Методические рекомендации по реализации Плана перехода

Методические рекомендации
по организации перехода федеральных органов исполнительной власти к
предоставлению государственных услуг (исполнению государственных функций) в
электронном виде
1. Общие положения
1.1. Настоящие Методические рекомендации предназначены для определения
единых подходов и методов перехода федеральных органов исполнительной власти на
предоставление государственных услуг (исполнение государственных функций) в
электронном виде (далее в том числе – переход).
1.2. В настоящих Методических рекомендациях определены основные понятия,
используемые в действующем законодательстве и принятые среди специалистов по
информационным технологиям, предназначенные для описания процессов перехода
органов власти к предоставлению государственных услуг (исполнению государственных
функций) в электронном виде, а также представлены поэтапные рекомендации по
реализации указанного перехода.
1.3. Переход к предоставлению государственных услуг (функций) в электронном
виде осуществляется на основании следующих документов:
 Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации,
утверждена Президентом РФ 07.02.2008 N Пр-212;
 постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2007 г. N 931
"О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных
органов и органов местного самоуправления при предоставлении государственных услуг
гражданам и организациям";
 постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 478 «О единой системе
информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам
взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления
с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет»;
 распоряжение Правительства РФ от 25.06.2009 N 872-р «О перечне
государственных услуг и (или) функций, осуществляемых с использованием
информационных и телекоммуникационных технологий (в том числе в электронном
виде)»;
 распоряжение Правительства РФ от 17.11.2008 N 1663-р «Об утверждении
основных направлений деятельности правительства РФ на период до 2012 года и перечня
проектов по их реализации»;
 Концепция административной реформы в Российской Федерации в 2006 - 2010
годах, одобренная распоряжением Правительства РФ от 25.10.2005 N 1789-р;
 Концепция формирования Электронного правительства до 2010 года утверждена
постановлением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. № 632-р;
 Концепция использования информационных технологий в деятельности
федеральных органов государственной власти до 2010 года и плане мероприятий по ее
реализации, утвержденная постановлением Правительства РФ от 27.09.2004 N 1244-р.
2. Понятия и определения
2.1. Законодательство Российской Федерации определяет следующие основные
понятия, которые должны использоваться при переходе к предоставлению
государственных услуг (исполнению государственных функций) в электронном виде:
информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их
представления;
2
информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения,
обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления
таких процессов и методов;
информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации
и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
информационно-телекоммуникационная
сеть
технологическая
система,
предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой
осуществляется с использованием средств вычислительной техники;
обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо
получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ
к информации, определяемой по каким-либо признакам;
доступ к информации - возможность получения информации и ее использования;
конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом,
получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую
информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
предоставление информации - действия, направленные на получение информации
определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;
распространение информации - действия, направленные на получение информации
неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;
электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем
информационно-телекоммуникационной сети;
документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем
документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую
информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее
материальный носитель;
оператор информационной системы - гражданин или юридическое лицо,
осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе
по обработке информации, содержащейся в ее базах данных.
информация о деятельности государственных органов и органов местного
самоуправления - информация (в том числе документированная), созданная в пределах
своих полномочий государственными органами, их территориальными органами,
органами местного самоуправления или организациями, подведомственными
государственным органам, органам местного самоуправления (далее - подведомственные
организации), либо поступившая в указанные органы и организации. К информации о
деятельности государственных органов и органов местного самоуправления относятся
также законы и иные нормативные правовые акты, а к информации о деятельности
органов местного самоуправления - муниципальные правовые акты, устанавливающие
структуру, полномочия, порядок формирования и деятельности указанных органов и
организаций, иная информация, касающаяся их деятельности;
пользователь информацией - гражданин (физическое лицо), организация
(юридическое лицо), общественное объединение, осуществляющие поиск информации о
деятельности государственных органов и органов местного самоуправления.
Пользователями информацией являются также государственные органы, органы местного
самоуправления, осуществляющие поиск указанной информации в соответствии с
настоящим Федеральным законом;
официальный сайт государственного органа или органа местного самоуправления
(далее - официальный сайт) - сайт в информационно-телекоммуникационной сети
Интернет (далее - сеть Интернет), содержащий информацию о деятельности
государственного органа или органа местного самоуправления, электронный адрес
которого включает доменное имя, права на которое принадлежат государственному
органу или органу местного самоуправления.
3
электронный документ - документ, в котором информация представлена в
электронно-цифровой форме;
электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП) - реквизит электронного документа,
предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный
в результате криптографического преобразования информации с использованием
закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа
подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном
документе;
средства ЭЦП - аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие
реализацию хотя бы одной из следующих функций - создание ЭЦП в электронном
документе с использованием закрытого ключа ЭЦП, подтверждение с использованием
открытого ключа ЭЦП подлинности ЭЦП в электронном документе, создание закрытых и
открытых ключей ЭЦП;
информационная система общего пользования - информационная система, которая
открыта для использования всеми физическими и юридическими лицами и в услугах
которой этим лицам не может быть отказано;
сводный реестр государственных (муниципальных) услуг (функций) (далее –
Сводный реестр)- федеральная государственная информационная система, содержащая
сведения о предоставляемых федеральными органами исполнительной власти, органами
исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного
самоуправления государственных и муниципальных услугах и исполняемых этими
органами государственных и муниципальных функциях (далее - сведения об услугах
(функциях)), предназначенные для предоставления в установленном порядке по запросам
заинтересованных лиц;
единый портал государственных (муниципальных) услуг (функций) (далее – Единый
портал) - федеральная государственная информационная система, которая обеспечивает
доступ граждан и организаций к части сведений об услугах (функциях), размещенных в
сводном реестре, предназначенных для распространения.
2.2. Для целей настоящих методических рекомендаций используются также
следующие понятия:
предоставление (исполнение) государственных услуг (функций) в электронном виде
– предоставление государственных услуг, исполнение государственных функций с
использованием
информационно-коммуникационных
технологий,
включая
осуществление электронного взаимодействия между органами государственной власти,
органами местного самоуправления, иными органами и организациями, заявителями, а
том числе при исполнении административных процедур;
электронный
документооборот
–
оперативный
информационный
и
документационный обмен внутри или между федеральными органами исполнительной
власти, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской
Федерации, органами местного самоуправления и организациями в рамках
предоставления (исполнения) государственной услуги (функции) с использованием
информационно-коммуникационных технологий;
заявители - физические лица организации или их уполномоченные представители,
обратившиеся в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти,
органы управления государственных внебюджетных фондов Российской Федерации,
органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации или органы местного
самоуправления (далее - органы, предоставляющие государственные (муниципальные)
услуги, исполняющие государственные (муниципальные) функции).
3. Общее описание поэтапного перехода к предоставлению государственных услуг
(исполнению государственных функций) в электронном виде
4
3.1. Переход
к
предоставлению
государственных
услуг
(исполнению
государственных функций) в электронном виде рекомендуется осуществлять посредством
последовательного выполнения пяти ключевых этапов.
3.2. Первый этап предполагает организацию дистанционного предоставления
заявителям общей информации о государственной услуге (функции): порядок получения
государственной услуги (функции) и адреса мест приема документов для предоставления
государственной услуги (исполнения государственной функции).
3.3. На втором этапе заявителю должна быть предоставлена возможность
дистанционно получить формы
документов, необходимых для получения
государственной услуги, исполнения государственной функции (далее – формы
документов).
Указанные формы должны быть размещены в соответствующем разделе Единого
портала, а также на официальных Интернет-сайтах федеральных органов исполнительной
власти. Заявитель должен получить возможность оформить все необходимые документы в
удобном для него месте для подачи в соответствующий федеральный орган
исполнительной власти в удобное для него время.
