Учет библиотечного фонда

Заболонкова, О.- эксперт журнала "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и
налогообложение"
Подборка нормативных актов и разъяснений (подготовлено экспертами
компании "Гарант") 2013 год.
Учет библиотечного фонда
Библиотечный фонд - совокупность документов различного назначения и статуса,
организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету,
комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания
населения (Федеральный закон от 29.12.1994 N 78-ФЗ "О библиотечном деле").
Бухгалтеров бюджетных учреждений, прежде всего, интересует, как в бухгалтерском
учете отражаются операции по поступлению и выбытию предметов библиотечного
фонда. Именно об этом пойдет речь в нашей статье.
В первую очередь следует сказать, что бухгалтерский учет библиотечного фонда
одинаков как для самостоятельных библиотек, так и для учреждений, имеющих
библиотечные фонды.
Поступление литературы в библиотечные фонды
Счета учета. Согласно п. 53 Инструкции N 157н*(1), п. 7 Инструкции N 174н*(2)
библиотечные фонды относятся к объектам основных средств и учитываются в
бюджетных учреждениях на счетах 0 101 27 000 "Библиотечный фонд - особо ценное
движимое имущество учреждения" и 0 101 37 000 "Библиотечный фонд - иное движимое
имущество учреждения". Как правило, объекты библиотечного фонда относятся к иному
движимому имуществу и следовательно отражаются по счету 0 101 37 000.
Расходы на приобретение объектов библиотечного фонда относятся на
статью 310 "Увеличение стоимости основных средств" КОСГУ*(3).
Первоначальная стоимость. Для учета вложений при формировании
первоначальной стоимости библиотечных фондов применяются счета 0 106 21 000
"Вложения в основные средства - особо ценное движимое имущество учреждения" и
0 106 31 000 "Вложения в основные средства - иное движимое имущество учреждения"
(п. 130 Инструкции N 157н, п. 49 Инструкции N 174н).
В первоначальную стоимость указанных фондов, как и в стоимость других
основных средств, входит сумма фактических вложений в их приобретение, сооружение
или изготовление (создание) с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению
поставщиками и (или) подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и
изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено
налоговым законодательством РФ) (п. 23 Инструкции N 157н).
Для аналитического учета объектов библиотечных фондов, который ведется в
денежном выражении общей суммой, применяется инвентарная карточка группового
учета основных средств (ф. 0504032)*(4).
Амортизация. На объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб.
включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при
выдаче объекта в эксплуатацию, а свыше 40 000 руб. - в соответствии с рассчитанными в
установленном порядке нормами амортизации (п. 92 Инструкции N 157н).
Напомним, что расчет годовой суммы амортизации производится учреждением
линейным способом на основании балансовой стоимости объекта учета и нормы
амортизации, исчисленной исходя из срока его полезного использования. В течение
финансового года амортизация начисляется ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы
(п. 85 Инструкции N 157н). Начисление амортизации начинается с первого числа месяца,
следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету, и производится до
полного погашения стоимости этого объекта либо его выбытия (в том числе по
основанию списания объекта с бухгалтерского учета). Сумма начисленной амортизации
не может быть выше 100% стоимости амортизируемого объекта (п. 86 Инструкции
N 157н).
Начисление амортизации на объекты прекращается с первого числа месяца,
следующего за месяцем полного погашения стоимости объекта или за месяцем выбытия
этого объекта с бухгалтерского учета. Начисленная в размере 100% стоимости
амортизация на объекты, которые пригодны для дальнейшей эксплуатации
(использования), не может служить основанием для принятия решения об их списании по
причине полной амортизации и (или) нулевой остаточной стоимости (п. 87 Инструкции
N 157н).
На основании ОКОФ*(5) библиотечные фонды относятся к коду 19 0001000
"Фонды библиотек, органов научно-технической информации, архивов, музеев и
подобных учреждений". Согласно Постановлению Правительства РФ от 01.01.2002 N 1
"О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы" объекты
библиотечного фонда относятся к 7-й амортизационной группе со сроком полезного
использования от 15 до 20 лет включительно.
Учет амортизации осуществляется на счетах 0 104 27 000 "Амортизация
библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения", 0 104 37 000
"Амортизация библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения".
