РУБРИКА ПОДРУБРИКА Успешность внедрения СЭД и ЕСМ: удовлетворение потребностям заказчика + скорость внедрения 11 сентября в Киеве состоится Девятая научно-техническая конференция-выставка по электронному документообороту, управлению корпоративным контентом (ECM) и бизнес-процессами (BPM) DOCFLOW Украина 2013. Свои достижения ведущие игроки мирового рынка и локальные разработчики из Украины и стран СНГ традиционно представят гостям мероприятия в столичном «Украинском Доме». Организатором конференции-выставки выступила компания ABBYY Украина. В преддверии DOCFLOW Украина 2013 мы задали несколько вопросов Михаилу Бейраку, руководителю отдела корпоративных проектов компании ABBYY Украина относительно тенденций в области электронного документооборота и ECM, а также как эти технологии помогают украинским компаниям стать конкурентоспособными Михаил Бейрак, руководитель отдела корпоративных проектов компании ABBYY Украина Какие наиболее важные изменения произошли, по Вашему мнению, на украинском рынке СЭД и ЕСМ за прошедший с DOCFLOW 2012 год? Конференция-выставка DOCFLOW Украина, которую мы проводим вот уже 9 год подряд, своей конференционной программой и составом участников отражает основные тенденции на рынке и показывает перспективные и актуальные направления ECM. Так, в этом году в конференционную часть мероприятия мы добавили три секции. Первая будет посвящена электронным архивам. Дело в том, что в последнее время в Украине необходимость создания электронных архивов (и затем принятие взвешенных решений на основании имеющейся в них информации) осознало и государство, и люди, которые располагают большими объемами документов. Поэтому большинство стратегических проектов, к примеру, в государстве Украина, сейчас направлены как раз на формирование этих гигантских архивов: это и перепись населения, и кадастр и так далее. 22 Темой второй секции-новинки станет электронно-цифровая подпись. Еще в 2003 году были приняты законы, посвященные этой тематике («Про електронні документи та електронний документообіг» и «Про електронний цифровий підпис»), но только сейчас число компаний, предоставляющих электронно-цифровую подпись в Украине стало достаточным, чтобы рынок стал конкурентным. Об особенностях, преимуществах и проблемных вопросах электронно-цифровых подписей и будут говорить на мероприятии компании-участники. Третьей станет тема документооборота первичных бухгалтерских документов. В целом, автоматизация всех коммерческих предприятий традиционно начиналась с бухгалтерии. Однако, в силу ряда причин, длительное время никто не считал первичные финансовые документы документами. Почему так происходило, непонятно. Данные из них вводили в автоматизированные системы, а сами документы хранили в шкафах. В прочем, так до сих пор и происходит в большом количестве компаний. Однако иногда дело доходит до юридических споров, и становятся очевидными разногласия между данными, введенными в учетные и ERP-системы. Это ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЛЯ МЕНЕДЖМЕНТА приводит к тому, что наиболее передовые компании стали задумываться о необходимости автоматизации извлечения данных из первичных бухгалтерских документов (счетов, накладных, актов) и заказывать такие проекты. Стоит отметить, что во всем мире обработка счетов – это почти 30% всего рынка, связанного с извлечением данных из бумажных документов. И до недавнего времени Украина была исключением. Однако, к счастью, и тут мы видим движение вперед, что и отобразилось на конференционной части DOCFLOW Украина 2013. Можете ли Вы назвать наиболее значимые украинские проекты в области построения СЭД и ECM? Все такие проекты в основном связаны с обязательствами о неразглашении информации, поэтому называть их заказчиков было бы неправильно, тем более, если это не касается нашей компании. Об ABBYY Украина могу сказать, что в этом году мы реализовали два проекта, связанных с построением государственных реестров. В целом, можно говорить, что речь идет о больших архивах, из которых извлекаются данные в больших объемах (информация из десятков миллионов объектов). И оба этих проекта имеют общегосударственное значение. № 7-8/2013 РУБРИКА ПОДРУБРИКА Мифы о документообороте Какие тенденции и технологии в области СЭД и ЕСМ наиболее актуальны и востребованы украинским заказчиком на сегодняшний день? Эти вопросы относятся скорее не к функциональности систем. Сегодня все заказчики ждут чего-то нового. Все слышали, к примеру, что есть social ECM, и думают, что, возможно, эти системы удобнее. Так ли это, покажет время. Кроме того, все заказчики ожидают более легкого внедрения ECM и BPM-систем, чем это было ранее, меньшего сопротивления персонала и организационных усилий и проблем. Компания