Тема 1.4. Внешняя и внутренняя среда в организации

Тема 1.4. Внешняя и внутренняя среда организации
Системный подход. В основе системного научного подхода лежит понятие
система — комплекс взаимосвязанных элементов (подсистем) вместе с их связями и
отношениями, обладающий целостными свойствами и находящийся в особом
единстве с внешней средой.
Суть системного подхода заключается в следующем: менеджеры должны
рассматривать предприятие как совокупность взаимозависимых элементов (люди,
структура, задачи, технология), которые ориентированы на достижение различных
целей под влиянием внешней среды. Менеджеру необходимо знать и учитывать
единство формальной и неформальной организаций. При этом формальная
(официальная) организация представляет собой систему, сознательно построенную
руководством для целенаправленного объединения идей, ресурсов и персонала. В
свою очередь неформальная (неофициальная) организация есть устойчивая сеть
межличностных и социальных отношений, стихийно возникающих при объединении
людей в их трудовой среде.
Все предприятия и организации можно рассматривать как открытые или
закрытые
системы.
Открытая
система
характеризуется
максимальным
взаимодействием с окружающей внешней средой через обмен ресурсами, продукцией,
информацией и т.д. Поскольку выживание такого предприятия зависит от внешней
среды, оно вынуждено постоянно адаптироваться к непрерывно изменяющимся
условиям ее существования. Таких предприятий — открытых систем в мире
подавляющее большинство. Закрытые системы относительно независимы от внешней
среды. Характерным примером в этом отношении является натуральное хозяйство в
сельскохозяйственном производстве, которое обеспечивает себя необходимыми
ресурсами и в котором большая часть производимой продукции потребляется на
месте.
Среда — это совокупность объективных условий, в которых осуществляется
деятельность фирмы. Различают внутреннюю и внешнюю среду предприятия.
1.4.1. Внутренняя среда организации
Поскольку предприятие можно рассматривать как самоорганизующийся и
саморазвивающийся объект, именно внутренняя среда в первую очередь определяет
характер и успешность деятельности предприятия. Говоря о характеристике
внутренней среды, необходимо иметь в виду: ассортимент и объем производимых
предприятием товаров или оказываемых услуг, характер технологического процесса и
производственный потенциал, структуру управления фирмой, коллектив сотрудников,
наличие финансовых ресурсов.
Данные показатели определяют лицо предприятия, его положение на рынке,
перспективы развития
1
К внутренним переменным относятся: цели, структура, задачи, технология и
люди.
Технология
Люди
Цели
Структура
Задачи
Рис. 1. Взаимосвязь внутренних переменных.
1. Цели:
Уже при формировании организации известны цели, для которых она создается, а
также формулируются цели, которые она должна достичь. Цели – это фундамент
любой организации.
Цели – это конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого
должна достичь группа или организация, работая сообща.
Правильная формулировка и, соответственно, достижение поставленных целей
является важнейшим фактором внутренней среды предприятия.
Цели должны быть: достижимыми, гибкими, измеримыми, конкретными,
совместимыми и приемлемыми.
Установление целей предполагает прохождение четырех обязательных фаз:
1. выявление и анализ тенденций, наблюдаемых в окружении.
2. установка общих целей для организации.
3. построение иерархии целей.
4. установка индивидуальных целей.
2. Структура:
- это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных
областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно
достичь целей организации.
2 концепции:
1.
специализированное разделение труда – когда определенная работа
закрепляется за специалистами, которые способны выполнить ее лучше других в силу
способностей, знаний и опыта.
2. группы людей, подчиненных одному руководителю, составляют сферу
контроля, которая является важнейшим звеном орг.структуры.
Горизонтальное разделение труда – это разделение всей работы на
составляющие компоненты (подразделения: отделы, службы, участки). Большой
объем работы всегда целесообразно разделить на многочисленные небольшие
2
специализированные задания. Это позволить организации работать более
производительно при том же количестве людей.
Вертикальное разделение труда отделяет работу по координированию действий
от самих действий.
