Методические рекомендации по применению программы

Методические рекомендации
по применению программы автоматизированного сбора сведений о
готовности образовательных учреждений к новому учебному году
«Школа»
Программа
позволяет вводить, просматривать и редактировать
информацию об учебных заведениях, подведомственных органу управления
образованием и формировать донесения о готовности их к новому учебному
году.
УСТАНОВКА И ЗАПУСК ПРОГРАММЫ «ШКОЛА»
Шаг 1
Из распакованного архива папку PRMP1 с дистрибутивом программы
скопировать в папку Program Files логического диска С: ПЭВМ.
Шаг 2
Открыть папку PRMP1.
1
Навести курсор на файл Школа и один раз нажать правую кнопку
мыши.
В выпадающем списке выбрать Отправить, в следующем
выпадающем списке выбрать Рабочий стол (создать ярлык) и один раз
нажать левую кнопку мыши.
Программа установлена.
2
Шаг 3
Запуск программы производится двойным нажатием левой кнопки
мыши по ярлыку Школа на рабочем столе пользователя. Появляется окно
запуска программы «Школа»
Левой кнопкой мыши нажать на клавишу Подключение к базе
данных. Открывается главное меню программы «Школа».
3
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ОТЧЕТНОГО ФАЙЛА
ПРОГРАММОЙ «ШКОЛА»
Создание учетной записи подведомственного органа управления
образованием (образовательного учреждения)
1. Для создания учетной записи подведомственного органа управления
образованием (далее – учетной записи) нажать кнопку
добавить запись
Внести в ячейки рабочего поля таблицы реквизиты учетной записи.
При наведении курсора на ячейки рабочего поля таблицы отображается
подсказка в нижней строке программного окна.
4
2. Сохранение учетной записи завершить нажатием левой кнопки
мыши на клавишу сохранения изменений на панели навигатора:
сохранить изменения.
На панели реквизитов появляется программно присвоенный машинный
номер учетной записи «м№1».
5
3. Добавление в базу данных последующей учетной записи
производить нажатием кнопки
добавить запись.
Сохранение последующей учетной записи завершить нажатием левой
кнопки мыши на кнопку сохранения изменений
сохранить изменения.
6
Сохранение отчетов подведомственных органов управления
образованием (образовательных учреждений)
1. Отчетные файлы подведомственных органов управления
образованием (образовательных учреждений (далее - отчеты) необходимо
сохранять в папке FLDOC в каталоге программы «Школа», файлы отчета –
oth_1….n.xls.
Номер файла oth_n – присваивать в соответствии с программно
заданным машинным номером учреждения в базе данных.
Т.е. отчетный файл Комитета образования Н-ского района должен
быть сохранен в папке FLDOC под именем oth_1.xls, Комитета
образования М-ского района - oth_2.xls и т.д.
7
Проверка отчетов
На панели задач программы нажать клавишу Проверка.
Проверка отчетов производится последовательно в соответствии с
машинными номерами учетных записей.
Отчет составлен правильно:
8
Режим работы сумматора Проверка (название функциональной
кнопки) изменяется на режим суммирования В сумматор.
Чтобы осуществить адресную проверку отчета необходимо ввести
номер учетной записи в окно Локатора поиска. В окне ввода
подведомственных организаций отобразится соответствующая учетная
запись.
9
При обнаружении арифметических или логических ошибок в
отчете – автоматически формируется файл mst.rtf
(находится
в
папке
FLDOC в каталоге программы «Школа»). Без исправления указанных ошибок
дальнейшая работа с файлом отчета не возможна.
10
Подсчет и сохранение итоговых данных
а) суммирование и проверка данных отчетов
Суммирование данных отчетов производится нажатием клавиши
В сумматор.
При этом если поле локатора поиска учетных записей свободно –
проводится суммирование всех отчетных файлов.
Для проведения суммирования файла одной учетной записи
необходимо ввести его номер в окно локатора поиска
11
После проведения суммирования на рабочем поле отображается
количество обработанных отчетов «Итоговые данные по n донесениям».
Для проверки арифметической логики проведенного суммирования
нажать кнопку Арифметика.
После проверки на рабочем поле активируются кнопки работы с
таблицами и сохранения отчета в файл.
12
в) Сохранение отчета
1. Заполнить ячейки реквизитов органа управления образованием,
формирующего отчет
Сохранение отчета на бумажном носителе
Для вывода на печать таблиц Доклада о готовности… нажать на кнопку
Таблицы 1-8
13
Уточнить в функциональном окне отчетный год и нажать клавишу
Печать таблицы 1.
14
В окне предварительного просмотра для активации печати нажать
кнопку принтера.
Закрыть окно предварительного просмотра текущей таблицы отчета
кнопка Close и нажатием на вкладки выбрать для печати следующие
таблицы. Закрыть окно формы отчетных таблиц.
При выводе на печать таблицы 8.1 внести в ячейки должность,
фамилию и инициалы лица, подписывающего отчет.
15
б) Сохранение отчета в электронном виде для представления в
орган управления образованием
На панели задач базы данных нажать клавишу -> в Excel
16
Не внося ни каких изменений сохранить отчет в формате книги Excel
97-2003 под именем oth_n.xls, где n – идентификационный номер учетной
записи, присвоенный вышестоящим органом управления образованием.
Файл oth_n.xls также необходимо передать в орган управления
образованием для дальнейшей автоматизированной обработки данных.
Завершить работу программы закрытием окна «Школа»
17