3.4. На третьем этапе должна быть обеспечена возможность предоставления
заявителем документов для получения государственной услуги (в целях исполнения
государственной функции) в электронном виде, в том числе путем заполнения
электронных форм и предоставления электронных копий документов.
Указанная возможность должна быть предоставлена с использованием средств
Единого портала, а также средств государственных (муниципальных) информационных
систем, принадлежащих федеральным органам исполнительной власти. Рекомендуемый
способ обмена информацией между заявителем и федеральным органом исполнительной
власти, а также между заинтересованными федеральными органами исполнительной
власти – обмен данными при помощи веб-сервисов.
3.5. На четвертом этапе заявителю должен быть предоставлен доступ к информации
о ходе предоставления (исполнения) в отношении его государственной услуги (функции),
в том числе о результатах рассмотрения его документов: выдерживается ли срок
выполнения административных процедур, какие решения приняты и т.д.
Доступ к указанной информации должен быть предоставлен на Едином портале в
режиме реального времени.
3.6. В ходе выполнения пятого этапа должна быть реализована возможность
предоставления (исполнения) государственных услуг (функций) полностью в электронном
виде.
В целях реализации пятого этапа должна быть завершена организация
автоматического электронного взаимодействия между федеральными органами
исполнительной власти, а также, при необходимости, иными органами и организациями в
процессе предоставления государственной услуги (функции).
По завершении процесса предоставления государственной услуги (функции) в
электронном виде информация о результате предоставления государственной услуги
(функции) должна быть помещена в информационный ресурс, принадлежащий
федеральному органу исполнительной власти.
Предоставление государственных услуг, исполнение государственных функций
полностью в электронном виде на пятом этапе не исключает необходимости
предоставления заявителем (лично или посредством почтовой связи) материальных
объектов (вещей), за исключением документов, а также необходимости осуществления
личного взаимодействия заявителя с работниками органов государственной власти по
обстоятельствам, не связанным с приемом документов, если указанная необходимость
установлена федеральным законом.
5
4. Организационная структура реализации перехода федеральных органов
исполнительной власти к предоставлению государственных услуг
(исполнению государственных функций) в электронном виде
4.1. Для осуществления эффективного межведомственного взаимодействия при
переходе к предоставлению государственных услуг (исполнению государственных
функций) в электронном виде в каждом федеральном органе исполнительной власти
необходимо определить должностных лиц, ответственных за организацию указанного
процесса в рамках компетенции федерального органа исполнительной власти, а также за
организацию взаимодействия с иными федеральными органами исполнительной власти, а
также, при необходимости, исполнительными органами государственной власти
субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления.
Указанные должностные лица должны входить в состав рабочих групп, создаваемых
при Совете главных конструкторов ведомственных программ внедрения информационнокоммуникационных технологий федеральных органов исполнительной власти (далее –
Совет главных конструкторов).
Информацию об указанных должностных лицах необходимо представить в
Минкомсвязь России.
4.2. В целях эффективной организации перехода федеральным органам
исполнительной власти необходимо разработать и утвердить соответствующие планы
мероприятий по переводу в электронный вид государственных услуг (функций),
относящихся к их компетенции.
В указанных планах должно быть представлено детализированное описание
мероприятий, планируемых к осуществлению федеральными органами исполнительной
власти в рамках организации перехода к предоставлению (исполнению) в электронном
виде каждой из государственных услуг (функций), относящихся к их компетенции.
Рекомендуется, чтобы состав сведений, указанных в планах, утверждаемых
федеральными органами исполнительной власти, соответствовал требованиям,
установленным настоящим Методическим рекомендациям по каждому из этапов
перехода.
Подготовленный в соответствии с рекомендациями подробный план по выполнению
каждого этапа перехода к предоставлению государственной услуги (исполнению
государственной функции) в электронном виде рекомендуется отправить в рабочем
порядке на экспертизу в Минэкономразвития России и Минкомсвязь России.
4.3. За месяц до наступления срока завершении каждого этапа перехода к
предоставлению (исполнению) государственной услуги (функции) в электронном виде,
федеральным органам исполнительной власти рекомендуется представлять в
Минкомсвязь России отчет о выполнении очередного этапа перехода.
4.4. В целях принятия результатов работ по выполнению отдельных этапов перехода
федеральным органам исполнительной власти необходимо провести демонстрацию
результатов выполнения работ по этапу на заседании профильной рабочей группы при
Совете главных конструкторов.
4.5. Вопросы реализации перехода в части организации предоставления
в
электронном виде государственных услуг, исполнения государственных функций с
участием исполнительных органов государственной власти субъектов Российской
Федерации необходимо рассматривать на Совете по региональной информатизации.
5. Технологическая инфраструктура реализации поэтапного перехода к
предоставлению государственных услуг (исполнению государственных функций)
в электронном виде
6
5.1. В качестве базового аппаратно-программного обеспечения реализации
поэтапного перехода к предоставлению государственных услуг, исполнению
государственных функций в электронном виде необходимо использовать инфраструктуру
электронного правительства.
5.2. Выделяются следующие базовые компоненты (уровни) инфраструктуры
электронного правительства:
1) распределенная защищенная сеть на базе магистральных каналов, сегменты
частных локальных сетей федеральных органов исполнительной власти;
2) Центры обработки данных (далее - ЦОД) различного уровня;
ЦОД концентрируют программно-аппаратные мощности, которые обеспечивают
 функционирование государственных информационных систем;
 межведомственный обмен данными, своевременную доставку информационных
сообщений;
 функционирование служебных сервисов единого пространства ЭЦП и
пространства идентификационных элементов;
 инфраструктурные сервисы, повышающие устойчивость и эффективность
работы прикладных систем (виртуализация вычислительных ресурсов,
управление хранением данных, отказоустойчивость и резервное копирование);
 информационную безопасность работы электронного правительства.
ЦОД имеют иерархическую структуру. На верхнем уровне находится
общероссийский
государственный
информационный
центр
(ОГИЦ).
Нижележащий уровень представлен ведомственными центрами обработки
данных и региональными информационными центрами субъектов РФ (РИЦ).
3) компоненты обеспечения межведомственного взаимодействия (брокеры
сообщений, шины данных);
Межведомственное
взаимодействие
обеспечивается
системой
межведомственного
электронного
взаимодействия,
которая
является
техническим посредником при взаимодействии органов государственной власти
и позволяет обеспечить эффективное межведомственное информационное
взаимодействие за счет повышения надежности, скорости и безопасности
каналов связи, применения единых политик управления доступом к сервисам,
использования единых технологических подходов и стандартов, единых
классификаторов и схем данных.
4) Центры общественного доступа граждан, центры телефонного обслуживания;
Центры общественного доступа и Центры телефонного обслуживания оснащены
программно-аппаратными комплексами, обеспечивающими доступ граждан к
государственным услугам (функциям), предоставляемым (исполняемым) в
электронном виде посредством операторов, обслуживающих обращения
граждан. Подача документов на предоставление государственной услуги
(исполнение государственной функции) осуществляется работниками указанных
центров (операторами) через Единый портал.
В Центрах общественного доступа также устанавливаются информационные
киоски для самостоятельного доступа граждан к государственным услугам
(функциям), предоставляемым (исполняемым) в электронном виде.
5) Единый портал и Сводный реестр.
6) Удостоверяющий центр электронного правительства.
