аспекты формирования экономической информации в системе

Научный потенциал регионов на службу модернизации. Астрахань: АИСИ, 2011. 290 с.
АСПЕКТЫ ФОРМИРОВАНИЯ
ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ В СИСТЕМЕ
ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ХОЗЯЙСТВУЮЩЕГО СУБЪЕКТА
Е.А. Жиляева
Астраханский инженерно-строительный институт
г. Астрахань, Россия
Основой для принятия экономически обоснованных управленческих
решений является экономическая информация. Поскольку в настоящее время в
условиях кризиса многие строительные предприятия осуществляют различные
виды деятельности, необходимо создание информативной учетноаналитической системы, позволяющей анализировать, контролировать
результаты разнообразных строительных бизнес-процессов, своевременно
выявляя влияние негативных факторов внутренней и внешней седы
функционирования, и тем самым предупреждая наступление неблагоприятных
событий, ведущих предприятие к банкротству.
Все это ведет к тому, что обычная деятельность хозяйствующих
субъектов, как правило, проходит в условиях недостаточной информации о
текущем экономическом состоянии, сформировавшихся под влиянием
внутренней и внешней бизнес-среды. Недостаточная изученность указанных
вопросов и необходимость разработки процесса формирования экономической
информации в системе внутреннего контроля строительного предприятия, как
целостной системы, отвечающей информационным потребностям внешних и
внутренних пользователей, определили актуальность избранной темы.
Управление, представляя собой информационный процесс, как правило,
остается неизменным по структуре операций (получение, обработка, хранение
информации, выработка обоснованного управленческого решения, передача
управляющего воздействия на объект, контроль исполнения, анализ
результатов воздействия принятого решения). Система внутреннего контроля
предприятия определяется как управленческая функция, реализуемая на всех
стадиях управленческого цикла, позволяющая определить степень достижения
поставленных целей, выявить причины возникновения проблем и
сформулировать корректирующие и предупреждающие действия предприятия.
При этом, как правило, выделяются следующие функции и задачи системы
внутреннего контроля деятельности предприятия:
22
Научный потенциал регионов на службу модернизации. Астрахань: АИСИ, 2011. 290 с.
- формирование информационной базы на основе первичной
документации для принятия экономически обоснованных деловых решений на
всех уровнях управления предприятием;
- аналитическое обоснование влияния факторов внешней среды на
деятельность предприятия;
- анализ показателей внутренней бизнес-среды;
- первичный поэлементный и общий комплексный экономический анализ
финансово-хозяйственной деятельности;
- накопление экономической информации для постановки целей на
перспективу и т.д.
В настоящее время система внутреннего контроля деятельности
предприятия решают ряд дополнительных задач, имеющих четко выраженное
содержание и структуру действий:
- аналитическое обоснование прогнозных сценариев развития
предприятия;
- построение системы причинно-следственных связей между ключевыми
показателями на всех уровнях управления предприятием.
В свою очередь, анализ цепочки причинно-следственных связей в
деятельности способствует формализации его стратегии, а также облегчает
поиск причин отклонений от показателей бизнес-плана.
При этом в основе осуществления контрольных процедур находится
мониторинг динамики и состояния факторов экономической безопасности
функционирования предприятия (обеспечение выживания предприятия, раннее
распознавание симптомов опасности, предупреждение наступления и развития
опасной экономической ситуации). Непрерывное наблюдение и анализ
взаимосвязанных факторов позволяет построить «следящую» систему контроля
за деятельностью предприятия.
Таким образом, внутренний контроль позволяет замкнуть контур
управления предприятием и выступает как элемент обратной связи между
управляющей и управляемой системами, обеспечивает подготовку принятия
деловых решений, занимая промежуточное место между сбором информации и
принятием решения.
Управленческие решения, принятые на основе внутреннего контроля и
многовариантного расчета, как правило, являются более верными в отличие от
интуитивных, которые, в свою очередь, и экономят время, но содержат в себе
вероятность ошибок и неопределенность. Таким образом, принимаемые
решения должны основываться на достоверной информации, исследовании
всех факторов, оказывающих влияние на решения, с учетом прогноза его
возможных последствий.
Принятие оптимальных управленческих решений требует разработки
нескольких альтернативных вариантов хозяйственных ситуаций и их обоснования
для определения позиционирования хозяйствующего субъекта на рынке, а также
выбор приоритетных показателей с учетом особенностей деятельности
хозяйствующего субъекта.