Порядок отражения в бухгалтерском учете операций по поступлению объектов
библиотечного фонда аналогичен порядку отражения операций по поступлению
объектов основных средств (п. 9 Инструкции N 174н).
Пример 1
Бюджетное учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности
приобрело книги в количестве 20 шт. на сумму 8 000 руб. Согласно нормативному акту
учредителя объекты библиотечного фонда учитываются в составе иного движимого
имущества. Доставка литературы осуществлялась сторонней организацией, стоимость
ее услуг - 500 руб. По условиям договора оплата стоимости литературы поставщику
производится после получения товара учреждением. Учреждение освобождено от
исчисления и уплаты НДС на основании ст. 145 НК РФ.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующими
проводками:
Содержание операции
Поступили в учреждение книги
Отражены затраты по доставке книг
Приняты к учету книги по
сформированной стоимости
Оплачена стоимость книг поставщику
Оплачены услуги по доставке
Дебет
Кредит
2 106 31 310
2 106 31 310
2 101 37 310
2 302 31 730
2 302 22 730
2 106 31 410
Сумма,
руб.
8 000
500
8 500
2 302 31 830
2 302 22 830
2 201 11 610
2 201 11 610
8 000
500
Пример 2
Учредитель безвозмездно передает объекты библиотечного фонда бюджетному
учреждению. Первоначальная стоимость фонда - 70 000 руб., сумма амортизации,
начисленной на дату передачи, - 3 500 руб. Полученный библиотечный фонд является
особо ценным движимым имуществом, предназначен для использования при оказании
государственных услуг в рамках утвержденного государственного задания.
В бухгалтерском учете принимающего учреждения данные операции будут
отражены в соответствии с разъяснениями, приведенными в Письме Минфина РФ от
18.09.2012 N 02-06-07/3798, следующими записями:
Содержание операции
Принят к учету по первоначальной
стоимости библиотечный фонд,
полученный от учредителя
Отражена ранее начисленная
амортизация по передаваемым
объектам библиотечного фонда
Отражены расчеты с учредителем на
сумму балансовой стоимости
передаваемого имущества
Дебет
Кредит
4 101 27 310
4 401 10 180
Сумма,
руб.
70 000
4 401 10 180
4 104 27 410
3 500
4 401 10 172
4 210 06 660
70 000
Приобретение периодических изданий
Периодические печатные издания - это газеты, журналы, иные издания, имеющие
постоянные названия, текущие номера и выходящие не реже одного раза в год. Как
правило, периодические издания приобретаются по подписке разовым платежом за
полугодие или год.
Обратите внимание! Периодические издания, составляющие библиотечный
фонд, не относятся к основным средствам (п. 38 Инструкции N 157н).
Расходы на подписку на периодические и справочные издания, в том числе для
читальных залов библиотек, с учетом их доставки, если она предусмотрена в договоре
подписки, отражаются по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.
Пунктом 377 Инструкции N 157н установлено, что периодические издания,
приобретаемые учреждением для комплектации библиотечного фонда, должны
учитываться на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования" в
условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - 1 руб.
Аналитический учет по данному счету ведется по объектам учета в карточке
количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041). Выбытие
периодических изданий отражается на основании решения комиссии учреждения по
поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом
приема-передачи, актом на списание, иным актом).
Следует сказать о том, что забалансовый учет периодических изданий, не
относящихся к библиотечному фонду, не предусмотрен Инструкцией N 157н. По мнению
автора, если у учреждения возникла необходимость в таком учете, то оно на основании
п. 332 Инструкции N 157н вправе ввести дополнительные забалансовые счета в целях
обеспечения управленческого учета.
Пример 3
Бюджетное учреждение за счет предоставленных ему субсидий на выполнение
государственного (муниципального) задания оплатило годовую подписку на
ежемесячный журнал для пополнения библиотечного фонда. Стоимость подписки
составила 4 800 руб. (в том числе НДС). Стоимость одного номера журнала - 400 руб. с
учетом НДС.
В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:
Содержание операции
Перечислен аванс на оплату годовой
подписки на журнал
Списана стоимость одного номера
полученного журнала
Отражено принятие журнала на
забалансовый учет
Зачтена предоплата в размере
стоимости одного номера журнала
Дебет
Кредит
4 206 26 560
4 201 11 610
Сумма,
руб.
