Мониторинг спонсорской и благотворительной помощи

УТВЕРЖДЕНО
решением Попечительского совета
Корпоративного фонда «СК-Астана»
от «__» __________20___ года №_____
Положение о порядке осуществления мониторинга и контроля за
расходованием денежных средств, направленных для оказания
спонсорской и благотворительной помощи
Корпоративного Фонда «СК-Астана»
г. Астана, 2013 г.
1
СОДЕРЖАНИЕ
1
Общие положения…………………………………………………
3-4 стр.
2
Сбор информации для мониторинга спонсорской и
благотворительной помощи…………………………………….
4 стр.
3
Мониторинг целевого использования …………………………..
5 стр.
4
Мониторинг
работ
по
продвижению
имиджа
и
позиционированию Фонда/ Организаций, входящих в группу
Фонда в качестве Спонсора……………………………………..
5-6 стр.
Мониторинг эффективности проведенных Получателем
помощи мероприятий в рамках оказанной спонсорской
помощи (целевые показатели/индикаторы)…………………….
6 стр.
6
Отчетность…………………………………………………………
6 стр.
7
Заключительные положения……………………………………..
7 стр.
8
Приложения……………………………………………………….
8-11 стр.
5
2
1. Общие положения
1. Настоящее Положение о порядке осуществления мониторинга и
контроля за расходованием денежных средств, направленных для оказания
спонсорской и благотворительной помощи (далее – Положение) разработано
в соответствии с Политикой оказания спонсорской и благотворительной
помощи АО «Самрук-Қазына» и организациями, входящими в группу АО
«Самрук-Қазына», утвержденной протоколом очного заседания Совета
директоров АО «Самрук-Қазына» от 11 декабря 2012 года № 86 (далее Политика), внутренними документами Корпоративного Фонда «СК-Астана»
(далее – Корпоративный Фонд) и определяет порядок мониторинга и
контроля Корпоративным Фондом за целевым использованием и
эффективностью использования денежных средств, выделенных на
спонсорскую и благотворительную помощь.
2. Целью мониторинга является контроль за целевым использованием
денежных средств, выделенных в рамках оказания спонсорской и
благотворительной помощи, а также оценка эффективности проведенных
Получателями помощи мероприятий в рамках оказанной спонсорской
помощи.
3. Задачами мониторинга являются отслеживание:
1)
целевого использования денежных средств, выделенных
Корпоративным Фондом на спонсорскую и благотворительную помощь;
2)
эффективности проведенных Получателем помощи мероприятий
в рамках оказанной спонсорской помощи;
3)
исполнения Получателем спонсорской помощи мероприятий по
продвижению имиджа Фонда/Организации.
4. Основные понятия, используемые в Правилах:
Благотворительная помощь - финансовая, организационная и иная
материальная помощь на добровольной безвозмездной основе юридическим
(некоммерческим) и физическим лицам;
Договор об оказании спонсорской и благотворительной помощи
(далее – Договор) – договор (а), в соответствии с которым Корпоративный
Фонд предоставляет спонсорскую или благотворительную помощь;
Комиссия по спонсорской и благотворительной помощи (далее –
Комиссия) – коллегиальный орган Корпоративного Фонда, осуществляющий
политику оказания спонсорской и благотворительной помощи;
Мониторинг спонсорской и благотворительной помощи – система
наблюдений за состоянием портфеля, включающая анализ, оценку и прогноз
выполнения условий договоров Получателями;
Материалы Получателя - это документы по спонсорской или
благотворительной помощи в отношении отдельного Получателя;
Ответственный работник – работник Корпоративного Фонда,
осуществляющий в соответствии с должностными обязанностями
мониторинг Получателей;
3
Ответственное подразделение – структурные подразделения
Корпоративного Фонда, ответственные согласно должностным инструкциям
за проведение мероприятий по мониторингу и принятие необходимых мер в
отношении Получателей спонсорской и/или благотворительной помощи.
Получатель - юридическое (некоммерческое) лицо или физическое
лицо, получившее спонсорскую или благотворительную помощь в
установленном порядке;
Портфель проектов (далее – портфель) – совокупность спонсорской
и благотворительной помощи, выданной Корпоративным Фондом
Получателю;
Спонсорская помощь – финансовая, организационная и иная
материальная помощь на добровольной безвозмездной основе юридическим
(некоммерческим) и физическим лицам с целью распространения позитивной
информации о Фонде и/или Организации.
5. Процесс мониторинга состоит из следующих этапов:
1)
сбор
информации
для
мониторинга
спонсорской
и
благотворительной помощи;
2)
мониторинг целевого использования выделенных денежных
средств;
3) мониторинг работ по продвижению имиджа и позиционированию
Фонда/ Организаций входящих в группу Фонда в качестве Спонсора;
4)мониторинг эффективности проведенных Получателем помощи
мероприятий в рамках оказанной спонсорской помощи и результатов работ;
5) подготовка отчетности.