Процесс принятия и реализации управленческого решения представляет
23
Научный потенциал регионов на службу модернизации. Астрахань: АИСИ, 2011. 290 с.
собой последовательный ряд этапов или действий, в результате осуществления
которых вырабатываются эффективные корректирующие и предупреждающие
действия для обеспечения жизнедеятельности предприятия (табл. 1).
Аналитические процедуры в системе внутреннего контроля, занимая
промежуточное положение между обработкой данных и принятием
управленческого решения, оказывает непосредственное влияние на качество
принимаемых управленческих решений.
Таблица 1 - Аналитическое обоснование процесса принятия и реализации
управленческих решений в деятельности предприятия
Этап принятия и
реализации
управленческого
решения
1.Осознание
потребности
решении
проблемы
в
2.Изучение
проблемы
Действия
1.1. Возникновение проблемной ситуации, вследствие которой цели
бизнес-процессов могут быть не достигнуты
1.2. Обнаружение неиспользованных возможностей
1.3. Описание проблемной ситуации
1.4. Постановка вопроса собственника об обновлении изменении
ассортиментного портфеля предприятия
2.1. Сбор необходимой информации
2.2. Диагностика проблемы
2.3. Исследование причинно-следственных связей возникшей проблемы
2.4. Выявление проблемных зон в деятельности предприятия
3.1. Анализ факторов внутренней среды предприятия
3.Поиск решения
3.2. Анализ эффективности использования ресурсов
3.3. Исследование бизнес-процессов жизнедеятельности предприятия
3.4. Измерение влияния неиспользованных возможностей на результат
3.5. Формулирование требований-ограничений
4.Выбор
и 4.1. Определение критериев выбора решения
обоснование
4.2. Разработка сценариев решения проблемы
критериев
эффективности и 4.3. Многовариантный анализ
возможных
4.4. Сравнительный анализ альтернативных
последствий
проблемы и выбор наилучших вариантов
принимаемых
4.5. Отбор решений, отвечающих критериям
решений
сценариев
решения
4.6. Оценка возможных последствий
4.7. Выбор предпочтительного решения
5.Согласование
5.1. Согласование принятого решения
утверждения
5.2. Утверждение принятого решения
решения
(в
соответствии
с 5.3. Определение механизма реализации решения
уставными
5.4. Определение конкретных исполнителей утвержденного решения
документами).
24
Научный потенциал регионов на службу модернизации. Астрахань: АИСИ, 2011. 290 с.
6.Применение
решения
деятельности
предприятия
7.Проверка
эффективности
решения
6.1. Реализация принятого решения
в
6.2. Оперативный учет и контроль за выполнением решения
6.3. Внесение корректировок в решение в ходе его выполнения
7.1. Оценка результатов выполненного решения
7.2. Информирование о результатах выполнения решения
Подготовка и принятие решений требуют содержательного анализа,
который указывает пути реализации решения, а выбор методов и средств их
реализации во многом зависит от результатов анализа. Анализ представляет
собой содержательную сторону процесса управления бизнес-структурой, а
также является инструментом в системе внутреннего контроля и в процессе
подготовки управленческого решения.
Для проведения качественного внутреннего контроля необходима
система экономической информации, которая является поставщиком данных
для обоснования и поддержки управленческих решений. В современных
экономических условиях функционирования предприятий информация стала
важным ресурсом в его хозяйственной деятельности. К организации
информационного обеспечения анализа предъявляются ряд требований:
аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность,
рациональность и др.
Информация (от латинского слова information – разъяснение, изложение)
в современной экономике востребована и как ресурс, и как товар,
удовлетворяющий информационные потребности. На всех стадиях обращения
информации как экономического блага проявляются ее уникальные свойства,
способствующие улучшению организации бизнеса.
В системе управления предприятием информация представляет собой
набор данных о функционировании предприятия, на основании которых
принимаются экономически обоснованные решения, т.е. это сведения о
состоянии объекта управления, имеющие особое значение для управленческого
персонала в ходе выполнения ими своих функций. В целом информацию можно
рассматривать как средство снижения неопределенности в деятельности
предприятия, способствующее достижению конкретных целей того или иного
субъекта. Информация циркулирует в рамках предприятия в горизонтальном и
вертикальном направлениях. Вертикальные информационные потоки
обеспечивают необходимыми сведениями, в основном, процессы управления, в
свою очередь, горизонтальные – производственную деятельность.
