Деловые письма

Виды деловых писем
По характеру информации письма могут быть:
- сопроводительными,
- благодарственными,
- гарантийными,
- инициативными,
- информационными,
- поздравительными.
Составляются также письма-приглашения, письма-просьбы, письма-извещения, письмаответы, письма-извинения, письма-требования (рекламация), письма-напоминания, письмаподтверждения, письма-извинения, письма-предложения (оферта).
.
Этапы подготовки и составления писем:
1. изучение существа вопроса;
2. подготовка и написание проекта текста письма;
3. согласование проекта письма;
4. подписание руководителем;
5. регистрация;
6. отправка.
Структура делового письма

Письма бывают одноаспектные и многоаспектные.
Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма,
не требующие ответа.
Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов,
подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для современной
деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных
писем.

Наиболее простая структура письма – это две части. В первой излагаются факты и
события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во
второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале
нужно наметить логическую схему его содержания.
Примеры писем, состоящих из двух и трех частей
Служебное письмо-запрос:
1) обоснование актуальности запроса;
2) содержание запроса;
3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.
Сопроводительное письмо:
1) сообщение о высылаемом материале;
2) уточняющие сведения.
Письма-просьбы:
1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;
2) изложение просьбы;
3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к
дальнейшему сотрудничеству.
Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):
1) повторение изложения просьбы;
2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;
3) констатация отказа или отклонения предложения.
Образцы текстов деловых писем
Письмо-подтверждение
◙ Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления
(письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров и т. п.), о том, что ранее составленный
документ или достигнутая договоренность остается в силе. Письмо может подтверждать
готовность к совершению ранее согласованных действий, какой-либо факт, действие и т.п.
Письма-подтверждения начинаются со слов:
С благодарностью подтверждаем…; С удовлетворением подтверждаем…; Настоящим
письмом подтверждаем…; В подтверждение…; Сообщаем, что нами получены…;
Направляем Вам в подтверждение…; В подтверждение направляем в ваш адрес…;
Подтверждаем получение Вашего заказа…)
Данный вид писем отличается конкретностью и лаконичностью изложения.




Формулировки, используемые в письмах-подтверждениях:
Подтверждаем условия поставки партии телевизоров…
Сообщаем, что переданные… нами получены
… мы только что получили.
Организация не возражает против совместного строительства… и др.
Образец письма-подтверждения
ИНСТИТУТ
«Точмеханика»
(справочные данные организации)
30. 05.2004 87-30
На № 0524/141 от 24. 05. 2000
Директору завода
оптических приборов
Константинову А.Ф.
Уважаемый господин Константинов!
С благодарностью подтверждаем получение оборудования для лаборатории. Специалисты
по установке и наладке должны прибыть в институт 8 июня 2004 г.
С уважением,
Директор института
Подпись
С.Г. Стрехов
Письмо-напоминание
◙ Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока
исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может
быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.
Эта разновидность писем начинается словом «Напоминаем…»:
*** Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 74 / 16 16.01.2005. Вы должны
завершить разработку проектных документов на реконструкцию спортивного комплекса
до 16.06.2005. Просим Вас сообщить о состоянии проекта.
*** Напоминаем, что срок аренды земельного участка истекает 15.09.2003. Просим
ускорить ответ на № 11-02/134 от 14.04.2000 «О подготовке…»
Образец письма-напоминания
ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ОКРУГ
Ростов-на- Дону
ОАО «ФОРТУНА»
Д. 23, ул. Тельмана
Ростов-на-Дону, 344010 тел. 238-56-89
_____________________________________________________
15 июня 2005 г. № 05-12/132
На № _ _ _ _ _ _от_ _ _
ООО «Веста»
Директору
г-ну В.А. Красовскому
О сроках по договору №
д. 34 пр. Ворошиловский
Г. Ростов-на-Дону
_ _ _ _ _ _ _ __ __ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ___ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Уважаемый г-н Красовский В.А.
Напоминаем Вам, что согласно договору № _______
Ваша
фирма должна закончить работы по ……………………………..к
12.06.2005.
Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором
работы к 15. 08. 2005. В противном случае мя будем вынуждены
подать в арбитражный суд.
