внедрение системы управленческого учета на предприятии

ПРОМЫШЛЕННАЯ ПОЛИТИКА
ИнВестРегион № 5 / 2006
19
Букреев А. М., Рощупкина И. В. Внедрение системы управленческого учета на
предприятии: практический аспект.
ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА
НА ПРЕДПРИЯТИИ: ПРАКТИЧЕСКИЙ АСПЕКТ
А. М. Букреев
Профессор кафедры экономики, производственного менеджмента и организации
машиностроительного производства Воронежского государственного технического университета
И. В. Рощупкина
Старший преподаватель кафедры экономики, производственного менеджмента и организации
машиностроительного производства Воронежского государственного технического университета
Статья посвящена проблемам, с которыми сталкиваются руководители предприятий при внедрении системы управленческого учета. Рассмотриваются возможные
варианты их решения. Особое внимание акцентируется на организационно-управленческих, психологических и информационно-технологических вопросах
В
последнее время все больше руководителей
высшего и среднего звена стали склоняться
к тому, что данные бухгалтерского учета не в состоянии обеспечить возрастающие информационные потребности предприятий в условиях перехода на новый уровень ведения бизнеса.
Поэтому более активно предпринимаются попытки поиска и внедрения другой, альтернативной,
системы, способной ответить на любые вопросы. Финансовые менеджеры промышленных
предприятий предлагается достаточно большое
количество управленческих методов и техник.
Некоторые из них выступают как вспомогательные средства анализа (методы калькулирования
себестоимости, факторного анализа и т. д.), другие претендуют на перестройку всей управленческой логики (например, технология контроллинга и др.).
Стоит отметить, что функция учета в системе
управления затратами является основополагающей, то есть как организован учет, так и происходит планирование, анализ, контроль, обратная
связь.
О существовании в организации проблем,
связанных с функционированием систем учета,
можно судить на основании внешних проявлений неблагополучия:
1. Снижение общей эффективности компании,
постоянное увеличение накладных расходов.
2. Резкое ухудшение финансового состояния
вследствие реализации рисков, неверно
оцененных на этапе инвестиционного планирования.
3. Трудности с привлечением кредитных ресурсов.
4. Систематическая нехватка средств на выполнение производственной программы и обеспечение текущих потребностей компании.
5. Рост просроченной кредиторской задолженности и штрафных санкций.
6. «Непрозрачность» деятельности компании
для руководства и акционеров [5].
В своем нынешнем виде система бухгалтерского учета, подчиненная в первую очередь целям
налогообложения, искажает реальную картину
происходящих на предприятии бизнес-процессов, а следовательно, не может быть информационной основой для принятия решений по вышеуказанным проблемам.
В свою очередь, руководители и менеджеры
высшего звена, выбирая дорогостоящие системы учета и отчетности с целью получения все
большего объема данных, не достаточно осознают, что в действительности несут такие системы.
Они зачастую получают хаос: больше неорганизованности, бессистемности и случайной информации.
В данной ситуации можно остановить свой
выбор на широко известной и успешно применяемой в мировой практике, да уже и в России,
системе управленческого учета.
Это обусловлено тем, что, если в бухгалтерском учете существует большое количество
ограничений (несмотря на попытки перехода
к международным стандартам), то управленческий учет позволяет получить такую информацию, которая потребуется, причем оперативно.
Для эффективного принятия управленческих
решений руководство предприятия должно по-
20
ПРОМЫШЛЕННАЯ ПОЛИТИКА
лучать оперативную информацию каждый день,
а отчет за месяц – максимум в пределах трех
дней следующего месяца [8].
Значительное преимущество системы управленческого учета состоит в ее гибкости. Из обширного арсенала практических инструментов
и методов управленческого учета каждое предприятие может выбрать наиболее актуальные,
в наибольшей степени учитывающие особенности его хозяйственной деятельности. И внедрение
этих методов и инструментов может идти постепенно – от самых простых и доступных к более
объемным и сложным.
Понимая роль системы управленческого учета
в современной организации, многие руководители, однако, сталкиваются с большими проблемами, пытаясь наладить на своем предприятии
такую систему. Их подразделить на:
• организационно-управленческие;
• методические;
• информационно-технологические;
• психологические.
