ПРИНЦИПЫ ОТБОРА ИНФОРМАЦИИ, УМЕСТНОЙ ДЛЯ

О.Г.Танашева
А.В.Селиверстова
ПРИНЦИПЫ ОТБОРА ИНФОРМАЦИИ,
УМЕСТНОЙ ДЛЯ ПРИНЯТИЯ
УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
Организация рационального управления является одной из важных проблем современной экономики. Существенную роль при этом играет экономическая информация. Каждый вид управленческих решений, а именно стратегические, тактические, оперативные, предъявляет определенные требования к информационному обеспечению как
по объему, так и по качеству. Дефицит такой информации и неумение ее предоставить в
нужном виде, в нужное время и в достаточном для принятия управленческих решений
объеме приводят к состоянию, когда организации не способны не только приспосабливаться к происходящим изменениям в экономике, но даже решать текущие задачи. Именно
такая ситуация сложилась на большинстве российских предприятий.
В научной литературе недостаточно проработаны вопросы, посвященные особенностям отбора информации для принятия управленческих решений в современных условиях. Нет единства ни в подходах, ни в терминах, определяющих качество информации, отсутствует комплексная (интегрированная) характеристика информации, дающая
возможность ее использования в принятии решений.
Интеграция и усложнение экономических связей, необходимость ускорения процессов управления в условиях конкуренции требуют новых подходов к сбору, обработке
и представлению информации для выработки и реализации управленческих решений.
Современная концепция экономической информации отличается многовариантной методологической основой и необходимостью реагировать: на меняющиеся условия внешней среды; информационные процессы; сложность макроэкономических критериев и
их важность при регистрации хозяйственных операций; многовариантность оценок и
методик анализа для выбора управленческих решений; потребность в прогнозных оценках эффективности управленческих решений.
Однако механизм систематизации и отбора информации, мало претерпевший изменения, не отвечает современным потребностям системы управления. Результаты теоретических и практических исследований позволяют выделить следующие недостатки
в информационном обеспечении: параллелизм в обработке одной и той же информации
на различных уровнях и звеньях системы управления; существенное расхождение, а
зачастую и несопоставимость показателей, составляющих информацию обратной связи, с показателями плановой и оперативной информации; разветвленность и запутанность информационных потоков, а иногда их нестабильность; существенное запаздывание и длительные сроки обработки информации; отсутствие части необходимой информации для принятия определенных решений в основном на высшем уровне системы
управления; разнообразие форм документации для одной и той же информации; представление однородной информации в различных измерителях; несопоставимость одноименных показателей, сформированных различными службами; громоздкость и низкая
информативность внутренних отчетов; отсутствие эффективных средств контроля качества информации. Часть информации, необходимой в процессе управления, вообще
не доставляется лицам, принимающим решения, особенно руководителям предприятий, ни в форме данных рутинного документооборота, ни в виде результатов специального поиска и исследований.
67
В силу вышеперечисленных недостатков процесс принятия решения основывается чаще всего на опыте руководителя, на его компетентности, а не на точной и объективной информации. Информационная база руководителя высшего звена должна отражать
текущее состояние дел по ключевым направлениям деятельности, фиксируемое, прежде всего, в учетной информации. Она формируется в рамках хозяйственного учета (совокупность бухгалтерского, оперативного, статистического, налогового), в то же время
часть информации готовят экономические, маркетинговые, снабженческие службы (внеучетная информация). Помимо этого руководителю необходимы сведения, помогающие в принятии решений, но отсутствующие в перечисленных подсистемах (базы данных о ранее принятых решениях, макроэкономические характеристики и т.д.).
Таким образом, к числу основных направлений совершенствования отбора и оценки информации для принятия управленческих решений можно отнести:
- выбор критериев отбора информации и установление их иерархии, взаимосвязей и взаимозависимостей;
- совершенствование механизма формирования и отбора уместной информации;
- определение совокупности признаков уместности информации и разработка
методов их оценки.