5.3. Для реализации мероприятий поэтапного перехода к предоставлению
государственных услуг (функций) в электронном виде могут быть задействованы
следующие элементы инфраструктуры оказания государственной услуги:
- государственные информационные системы и ресурсы, принадлежащие
федеральным органам исполнительной власти, предоставляющим государственные услуги
7
(исполняющими государственные функции), в том числе официальные Интернет-сайты
федеральных органов исполнительной власти;
- государственные информационные системы и ресурсы, принадлежащие
федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов
Российской Федерации, органам местного самоуправления, фондам, а также иным
органам и организациям, участвующим в процессе предоставления государственной
услуги (исполнения государственной функции);
- государственные информационные системы и ресурсы, принадлежащие
федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов
Российской Федерации, органам местного самоуправления, фондам, а также иным
органам и организациям, заинтересованным в получении информации о результате
предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции).
6. Рекомендации по выполнению первого этапа перехода
6.1. Цель первого этапа – обеспечение общедоступности информации о
государственных услугах (функциях) и способах их получения (исполнения) с
использованием средств Единого портала.
6.2. Размещение информации на Едином портале производится в порядке,
установленном
Правилами
размещения
в
федеральных
государственных
информационных системах "Сводный реестр государственных и муниципальных услуг
(функций)" и "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)"
сведений о государственных и муниципальных услугах (функциях), утвержденными
постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 478.
В целях реализации первого этапа перехода в Сводный реестр для последующего
размещения на Едином портале, рекомендуется предоставлять следующую информацию:
- о местах нахождения и графике работы федеральных органов исполнительной
власти, предоставляющих государственную услугу (исполняющих государственную
функцию), их структурных подразделениях и территориальных органов, а также о других
государственных и муниципальных органах и организациях, обращение в которые
необходимо для предоставления государственной услуги (исполнения государственной
функции);
- справочные телефоны и адреса электронной почты структурных подразделений
федеральных органов исполнительной власти, предоставляющих государственную услугу
(исполняющих государственную функцию), в том числе номер телефонаавтоинформатора;
- дополнительную информацию о федеральных органах исполнительной власти,
предоставляющих государственную услугу (исполняющих государственную функцию),
их структурных подразделениях и территориальных органах, а также о других
государственных и муниципальных органах и организациях, обращение в которые
необходимо для исполнения государственной функции (телефон бюро пропусков,
изменения в работе в связи с праздничными днями и т.д.)
6.3. Сведения, размещаемые на Едином портале, могут быть также размещены на
официальных сайтах федеральных органов исполнительной власти в сети Интернет при
условии, что информация, размещаемая на указанных сайтах будет соответствовать
информации, размещенной на Едином портале.
В целях обеспечения указанного соответствия рекомендуется обеспечить обмен
данными в автоматическом режиме по технологии веб-сервисов между Сводным реестром
и государственными информационными системами, принадлежащими федеральным
органам исполнительной власти.
8
6.4. В случае отсутствия административного регламента предоставления
государственной услуги (исполнения государственной функции) на момент начала
перехода необходимо осуществить его разработку.
В указанном административном регламенте необходимо предусмотреть максимально
возможные для осуществления в электронном виде административные действия, не
противоречащие действующему законодательству, включая порядок информирования о
государственной
услуге
(функции)
с
использованием
информационных
коммуникационных технологий.
6.5. В планы федеральных органов исполнительной власти по переводу в
электронный вид государственных услуг (функций), относящихся к их компетенции,
формируемые в соответствии с пунктом 4.2 настоящих Методических рекомендаций,
рекомендуется включать следующие мероприятия:
- создание временной рабочей группы по обеспечению выполнения перехода к
предоставлению государственных услуг (исполнению государственных функций) в
электронном виде. В состав группы рекомендуется включить специалистов всех
структурных подразделений, участвующих в процессе предоставления государственной
услуги (исполнения государственной функции). Также в качестве участников рабочей
группы
рекомендуется
привлекать
работников
структурных
подразделений,
ответственных за правовую работу, информатизацию, а также делопроизводство в
федеральных органах исполнительной власти. Возглавить рабочую группу рекомендуется
заместителю руководителя федерального органа исполнительной власти, курирующему
направление в сфере организации предоставления государственных услуг (исполнения
государственных функций);
- назначение ответственного должностного лица за предоставление официальной
информации в Сводный реестр (если указанное лицо не было определено ранее).
Ответственному должностному лицу Удостоверяющим центром электронного
правительства будет выдана ЭЦП для подписания предоставляемых сведений;
- формирование проектов административных регламентов предоставления
государственных услуг, исполнения государственных функций (при необходимости) и их
утверждение;
- размещение необходимой информации о государственной услуге (функции) на
Едином портале;
- проведение обучения работников, участвующих в приеме документов заявителей
(при изменении порядка обработки документов, подданных для получения
государственной услуги (исполнения государственной функции);
- модернизацию официального Интернет-сайта федерального органа исполнительной
власти с целью организации автоматического обмена информацией со Сводным реестром
(при необходимости);
- подготовку отчета о завершении выполнения первого этапа перехода,
демонстрацию результатов выполнения первого этапа на заседании профильной Рабочей
группы при Совете главных конструкторов.
7. Рекомендации по выполнению второго этапа перехода
7.1. Цель второго этапа – предоставить заявителю возможность заранее
подготовиться к визиту в федеральные органы исполнительной власти в целях получения
государственной услуги (исполнения государственной функции), сформировав полный
комплект документов, необходимый для ее получения (исполнения).
7.2. В целях реализации второго этапа перехода в Сводный реестр для последующего
размещения на Едином портале, рекомендуется предоставлять следующую информацию:
9
- формы документов, которые необходимо представить в федеральный органы
исполнительной власти в целях получения государственной услуги (исполнения
государственной функции) ;
- образцы заполнения документов, в том числе платежных документов;
- подробные рекомендации по заполнению форм документов, формированию
комплекта документов, необходимых для представления в федеральный орган власти,
предоставляющий государственную услугу (исполняющий государственную функцию);
- формы платежных документов (при необходимости внесения платы при
предоставлении (исполнении) государственной услуги (функции), перечень значений
реквизитов платежных документов, которые необходимо указать для совершения оплаты.
Формы документов должны быть представлены в виде редактируемого файла с
расширением pdf или doc. Указанные формы должны соответствовать требованиям
административных регламентов предоставления государственных услуг (исполнения
государственных функций), а также иных нормативных правовых актов.
7.3. Информация на официальных Интернет-сайтах федеральных органов
исполнительной власти в целях реализации второго этапа перехода размещается в
соответствии с требованиями, установленными пунктом 6.3 настоящих Методических
рекомендаций.
7.4. В целях реализации второго этапа необходимо в установленном порядке
организовать работу по совершенствованию действующих нормативных правовых актов в
сфере предоставления (исполнения) государственной услуги (функции).
Совершенствование нормативно-правовых актов должно быть направлено на
обеспечение возможности предварительного заполнения и печати форм документов для
последующего получения государственной услуги (исполнения государственной
функции).
Указанная работа может включать:
- доработку административного регламента предоставления государственной услуги
(исполнения государственной функции) в части установления возможности
предварительного заполнения и печати форм документов для последующего их
предоставления в целях получения государственной услуги (исполнения государственной
функции);
- утверждение в случае отсутствия необходимых форм документов для обеспечения
возможности их размещения на Едином портале и на официальных Интернет-сайтах
федеральных органов исполнительной власти;
- доработку утвержденных форм документов для обеспечения возможности их
заполнения без помощи работников федеральных органов исполнительной власти.