Сложность рассматриваемого вопроса (а значит, и необходимость системного подхода к его
решению) подтверждает мировая статистика:
не более 70 % попыток внедрения систем управленческого учета заканчивается успешно, и из
них только половина укладывается в намеченные бюджеты и сроки [4].
Поэтому достаточно важным вопросом является, кто возьмет на себя внедрение системы управленческого учета на предприятии. Стихийный
выбор несет только излишние проблемы.
Организация внедрения системы управленческого учета на предприятии может быть построена следующими путями:
1) на базе использования внутренних сил и кадров предприятия;
2) с привлечением на предприятие новых, квалифицированных в области управленческого учета, кадров для работы на постоянной основе;
3) с привлечением сторонних специалистов
на базе аутсорсинга.
Процесс разработки и внедрения системы
управленческого учета силами предприятия сегодня, как правило, возглавляет финансовый
директор либо главный бухгалтер, а различные
функции ведения управленческого учета и обеспечения руководства соответствующей отчетностью возлагаются на экономистов структурных
подразделений компании [9].
Однако делегирование главному бухгалтеру
функций постановке и ведения системы управленческого учета будет искажением его подлинных должностных обязанностей и полномочий.
Попытка создания нового отдела, группы
из вновь принятых сотрудников для того, чтобы
вести процесс внедрения параллельно ведению
работы по старым принципам, чтобы потом быст-
ИнВестРегион № 5 / 2006
ро перейти на новую систему, также может быть
не очень успешной.
Наиболее оптимальным решением для эффективной разработки и внедрения управленческого учета на предприятии является создание
рабочей группы, руководитель которой по статусу будет не ниже статуса главного бухгалтера.
После внедрения данная рабочая группа, возможно, перерастет в специализированное подразделение, например, отдел управленческого
учета.
В такую группу должны входить специалисты различных отделов (их помощь неизбежна),
а также новые специалисты (если это необходимо). Но возглавить работу должен признанный
специалист, имеющий большой опыт работы
на данном предприятии и определенный авторитет. При этом ему предоставляются широкие
права доступа ко всей необходимой информации от подразделений.
На сегодняшнее время также существует
множество консультационных компаний, специализирующихся на внедрении систем управленческого учета. Опыт работы специалистов таких
компаний позволяет им выделить необходимые
условия для успешного внедрения систем.
1. Однозначная поддержка системы руководством предприятия.
2. Мотивация персонала к управлению издержками. Параллельно внедрению системы
управленческого учета должна вводиться
система поощрений персонала, предусматривающая не только поощрения за выполненные
и перевыполненные задания по производству,
но и поощрения за сэкономленные ресурсы,
внедрение новых технологий.
3. Команда, состоящая не только из экономистов, бухгалтеров, но и из технологов, технических работников, руководителей производств, руководителей тех структур, которые
будут обеспечивать формирование необходимой информации. Последнее обстоятельство
особенно важно, так как именно производственный персонал обеспечивает управление
базовыми объектами – продуктом, технологией, ресурсами.
4. Необходимость переработки форм отчетности. Новые формы отчетности должны содержать также основные параметры издержек
деятельности.
5. Процесс мониторинга и планирования издержек на основе анализа моделей должен
стать неотъемлемой частью процесса планирования деятельности предприятия.
6. Особое внимание должно уделяться практическим аспектам интерпретации и реализации
результатов обработки [8].
В процессе постановки управленческого учета
в организации необходимо решить следующие
задачи:
ПРОМЫШЛЕННАЯ ПОЛИТИКА
1) определение функциональных областей, в которых предполагается построение системы управленческого учета;
2) выявление элементов существующего в организации внутреннего учета в рамках выделенных функциональных областей и оценка
их адекватности реально протекающим хозяйственным процессам, а также информационным потребностям системы управления
предприятием;
3) разработка концепции управленческого учета
в организации и плана мероприятий по его
построению;
4) разработка структуры зон ответственности
менеджеров;
5) определение основных элементов системы управленческого учета и их регламентация;
6) внедрение системы управленческого учета
в организации и консультационное сопровождение процесса внедрения [6].
