О некоторых вопросах аутсорсинга при операциях банков с

Проблемы и суждения
О некоторых вопросах аутсорсинга
при операциях банков с денежной
наличностью
А. А. Серый
В
современных условиях усиления конкуренции
и возрастающих требований к минимизации
рисков и издержек перед кредитными организациями стоят задачи по оптимизации бизнеспроцессов. Для банков в данной ситуации одним из
путей решения этих задач может быть передача непрофильных и/или обременительных для них функций другим организациям на основании заключенных
договоров. Совокупность действий, связанных с использованием банком или иной организацией для
обеспечения своей деятельности сторонних ресурсов,
принято обозначать термином «аутсорсинг» (от
outsourcе – передавать выполнение каких-либо функций субконтракторам).
Поскольку основной целью деятельности любой
коммерческой организации является извлечение прибыли, привлечение для выполнения непрофильных
и/или обременительных для компании функций преследует такую же цель. В данном случае в рамках
этой цели можно выделить несколько подцелей: снижение себестоимости продукта; сокращение времени
производства единицы продукта (увеличение производительности труда на профильном направлении).
Что же можно «отдать на аутсорсинг»? В первую
очередь это процессы, связанные с неквалифицированным трудом, – уборка помещений, курьерские услуги и т. д. Во-вторых – процессы, обеспечивающие
основную деятельность организации (энергообеспечение, транспорт, общественное питание и др.). И
в-третьих – процессы, важные для бизнеса организации, но требующие дорогостоящего оборудования и
спецтехники и/или специальных навыков сотрудников. Эти процессы представляются наиболее интересными для анализа.
В период становления российской банковской
системы большинство банков, тогда еще, как правило,
растущих, создавали в своей структуре подразделения, позволяющие обеспечить полный цикл работы
кредитной организации от начала разработки нового
банковского продукта до получения конечного финансового результата.
В последние годы все явственней прослеживается тенденция к передаче части внутренних процессов
(операций) банка на обслуживание в стороннюю организацию. Например, большая часть банковского
36
программного обеспечения (ПО) делается специализированными фирмами, и банку не нужен целый штат
разработчиков ПО. Разумеется, никто не оспаривает
необходимость наличия в банке ИT-подразделений,
но сопровождение и поддержка программного продукта значительно дешевле разработки его с нуля.
Другим важным участком работы банка, где все
чаще применяется аутсорсинг, являются операции с
денежной наличностью. В настоящее время это в первую очередь перевозка и инкассация денежной наличности, т. е. перевозка денежной наличности между
подразделениями банка, между подразделениями банка и учреждениями Банка России, сбор денежной выручки клиентов, доставка их в кассу банка (собственно инкассация в ее классическом представлении),
предоставление в аренду инкассаторам банка вооруженной охраны и спецтехники, и наконец, операции
по загрузке и изъятию денежных средств из банкоматов банка.
Рассмотрим более детально эти операции.
Возможность аутсорсинга операций по инкассации собственных денежных средств, а также денежных средств и ценностей клиентов была предоставлена коммерческим банкам в 1997 г. с выходом Положения Банка России от 25 марта 1997 г. № 56. Тогда
кредитные организации могли осуществлять инкассацию и доставку своих денежных средств и ценностей,
а также денежных средств и ценностей клиентов собственными силами и средствами либо на договорных
условиях через специализированные службы инкассации, имеющие лицензию Банка России на проведение
соответствующих операций.
