Инструкция по организации работы экспертной комиссии

Администрация города Кемерово
Архивный отдел
Инструкция
по организации работы
экспертной комиссии организаций источников комплектования
архивного отдела
Кемерово, 2009
2
Инструкция разработана для ответственных лиц за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и состояние архива в организациях–источниках комплектования архивного отдела администрации
города Кемерово с целью оказания методической помощи при составлении
Положения о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) и организации ее работы.
Составитель
начальник архивного отдела
администрации города Кемерово
Горьковская И.Д.
Дополнительную консультацию можно получить у специалистов
архивного отдела администрации города по телефонам: 36-67-38, 58-53-85.
3
Содержание
Введение
2
1.
Правила составления Положения об ЭК
2
2.
Экспертная комиссия в организации
2–3
3.
Оформление протокола заседания ЭК
4–6
4.
Необходимость проведения экспертизы ценности
документов
6–7
Рекомендуемая литература
Приложение № 1. Примерное положение о
постоянно действующей ЭК организации
Приложение № 2. Примерный план работы ЭК
организации
8
9 – 11
12
4
Введение
Если в организации отсутствует Положение об экспертной комиссии,
то весь процесс документирования подготовки и передачи документов в архив организации не будет иметь основания, так как на следующих формах:
акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу; номенклатуре дел организации должен проставляться гриф согласования с экспертной комиссией организации (далее – ЭК).
Подготовка проекта Положения об ЭК проводится параллельно с созданием самой ЭК. Для того, чтобы правильно разработать Положение об
ЭК, организовать ее работу, разработана данная инструкция.
1. Правила составления Положения об ЭК
Положение об ЭК организации относится к организационным документам, поэтому его оформляют на общем бланке организации, в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.
Текст Положения об ЭК должен состоять из пяти разделов:
1. Общие положения.
2. Основные задачи ЭК.
3. Основные функции ЭК.
4. Права ЭК.
5. Организация работы ЭК (приложение № 1).
Ответственность за подготовку Положения об ЭК возлагают на должностное лицо, отвечающее за делопроизводство в организации. Положение
об ЭК вводится в действие приказом руководителя организации.
2. Экспертная комиссия в организации
Экспертная комиссия создается для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное
хранение документов, образующихся в процессе деятельности организации.
ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее
квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК входит председатель и несколько членов комиссии. Обычно председателем назначается заместитель руководителя организации, отвечающий за
делопроизводство. В обязательном порядке включается лицо, ответственное
за архив организации. Целесообразно в состав ЭК включить представителя
архивного органа, для которого данная организация является источником
комплектования.
Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, но не реже двух раз в год (приложение
№ 2). Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подпи-
5
сываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации.
Некоторые протоколы заседаний ЭК могут содержать важные решения
по ряду вопросов:
* о согласовании описей на дела постоянного хранения, по личному составу;
* о согласовании проектов типовых и примерных номенклатур дел;
* об изменении сроков хранения документов, установленных перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными
номенклатурами дел;
* об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных
действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами
дел.
Организацию работы с документами, образовавшимися в результате
выполнения ЭК своих функций, осуществляет секретарь комиссии.
Основные задачи экспертной комиссии:
· организация и проведение экспертизы ценности документов при составлении номенклатуры дел, формировании дел, подготовки их к архивному
хранению;
· организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Основными функциями ЭК являются:
организация ежегодного отбора документов для хранения и уни-
чтожения;
рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивного управления Кемеровской области и администрации города Кемерово проектов номенклатур дел
организации, описей дел постоянного и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов
постоянного хранения и актов о необнаружении дел;

подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК администрации
города предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

участие в разработке и рассмотрении проектов нормативных и
методических пособий по вопросам работы с документами в организации
(перечней документов с указанием сроков их хранения, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел и т.п.).