Компания «Neumark» предлагает разбить процесс постановки системы управленческого учета
на следующие этапы.
Этап I. Анализ текущей системы управления
В рамках данного этапа осуществляется диагностика текущей организационной структуры,
система управленческого учета и бюджетирования, совместно с клиентом создается макет
будущей системы учета и бюджетирования
и составляется план-график работ. Наличие
совместного плана внедрения управленческого учета и бюджетирования позволит снизить
временные и финансовые издержки проекта
за счет мобилизации внешних и внутренних
ресурсов компании, а менеджменту компании
– получить контроль над процессом разработки
и внедрения.
На этом этапе специалисты выявляют такие
ошибки, как «лишние» процессы, дублирование
функций, «петли» документооборота, возможные
риски утери информации, то есть корректируют
информационное пространство предприятия.
Этап II. Описание бизнес-процессов компании
В ходе этапа в графическом виде формализуются основные бизнес-процессы учета и бюджетирования, документооборот, информационные
связи компании-клиента, совместно с клиентом
подготавливается план возможных изменений
в бизнес-процессах с целью оптимизации деятельности компании.
Этап III. Разработка методики ведения
управленческого учета на предприятии,
подготовка технического задания
На данном этапе специалисты компании
«Neumark» совместно с сотрудниками клиента
разрабатывают документы, регламентирующие
систему: учетную политику, выходные формы уп-
ИнВестРегион № 5 / 2006
21
равленческих отчетов, перечень типовых хозяйственных операций клиента и проводок к ним.
Одним из результатов этапа является техническое задание на разработку программного
комплекса на выбранной клиентом платформе.
По окончании этапа проходит выбор наиболее
оптимального программного продукта.
Этап IV. Автоматизация системы
В рамках этапа происходит написание программного кода специалистами компании «Neumark» или клиента. Данная работа осуществляется на выбранной в ходе тендера платформе.
Этап V. Внедрение системы
Специалисты консультационной компании
«ПАКК» разделяют процесс постановки управленческого учета на предприятии на следующие
этапы:
1) создание рабочей группы по постановке управленческого учета с участием специалистов
предприятия, организации и внешних консультантов;
2) проведение диагностики существующей подсистемы внутреннего учета в рамках выбранной функциональной области или уровня управления;
3) разработка концепции управленческого учета
в организации и плана мероприятий по его
построению;
4) закрепление в регламентах основных элементов системы управленческого учета;
5) проведение мероприятий по обучению персонала;
6) апробирование учетных процедур на примере
одного учетного цикла;
7) доработка регламентов по итогам опытной
эксплуатации системы;
8) адаптация существующих систем автоматизации либо внедрение новых.
На наш взгляд, одним из важных этапов является тестирование системы на реальных данных
предприятия.
Для руководителей предприятий, которые
не имеют возможности воспользоваться услугами консультационных компаний, авторы предлагают обратить внимание на некоторые проблемы, которые могут возникать при внедрении
системы управленческого учета.
Отсутствие на предприятиях четкой организационной структуры затрудняет разработку
системы управленческого учета. Поскольку правильное выделение внутри предприятия центров ответственности и центров затрат – основа создания системы управленческого учета,
предварительное рассмотрение и совершенствование организационной структуры предприятия просто необходимо, чтобы избежать возврата к этой проблеме на дальнейших этапах
внедрения.
22
ПРОМЫШЛЕННАЯ ПОЛИТИКА
Многие предприятия, которые в настоящее
время пытаются внедрить у себя систему управленческого учета, сталкиваются и с методическими трудностями. Большое количество литературы по управленческому учету содержит
только теоретические положения по предмету,
а методики и практические разработки отсутствуют.
Проблемой является и дефицит квалифицированных и опытных кадров, специализирующихся
на управленческом учете, а также отсутствие
стандартизации и методологической базы составления и ведения управленческой отчетности.
Возникает также проблема подготовки и найма
персонала по управленческому учету. Наиболее
целесообразным при этом является аутсорсинг
подготовки и обучения кадров. Необходимо постоянное прохождение курсов повышения квалификации, квалификационная аттестация и сертификация специалистов [8].