Например: труд рабочего, выполняющего конкретные
производственные операции, отличается от труда мастера, осуществляющего
контроль.
Структура разделения труда может быть работоспособной только в случае четкой
координации различных уровней управления предприятием. Речь идет о
согласованной работе всего персонала в рамках соответствующих должностных прав
и обязанностей. В то время как менеджеры разных уровней определяют цели работы,
планируют производственный процесс, обеспечивают его необходимыми ресурсами и
осуществляют необходимый контроль за деятельностью подчиненных, последние
своевременно и качественно выполняют производственные задания.
3. Задачи:
- это предписанная работа, серия работ, часть работы, которая должна быть
выполнена заранее установленным способом и в заранее оговоренные сроки. Задачи
решаются для достижения поставленных целей.
Категории задач:
1. работа с людьми (мастер).
2. работа с предметами (сырьем, оборудованием) (рабочий).
3. работа с информацией (экономист предприятия).
Характеристики задач:
1. они могут повторяться.
2. требуют разного времени для своего выполнения.
4. Технология:
- это средство преобразования сырья (люди, информация, материалы) в искомые
продукту и услуги.
Технология тесно связана с задачами. Выполнение любой задачи сопряжено с
использованием определенной технологии.
Стандартизация – это использование стандартных взаимозаменяемых
компонентов в производстве (массовое производство товаров и услуг).
Механизация – использование машин и механизмов вместо людей.
5. Люди:
- основной фактор модели управления.
Организация создается в интересах людей, для удовлетворения их потребностей.
Без человека нет целей и некому их осуществлять. Любая технология осуществляется
только при сотрудничестве людей, которые являются важнейшей внутренней
переменной.
Говоря о предприятии в целом, нужно помнить, что руководители и подчиненные
— это люди с индивидуальными особенностями. Человек — центральная фигура в
любой организации. Работа персонала на фирме является сложнейшим сочетанием
3
разнообразных факторов, влияющих на результаты его деятельности. К таким
факторам относятся: потенциал человека, способности к выполнению какой-либо
конкретной работы, потребности (физиологические и психологические), восприятие
(люди по-разному воспринимают одни и те же события), ценности (богатство, власть),
влияние коллектива (группа, масса людей), лидерство.
Перечисленные выше элементы внутренней среды находятся в тесной
взаимосвязи и взаимозависимости. Действительно, изменение целей предприятия,
например, ведет к уточнению задач, стоящих перед ним, и может повлечь,
соответственно, изменение технологического процесса, а также структуры
управления.
1.4.2. Внешняя среда организации
Внешняя среда — это комплекс факторов, оказывающих непосредственное
влияние на производственную и финансово-хозяйственную деятельность компании.
Влияние факторов внешней среды на устойчивость положения компании на рынке
получило признание лишь в 50-х гг. XX в., когда ряд стран встал на путь
постиндустриального развития.
Внешняя среда организации делится на:
Среда прямого
Потребители
Поставщики
воздействия
(трудовых ресурсов,
материалов,
капитала)
Профсоюзы
Организация
Законы и
Конкуренты
Государственные
органы
Международные
события
Научно-технический
прогресс
Среда косвенного
воздействия
Организация
Политические
Состояние
экономики
Социокультурные
факторы
факторы
Рис.2. Элементы среды прямого и косвенного воздействия.
4
Среда прямого воздействия.
Потребители — это один из основных для любого предприятия факторов, так
как именно они определяют, какую продукцию производить или какие услуги
оказывать и по какой цене их можно продать. Организации существуют для того
чтобы удовлетворять потребности клиентов. Изучать эти потребности достаточно
важно, т.к. вкусы потребителей со временем меняются и им может разонравиться та
или иная услуга или продукт. Изучение покупателей позволяет организации точнее
определить, какой продукт (услуга) в наибольшей степени будет принят
покупателями, на какой объем продаж может рассчитывать организация, в какой
степени покупатели привержены продукту именно этой организации, что ожидает
продукт в будущем и т.д. Потребители (юридические и физические лица) являются
фактором, отражающим многообразие внешней среды.
