Практическое занятие № 7. «Построение модели документооборота» УТВЕРЖДАЮ:
реклама
Практическое занятие № 7. «Построение модели документооборота» УТВЕРЖДАЮ: Глава Администрации _________В.Е. Рачков Базой для создания модели электронного документооборота будет являться реально муниципального существующая района. Внутри администрация предприятия Арзгирского выделяют аппарат администрации, 11 отделов, 2 управления, которые, в свою очередь, взаимодействуют между собой и рядом предприятий. В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалификационные решения в соответствии со своей компетенцией, а утверждает их руководитель – глава администрации. Структура администрация представлена на рисунке 1. Арзгирского муниципального района АДМИНИСТРАЦИЯ АРЗГИРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Аппарат администрации Управления и отделы администрации, являющиеся юридическими лицами Отделы администрации Заместитель главы администрации Финансовое управление Отдел по организационным и общим вопросам Заместитель главы администрации Отдел образования Отдел правового и кадрового обеспечения Управляющий делами администрации Отдел имущественных и земельных отношений Отдел учета и отчетности Главный специалист аппарата Отдел культуры Отдел муниципального хозяйства Главный специалист аппарата Отдел экономического развития Отдел социального развития Архивный отдел Отдел сельского хозяйства и охраны окружающей среды администрации Рисунок 1 – структура Администрации Арзгирского муниципального района Таким образом, в документационном обороте задействовано аппарат администрации, включающие в себя пять должностей; управления и отделы, являющиеся юридическими лицами, которые включают в себя финансовое управление, отдел образование, отдел имущественных и земельных отношений, отдел культуры, управление труда и социальной защиты населения; отделы администрации, включающие в себя отдел по организационным и общим вопросам, отдел правового и кадрового обеспечения, отдел учета и отчетности, отдел муниципального хозяйства, отдел экономического развития, отдел социального развития, архивный отдел, отдел сельского хозяйства и охраны окружающей среды. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешние предприятия. Поскольку администрация имеет достаточно сложную структуру, как внутри, выделяя отделы и подразделения, так и внешне, являясь исполнительным органом муниципального образования, она обладает многообразием функций. Также существует значительный объем документооборота, при работе с документами выполняются сложные схемы документопотоков, применяются разнообразные технологии работы с документами, поэтому внедрение единого комплекса программных средств, на современной технологической платформе, поддерживающей задачи по обеспечению автоматизированных процессов документационного обеспечения, являлось необходимым. Преимущество системы электронного документооборота: - быстрый поиск документов; - отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла; - эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций; - сокращение сроков подготовки и согласования документов; - удобная работа над проектами документов; - получение сводных отчетов и журналов; - возможность делегирования полномочий. - быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников; - отслеживание хода исполнения резолюций; - удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД); - журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки; - формирование отчетности. Основными функциями автоматизированной системы документации в администрации являются: - регистрация документов; - работа с файлами; - работа с поручениями; - кабинеты; - работа с проектами документов; - прием и внешняя рассылка документов; - движение документов внутри организации; - формирование дел; - информационно-справочная работа; - удаленный доступ. Электронная работа с входящими и исходящими документами 1. Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции. 2. Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме. 3. Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации. 4. Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям. 5. Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам. 6. Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов. 7. Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение. Электронная работа с внутренними документами: 1. создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа; 2. изменение проекта с хранением предыдущих версий; 3. согласование и утверждение проекта документа; 4. регистрация документа, созданного на основе проекта. 5. Формирование поручений по документам; Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками представлены на рисунке 2. Главный специалист аппарата Заместитель главы администрации Начальник Финансового управления Главный специалист аппарата Начальник Отдела экономического развития Начальник Отдела имущественных и земельных отношений Министерство труда и социальной защиты населения Министерство экономического развития СК Министерство финансов СК Заместитель главы администрации Начальник Отдела образования ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ Начальник Отдела культуры Начальник Отдела сельского хозяйства и охраны окружающей среды Правительство СК СМИ Начальник Отдела муниципального хозяйтсва Управляющий делами администрации Начальник Отдела правового и кадрового обеспечения Начальник Архивного отдела Начальник Отдела социального развития Начальник Отдела учета и отчетности Начальник Отдела по организационным и общим вопросам Налоговые органы Рисунок 2 - Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками Из рисунка видно, что помимо внутреннего взаимодействия, администрация Арзгирского муниципального районо взаимодействует с министерствами, ведомствами, СМИ, налоговыми органами. Руководитель отдела: Полянская Е.В.