В новой редакции Закона «О банках и банковской деятельности» (в редакции Федерального закона
от 3 февраля 1996 г. № 17-ФЗ) было четко закреплено,
что инкассация относится к банковским операциям,
которые могут осуществлять кредитные организации
на основании соответствующей лицензии Банка России. В апреле 2001 г. в Положение Банка России от 25
марта 1997 г. № 56 были внесены изменения (Указание Банка России от 23 апреля 2001 г. № 960-У), предусматривающие возможность привлечения банками
в качестве сторонних служб инкассации других кредитных организаций, а также Российского объединения инкассации («Росинкас»). В настоящее время в
ДЕНЬГИ И КРЕДИТ •11/2007
Проблемы и суждения
Положении Банка России от 9 октября 2002 г. № 199-П
объединение «Росинкас» буквально не упоминается,
но подразумевается под формулировкой «организации,
осуществляющие операции по инкассации и входящие
в банковскую систему Российской Федерации».
Сегодня услуги сторонних перевозчиков (банки,
имеющие собственные службы инкассации, небанковские кредитные организации и Российское объединение инкассации) предоставляются банкам на основании двух- и трехсторонних договоров. Как правило, такие договоры заключаются в дополнение к
договорам банковского счета (между банком и клиентом) и предусматривают детально права, обязанности
сторон и процедуры взаимодействия. Решение о заключении двусторонних (клиент-банк и перевозчикбанк, клиент – перевозчик и клиент-банк) либо трехсторонних (клиент-перевозчик-банк) принимается по
согласованию сторон и зависит от многих факторов.
В чем, по нашему мнению, минусы трехстороннего договора.
Во-первых, стороны более жестко связаны взаимными обязательствами, при появлении на рынке
более выгодного предложения по инкассации кредитной организации будет сложнее реагировать на ситуацию на рынке и перевести своего клиента на обслуживание в другую организацию-перевозчик, поскольку это все-таки требует времени (это и согласование формулировок договоров, и проверка полномочий руководителей контрагента, и составление и
увязка со всеми заинтересованными сторонами графиков заездов инкассаторов – словом, компромисс не
всегда достигается быстро).
Во-вторых, любой подобный договор предполагает уплату одной стороной другой стороне вознаграждения за оказанные услуги. Если банк платит
перевозчику, к примеру, одну сумму за прием инкассаторских сумок у клиента и доставку их в банк, то
перевозчику, например, совершенно не обязательно
знать, сколько банк возьмет с клиента за предоставление ему услуги по инкассации и пересчету.
Конечно, тарифы можно указывать не в тексте
договора, а в приложениях к нему или оформлять дополнительными соглашениями, при этом, если дополнительное соглашение подписывается двумя сторонами из трех (дабы соблюсти конфиденциальность
сумм), все равно необходимо уведомлять о факте заключения такого соглашения третью сторону, иначе
возникают дополнительные соглашения к договорам,
частично не несущие для третьей стороны никакой
информации, кроме самого факта своего подписания.
Если заключается двусторонний договор, проблемы с тарифами не возникают в принципе, банк по
договору с клиентом обеспечивает сбор и пересчет
выручки клиента с последующим зачислением на открытый в этом банке счет клиента, для чего привлекает стороннюю службу инкассации. В этом случае все
же целесообразно иметь некий документ, подписанный банком, клиентом и перевозчиком, с согласова-
нием времени заезда инкассаторов на каждый адрес
клиента и указанием должностных лиц контрагентов,
ответственных за взаимодействие в рамках договора.
При оформлении любого договора (двух- и трехстороннего) следует обращать внимание на следующее: если порядок расчетов по договору инкассации
предусматривает безакцептное списание денежных
средств с банковского счета клиента, условие о безакцептном списании денежных средств со счета клиента
по требованию банка обязательно должно содержаться в договоре банковского счета.
Разумеется, залогом минимизации операционных
рисков является составление договоров и исполнение
их в строгом соответствии с нормативными актами
Банка России.
