Внутренний портал как инструмент управления
реклама
ÊÀÊ? óïðàâëåíèå ïåðñîíàëîì ÈÍÑÒÐÓÌÅÍÒÛ Внутренний портал как инструмент управления Наталья Заверуха, заместитель директора по вопросам качества и организации бизнес-процессов компании ProNET (Киев, Украина) Интранет-портал — это виртуальный «центр коммуникаций» компании. Он помогает: сотрудникам — сплотиться в единую команду (даже если они находятся в разных городах), менеджерам — контролировать сроки выполнения рабочих заданий, повышать управляемость компанией К омпания ProNET — производитель интеллектуальных продуктов. Наша стратегическая цель — создание эффективной организации, представленной во всех сегментах ИТ-рынка Украины. Для этого мы консолидируем профильные активы, совершенствуем систему управления проектами и бизнесом в целом; в частности, уделяем большое внимание использованию новейших технологий для автоматизации основных бизнеспроцессов. В связи с экспансией в регионы возникла острая потребность в расширении штата компании: на сегодняшний день у нас работают более 170 сотрудников в головном офисе и в 10-ти региональных представительствах. Бурный рост компании, в свою очередь, потребовал стандар66 «ÌÅÍÅÄÆÅR ÏÎ ÏÅÐÑÎÍÀËÓ» 4 / 2013 тизации работ, четкого планирования и контроля, постоянной связи с сотрудниками удаленных подразделений. Мы понимали, что отдельные меры здесь не помогут: нужно объединять имеющиеся информационные ресурсы, создавать корпоративный интранет-портал — еди­ное информационное пространство. И такое решение было принято. Для реализации проекта создали рабочую группу из специалистов нашей компании. Руководство группой было поручено заместителю директора, который отвечает за обеспечение качества и организацию внутренних процессов. Рабочей группе были поставлены задачи, которые можно сгруппировать в три направления: 1. Взаимоотношения между сотрудниками, внутрикорпоративные коммуникации: a описать функциональные/служебные обязанности для всех сотрудников (для всех должностей); a разработать положение «О взаимодействии подразделений компании». 2. Работа с клиентами: a создать единые корпоративные правила/стандарты обслуживания, организации работ и коммуникации подразделений, участвующих в планировании и реализации комплексных ИТ-проектов; a оптимизировать и автоматизировать процесс «управление договорами». 3. Работа с сотрудниками: максимально сократить период адаптации новичков, а также временные затраты на решение их типичных проблем. В итоге получился комплексный проект, который привел к изменению, доработке и формализации многих процессов. Самое интересное, что столь масштабный проект нам удалось реализовать фактически с «нулевым» бюджетом и собственными силами. Для начала мы определили: 1) цели; 2) временные рамки проекта; 3) состав рабочей группы. Особое внимание хочу обратить на необходимость четко устанавливать сроки. Если лимиты времени не зафиксированы, то, приступая к выполнению работ, исполнители нередко обрекают себя на «вечный проект». Это большая ошибка. Крайне важно четко расставить не только финальные «контрольные точки» (сдача), но и промежуточные — подведение итогов, ана- лиз достигнутых результатов. Кроме того, важно правильно сформировать команду: здесь главное — не количество людей «на борту», а то, понимают ли они значимость проекта, хотят ли с его помощью сделать компанию лучше. При реализации проектов, связанных с изменениями привычного алгоритма работы, инициаторы неизбежно сталкиваются со скрытым или явным сопротивлением. Мы были готовы к этому. Чтобы предупредить возможное недовольство, вели разъяс­ нительную работу с сотрудниками: 1. Рассказывали о том, что разрабатывается интранет-портал, что благодаря его работе каждый из них получит определенные выгоды. На общем собрании сообщили людям об идее, а также целях портала. Затем провели собрания в каждом отделе — рассказали, какую выгоду принесет содтрудникам правильная организация работ. Провели опрос коллег о необходимых модулях и собрали пожелания. 2. Организовали постоянную обратную связь. 