MS Access База данных (БД) – это совокупность взаимосвязанных данных, которые хранятся во внешней памяти компьютера, и организованы по определённым правилам, которые предполагают общие принципы описания, хранения и обработки данных. Информация, которая хранится в БД, как правило, относится к некоторой предметной области. Например, БД: Книжного фонда библиотеки; Кадрового состава предприятия; 09; Законодательных актов уголовного права; Современной музыки; Виды БД 1. По характеру хранимой информации. a) фактографические; b) документальные; c) документально-фактографические. 2. По способу хранения данных: a) централизованные; b) распределенные; 3. По способу доступа к данным: a) локальные; b) сетевые. 4. В зависимости от способа организации данных: a) реляционные; b) сетевые c) иерархические. Фактографические БД содержат короткие сведения об объектах, поданные в точно определённом формате (1-3), например, Автор, название, год издания… В документальных БД содержится информация разного типа: текстовая, звуковая, графическая, мультимедийная (4,5). Например, БД современной музыки может содержать тексты и ноты песен, фотографии авторов, звуковые записи, видеоклипы. Сама по себе БД содержит только информацию – «информационный склад» - и не может обслуживать запросы пользователя на поиск и обработку информации. Обслуживание пользователя осуществляет СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ. СУБД – это программное обеспечение, которое позволяет создавать БД, обновлять и дополнять информацию, обеспечивать гибкий доступ к информации. СУБД создаёт на экране компьютера определённую среду для работы пользователя (интерфейс), и имеет определённые режимы работы и систему команд. Именно на основе СУБД создаются и функционируют информационнопоисковые системы (WWW). Основные функции СУБД: Определение данных; Обработка данных; Управление данными; Операции, выполняемые СУБД: Добавлять в таблицу одну или несколько записей; Удалять из таблицы одну или несколько записей; Обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях; Находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию. Типы СУБД Известны 3 способа организации информации в БД и связи между ними: 1. Иерархические (в виде дерева) 2. Сетевые 3. Реляционные 1. Иерархические. Существует строгая подчиненность элементов: один главный, остальные подчиненные. Например, система каталогов на диске. 2. Сетевая БД более гибкая: нет явно выраженного главного элемента, и в ней существует возможность установление горизонтальных связей. Например, организация информации в Интернете (WWW). 3. Наиболее распространенными являются реляционные БД. Реляционная СУБД. Таблица, запись, поле. Реляционной (от английского “relation”- отношение) называется БД, которая содержит информацию, организованную в виде прямоугольной таблицы. Каждая строка таблицы содержит информацию об одном конкретном объекте БД (книге, сотруднике, товаре), а каждый столбец – конкретную характеристику этого объекта (фамилия, название, цена). Строки такой таблице называются записями, столбцы - полями. Каждое поле имеет свой формат и тип. Реальные БД состоят ,как правило, из нескольких таблиц, связанных между собой каким-нибудь полем и, при запросе к такой БД можно использовать информацию из разных таблиц. Одной из распространенных на сегодняшний день СУБД является СУБД, которая входит в состав ПП MS OFFICE. СУБД ACCESS отличается от других СУБД простотой создания основных объектов БД, но имеет и недостатки, например вся БД хранится в одном файле и ею нельзя управлять, используя программы на современных языках программирования. Загрузка БД происходит так же, как и загрузка других программ Ms OFFICE. Отличие заключается в том, что сразу при создании БД мы должны указывать имя файла. Это вызвано тем, что файл БД содержит в себе очень много взаимосвязанных объектов, и все изменения в них фиксируются сразу на диске. Основные объекты СУБД MS ACCESS Главное окно БД содержит следующие объекты: Объект Описание Таблицы Объекты, в которых хранятся данные. Выглядят во многом подобно ЭТ Запросы Извлекает данные из таблиц на основе критериев, заданных пользователем. Формы Шаблоны отображения данных, облегчающие чтение и понимание данных в таблицах, так же используются для более комфортного ввода данных. Отчеты Шаблоны распечатывания данных и проведения дополнительных вычислений. Страницы Шаблоны для представления форм и отчетов в виде HTML-файлов для размещения их в Интернете. Макросы Специальные команды для автоматизации работы с БД Модули Программы на языке VBA для выполнения более сложных операций, которые не могут выполнить макросы. Способы создания таблиц: 1. Создание таблицы с помощью мастера. Этот способ позволяет воспользоваться готовыми шаблонами для быстрого создания таблиц. 2. Создание таблицы путем ввода данных. Таблица создается путем простого ввода данных, так же как и в ЭТ. При этом ACCESS пытается самостоятельно определить типы полей. Названия полей можно изменять в самой таблице: дважды щелкнуть на имени поля и записать новое имя. 3. Создание таблиц в режиме конструктора. Типы данных и их свойства Тип данных: Текстовый – любой текст до 255 символов. МЕМО – текст до 65535 символов. Числовой – любые числовые данные. Дата/время – дата и время до 8 байт. Денежный – округленные числовые данные, для денежных значений. Счетчик – уникальное числовое значение, используемое для автоматической нумерации каждой вводимой записи. Логический – логическое значение ДА НЕТ. После объекта OLE – поле для вставки данных из разных файлов (графика, звук). Гиперссылка – путь к документу, странице в Интернете. Мастер подстановок – мастер, создающий поле со списком допустимых значений из другой связанной таблицы. Описание - в этом столбце хранится информация о поле – не обязательно. Свойства поля - здесь задаются свойства выделенного поля. Они зависят от типа данных в этом поле. Размер поля – задает максимальное число символов в текстовом поле и ограничивает диапазон значений для числового поля. Формат поля – задает формат отображаемых данных, например дат и чисел. Число десятичных знаков – задает это число. Маска ввода – используется для установки шаблонов текстовых данных (например, для записи номеров телефонов) и данных типа Дата/время. Надпись – позволяет ввести дополнительное имя для поля. Которое будет использовано в отчетах и формах. Значение по умолчанию – задает стандартное значение, автоматически вводимое в это поле. Условие на значение – ограничивает вводимые данные значениями, удовлетворяющими некоторому критерию достоверности (максимально возможное значение, достоверная дата и т.д.). Пустые строки – разрешает вводить пустые строки в поля типа текст, МЕМО и OLE и гиперссылка. Ключевое поле Каждая запись должна отличаться от другой значением хотя бы одного поля, которое называется ключом. Ключевое поле – это поле или группа полей, которые однозначно определяют запись. Например, табельный номер сотрудника, код изделия, номер автомобиля. По ключевому полю можно однозначно идентифицировать запись – его значение не повторяется у разных записей. Это поле используется для связи записей из разных таблиц. Значения в ключевом поле по умолчанию не могут повторяться и быть пустыми. 1. По характеру хранимой информации. a) фактографические; b) документальные; c) документально-фактографические. 2. По способу хранения данных: a) централизованные; b) распределенные; 3. По способу доступа к данным: a) локальные; b) сетевые. 4. В зависимости от способа организации данных: a) реляционные; b) сетевые c) иерархические.