7.5. Для достижения поставленной цели федеральному органу исполнительной
власти, предоставляющему государственную услугу (исполняющему государственную
функцию) рекомендуется включить
в план по переводу в электронный вид
государственных услуг (функций), относящихся к его компетенции следующие
мероприятия:
- утверждение форм документов для обеспечения возможности их размещения на
Едином портале;
- внесение изменений в административный регламент предоставления
государственной услуги, исполнения государственной функции (при необходимости);
- комплекс мер, направленных на модернизацию аппаратно-программного
обеспечения в связи с изменением форм документов (при необходимости);
- проведение обучения работников, участвующих в приеме документов заявителей
(при внесении изменений в административный регламент);
- размещение или обновление информационных стендов, на которых размещается
информация о государственных услугах (функциях);
10
- размещение необходимой информации о государственной услуге (функции) на
Едином портале;
- внесение изменений в информацию о государственной услуге (функции),
размещенной на Едином портале на первом этапе (при необходимости);
- модернизацию официального Интернет-сайта федерального органа исполнительной
власти с целью организации автоматического обмена информацией со Сводным реестром
(при необходимости);
- подготовка отчета о завершении выполнения второго этапа перехода, демонстрация
результатов выполнения второго этапа профильной Рабочей группе при Совете главных
конструкторов.
8. Рекомендации по выполнению третьего этапа перехода
8.1. Цель третьего этапа – избавление заявителя от необходимости посещения
федеральных органов исполнительной власти при подаче документов для предоставления
государственной услуги (исполнения государственной функции).
8.2. В целях реализации третьего этапа перехода с использованием средств Единого
портала рекомендуется предоставить заявителю возможность заполнить формы
документов в интерактивном режиме, а также прикрепить к уже заполненным формам
документов иные документы, необходимые для предоставления государственной услуги
(исполнения государственной функции), формы которых на Едином портале разместить
не возможно (например, учредительные документы, копии договоров и др.).
При осуществлении приема документов в электронном виде необходимо обеспечить
использование современных средств идентификации, в результате применения которых
можно однозначно определить (идентифицировать) заявителя, а также правомочность,
дату и время предоставления им документов. Необходимость использования заявителем
ЭЦП для заверения представленных документов определяет федеральный орган
исполнительной власти, оказывающий государственную услугу (выполняющий
государственную функцию).
8.3. В случае принятия решения федеральным органом исполнительной власти о
необходимости реализации на официальном Интернет-сайте возможности подачи
заявителем документов для получения государственной услуги (исполнения
государственной функции) в электронном виде в рамках выполнения третьего этапа, не
рекомендуется разрабатывать такой механизм в рамках модернизации Интернет-сайта
федерального органа исполнительной власти. Наиболее приемлемым и наименее
ресурсоемким является метод встраивания в официальный Интернет-сайт федерального
органа исполнительной власти необходимых страниц Единого портала при помощи
технологии фреймов.
Если на момент проведения работ третьего этапа на официальном Интернет-сайте
федерального органа исполнительной власти реализована возможность подачи заявителем
документов для получения государственной услуги (исполнения государственной
функции), ответственному федеральному органу исполнительной власти совместно с
Минкомсвязью России необходимо разработать план мероприятий, направленных на
устранение дублирующих функций в информационных системах.
Обмен информацией между субъектами информационного обмена рекомендуется
организовывать по технологии веб-сервисов. При отсутствии в федеральном органе
исполнительной власти (или в других органах власти, участвующих в оказании услуги)
государственной системы, которая может быть модернизирована для обмена
сообщениями по технологии веб-сервисов, допускается организация электронного обмена
данными при помощи сообщений электронной почты.
После заполнения форм документов, а также приложения необходимых документов
с использованием современных средств идентификации заявитель должен получить на
11
Едином портале возможность отправить данные документы в федеральный орган власти,
предоставляющий государственную услугу (исполняющий государственную функцию).
Если на Едином портале вместо интерактивных электронных форм документов
представлены доступные для скачивания формы документов в виде редактируемого файла
с расширением pdf или doc, заявитель также может заполнить их и направить в
соответствующий федеральный орган исполнительной власти, приложив необходимые
документы в электронном виде с использованием современных средств идентификации, а
также средств ЭЦП (по необходимости).
Прием документов заявителя для предоставления (исполнения) государственной
услуги (функции) рекомендуется осуществлять через выделенный специально для этих
нужд адрес электронной почты соответствующего структурного подразделения
федерального органа исполнительной власти.
Если в процессе предоставления государственной услуги (исполнения
государственной функции) принимают участие несколько федеральных органов
исполнительной власти, информационное взаимодействие между ними также
рекомендуется организовывать посредством обмена сообщениями через согласованные
адреса электронной почты.
8.4. В целях обеспечения реализации третьего этапа перехода необходимо провести
работу по совершенствованию нормативных правовых актов, регулирующих вопросы
предоставления (исполнения) государственных услуг (функций). Указанная работа может
включать:
- разработку и внесение в нормативные правовые акты, закрепляющие порядок
предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции),
изменений направленных на установление возможности предоставления документов для
получения государственной услуги (функции) в электронном виде, в том числе с
использованием средств ЭЦП (в случае, если такая возможность в настоящее время не
предусмотрена);
- разработку и утверждение требований к электронному виду документов,
предоставляемых для получения государственной услуги (исполнения государственной
функции);
- при наличии процедуры согласования представленных для получения
государственной услуги (исполнения государственной функции) документов разработку и
внесение изменений в нормативные правовые акты, устанавливающие порядок указанного
согласования, в части обеспечения возможности согласования документов в электронном
виде;
- доработку административного регламента предоставления государственной услуги
(исполнения государственной функции) в части закрепления порядка предоставления
документов для получения государственной услуги (исполнения государственной
функции) в электронном виде (в случае, если в настоящее время указанный порядок не
закреплен).
8.5. В планы федеральных органов исполнительной власти по переводу в
электронный вид государственных услуг (функций), относящихся к их компетенции,
формируемые в соответствии с пунктом 4.2 настоящих Методических рекомендаций,
рекомендуется включать следующие мероприятия:
- формирование графических карт предоставления государственной услуги
(исполнения государственной функции) на момент «до выполнения мероприятий третьего
этапа». Требования к графическим картам, а также к содержанию пояснительных записок
к графическим картам приведены в Приложении к настоящим Методическим
рекомендациям;
- проведение всестороннего анализа процедур предоставления государственной
услуги (исполнения государственной функции) и выработка предложений по улучшению
указанного процесса в рамках третьего этапа;
12
- формирование графических карт предоставления государственной услуги
(исполнения государственной функции) на момент «после завершения выполнения
третьего этапа»;
- сбор информации и определение необходимых объемов внесения изменений в
законодательство Российской Федерации, совершенствования программного обеспечение,
подготовки кадров: состав и количество документов, количество автоматизированных
рабочих мест, подлежащих модернизации, перечень работников, подлежащих
переобучению и т.д.;
- внесение изменений в административный регламент предоставления
государственной услуги (исполнения государственной функции) (при необходимости);
- комплекс мер, направленных на модернизацию аппаратного обеспечения
федерального органа исполнительной власти в связи с необходимостью обрабатывать
документы, поступающие в электронном виде, в том числе соединение локальных сетей
отделений федерального органа исполнительной власти с распределенной защищенной
сетью электронного правительства, размещение почтовых серверов и т.д.;
- разработка государственных информационных систем и ресурсов, обеспечивающих
предоставление государственной услуги (исполнение государственной функции) в
соответствии с требованиями третьего этапа (при необходимости);
- проведение обучения работников, участвующих в приеме документов для
предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) (при
внесении изменений в административный регламент);
- обновление информационных стендов с информацией о государственных услуга
(функциях);
- подготовка, согласование и размещение электронных форм документов для
обеспечения возможности их заполнения в интерактивном режиме на Едином портале;
- внесение изменений в информацию о государственной услуге (функции),
размещенной на Едином портале на первом и втором этапе (при необходимости);
- модернизацию официального Интернет-сайта федерального органа исполнительной
власти с целью обеспечения приема документов с использованием инструментов,
предоставляемых Единым порталом (при необходимости);
- подготовка отчета о завершении выполнения третьего этапа, демонстрация
результатов выполнения третьего этапа профильной Рабочей группе при Совете главных
конструкторов.
