся коробках
жесткой конструкции соответствующего размера. По стыку крышки
корпуса коробка должна быть обандеролена лейкопластырем или лентой из
писчей бумаги. Коробки с фотодокументами укладывают в деревянные
ящики, выложенные внутри упаковочной водонепроницаемой бумагой.
Коробки внутри ящика устанавливают так, чтобы фотодокументы
находились в вертикальном положении.
Фотодокументы на стеклянной основе в первичной упаковке, в
которой они хранятся, при упаковывании в коробки железной конструкции
для транспортирования должны быть обернуты дополнительным
амортизирующим материалом: поролоном или слоем ваты. Фонодокументы
в первичной упаковке должны быть вертикально уложены в плотные
дощатые ящики или ящики из гофрированного картона.
На транспортную тару должны быть нанесены основные и
дополнительные надписи и предупредительные знаки, соответствующие
значениям «Боится нагрева (тепла)», «Боится сырости» и «Верх, не
кантовать».
Секретные документы упаковываются в мешки, тюки или
специальные ящики и опечатываются (пломбируются). Для проведения этой
работы назначаются лица, имеющие допуск по установленной форме.
3