Приложение:
1. Копия договора на 2 л. В 1 экз.
2. Календарный план работы на 3 л. В 1 экз.
С глубоким уважением
Директор
Н.Н. Старовойтова
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Суворова Нина Алексеевна
234-45-77
АР 21. 08. 99
……………………………………………………………………………………..
Письмо-претензия (рекламация)
◙ Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес
недобросовестной организации-поставщика. В тексте указывают требования и претензии
заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет
суммы, которую заявитель просит ему перечислить.
Письмо подписывает руководитель организации или его заместитель.
Стандартные формулировки, используемые при составлении писем-претензий:
 Поставка была произведена Вашей стороной:
…несвоевременно…
…с опозданием на… недели…
 Мы не получили от Вас сведений относительно:
…сроков поставки…
…условий доставки продукции…
…комплектации изделий…
…наличия запасных частей к двигателям, которые должны поступить в наш адрес…
 Рекламационный акт прилагается…
 Акт осмотра продукции высылается…
 Заключение экспертизы направлено в Ваш адрес…
 Мы намерены просить Вас …
 Мы намерены потребовать:
… заменить дефектный двигатель новым;
… выслать недостающие детали;
 В случае уклонения от решения вопросов, отраженных в рекламации:
…мы будем вынуждены обратиться в Госарбитраж…
…мы будем вынуждены передать дело в суд…
…мы дадим соответствующие указания нашему региональному представителю…
Образец письма-претензии (рекламации)
Регистрационный штамп бланка
Отдел сбыта
Мебельная фабрика
453762, г. Нижнекамск
Ул. Гагарина 45
16. 05. 07. № 43-08/21
На № от
По заключенному договору от 25.03. 2005 г. Вы были обязаны поставить в 1
квартале 2003 г. мебельной фурнитуры на общую сумму 10 000 руб. Фактически ее
сдано на сумму 5 000 руб.
Согласно п.2 договора, за недопоставку продукции уплачивается неустойка в
размере 2% суммы недопоставки, т.е. 100 руб.
Указанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет. В противном
случае мы будем вынуждены обратиться в Госарбитраж.
Заместитель директора
Подпись
И.Л. Федоров
Письмо-приглашение
◙ Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом
мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.
В таких письмах раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки
проведения и условия участия в нем.
Обычно текст приглашения начинается со слова «Приглашаем…».
Формулировки, используемые в письмах-приглашенях:
▪ Направляем Вам приглашение на…конференцию по вопросам…
▪ Приглашаем Вас…принять участие в…
▪ Позвольте пригласить Вас… на: церемонию открытия…, банкет, открытие выставки,
премьеру, церемонию… и т. д.
▪ Просим Вас принять участие… в официальной церемонии открытия (закрытия)…
▪ Ваше предполагаемое участие… вызывает большой интерес
▪ Просим подтвердить участие…до…
Образец письма-приглашения
ЦНИИТМ
22 декабря 2005г. № 17-03/152
ОАО «Метраком»
Генеральному директору
Г-ну А.В.Козельскому
Господа,
Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта реконструкции
производственных мастерских, которое состоится 18 апреля 2005 г. в 12 часов в конференцзале нашего института.
Если Ваши представители не смогут принять участие в обсуждении проекта, прошу
направить Ваши замечания и предложения по адресу: оф. 143, д. 14, пер. Марксистский,
Москва, 324563.
С уважением,
Председатель
ученого совета института
Секретарь ученого совета
П.Н. Павлов
А.Д. Руханов
Малеев Николай Алексеевич
тел. (495) 234-74-62
Информационное письмо
◙ Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.
Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируется деятельность какихлибо организаций, выпускаемая продукция, издаваемая литература.
Образец информационного письма
1.
Штамп бланка
17.07.2006
Директору ресторана «Якорь»
Свиридову В.П.
165845, Санкт-Петербург
ул. Приморская, 45
№35/02
Уважаемый господин Свиридов!
Мы рады, что Вы сочли возможным откликнуться на наше предыдущее письмо. Мы
рассматриваем это как проявление Вашей заинтересованности к тем услугам. Которые наше
предприятие может Вам предоставить.