Разрабатывая методику внедрения системы
управленческого учета на предприятии, следует обратить особое внимание на такие важные
моменты, как методы учета затрат и требования
к управленческой отчетности.
Создание на предприятии системы управленческого учета практически невозможно
без правильной классификации процессов и технологий, что позволит выработать правильную
методологию учета затрат, оценки результатов
деятельности подразделения и просто определения соответствующей отчетности подразделения как базы для принятия управленческих
решений.
Выбор метода учета затрат играет основополагающую роль при формировании системы
управленческого учета на предприятии. На выбор метода учета затрат влияет огромное количество факторов, таких как организационная
структура предприятия, разнообразие и характер видов продукции, услуг, проектов, производственная структура, поливалентность (гибкость)
оборудования, тип производства, и другие индивидуальные особенности предприятия. От всего
этого зависит и выбор базы распределения конкретных видов издержек. Прежде всего следует
определить, какой метод учета больше всего
соответствует специфике предприятия, проведя
исследование величины влияния различных факторов на поведение затрат.
С внедрением управленческого учета появляются новые требования к системе документооборота. Методы управления, базирующиеся
на анализе бумажных отчетов, техника сбора
и представления информации для менеджеров,
да и сам процесс принятия решений, основанный на том, что все необходимые сведения получаются из нескольких десятков (или сотен)
отчетных форм, вошли в противоречие с быстро меняющимся рынком, резко усилившейся
ИнВестРегион № 5 / 2006
конкуренцией и возросшей требовательностью
клиентов. Использование управленческого учета позволяет анализировать данные наиболее
подробно при условии, что они правильно организованы. Возможно, понадобится интеграция
или дезинтеграция отдельных форм отчетности,
введение дополнительных регистров учета, повышение степени систематизации и концентрации
информации. То есть должна быть проведена работа по повышению информативности документов и регистров учета.
Кроме того, разделение информации по подразделениям с соответствующей регламентацией доступа приводит к ряду трудностей,
которые несовместимы с системой управленческого учета. Например, если требуется сопоставить данные, которыми владеет одно
подразделение, с данными, принадлежащими
другому, и принять решение, никто, кроме высшего руководства фирмы, не в состоянии это
сделать, что приводит к перегрузке менеджеров высшего звена и к утере ответственности
за конечный результат бизнеса. Нестандартную информацию не удается получить быстро: информационные потоки внутри фирмы
спланированы заранее, сроки представления
отчетности регламентированы, и потребность
в любом нешаблонном и быстром решении
сразу сталкивается с негибкостью механизма
доступа к информации. В итоге возникает ситуация, когда большая часть отчетов готовится на заказ, по требованию руководства предприятия.
Использование компьютерных технологий
и программного обеспечения для оперативной
работы с информацией тоже несет в себе некоторые проблемы, которые проявляются при
внедрении на предприятии системы управленческого учета.
Чаще всего низкая оперативность информации вызвана слабой автоматизацией многих
предприятий. В 80 % промышленных компаний уровень автоматизации пока недостаточен
для получения информации в режиме реального
времени [2].
Построение новых информационных конструкций требует объединения в одну систему большого числа подразделений, отделов,
служб, которые ранее решали свои локальные
задачи на уровне разобщенно работающего
программного обеспечения. Иногда получается так, что, решив все организационные
проблемы внедрения системы, специалисты
просто не в состоянии совместить данные, необходимые для анализа, так как они находятся
в хранилищах, базах банных, электронных таблицах, архивах, имеющих различный уровень
возможностей и совместимости друг с другом.
Это все крайне замедляет, а иногда делает
просто невозможным процесс агрегирования
ПРОМЫШЛЕННАЯ ПОЛИТИКА
данных, а используемое устаревшее программное обеспечение не позволяет решать аналитические задачи, стоящие перед системой
управленческого учета. Здесь наиболее правильным является переход на единую компьютерную систему, позволяющую оперативно
работать со всей имеющейся на предприятии
информацией.