2. Сбор информации для мониторинга
спонсорской и благотворительной помощи
6. Мониторинг осуществляется в разрезе отдельных Получателей,
составляющих в совокупности Портфель проектов.
7. Мониторинг осуществляется непрерывно и включает процесс
наблюдения и анализа спонсорской и благотворительной помощи на
протяжении всего периода действия договора.
8. Организацию мониторинга Портфеля проектов обеспечивают
работники, ответственные за проведение мероприятий по мониторингу и
принятие необходимых мер в отношении Получателей спонсорской и/или
благотворительной помощи.
9. В случае оказания спонсорской и/или благотворительной помощи
самостоятельно Организацией, мониторинг
целевого расходования
осуществляется Организацией под общим контролем со стороны
Корпоративного Фонда, путем сбора и анализа отчетов по форме и
требованию Политики.
4
3. Мониторинг целевого использования
10. Мониторинг целевого использования предусматривает анализ
использования спонсорской и/или благотворительной помощи
и
осуществляется в соответствии с условиями предоставления спонсорской
и/или благотворительной помощи в сроки, установленные настоящим
Положением.
11. Корпоративный Фонд в порядке и в сроки, определенные
Договором, требует от Получателя информацию о целевом расходовании
полученных средств, включая документы, подтверждающие факт оплаты,
приобретения товаров, выполнения работ, оказания услуг.
12. Мониторинг
целевого
использования
осуществляется
Ответственным работником ежеквартально в срок не позднее 25-го числа
первого месяца, следующего за отчетным периодом.
В случае освоения Получателем средств частями (траншами) проверка
целевого использования проводится после предоставления отчета по
каждому траншу в соответствии с условиями договора.
13. При анализе целевого использования спонсорской и/или
благотворительной помощи
необходимо проверить полноту копий
подтверждающих финансовых документов, их достоверность (наличие
печатей, подписей уполномоченных должностных лиц Получателя), точное
указание направлений расходования денежных средств.
14. При проверке целевого использования проводится анализ
оборотной ведомости (выписки) с обслуживающего банка Получателя для
дальнейшего отслеживания и подтверждения целевого расходования
спонсорской и/или благотворительной помощи.
15. Перечень запрашиваемых Корпоративным Фондом документов
для подтверждения целевого использования установлен в приложении № 1 к
настоящему Положению.
16. Мониторинг целевого использования составляется Получателем и
оформляется отчетом по целевому использованию, согласно приложению №
2 к настоящему Положению, в двух экземплярах, один из которых остается у
Получателя, а второй направляется Корпоративному Фонду для
последующего приобщения к материалам Получателя.
17. В случае нецелевого использования денежных средств
Корпоративный Фонд в соответствии с условиями Договора направляет
требование Получателю о досрочном возврате суммы, использованной не по
целевому назначению, и об оплате неустойки (пени, штрафов).
18. В случае освоения средств не в полном объеме Корпоративный
Фонд в соответствии с условиями Договора направляет Получателю
уведомление о возврате неосвоенных средств.
4. Мониторинг работ по продвижению имиджа и
позиционированию Фонда/Организаций входящих в группу Фонда в
качестве Спонсора
5
19. Мониторинг
осуществляется
Ответственным
работником
ежеквартально в срок не позднее 25-го числа первого месяца, следующего за
отчетным периодом. В случае освоения Получателем средств частями
(траншами) проверка целевого использования проводится после
предоставления отчета по каждому траншу в соответствии с условиями
договора.
20.Отчет по исполнению мероприятий по позиционированию
Фонда/Организации в качестве спонсора составляется Получателем по
форме, согласно приложению № 3 к настоящему Положению, в двух
экземплярах, один из которых остается у Получателя, а второй направляется
Корпоративному Фонду для последующего приобщения к материалам
Получателя. Отчет сопровождается творческим отчетом, который включает в
себя общее описание проведенных работ, количественные показатели,
подтверждение выполненных работ (фото-видео отчеты, эфирные справки,
экземпляры произведенной продукции,
другие материалы) а так же
мониторинг СМИ.
5. Мониторинг эффективности проведенных Получателем помощи
мероприятий в рамках оказанной спонсорской помощи (целевые
показатели/индикаторы)
21.
Мониторинг
осуществляется
Ответственным
работником
ежеквартально в срок не позднее 25-го числа первого месяца, следующего за
отчетным периодом. В случае освоения Получателем средств частями
(траншами) проверка целевого использования проводится после
предоставления отчета по каждому траншу в соответствии с условиями
договора.
