4. ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ на оказание услуг по организации и

4. ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
на оказание услуг по организации и проведению корпоративного (командообразующего)
мероприятия
Предмет отбора: Право на заключение договора на оказание услуг по организации и
проведению корпоративного (командообразующего) мероприятия.
Цель: укрепление внутрикорпоративных коммуникаций среди сотрудников организации,
формирование у сотрудников активной жизненной позиции, корпоративной культуры,
повышение эффективности труда благодаря вовлечению сотрудников в корпоративные
мероприятия.
Концепция мероприятия (основная идея): командообразующее мероприятие
(нестандартный тренинг), способное построить коммуникации между сотрудниками и
способствовать развитию корпоративных ценностей, дать представление о
корпоративной культуре Компании.
Мероприятие должно быть:
- спортивным (например, организация спортивных станций с командным или
индивидуальным зачетом с целью сплочения и знакомства сотрудников друг с другом),
пропагандирующим здоровый образ жизни, призванное повысить общий тонус
сотрудников компании;
- дать возможность освоить навыки предотвращения и решения конфликтов внутри
команды;
Приветствуется идея праздника, связанная с нашей Компанией, несущая в себе
корпоративный смысл.
Главные задачи мероприятия: вовлечь всех сотрудников для участия в активные
зоны праздника, познакомить друг с другом, повысить лояльность сотрудников
Компании. Объединить и дать представление о том, что делает группу командой,
отработать навыки коммуникации и решения задач в нестандартных ситуациях,
предоставить возможность проявить свои способности и таланты, показать сотрудников
с другой стороны, помимо профессиональных достижений.
Дата проведения мероприятия:
05.09.2014 года (пятница) – «День работников нефтяной, газовой и топливной
промышленности»
Длительность мероприятия: с 16.00 до 00.00.
Общее количество сотрудников: ориентировочно 300 человек.
Справочно: Гендерный состав (примерно) 30% мужчин, 70 % женщин.
Заказчик оставляет за собой право скорректировать численность участников и гендерный состав, после
окончательного утверждения списков участников.
Требования к месту проведения мероприятия (площадка)*
Открытая площадка для проведения спортивной программы;
Наличие удобных организованных путей подъезда и парковки транспортных средств;
Тип площадки (отель, база отдыха, коттедж, пансионат, санаторий и т.д.);
Размещение по 4 - 12 человек (номер/комната для переодевания и размещения
вещей) с 16.00 до 23.30 ч. Комната должна обеспечивать сохранность вещей
(наличие замка);
5. Фуршет во время спортивной программы (шатер, пикник) на воздухе;
1.
2.
3.
4.
*
Участник может предложить аналоги продукции/ услуг затребованной Заказчиком, при условии что потребительские качества
предлагаемой продукции/ услуг не ниже чем у требуемых, а также предложить любые иные условия, улучшающие оказание услуг по
сравнению с требованиями установленными Документацией Заказчика.
6. Зал или шатер на 300 человек для проведения ужина (желательно банкетная
рассадка). Возможность дополнительного зонирования, по рассадке сотрудников и
руководящего звена на ужине;
7. Наличие сцены, танцпола / возможность установки сцены, (желательно:
возможность обзора сцены со всех точек столов);
8. Наличие организованного места для размещения технической группы (аниматоры,
ведущий, артисты и т.д.).
9. Комната (зал) для отдыха руководства (10-15 человек) на территории загородной
площадки или в пешей доступности от нее. В комнате обязательно наличие удобных
кресел для комфортного размещения;
Место проведения мероприятия (площадка): рассматриваются предложения
Претендентов соответствующие требованиям Заказчика, которые учитываются при
оценке предложений.
Требования к звуковому (музыкальному), световому сопровождению
- Звуковое сопровождение спортивной программы, фуршета;
- Звуковое сопровождение торжественной и концертно-развлекательной части;
- Световое и художественное оформление сцены, танцпола и территории
Требования к содержанию услуг
1. Трансфер:
 трансфер
должен
осуществляться
комфортабельных автобусах.
Исполнителем
(соисполнителем),
Вид
транспорта
Количество посадочных мест
Количество
автобусов
Примечание
Автобусы
45 мест
Обязательно: бутилированная
вода без газа (250 мл.), на
каждого пассажира
7
Наличие в автобусе:
кондиционер.
на
Справочно: Сведения об ответственных исполнителях по транспортному обслуживанию, необходимо
предоставить Заказчику не менее чем за три-пять дней до мероприятия (с указанием их Ф.И.О и №
мобильного телефона, а также времени прихода транспортных средств по адресу(-ам) указанным
Заказчиком).
2. Организация питания
3. В своем предложении Претендент должен представить, варианты меню:
Опции
Количество
(ориентировочно)
Стоимость на одного чел.,
руб., без НДС (ориентировочно)
Фуршет во время спортивной
программы, с напитками
300
не более 500 руб.
Ужин (банкет), с напитками
300
не более 2 000 руб.
20
не более 500 руб.
20
не более 500 руб.
15 кг
_
Кофе-брейк на совещание
руководителей
Фуршет в комнате (зале) для
руководства, с напитками
Праздничный торт
Справочно:
- Меню фуршета: холодные закуски, канапе, пирожки и безалкогольные напитки;
- Меню ужина (банкет): салаты в стол, горячее на выбор (мясо/рыба), десерты, чай/кофе, вода, сок/морс;
- Меню в комнате (зале) для руководства: закуски, горячие закуски, фрукты, десерты, чай, кофе, вода и
прочие напитки;
Претендент вправе предложить свои варианты меню.