8.6. При наличии нескольких федеральных органов исполнительной власти,
участвующих в процессе предоставления государственной услуги (исполнения
государственной функции), а также в случае участия в процессе предоставления
государственных услуг (исполнения государственных функций) исполнительных органов
государственной власти и органов местного самоуправления в планы федеральных
органов исполнительной власти по переводу в электронный вид государственных услуг
(функций), относящихся к их компетенции, включаются следующие мероприятия:
- проведение специального совещания в рамках соответствующей рабочей группы
федерального
органа
исполнительной
власти
с
участием
представителей
заинтересованных федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов
государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного
самоуправления (далее – заинтересованные органы власти). Цель совещания – определить
роль заинтересованных органов власти в процессе предоставления государственной
услуги (исполнения государственной функции) и вовлечь их в работу по переходу к
предоставлению государственной услуги (исполнению государственной функции) в
электронном виде;
- формирование и представление на утверждение в рамках профильной Рабочей
группы при Совете главных конструкторов плана межведомственных мероприятий,
включающих в себя:
13
- подписание или внесение изменений в соглашения об информационном
взаимодействии между заинтересованными органами власти с целью обеспечения
возможности обмена электронными сообщениями;
- внесение изменений в нормативные правовые акты заинтересованных
органов власти с целью установления возможности обработки сообщений,
поступивших по электронным каналам связи, в том числе в рамках предоставления
государственной услуги (исполнения государственной функции);
- обучение работников заинтересованных органов власти;
- модернизацию аппаратного обеспечения заинтересованных органов власти.
9. Рекомендации по выполнению четвертого этапа перехода
9.1. Цель четвертого этапа – обеспечение «прозрачности» и понятности процесса
предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) для
заявителя, а также избавление от документооборота на бумажных носителях при внутри и
межведомственном взаимодействии в процессе предоставления государственной услуги
(исполнения государственной функции).
9.2. В целях обеспечения возможности осуществления заявителем мониторинга
сведений о ходе предоставления государственной услуги (исполнения государственной
функции) рекомендуется обеспечить автоматизированный внутри и межведомственный
обмен данными (в том числе при проведении согласований) при выполнении
административных процедур в рамках предоставления государственной услуги
(исполнения государственной функции).
Обмен информацией между субъектами информационного обмена рекомендуется
организовывать
только
через
компоненты
обеспечения
межведомственного
взаимодействия электронного правительства. Стандарт обмена данными утверждается в
рамках создания системы межведомственного электронного взаимодействия.
При организации электронного взаимодействия информационных систем в рамках
реализации четвертого этапа перехода рекомендуется использовать сервисноориентированный подход.
9.3. В рамках осуществления работ по совершенствованию нормативных правовых
актов в целях реализации четвертого этапа перехода могут быть осуществлены
следующие работы:
- разработка и внесение в нормативные правовые акты, закрепляющие порядок
предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции),
следующих изменений:
- введение положений, устанавливающих возможность электронного
взаимодействия с заявителем в ходе всего процесса предоставления государственной
услуги (исполнения государственной функции) (в случае, если такая возможность в
настоящее время не предусмотрена);
- установление возможности для заявителя получать информацию о ходе
предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) с
использованием
инфраструктуры
общероссийского
государственного
информационного центра, а также Единого портала;
- доработка административного регламента предоставления государственной услуги
(исполнения государственной функции) в части включения положений, определяющих
основания и порядок отслеживания, а также предоставления информации о ходе
предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции).
- разработка и утверждение нормативных правовых актов, определяющих порядок
создания и организации функционирования соответствующих информационных систем и
ресурсов, обеспечивающих предоставление государственной услуги (исполнение
государственной функции) в соответствии с требованиями четвертого этапа перехода.
14
9.4. В планы федеральных органов исполнительной власти по переводу в
электронный вид государственных услуг (функций), относящихся к их компетенции,
формируемые в соответствии с пунктом 4.2 настоящих Методических рекомендаций,
рекомендуется включать следующие мероприятия:
- формирование графических карт предоставления государственной услуги
(исполнения государственной функции) на момент «до выполнения мероприятий
четвертого этапа»;
- проведение всестороннего анализа процедур подготовки документов,
предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) и
выработка предложений по улучшению процесса в рамках четвертого этапа;
- формирование графических карт предоставления государственной услуги
(исполнения государственной функции) на момент «после завершения выполнения
четвертого этапа»;
- определение перечня «контрольных точек» процесса предоставления
государственной услуги (исполнения государственной функции), которые будут
применяться для предоставления заявителю информации о ходе предоставления
государственной услуги (исполнения государственной функции). Для каждой
«контрольной точки» должны быть указаны возможные предшествующие и последующие
«контрольные точки», а также контрольный срок наступления следующей «контрольной
точки». В число «контрольных точек» рекомендуется обязательно включать такие, как
«документы поступили», «документы зарегистрированы», «запрос о предоставлении
государственно услуги (исполнении государственной функции) отклонен», «подготовлен
мотивированный отказ», «процедура предоставления государственной услуги
(исполнения государственной функции) закончена». Внутренние административные
процедуры рекомендуется разбить на крупные этапы (критерием завершения этапа
рекомендуется выбирать завершение выполнения административного действия
определенным исполнителем). Также в число «контрольных точек» рекомендуется
обязательно включать факт передачи документов на согласование в заинтересованные
органы власти и организации.
- актуализация информации и определение необходимых объемов разработки и
внесения изменений в законодательство Российской Федерации (при необходимости),
совершенствования программного обеспечения, программы подготовки кадров: состав и
количество документов, количество автоматизированных рабочих мест, подлежащих
модернизации, перечень работников, подлежащих переобучению и т.д.;
- внесение изменений в административный регламент предоставления
государственной услуги (исполнения государственной функции) (при необходимости);
- проведение обучения работников, участвующих в приеме документов заявителей
(при внесении изменений в административный регламент);
- обновление информационных стендов, содержащих информацию о
государственных услугах (функциях);
- комплекс мер, направленных на модернизацию программно-аппаратного
обеспечения в связи с увеличением операционной нагрузки на государственные
информационные системы, принадлежащие федеральному органу исполнительной власти,
связанным с увеличением информационного обмен между информационными системами,
а также в связи с началом использования детализированного административного
регламента, включающего осуществление в электронном виде отдельных
административных процедур;
- формирование «переходного» плана мероприятий, предусматривающего:
- подготовку временных инструкций по работе с документами заявителей,
зарегистрированными и обрабатывающимися в соответствии с требованиями
третьего этапа;
- план обновления специального программного обеспечения;
15
- информирование заявителей об изменении порядка обработки документов (по
документам, зарегистрированным и обрабатывающимся в соответствии с
требованиями третьего этапа)
- заключение соглашения об информационном обмене с уполномоченным
федеральным органом исполнительной власти, в компетенцию которого входит
заключение от имени Правительства Российской Федерации соглашений с федеральными
органами исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти
субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления (далее –
Уполномоченный федеральный орган исполнительной власти);
- изменение и размещение на Едином портале форм документов (при
необходимости);
- разработка государственных информационных систем и ресурсов, обеспечивающих
предоставление государственной услуги (исполнение государственной функции) в
соответствии с требованиями четвертого этапа (при необходимости);
- модернизация специального программного обеспечения федерального органа
исполнительной власти:
- интеграция системы приема и обработки документов заявителей с Единым
порталом с целью обеспечения возможности приема документов для предоставления
государственных услуг (исполнения государственных функций) в электронном виде;
- интеграция информационной системы приема и обработки документов
заявителей с информационной системой, предназначенной для обеспечения
предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции)
(при необходимости);
- интеграция автоматизированной системы приема и обработки документов
заявителей или иной информационной системы, предназначенной для обеспечения
предоставления государственной услуги, исполнения государственной функции (в
зависимости от используемой электронной процедуры) с информационными
системами органов власти и организаций, участвующих в процессе предоставления
государственной услуги (при их наличии);
- внесение изменений в информацию о государственной услуге (функции),
размещаемую на Едином портале на первом и втором этапе (при необходимости);
- модернизацию официального Интернет-сайта федерального органа исполнительной
власти с целью обеспечения информирования заявителей о ходе предоставления
государственных услуг (исполнения государственных функций) с использованием
инструментов, предоставляемых Единым порталом (при необходимости);
- подготовка отчета о завершении выполнения четвертого этапа, демонстрация
результатов выполнения четвертого этапа профильной Рабочей группе при Совете
главных конструкторов.