Поставщики материальных, трудовых и финансовых ресурсов. В России
своевременное обеспечение предприятий ресурсами является актуальной проблемой.
Особенно остро стоят вопросы обеспечения предприятий финансами и качественными
трудовыми ресурсами. В первую очередь следует обращать внимание на следующие
характеристики: стоимость поставляемого товара, гарантию качества, временной
график поставки, пунктуальность и обязательность выполнения условий поставки.
Конкуренты. Наряду с потребителями это важнейший фактор, определяющий
стратегию, цели и задачи предприятия. Даже успешный сбыт продукции не может в
ряде случаев спасти предприятие от краха из-за жесткой позиции конкурентов.
Законы и государственные органы. Каждая организация имеет конкретный
правовой статус, определяющий ее права и обязанности перед государствами и
местными органами самоуправления. Законы формируют нормативную базу создания
и функционирования предприятий, фискальную политику. Менеджерам необходимо
различать и учитывать действие законов на уровне как федеральных, так и местных
властей.
Профсоюзы. Профсоюзные организации могут оказывать радикальное влияние на
деятельность не только отдельного предприятия, но и целой отрасли. История
профсоюзного движения знает немало примеров успешного решения вопросов
сокращения рабочего дня, повышения заработной платы, улучшения условий труда и
др. Забастовки, организованные профсоюзами, например, могут привести к полной
остановке производства. Поэтому данный фактор с полным правом необходимо
относить к группе факторов прямого воздействия внешней среды.
Среда косвенного воздействия.
Данная среда оказывает побочное воздействие на предприятие, однако в ряде
случаев последствия такого воздействия гораздо существенней, чем влияние среды
прямого воздействия. Кроме того, влияние среды косвенного воздействия сложнее и
многообразнее.
5
Состояние экономики. Включает уровень цен и тарифов, инфляции,
платежеспособный спрос, банковскую политику, курс национальной валюты и другие
показатели. Состояние экономики постоянно меняется, и добивается успеха та
организация, которая быстро определяет тенденции к росту или спаду и, проявляя
достаточную гибкость, стремится приспособиться к новой экономической ситуации.
Научно-технический прогресс. Данный фактор характеризует уровень развития
науки и техники. В развитых странах компании пользуются плодами научнотехнического прогресса (спутниковая связь, компьютеры и т.д.). Высокий уровень
научно-технического прогресса вынуждает производственные фирмы разрабатывать и
внедрять новые технологии.
Политика. Способы и цели управления экономикой страны – это результат
политических целей и задач находящихся у власти правительства. Каждая
организация должна иметь ясное представление о средствах, с помощью у которых
государство намерено проводить в жизнь свою политику, о программах развития, об
отношениях к различным отраслям экономики и регионам страны т.д. Этот фактор
оказывает существенное воздействие на бизнес, особенно в динамично
развивающихся и нестабильных странах и регионах. В России фактор политической
стабильности — важнейшее условие деятельности предпринимателей как
отечественных, так и зарубежных.
Социокультурные факторы. Это традиции, принятые в той или иной стране, в
том числе по отношению к женщине, людям разного цвета кожи, молодежи, людям
преклонного возраста, это отношение людей к работе и качеству жизни,
демографические структуры общества, рост населения, уровень образования,
мобильность людей, готовность к смене места жительства и т.д.
Международные события. Международный бизнес намного сложнее, чем бизнес
внутри страны. Здесь и система законодательства, и таможенная и налоговая
политика, трудовые ресурсы, валюта и т.д.
Формы реализации международного бизнеса могут быть самыми различными:
экспорт (импорт), совместные предприятия, лицензирование, прямые вложения
финансовых средств в экономику страны.
Взаимосвязь факторов внешней среды очевидна. Например, изменение
законодательной системы может оказать влияние на уровень конкуренции, ухудшение
политической обстановки может лишить предприятие источника дешевого сырья или
рабочей силы и т.д.