22. Отчет эффективности оказанной спонсорской помощи (целевые
показатели/индикаторы составляется Получателем по форме, согласно
приложению № 4 к настоящему Положению, в двух экземплярах, один из
которых остается у Получателя, а второй направляется Корпоративному
Фонду для последующего приобщения к материалам Получателя. Отчет
сопровождается информацией Получателя о достигнутых результатах в
рамках реализации проекта и эффективности проведенных мероприятий, в
том числе статистическими данными.
6.Отчетность
23. Отчет об оказании спонсорской и благотворительной помощи
Организацией представляется Корпоративному Фонду в сроки и по форме
согласно требованиям Политики оказания спонсорской и благотворительной
помощи АО «Самрук-Қазына» и организациями, входящими в группу
АО «Самрук-Казына».
6
24.Консолидированный
отчет
об
оказании
спонсорской
и
благотворительной помощи представляется Корпоративным Фондом в Фонд
в сроки и по форме согласно требованиям Политики оказания спонсорской и
благотворительной помощи АО «Самрук-Қазына» и организациями,
входящими в группу АО «Самрук-Қазына».
25. В случае оказания спонсорской и/или благотворительной помощи из
средств Организации отчеты по итогам первого полугодия и года
представляются Корпоративным Фондом в Организации.
7.Заключительные положения
26. Ответственность за ненадлежащее соблюдение
Положения возлагается на работников Корпоративного Фонда.
требований
7
Приложение № 1
к Положению о порядке осуществления
мониторинга и контроля за расходование
денежных средств, направленных для
оказания спонсорской и
благотворительной помощи
Перечень запрашиваемых Корпоративным Фондом документов для
подтверждения целевого использования
1)
Оборотная ведомость с обслуживающего банка Получателя (с даты
валютирования до даты подачи отчета);
2)
Платежные поручения, приходно-кассовые ордера, расходно-кассовые
ордера, фискальные чеки, платежные ведомости;
3)
Договоры купли-продажи товаров, работ/оказания услуг;
4)
Счет-фактуры, накладные;
5)
Акт выполненных работ/оказанных услуг;
6)
Приказы, проездные билеты, посадочные талоны, счета за гостиницу,
авансовые отчеты;
7)
Расчетные ведомости по начислению заработной платы;
8)
Прочие документы, подтверждающие целевое использование средств.
8
Приложение № 2
к Положению о порядке осуществления
мониторинга и контроля за расходование
денежных средств, направленных для
оказания спонсорской и
благотворительной помощи
Отчет по целевому использованию
______________________________________________________
наименование получателя
«___________» квартал
отчетный период
дата
номер
документы,
подтверждающие
фактический
расход
наименование
бенефициар
сумма, тенге
Статья расходов (согласно сметы)
назначение платежа по оборотной
ведомости (выписки)
дата платежа
Расшифровка платежей
Всего целевого использования за «________» квартал 20_____ г.
сумма
Статья
расход
ов
по
данны
м
Сметы
расход
ов
фактическо
го
фактическог
использова
о
ния за
использован
«___»
ия, всего
квартал
%
освоен
ия,
всего
отклонени
е
("+"причина
экономия отклонен
"ия
"перерасх
од)
*
Руководитель ________________
Главный бухгалтер _______________
М.п.
9
Приложение № 3
к Положению о порядке осуществления
мониторинга и контроля за расходование
денежных средств, направленных для
оказания спонсорской и
благотворительной помощи
выгода/PR эффект для
Спонсора
Творческий отчет на
странице №______
документы,
подтверждающие
фактический расход
спонсор
а
Достигнутые качественные
и количественные
показатели
прочие
источни
ки
средства
Сумма всего
Перечень задействованных
СМИ
Срок реализации,место
проведения и назначение
Количество мероприятий
Наименование мероприятия
Отчет по продвижению имиджа и позиционированию Фонда/
/Организаций входящих в группу Фонда в качестве Спонсора
______________________________________________________
наименование получателя
«___________» квартал
отчетный период
Приложение: творческий отчет на ________страницах
Руководитель __________________
М.П.
10
Приложение № 4
к Положению о порядке осуществления
мониторинга и контроля за расходование
денежных средств, направленных для
оказания спонсорской и
благотворительной помощи
Отчет
по эффективности оказанной спонсорской помощи
______________________________________________________
наименование получателя
«___________» квартал
отчетный период
№ Наименован
ие
мероприяти
й
Сроки и
место
проведени
я
мероприят
ий
Цель
(соглас
но
Заявки)
Эффективно
сть от
проведенных
мероприятий
Достигнутые
результаты от
использования
выделенной
спонсорской
помощи (целевые
показатели/индикато
ры)
Приложение: Информация о достигнутых результатах в рамках реализации
проекта и эффективности проведенных мероприятий, в том числе
статистические данные на _______ страницах
Руководитель ________________
(подпись)
М.П.
11