Настоящее информационное письмо имеет целью подробнее ознакомить Вас с
содержанием этих услуг и стандартными условиями их предоставления.
Обращаем Ваше внимание на то, что наше предприятие выполняет работы по ремоту,
реконструкции и модернизации объектов различного назначения свыше 10 лет и имеет
положительные отзывы о своей деятельности.
В числе наших клиентов магазин «Северная Венеция», кинотеатр «Буревестник», ресторан
Красный мак» и другие объекты.
Перечень услуг, а также условия их предоставления заказчикам представлены в нашем
информационном проспекте, который прилагается к настоящему письму.
Просим вас ознакомиться с содержанием брошюры и сообщить нам о своих намерениях в
отношении возможного сотрудничества.
Приложение: информационный проспект (брошюра) на 20 листах.
С уважением,
Главный инженер
ООО «Новый стиль»
П.С. Тихомиров
2.
Министерство высшего
и среднего специального
образования
Директорам школ, лицеев
и гимназий
МОСКОВСКИЙ ТЕХНИКУМ
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО
ТРАНСПОРТА
116574, Москва,
ул. Песчаная, 32
тел. 563-84-38
Расчетный счет № 53930542
20.03.2004 № 34/7
Администрация техникума сообщает, что в новом 2004/05 учебном году техникум
открывает юридический факультет.
Правила приема общие для всех специальностей.
Директор техникума
П.П. Игнатьев
Инициативное письмо
◙ Инициативные письма – это письма, требующие ответа. В основном такие письма
выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это
самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. К ним
относятся письма-запросы, письма-просьбы, письма-предложения (оферты).
Письмо-просьба
◙ Письма-просьбы рассчитаны на то, что в результате их отправления будет получен
ответ и возникнут деловые отношения с адресатом.
Излагая просьбу в письмах-просьбах, необходимо подчеркнуть заинтересованность
организации в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма-просьбы
совпадает с формой личного и коллективного заявления.
В письме-просьбе следует четко выразить, что вам нужно и какие действия ожидаете от
получателя письма. Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа
(«Прошу…»), от первого лица множественного числа («Просим…»), от третьего лица
единственного числа. В этом случае употребляются существительные с собирательным
значением (дирекция, руководство, администрация, совет трудового коллектива, фирма…
просит…»). Наконец, письмо может быть написано от третьего лица множественного числа,
если употребляется несколько существительных с собирательным значением («дирекция и
совет трудового коллектива организации…»).
Образец письма-просьбы
Регистрационный штамп бланка
Генеральному директору
ООО «Хозяюшка»
А.Н. Потоцкому
Уважаемый господин Потоцкий!
Руководство нашей компании проявило большой интерес к продукции Вашего
предприятия, ознакомившись с ее образцами в ходе региональной выставки
«Промышленность ЮФО-2005».
Особое впечатление в представленной Вами экспозиции произвели ковровые покрытия и
светильники.
В связи с тем, что наше предприятие предполагает приобрести ковровые покрытия и
светильники, представленные Вашим предприятием, прошу направить в наш адрес 2
экземпляра каталога Вашей продукции.
С уважением,
заместитель директора
по маркетингу ОАО «Вектор»
В.Н. Николаенко
Ответ на письмо-просьбу
Регистрационный штамп бланка
Директору ОАО «Вектор»
Ю.К. Гороховой
Копия
заместителю директора
по маркетингу
В.Н. Николаенко
Уважаемая госпожа Горохова!
В соответствии с Вашей просьбой высылаю 2 экземпляра каталога продукции нашего
завода. Буду рад, если это послужит дальнейшим взаимовыгодным контактам между нашими
предприятиями.
Приложение, каталог продукции предприятия на 205 год, экз. №№ 1, 2 только адресату.
С уважением
Директор ООО
А.Н. Потоцкий
Письмо-запрос
◙ Письмо-запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение
покупателя к продавцу, импортера к экспортеру и т.д. с просьбами дать подробную
информацию о товарах или услугах, а также направить предложение на поставку товара.