В настоящее время существует много возможностей построения аналитических систем
на базе различных программных продуктов. Одним из примеров является использование технологии Oracle Express, которая является одной
из самых развитых технологий анализа сложных
баз данных в среде клиент / сервер.
В любом случае использование на предприятии единой информационной системы создаст
следующие преимущества:
– автоматизированная информационная система управления предприятием будет приведена
в соответствие с современными технологическими стандартами, что позволит использовать любые дополнительные аналитические
средства, поддерживающие эти стандарты;
– переходу к единой компьютерной системе сопутствует создание информационной модели
предприятия, то есть будут документированы,
описаны и, насколько это возможно, формализованы все бизнес-процессы;
– будет создана единая информационная среда предприятия, в которой каждый сотрудник
сможет вовремя получать необходимую ему
информацию [6].
Соответственно, чтобы обеспечить коммерческую тайну определенных групп данных, необходимо четкое администрирование с разграничением доступа вплоть до определенных таблиц,
форм и отчетов.
Кроме того, сотрудникам предприятия (и не
только высшему управленческому персоналу)
необходимо доказать, что новая система принесет им пользу, а определенные усилия, направленные для перестройки на новую работу, оправдают себя. Какие-либо ошибки или неудачи,
трудности на первых этапах воспринимаются
как неверно построенная работа новой системы, провоцируя неуверенность в правильности выбранного пути. Можно привести пример
ситуации, которая возникла на предприятии,
где не были решены психологические проблемы при внедрении новой системы. Не преодолев сопротивления всех «старых» сотрудников
внедрению новой системы учета, руководство
предприятия сделало ставку на команду работников со стороны. Но опытные работники
не только не стали способствовать внедрению
нового, но и различными способами старались
затянуть данный процесс. У новой команды
ушло огромное количество времени на то, что-
ИнВестРегион № 5 / 2006
23
бы разобраться с тонкостями и особенностями
работы предприятия, а «старая» команда обвиняла их в некомпетентности. В итоге руководство предприятия отказалось от услуг сторонних
специалистов, а процесс внедрения был начат
сначала.
Парадокс, который мешает внедрению управленческого учета на российских предприятиях и делает этот процесс таким мучительно
долгим, отметил Сергей Сергеев, руководитель
проекта консалтинговой группы «КУБ»: «Желание наладить управленческий учет обычно возникает у конкретных руководителей в связи с
потерей управляемости, которая, как правило,
простыми средствами не лечится. При этом глубинной причиной проблем, которые данные руководители желают решить постановкой управленческого учета, является как раз отсутствие
желания изменять позицию и уровень знаний о
предмете. На успех работы в первую очередь
влияет готовность руководства воспринимать
новые идеи о бизнесе в целом и лично о руководителях» [3].
Группе внедрения и руководству предприятия, которое контролирует ход процесса, следует понимать, что на начальных этапах трудности неизбежны. К ним надо подготовить своих
подчиненных и быть готовым самим, поскольку
психологическая неготовность сотрудников к
пониманию необходимости перехода на новые
условия работы приводит к конфликтам. Встречаются такие ситуации, когда столкнувшись с
первыми проблемами, руководство предприятия теряет веру и начинает сомневаться в
необходимости внедрения системы управленческого учета. Всем работникам предприятия,
участвующим в процессе внедрения, а особенно высшему менеджменту следует понимать,
что переход на новые принципы работы – не
кратковременное действие, а сложный процесс, требующий больших затрат времени, ресурсов и усилий.
Процедура внедрения управленческого учета
(по опыту специалистов) длится не менее полугода, а если компания крупная (например, холдинг) – не менее года. При этом сама концепция,
включая разработку всех документов, занимает
два-три месяца, в остальное время проводится
модификация существующей автоматизированной системы (или внедрение более совершенной) и обучение персонала. Стоимость создания
методологии, регламентов с помощью консультантов зависит от размера предприятия, количества центров ответственности и начинается от
15–20 тыс. дол. Как считают в компании «Центр
консалтинга “Форум”», вся работа по внедрению
управленческого учета длится от семи месяцев
до года, и еще год отводится на то, чтобы изменения окончательно закрепились в корпоративной культуре [3].
