Регламент регистрации договоров, оформляемых по

«Утверждено»
решением Правления
АО «Товарная биржа ЕТС»,
протокол № 77 от 14 апреля 2011 года
Регламент
регистрации АО «Товарная биржа «Евразийская Торговая Система»
договоров, оформляемых по заключенным биржевым сделкам
Настоящий Регламент регистрации АО «Товарная биржа «Евразийская Торговая Система»
договоров, оформляемых по заключенным биржевым сделкам (далее – Регламент) разработан
в соответствии с Типовыми правилами биржевой торговли, утвержденными постановлением
Правительства Республики Казахстан № 2042 от 08.12.2009 года, Правилами торговли АО
«Товарная биржа «ЕТС», утвержденными решением Совета директоров ЕТС, протокол № 34 от
17.11.2010 г., и определяет внутренний порядок, сроки регистрации АО «Товарная биржа «ЕТС»
(далее - Биржа) и ее филиалами, представительствами (уполномоченными Представителями
Биржи на местах) договоров, оформляемых по заключенным биржевым сделкам, порядок их
взаимодействия и ответственность работников участвующих в процессе регистрации
договоров.
I. Общие положения по регистрации договоров Биржей, ее филиалами и
представительствами
1. Биржевые сделки на Бирже заключаются Участниками торгов в соответствии с Правилами
торговли Биржи путем объявления в режиме on-line в электронной торговой системе Биржи
встречных заявок на покупку/продажу биржевого товара, содержащих все условия,
необходимые для заключения сделки купли-продажи (с использованием терминалов Биржи
или подключенных к Бирже систем интернет-трейдинга) и получения от Биржи в качестве
подтверждения заключения биржевой сделки соответствующего Отчета о сделке.
2. По итогам заключения биржевой сделки и получения от Биржи Отчета о сделке, Участники
торгов (брокеры, дилеры) представляют на Биржу для регистрации оформленный по данной
сделке письменный договор в количестве не менее трех экземпляров. Договор должен быть
подписан уполномоченными представителями сторон и заверен печатями сторон (далее –
договор).
3. Договор, право подписания которого предоставлено трейдеру Участника торгов должен
быть оформлен и представлен на регистрацию Бирже не позднее дня, следующего за днем
заключения биржевой сделки. Если трейдеру право подписи договора не предоставлено, то
договор должен быть представлен Бирже на регистрацию не позднее десяти рабочих дней со
дня заключения биржевой сделки.
4. Регистрация договора осуществляется головным офисом Биржи, расположенным в г.
Алматы, а также может осуществляться филиалом, региональным представительством Биржи
(уполномоченным Представителем Биржи на местах).
5. Для регистрации договора, последний может быть представлен Бирже одной из сторон
договора либо одновременно обеими ее сторонами.
6. В договоре, представляемом на регистрацию Бирже, обязательно должны быть указаны
номер и дата биржевой сделки на основании которой он заключен, в соответствии с данными
Отчета о сделке, предоставленного Биржей Участникам торгов.
Данные сведения могут быть включены в текст самого договора либо указаны на договоре
дополнительно, при условии их заверения печатью одного из брокеров, участвовавших в
заключении данной биржевой сделки.
7. На регистрацию Бирже представляется договор подписанный:
1) двумя разными дилерами (Участниками торгов), в случае, если последние при заключении
биржевой сделки действовали в собственных интересах и за свой счет;
2) брокером (Участником торгов) и его клиентом, в случае, если брокер сам выступил как дилер
в качестве продавца поставляющего товар, который он должен был купить по приказу клиента,
или в качестве покупателя товара, который он должен был реализовать по приказу клиента;
3) двумя разными брокерами (Участниками торгов), действующими при заключении биржевой
сделки от своего имени, но по приказу и за счет своих клиентов.
