Логика ECM. Бизнес

ЛОГИКА ECM. БИЗНЕС-ПЛАТФОРМА
Построенная на свободном ПО, открытая к интеграции
и расширению сервисная ECM-платформа позволяет
быстро и эффективно решать задачи по управлению
корпоративным контентом и контент-ориентированными
бизнес-процессами в современной организации.
• инструментарий управления бизнес-процессами:
с Alfresco тесно интегрирована система управления
процессами Activiti на базе стандарта BPMN 2.0,
позволяющая легко разрабатывать и внедрять новые
бизнес-процессы;
На чем базируется «бизнес-платформа»:
• портал совместной работы: Alfresco позволяет легко
создавать новые области коллективной работы над
документами (сайты) и приглашать в эти области
новых пользователей. В распоряжении пользователей
сайта оказываются совместно используемые библиотеки документов, форумы, блоги, wiki-страницы.
«Бизнес-платформа» опирается на открытый код
ECM-системы Alfresco Community Edition. Будучи сравнительно молодой системой (компания Alfresco основана
в 2005 году), платформа Alfresco уже завоевала популярность как открытая, масштабируемая ECM-платформа,
готовая к работе с конечными пользователями практически сразу после установки.
В распоряжении пользователя оказываются:
• средства управления документами: репозиторий
контента и метаданных, поддержка версионирования,
гибкая система авторизации и контроля прав,
поддержка предпросмотра документов большинства
распространенных форматов в веб-браузере, средства преобразования контента;
К этому перечню функциональности можно также
добавить чрезвычайную открытость Alfresco ECM для
интеграции с другими системами, возможность прозрачной аутентификации без ввода логина и пароля на базе
вашего системного пароля, легкий и полнофункциональный web-интерфейс пользователя.
Все это сделало Alfresco Community Edition «кандидатом
номер один» для использования в разработке нашей
«бизнес-платформы» на базе исходных кодов Alfresco.
Что представляет собой «бизнес-платформа»?
Будучи полноценной ECM-платформой, Alfresco
Community Edition, тем не менее, оставляет на долю
специалистов-внедренцев решение ряда типичных задач, возникающих практически в любом проекте. Чтобы
восполнить этот пробел, мы дополнили ECM-сервисы
Alfresco набором бизнес-сервисов — повторно используемых функциональных единиц, либо пригодных к использованию сразу же после установки, в том числе
конечными пользователями, либо значительно ускоряющих разработку любого функционала, связанного
с управлением документами и соответствующими бизнес-процессами.
Этот набор бизнес-сервисов, работающий в тесной связке друг с другом и с ECM-сервисами, предоставляемыми
Alfresco Community Edition, и носит название «Логика
ECM. Бизнес-платформа».
Поскольку «Бизнес-платформа» — открытая система
на базе открытых стандартов, использовать ее сервисы
можно сразу после установки системы. Для конечных
пользователей «Бизнес-платформа» добавляет ряд функциональных возможностей; для администраторов установки допускает внедрение дополнительных сервисов
в стандартный функционал Alfresco; для специальных
проектов облегчает и удешевляет любое заказное внедрение, осуществляемое в вашей компании внешними
или — при наличии в вашем ИТ-подразделении соответствующих компетенций — внутренними специалистами.
«Бизнес-платформа» построена в соответствии со стандартами пользовательского интерфейса Alfresco Share,
и переход от стандартного функционала Alfresco ECM
к функционалу «Бизнес-платформы» абсолютно прозрачен для пользователя: просто перейдите по нужной
ссылке и получите нужный функционал.
Архитектура «бизнес-платформы»
Бизнес-сервисы нашей
«бизнес-платформы»
Справочники
При заполнении атрибутов документов часто требуется
выбирать какое-то значение из справочника. «Бизнесплатформа» позволяет создавать, поддерживать
в актуальном состоянии и использовать в документах
произвольное количество справочников, включая следующие возможности:
• поддержка как линейных, так и иерархических
(вложенных) справочников
• поддержка различных структур полей справочника
(много полей, поля различного типа)
• ведение истории версий элементов справочника
• синхронизация справочников с данными из внешних
источников
• экспорт значений справочников
Работа со справочниками производится через
web-интерфейс системы и не требует никаких знаний
программирования или администрирования.