24
ИнВестРегион № 5 / 2006
ПРОМЫШЛЕННАЯ ПОЛИТИКА
Таким образом, можно отметить, что внедрение системы управленческого учета на
предприятии требует серьезного подхода к
организации ее внедрения. Предотвратив возникновение большого количества проблем на
начальной стадии внедрения системы, мы га-
рантируем большую вероятность успеха в дальнейшем.
Система управленческого учета должна дополнять систему управления, и это следует осознать
и принять всеми менеджерами высшего звена
предприятия.
ЛИТЕРАТУРА
1. Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет / М.А. Вахрушина. – М.: ЗАО «Финстат-информ», 1999. С. 359.
2. Жигальцова О. Управленческий учет: возможности внедрения на российских предприятиях /
О. Жигальцова. – http://www.recruiters.ru/index/jobmarket/sverdlovsk/642,0.html?prn=1
3. Кашин С. Приемы удержания издержек / С. Кашин. – http://www.seminars.ru/bnode/54/
article/852/.
4. Колесников А. Что такое управленческий учет? / А. Колесников. – http://www.erp-volga.com/hare
/kb/article.71.html.
5. Крючков А. Взаимосвязь управленческого учета и бюджетирования: опыт промышленных предприятий / А. Крючков // Управление корпоративными финансами. – 2004. – № 5.
6. Мурынов А.А. Постановка и реструктуризация управленческого учета в организации / А.А Мурынов, А.В. Романенко, И.Л. Баринова // Роль аналитика в управлении компанией : материалы
конф. – М. : ИФК «Альт», 2002.
7. Работающие технологии клиент/сервер // Решения Oracle для создания информационных систем : Материалы конф. – М. : Компания «Interface LTD», 2000.
8. Скоромник В. Концептуальные положения методологии оперативного и стратегического управления издержками бизнеса (на примере нефтедобывающей отрасли) / В. Скоромник, Т. Алекперов // Электронный журнал Neweconomic.com.
9. Столярова Е. Диагноз: неэффективность. Рецепт: управленческий учет / Е. Столярова. – http://
www.zhuk.net.
НОВАЯ ФЕДЕРАЛЬНАЯ ЦЕЛЕВАЯ ПРОГРАММА
3 октября в пресс-центре РИА «Новости» прошел круглый стол на тему: «Государственная
политика в научно-технологической сфере России на 2007-2012 годы».
В ходе работы круглого стола представлена концепция новой Федеральной целевой
программы (ФЦП) «Исследования и разработки по приоритетным направлениям
развития научно-технологического комплекса России на 2007-2012 гг.».
В работе круглого стола приняли участие: статс-секретарь – заместитель министра образования
и науки РФ Д. Ливанов, начальник Управления программ и проектов Роснауки В. Автономов, генеральный директор ГУ «Государственной дирекции ЦНТП» А. Петров, а также члены научно-координационного совета.
Говоря о новой ФЦП «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития научно-технологического комплекса России на 2007-2012 гг.» заместитель министра образования и науки
РФ Дмитрий Ливанов отметил, что в программе планируется наряду с поддержкой процесса коммерциализации технологий, поддержать совершенствование приборной базы, без которой невозможна
конкурентоспособность продукции и исследований. В рамках реализации программы планируется
создание крупных инновационных проектов с участием частного бизнеса, которые ориентируются
на эффективное использование результатов исследований в экономике и производстве.
Начальник Управления программ и проектов Роснауки Валерий Автономов обратил внимание
на то, что была отработана такая схема реализации программы, при которой чиновник отстранен
от определения важности предлагаемого к реализации проекта, а также от определения финансовой составляющей будущего контракта. Эти вопросы решают эксперты в специально созданных
консультационных рабочих группах.
Директор Государственной дирекции ЦНТП Андрей Петров рассказал, что финансирование новой
федеральной программы предусматривает в 2007 году увеличение выделения бюджетных средств
почти в 1,5 раза – более 11,5 млрд. рублей. Кроме того, планируется привлечение средств из внебюджетных источников в объеме более 5 млрд. рублей.
По материалам Федерального агентства по науке и инновациям