4) клиентами двух разных брокеров (Участников торгов), при условии содержания в договоре
ссылки на заключенную их брокерами (Участниками торгов) биржевую сделку, по которой
оформлен данный договор. При этом, к такому договору должны быть приложены копии
встречных письменных уведомлений брокеров данных клиентов о передаче от них прав по
заключенной биржевой сделке своим клиентам, заверенные печатью и подписью
уполномоченного лица брокера.
5) двумя клиентами одного брокера (Участника торгов), при условии содержания в договоре
ссылки на заключенную их брокером (Участником торгов) биржевую сделку, по которой
оформлен данный договор. При этом, к такому договору должны быть приложены копии
письменных требований клиентов к брокеру о передаче им прав по заключенной биржевой
сделке, заверенные печатью и подписью уполномоченного лица клиента.
8. В случае заключения экспортной биржевой сделки допускается представление на Биржу
для регистрации договора подписанного непосредственного клиентами брокеров (Участников
торгов). При этом, если заключение такого договора осуществлялось путем обмена сторонами
факсами (иными видами сообщений), то для регистрации Биржей принимается вариант
договора, удостоверенный нотариусом, с приложением к нему письменных уведомлений,
требований, предусмотренных подпунктами 4) и 5) пункта 7 настоящего Регламента.
9. Общий срок регистрации договора Биржей составляет один рабочий день со дня его
представления Бирже для регистрации.
10. Принятие договора на регистрацию осуществляется Биржей и ее филиалами и
представительствами (уполномоченными Представителями Биржи) ежедневно в рабочие дни
до 16:00 по Алматинскому времени.
11. Процедура регистрации договоров работниками подразделения Биржи по работе с
клиентами, а также работниками филиалов, представительств Биржи, назначенными
ответственными работниками за регистрацию договоров на местах, в том числе
уполномоченными Представителями Биржи (далее - Ответственный работник), осуществляется
на основании полученных от ответственного сотрудника Департамента информационнотехнической поддержки Биржи (далее – Администратор) соответствующего Отчета по
заключенной биржевой сделке (далее – Отчет по сделке).
12. С целью регистрации договоров, Биржей централизованно ведется электронный Журнал
регистрации договоров, в котором предусмотрено разделение регистрации договоров
отдельно по головному офису Биржи, ее филиалам и представительствам (далее –
Централизованный Журнал).
13. Регистрация договора производится путем заполнения в Централизованном журнале
следующих полей регистрации:
- номер и дата регистрации договора;
- номер и дата Отчета о сделке, во исполнение которой был заключен договор;
- полное наименование сторон, подписавших договор и их РНН;
- Ф.И.О. ответственного работника, осуществившего регистрацию данного договора.
II. Порядок регистрации договоров Биржей, ее филиалами и представительствами
14. При поступлении на Биржу договора для регистрации (в головной офис Биржи или в ее
филиал, представительство (уполномоченному Представителю Биржи), делопроизводитель в
день принятия договора:
1) проверяет наличие в договоре сведений о номере и дате биржевой сделки на основании
которой он был заключен, а также представление для регистрации не менее трех экземпляров
договора;
2) при наличии в договоре сведений о номере и дате биржевой сделки на основании которой
он был заключен регистрирует поступивший договор в Журнале принятия договоров на
регистрацию с присвоением ему входящего номера Биржи и проставлением даты поступления
договора (по каждому филиалу, представительству Биржи ведется собственный Журнал
принятия договоров на регистрацию);
3) на одном экземпляре договора проставляется штамп с входящим номером Биржи и датой
принятия договора для регистрации;
4) подготавливает и направляет по почте (передает нарочно) стороне, представившей договор
для регистрации, письменное уведомление о принятии договора на регистрацию,
заполненного по форме согласно приложению № 1 к настоящему Регламенту;
5) под роспись передает договор для регистрации Ответственному работнику.
15. В случае отсутствия в поступившем договоре сведений о номере и дате биржевой сделки
на основании которой он был заключен и/или представления менее трех экземпляров
договора, договор к регистрации делопроизводителем не принимается и возвращается лицу
его представившему для регистрации с указанием причины отказа в принятии договора на
регистрацию.