Стандартные формулировки, используемые в письмах-запросах:
Руководство организации вынужденно обратиться к Вам с запросом о…,
Направляем запрос о…,
Мы вынуждены запросить у Вас следующую информацию…

Обстоятельства вынуждают нас направить в Ваш адрес запрос о…
Образец письма-запроса
Министерство транспорта Российской Федерации
Производственное объединение пассажирского автомобильного транспорта
«Т Р А Н С А В Т О»
Самарское пассажирское
автотранспортное предприятие
д. 25, пр. Кирова,
г. Самара, 448767
тел. (7685) 57-48-87
ОАО «Вита»
Генеральному директору
Г-ну А.В. Кузнецову
20.09.2005 № 236
О продаже счетчика «Водомер-5»
Уважаемый г-н генеральный директор!
Просим Вас продать нашему предприятию ультразвуковой счетчик «Водомер-5»
для измерения расхода холодной питьевой воды в количестве 45 комплектов.
Письмо-предложение (оферта)
◙ Письма-оферты имеют своей целью официально предложить поставку или
дополнительную поставку той или иной продукции.
Форма письма-предложения не отличается жесткими рамками, но должна быть
конкретной, точной в изложении номенклатуры продукции, ее технических характеристик,
сроков поставки продукции, порядка расчетов и т.п.
Оферту можно начать с упоминания о давних партнерских взаимоотношениях с адресатом
(если таковые имеются), о безупречной репутации вашей фирмы, работающей с известными
клиентами и т.п., а затем сделать конкретное предложение.
Формулировки, используемые в письме-оферте:




В соответствии с ранее достигнутой договоренностью предлагаем Вам осуществить
поставку…
Оплату предлагается произвести наличными (путем перечисления, через инкассо и т.п.).
В счет взаимных поставок предлагаем Вам приобрести у нашего предприятия…
Предлагается… следующая продукция (следующие услуги, следующие товары)…
Задание 131.
Определите, какие предлоги употребляются с родительным, а какие с
дательным падежом.
В отношении, по, в целях, при посредстве, благодаря, вследствие, впредь до,
применительно к, во избежание, согласно, по причине, в течение, в отношении
к, по мере, в продолжение, в силу, сообразно, ввиду.
Задание 132.
Выделите этикетные жанры письма.
Служебное письмо
Инициативное
Письмо-запрос
Письмо-предложение
Письмо-приглашение
Письмо-рекламация
Письмо-напоминание
Письмо-рекомендация
Гарантийное письмо
Благодарственное письмо
Сопроводительное письмо
Ответное
Ответ на запрос
Письмо-извещение
Письмо-подтверждение
Письмо-отказ
Задание 133.
Познакомьтесь с фрагментами деловых писем. Определите жанровую
разновидность каждого письма.
I
Уважаемый г. Игнатьев! Мне представилась возможность поблагодарить Вас за согласие
помочь нам в проведении ежегодной кампании по сбору средств в пользу организации «Мир
вашему дому». Думаю, что Вы получите удовлетворение от того, что Ваши усилия пойдут на
пользу вышеназванной организации.
Надеюсь вскоре увидеть Вас на одном из наших собраний.
II
Уважаемый г. Павлов!
Мы будем рады обслужить Вас и Ваших гостей во время ужина в нашем ресторане
«Харбин» 30. 12. 03.
Мы приложим все усилия, чтобы кухня и сервис оказались сверх Ваших ожиданий.
Благодарим за возможность обслужить Вас.
III
Уважаемый г. Матвеев!
К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам, что не сможем сделать пожертвования
Вашему фонду. Наша компания делает пожертвования только в крупные многоцелевые
капании, как , например, Ассоциация национальных музеев.
Жертвуя средства этим организациям, мы содействуем не одному, а ряду полезных дел, не
оказывая никому предпочтения.
Надеемся, что Вы поймете нашу позицию. Тем не менее, мы поддерживаем ваши цели и
изложенный замысел. Желаем успеха Вам и Вашей компании.
IV
Просим выслать необходимую нам документацию по эксплуатации машин последней
модели, закупленных у вас во II квартале 2006 г.