3. Фиксировали конструктивные предложения коллег. На первом этапе были разработаны клю­ чевые блоки внутреннего портала: 1. «Модель бизнес-процессов компании», «Автоматизация бизнес-процесса согласования договоров», «База знаний»; 2. Ряд специальных сервисов: внутрикорпоративный справочник сотрудников; «ÌÅÍÅÄÆÅR ÏÎ ÏÅÐÑÎÍÀËÓ» 4 / 2013 67 ТЕХНОЛОГИИ ИТ-иструменты Рис. 1. Личная карточка сотрудника Рис. 2. Система управления файлами личная карточка сотрудника; список дней рождения; новостная лента; календарь событий; техническая поддержка (Service Desk), список услуг компании (см. рис. 1 и 2). В качестве инструмента решения этих задач была выбрана система бизнес-моде­ лирования Business Studio. Построение «бесшовной» системы управления (включающей моделирование, регламентацию и контроль исполнения бизнес-процессов) удалось решить путем интеграции систем Business Studio и DIRECTUM: a Сначала в системе Business Studio была выстроена архитектура компании в целом и основных бизнес-процессов операционного уровня. a Затем уже оптимизированные биз­ нес-процессы (например, «управление договорами») были автоматизированы с помощью системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Интеграция этих двух систем позволила быстро выстроить оптимальные, работающие без сбоев бизнес-процессы. Теперь портал помогает нам: a формализовать и оптимизировать бизнес-процессы; a проектировать и корректировать организационную структуру, штатное распи- сание, построение организационной диаграммы (см. рис. 3); a формировать регламентирующую документацию в соответствии со стандартами ISO и др. Описав бизнес-процессы «как есть», мы создали диаграммы, с помощью которых определили основных участников процесса, требования к срокам выполнения, необходимые документы и ряд других параметров (например, согласование договоров — см. рис. 4). После завершения 68 «ÌÅÍÅÄÆÅR ÏÎ ÏÅÐÑÎÍÀËÓ» 4 / 2013 Î ÊÎÌÏÀÍÈÈ Компания ProNET основана в 1997 году. Один из ведущих системных интеграторов Украины. Главные направления деятельности: инфраструктурные ком­плексы для зданий и кампусов; электрооборудование зданий; сети и телекоммуникационные системы; комплекс технических средств охраны; противопожарная защита зданий; центры обработки и хранения данных; управление ИТ-инфраструкту­ рой; сервис-ориенти­ро­ванная прикладная среда предприятия; системы электронного документооборота; сервисная поддержка; ИТ-консалтинг и аутсорсинг; обучение сторонних специалистов. Численность персонала — 170 человек ТЕХНОЛОГИИ ИТ-иструменты ЧП «Пронет» Директор Отдел по персоналу Отдел продаж Отдел маркетинга Первый заместитель директора (технический директор) Заместитель директора по вопросам сотрудничества и партнерства Заместитель директора по вопросам качества и организации бизнес-процессов Отдел сетевых технологий Заместитель директора (главный инженер) Финансовый директор Отдел систем управления ИТ услугами Директор по правовым вопросам Отдел системы хранения и обработки базы данных, мониторинга и управления Бухгалтерия склад Отдел информационной безопасности Отдел закупок и логистики Производственный отдел Представительство в Кировограде Отдел ведомственных АТС Представительство в Виннице Представительство в Донецке Представительство в Ровно Представительство в Днепропетровске Администратор Отдел систем безопасности Бухгалтерское подразделение Представительство в АР Крым Представительство в Запорожье Представительство в Николаеве Представительство в Черкассах Представительство в Харькове Отдел интеграции Начальник отдела интеграции Отдел руководителей проектов Отдел проектирования СКС Отдел проектирования систем безопасности Отдел проектирования электрического оборудования Сметный отдел Отдел проектирования систем автоматизации Отдел экраносооружений Рис. 3. На портале можно увидеть (и скорректировать) оргструктуру компании фор­мализации бизнес-процессов, для каждого из них были назначены «владельцы» и «исполнители». Затем были разработаны: 1) положения о подразделениях (место в организационной структуре, права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями, показатели оценки эффективности