Качественными требованиями, предъявляемыми к информации по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО), являются понятность, уместность,
надежность, сопоставимость. Эти требования детализируются, дополняясь такими признаками информации, как своевременность, существенность, полнота.
В российской практике и практике европейских стран приняты не все из ранее
охарактеризованных требований, в то же время по части из них определения не приводятся (табл.).
Сравнение содержания требований к информации
по МСФО в российских и европейских нормативных документах
№
п/п
1
2
3
4
Требования
(признаки) к
информации
Россия
Нормативный
Определение
документ
–
Понятность Доступность информа- Явно не Не используется
ции для понимания выражено
пользователями, обладающими достаточным
Нет опре- Нет определения Упоминается в
Уместность уровнем знаний
проекте федеВлияние на экономичес- деления
рального закона
кие решения пользовате«О бухгалтерслей
ком учете»
Надежность Отсутствие существен- Регуляр- До стоверность, ФЗ №129, ПБУ
ных ошибок и искаже- ность и т.е. соответствие 1/98, ПБУ 4/99,
ний, правдивое отраже- достовер- правилам и стан- Положение №34н
ние хозяйственной дея- ность (на- дартам
дежность)
тельности
ПоследовательСопо стави- Возможность сравнения То же
ПБУ 1/98,
мость
данных финансовой отность применения
ПБУ 4/99,
четности за ряд лет, а
учетной политики, закон №129-ФЗ
а также сопоставитакже по отношению к
мость отчетных
другим компаниям
данных
МСФО
ЕЭС
68
Окончание табл.
№
п/п
5
6
7
Требования
(признаки) к
информации
Своевременность
Суще ственность
Полнота
МСФО
Предоставление информации в нужный момент
Характеристика информации, пропуск или искажение которой могли
бы повлиять на экономическое
решение
пользователей
Учет существенности и
затрат на информацию.
Пропуск может сделать
информацию ложной
или дезориентирующей
ЕЭС
Россия
Нормативный
Определение
документ
Нет опре- Нет определения ПБУ 1/98
деления
То же
То же и правило Методические ресущественности* комендации о порядке формирования показателей
бухгалтерской отчетности №60н
То же
Отражение всех
ПБУ 1/98,
факторов хозяйПБУ 4/99,
ственной деятельПоложение
ности
№34н
* В нем речь идет о числовом критерии (5%).
Таким образом, из представленных в таблице требований к информации в российской практике (в нормативных документах) не используется «понятность»; упоминаются, но не даны определения таким требованиям, как «своевременность» и «уместность».
Значительная часть из представленных в стандартах требований, относимых к информации, содержащейся в финансовой отчетности, применима к более широкому кругу информационного обеспечения управления.
В научной литературе представлены различные подходы к определению качества
информации. Из всего разнообразия ее качественных признаков и попыток их оценить
ясно, что данный вопрос не проработан должным образом. Не учитывается такой признак, как своевременность. По нашему мнению, он является одним из самых важных,
поскольку какой бы ценной, насыщенной, достоверной и реальной ни была бы информация, предоставленная несвоевременно, она остается невостребованной либо неиспользованной. Такое понятие, как уместность, вообще не рассматривается авторами.
На наш взгляд, уместная информация – это комплексная характеристика, объединяющая в себе важнейшие признаки информации и поддающаяся описанию с помощью качественных и количественных показателей, определяющих возможность использования информации для принятия управленческих решений. Данная взаимосвязь может быть представлена следующим образом (рис. 1). Отсутствие какого-либо из признаков приводит к тому, что информация не может считаться уместной для принятия управленческих решений.
Только при сочетании всех перечисленных признаков информация может быть
уместна и, следовательно, целенаправленно востребована (использована) для принятия
управленческих решений.
При формировании механизма отбора уместной информации необходимо опираться
на базовые критерии, каждый из которых предъявляет свои требования к информации.
