minutes - Представительство ООН в Беларуси

ПРОТОКОЛ
Организационного собрания по техническим вопросам подготовки и представления
документов на тендер на организацию мероприятий ПРООН и агентств системы ООН в
Республике Беларусь
06 октября 2011 года, 10 октября 2011 г.
Представительство ПРООН в Республике Беларусь, г. Минск
1. Общие вопросы по тендерной процедуре:
1.
Вопрос: Нужно ли заверять перевод документов, подаваемых на тендер?
Ответ:
Заверенный перевод не требуется.
2.
Вопрос: опыт компании должен быть описан за последние 3 года– включая текущий
2011 год?
Ответ:
Опыт компании должен быть описан за 2008-2010 годы, за 2011 г. также можно
приложить справочную информацию. Опыт, а также список постоянных клиентов
должен соответствовать услугам, запрашиваемым в тендерной документации.
3.
Вопрос: рекомендательные письма должны быть изначально на английском языке с
печатью организации, предоставляющей рекомендацию?
Ответ: допускаются оба варианта – либо приложить перевод к письму, либо
предоставить рекомендательное письмо на английском.
4. Вопрос: следует ли предоставлять CV на всех сотрудников компании или только на
предполагаемых персональных менеджеров ПРООН по организации мероприятий?
Ответ:
CV необходимо предоставить только на предполагаемых персональных менеджеров
ПРООН по организации мероприятий и на директора компании. Информацию об
остальных сотрудниках компании можно предоставить в виде списка с указанием ФИО,
должности, опыта работы (количество лет, сфера).
5.
Вопрос: когда планируется провести интервью с персональным менеджером?
Ответ:
Планируется, что интервью пройдут не раньше 7-18 ноября 2011
интервью уведомят отдельно о дате, месте и времени проведения.
г. Участников
6. Вопрос: если у компании имеются финансовые документы, заверенные аудитором,
достаточно ли предоставить копию этих документов, или аудитор должен их заново
заверять?
Ответ:
Достаточно предоставить копии заверенных аудитором документов.
7.
Вопрос: для директора опыт должен быть указан только в качестве директора или
можно в другой руководящей должности?
Ответ:
Необходимо указать опыт на руководящих должностях. Должность начальника отдела
принимается как руководящая.
8.
Вопрос: в таблице 5А Приложения IIIB RFP указано, что обороты компании должны
быть в долларах США. По какому курсу нужно пересчитывать обороты в доллары США?
Ответ:
За 2008, 2009, 2010 годы берется среднегодовой курс Национального банка
Республики Беларусь. За 2011 год – курс Нацбанка по состоянию на 01.07.2011 г.
9. Вопрос: персонал какой квалификации имеется в виду под IT специалистами?
Ответ:
Имеются в виду инженеры, технические специалисты, которые будут отвечать за
установку и настройку оборудования, а также за его обслуживание во время
проведения мероприятий.
10. Вопрос: учитывается ли стоимость гостиницы при расчете командировочных
персонала компании для таблицы 4 формы финансового предложения?
Ответ:
Командировочные, принимаемые для расчета, не должны включать стоимость
проживания командируемого сотрудника в гостинице.
11. Вопрос: в таблицах 7, 8, 9 финансового предложения указывается стоимость за
предоставление услуг по копированию, печати 1 листа /записи на один диск. Как эти
услуги будут учитываться в расчете стоимости финансового предложения?
Ответ:
Данные таблиц 7, 8, 9 (С, D, P) формы финансового предложения представляют собой
расценки за 1 лист/диск. Суммы указанных таблиц будут умножаться на количество
участников мероприятий при расчете стоимости мероприятий в Минске (Am) и за
пределами Минска (At). Количество участников при расчете должно соответствовать
показателям по каждому мероприятию Am и At, приведенных в таблицах 10 и 11 формы
финансового предложения.
12. Вопрос: Какова должна быть яркость проектора, указанного в таблице 6 формы
финансового предложения?
Ответ:
Яркость проектора должна быть не менее 1200 лм.
13. Вопрос: какие требования предъявляются к материалу бэджа участника?
Ответ:
В таблице 5А финансового предложения указывается стоимость 1 ламинированного
бэджа, цветностью 4+0, напечатанного на белом листе с универсальным зажимом.
14. Вопрос: каким образом должна быть описана методология проведения мероприятия,
согласно сценарию Приложения VI?