4 800
4 401 20 226
4 302 26 730
400
23
4 302 26 830
1
4 206 26 660
400
В случае если журналы приобретаются не для пополнения библиотечного фонда,
будут сделаны те же проводки, но без отражения журналов на забалансовом учете.
Выбытие литературы из библиотечного фонда
Для того чтобы определить, в каких случаях литературу можно списывать из
библиотечного фонда, обратимся к общим правилам учета документов, составляющих
библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда и
организационно-технологических особенностей, установленных Инструкцией N 590*(6).
В частности, п. 9.1 данной инструкции предусмотрено, что документы из библиотечного
фонда могут выбывать по следующим причинам: ветхость (физический износ),
дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с
указанием конкретных обстоятельств утраты: утеря читателями, хищение, в результате
бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам
(недостача)).
Выбытие по причине морального или физического износа. В бухгалтерском
учете выбытие объектов библиотечного фонда осуществляется на основании
утвержденного руководителем акта о списании исключенной из библиотеки литературы
(ф. 0504144) (далее - акт), в котором указывается причина списания (п. 12 Инструкции
N 174н). Акт составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов
при оформлении решения о списании объектов библиотечных фондов и служит
основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия указанных
объектов учета.
Если в соответствии с законодательством РФ решение о списании имущества
требует согласования с собственником имущества (с уполномоченным им органом
власти), акт принимается к учету только при наличии указанного согласования.
В сформированном комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов
акте указываются причины, послужившие основанием для принятия решения о списании
объектов библиотечных фондов, и перечень мероприятий по исполнению решения о
списании, отметка о результатах проведенных мероприятий (оформляется на основании
утвержденного акта и документов, подтверждающих их утилизацию в качестве
вторичного сырья, передачу, уничтожение и т.п.), в том числе перечень имущества,
подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных
в акте, с целью дальнейшего их использования.
Списки устаревших по содержанию и пришедших в негодность по различным
причинам объектов библиотечных фондов (книг, файлов, дисков и др.) составляются
раздельно с указанием причин, послуживших основанием для принятия решения о
списании объектов библиотечного фонда, с подведением промежуточных итогов по
каждому виду исключаемых объектов библиотечного фонда.
Акт оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта, согласованного в
установленном порядке и утвержденного руководителем учреждения, передается в
бухгалтерию учреждения (централизованную бухгалтерию), второй остается у
материально ответственного лица.
После списания литературы возникает вопрос, какое ей найти применение.
Инструкция N 590 допускает реализацию списанных объектов библиотечного фонда.
Порядок сдачи макулатуры должен быть предусмотрен положением о библиотеке или ее
уставом (п. 9.10 Инструкции N 590).
При этом необходимо помнить, что средства, полученные от реализации
макулатуры, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль (п. 1
ст. 248 НК РФ). Кроме того, согласно ст. 143 НК РФ все организации признаются
плательщиками НДС. Операции, не облагаемые НДС, перечислены в ст. 149 НК РФ,
сдача макулатуры в ней не указана. Таким образом, доходы от реализации макулатуры
подлежат обложению данным налогом в общеустановленном порядке.
Пример 4
Бюджетное учреждение на основании акта списало литературу на сумму
10 000 руб. по причине устарелости содержания (морального износа). Библиотечный
фонд, из которого списана литература, сформирован за счет средств от приносящей
доход деятельности и не является особо ценным движимым имуществом. Литература
сдана в макулатуру на сумму 300 руб. (в том числе НДС - 45,76 руб.).
В бухгалтерском учете эти операции будут отражены следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Списана литература
Получены в кассу денежные средства от
сдачи макулатуры
Перечислены на лицевой счет
учреждения полученные денежные
средства
Зачислены на лицевой счет средства от
сдачи макулатуры
Начислен доход от реализации
макулатуры
Начислен НДС
(300 - 45,76) руб. х 18%
Начислен налог на прибыль
(300 - 45,76) руб. х 20%
2 104 37 172
2 201 34 510
2 101 37 410
2 205 71 560
Сумма,
руб.