Организационно-штатная структура
•
«Бизнес-платформа» содержит сервис управления сведениями об организационно-штатной структуре предприятия. С помощью этого сервиса можно работать
со следующими сведениями:
•
перечень сотрудников предприятия (с привязкой
к системным учетным записям пользователей)
•
управление версиями записей о сотрудниках
подразделения
•
иерархия подразделений предприятия
•
перечень должностей на предприятии
•
информация о должностных позициях сотрудников в
подразделениях
•
информация о руководителях подразделений
•
перечень рабочих групп и их участников
при наступлении даты запланированного или незапланированного отсутствия — автоматически включать режим делегирования полномочий сотрудника
в соответствии с заданными параметрами делегирования, а также осуществлять другие действия,
например, уведомление всех заинтересованных лиц
об отсутствии сотрудника. При окончании периода
отсутствия – выключать режим делегирования полномочий сотрудника, а также осуществлять другие
необходимые действия.
Делегирование
Делегирование — механизм, позволяющий настроить
и реализовать временную передачу прав и обязанностей
в системе на период отсутствия сотрудника. Система
предлагает несколько режимов делегирования:
•
Режим делегирования всех бизнес-функций. В этом
случае сотруднику-делегату передаются все права
и обязанности в рамках бизнес-ролей делегирующего сотрудника.
•
Режим раздельного делегирования по бизнес-функциям. В этом случае различные бизнес-функции
(роли) можно делегировать разным сотрудникам.
Кроме того, руководящая позиция в подразделении
автоматически дает руководителю права на все документы, на которые имеют права сотрудники его подразделения. В распоряжении руководителя находятся также
разнообразные инструменты и режимы просмотра,
позволяющие ему следить за документами и активностями, протекающими в его подразделении.
•
Режим делегирования руководящей позиции. Режим
делегирования руководящей позиции подразумевает передачу прав и обязанностей, специфичных для
позиции руководителя подразделения, независимо
от делегирования бизнес-функций.
Рабочий календарь
Для фиксации и последующего использования значимых
бизнес-событий системы (таких, как создание нового
документа, переход документа на другой статус, перевод
сотрудников в другую должность, начало периода отсутствия сотрудника и т. п.) предусмотрен механизм записи
информации в бизнес-журнале.
Получаемые сервисом сведения могут быть использованы при организации работы с документами как пользователями системы, так и средствами программного
интерфейса (API) для построения на базе «бизнес-платформы» прикладных решений любой степени сложности
Рабочий календарь — сервис, позволяющий управлять
и пользоваться сведениями о доступности/недоступности
для выполнения работ в системе в заданный день и производить необходимые действия (делегирование/отмена
делегирования полномочий) в случае установленного
отсутствия сотрудника.
Бизнес-журнал
Сервис дает возможность настройки как общепроизводственного календаря, так и графиков работы конкретных
подразделений или отдельных сотрудников. В случае
необходимости срочно зафиксировать отсутствие предусмотрена возможность быстрой отметки «Меня нет
в офисе» самим сотрудником через главное меню системы, без необходимости дополнительных настроек.
Бизнес-журнал — реестр, который содержит как структурированную информацию о событии (тип, категория, ссылки на все участвовавшие в событии объекты
системы), так и текстовое описание события (например,
«Документ ‘Договор №123’ перешел в статус ‘Согласовано’»). Бизнес-журнал служит как для целей аудита важных
системных событий, так и в качестве источника информации для формирования истории документов и других
объектов, уведомлений, подписок и т. д.
Настройки рабочего календаря позволяют:
Журналы регистрации документов
•
вычислять интервалы рабочего времени, как для
сотрудника, так и для подразделения или организации в целом
•
в любой момент времени получать сведения
о доступности/недоступности сотрудников для
выполнения работы в системе
«Бизнес-платформа» реализует сервис генерации и присвоения регистрационных номеров документам. Сервис
может быть вызван на любом этапе жизненного цикла
любого документа и поддерживает различные варианты
шаблонов регистрационных номеров и счетчиков, позволяя вести множество раздельных журналов регистрации.
Уведомления и подписки на события
Уведомления — сервис, с помощью которого компоненты
системы могут отправлять пользователю различные
сообщения. «Бизнес-платформа» позволяет определять
различные каналы доставки уведомлений, включая
внешние — email, SMS и др. Подписки на события —
механизм, позволяющий средствами пользовательского
интерфейса настроить автоматическое направление
пользователю или группе пользователей уведомлений
о совершении в системе бизнес-событий с документами
и другими объектами.
Машина состояний + бизнес-процессы
Все документы «бизнес-платформы» с момента своего
создания поступают под управление «машины состояний» — надстройки над движком управления бизнес-процессами, определяющей жизненный цикл документа
и позволяющей управлять:
•
правилами обработки событий начала и окончания
статуса
Для создания и изменения машины состояний документа в распоряжении аналитиков и внедренцев имеется
визуальный редактор, позволяющий создавать полноценную модель жизненного цикла в течение считанных
часов, а вносить изменения — за минуты. Развертывание
измененной машины состояний осуществляется одной
кнопкой, и изменения сразу вступают в силу. При этом
сохраняется версионность описаний машины состояний:
уже запущенные документы пройдут по «старому» описанию жизненного цикла, а все новые будут соответствовать новому описанию.