16. Ответственный работник, при получении от делопроизводителя договора для регистрации,
осуществляет следующие действия:
1) запрашивает у Администратора по электронной почте Отчет по сделке, номер и дата которой
указаны в договоре. При этом Администратор в течение 20 минут высылает по каналам ФАСТИ
запрошенный Отчет по сделке;
2) по получении от Администратора Отчета по сделке, проверяет соответствие содержания
договора условиям заключенной биржевой сделки. Проверка осуществляется путем сверки
данных договора с данными Отчета по сделке. При этом проверяется соответствие следующих
данных:
идентификационный номер сделки;
дату и время регистрации сделки в Реестре сделок;
совокупность прав и обязанностей по сделке купли-продажи Товара (покупка
Товара или продажа Товара) или указание на то, что заключена Сделка с условием
обратного выкупа;
код Участника торгов, которому была адресована Заявка, на основании которой
заключена сделка (указывается, если сделка заключена на основании адресных
Заявок);
Код торговых счетов, указанный Участником торгов;
код Товара, однозначно определяющий Товар;
цену Товара;
сумму сделки;
количество Товара;
дату проведения расчетов по сделке.
В случае представления договора, заключенного по типовой форме предусмотренной
Спецификацией условий сделок, заключаемых в Режиме классической биржевой торговли,
являющейся приложением к действующим Правилам торговли Биржи, ответственным
работником также поверяется идентичность формы (условий) представленного договора
типовой форме договора Биржи;
3) проверяет наличие приложений к договору - копий писем брокеров, клиентов, указанных в
подпунктах 4) и 5) пункта 7 настоящего Регламента, в случае подписания договора не самими
Участниками торгов (брокерами), а их клиентами (клиентом), по приказу которых была
заключена Участниками торгов биржевая сделка.
17. В случае соответствия договора заключенной биржевой сделке, а также в случаях,
предусмотренных пунктом 16 настоящего Регламента - типовой форме договора Биржи и/или
приложения к договору необходимых копий писем, Ответственный работник, с учетом
особенностей, предусмотренных Разделом III настоящего Регламента к порядку регистрации
договора Ответственным работником по филиалу и представительству:
1) регистрирует договор путем заполнения данных по регистрации в Централизованном
журнале;
2) проставляет на каждом представленном экземпляре договора регистрационный штамп с
номером и датой регистрации договора, оттиск печати Биржи (в случае регистрации договора
филиалом или представительством Биржи проставляется оттиск печати филиала либо
представительства Биржи), а также указывает собственные Ф.И.О. и подпись;
3) извещает лицо, представившее договор, о проведенной регистрации договора и передает
ему зарегистрированные экземпляры договора не позднее рабочего дня, следующего за днем
регистрации (нарочно либо по почте). При этом один из представленных экземпляров
договора (с проставленным штампом Биржи с входящим номером и датой принятия договора
для регистрации) остается на Бирже.
18. В случае несоответствия договора требованиям, предусмотренным пунктом 16 настоящего
Регламента, Ответственный работник отказывает в регистрации договора путем возврата
договора и направления лицу, представившему договор для регистрации, письменного отказа
в регистрации договора с указанием одной либо нескольких причин возврата:
- условия договора не соответствуют биржевой сделке согласно Отчету о сделке;
- форма представленного договора не соответствует типовой форме договора Биржи, в случае
принятия Сторонами решения об оформлении договора по типовой форме договора Биржи;
- не приложение к договору копий писем в случаях, предусмотренных подпунктами 4) и 5)
пункта 7 настоящего Регламента;
- на Бирже не заключалась сделка, данные Отчета по которой были указаны в договоре.
19. В случае регистрацией Биржей экспортного договора, удостоверенного нотариусом,
указанного в пункте 8 настоящего Регламента, и при последующем представлении для
регистрации экземпляров данного договора, подписанных непосредственно сторонами
экспортной сделки, Ответственный исполнитель проставляет на данных договорах
регистрационный номер Биржи и дату регистрации, ранее присвоенные
договору,
удостоверенному нотариусом.
