Управленческий учет в «RS-DataHouse - R
advertisement
проблемы и решения Управленческий учет в «RS-DataHouse: Бюджетирование» Часть 1. Аллокации Управленческий учет уже давно воспринимается как одна из важнейших составляющих системы бюджетирования банка, с помощью которой можно оценить реальную эффективность работы подразделений, отдачу от клиентов и бизнеснаправлений и на этой основе принять взвешенные стратегические и оперативные решения о дальнейшем развитии своей деятельности. Данная статья открывает цикл публикаций, посвященных тем возможностям системы «RS‑DataHouse:Бюджетирова­­­ ние», которые связаны именно с реализацией различных методов управленческого учета и подготовки управленческой отчетности. Один за другим перед вами предстанут аллокации, трансфертное ценообразование, KPI (как стратегические, так и для реализации систем мотивации). Первый наш рассказ об аллокациях. Григорий Савкив технический директор Департамента аналитических систем Несколько слов о ЦФУ Прежде чем углубиться в описание конкретных методов, внесем ясность в понятие финансовой структуры, которая является основным аналитическим разрезом любой бюджетной системы. Итак, финансовая структура компании – это набор бизнесов и (или) других сфер финансовой ответственности (за доходы и расходы, только за расходы, за определенные финансовые показатели и т. п.), распределенных между структурными апрель–ИЮНЬ 2008 RS-CLUB 71 проблемы и решения подразделениями данной компании, выступающими в качестве объектов бюджетирования и управленческого 1 учета . В финансовой структуре обычно выделяют различные центры учета. Вариантов их классификаций очень много: венчур-центры, центры прибыли, центры убытков, центры доходов и расходов, центры ответственности, центры инвестиций и т. п. Для простоты дальнейшего изложения ограничимся двумя типами центров финансового учета (ЦФУ) – центрами затрат (ЦЗ) и центрами прибыли (ЦП). Теория аллокаций Для формирования отчета по фактическому исполнению бюджета, получения окончательных финансовых результатов по ЦФУ, продуктам и бизнес-направлениям выполняются такие управленческие корректировки, как аллокаци­я расходов. Аллокация – это распределение доходов и расходов по ЦФУ и (или) банковским продуктам для определения их прибыльности. Распределению подвергаются только те доходы и расходы, которые не могут быть напрямую отнесены на соответствующий ЦФУ (например, расходы банка на рекламу). Необходимость в аллокации доходов и расходов возникает, если требуется: произвести расчет объективных финансовых результатов по ЦП и банковским продуктам; усилить контроль за неоперационными расходами; разработать эффективную схему мотиваций менеджеров ЦФУ и (или) бизнес-направлений. Главный принцип при выполнении аллокаций звучит так: все расходы центров затрат должны быть распределены между центрами прибыли. Распределение при этом производится по экономически обоснованным критериям – 1 См.: Хруцкий В. Е., Гамаюнов В. В. Внутрифирменное бюджетирование. М.: Финансы и статистика, 2007. С. 220. 72 RS-CLUB АПРЕЛЬ–ИЮНЬ 2008 базам распределения. Существуют три метода аллокаций: прямой, каскадный и перекрестный. Прямая, каскадная и перекрестная аллокации и алгоритмы их расчета Рассмотрим следующий пример взаимодействия подразделений: центры затрат ЦЗ1 и ЦЗ2 обслуживают центры прибыли ЦП1 и ЦП2 , но при этом оказывают услуги и друг другу. Цель аллокации – все расходы ЦЗ перенести на ЦП (рис. 1). ЦЗ1 (Бухгалтерия) ЦЗ2 (ИТ) ЦП1 (Розница) ЦП2 (Корпоратив) Возьмем некую статью расходов – скажем, «Расходы на оплату труда персонала». Понятно, что при исходной трансформации факта можно просто отнести конкретную сумму расходов на каждый из ЦФУ (например, исходя из принадлежности сотрудника к ЦФУ). Таким образом, на каждом ЦФУ образуется определенная сумма расходов по этой статье. Задача аллокаций в данном случае – распределить суммы расходов, отнесенные к ЦЗ1 и ЦЗ2 , на ЦП1 и ЦП2 . Общая сумма расходов банка по этой статье останется неизменной. Самый простой способ сделать это – игнорировать связи между