Система построения отчетов
•
диаграммой статусов документа
•
правилами перехода документа со статуса на статус
Любые сведения о документах и процессах «бизнесплатформы» могут быть обработаны с помощью системы
построения отчетов и представлены бизнес-пользователю в различных разрезах. Отчеты можно построить по
движению документов, по исполнительской дисциплине,
сводные отчеты и т. п.
•
правилами запуска дополнительных бизнес-процессов в ходе жизненного цикла
Мгновенные сообщения
•
правами доступа сотрудников к документу на каждом статусе
•
правилами редактирования атрибутов и вложений
на каждом статусе
•
поведением при истечении предельного времени
нахождения на статусе
Главная страница системы
Неотъемлемая часть системы — сервис обмена мгновенными сообщениями. Пользователи могут организовывать общение в режиме instant messaging, не покидая
рабочее окно системы. Открытая архитектура сервера
мгновенных сообщений позволяет подключить к нему
и другие клиентские messenger-приложения, работающие по стандартному протоколу XMPP.
Возможности работы с документами
•
Документ в «бизнес-платформе» не просто карточка
с присоединенным файлом. Документ позволяет пользователям, имеющим на это права, выполнить ряд
действий:
Связывание документа с другими документами
с указанием типа связи. Просмотр перечня связанных документов и документов, которые ссылаются
на данный документ (с контролем прав доступа).
•
Просмотр информации о запущенных и завершенных бизнес-процессах, связанных с документом.
•
Доступ к активным и завершенным задачам, связанным с обработкой документа.
•
Просмотр и редактирование атрибутивного состава
любой сложности.
•
Просмотр, добавление, редактирование (с поддержкой контроля версий) любого количества вложений
в документ, разделенных на различные категории.
•
Комментирование документа.
•
Проставление рейтинга документа.
•
Просмотр полной истории действий с документом
с момента его создания.
•
Просмотр перечня участников работы с документом
(сотрудников, принимавших участие в создании
и модификации документов на протяжении его
жизненного цикла). Приглашение в документ новых
участников (с автоматическим предоставлением
доступа).
Документ «бизнес-платформы»
Процессы согласования документов
«Бизнес-платформа» предлагает различные варианты
процессов согласования документов: параллельное
и последовательное согласование, а также любые варианты специальных процессов согласования, реализуемые
с помощью движка бизнес-процессов (один пример
специального процесса включен в комплект поставки
«бизнес-платформы»).
Протекание процессов согласования сопровождается
наполнением листов согласования, которые хранятся
в системе и в любой момент могут быть просмотрены
или выведены на печать.
О КОМПАНИИ «ЛОГИКА БИЗНЕСА 2.0»
«Логика бизнеса 2.0» — инновационная компания, работающая на стыке управленческих и информационных
технологий, использующая самые современные разработки и тренды ИТ-рынка.
«Логика бизнеса 2.0» позиционируется на рынке как доверенный советник (trusted advisor) в области ECM, BPM,
постановки процессного управления, интеграции приложений в рамках бизнес-процессов, бизнес-аналитики
и операционного контроллинга. Ведущие консультанты
компании работают на рынке управленческих и информационных технологий более 18 лет.
«Логика бизнеса 2.0» разрабатывает один из ведущих
на российском рынке ECM-инструментов «Логика ECM»
(экс-«БОСС-Референт»). Ведет масштабные проекты по
созданию электронных хранилищ неструктурированной
информации и управлению ею в государственных структурах, крупнейших российских нефтяных и телекоммуни-
кационных компаниях, в других отраслях экономики.
На платформе построены крупнейшая в России СЭД
в госструктуре, объединяющая более 120 000 пользователей в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС),
и крупнейшая «коммерческая» СЭД в компании МТС —
более 25 000 сотрудников.
По результатам исследования IDC Россия «Российский
рынок ECM 2012» решение «Логика ECM. СЭД» занимает
лидирующие позиции на рынке систем электронного документооборота.
Стратегические партнеры компании — ABBYY, Adobe, IBM,
Metasonic, Microsoft, Red Hat, Scheer Group, Software AG.
Подробнее на сайте www.blogic20.ru, корпоративный
блог www.i-love-bpm.ru. Все о юридически значимом
электронном документообороте читайте на сайте
www.business365.ru