20. В случае представления на Биржу для регистрации новых экземпляров договора, который
уже ранее регистрировался Биржей, Ответственный исполнитель проставляет на данных
экземплярах договора регистрационный номер Биржи и дату регистрации, ранее присвоенные
договору.
III. Порядок взаимодействия Биржи, ее филиалов и представительств
в процессе регистрации договоров
21. При поступлении договора на регистрацию в филиал или представительство Биржи
(уполномоченному Представителю Биржи) Ответственный работник филиала или
представительства Биржи (уполномоченный Представитель Биржи) незамедлительно
осуществляет сканирование договора и прилагаемых к нем документов и направляет их
сканированные копии на электронный почтовый адрес Ответственного работника по
головному офису Биржи.
Ответственный работник головного офиса Биржи по получении сканированных копий
документов незамедлительно проводит экспертизу договора на соответствие его заключенной
биржевой сделке и по электронной почте (факсу) подтверждает возможность регистрации
договора филиалом или представительством Биржи либо уведомляет о необходимости отказа
в регистрации договора.
22. Ответственный работник филиала или представительства Биржи (уполномоченный
Представитель Биржи) не вправе осуществлять регистрацию договора без получения по
электронной почте (факсу) предварительного согласия со стороны Ответственного работника
головного офиса Биржи.
23. Ответственные работники по филиалам и представительствам Биржи (уполномоченный
Представитель Биржи) направляют Ответственному работнику по головному офису Биржи:
- ежедневно по электронной почте - электронную копию дополнений по зарегистрированным
договорам, внесенных в Централизованный журнал на конец отчетного рабочего дня;
- еженедельно в каждую пятницу по почте (заказным письмом с уведомлением) - экземпляры
зарегистрированных ими договоров, а также дополнительно по электронной почте - сводную
ведомость указанных зарегистрированных договоров.
24. По получении от филиалов и представительств зарегистрированных экземпляров договоров
Ответственный работник по головному офису Биржи осуществляет дополнительный последконтроль на соответствие зарегистрированного договора заключенной биржевой сделке.
25. Подразделение головного офиса Биржи, ответственное за работу с клиентами, отвечает за
сохранность и хранение зарегистрированных Биржей и ее филиалами, представительствами
договоров.
26. По факту утери зарегистрированного Биржей, ее филиалами, представительствами
договора проводится служебное расследование специально создаваемой комиссией Биржи.
IV. Ответственность работников Биржи, ее филиалов и представительств
27. Работники Биржи (ее филиалов), определенные приказом по Бирже (по филиалам)
ответственными за регистрацию договоров, а также ответственные работники
представительств Биржи, действующие на основании соответствующей доверенности Биржи, а
также их непосредственные руководители несут персональную ответственность за
своевременность, правомерность и надлежащую регистрацию договоров на Бирже.
28. Ответственные работники Биржи, ее филиалов, представительств извещены (извещаются)
об их уголовной ответственности за регистрацию договоров по незаключенным на Бирже
сделкам.
V.Заключительные положения
29. Действие настоящего Регламента распространяется на всех работников Биржи, ее филиалов
и представительств, участвующих в процессе регистрации договоров.
30. На WEB-сайте Биржи подлежит опубликованию следующая информация касательно
регистрации договоров:
- адреса филиалов и представительств Биржи (уполномоченных Представителей Биржи),
осуществляющих регистрацию договоров на местах;
- время принятия Биржей и ее филиалами, представительствами (уполномоченными
Представителями Биржи) договоров на регистрацию;
- требование к обязательному наличию в договоре ссылки на заключенную биржевую сделку,
по которой оформлен данный договор;
- требование к брокерам (клиентам) о представлении дополнительных документов к договору,
в случае подписания договора клиентами брокеров.
Председатель Правления
К.Ч. Оразаев