Основным источником информации о деятельности любого предприятия
является бухгалтерская финансовая отчетность, но в информационных потоках
современных предприятий наряду с ней особое место должна занимать
информация экономического характера. Экономическая информация о
деятельности предприятия – это совокупность данных содержательного
характера, объективно отражающих состояние внешней и внутренней бизнессреды предприятия, а также необходимых для обеспечения решения
конкретной аналитической задачи. В этой связи необходимо представлять
25
Научный потенциал регионов на службу модернизации. Астрахань: АИСИ, 2011. 290 с.
ролевые особенности участвующей во всех этапах процесса принятия
управленческого решения экономической информации:
1. Расширяет традиционную направленность бухгалтерской финансовой
отчетности за счет включения информации о состоянии факторов внутренней
среды предприятия и его деловом окружении.
2. Содержит данные о деятельности предприятия, анализ которых
позволит выявить причинно-следственные связи между ключевыми
показателями эффективности функционирования предприятия.
Состав, содержание и качество информации, которая привлекается для
изучения в процессе внутреннего контроля, имеют определяющую роль в
получении сведений о результатах и уровне эффективности функционирования
предприятия. Все источники данных для анализа делятся на внутренние и
внешние (рис. 1).
Эффективное использование информации способствует повышению
эффективности функционирования предприятия за счет улучшения
обслуживания потребителей, расширению возможностей планирования его
деятельности, ускорению реакции на изменения в экономике. Использование в
рамках применения аналитических процедур в системе внутреннего контроля
предприятия набора финансовых и нефинансовых показателей позволяет не
только измерить фактические результаты функционирования предприятия, но и
оценить факторы и бизнес-процессы, способствующие их получению. Таким
образом, как правило, финансовые показатели позволяют оценить симптомы
уже наступившей опасности, так как их информационным источником является
бухгалтерская финансовая отчетность, составляемая по данным свершившихся
фактов хозяйственной жизни предприятия. В свою очередь, нефинансовые
показатели позволяют на ранних стадиях оценить факторы наступления и
развития опасной экономической ситуации. Основываясь на данных
финансового и нефинансового характера, система аналитических показателей
позволяет спрогнозировать возможные альтернативные варианты развития
предприятия и своевременно распознать симптомы нарушений в его
деятельности. Таким образом, «следящая» система непрерывного внутреннего
контроля предприятия на базе финансовых и нефинансовых показателей
способствует
своевременной
идентификации
симптомов
опасности
функционирования предприятия и выявлению его возможных причин. Таким
образом, экономической информации принадлежит исключительно важная
роль в успешной реализации функций внутреннего контроля. Именно развитие
информационного обеспечения является с одной стороны, объективно
необходимой предпосылкой, с другой, – условием для становления и
совершенствования внутреннего контроля.
26
Научный потенциал регионов на службу модернизации. Астрахань: АИСИ, 2011. 290 с.
Система экономической информации о деятельности предприятия
Внутренняя информация
Данные учета и отчетности
Бухгалтерская финансовая
отчетность
Управленческая отчетность
Внеучетные источники информации
Внешняя информация
Инициированная отчетность
Ретроспективные источники
Аудиторское заключение
Макроэкономическая
Отраслевая
История развития предприятия
Региональная
Плановая информация
Нормы, нормативы
Коммерческая
Калькуляции, сметы
Налоговая отчетность
Бюджеты
Официальная
Бизнес-план
Прогноз
Анкетирование, опросы,
тестирование
Статистическая отчетность
Организационная информация
Законы государства, указы
президента, постановления
Правительства, приказы
вышестоящих органов управления
Приказы
Производственная и
оперативная отчетность
Распоряжения
Материалы средств
массовой информации
Юридическая информация
Первичные документы
Устав
Материалы отраслевых
научных исследований
Учетная политика
Учетные регистры
Координационная информация
Трендовые табуляторы-заказы
Материалы собраний собственников,
заседаний совета директоров
Техническая и технологическая документация
Приказы и распоряжения руководителей предприятия
Хозяйственно-правовые документы (акты ревизий и проверок,
договора, соглашения, решения арбитражных и судебных
органов, рекламации)
Рисунок 1 - Система экономической информации о деятельности предприятия
27
Стандарты качества