О функционале и ходе внедрения учетно-аналитической системы «Абитуриент-Студент-Аспирант-Выпскник» (АСАВ) Основной задачей системы, сформулированной руководством ГУ-ВШЭ в начале проекта, является формирование и анализ информации об обучающихся в ГУ-ВШЭ лицах с момента их участия в приемной кампании (в перспективе – с обучения на ФДП и других формах довузовской подготовки) и далее на всех этапах жизненного цикла, которые могут проходить для человека как последовательно, так и параллельно. Информация о личных данных человека хранится в системе один раз независимо от того, на каком этапе жизненного цикла он находится. В состав личных данных входит: - Фамилия, имя, отчество; - Пол; - Дата рождения; - Гражданство; - Регион и город постоянного проживания; - Национальность; - Фото; - Контактная информация (адреса, телефоны, электронная почта и т.д.); - Родственники и контактные лица и их контактная информация; - Паспортные данные; - Имеющиеся документы об образовании различных степеней; - Социальные льготы. Ведется история изменения личных данных. Система разбита на четыре участка, каждый из которых расширяет состав обрабатываемой информации и функционал. Каждый из участков имеет свою категорию пользователей и находится на различных этапах внедрения. I. Участок «Абитуриент» Пользователи Работники Приемной комиссии Состав Формирование ключевой информации по каждому году набора: состав обрабатываемой Приемной комиссии, состав конкурсов в бакалавриат и магистратуру, информации и контрольные цифры приема, проходные баллы, стоимость обучения, функционал состав вступительных испытаний и т.п. Поддерживается регистрация абитуриентов операторами (внесение всех личных данных, информации о предыдущем образовании, участии в ЕГЭ и проч.), формирование ежедневной статистики числа абитуриентов по конкурсам. Поддерживается планирование и проведение вступительных испытаний, анализ их результатов. Формируется требуемая отчетность для публикации на сайте и для представления руководству ГУ-ВШЭ. При выполнении процедуры зачисления работниками ПК факультеты получают записи о своих студентах первого курса со всей собранной на участке «Абитуриент» информацией. Ход внедрения Внедрение ведется отдельно по участкам приема в бакалавриат (спец.) и приема в магистратуру. Участок приема в бакалавриат проходил опытную эксплуатацию летом 2006г в части проведения олимпиады, а также первого этапа регистрации абитуриентов. Дальнейшая эксплуатация не велась. Силами исполнителя в систему импортирована информация об абитуриентах 2006г из данных, представленных ПК. Также в 2007 году планируется проведение импорта данных об абитуриентах из системы, используемой в ПК. Организационные проблемы Участок приема в магистратуру прошел полный цикл опытной эксплуатации в 2006 и в 2007 году. Все сформулированные замечания устранены. Участок полностью готов к вводу в промышленную эксплуатацию. Необходимо определится с судьбой подсистемы на участке приема в бакалавриат. II. Участок «Студент». Пользователи Работники учебных частей факультетов Состав Формируется структура курсов и групп факультетов, ведется обрабатываемой справочник кафедр, дисциплин и преподавателей кафедр. информации и Заводятся и хранятся все учебные планы факультетов. функционал Поддерживается формирование индивидуальных учебных планов студентов за счет обязательной части учебного плана, индивидуального назначения вариативной части, а также возможности выбора студентом дисциплин других курсов и других факультетов. Ведется учет всех результатов испытаний рубежного контроля с учетом пересдач. Возможен анализ успеваемости как по курсам факультетов, так и по учебным дисциплинам. Формируются текущие и кумулятивные рейтинги в соответствии с действующими нормативными документами. Поддерживается формирование и печать дипломов. Поддерживаются процедуры движения контингента студентов (отчисление, восстановление, академические отпуска, переводы между факультетами). Результаты обучения и история изменения личных данных накапливаются в течение всей «жизни» студента в системе. Формируются отчетные документы в едином для ГУ-ВШЭ формате: ведомости, справки об успеваемости, карточки для личного дела и проч. Ход внедрения Во второй половине 2006 и первой половине 2007 года прошло внедрение на факультетах: ГиМУ, социологии, прикладной политологии, отделении журналистики, бизнес информатики, отделении ПМ, отделении ПИ, менеджмента (включая отделение логистики), права. Внедрение велось совместно Исполнителем и специалистами дирекции ИТ ГУ-ВШЭ. Все собранные замечания устранены. До конца 2007 года планируется внедрение на всех оставшихся факультетах (экономики, МИЭФ, мировой экономики (с отделениями), философии). Внедрение будет преимущественно вестись силами дирекции ИТ ГУ-ВШЭ с участием разработчика. На факультетах, по которым прошло внедрение, полностью сформирован актуальный контингент студентов всех курсов с личными данными (степень заполнения личных данных разнится по факультетам), заведены все учебные планы 2006-2007 учебного года, частично планы прошлых