9.5. При участии в предоставлении государственных услуг (исполнении
государственных функций) заинтересованных органов власти, а также организаций
рекомендуется формирование и представление на утверждение в рамках профильной
Рабочей группы при Совете главных конструкторов плана межведомственных
мероприятий, включающих в себя следующие пункты:
- отмена действующих соглашений об информационном взаимодействии между
федеральными органами исполнительной власти;
- заключение соглашения об информационном обмене между Уполномоченным
федеральным органом исполнительной власти с одной стороны и
заинтересованными органами власти и организациями, участвующими в процессе
предоставления государственной услуги (исполнения государственной функции) с
другой;
- модернизация программного обеспечения заинтересованных органов власти с
целью обеспечения возможности электронного взаимодействия;
16
- внесение изменений в нормативные правовые акты заинтересованных органов
власти с целью установления возможности использования инфраструктуры
электронного правительства для межведомственного информационного обмена, в
том числе в рамках предоставления государственной услуги (исполнения
государственной функции);
- обучение работников заинтересованных органов власти и организаций;
- модернизацию программно-аппаратного обеспечения заинтересованных
органов власти и организаций.
10. Рекомендации по выполнению пятого этапа перехода
10.1. Цель пятого этапа – избавление от использования бумажных носителей
информации в процессе предоставления государственной услуги (исполнения
государственной функции), в том числе обеспечение возможности получения заявителем
в электронном виде результата предоставления государственной услуги (исполнения
государственной функции).
10.2. В рамках выполнения работ по реализации пятого этапа обмен информацией
между субъектами информационного обмена также как и на четвертом этапе,
рекомендуется
организовывать
только
через
компоненты
обеспечения
межведомственного взаимодействия электронного правительства.
На пятом этапе рекомендуется обеспечивать предоставление информации из баз
данных федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов
государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного
самоуправления в автоматическом режиме.
10.3. В рамках осуществления работ по совершенствованию нормативных правовых
актов в целях реализации пятого этапа перехода могут быть осуществлены следующие
работы:
- разработка и внесение следующих изменений в нормативные правовые акты,
закрепляющие порядок предоставления государственной услуги (исполнения
государственной функции):
- установление необходимости электронного взаимодействия с заявителем в
процессе предоставления государственной услуги (исполнения государственной
функции);
- установление необходимости электронного межведомственного и
межуровневого взаимодействия в процессе предоставления государственной услуги
(исполнения государственной функции);
- определение положений, в соответствии с которыми результат предоставления
государственной услуги (исполнения государственной функции) должен выдаваться
в электронном виде.
- доработка административного регламента предоставления государственной услуги
(исполнения государственной функции) в части определения порядка:
- электронного взаимодействия с заявителем в процессе предоставления
государственной услуги (исполнения государственной функции);
- электронного межведомственного и межуровневого взаимодействия в
процессе предоставления государственной услуги (исполнения государственной
функции);
- выдачи результата предоставления государственной услуги (исполнения
государственной функции) в электронном виде.
- разработка и утверждение нормативных правовых актов, определяющих порядок
создания и организации функционирования соответствующих информационных систем и
ресурсов, обеспечивающих предоставление государственной услуги (исполнения
государственной функции) в электронном виде;
17
- доработка действующих нормативных правовых актов, регулирующих порядок
функционирования информационных систем и ресурсов в рамках проводимой
модернизации указанных систем и ресурсов в целях обеспечения возможности перехода к
предоставлению государственной услуги
(исполнению государственной функции)
полностью в электронном виде.
10.4. В планы федеральных органов исполнительной власти по переводу в
электронный вид государственных услуг (функций), относящихся к их компетенции,
формируемые в соответствии с пунктом 4.2 настоящих Методических рекомендаций,
рекомендуется включать следующие мероприятия:
- формирование графических карт предоставления государственной услуги
(исполнения государственной функции) на момент «до выполнения мероприятий пятого
этапа»;
- проведение всестороннего анализа процедур предоставления государственной
услуги (исполнения государственной функции) и выработка предложений по улучшению
указанного процесса в рамках пятого этапа;
- формирование графических карт предоставления государственной услуги
(исполнения государственной функции) на момент «после завершения выполнения пятого
этапа»;
- изменение перечня «контрольных точек» процесса предоставления
государственной услуги (исполнения государственной функции), которые будут
применяться для предоставления заявителю информации о ходе предоставления
государственной услуги (исполнения государственной функции). В перечень контрольных
точек рекомендуется включить «исполнение государственной функции завершено»,
«предоставление государственной услуги завершено», «информация о результате
предоставления государственной
услуги (исполнения государственной функции)
передана в заинтересованные органы власти: список»;
- актуализация информации и определение необходимых объемов внесения
изменений законодательство Российской Федерации, совершенствования программного
обеспечения, программы подготовки кадров: состав и количество документов, количество
автоматизированных рабочих мест, подлежащих модернизации, перечень работников,
подлежащих переобучению и т.д.;
- внесение изменений в административный регламент предоставления
государственной услуги (исполнения государственной функции) (при необходимости);
- проведение обучения работников, участвующих в приеме и обработке документов
заявителей (при внесении изменений в административный регламент);
- обновление информационных стендов, содержащих информацию о
государственных услугах (функциях);
- комплекс мер, направленных на модернизацию программно-аппаратного
обеспечения в связи с увеличением операционной нагрузки на государственные
информационные системы, принадлежащие органу власти, связанным с обращениями
заинтересованных организаций к базам данных с целью получения информации о
результате предоставления государственной услуги (исполнения государственной
функции);
- формирование «переходного» плана мероприятий, предусматривающего:
- подготовку временных инструкций по работе с документами заявителей,
зарегистрированными и обрабатывающимися в соответствии с требованиями
четвертого этапа;
- план обновления специального программного обеспечения;
- информирование заявителей об изменении порядка обработки документов (по
документам, зарегистрированным и обрабатывающимся в соответствии с
требованиями четвертого этапа)
18
- внесение изменений в соглашение об информационном обмене с Уполномоченным
федеральным органом исполнительной власти;
- изменение и размещение на Едином портале электронных форм документов (при
необходимости);
- разработка государственных информационных систем и ресурсов, обеспечивающих
предоставление государственной услуги (исполнение государственной функции) в
соответствии с требованиями пятого этапа (при необходимости);
- модернизация специального программного обеспечения органа власти:
модернизация
механизмов
информационного
обмена
между
автоматизированной системой приема и обработки документов заявителей, Единым
порталом, информационной системой, предназначенной для обеспечения
предоставления государственной услуги, исполнения государственной функции (при
необходимости) и информационными системами заинтересованных органов власти и
организаций, участвующих в процессе предоставления государственной услуги
(исполнения государственной функции) (при их наличии);
- интеграция автоматизированной системы приема и обработки документов
заявителей или информационной системы, предназначенной для обеспечения
предоставления государственной услуги, исполнения государственной функции (в
зависимости от используемой электронной процедуры) с информационными
системами заинтересованных органов власти и организаций с целью предоставления
информации о результате предоставления государственной услуги, исполнения
государственно функции (при необходимости).