центрами затрат и просто по очереди разнести расходы каждого ЦЗ на ЦП (рис. 2). Рис 1. Взаимодействие между ЦФУ Управленческий учет в «RS-DataHouse:Бюджетирование». Часть 1. Аллокации Если Сij – это сумма аллокации для каждого из ЦЗ, то есть часть затрат ЦЗ, которая пойдет на конкретный ЦП. Как выделять эти суммы из общей суммы ЦЗ, мы рассмотрим несколько позднее. Главное, что общая сумма для всех ЦЗ равна. С11 + С12 = СР(ЦЗ1) С21 + С22 = СР(ЦЗ2) Это метод прямой аллокации. Такая схема проста в реализации – мы за один цикл определяем, какую долю расходов каждого ЦЗ будем относить на каждый из ЦП. Однако данный способ не совсем точен, так как не учитываются взаимодействия между ЦЗ (предположим, ИТ-подразделение помимо своей основной работы может также обслуживать вычислительную технику в бухгалтерии). Для достижения лучшего результата нужно воспользоваться методом, охватывающим все взаимодействия (рис. 3). Очевидно, что существует доля расходов, которая относится не только на ЦП, но и на другие ЦЗ. Здесь формулы расчета будут такими: ЦЗ1 (Бухгалтерия) ЦЗ2 (ИТ) C21 C12 C11 C22 ЦП2 (Корпоратив) ЦП1 (Розница) Рис. 2. Ограничения при прямой аллокации C11 ЦЗ1 (Бухгалтерия) ЦЗ2 (ИТ) C21 C23 C13 C12 C22 ЦП2 (Корпоратив) ЦП1 (Розница) С11 + С12 + С13 = СР(ЦЗ1) С21 + С22 + С13 = СР(ЦЗ2) Однако наша основная задача – перераспределить все что есть с ЦЗ на ЦП и перейти к коэффициентам С’12 , С’13, С’22 , С’23, а С’11 и С’21 свести к нулю (рис. 4). Метод, позволяющий решить эту задачу, называется перекрестной аллокацией. Одним из ее частных случаев является каскадная аллокация, ко­гда взаимодействия между ЦЗ учитываются, но не полностью, а так, чтобы не образовывать циклов. Если в рассматриваемом примере мы уберем связь С21, то появится некий «каскад» расчетов: сначала будут разнесены расходы ЦЗ1 на ЦЗ2 , ЦП1 и ЦП2 , а затем расходы ЦЗ2 – на ЦП1 и ЦП2 . Таким образом процесс разнесения будет выполняться за некоторое количество шагов, которое определяется количество­м проблемы и решения Рис. 3. Распределение затрат по некой статье расходов (до аллокаций) 0 ЦЗ1 (Бухгалтерия) C'13 C'12 ЦЗ2 (ИТ) 0 C'23 C'22 ЦП2 (Корпоратив) ЦП1 (Розница) Рис. 4. Распределение затрат по некой статье расходов (после аллокаций) апрель–ИЮНЬ 2008 RS-CLUB 73 проблемы и решения Таблица 1. Атрибуты правил аллокации Атрибут 74 Описание Базовые атрибуты правила «Наименование (описание) правила», «Приоритет», «Период действия (с даты по дату)», «Активность правила» Показатель (статья) распределения Бюджетный показатель или набор показателей, значение которых должно быть аллоцировано. В качестве показателей распределения чаще всего выступают статьи бюджета доходов и расходов (БДиР), реже — статьи баланса. Фильтр показателя распределения Условие, согласно которому накладываются ограничения на элементы измерений бюджетной модели (например, ограничения по валюте или продукту). Оно определяет подмножество всех значений показателя распределения, которые должны быть аллоцированы. Предположим, мы хотим, чтобы правило аллокации действовало не на все значения показателя «Доходы от комиссий…», а только на относящиеся к иностранным валютам. В этом случае условие может выглядеть так: Валюта.ISO <> «RUR». Измерение распределения Измерение бюджетной модели, в рамках которого выполняется аллокация (перераспределение). Теоретически это может быть любое измерение, но на практике чаще всего используют следующие: «ЦФУ», «Продукты», «Бизнес-направления», «Точки продаж». Элементы «откуда» Элементы измерения распределения, значения которых подвергаются аллокации (иными словами, в итоге мы должны для показателя распределения с этих элементов списать все, с учетом фильтра). Элементы могут задаваться либо как жесткий список, либо путем определения условий для атрибутов элементов измерений (например, ЦФУ.