лет. Полностью отражены результаты обучения студентов в 2006-2007 учебном году, частично за прошлые годы. Сформированы рейтинги за первое и второе полугодия. Для выпускников 2007 г. средствами системы сформированы и распечатаны дипломы. ОрганизационТребуют уточнения некоторые процедуры учебного процесса ные проблемы (например, обучение по индивидуальным планам и участие таких студентов в рейтинговании и проч.). Требуется разработка регламентов работы учебных частей с системой, например, уточнения перечня обязательных для заполнения полей, сроков внесения информации и проч. III. Участок «Аспирант» Пользователи Работники управления аспирантуры и докторантуры Состав В системе отражается приемная кампания в аспирантуру и ход обрабатываемой обучения аспирантов. информации и Ведутся классификаторы отраслей науки и научных специальностей. функционал Формируется контингент аспирантов с информацией о научных специальностях, кафедрах, научных руководителях, темах работ и проч. По научным руководителям ведется информация об ученых степенях и званиях. Реализована поддержка формирования индивидуальных планов подготовки аспирантов и контроля их выполнения. Возможно формирование отчетной информации о численности аспирантов по кафедрам, научным руководителям, научным специальностям. Ход внедрения Проведена опытная эксплуатация участка в части формирования контингента поступающих в аспирантуру и аспирантов различных форм обучения. Все замечания устранены. Полностью сформирован контингент аспирантов ГУ-ВШЭ очной и заочной форм обучения. Занесена полная информация о личных данных, о сданных кандидатских экзаменах. ОрганизационТребуется организация и проведение опытной эксплуатации в части ные проблемы планирования и контроля учебного процесса аспирантов. IV. Участок «Выпускник» Пользователи Работники отдела по работе с выпускниками Состав Кроме истории изменения личных данных выпускников реализован обрабатываемой учет информации о ходе их карьеры, о дополнительном образовании, информации и интересах, научных достижениях, участии в общественной жизни. функционал Участок реализуется на основе интеграции со сторонней Web-системой, собирающей информацию о выпускниках. Ход внедрения В 2006 году подсистема была разработана на основе интеграции с Webсистемой, которая в настоящее время снята с эксплуатации. Новая Webсистема пока не готова к интеграции. Работа пользователей на участке в настоящее время не ведется. Независимо от работы на этом участке контингент выпускников 2007 года будет полностью сформирован за счет выполнения процедуры выпуска работниками учебных частей. ОрганизационТребуется планирование работ по интеграции с новой версией Webные проблемы системы. Планируется осуществить эти работы силами ГУ-ВШЭ (специалиста отдела по работе с выпускниками). Организационное обеспечение проекта Руководителями проекта являются М.И. Литвинцева и И.В. Адамов. Также в реализации проекта участвуют два специалиста ИТ-дирекции ГУ-ВШЭ и один специалист Управления кадров, которые осуществляют поддержку пользователей, а также самостоятельно ведут некоторые доработки системы. В 2007 году проведен конкурс на внедрение системы АСАВ в ГУ-ВШЭ. По итогам конкурса заключен государственный контракт с ООО «Мельница технологий» - разработчиком системы. В работы по договору входит внедрение участка «Студент» на всех факультетах, поддержка ПК в части приема в магистратуру, импорт данных об абитуриентах бакалавриата, а также работы по интеграции с системой ИС-ПРО в части учета договоров коммерческих студентов. Также в рамках договора ведется обучение работников ИТ-дирекции ГУ-ВШЭ поддержке и сопровождению системы. Другие работы в 2007 году договором не охвачены. Перспективы развития проекта I. Доработки, необходимые для завершенности функционала: 1) Реализация формирования отчетов УМУ средствами системы (планируется выполнить в 2007 году силами специалистов ГУ-ВШЭ) 2) Анализ требований руководства ГУ-ВШЭ к функционалу и интерфейсу системы, составу отчетов. Реализация интерфейсов для руководства. 3) Разработка регламентов работы с системой и регламентов доступа для различных категорий пользователей. 4) Анализ требований к Web-интерфейсу системы, выносимому в Web функционалу. Разработка Web-интерфейса к системе, интеграция с порталом ГУ-ВШЭ. 5) Реализация учета данных о преподавателях кафедр, что позволит интегрироваться с кадровой системой и системой расчета зарплаты. 6) Интеграция с системой СДОУ в части приказов о движении контингента студентов и проч. II. Перспективные доработки 1) Внедрение участка социальной работы со студентами. Подключение пользователей, работающих с общежитиями, ведущих социальную работу. 2) Внедрение участка планирования и организации научной работы со студентами. 3) Отражение участия студентов и аспирантов в международных проектах. 4) Отражение деятельности студенческих организаций. Организация-разработчик готова вернуться к планированию и выполнению работ по развитию системы как в 2007, так и в 2008 годах в соответствии с приоритетами, которые будут сформулированы руководством ГУ-ВШЭ.