6
3. Оформление протокола заседания ЭК
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода
обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений
коллегиальным органом или группой специалистов.
Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня,
списков приглашенных и др.).
В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и
все принятые решения. Протокол ведет секретарь ЭК.
Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том,
какую форму протокола вести на заседании, принимает председатель ЭК.
Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (например, «Протокол заседания экспертной комиссии»).
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах
протокола. В ней указываются фамилии, инициалы председателя, секретаря,
участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с
указанием их количества делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более
15, – в алфавитном порядке, с указанием их должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих лиц не указываются.
При этом слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня
располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени
обсуждения. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с
указанием его должности.
Слова «Повестка дня» располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня
строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...
7
В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия
выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада
(сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления
делать отметку: «текст доклада прилагается».
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только
фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Решение может содержать один или несколько пунктов, они
располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают
двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной
строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной
части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря, а также
должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово
«Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в
конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и
принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером
шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под
чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо
важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
8
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием
наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» – или на специальном бланке
протокола (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами протокола являются:
- наименование организации, структурного подразделения;
- наименование вида документа (протокол);
- дата и регистрационный номер;
- место заседания;
- заголовок;
- текст;
- подписи.
4. Необходимость проведения
экспертизы ценности документов
Приближается окончание текущего года, и, как и положено, наступает
время подготовки документов, вышедших из оперативной работы, к длительному хранению, а документов, срок хранения которых истек, - к уничтожению. Сколько лет хранится конкретный документ? Какие документы можно
уничтожить? Такие вопросы ежегодно встают перед ответственным лицом за
делопроизводство и архив организации, в обязанности которого входит формирование и хранение дел.
Вся информация, возникшая в процессе деятельности организации,
была документирована, т.е. представлена в форме документа на любом носителе. Эти документы необходимо систематизировать, хранить. Но хранение
документов на бумажных носителях, а такие документы сегодня составляют
подавляющий процент всего объема документов организации, требует больших площадей и специальных сотрудников. В то же время ценность документов, появившихся в процессе управленческой деятельности, неоднозначна. Информация в документах часто дублируется, первичные данные из одних документов обобщаются и представляются в сводном виде в других.
Следовательно, отпадает необходимость хранить все документы, содержащие одни и те же данные. Кроме того, документы могут содержать информацию незначительную, предназначенную для разового прочтения, после использования которой надобность в ней сразу отпадает. Таким образом, различные документы имеют разную ценность, следовательно, не все должны
сохраняться.
Сроки хранения документов устанавливаются в процессе экспертизы
их научной, исторической и практической ценности.
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:
- при составлении номенклатуры дел;
- при подготовке дел, вышедших из оперативной работы, к длительному хранению или уничтожению;
- при передаче дел на хранение в архивы.
9
Сроки хранения документов зафиксированы в перечнях документов со
сроками хранения. Наиболее часто пользуются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием
сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003).
Экспертная комиссия организации работает в контакте с экспертнопроверочной комиссией администрации города, которая утверждает решения
ЭК организации.
Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре
группы по различным срокам хранения:
- постоянного хранения;
- долговременного хранения (свыше 10 лет);
- временного хранения (до 10 лет включительно);
- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны храниться в архиве организации.
Однако если документы имеют историческую или научную ценность, то организация передает их на хранение в архивный отдел администрации города.
Передача осуществляется по описям.
Дела временного хранения (до 10 лет), как правило, в архив организации не передаются, а по истечении срока хранения уничтожаются.
Таким образом, по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются:
· описи дел постоянного хранения;
· описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
· описи дел по личному составу;
· акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Описи дел, составленные в результате деятельности экспертной комиссии, утверждаются руководителем организации.
10
Рекомендуемая литература:
1.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная
система
организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).
2.
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации от 08.11.2005 № 536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
3.
«Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»,
утвержденное приказом государственной архивной службы
России от 19.01.1995 № 2.
4.
Основные правила работы архивов организаций (одобрены
решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
5.
Правила организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. - М., 2007.
11
Приложение № 1
Примерное положение
о постоянно действующей экспертной комиссии
организации
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на архивное хранение документации,
образующейся в процессе деятельности организации.
1.2. ЭК является совещательным органом при руководителе организации. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем организации, в необходимых случаях – после согласования с экспертнопроверочными комиссиями архивного управления Кемеровской области, администрации города Кемерово.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от
22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», распорядительными документами федеральных органов государственной власти,
Основными правилами работы архивов организаций, Правилами организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях
Российской академии наук, Перечнем типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел организации, настоящим Положением.
1.4. Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных
подразделений, ответственного лица за ведение делопроизводства в организации.
ЭК возглавляется одним из заместителей руководителя организации.
Ее секретарем, как правило, является лицо, ответственное за архив организации.
1.5. Положение об ЭК после согласования с ЭПК администрации города утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на
стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на
стадии подготовки их к архивному хранению.
12
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на архивное хранение.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует работу по ежегодному отбору документов организации
для дальнейшего архивного хранения и уничтожения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе
ценности документов организации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам
нормативно - методических документов по названным вопросам.
3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:
3.3.1. На утверждение ЭПК архивного управления Кемеровской области, а затем на утверждение руководителя организации:
- описи дел постоянного хранения.
3.3.2. На согласование ЭПК администрации города, а затем на утверждение руководителя организации:
- номенклатуру дел;
- описи дел по личному составу;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу; о необнаружении дел;
- предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.
3.4. Проводит для специалистов организации консультации по вопросам работы с документами.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным
подразделениям и отдельным специалистам по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности
документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по
личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного
уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в
том числе документов по личному составу. Объяснения представляются в
форме объяснительных записок;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков
хранения документов. Предложения представляются в форме докладных записок.
13
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений, ответственного за ведение делопроизводства и архив организации о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах их утраты.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и
экспертов представителей соответствующих организаций, специалистов архивного отдела администрации города.
4.5. ЭК в лице ее председателя и секретаря имеет право не принимать к
рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Организация работы ЭК
5.1. Экспертная комиссия работает в тесном контакте с экспертно проверочной комиссией администрации города, получает от нее соответствующие организационно - методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее
заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз
в год. Заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение
ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10
дней.
5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены
ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного
голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство организации.
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением
принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК
администрации г.Кемерово
от______________ №_____
14
Приложение № 2
УТВЕРЖДЕН
решением ЭК организации
протокол от _________ № ___
Примерный план работы ЭК организации
№
п/п
1
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
Наименование
мероприятия
2
Рассмотрение документов:
описи дел постоянного хранения
описи дел по личному составу
номенклатуры дел
положений об архиве, экспертной комиссии организации
инструкции по делопроизводству
актов
Срок
исполнения
3
в течение года
Информация председателя ЭК
«Об обеспечении сохранности
документов постоянного хранения»
апрель
Разработка Положений об архиве, о постоянно действующей
экспертной комиссии организации
май
Проведение семинара на тему:
«Составление номенклатуры дел,
описей дел»
ноябрь
5.
Отчет о работе ЭК за год
декабрь
6.
Утверждение плана работы ЭК
на следующий год
декабрь
2.
3.
4.
Секретарь ЭК
(роспись)
Ответственный
4
ФИО