Описание бизнес-решения «ФИНЭКС: Управление качеством» Преимущества построения и функционирования Интегрированной системы менеджмента ИСМ с применением бизнес-решения «ФИНЭКС: Управление качеством». Возможности бизнес-решения «ФИНЭКС: Управление качеством» Требованию к функционированию ИСМ Реализация с помощью бизнес-решения Управление документами Трудоемкость действий, связанных с подготовкой, утверждением, распространением регламентирующих документов, внесением изменений, поддержанием документов в актуальном состоянии, снижается во много раз. Распространение документов по подразделениям, фиксирование факта ознакомления с новыми редакциями документов, полномочия ответственных за согласование и утверждение документа, контроль актуальности – все эти рутинные процедуры берет на себя система. Все сотрудники работают с актуальными и утвержденными электронными документами. Исключаются риски использования устаревших либо неутвержденных документов, несанкционированного внесения изменений, отсутствия необходимых документов в местах их применения. Система обеспечивает простоту поиска и идентификации документов. Процессный подход Процессы, идентифицированные организацией в рамках ИСМ, описываются в системе через «типовые маршруты» модуля «Управление деловыми процессами». В результате система самостоятельно может контролировать выполнение регламентов сотрудниками предприятия. Информация о выполнении, либо нарушениях требований регламентов хранится в системе и доступна для оперативного анализа руководством. Управление записями Механизм «жестких типовых маршрутов» позволяет в обязательном порядке вести записи в строгом соответствии с требованиями стандартов ИСМ. При этом требования, касающиеся сохранности, идентификации, поиска, защиты, срока хранения любых записей реализуются системой автоматически. Многие записи могут вестись системой автоматически на основании данных, полученных в ходе выполнения бизнес-процесса различными сотрудниками. Действия персонала Повышается уровень ответственности сотрудников, поскольку выдача заданий и поручений фиксируется системой и уже нельзя проигнорировать или забыть о тех или иных поручениях. Значительно снижается трудоемкость документирования собственной деятельности в рамках ИСМ. Отчеты о выполнении отдельных поручений или деятельности в рамках бизнес-процессов, подготовка и ознакомление с документами фиксируются системой и являются основой для объективного, построенного на фактах анализа дея- тельности сотрудника. Управление внутренними Формирование программы внутренних аудитов на период. Согласоаудитами вание, утверждение программы аудитов. Уведомление участников аудита (внутренних аудиторов, технических экспертов, руководителей аудитируемых подразделений). Проведение плановых и внеплановых внутренних аудитов. Формирование и утверждение отчетов по внутренним аудитам. Анализ загрузки и квалификации внутренних аудиторов Формирование сводной отчетности по результатам внутренних аудитов за период. Управление несоответствиями, зафиксированными в ходе аудита. Управление ствиями несоответ- Ведение записей о несоответствиях (потенциальных несоответствиях), зафиксированных по результатам проведения внутренних аудитов, замечаний поставщиков и потребителей, в рамках текущей деятельности. Фиксация несоответствий и анализ их причин. Контроль осуществления коррекций (устранения несоответствий). Выявление повторных несоответствий. Осуществление корректирующих действий по результатам анализа несоответствий. Формирование сводной аналитической отчетности. Анализ качества деятельности структурных подразделений. Управление корректиру- Планирование и осуществление корректирующих и предупреждаюющими и предупрежда- щих действий. Ведение записей по всем корректирующим и предующими действиями преждающим действиям. Анализ результативности и эффективности корректирующих и предупреждающих действий. Формирование сводной аналитической отчетности. Анализ качества деятельности структурных подразделений. Ориентация на потреби- Фиксация и анализ поступивших замечаний и рекламаций теля Выявление причин замечаний и рекламаций и осуществление корректирующих действий, направленных на повышение степени удовлетворенности потребителя. Дополнительный модуль CRM позволяет систематизировать всю работу с потребителями: анализировать их запросы и предложения, вести мониторинг удовлетворенности клиентов и многое другое. Анализ со стороны руко- Оперативный анализ качества функционирования системы менеджводства мента предприятия в разрезе процессов, подразделений, нормативных документов. Предоставление руководителям объективных, основанных на фактах данных по качеству функционирования процессов (входные данные для анализа). Обеспечение исполнения решений руководителя, принятых на основе анализа, в т.ч. решений по повышению результативности ИСМ. Анализ ИСМ и улучшение Система позволяет получать в форме отчетов объективные входные данные анализа – информация о результатах аудитов, требования потребителей, выполнение регламентов бизнес-процессов и др., затем доводить до исполнителей результаты анализа руководства. При этом система будет фиксировать все записи о проведенном анализе со стороны руководства. Оперативное получение объективных данных по функционированию ИСМ позволяет планировать мероприятия по улучшению ИСМ. Эффекты от внедрения бизнес-решения «ФИНЭКС: Управление качеством»: 1. Полное удовлетворение большинства требований стандартов ИСМ 2. Соблюдение регламентов обязательных документированных процедур в автоматическом режиме 3. Ускорение и упрощение процедур планирования и анализа результатов внутренних аудитов 4. Автоматизация управления несоответствиями, сокращение рисков повторного появления несоответствий 5. Повышение контроля исполнения корректирующих и предупреждающих действий 6. Систематизация данных по внутренним аудитам, несоответствиям, корректирующим и предупреждающим действиям 7. Сокращение трудоемкости при подготовке входных данных для проведения анализа результативности ИСМ 8. Перевод все требуемых документов и записей в электронную форму 9. Облегчение подготовки и успешного прохождения внешних аудитов (сертификационного и надзорных) 10. Повышение качества работы сотрудников за счет: автоматизированного контроля исполнения регламентов и документированных процедур формирования единой базы данных выявленных и потенциальных несоответствий и мер по их устранению и предупреждению обеспечения сотрудников необходимыми в работе документами и данными 11. Повышение качества работы подразделений за счет: регулярного анализа деятельности подразделений и оперативного устранения выявленных недостатков активного и осознанного вовлечения линейных руководителей в процессы управления и контроль качества работы структурного подразделения гарантированный анализ и устранение всех выявленных замечаний и причин, их вызвавших 12. Улучшение деятельности организации за счет: оперативного анализа данных о функционировании системы управления повышения степени удовлетворенности потребителей