10 000
300
2 210 03 560
2 201 34 610
300
2 201 11 510
2 210 03 610
300
2 205 71 560
2 401 10 172
300
2 401 10 172
2 303 04 730
45,76
2 401 10 172
2 303 03 730
50,84
Перечислен налог на прибыль в бюджет
Перечислен НДС в бюджет
2 303 03 830
2 303 04 830
2 201 11 610
2 201 11 610
50,84
45,76
Списание по причине недостачи. Как и все основные средства, библиотечные
фонды подлежат инвентаризации. Напомним, что Методические указания по
инвентаризации имущества и финансовых обязательств утверждены Приказом Минфина
РФ от 13.06.1995 N 49. Согласно п. 1.5 этих указаний инвентаризация библиотечных
фондов может проводиться один раз в пять лет. Ее проводит постоянно действующая
комиссия по поступлению и выбытию активов, состав которой утверждается учетной
политикой учреждения или приказом руководителя. Проверка фактического наличия
имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
К сведению. Сроки осуществления проверок библиотечных фондов установлены
п. 10.2 Инструкции N 590, в соответствии с которым проверяются:
- наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, - ежегодно;
- редчайшие фонды - один раз в три года;
- ценные фонды - один раз в пять лет;
- фонды библиотек до 100 тыс. учетных ед. - один раз в пять лет;
- фонды библиотек от 100 тыс. до 200 тыс. учетных ед. - один раз в семь лет;
- фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных ед. - один раз в 10 лет;
- фонды библиотек свыше 1 млн. учетных ед. - поэтапно в выборочном порядке с
завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.
При этом инвентаризация фондов библиотеки или их частей при смене
руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные
фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку.
Согласно п. 220 Инструкции N 157н при определении размера ущерба,
причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости
материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью
понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате
продажи указанных активов.
Для ведения бухгалтерского учета расчетов по недостачам библиотечных фондов
применяется счет 0 209 71 000 "Расчеты по ущербу основным средствам".
Пример 5
В ходе инвентаризации выявлена недостача объектов библиотечного фонда на
сумму 5 000 руб. (первоначальная стоимость). Виновным лицом признан работник
библиотеки. Рыночная стоимость определена в сумме 5 500 руб. Часть недостачи
сотрудник возместил наличными деньгами - 3 000 руб., а часть - в натуральной форме 2 500 руб. Библиотечный фонд сформирован за счет средств субсидии на выполнение
государственного (муниципального) задания и относится к особо ценному имуществу.
Данные операции в учете будут выглядеть следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Списаны недостающие объекты
библиотечного фонда
Отражена сумма недостачи по рыночной
стоимости
Приняты к учету книги, поступившие в
4 104 37 410
4 101 37 410
Сумма,
руб.
5 000
4 209 71 560
4 401 10 172
5 500
4 101 37 410
4 401 10 172
2 500
счет недостачи
Отражено возмещение недостачи
виновным лицом в натуральной форме
Приняты в кассу денежные средства от
виновного в недостаче лица
4 401 10 172
4 209 71 660
2 500
4 201 34 510
4 209 71 660
3 000
Списание
утерянной
читателями
литературы. Для подтверждения
невозможности взыскать задолженность с читателя в качестве основания для списания
принимаются зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возврате
документов, направленные библиотекой в адрес читателя в виде заказного письма или
открытки с уведомлением, а также справки из адресного стола, отказ на взыскание по
исполнительному листу (п. 9.6 Инструкции N 590).
На прием денег от читателей взамен утерянных книг или других документов
составляется приходный ордер, а читателю выдается квитанция.
В случае списания литературы по причине утраты читателями и возмещения ими
утраченных книг в бухгалтерском учете данные операции будут аналогичны операциям,
совершаемым при отражении недостач вследствие инвентаризации.
О. Заболонкова,
эксперт журнала "Бюджетные организации:
бухгалтерский учет и налогообложение"
"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь
2013 г.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для
органов государственной власти государственных органов), органов местного
самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами,
государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв.
Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.
*(2) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных
учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.
*(3) Приказ Минфина РФ от 21.12.2012 N 171н "Об утверждении Указаний о
порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации на 2013 год и на
плановый период 2014 и 2015 годов".
*(4) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных
учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами
государственной
власти
(государственными
органами),
органами
местного
самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами,
государственными
академиями
наук,
государственными
(муниципальными)
учреждениями, и Методических указаний по их применению".
*(5) Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-94, утв.
Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 359.
*(6) Инструкция об учете библиотечного фонда, утв. Приказом Минкультуры РФ
от 02.12.1998 N 590.