Ответ:
Методология оказания услуг Вашей компанией описывается в произвольной форме. В
ней должны быть отражены: последовательность шагов по организации мероприятия,
как персонал компании будет участвовать в организации мероприятия, каким образом
будет организовано взаимодействие с заказчиком, каким образом будет
обеспечиваться качество обслуживания.
При написании методологии также
рекомендуется сопоставлять оказываемые услуги с требуемыми услугами,
приведенными в Приложении III (Круг Обязанностей).
15. Вопрос: баллы по технической оценке выставляет ПРООН или компания сама себе?
Ответ:
Техническая комиссия агенств ООН будет выставлять баллы при оценке технических
предложений. Таблица баллов, которая будет использоваться при оценке технических
предложений, приведена в Приложении III-А для обеспечения прозрачности тендерной
процедуры.
16. Вопрос: можно ли предоставлять
ПРООН/агентств ООН?
рекомендательные
письма
от
проектов
Ответ:
В тендерные документы могут быть включены рекомендательные письма как от
проектов ПРООН, так и агентств системы ООН.
17. Вопрос: за какой период приводится статистика мероприятий агентств ООН в
приложении III запроса (RFP), пункт L?
Ответ:
В таблице приведена годовая выборка мероприятий агентств системы ООН в Беларуси
и проектов ПРООН, с данными по длительности мероприятий (количество дней) и по
количеству участников мероприятия.
18. Вопрос: принимаются ли тендерные документы компании по электронной почте или
только через почтовую службу?
Ответ:
Документы по электронной почте не принимаются. Можно либо передать документы в
офис ПРООН через курьера, либо воспользоваться услугами почты. Важно, чтобы
документы были доставлены в офис ПРООН до даты закрытия тендера (17:00, 31
октября 2011 г, Минск, ул. Кирова 17, 6-ой этаж.).
19. Вопрос: всех ли сотрудников компании необходимо включать в список персоанала,
включенный в тендерные документы?
Ответ:
Необходимо включить в список всех сотрудников компании, привлекаемых для
организации мероприятий, включая тех, которые привлекаются при необходимости по
договору подряда.
20. Вопрос: нужно ли выделять НДС в финансовом предложении?
Ответ:
В случае, если компания – резидент Республики Беларусь, НДС включается в сумму
финансового предложения и обязательно выделяется отдельной строчкой. Сравнение
финансовых предложений будет производиться без НДС.
21. Вопрос: на каком языке будет проходить собеседование с персональным менеджером?
Ответ:
Интервью с персональным менеджером будет состоять из письменного задания на
английском языке, а также из устного собеседования, часть вопросов в котором будет
также задана на английском языке.
22. Вопрос: распространяется ли требование по знанию английского языка на остальной
персонал компании помимо персональных менеджеров (например, должен ли владеть
технический персонал английским языком)?
Ответ:
Знание английского языка обязательно только для персональных менеджеров –
основного и заменяющего, для остальных - необязательно.
23. Вопрос: какие разделы бухгалтерского баланса должны быть приложены к тендерным
документам? Нужно ли переводить баланс?
Ответ:
Необходимо приложить формы 1 и 2 (Баланс и Отчет о прибыли и убытках). Как
минимум за 2010 г. баланс должен быть заверен аудиторами. В переводе баланса на
английский язык нет необходимости, нужно перевести только заключение аудитора.
24. Вопрос: как скоро будут объявлены результаты тендера после проведения интервью с
персональным менеджером?
Ответ:
Результат будет объявлен в течение двух месяцев после завершения интервью. Это
связано с необходимостью согласования документов с региональным офисом.
25. Вопрос: будет ли использоваться описание методологии организации примерного
мероприятия в финансовой оценке?
Ответ:
Нет, методология будет использоваться только для технической оценки предложения.
26. Вопрос: могут ли участвовать в тендере иностранные компании или только те, которые
зарегистрированы в Республике Беларусь?
Ответ:
В тендере могут участвовать также иностранные компании. Однако, согласно
требованиям тендера, компания должна будет обеспечить присутствие на
мероприятиях своих менеджеров, а также другого персонала (технических
специалистов) со знанием русского языка для оказания административной и
технической поддержки во время мероприятия. Все мероприятия планируется
проводить на территории Республики Беларусь.
27. Вопрос: возможно ли участие холдинга в тендере – какова процедура участия в этом
случае?