Положением о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации (от 9 октября 2002 г. № 199-П) предусматривается возможность хранения ценностей под
ответственностью инкассаторов. При этом сложение
вечером сумок в сейф и изъятие и доставка в банк
утром предполагается силами одной и той же бригады
инкассаторов. Такая схема могла бы быть жизнеспособной для небольшого банка со своим подразделением инкассации из трех бригад на трех машинах. В
крупных фирмах-перевозчиках инкассаторы, как правило, работают посменно. Кроме того, графики заездов
выстраиваются таким образом, чтобы минимизировать
заезды «вхолостую», принятые у клиентов сумки консолидируются в подразделении инкассации с оформлением между инкассаторами необходимых передаточных
документов, после чего утром следующего дня следующая по графику бригада инкассаторов отвозит
общее количество сумок клиентов данного банка в
кассовое подразделение этого банка.
Здесь налицо случай, когда бизнес идет впереди
нормативной базы – возможность такой организации
работы уже предусмотрена в новом проекте Положения о порядке ведения кассовых операций, правилах
перевозки и инкассации денежной наличности в кредитных организациях на территории Российской Федерации (проект был размещен в Интернете для обсуждения и сбора предложений).
Вместе с тем пока такая организация работы
формально противоречит утвержденным Банком России процедурам, и при подготовке договорной базы
кредитным организациям полезно обращать на это
внимание. Например, у клиента на копии препроводительной ведомости стоит роспись одного из инкассаторов в получении сумки, а в кредитной организации
в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок роспись совершенно другого инкассатора. При выявлении при пересчете недостач, неплатежных, сомнительных или поддельных денежных
знаков в случае отсутствия порядка урегулирования
претензий в договорах либо устных, неформальных
договоренностей между сторонами может возникнуть
сложная ситуация для всех участников процесса.
ДЕНЬГИ И КРЕДИТ •11/2007
37
Проблемы и суждения
Интересным для банков могло бы показаться
предоставление сторонними организациями услуг не
только по инкассации и доставке денежной наличности, но и по ее пересчету и перечислению на соответствующие счета клиентов в банках. Однако такая
схема работы прямо запрещена пунктом 2.1.1 Положения Банка России от 9 октября 2002 г. № 199-П –
организация должна вносить денежную наличность в
кассу только на свой банковский счет, открытый в
этой кредитной организации.
Данная норма была введена достаточно давно во
исполнение Указа Президента Российской Федерации
от 18 августа 1996 г. № 1212 «О мерах по повышению
собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения», согласно которому предприятия
были не вправе вносить наличные денежные средства
на счета других лиц-владельцев счетов (в том числе
физических лиц), минуя свой расчетный счет. Поскольку в феврале 2005 г. данный Указ был признан
утратившим силу, в проекте новой редакции Положения Банка России № 199-П данное требование не предусмотрено, и, видимо, после принятия нормативного
документа существующие для банков ограничения в
этом вопросе будут отменены.
Помимо сбора и доставки в банк выручки клиентами кредитных организаций востребована и такая
услуга, как обеспечение клиента разменной монетой и
банкнотами мелких номиналов.
Такие операции могут осуществляться в соответствии с подразделами 2.9 и 6.5 Положения Банка России от 9 октября 2002 г. № 199-П. Операции также
могут осуществляться на основании двух- или трехсторонних договоров. При этом в первом случае стороннюю организацию может привлекать и клиент, а
банк иметь отношения только с клиентом (инкассатор
приезжает в банк в качестве представителя клиента).
Неоднозначным моментом совершения данных
операций является то, что вышеназванное Положение
устанавливает технологию обеспечения клиента только разменной монетой. Вместе с тем у клиентов существует большая потребность и в банкнотах мелких
номиналов – 10 и 50 рублей.
Получение клиентом – юридическим лицом денежной наличности в банке в виде банкнот в соответствии с действующей нормативной базой возможно
только по денежному чеку с банковского счета этого
юридического лица.