Степень одновременного воздействия тех или иных факторов внешней среды на
компанию называется сложностью внешней среды.
Внешняя среда постоянно меняется. Скорость изменения внешней среды
называется подвижностью среды. Для разных компаний даже в условиях одной
страны подвижность среды может быть различна. Это связано с характером
деятельности предприятия на том или ином рынке. Зависимость фирмы от количества
6
информации, которой она располагает, характеризует неопределенность внешней
среды.
Таким образом, налицо влияние различных факторов внешней среды на
деятельность российских предприятий. Менеджерам в своей работе необходимо
постоянно учитывать данное обстоятельство и выполнять анализ внешней среды.
1.4.3. Анализ внешней и внутренней среды
Чаще всего для этого используют метод наблюдения за внешней средой. Он
позволяет вовремя выявить проблемы. Которые повлияют на текущую и будущую
деятельность организации.
Чаще всего процесс наблюдения за внешней средой связан со сбором
информации о новых конкурентах и выяснением их основных характеристик и сфер
деятельности, а также определением их влияния на работу организации.
Проведение наблюдений может осуществляться множеством различных
способов:
- анализ материалов, опубликованных в книгах , журналах и т.п.:
- участие в профессиональных конференциях;
- просмотр объявлений конкурентов, их рекламных материалов и пресс-релизов;
- посещение выставок-продаж, опрос торгового персонала;
- инженерный анализ продукции, выпущенной конкурентами.
Среда косвенного воздействия обычно сложнее, поэтому при ее исследовании
опираются, прежде всего, на прогнозы.
После анализа окружающей обстановки руководство должно оценить, какие
благоприятные возможности открываются перед организацией и какими угрозами для
компании чревата эта среда.
Благоприятные возможности – это положительные факторы внешней среды, а
угрозы – отрицательные.
Следует иметь в виду, что одна и та же внешняя среда может быть источником
благоприятных возможностей для одной компании и угроз - для другой. Даже если
они работают в одной отрасли. Это происходит потому, что они нередко по-разному
управляют своими ресурсами.
После изучения внешней среды переходят к анализу внутренних переменных. Это
дает управленческому персоналу важную информацию о сильных сторонах
организации, квалификации работников и видах деятельности. Если какие-либо
ресурсы или навыки являются исключительными или уникальными, то они
называются ключевыми компетенциями организации.
Любые виды деятельности, которые организация выполняет хорошо, или любые
ресурсы, которыми она обладает, называют ее сильными сторонами. Слабые стороны
– виды деятельности, в которых она не преуспевает, либо ресурсы, в которых она
7
нуждается, но не имеет в наличии. В любой организации есть сильные и слабые
стороны.
Наиболее типичными являются следующие слабые стороны:
- недостаток пространства или мощностей;
- старение ресурсов (зданий, оборудования и персонала);
- недостаток навыков и умений персонала;
- потеря продукцией (услуг) своей привлекательности для клиентов;
- финансовые трудности;
- неудачное местоположение организации.
Когда определены наиболее значимые факторы внутренней среды, необходимо
получить о них всю возможную информацию. Это может быть анализ прошлых
данных, отслеживание текущей информации и прогнозирование. Источники
получения информации могут быть самыми разными: личный опыт, конференции,
разного рода отчеты и т.д. Отчеты лучше, так как цифровые показатели помогают
точнее определить относительные преимуществ аи недостатки организации.
Выводы:
1. Для эффективного управления предприятием менеджеру важно учитывать
влияние различных элементов внешней и внутренней среды, т.е. определенных
объективных условий, воздействующих на деятельность предприятия. Разнообразные
элементы внешней и внутренней среды находятся в постоянной связи и
взаимозависимости.
2. Необходимо уделять достаточно внимания вопросам анализа среды
организации. Нет необходимости пытаться анализировать и учесть все факторы
внутренней и внешней среды, необходимо выделить те, которые являются для
организации наиболее важными, и т.е. определить пределы анализа среды.
Практическое задание к теме:
Опишите на примерах влияние факторов внешней среды на организацию.
8