и пр.); 2) должностные инструкции специалистов компании (см. рис. 5). Рис. 4. Пример рабочей схемы одного из бизнес-процессов Мы творчески подошли к решению поставленных перед нами задач, поэтому в итоге получился далеко не типичный корпоративный портал: Во-первых, здесь сотрудники могут найти организационную структуру и должно­стные инструкции, которые построены на реальных бизнес-процессах компании (с детализацией до конкретного исполнителя, указанием рамок его ответственности, а также степени влияния на конечный результат). Рис. 5. Должностные инструкции специалистов на портале «ÌÅÍÅÄÆÅR ÏÎ ÏÅÐÑÎÍÀËÓ» 4 / 2013 69 ТЕХНОЛОГИИ ИТ-иструменты Во-вторых, благодаря интранет-порталу новый стимул к развитию получил уже действующий внутренний проект «Знак качества». Цель проекта — собирать идеи и предложения сотрудников, касающиеся улучшений и модернизации существующих бизнес-процессов. В Service Desk была создана специальная очередь, где принимаются предложения сотрудников, а также контролируется ход их обсуждения/доработки/внедрения. В-третьих, автоматизировав процесс согласования договоров, нам удалось минимизировать возникающие при их составлении риски. Например, теперь: a почти вся информации автоматически вносится в шаблон договора; a появилась возможность защищать определенные поля от редактирования (а значит, и внесения ошибок); a для согласований документа используется электронная подпись. Компания получила отличный инструмент — специально разработанный и настроенный под наши потребности. Для средних и крупных компаний с большим количеством сотрудников, развитой филиальной структурой и клиентов внедрение ОБ АВТОРЕ Заверуха Наталья Евгеньевна в 2008 году окончила Университет экономики и права «КРОК» (специальность «международные отношения», магистр). Ос­ новные этапы карьеры в компании ProNET: помощник-консультант руководителя (2007); специалист по корпоративному управлению (2008); руководитель отдела качества и организации бизнес-процессов (2009); с 2010 года по настоящее время — заместитель директора по вопросам качества и организации бизнес-процессов 70 «ÌÅÍÅÄÆÅR ÏÎ ÏÅÐÑÎÍÀËÓ» 4 / 2013 корпоративного портала уже давно не роскошь, а настоятельная необходимость. Новый интранет-портал значительно повысил эффективность нашей работы! Вот лишь первые результаты: Награждение компании ProNET, победившей в конкурсе Intranet Awards UA-2012 1. Существенно вырос уровень исполнительской дисциплины. 2. Оптимизирована работа с договорами: a сократилось время подготовки и сог­ ласования договоров (в среднем на 50 %); a повысилось количество согласованных в срок договоров (с 55 до 90 %); a снизилась трудоемкость выполнения работ по договору на этапе регистрации (с трех до одного человеко-часа); a уменьшилось число итераций при согласовании договора в одном подразделении (в среднем с пяти до двух). 3. Сократилось время адаптации новых сотрудников (с четырех до двух недель). 4. Компания получила сертификат «Система управления качеством» ISO 9001:2009. 5. Наша команда стала победителем конкурса Intranet Awards UA-2012 в номинации «Бизнес-решение». ТЕХНОЛОГИИ ИТ-иструменты Но самое главное — изменение людей: команда стала дружной, все работают более согласованно, добиваются лучших результатов. Что еще важно? Мы убедились в том, что поддержка и модернизация внутреннего портала требует постоянной работы, — это не тот проект, который можно сделать и забыть. Поэтому наша команда не останавливается на достигнутых результатах — мы уже готовимся к редизайну портала! В частности, планируем: a автоматизировать процесс «Подготовка коммерческого предложения»; a внедрить модуль «Кадровые процессы» (здесь будут автоматизированы следующие процессы: подбор кандидатов, контроль завершения испытательного срока, оформление в штат, увольнение, перевод и назначение, согласование кадровых документов, учет командировок и т. д.); a провести двустороннюю интеграцию функций (данных) интранет-портала с программой «1С». Будем рады поделиться накопленным опытом и рассказать о достигнутых успехах. «ÌÅÍÅÄÆÅR ÏÎ ÏÅÐÑÎÍÀËÓ» 4 / 2013 71
