Регламент мониторинга исполнения решений ректората и

Регламент мониторинга исполнения решений
ректората и Ученого совета
1. Документы, относящиеся к категориям «Решения ректората», «Решения Ученого совета», формируются на основании заседаний ректората и Ученого совета и оформляются в виде
соответствующих решений.
Текст решения должен содержать:
 констатирующую часть — информацию о состояния рассматриваемой проблемы, положительные моменты, замечания;
 проект решения, каждый пункт которого включает текст поручения, должность и
ФИО исполнителя, срок исполнения поручения;
 ФИО лица, ответственного за исполнение решения в целом.
2. После утверждения решения ректором его текст размещается Ученым секретарем на
портале университета и рассылается в твердой копии и по электронной почте исполнителям.
3. Контроль исполнения документов включает: постановку на контроль; проверку своевременного доведения документа до исполнителя; мониторинг исполнения поручений; анализ и
обобщение результатов контроля исполнения поручений и исполнительской дисциплины сотрудников.
4. Процесс обеспечения контроля исполнения решений осуществляет Ученый секретарь
совета. Ученый секретарь совета вносит в электронную базу данных исходные данные о поручениях: порядковый номер документа; дату проведения заседания; повестку заседания; текст
поручения (решения); сроки исполнения; должность и ФИО исполнителя (исполнителей); должность и ФИО лица, контролирующего исполнение решения. На основании этих данных формируется и отправляется исполнителю по электронной почте, с обязательным уведомлением о доставке и прочтении письма, контрольная карта исполнения поручения, содержащая следующую
информацию: должность и ФИО исполнителя, дата проведения заседания; повестка заседания;
текст поручения; сроки исполнения.
5. Мониторинг исполнения документов включает формирование и отправку с определенной периодичностью по электронной почте исполнителю письма-напоминания с обязательным
уведомлением о доставке и прочтении письма. Для документов, контрольный срок исполнения
которых просрочен, формируются письма-предупреждения. Кроме того, Ученый секретарь совета организует мониторинг исполнения поручений по телефону.
6. Информация о продлении срока исполнения передается Ученому секретарю не позднее
чем за 7 дней до истечения срока исполнения. Продление срока исполнения поручений производится ректором на основании мотивированной просьбы (с указанием причины) исполнителя,
согласованной с лицом, ответственным за исполнение решения в целом. Изменение срока исполнения документа вносится в базу данных, корректируются сведения об исполнительской
дисциплине исполнителя.
7. Исполнитель готовит ответ на выданное поручение и передает его в твердой копии и
по электронной почте Ученому секретарю совета. Если ответ готовит несколько исполнителей,
итоговый документ формирует лицо, ответственное за исполнение решения в целом.
8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного
подтверждения исполнения, а также на основании результатов контрольных ректоратов (заседаний Ученого совета). Документ снимается с контроля Ученым секретарем, в базе данных проставляется отметка об исполнении и дата снятия с контроля.
9. Ученый секретарь периодически формирует отчеты о состоянии дел по исполнению
решений ректората, Ученого совета и исполнительской дисциплине отдельных сотрудников, которые рассматриваются на соответствующих заседаниях ректората или Ученого совета.