ТипЦФУ = «Центр прибыли»). Элементы «куда» Элементы измерения распределения, на которые мы аллоцируем значения с элементов «откуда». Множества элементов «откуда» и элементов «куда» не должны пересекаться. Алгоритм распределения • По базе распределения. В этом случае определяется бюджетный показатель, который задает пропорции того, как будут перераспределяться значения. • Фиксированный. Пропорции распределения (доли) задаются жестко. RS-CLUB АПРЕЛЬ–ИЮНЬ 2008 ЦЗ в каскаде. Данный метод более точен, чем прямое разнесение, но требует проведения специального анализа для корректного формирования каскада, иначе результат может быть сильно искажен. В перекрестных аллокациях для расчета применяются специальные итерационные или матричные алгоритмы. Они сложнее с точки зрения вычислений, но обеспечивают более правильные результаты. Базы распределения В качестве баз распределения фактически может выступать любой финансовый или нефинансовый показатель, связанный с аналитическим разрезом, по которому выполняется распределение. Эти базы представляют собой нормы, на основании которых выполняется аллокация того или иного вида доходов или расходов. Например, аллокации по ЦФУ можно проводить на базе следующих показателей: численность персонала ЦФУ; площадь, занимаемая ЦФУ; количество телефонов; объемы (количественные, стоимостные) операций; время, затраченное на выполнение тех или иных задач этого ЦФУ (TimeSheet), и пр. Управленческий учет в «RS-DataHouse:Бюджетирование». Часть 1. Аллокации Атрибут Правило 1 Правило 2 Приоритет 1 2 Показатель распределения Статья БДиР «Фонд оплаты труда» Статья БДиР «Фонд оплаты труда» Фильтр показателя распределения ОШС.Должность= «Уборщица» – Измерение распределения ЦФУ ЦФУ Элементы «откуда» ЦФУ = «АХО» ЦФУ.ТипЦФУ = «Центр затрат» Элементы «куда» ЦФУ <> «АХО» ЦФУ.ТипЦФУ = «Центр прибыли» Алгоритм распределения База распределения, «Площадь закрепленная за подразделением» База распределения, «Количество сотрудников» Реализация механизма аллокаций в «RS-DataHouse: Бюджетирование» Система «RS-DataHouse:Бюдже­ тирование» дает возможность оперировать всеми тремя методами аллокации. В соответствии с принятой в банке методикой можно выбрать тот или иной метод, соответствующим образом настроив бюджетную модель. В основе этих настроек – набор правил аллокаций, каждое из которых имеет собственную структуру (табл. 1). Все правила историзируются: для каждого из них установлен срок действия (временной интервал), что позволяет при необходимости менять методику аллокации. Фактически с помощью этих правил и определяется метод аллокации. Так, если множество «Элементы ''откуда''», пересекается по набору элементов с множеством «Элементы ''куда''», то автоматически используется механизм перекрестной аллокации. Приведем несложный пример определения правил аллокации (табл. 2). Здесь первое правило служит для аллокации прямым методом части фонда оплаты труда (ФОТ) а дминистративно-хозяйственного отдела (оплата работы уборщиц), где в качестве базы распределения рассматривается площадь, относящаяся к соответствующим ЦФУ. В соответствии со вторым правилом оставшаяся часть проблемы и решения ФОТ центров затрат разноситс­я перекрестным методом по всем центрам прибыли, в качестве базы используется количество сотрудников, относящихся к ЦФУ. Процесс аллокации в системе «RS‑DataHouse:Бюджетирование» вклю­ чает следующие этапы: 1. Ежедневная первичная трансформация факта. 2. Анализ правил аллокации, составление матрицы выполнения правил. 3. Расчет баз распределения. 4. Расчет аллоцируемых сумм (и коэффициентов распределения). 5. Формирование корректировок аллокации. На каждом этапе возможно не только просмотреть результаты, но и проанализировать их. Например, оценить значения баз распределения или доли распределяемых расходов. Итоговый результат хранится в бюджетном пространстве в отдельном разрезе (рис. 5). Это позволяет оценивать Таблица 2. Пример правил аллокации фактические бюджетные показатели как с учетом выполненных аллокаций, так и без них. При этом возможно с помощью механизма переходов вернуться к описанию конкретного правила (правил), вследствие выполнения которого была распределена та или иная сумма. Продолжение следует Рис. 5. Пример выполнения аллокации по одному правилу апрель–ИЮНЬ 2008 RS-CLUB 75