- внесение изменений в информацию о государственной услуге (функции),
размещенной на Едином портале на первом и втором этапе (при необходимости);
- модернизация официального Интернет-сайта федерального органа исполнительной
власти с целью обеспечения предоставления государственной услуги (исполнения
государственной функции) в электронном виде с использованием инструментов,
предоставляемых Единым порталом (при необходимости);
- подготовка отчета о завершении выполнения пятого этапа, демонстрация
результатов выполнения пятого этапа на заседании профильной Рабочей группы при
Совете главных конструкторов.
10.5. При наличии заинтересованных органов власти и организаций, участвующих в
процессе предоставления государственной услуги (исполнения государственной
функции), в т.ч. получающих информацию о результате предоставления государственной
услуги (исполнения государственной функции), рекомендуется формирование и
представление на утверждение в рамках профильной Рабочей группы при Совете главных
конструкторов плана межведомственных мероприятий, включающих в себя следующие
пункты:
- заключение соглашений или внесение изменений в соглашения об
информационном обмене с Уполномоченным федеральным органом исполнительной
власти с одной стороны и заинтересованными органами власти и организациями,
участвующими в процессе предоставления государственной услуги (исполнения
государственной функции) с другой;
- разработку или модернизацию программного обеспечения заинтересованных
органов власти с целью обеспечения возможности электронного взаимодействия;
- внесение изменений в нормативные правовые акты заинтересованных органов
власти с целью установления возможности использования инфраструктуры
электронного правительства для межведомственного информационного обмена, в
т.ч. в рамках предоставления государственной услуги (исполнения государственной
функции);
- обучение работников заинтересованных органов власти и организаций;
19
- модернизацию аппаратно-программного обеспечения заинтересованных органов
власти и организаций.
20
Приложение
к Методическим рекомендациям по организации
перехода федеральных органов исполнительной власти к
предоставлению государственных услуг (исполнению
государственных функций) в электронном виде
Требования к оформлению графических карт.
Требования к содержанию пояснительной записки к графической карте.
1. Цели и задачи формирования графических карт
Требования к оформлению графических карт представляют собой набор правил и
принципов документирования процессов предоставления государственных услуг
(исполнения государственных функций) и формирования графических карт этих
процессов в целях выполнения перехода федеральных органов исполнительной власти на
предоставление государственных услуг (исполнение государственных функций) в
электронном виде.
2. Термины и определения
В настоящем документе используются следующие термины и определения:
Графическая карта (далее - модель) - набор объектов и связей между ними, отражает
последовательность и логику исполнения процесса;
Объект модели - неделимая часть модели, выделенная по какому-либо признаку и
имеющая набор изменяемых характеристик – свойств, описывающих их поведение;
Связь – элемент модели, отражающий направление передачи информации между
объектами или определяющий характер взаимного отношения объектов;
Процесс - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих функций,
преобразующих входы в выходы. Процесс включает в себя одну или более связанных
между собой функций, которые совместно реализуют определенную задачу органа власти
- предоставление государственной услуги или исполнение государственной функции;
Функция - некоторое действие или набор действий, выполняемых над исходным объектом
(документом, фотографией, товаром и т.п.) с целью получения заданного результата
(документа, и т.п.);
Организационная структура - иерархическая структура организационных единиц органа
власти, может включать в себя подведомственные учреждения;
Организационная единица - отдельный элемент в системе управления, являющийся
формой объединения людей для их совместной деятельности и выполнения определенных
функций;
21
Событие - отражение изменения состояния внешней или внутренней среды, является
результатом выполнения действия, и/или необходимостью выполнения одного или
нескольких следующих действий.
Информационная система - программно-аппаратный комплекс, предназначенный для
автоматизации функций.
3. Средство моделирования и нотация моделирования
В качестве средства моделирования рекомендуется использовать программный комплекс
ARIS Toolset.
В качестве нотации моделирования рекомендуется использовать описание цепочки
процесса, управляемого событиями (модель или диаграмма eEPC). Модель предназначена
для детального описания процессов, выполняемых в рамках одного подразделения,
несколькими подразделениями или конкретными работниками. Модель отражает
последовательность функциональных шагов (действий) в рамках одного процесса,
которые выполняются организационными единицами, а также ограничения по времени,
налагаемые на отдельные функции.
Задачи:
•
Отобразить структуру процесса;
•
Отобразить информационные потоки в процессе;
•
Отобразить исполнителей и порядок действий в процессе;
•
Отобразить сроки выполнения процесса.
4. Объекты моделирования и их свойства
4.1. Основные типы объектов
При формировании графических карт необходимо использовать следующие типы
объектов:
•
Структурное подразделение;
•
Функциональная единица;
•
Технологические процессы и функции;
•
Документы и другие данные, составляющие информационное окружение при
выполнении функций;
•
Информационные системы и/или их компоненты (модули), используемые при
выполнении функций;
В последующих разделах приводится графическое изображение и состав описания
(свойств) объектов, которые рекомендуется использовать при моделировании.
22
Для определения обязательности указания значения свойства объекта используется графа
X, в которой применяются следующие обозначения: О – обязательно, Р – рекомендуется.
4.2. Структурное подразделение
Графическое изображение объекта в ARIS
Toolset
Название объекта в ARIS Toolset
Organizational unit
Свойства
X
Название свойства в
ARIS Toolset
О
Name
Р
Description/Definition Основные задачи
подразделения
О
Identifier
Описание свойства
Название подразделения
Идентификационный номер
подразделения
Данным видом объектов рекомендуется обозначать
организации: отделы, управления, департаменты и т.д.
Пример значения свойства
Канцелярия
Организация, руководство,
координация, контроль и
реализация работ по
документационному
обеспечению управления
03
структурные
подразделения
Также данный вид объектов рекомендуется использовать для обозначения внешних
организаций (самостоятельных юридических лиц) и коллегиальных органов
(межведомственных комиссий и т.п.).
Одному структурному подразделению может быть присвоен только один уникальный
номер в рамках одной модели.
4.3. Функциональная единица
4.3.1. Должность
Графическое изображение объекта в ARIS
Toolset
Название объекта в ARIS Toolset
X
Название свойства в
ARIS Toolset
О
Name
Position
Свойства
Описание свойства
Название должности
Пример значения свойства
Старший специалист отдела
по работе с обращениями
граждан
23
Р
Full Name
О
Identifier
Полное название должности
Старший специалист отдела
по работе с обращениями
граждан Управления
организационного
обеспечения
Идентификационный номер
05
должности
Данным видом объектов рекомендуется обозначать исполнителей со стороны
организации, оказывающей государственную услугу (выполняющую государственную
функцию), при этом в названии должности приводить также и название структурного
подразделения, в рамках которой создана данная должность.
При именовании объектов следует использовать наименования должностей, приведенные
в штатном расписании организации.
Одной должности может быть присвоен только один уникальный номер в рамках одной
модели. Следует применять сквозную нумерацию для должностей и бизнес-ролей.
4.3.2. Бизнес-роль
Графическое изображение объекта в ARIS
Toolset
Название объекта в ARIS Toolset
X
Название свойства в
ARIS Toolset
О
Name
О
Identifier
Person type
Свойства
Описание свойства
Краткое название бизнес-роли
Пример значения свойства
Заявитель
Идентификационный номер
06
бизнес-роли
Данный вид объекта рекомендуется использовать для обозначения внешних физических
лиц – участников процесса: заявитель, получатель услуги, и т.д.