На основе результатов исследований построен граф, отражающий влияние таких критериев, как уровни управления (А), функции каждого уровня (B), цели (C), задачи (D),
виды решений (E), технологии принятия решений (F, G), методы разработки управленческих решений (H), совокупность данных (I) и показатели (J).
69
Рис. 1. Совокупность признаков, определяющих уместную информацию
Построение графа (рис. 2) позволяет выявить наиболее часто повторяющиеся взаимосвязи различных критериев на каждом уровне системы управления, иерархию критериев, а также внутреннюю структуру каждого критерия.
Путь выбора показателей, зависящих от перечисленных критериев, описывается
следующей моделью:
WMN =
где WMN
∑
i1 ... jk
wMi1 ⋅ wi1i2 ⋅ ... ⋅ wik N
,
– путь поиска показателей;
wij – ребро графа;
wMi1 ⋅ wi1i2 ⋅ ... ⋅ wik N – путь графа.
Включением дополнительных критериев (E, F, G, H) в существующий порядок отбора показателей устраняются такие недостатки в информационном обеспечении, как
несоответствие объема предоставляемой информации видам принимаемых решений,
несвоевременное предоставление, несопоставимость и несодержательность информации.
Детальное изучение взаимосвязей и взаимозависимостей между критериями отбора на основе построения системы таксономий позволяет проследить переход от формирования задач к выбору процессорных технологий и набору показателей, необходимых
для принятия определенной группы решений в зависимости от уровня системы управления, функций, целей, видов решений и методов их принятия. Таким образом, формируется набор показателей для принятия управленческих решений, классификация которых может быть положена в основу создания информационных ячеек, построенных в
рамках системы управленческого учета, обеспечивающего соблюдение принципов системного подхода и включающего все подсистемы учета, а также внеучетную информацию.
70
Рис. 2. Граф, отражающий взаимосвязь групп показателей (J) с критериями отбора
информации
Счета такого учета могут рассматриваться в этом случае как ячейки информации.
Примерная модель формирования информационной базы в рамках управленческого учета
представлена на рис. 3. Особенностью такого учета является возможность формирования экономических показателей на основе данных, приведенных к единым оценкам и
измерителям, находящимся в специально созданных для этих целей информационных
ячейках (корректирующих счетах).
В результате корректировки данных появляется возможность получения реальных
показателей, их отбор осуществляется на основе разработанного механизма. При этом
должна производиться оценка уместности информации для принятия определенных
видов управленческих решений. Только после такой процедуры информация может быть
представлена руководителю.
Такой подход позволяет сохранить важные сведения, содержащиеся в любой подсистеме управленческого учета, что дает возможность формировать показатели без дополнительных операций сбора или вычленения информации, необходимой для принятия управленческих решений.
С целью организации управленческого учета на предприятиях необходимо утвердить положение по информационному обеспечению, которое будет формироваться на
основе функциональных листов, разрабатываемых ведущими специалистами с учетом
критериев отбора информации, а именно: уровней управления, функций каждого уровня, целей, задач, видов решений, целевых технологий принятия решений, методов принятия решений, данных и показателей. При этом должна быть определена периодичность представления информации, ее объем, соответствующий принимаемому решению, форма представления.
Немаловажное значение имеет форма представления информации, поскольку от того, в
каком виде получит руководитель необходимую информацию, зависит скорость принятия
решений. Более воспринимаема информация, представленная в виде схем, графиков, диаграмм, таблиц, информационных листов. Такая форма позволяет отразить в динамике состояние того или иного показателя или группы показателей, дает возможность учесть их взаимосвязи, что, в свою очередь, ускоряет воспринимаемость информации и тем самым способствует увеличению скорости принятия решений. Необходимо отметить и важность расположения информации на листе.
В результате реализации вышеизложенных предложений у руководителей появляется
возможность получения уместной для принятия управленческих решений информации.
71
72
Рис. 3. Модель формирования информационной базы принятия управленческих решений