Ранее данная процедура была прописана в нормативной базе таким образом: клиент заранее предъявляет в кредитную организацию денежный чек, при
этом контрольная марка остается у клиента. Кредитная организация осуществляет предварительную подготовку денежной наличности и в день доставки выдает инкассаторам подготовленную сумку с денежной
наличностью и денежный чек. При этом в приеме денег старший бригады инкассаторов расписывался в
расходном кассовом ордере. При передаче денежной
38
наличности клиенту кассир клиента расписывался в
денежном чеке, на чек наклеивалась контрольная
марка, после чего оформленный денежный чек передавался инкассаторами в кредитную организацию, где
он вместе с расходным кассовым ордером (в качестве
приложения к денежному чеку) передавался в кассовые документы. В декабре 2003 г. данный порядок
был отменен, как не соответствующий законодательству Российской Федерации о бухгалтерском учете –
фактически на одну хозяйственную операцию оформлялось два первичных учетных документа.
Согласно действующим требованиям инкассатор
получает денежную наличность в кассе банка по денежному чеку в качестве представителя клиента.
Изменения были восприняты многими банками
негативно, с мотивировкой, что клиенты не будут выписывать денежные чеки на лиц, не являющихся сотрудниками данной организации. Кроме того, здесь
имеют место также и объективные трудности – на
момент заказа денежной наличности в инкассаторской организации может отсутствовать информация о
конкретных инкассаторах, которые выйдут в смену
через несколько дней.
Однако, как показывает практика, все проблемные вопросы могут быть решены путем переговоров,
заключения соответствующих договоров с четким
пошаговым прописыванием всех процедур взаимодействия клиента, организации инкассации и банка, в
том числе при возникновении нештатных ситуаций.
Далее рассмотрим риски, с которыми может
столкнуться банк в случае аутсорсинга (привлечения
сторонней организации) по обслуживанию банкоматов. Что касается электронных кассиров, то в случае
их загрузки не кассовым работником, а инкассаторской службой ситуация аналогичная. Инкассация автоматических сейфов принципиально очень мало отличается от процесса инкассации в его классическом
представлении.
Договор со сторонней инкассаторской службой
должен предусматривать следующие этапы обслуживания банкомата:
загрузка/разгрузка опломбированных сотрудниками банка кассет с денежной наличностью и режекткассет (если банкомат предусматривает работу с монетой, то также монетных лотков, если предусматривает возможность полистного приема от клиентов
денежных знаков, то также депозитных кассет) в/из
банкоматы(ов) банка на основании представленных
банком заявок на обслуживание банкоматов;
доставка кассет с денежной наличностью из кассового подразделения банка и возврат изъятых кассет
в кассовое подразделение банка;
выполнение дополнительных действий, связанных с загрузкой/разгрузкой банкоматов банка, в соответствии с заявкой банка и с учетом конструкции банкомата (обнуление счетчиков, ввод курсов валют и т. д.);
вывод из банкомата в порядке, предусмотренном
конструкцией банкомата, распечаток о сумме денеж-
ДЕНЬГИ И КРЕДИТ •11/2007
Проблемы и суждения
ной наличности, находящейся в банкомате на момент
разгрузки, а также о сумме загруженной в банкомат
денежной наличности;
изъятие журнальной ленты и захваченных банкоматом платежных карт (если таковые имеются) с
последующей передачей банку;
замена журнальной и чековой ленты (при необходимости);
изъятие всех кассет из банкомата с последующей
их доставкой в банк в случае подготовки банкомата к
проведению технического обслуживания и/или ремонта;
хранение кассет в подразделении инкассации в
случае невозможности доставки их в банк в день выгрузки из банкомата.
Как правило, целесообразность привлечения для
обслуживания банкоматов сторонней организации
или расширения штатов начинает рассматриваться
руководством банка, когда число банкоматов (фактическое или планируемое) начинает переваливать за
несколько десятков, вследствие чего либо в штате
кассового подразделения создается отдельная структурная единица (сектор, отдел), предназначенная для
обслуживания банкоматов, либо заключается договор
со сторонней организацией (аутсорсер).