4.4. Функции
4.4.1. Функция
Графическое изображение объекта в ARIS
Toolset
Название объекта в ARIS Toolset
X
Название свойства в
ARIS Toolset
О
Name
Function
Свойства
Описание свойства
Краткое наименование
Пример значения свойства
Проверка комплекта
24
функции
документов
О
Description/Definition Описание функции
О
Identifier
Идентификационный номер
подразделения
Проверяет комплект
документов,
представленный заявителем
на соответствие
требованиям
Административного
регламента
03
О
Time
Срок выполнения функции
10 минут
Данный вид объекта рекомендуется использовать для обозначения
выполняемых без использования информационных систем.
функций,
Каждая функция (в т.ч. системная) должна иметь уникальный номер в рамках одной
модели. Следует применять сквозную нумерацию для системных и обычных функций.
Рекомендуется присваивать функциям номера в зависимости от их расположения на
графической карте – присваивать номера сверху вниз в рамках одной цепочки функций,
цепочки номеровать слева направо.
4.4.2. Системная функция
Графическое изображение объекта в ARIS
Toolset
Название объекта в ARIS Toolset
System function
Свойства
X
Название свойства в
ARIS Toolset
О
Name
О
Description/Definition Описание функции
О
Identifier
О
Описание свойства
Краткое наименование
функции
Идентификационный номер
подразделения
Пример значения свойства
Вносит данные в Реестр
Вносит сведения о
земельном участке в
информационную систему
«Учет объектов
недвижимости»:
кадастровый номер участка,
описание расположения,
дату регистрации
03
Time
Срок выполнения функции
15 минут
Данный вид объекта рекомендуется использовать для обозначения функций, для
выполнения которых применяется ведомственная информационная система или
информационный ресурс.
25
4.5. Документы и другие материальные объекты
4.5.1. Бумажные документы и другие материальные объекты
Графическое изображение объекта в ARIS
Toolset
Название объекта в ARIS Toolset
Information Carrier
Свойства
X
Название свойства в
ARIS Toolset
О
Name
Р
Description/Definition Описание
О
Identifier
Описание свойства
Краткое название документа
Пример значения свойства
Письмо
Письмо контрагенту об
условиях заключения
договора
Идентификационный номер
54
подразделения
Данный вид объекта рекомендуется использовать для обозначения документов на
бумажном носителе, а также иные материальные объекты, используемые в процессе
оказания государственной услуги (исполнения государственной функции).
Каждый документ (в т.ч. электронный документ) должен иметь уникальный номер в
рамках одной модели. Следует применять сквозную нумерацию для бумажных и
электронных документов.
Если документ претерпевает изменение в результате исполнения функции, ему должен
быть присвоен новый номер. Например, проект документа, проект документа,
согласованный руководителем, и утвержденный документ должны иметь разные номера,
хотя при этом могут иметь одинаковые наименования.
4.5.2. Электронные документы
Графическое изображение объекта в ARIS
Toolset
Название объекта в ARIS Toolset
Information Carrier
Свойства
X
Название свойства в
ARIS Toolset
О
Name
Р
Description/Definition Описание
Описание свойства
Краткое название документа
Пример значения свойства
Регистрационные данные
документов
В состав регистрационных
данных входит
26
регистрационный номер,
дата регистрации
О
Идентификационный номер
54
подразделения
Данный вид объекта рекомендуется использовать для обозначения электронных
документов, а также иной информации представленной в цифровой форме: состав
вносимых в систему данных, сообщения электронной почты и т.д.
Identifier
4.6. Информационная система
Графическое изображение объекта в ARIS
Toolset
Название объекта в ARIS Toolset
Application system
Свойства
X
Название свойства в
ARIS Toolset
О
Name
Краткое название
информационной системы
Единый портал госуслуг
Р
Full Name
Полное наименование
информационной системы
Единый портал
государственных
(муниципальных) услуг
(функций)
О
Identifier
Описание свойства
Пример значения свойства
Идентификационный номер
02
подразделения
Данный вид объекта рекомендуется использовать для обозначения ведомственных
информационных систем или информационных ресурсов.
Каждая система должна иметь уникальный номер в рамках одной модели.
4.7. Дополнительные объекты
Наименование
объекта
Графическое
изображение объекта в
ARIS Toolset
Название объекта
в ARIS Toolset
Назначение
Логические
операторы (ИЛИ,
исключающее ИЛИ,
И)
Rule
Событие
Event
Отражение
элементарной
логики следования
в
последовательности
функций
Фиксирует статус
выполнения
процесса или
определяет
дальнейшие шаги
Обязательным атрибутом для объекта является только его наименование.
27
5. Требования к структуре графической карты
5.1. Информация, отображаемая на графической карте процесса
На графической карте процесса должны быть отражены:
•
Наименование графической карты процесса
•
Объекты модели, дополнительные объекты и связи между ними
•
Идентификационные номера объектов (Identifier) и Краткие наименования
объектов (Name)
•
При необходимости – текстовые комментарии к диаграмме
5.2. Наименование графической карты процесса
Название графической карты процесса размещается в середине верхней части диаграммы
и формируется согласно следующей структуре:
<X>-<Y><Наименование
государственной
услуги
(государственной
функции)>(<Краткое наименование органа власти, оказывающего услугу >), где:
X – номер государственной услуги (государственной функции) в соответствии с
Приложением к Распоряжению Правительства Российской Федерации от 25 июня 2009 г.
№ 872-р.
Y – порядковый номер варианта оказания государственной услуги (государственной
функции). Например: 1 – для физических лиц, 2 – для физических лиц без гражданства и
т.д.
5.3. Окружение функции
Для каждой функции должны быть определены начальное и конечное события,
ответственные исполнители, материальные и документарные потоки, сопровождающие
модель, а также информационные системы, обеспечивающие ее выполнение.
Информационная
система
Документ 1
Системная функция
SYS
SYS
5 минут
Электронный
документ 2
Исполнитель
28
Документ 1
Функция
Исполнитель
1 день
Документ 2
6. Требования к содержанию пояснительной записки к графической карте
Каждую графическую карту процесса необходимо сопровождать пояснительной запиской
к карте. Пояснительная записка к графической карте должна иметь следующую структуру:
1. Общая информация о процессе
1.1. Наименование процесса, отраженного на графической карте
1.2. Перечень организаций, оказывающих государственную услугу (исполняющих
государственную функцию)
1.3. Перечень нормативно-правовых документов, регулирующих выполнение
процесса: Административный регламент, Федеральные законы, подзаконные акты,
ведомственные приказы и т.д.
1.4. Описание результата выполнения процесса
2. Общая информация о графической карте
2.1. Дата создания графической карты
2.2. Исполнитель графической карты, телефон, адрес электронной почты
3. Описание объектов модели
3.1. Структурные подразделения
Идентификационный №
Название подразделения
Основные
подразделения
3.2. Функциональные единицы
Идентификационный Название должности Полное
название Наименование
№
\ роли
должности
организации
3.3. Функции
задачи
29
Идентификац
ионный №
Краткое
наименование
функции
Описание
функции
Срок
выполнения
функции
Входящая
информация
Исходящая
информация
3.4. Документы и другие материальные объекты
Идентификацио
нный №
Краткое
наименование
документа
Описание
Ссылка
на
документа
\ документ,
материального
утверждающий
объекта
форму
Номер
приложения,
котором
приведена
форма
документа
в
3.5. Информационные системы
Идентификационный Краткое
название Полное
№
информационной
наименование
системы \ ресурса
информационной
системы \ ресурса
4. Приложения
4.1. Формы документов, указанных на диаграмме
Задачи
ресурса
системы
\