Ответ:
В случае, если предложение готовится от холдинга (совместное предприятие, группа
компаний, консорциум), необходимо на стадии подготовки тендерных документов
определить роль каждой компании в предоставлении услуг по будущему контракту и
четко описать это в тендерных документах. Одна из компаний должна быть выбрана в
качестве представителя остальных и подавать предложение холдинга от своего имени.
При описании опыта организации мероприятий отдельно указываются мероприятия,
которые были организованы от имени холдинга, и те, которые были организованы
компаниями, входящими в состав холдинга.
28. Вопрос: Можно ли участвовать в тендере в случае, если компания предлагает услуги не
на весь объем мероприятий?
Ответ:
Тендерные предложения частичного объема услуг не могут участвовать в тендере.
Предложения должны соответствовать всем требованиям и всему объему услуг
согласно Приложению 1, п.3.
29. Вопрос: Если компания использует упрощенную систему налогообложения без
ведения бухгалтерского учета, но не успевает подготовить отчеты согласно
требованиям тендера с аудиторским заключением, будет ли ее предложение
рассматриваться тендерной комиссией?
Ответ:
В этом случае компании нужно будет приложить к финансовым отчетам письмо, где она
уведомит ПРООН, что аудиторы в данный момент рассматривают финансовые
документы за 2010 г. и аудиторское заключение будет предоставлено сразу, как только
оно будет готово.
30. Вопрос: Каких документов будет достаточно для подтверждения
необходимого опыта у компании по организации мероприятий?
наличия
Ответ:
В приложении IIIB упоминается, что, кроме списка клиентов и мероприятий (таблицы 1,
2 и 3 приложения IIIB), необходимо также приложить описание компании, где Вы
должны в произвольной форме изложить историю развития компании, опыт (основные
направления деятельности), виды оказываемых услуг, достижения. Данной
информации будет достаточно. Вы можете также приложить дополнительные
документы на свое усмотрение. Нет необходимости специально запрашивать
подтверждения от партнеров. От клиентов нужно будет предоставить только
рекомендательные письма (как минимум 3).
31. Вопрос: Нужна ли доверенность на директора, если он подписывает тендерные
документы?
Ответ:
Для подписи директора доверенность не нужна.
32. Вопрос: Используются ли данные таблиц 3А и 5В в расчете суммы финансовго
предложения?
Ответ:
Данные таблиц 3A и 5В не используются в расчете финансового предложения,
информация по этим таблицам будет нужна для будущего соглашения.
2. Вопросы по исполнению контракта:
1.
Вопрос: каким образом планируется разделить объем будущих заказов между двумя
компаниями - победителями тендера?
Ответ:
На данном этапе планируется, что нагрузка между двумя компаниями будет
обеспечена в пропорции 50%/50%, но также, в зависимости от рекомендаций
регионального офиса ООН, одна компания, набравшая большее количество баллов по
результатам тендера, может быть назначена основной, а вторая по сумме баллов – ее
заменяющей. Планируется выбрать 2 компании по следующим причинам: 1) в
результате оценки выражений заинтересованности выяснилось, что большинство
компаний в сфере организации мероприятий имеют небольшой оборот, 2) контракты с
2-мя компаниями дают возможность в большей мере удовлетворить нужды ПРООН и
агентств системы ООН в организации мероприятий.
2.
Вопрос: можно участвовать в тендере с предложением в качестве субподрядчика по
будущему контракту или как можно предложить свои услуги в качестве субподрядчика
будущим компаниям, с которыми будет заключен контракт? Согласно п.5 Приложения
II исполнитель по контракту должен получить разрешение ПРООН на привлечение
субподрядчиков к выполнению работ.
Ответ: Приложение II относится к будущему контракту. Предполагаемые исполнители
по контракту сами, независимо от ПРООН, договариваются с субподрядчиками для
предоставления услуг по контракту с ПРООН, а затем согласуют их с ПРООН. Если
компания не может гарантировать предоставления всего объема услуг по тендеру, она
может привлечь субподрядчиков и подавать предложение с учетом услуг
субподрядчиков. Если компания сама желает выступать как субподрядчик по контракту,
она самостоятельно, независимо от ПРООН, ищет и договаривается о субподряде с
компанией, которая собирается участвовать в тендере, и через ее тендерное
предложение предлагает свои услуги ПРООН.
3.
Вопрос: у агентств ООН в РБ есть реестр переводчиков, которые привлекаются для
выполнения переводов. Кто должен вступать в контрактные отношения с
переводчиками – компания по организации мероприятий или агентства ООН? Как
правило, переводчики из списка ПРООН работают в других организациях – как
поступать в том случае, если переводчик, которого хотят пригласить на мероприятие,
занят на своей основной работе?