V
Высылаем запрошенную Вами дополнительную документацию по эксплуатации машин
модели УКШ-17.
Получение просим подтвердить.
Приложение: Документация на 15 стр. в 1 экз.
VI
Подтверждаем получение запрошенной нами документации. Благодарим за быстрое
выполнение заказа.
Задание 134.
Сгруппируйте стереотипные формулы в соответствии с видами писем, в
которых они используются.
Просим сделать…
Мы не можем согласиться…
Выражаем благодарность
(Кто?) имеет честь сообщить…
(Кто?) с сожалением должен сообщить…
Подтверждаем получение…
Нам приятно…
Мы получили Ваше…
Сообщаем (извещаем, информируем, уведомляем), что… Благодарим за Ваше…
Мы вынуждены сообщить…
С благодарностью подтверждаем…
Направляем Вам рекламацию…
Доводим до Вашего сведения…
Мы готовы (согласны) представить…
Напоминаем Вам, что…
Мы официально заявляем Вам…
Поздравляем…
Высылаем (направляем, посылаем) Вам…
Ставим вас в известность…
Мы обращаемся к Вам с просьбой…
Гарантируем…
Мы будем (весьма) признательны (благодарны), если… Мы получили Ваше…
Приглашаем Вас…
В связи с Вашей просьбой направляем Вам…
Позвольте (нам) пригласить Вас…
Платеж будет произведен немедленно после…
Мы предлагаем Вам…
(Кто?) гарантирует…
Мы можем рекомендовать Вам…
Просим принять участие…
Задание 135.
Определите, к какому типу документов (устав, указ, письмо-предложение
(оферта), контракт) могут относиться следующие фразы:
1) Установить, что председатель Центрального Банка Российской Федерации
участвует в заседании Правительства Российской Федерации.
2) Покупатель обязан перечислить денежную сумму в уплату полной
стоимости поставленного товара на расчетный счет Продавца.
3) Оплату просим произвести посредством безотзывного и подтвержденного
аккредитива на наш расчетный счет ОИИ 234578 в «Промышленностроительном банке» в Москве.
4) Акционерное предприятие «Интерфакс С.П.А.» является акционерным
обществом открытого типа с фондовым капиталом 20 000 000 рублей.
Задание 136.
Составьте письма и оформите их в соответствии с установленными
правилами.
Ситуация 1.
Составьте совместное письмо-просьбу Управления здравоохранения и Управления
финансов и налоговой политики Главе администрации Новосибирской области о выделении
дополнительных ассигнований из бюджета области на оказание дополнительных
медицинских услуг населению Красносельского района в связи с эпидемией гриппа.
Ситуация 2.
Составьте информационное письмо фирмы «Сибирь» о продаже частным и
государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной цене и о
возможности принимать заказы на составление программ.
Ситуация 3.
Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экосан» с предложением
посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и
топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности».
Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.
Ситуация 4.
Составьте письмо-запрос и письмо-ответ следующего содержания.
Коммерческий директор ООО «Визит», специализирующегося в области изучения спроса
на туристические услуги и заинтересованного в расширении сферы их распространения, 5
апреля 2007 г. обратился с запросом к генеральному директору туристического агентства
«Сказочный мир» Н.А. Говорову о возможности организации туров в скандинавские страны.
В письме были затронуты вопросы стоимости и продолжительности сроков
туристических поездок, включая трансфер, организацию питания, проведение экскурсий и
другие услуги.
Письмо также содержало просьбу о рассмотрении вопроса организации индивидуальных
туров в Австралию (Сидней – Золотой Берег).
Письмо подписал коммерческий директор Д.О. Романов.
В ответ на запрос Д.О. Романова генеральный директор туристической компании
«Сказочный мир» подтвердил возможность организации туристических поездок в названные
страны.
В ответном письме содержалась просьба к компании «Визит» представить точные
сведения с указанием количества групп, срока пребывания в стране, а также финансовых
возможностей желающих обрести путевки. В письме был указан контактный телефон
оператора В.Л. Леоновой.
Остальные необходимые реквизиты укажите самостоятельно.
Докладная записка