IDC в своем исследовании, организованном по заказу компании Ricoh, развенчивает наиболее распространенные мифы, связанные с внедрением систем документооборота в компаниях Миф № 1. Неэффективный документооборот почти не влияет на важные бизнес-процессы, а оптимизация документооборота позволяет лишь снизить расходы. Суммарные финансовые потери компаний — включая время, потраченное персоналом впустую, необходимость переделывать выполненную работу и упущенную выгоду в связи с уходом клиентов — как минимум в 10 раз больше, чем требующиеся дополнительные затраты на оптимизацию документооборота. Главная ошибка руководителей компаний в том, что они недооценивают финансовые риски, связанные с документооборотом. Согласно опросу, из-за ошибок в работе с документами 36% компаний в свое время не прошли проверки на соответствие требованиям, 30% — потеряли ключевых сотрудников, а 25% — упустили крупных клиентов. К распространенным последствиям неправильно организованного документооборота также можно отнести проблемы с ИTбезопасностью, частые аудиторские ревизии и даже судебные разбирательства. Каковы перспективы массового распространения в Украине облачных решений по электронному документообороту и ЕСМ? Перспективы облачных технологий большие, но есть у них основная проблема – безопасность – которая остается неразрешенной и состоит в том, что все публичные облака построены в других странах. В то же время существует ряд законов, запрещающих, к примеру, финансовым учреждениям выносить персональные данные за границу Украины. Аналогичная ситуация и с государственными органами, которые не могут себе позволить вынести государственную информацию за пределы государственной границы. И это делает невозможным использование публичных облаков. То есть это тема очень перспективная, но пока еще мало распространена в силу ряда причин. Насколько актуальны мобильные приложения, касающиеся СЭД и ЕСМ, для украинского заказчика? Такие приложения настолько актуальны, что о них перестали говорить. То есть практически у всех производителей СЭД появились электронные клиенты для разных платформ, и это перестало быть какой-то особенностью. Другое дело, что в этих мобильных приложениях разные функциональности, могут быть проблемы с переносимостью на различные мобильные операционные системы и так далее. № 7-8/2013 Миф № 2. Риски, связанные с документооборотом, актуальны лишь для некоторых компаний и зависят от отрасли и региона. В опросе IDC приняли участие 1516 сотрудников крупных и средних компаний из 8 стран мира: США, Канады, Великобритании, Франции, Германии, Австралии, Китая и Японии. Все участники были отобраны в случайном порядке на международных конференциях и семинарах. Основываясь на этом опросе, IDC развенчивает еще один миф — о том, что компании из разных стран и отраслей в разной степени подвержены рискам, связанным с документооборотом. На самом деле серьезные инциденты из-за ошибок с документами произошли приблизительно в равных пропорциях в организациях Северной Америки, Европы и Азии. Самым высоким показатель оказался у Азии (79%). Миф № 3. Электронный документооборот — значит, более эффективный. Наиболее распространенный сегодня миф — о том, что электронный документооборот эффективнее бумажного. Но исследование показало, что бумага сама по себе не является фактором риска. Напротив, именно бумажный документооборот сотрудники западных компаний считают наиболее надежным, а многие электронные системы — наименее эффективными. Эффективность документооборота зависит от основных рабочих процессов, а сам носитель не обязательно является проблемой. Миф № 4. Инвестиции в обновление ИТ-инфраструктуры и новое ПО — лучший способ скорректировать документооборот. Согласно исследованию, оптимизация документооборота требует глубокого изучения процессов, желательно внешними консультантами. При внедрении новых инструментов документооборот часто по-прежнему остается неэффективным, но изначально неверно выстроенные процессы дополнительно закрепляются с помощью новых ИТ-средств. Каковы критерии и функции приложений являются определяющими при выборе СЭД и ЕСМ заказчиком? Самое главное – это удовлетворение потребностей заказчика и быстрота внедрения. Ведь можно внедрить полнофункциональную систему за 10 лет, а можно за неделю внедрить систему, которая очень отдаленно напоминает то, что нужно заказчику. Другое дело, что важно понимать, где находится оптимальное решение. Обо всех новинках и участниках DOCFLOW Украина 2013 читайте на сайте мероприятия: www.docflow.ua. Для всех зарегистрировавшихся на сайте посещение конференции-выставки бесплатно! Интервью провел Виталий Проненко ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЛЯ МЕНЕДЖМЕНТА 23