Следует отметить, что в данной статье автором
не рассматривается возможность выполнения сторонней организацией функций по загрузке (формированию) кассет банкоматов денежной наличностью и
вскрытию и пересчету денег из изъятых из банкоматов кассет, поскольку это запрещено Положением
Банка России от 9 октября 2002 г. № 199-П (проектом
новой редакции Положения такой запрет не предусматривается).
Какие же риски могут иметь место в случае аутсорсинга операций по обслуживанию банкоматов банка?
1. Конструкция кассет банкоматов такова, что
находящиеся в них денежные средства могут быть
путем определенных операций изъяты из них несмотря на опломбирование. Выявить и доказать факты
злоупотреблений со стороны работников банка можно
только в случае организации дополнительного контроля за их действиями на всех этапах получения ими
подготовленных кассет (проверка целости кассет, наличие реквизитов и их соответствие на ярлыках к кассетам с денежной наличностью с данными, указанными в расходных кассовых ордерах), а также анализа
поведения сотрудников путем организации видеоконтроля в помещениях банка. В случае с сотрудниками
сторонней организации после отъезда их из банка на
маршрут проведение такого комплекса мероприятий
весьма затруднительно.
2. Для осуществления обслуживания банкомата
банк по логике должен передать аутсорсеру ключи и
коды сейфов банкомата, а также другие средства доступа к банкомату, необходимые для его обслуживания. Использование доступности механизмов и программного обеспечения банкомата сотрудниками аутсорсера в случае наличия у них преступных намере-
ний может привести к непредсказуемым по величине
и качеству утратам ценностей.
3. В практике работы могут возникать различные
расхождения фактических данных о наличии денежных средств с данными тех или иных модулей программного обеспечения, связанных с некорректной
работой механизмов банкомата, неверным отражением в программном обеспечении проведенных операций и другими сбоями. Выяснение причин этих расхождений – достаточно трудоемкая задача, включающая в себя в том числе и анализ вариантов, когда недостачи и/или излишки возникли по причинам совершения сотрудниками банка, занятыми на обслуживании банкоматов, ошибок намеренного или случайного
характера.
4. Если сейф банкомата является хорошо укрепленным и защищенным средством хранения, то корпус банкомата – это фактически простой железный
ящик, в ряде случаев оснащенный замками без индивидуальных секретов. Лицо, получившее однократный доступ к ключу от корпуса банкомата, без какихлибо проблем (путем копирования ключа и т. п.) может получить доступ к целому ряду других банкоматов с последующим возникновением проблем, описанных выше (при этом практически не поддающихся
идентификации и расследованию).
Таким образом, можно сделать вывод, что основная проблема аутсорсинга операций по обслуживанию банкоматов – возрастание вероятности неидентифицированных убытков в связи с неподконтрольностью банку внутренних процедур и сотрудников сторонней организации.
В случае возникновения убытков банк сможет
предъявить их к возмещению аутсорсеру (при наличии его вины) только в случае, если будет достоверно
установлена и подтверждена документально причина
убытка, что будет существенно более сложной задачей.
Также в качестве факторов, влияющих на результат использования при обслуживании банкоматов
сторонней организации, следует учитывать не всегда
достаточный уровень подготовки персонала аутсорсера, необходимость наличия в его штате технически
подготовленного ИТ-специалиста для выполнения
функций по обслуживанию банкомата, а также необходимость обучения сотрудников аутсорсера, непосредственно выезжающих на загрузку банкоматов,
процедурам обслуживания и минимальным техническим настройкам банкоматов.
Подводя итоги, можно констатировать, что аутсорсинг операций с денежной наличностью имеет
право на существование и является одним из путей
минимизации издержек деятельности банка. Вместе с
тем следует очень взвешенно подходить к оценке
операционных и правовых рисков, а также выявлению
узких мест в организации работы с денежной наличностью с привлечением сторонних организаций, поскольку возможные финансовые потери банка могут
превысить размер его выгоды.
■
ДЕНЬГИ И КРЕДИТ •11/2007
39