Ответ:
Все контрактные взаимоотношения с переводчиками из реестра ООН (согласование
времени, ставок оплаты), а также оплата переводческих услуг будет осуществляться
напрямую агентствами ООН.
Переводчики из реестра ООН имеют право отказаться от участия в мероприятии, т.к. их
контракт с ПРООН не обязывает уходить с основного места работы. В случае, если
переводчик занят, он может сообщить об этом ПРООН, и ПРООН будет договариваться
с другим переводчиком из реестра.
4. Вопрос: все ли мероприятия будут проходить в Республике Беларусь?
Ответ:
В рамках данного соглашения услуги будут оказываться по мероприятиям, проходящие
на территории Республики Беларусь.
5.
Вопрос: если во время действия контракта возникнет необходимость замены
персонального менеджера – как поступать в этом случае?
Ответ:
Замена персонального менеджера допускается, при условии, что квалификация нового
менеджера будет соответствовать требованиям, указанным в круге обязанностей.
Замена персонального менеджера всегда должны быть предварительно согласована с
ПРООН.
6. Вопрос: в какой валюте будет производиться оплата по договору, и какой порядок
оплаты?
Ответ:
Оплата будет производиться в валюте выставленного счета, а именно: счета третьих
лиц будут возмещаться в валюте, указанной в счетах третьих лиц, счета на услуги
компании по организации мероприятий – в валюте, согласно расценкам, указанным в
финансовом предложении.
Счета будут оплачиваться по факту оказания услуг в течение максимум 30 календарных
дней (средний срок 5-10 дней). В случае, если проводятся крупные мероприятия, по
согласованию с заказчиком могут быть установлены промежуточные платежи по факту
выполнения этапов оказания услуг.
7.
Вопрос: какие скидки на проживание в гостиницах имеют агентства ООН в РБ?
Ответ:
Скидки агентств ООН на проживание в гостиницах приведены в Приложении III,
(таблица L запроса), но компания по организации мероприятий при согласовании
условий размещения в гостиницах каждый раз должна уточнять о возможности
предоставления дополнительной групповой скидки в зависимости от количества
участников, а также вести переговоры о предоставлении скидки в тех гостиницах, с
которыми нет соглашений у агентств ООН.
8.
Вопрос: если цена для компании на проживание в гостинице и цена для ПРООН
совпадают, кто должен произвести бронирование номеров?
Ответ:
В любом случае бронирование осуществляет компания – организатор мероприятий.
Агентства ООН в случае необходимости предоставляют необходимые официальные
письма.
9. Вопрос: контракт будет содержать общие условия организации и проведения
мероприятий. Будет ли каждый раз заключаться дополнительное соглашение при
организации каждого мероприятия?
Ответ:
Нет необходимости каждый раз подписывать дополнительное соглашение на каждое
мероприятие. В долгосрочном контракте будут включены все расценки, приведенные в
финансовом предложении компании-победителя тендера. Эти расценки будут
использоваться каждый раз при калькуляции конкретного заказа на мероприятие.
Оплата будет производиться после подписания акта выполненных работ агентством
ООН.
При резком изменении цен на рынке (например, рост цен на топливо) изменение
расценок будет согласовываться с ПРООН, и
устанавливаться с помощью
дополнительных соглашений.
10. Вопрос: предусматривается ли контрактом оказание услуг по разработке дизайна и
верстке печатных материалов? Предусматривает ли запись на диск подготовку
вкладыша? Диски для записи материалов необходимо предоставлять в коробке или в
конверте?
Ответ:
Данное соглашение не охватывает услуги по дизайну и верстке печатных материалов. В
финансовое предложение включаются расценки на диски в бумажных конвертах.
Подготовка вкладыша для диска будет расцениваться исходя из стоимости распечатки
за 1 лист из таблицы 9 финансового предложения.
11. Вопрос: может ли заказчик, в зависимости от специфики мероприятия, заказывать в
дальнейшем канцтовары, отличающиеся от тех, которые описаны в таблице 5A?
Ответ:
Особые требования к канцтоварам и специфические услуги по мероприятиям будут
оговариваться с заказчиком отдельно. В 95% случаев достаточно самых простых
канцтоваров, соответствующих по описанию таблице 5А формы финансового
предложения.