3. Организация фотосъемки мероприятия
Фотосъемка: с 16.30, в течение 6 часов, на всей территории мероприятия (открытый
воздух, помещения). Фотосъемка должна осуществляться профессиональным
специалистом, непосредственно владеющим опытом работы в данной области.
Фотосъемка должна вестись в цифровом формате. На фотографиях должны быть
отображены все сотрудники, основные события мероприятия: спортивное мероприятие,
совещание руководства, торжественная часть и награждение сотрудников по результату
года, общий вид концертно-развлекательной программы, торт и т.п.
Справочно: Заказчику (ответственному представителю) передаются фотографии после компьютерной
обработки на DVD-диске и/или флеш-карте, не позднее, чем через 3-5 рабочих дней по итогам
мероприятия. Количество обработанных фотографий: 200-300 шт., предварительно согласованных
Заказчиком.
4. Полиграфия, наградная и сувенирная продукция:
 Навигация на
(Исполнителя);
площадке
(при
необходимости,
на
усмотрение
претендента
 Тематические сувениры за участие, в рамках спортивной программы (варианты
предлагает претендент (Исполнитель)).
Программа* мероприятия должна включать:
Дата мероприятия: 05.09.2014 г.
(пятница)
Ориентировочное
время проведения
16.00 - 17.00
17.00 – 17.45
17.45 – 20.00
20.00 - 21.00
21.00 - 23.00
23.00 - 00.00
Примерная очередность проведения
Организация трансфера участников
по маршруту: офис, г.Тюмень, ул. Герцена, 70
место проведения (площадка)
Размещение участников (сотрудников и руководителей)
Спортивная командообразующая программа:
Участники – 300 чел.
Предлагает претендент (Исполнитель)
Торжественная часть мероприятия
- приветственное слово руководителя(-ей);
- награждение сотрудников
Праздничный ужин
с концертно-развлекательной программой - предлагает
претендент (Исполнитель).
Организация трансфера участников
по маршруту: от места проведения (площадка)офис
(г.Тюмень, ул. Герцена, 70)
Для качественного проведения мероприятия Претендент обязательно предоставляет
квалифицированный персонал:
- руководителя и/или координатора (-ов) проекта;
- ведущего (ведущих);
- аниматоров, артистов;
Учитывая опыт организации и проведения аналогичных проектов, Претендент вправе предложить свою
программу мероприятия в соответствии с требованиями настоящего Технического задания, при этом
концепция мероприятия и качество услуг не должны ухудшаться.
Справочно: Претендент информирован о том, что те позиции, расходы по которым не указаны в
Коммерческом предложении (финальной смете Исполнителя), не будут оплачиваться Заказчиком после
выполнения работ/услуг, а будут покрываться за счет общей стоимости предложения Претендента.
Все материалы, изделия и конструкции, используемые во время реализации проекта, включаются в
стоимость работ/услуг, предложенных Претендентом.
*
- техническую группу и прочий персонал.
Порядок оплаты услуг по организации мероприятия: рассматриваются предложения
Претендентов, которые учитываются при оценке предложений.
Стоимость услуг определяется на основании программы и сметы мероприятия,
представленной Исполнителем. Общая цена Предложения должна быть сформирована,
без НДС, с учетом всех возможных затрат в том числе: транспортных расходов, и иных
возможных
платежей,
предусмотренных
действующим
законодательством,
предполагаемых рисков и т.д., в рублях Российской Федерации. Расчет - безналичный.
Обязательные требования к Претендентам:
 Наличие презентации мероприятия, с приложенной сметой (развернутый сценарный
план с привязкой к месту проведения и формату мероприятия: сценарий - концепция
мероприятия, проект зала и варианты рассадки по отношению к сцене (план
рассадки);
 Соблюдение сроков оказания услуг;
 Соблюдение требований документации по отбору: расположение площадки, ее
доступность, вместимость и прочие требования по организации мероприятия;
 Опыт проведения аналогичных мероприятий не менее 3 (трех) лет;
 Предоставление подтверждающих документов по проведенным аналогичным
мероприятиям (например: презентации, скан – копии договоров, акт выполненных
работ и т.д.)
Дополнительные требования (при прочих равных):
 наличие положительных отзывов (не менее 2-х) рекомендации аналогичных предмету
отбора
Критерии выбора победителя:





место проведения мероприятия (площадка);
условия оплаты;
наличие интересных идей (креативного сценария/концепции мероприятия);
стоимость предложения;
размер агентского вознаграждения, от общей стоимости услуг
Примечание: после окончания отбора Заказчик оставляет за собой право произвести корректировку
программы мероприятия, количества участников, объем и перечень услуг. Общая цена Предложения
(далее - цена договора, заключаемого по итогам отбора) может быть только снижена по соглашению
сторон, при этом общий уровень качества услуг не должен ухудшаться.
Требования к Исполнителю:
 Победитель отбора (далее – Исполнитель) должен соблюдать действующее
законодательство Российской Федерации в области авторских и смежных прав;
 Исполнитель должен соблюдать правила техники безопасности и другие требования
нормативных правовых актов Российской Федерации при оказании услуг;
 Исполнитель обязан обеспечить безопасность услуг для жизни и здоровья участников
мероприятия, а также соблюдение участниками мероприятия требований пожарной
безопасности, и охраны окружающей среды;
 Исполнитель несет ответственность перед Заказчиком за конечный результат услуг,
осуществляемых соисполнителем. Контроль за качеством услуг, предоставляемых
соисполнителем, Исполнитель осуществляет самостоятельно;
 Исполнитель должен оперативно реагировать и решать вопросы, возникающие в
рамках реализации услуг, при этом общий уровень услуг не должен ухудшаться.
Приложение: Форма коммерческого предложения